L’EDI logistique au service de la performance de votre supply chain

L’EDI logistique permet d’optimiser sa supply chain, autrement dit sa chaîne d’approvisionnement globale. L’objectif est souvent de chercher le meilleur ratio entre taux de service et réduction des coûts. La mise en place des flux EDI standardisés est une solution logistique qui permet d’améliorer ces deux points, et de cette manière, vous apporter une meilleure rentabilité, et une meilleure productivité. Vous l’avez compris, votre performance logistique en est nettement améliorée.

Découvrez comment utiliser l’Échange de Données Informatisé comme levier de performance dans votre supply chain management avec l’EDI logistique.

Bien codifier son EDI logistique pour tracer, tout au long de votre supply chain

Les standards d’identification sont indispensables pour automatiser votre gestion des flux (flux informatiques et flux de transport). Ils vous permettent de suivre les produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Les unités logistiques et les unités consommateurs sont identifiées à la source, à l’aide d’un code-barres et sont associées si besoin au numéro de lot ou de série.

En établissant les liens entre ces codes, vous assurez une traçabilité fiable du début à la fin de la chaîne.

Le GTIN ou Global Trade Item Number

Le Global Trade Item Number (souvent appelé code EAN) est le code d’identification des unités consommateurs.

Il est composé de 13 chiffres, et on le représente sous forme de code-barres sur les étiquettes.

Un code EAN peut aussi marquer les colis et cartons. Dans ce cas, il doit être différent du code EAN des produits finis.


Conseil : pour éviter les rejets, toute création et modification de GTIN doit être connue par votre client avant la livraison des biens.


Le SSCC ou Serial Shipping Container Code

Le Serial Shipping Container Code est la carte d’identité des unités logistiques.

Ce code est composé de 18 chiffres et répond à une norme internationale. Il identifie de manière unique les caisses, palettes et colis.

Le code SSCC peut être transposé dans un code-barres GS1-128 ou une étiquette EPC/RFID pour reconnaître et suivre avec agilité les unités d’expédition de façon informatisée.


Conseil : dans le cas de sous-traitance ou prestation logistique, c’est le créateur de l’unité d’expédition qui attribue le code SSCC.


Le GLN ou Global Location Number

Le Global Location Number permet de déterminer les lieux.

Ce code de 13 chiffres vous permet d’identifier, sans confusion possible, les différents acteurs de votre supply chain (usine, entrepôt, siège social, plateforme logistique, prestataires). De fait, il apparait en clair dans votre EDI logistique.

L’étiquette logistique

L’étiquette d’expédition rassemble l’ensemble de ces codes. Elle est divisée en 3 parties : les informations sur le produit, sur le client et sur l’expédition / les modes de transport.

Scannée aux différentes étapes de la chaîne logistique, elle permet de reconnaître les produits sans aucune ambiguïté et de tracer leurs mouvements. Ceci permet également d’estimer les délais de livraison exacts.

L’utilisation du standard GS1 pour éditer les étiquettes permet leur lecture et leur réutilisation par l’ensemble des acteurs de la chaîne logistique globale.


Conseil : optez pour un système d’impression et de lecture automatique des étiquettes logistiques. Des règles précises existent pour une lisibilité optimale de vos étiquettes et codes-barres afin d’éviter les erreurs, les retards ou les litiges.


Optimiser la livraison avec l’EDI logistique

L’automatisation des échanges d’informations depuis votre système d’information (ERP ou WMS) est une véritable valeur ajoutée. En effet, elle vous apporte des gains en temps et en fiabilité. D’autant plus que cela est indispensable pour améliorer votre relation client, et pour livrer vos biens de manière optimale.

Intérêt du message DESADV

Le DESADV est l’Avis d’Expédition Electronique. Il décrit le contenu de la livraison. C’est l’élément essentiel pour simplifier et fluidifier les livraisons lors de l’export.

On a usage de dire qu’il est envoyé « au cul du camion », c’est-à-dire à la fermeture des portes de l’expédition.

Ce message EDI reprend en détail les informations des expéditions, et liste les codes SSCC réellement expédiés. Il informe donc le destinataire de ce qu’il va recevoir et vous permet de préparer la facture. Il n’y a plus qu’à scanner les unités logistiques à réception de la marchandise pour faire le rapprochement.

Fluidité et fiabilité à réception grâce à l’EDI logistique

Avec l’EDI et l’étiquette standard, les unités d’expédition sont scannées et identifiées de façon unique. Le gain de temps à réception est considérable : plus de saisie manuelle, plus de ré-étiquetage et les contrôles sont automatisés.

Les camions sont déchargés plus rapidement : le temps moyen d’une réception passe de 1h en traitement manuel à 30 minutes avec l’EDI ! (Selon GS1)

La remontée d’information au donneur d’ordre est plus précise et plus fiable. L’étiquette logistique assure le lien et la cohérence entre les flux de marchandises et les flux d’information.

Le marquage des unités d’expédition et des cartons facilite l’éclatement à la réception des marchandises de flux tendus, notamment pour les palettes hétérogènes et alloties.

 

Transport et chaine de d’approvisionnement logistique

Pour répondre aux exigences du marché, les secteurs de la logistique et du transport routier sont continuellement soumis aux nouvelles technologies.

Ceci associé à un système EDI logistique optimal, les chaînes logistiques gagnent en performance. La vision sur le niveau des stocks des entrepôts est meilleure. Le service est plus transparent et rapide pour le client final, qui s’y retrouve au niveau de ses coûts.

Les messages EDI ORDERS, HANMOV, INSDES, DESADV, RECADV, IFCSUM, IFTSTA et INVRPT permettent la visibilité totale sur la chaîne logistique globale.


Conseil : pour une meilleure gestion des stocks et le contrôle des flux logistiques, pensez à la mise en place de flux EDI entre donneur d’ordre, prestataire logistique et l’entreprise de transport (transporteur).


L’EDI et les standards de codification sont essentiels pour l’optimisation de votre supply chain, notamment dans le cadre d’une démarche de Juste-A-Temps (JAT). L’échange d’informations fiables en temps réel, souvent en 24/7, apporte visibilité, flexibilité et réactivité afin de vous garantir une meilleure satisfaction client et réduire les coûts de votre chaîne d’approvisionnement. C’est donc un élément indispensable de votre gestion logistique !

Tenor vous accompagne dans la mise en place de vos EDI logistiques et de l’ensemble de vos flux depuis plus de 30 ans. Découvrez aussi cet article sur le déploiement edi fournisseurs pour approfondir le sujet. Contactez-nous pour échanger avec nos experts et identifier vos besoins EDI.


Tout savoir sur la dématérialisation fiscale des factures

La dématérialisation fiscale ou facturation électronique est un levier important de réduction des coûts en entreprise. Mais la facture reste un document à la fois commercial, comptable, fiscal et légal … d’où l’importance de bien comprendre de quoi on parle et comment s’y prendre pour dématérialiser ces documents essentiels.

Quelques définitions de la dématérialisation fiscale

La réglementation fiscale permet à une entreprise d’échanger ses factures au choix sous format papier et/ou électronique. 

Une facture électronique est une facture crée, émise et reçue sous forme digitale. On distingue :

  • La facture électronique non structurée : elle est envoyée sous un format électronique non modifiable, de type PDF ou JPEG.
  • La facture électronique structurée : sa forme respecte différentes normes d’échange, normes EDI ou format XML.

On appelle facture numérisée une facture papier ayant fait l’objet d’une numérisation (scan).

Avec la facturation électronique simple, l’échange est réalisé électroniquement entre l’émetteur et le destinataire. La facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique.

Avec la dématérialisation fiscale par contre,  l’échange des factures ne se fait plus que par la voie électronique. Il n’y a plus de support papier. Le document électronique est le document original : il a valeur de preuve notamment lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale.

CONSEIL : Depuis le 1er janvier 2013,  le Code Général des Impôts a remplacé les termes « dématérialisation fiscale des factures » par « facture électronique ». Pour éviter toute confusion, vérifiez systématiquement avec votre partenaire commercial quel sera le document original archivé une fois la dématérialisation des factures mise en place.

Dématérialisation fiscale, quelles obligations légales ?

Il existe un cadre réglementaire pour encadrer les pratiques autour des factures dématérialisées :

  • Au niveau européen avec les directives 2001/115/CE, 2006/112/CE et  2010/45/CE
  • Au niveau français, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées depuis 2013 dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).

En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire en 2020.

CONSEIL : Dans le cas de factures émises entre pays, vous devez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine. Selon les pays concernés, des variations peuvent intervenir sur les mentions légales, les formats, les certificats, l’organisation de l’archivage.

Les entreprises doivent garantir trois principes :

  • Authenticité de l’origine : assurer l’identité de l’émetteur de la facture.
  • Intégrité du contenu de la facture : aucune altération possible des données de facturation lors de l’échange.
  • Lisibilité de la facture : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté la facture (sauf factures électroniques non structurées).

La facture numérisée doit être conforme à l’original,  accompagnée d’une empreinte numérique, horodatée (signature électronique), lisible, intègre et conservée au format PDF.

En effet, ces trois principes doivent être assurés à compter de l’émission de la facture. Mais également jusqu’à la fin de sa période de conservation, d’où la notion d’archivage.

CONSEIL : Par ailleurs, n’oubliez pas les mentions obligatoires qu’il convient de préciser dans toute facture, qu’elle soit dématérialisée ou non.

Dématérialisation fiscale : comment ça marche ?

Il faut d’abord créer l’original comportant au minimum les mentions légales, puis le déposer dans un dispositif d’archivage électronique à valeur probante.

En effet, le coffre-fort électronique assure la conservation du document et des preuves pendant la durée de vie de la facture (10 ans dans le droit commercial en France).

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs sont dématérialisées. Pour cela, l’Etat a réalisé la mise en place d’une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.

Trois pratiques sont admises par l’administration fiscale : l’EDI, la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable.

L’EDI complet

Les factures sont échangées par EDI via un message INVOIC dont la structure est normée (EDIFACT, XML, …). Pour être complet, le message est associé à un fichier des partenaires et à une liste récapitulative.

La signature électronique

Les factures sont échangées sous format structuré ou non. Elles sont sécurisées par une signature digitale propre à l’émetteur garantissant  authenticité et intégrité.

Le certificat électronique (transmis au destinataire)  permet de vérifier l’intégrité du document. Il doit  être fourni par une Autorité de certification habilitée.

La piste d’Audit fiable

Les factures sont échangées sous format structuré ou non.

Des contrôles de gestion documentés et permanents sont mis en place au sein de  l’entreprise pour constituer une piste d’Audit fiable; celle-ci a pour but de prouver que chaque facture est issue d’une vente ou d’une livraison.

Dématérialiser ses factures clients ou fournisseurs et s’affranchir des factures papier, voici une belle perspective pour gagner en coût de traitement ! Plusieurs processus existent pour répondre aux contraintes légales. Il n’y a plus qu’à choisir celui qui correspond le mieux aux volumes et contexte de votre entreprise.

Depuis plus de 30 ans Tenor vous accompagne dans la mise en oeuvre de la dématérialisation fiscale. Contactez-nous pour lancer rapidement votre projet grâce à la solution logiciel eDemat. Découvrez aussi cet article sur la piste d’audit fiable pour approfondir le sujet sur notre Blog.


Comment choisir son prestataire EDI ?

Choisir son prestataire EDI, une opportunité stratégique

Amélioration de l’efficacité de votre système de gestion, optimisation de vos processus métiers, diminution des coûts… Autant de bénéfices attendus avec le déploiement l’EDI qui dépendent de la solution choisie.

Pour l’image donnée à vos partenaires commerciaux et à l’ensemble de vos utilisateurs, sécurité et fiabilité se doivent d’être au rendez-vous de la future solution EDI.

Au global, la mise en place puis la maintenance d’une plateforme EDI requiert un niveau d’expertise élevé qu’il ne faut surtout pas confier au premier venu.

D’autant plus qu’il s’agit souvent d’un engagement dans la durée.

Analyser et comprendre vos besoins EDI

La seule notion de coût ne suffit pas à sélectionner votre futur prestataire.

Définissez quelle sont vos exigences en ce qui concerne votre futur système EDI ainsi que la valeur ajoutée qu’il va vous apporter.

Il est important de vous poser un certain nombre de questions :

  • Quel type de déploiement envisagez-vous ?
  • Quels autres services que l’automatisation de flux attendez-vous de la plateforme EDI ?
  • Mettrez-vous en place la dématérialisation fiscale des factures ?
  • Quelle quantité de flux EDI sont concernés ?
  • Votre cœur de métier nécessite-t-il des échanges en « temps réel» et en 24/7 ?
  • De quels types de tableaux de bord et de visibilité auront besoin vos utilisateurs ?

Il ne reste plus qu’à sélectionner les prestataires EDI répondant point par point à vos attentes.

Pour faire une première sélection en fonction de votre filière métier et des prestations proposées, GS1 France met à disposition sur son site la liste des offreurs de solution EDI .

Choisir votre prestataire EDI

Solution adéquate et qualité de service

Il s’agit de trouver la solution facilement intégrable avec votre système informatique ou votre ERP, et qui couvre l’ensemble de vos besoins.

Que l’on opte pour une solution externalisée en mode Saas, une solution logicielle ou encore du Web EDI, on choisira une solution multi standards et multi protocoles de communication pour pouvoir échanger avec tous les partenaires.

Si votre entreprise a des activités dans plusieurs pays, la solution EDI doit pouvoir fonctionner à l’international et en conformité avec les contraintes techniques et légales des pays concernés, notamment pour la facture électronique.

Il faut aussi se pencher sur la solidité et la pérennité du fournisseur EDI :

  • Connait-il votre secteur d’activité et y a-t-il déjà plusieurs références ?
  • Est-il certifié ?
  • A-t-il fait ses preuves ?
  • Garantit-il vos obligations légales dans le cadre de la dématérialisation des factures notamment au niveau de l’archivage ?
  • Les clients qui utilisent ses solutions et ses services sont-ils satisfaits ?

CONSEIL : Assurez-vous que le prestataire EDI mettra à votre disposition les ressources nécessaires à la construction de votre système EDI tel que vous l’attendez et dans les délais impartis.

De bonnes capacités techniques

Une plateforme EDI qui fonctionne sans erreur, c’est un vrai bonheur et une véritable valeur ajoutée pour vos systèmes d’information.

Mais une plateforme EDI qui dysfonctionne cela peut nuire fortement a votre productivité et à vos relations avec vos partenaires commerciaux.

D’où l’importance de choisir un prestataire EDI dont l’infrastructure et les connaissances techniques sont sérieuses et garantissant des SLA corrects.

Le Service Level Agreement est un document contractuel engageant le prestataire à assurer un certain niveau de service et un taux de disponibilité de ses plateformes. Cet article du Journal du Net vous en dit plus sur les SLA. 

Un support ou service technique fiable

Une fois vos premiers flux EDI déployés, l’équipe support sera votre principal interlocuteur.

Monitoring, gestion des erreurs, fiabilité des réponses, correction des erreurs récurrentes, réactivité…. des points à connaitre avant de s’engager.

CONSEIL : Vérifiez si le support est disponible dans les langues de vos utilisateurs et si la plage horaire couvre vos besoins.

L’outil de suivi des flux joue également un rôle important.

Ergonomique et accessible à tout moment, il permettra à vos utilisateurs d’être autonomes pour consulter leurs documents.

La tarification des services EDI

Le volume de données échangé défini souvent le prix. Ensuite peuvent s’ajouter des coûts liés à l’utilisation de tel ou tel réseau de communication. (ENX – OFTP)

Certains prestataires peuvent proposer des abonnements forfaitaires.

CONSEIL : Comparez les différentes offres et faites des hypothèses quant au développement futur de vos échanges EDI. Vous opterez ainsi pour la tarification la plus avantageuse.

Une vision à long terme de vos EDI

Rien n’est figé dans un système EDI. Vous recevrez des demandes d’évolution de vos partenaires. De même vous souhaiterez en apporter pour optimiser vos flux.

Vous déploierez de nouveaux messages ou vous vous connecterez à de nouveaux partenaires.

Votre prestataire de services EDI doit être capable de répondre à ces demandes de changement. De plus, il offre à tout moment les dernières technologies et une inter-opérabilité complète. Cela permettra de répondre à ces déploiements futurs.

La mise en place de l’EDI promet beaucoup de bénéfices pour votre entreprise. Néanmoins, la solution choisie offre un service de qualité dans lequel le rôle du prestataire EDI est crucial.

Alors le moment est venu de faire le bon choix !

Depuis plus de 30 ans, Tenor accompagne les entreprise des secteurs de l’industrie, de l’automobile et de la grande distribution dans leur déploiement EDI et EDI fournisseurs. Si ce sujet vous intéresse consultez cet article sur le déploiement fournisseur ou contactez-nous pour échanger sur votre projet EDI.

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