Dématérialiser ses factures c’est une chose, mais quel est le véritable enjeu juridique ? Y a t-il aujourd’hui des obligations de dématérialiser ses factures ? Et si oui, existe t’il des différences entre sphères privées et publiques ?
Dématérialiser ses factures est dans les moeurs depuis plus de 20 ans, notamment grâce aux nombreux avantages (nous en parlions dans le point d’actualité). La facturation n’échappe pas à la digitalisation grandissante et ses bienfaits. Par exemple, dématérialiser ses factures permet de gagner en coût de production, en productivité mais aussi en traçabilité et sécurité. Dématérialiser ses factures rentre aujourd’hui pour beaucoup d’entreprises dans une démarche RSE, de qualité ou d’amélioration de la relation client. La demande du tout numérique étant de plus en plus présente, il a fallu codifier ce type de facturation. Le but premier étant d’avoir à la fois des factures papiers et électroniques.
Dans une démarche écologique et de simplification des processus, l’État français a depuis 2013 fait passer plusieurs lois sur la question. Que ce soit pour de la facture publique ou entre entreprises, les conditions de facturations changent progressivement. Toutefois, même si la facture électronique se répand, des inégalités juridiques subsistent toujours. L’échange de facturation privé/public ou entre entreprises ne sont pas toujours soumises aux mêmes règles.
Voyons ensemble si le fait de dématérialiser ses factures est obligatoire pour tous ?
Dématérialiser ses factures avec le secteur public
Pour faire une première réponse simple, tous les fournisseurs de l’État ont l’obligation d’avoir recours à la facture électronique. De ce fait, dématérialiser ses factures est obligatoire.
Pour rappel l’ordonnance du 26 Juin 2014 relative au développement de la facturation nous dit que :
Article 1-I : “ Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique”
Article 1-II “ L’État, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique”.
Pour cela, l’État a mis en place un portail de facturation du nom de Chorus Pro. Ce portail permet le dépôt, la réception et la transmission de facture électronique conformément à l’article 2 de l’ordonnance.
Pour aider les entreprises et notamment les plus petites, un calendrier a été mis en place suivant l’article 3. L’obligation prévoit que les entreprises suivent le calendrier suivant
- + de 5000 salariés et du public à être en conformité depuis le 1er Janvier 2017
- 250 à 5000 salariés à être en conformité depuis le 1er Janvier 2018
- 10 à 250 salariés à partir du 1er Janvier 2019
- Et enfin pour les TPE (moins de 10 salariés à partir de 2020)
De plus, l’article 222 de la loi Macron renforce cette première ordonnance car elle vise à moderniser l’économie française. L’objectif étant que l’État fasse des économies en réduisant les coûts.
Bien évidemment, toutes les règles concernant la facturation doivent être respectées tant sur la forme ou la conservation. Toutefois, une facture électronique comporte certaines obligations supplémentaires comme :
- Son authenticité d’origine
- L’intégrité du contenu qui ne peut être modifié.
- Sa lisibilité
- Le recours à l’échange de données informatisés (EDI),la signature électronique et/ou l’audit fiable
Les factures électroniques en BtoB
Maintenant, il nous reste plus qu’à savoir si dématérialiser ses factures est obligatoire entre entreprises. La réponse est pour le moment non. Toutefois, le projet de loi finance 2020 via son article 56 modifierait cette réponse.
Ce projet de loi fait écho à la loi Macron de 2015 qui pour la partie entreprise a été abandonné faut de temps et de moyens. Le projet de loi finance prévoit qu’à partir de 2023, les entreprises soient obligées d’émettre leurs factures électroniquement. Tout comme pour les échanges entre privé et public, un calendrier progressif existera. Ce calendrier obligera les entreprises suivant leurs tailles à dématérialiser ses factures entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025.
Comme évoqué précédemment, dématérialiser ses factures entraîne des obligations sur la forme et la conservation. Tout comme les échanges entre sphère publique et privé l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité et des outils seront obligatoires. Il faudra donc avoir une sorte de piste d’audit fiable.
Même si aujourd’hui, la loi est en projet, il y a une réelle volonté de moderniser la facturation en arrivant progressivement à du “zéro-papier”. C’est pour cela qu’investir dès aujourd’hui dans une solution de dématérialisation performante vous permettra d’anticiper ses futures obligations. Mais la dématérialisation ne se s’arrête pas uniquement à répondre à un enjeu juridique. Elle vous permettra d’améliorer vos processus internes, faire des économies tout en améliorant votre expérience client. Faire le choix d’une solution de dématérialisation dès aujourd’hui est par conséquent la réponse aux différents enjeux de la dématérialisation des factures.
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