Les flux EAI ou comment améliorer la gestion des flux de données dans l’entreprise ?

Les flux EAI sont les flux de données qui vont circuler dans votre système d’information et entre vos différents applicatifs. La qualité d’un EAI (Entreprise Application Integration) est sa faculté de prise en charge des flux d’information de l’entreprise. En effet, il est attendu du déploiement d’un EAI, l’interopérabilité et l’échange de services inter-applicatifs.

Les passerelles point à point.

En l’absence d’un EAI, faire communiquer des applications autonomes nécessite le développement de passerelles point à point. Ces passerelles capables de faire communiquer des applications de plus en plus spécialisées et nombreuses, de technologies différentes, complexifient le système d’information pour vos flux EAI.

Le syndrome spaghetti

Pour que N applications échangent de façon bidirectionnelle entre elles, il faut développer n(n-1) passerelles point à point. C’est-à dire pour une Gestion Commerciale, une Gestion de production, une Supply Chain Management, une Comptabilité, une prise de commande en ligne et une Station EDI, soit 6 applications, il est nécessaire de développer et de maintenir 30 passerelles toutes différentes.

Flux EAI syndrome spaghetti

Un ensemble complexe d’interfaces est alors créé, « un plat spaghetti », difficile à maintenir, à contrôler et à faire évoluer en même temps que le système d’information. Et cette stratégie de liaisons point à point, va aussi s’avérer coûteuse en temps et en dépenses. Selon les études récentes des cabinets Gartner Group et Forrester Group, les entreprises dépensent annuellement plus d’un tiers de leur budget informatique au développement et à la maintenance de passerelles point à point.

La rationalisation de la gestion des flux EAI

Un projet EAI va rationaliser et simplifier votre système d’information. En effet, l’EAI remplace le « plat de spaghettis » par un « réseau d’applications » intelligent.

Chaque application est connectée via un connecteur bidirectionnel. Finalement, là où il fallait n(n-1) passerelles pour que toutes les applications du système d’information puissent échanger entre elles, il suffit d’un seul connecteur par application. Pour les applications récentes ce connecteur sera une API (Application Program interface) ou un Web Services. Pour les applications propriétaires, les éditeurs proposent des bibliothèques de connecteurs. Dans le cas contraire il est nécessaire de développer des connecteurs spécifiques pour votre flux EAI.

Les DSI (Direction de Systèmes d’Information) vont alors pouvoir se concentrer uniquement sur les processus métiers de l’entreprise. Ceux-ci manageront les flux dans l’architecture EAI.

L’identification des flux EAI

Phase 1 – L’urbanisation des flux

Première étape d’un projet EAI, la phase d’étude appelée urbanisation. Cette étude permet de recenser les logiciels, les bases de données, les traitements métiers, les règles métiers, les applications qui mettent à jour les données.

De fait, le but est d’obtenir la cartographie la plus complète des flux d’information. Cette analyse pouvant être menée avec des outils de type BPM (Business Management System).

Phase 2 – Le pilotage des connexions

Ensuite grâce à l’interface graphique (GUI) de l’EAI, il sera alors facile de piloter les connexions entre applications. Mais également de superviser les flux de données en circulation. On pourra ainsi :

  • Décrire les règles de traduction et de conversion,
  • Paramétrer les différentes règles de routage,
  • Planifier les échanges,
  • Consulter les journaux,
  • Gérer les erreurs.

Les avantages obtenus par la gestion des flux EAI

La mise en œuvre d’un EAI est structurant pour l’entreprise.

  • En réunissant les applications métiers en un seul réseau
  • Une simplification de la vision du système d’information,
  • La suppression des interfaces point à point,
  • En facilitant les évolutions du système d’information :
    • Ajouter, remplacer ou modifier une application ne perturbe pas l’ensemble du réseau, un seul connecteur est à changer ou à reconfigurer,
    • Intégrer les sites Internet et Extranet dans le système d’information,
    • Échanger avec les applications externes et mobiles,
  • En sécurisant les données traitées :
    • Eviter la multiplication des sources et des saisies, toutes les applications accèdent et partagent à la même source de données,
    • En privilégiant les flux métiers entre applications en s’émancipant des contraintes techniques,
    • Et aussi en obtenant des économies en termes de coûts de maintenance sur les interfaces, que Gartner Group évalue à plus de 25% annuel.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises dans la gestion de leurs données. Pour la mise en œuvre de votre projet EAI logiciel consultez aussi cet article sur l’Architecture EAI. Découvrez toutes les solutions EAI de Tenor pour l’infrastructure de votre système d’information.

Dématérialisation de facture : entre stratégie et anticipation.

Pourquoi la dématérialisation de facture est indispensable pour les entreprises ? Les réponses sont multiples et englobent les aspects économiques, stratégiques mais aussi ceux de la relation client/fournisseur.

La dématérialisation de facture c’est avant tout automatiser et simplifier des processus bien souvent trop complexe. Dès lors, mettre en place une véritable stratégie autour de cette question semble indispensable. Elle doit répondre à de nombreuses questions tout en ayant une vision ROIste. 

En effet, quelle que soit le niveau digitalisation, la dématérialisation a un coût. De fait elle doit rapidement inverser la tendance du tout papier et devenir rentable. Pour cela, de nombreux critères doivent être respectés. Opter pour la dématérialisation de facture aujourd’hui permet surtout d’anticiper l’avenir et les prochaines contraintes légales. Découvrez le dans la suite de l’article.

La dématérialisation de facture : une vision stratégique ?

Y’a t’il une réelle vision stratégique à mettre en place la dématérialisation de facture au sein de votre structure ? Tout d’abord ladématérialisation répond à une digitalisation de vos processus et a une vision ROIste de votre fonctionnement.

Du point de vue de la digitalisation, cela permet de mettre à niveau la gestion interne de l’entreprise et d’éviter tous les aléas d’une gestion manuelle. Cela permet une organisation managériale différente capable de mieux profiter de ses ressources internes. Mais également de mettre en place des processus plus collaboratifs mais surtout d’avoir une vision social driven en répondant aux besoins d’instantanéité du marché. 

D’un point de vue économique, la dématérialisation de facture permet avant tout d’automatiser des processus. Qui dit automatisation, dit gain sur le traitement même d’une facture. Le prix de chaque facture peut être divisé par 5. Imaginez l’économie que vous réaliseriez sur une année. Associée à cette économie directe, il faut aussi prendre en compte le temps de travail des personnes en charge de cette question. Vos employés pourront se recentrer sur l’essentiel et oublier les litiges liés aux erreurs humaines.

D’un point de vue humain, même si nous avons donné des pistes précédemment, la dématérialisation de facture permet une amélioration des conditions de travail. Les tâches redondantes et répétitives diminuent drastiquement tout comme les erreurs qui malheureusement sont courantes malgré la qualité des équipes. 

Mettre en place une telle stratégie doit impérativement regrouper ces trois point de vue en gardant à l’esprit le ROI basé sur l’amélioration des expériences collaborateurs, clientes et fournisseurs.

La démat de facture : une anticipation de l’avenir ? 

Pourquoi la dématérialisation de facture permet d’anticiper sur l’avenir ? Comme beaucoup d’entre vous le savent l’État à travers la sphère publique à progressivement demander à ses fournisseurs de dématérialiser ses factures. Pour rappel il a été mis en place : 

Cette volonté de modernisation souhaitée par l’État, ne s’arrête pas uniquement à ses fournisseurs. L’ordonnance initiale envisageait également pour la même chose pour l’échange de facturation entre entreprises. Celui-ci n’a pas abouti mais le projet de loi finances 2020 reconsidère l’importance de la dématérialisation de facture pour tous. 

L’article 56 de cette loi prévoit que d’ici 2023 les entreprises devront obligatoirement émettre leurs factures aux formats électroniques. Cette application s’effectuera progressivement suivant un calendrier et la taille de votre entreprise entre 2023 et début 2025.

Bien évidemment, les factures électroniques devront respecter les mêmes obligations qu’une facture papier. Toutefois les formats dématérialisés doivent répondre à 3 principes : 

  • L’intégrité du contenu 
  • Sa lisibilité 
  • Son authenticité

Pour cela la loi prévoit déjà que toutes les entreprises quelle que soit sa taille devra recourir à 

Par conséquent, anticiper la mise en place de la dématérialisation de facture vous permettra d’accroître dès aujourd’hui vos bénéfices internes, clients et fournisseurs. Depuis plus de 30 ans nous accompagnons les entreprises dans leurs processus de dématérialisation avec une solution de dématérialisation conforme aux réglementations. N’hésitez pas à nous contacter pour lancer votre projet de facture électonique.

Architecture EAI, quelles solutions choisir pour votre SI ?

La fonction principale d’un EAI (Entreprise Application Integration) est l’organisation rationnelle des échanges de données entre les différentes applications du système d’information de l’entreprise. Avec les architectures EAI, les DSI (Direction de Systèmes d’Information) obtiennent une vision globale des flux d’information dans l’entreprise.

En effet les systèmes d’information des entreprises sont de nature hétérogène. Ils ont été bâtis progressivement par l’empilement d’applications toutes indépendantes entre elles Gestion de production, Gestion Commerciale, CRM (Customer Relationship Management), WMS (Wharehouse Management System), SCM (Supply Chain Management System) Comptabilité Finances, GRH (Gestion des Ressources Humaines), Portails internet, Sites e-commerce, Applications mobiles, …).

Selon les besoins de l’entreprise, les échanges inter applicatifs sont traités cas par cas au moyen de liaisons point à point. Un EAI doit être en mesure de prendre en charge ces échanges dans leur globalité. L’architecture EAI doit prendre en compte les problématiques des différents formats de données et de connexion de technologies logicielles différentes.

Un EAI (architecture EAI) doit traiter le contenu et son transport.

Traitement du contenu dans l’architecture EAI:

Un EAI permet aux applications d’échanger dans les formats que les applications reconnaissent. Pour cela un référentiel contient toutes les règles de traduction et de conversion des messages. Une double traduction avec un format pivot est le plus souvent réalisée.

Transport du contenu pour une architecture EAI :

Cette fonction est assurée par des MOM (Message Oriented Middleware) dont la particularité est d’être non bloquants. En effet, les applications qui émettent des flux d’informations au fil de l’eau, ne doivent attendre que les applications réceptrices les aient reçus. Pour cela les MOM gèrent les files d’attentes afin de ne pas perdre les messages lorsque les applications réceptrices ne sont pas disponibles.

Quelle architecture EAI pour votre SI ?

Il est primordial de parler d’architecture EAI centralisée hub and spoke et d’architecture EAI décentralisée network centric.

L’architecture hub and spoke 

Toutes les applications sont connectées à un hub central. Le moteur d’intégration et le référentiel sont installés sur le hub.  Le moteur traite le message reçu par l’application émettrice selon les règles de routage et de traduction définies dans un référentiel. Alors, l’application destinataire agira selon le message reçu en accusant réception et si nécessaire en retournant les informations ou données demandées.

Cette architecture, simple à mettre en place et à administrer, est cependant limitée pour des charges importantes. En effet, la montée en charge nécessite la réplication de plusieurs hubs sur des segments du réseau et de ce fait complexifie l’administration.

L’architecture network centric

Pas de hub central, les différentes applications sont connectées au réseau. A chaque nœud de connexion les fonctions de l’EAI sont déportées. Le traitement des messages émis par les applications s’effectue au niveau du point de connexion au réseau.

L’avantage principal de cette architecture est de diminuer la charge sur le réseau. En contrepartie son administration sera plus difficile, chaque nœud de connexion devra être administré de façon exclusive.

Faut-il favoriser une approche tactique ou stratégique ?

Autre point important à prendre en compte lors d’un projet EAI et du choix de l’architecture. Il faut organiser rationnellement les flux inter applicatifs dans le système d’information. Dans ce cas nous parlerons d’EAI tactique.

S’agit-il d’organiser les échanges transversaux entre les services, filiales d’un groupe pour consolidation et/ou supervision ? Dans ce cas nous parlerons d’EAI stratégique.

Les enjeux du projet EAI en seront différents, les flux traités sont de natures différentes. L’attente d’un EAI tactique est l’amélioration des processus métiers de l’entreprise sans impact organisationnel. Les aspects techniques et métiers sont privilégiés. L’attente d’un EAI stratégique est une nouvelle organisation interne de l’entreprise. Un accompagnement au changement d’organisation est dès lors primordial.

Architecture EAI

Quels sont les bénéfices attendus d’une architecture EAI ?

  • Peu ou pas de modifications des applications ou des structures de données, l’EAI prend en compte l’existant,
  • L’EAI permet d’appliquer la politique du  » Best of Breed « , le meilleur produit par métier sans se préoccuper de son intégration,
  • Disposer d’un socle évolutif s’adaptant aisément aux évolutions métier et structurelles de l’entreprise,
  • Accompagnement à la transformation numérique de l’entreprise, votre solution EAI va être un facilitateur pour intégrer de nouvelles applications et fonctionnalités.

Les entreprises de services comme Tenor accompagnent leurs clients dans la mise en œuvre de leur flux EAI et sont spécialistes de l’intégration de vos données. EAI ou ETL les solutions proposées s’intègrent parfaitement à votre architecture et notamment avec votre ERP.

Contactez notre service commercial pour plus d’information et démarrer prochainement vos projets!