Qu’est-ce que le modèle Clearance dans la facture électronique ?

La réglementation autour de la facture électronique évolue très rapidement. Si tous les pays adoptent la facture électronique, tous n’ont pas le même modèle de contrôle. En France c’est le modèle « Post Audit », mais avec l’article 56 de loi de finances 2020, présenté le 27 septembre 2019, la France s’oriente certainement vers un modèle de type « Clearance ».

Modèle Post-Audit ou Clearance pour le e-invoicing ?

Pour le contrôle de la TVA en BtoB (Business to Business) et la lutte contre la fraude, il existe deux modèles de contrôle :

Le modèle Post-Audit

Actuellement utilisé en France et dans la plupart des pays européens à l’exception de l’Italie et bientôt de la Grèce. Les partenaires commerciaux émettent, réceptionnent et archivent des factures papier et des factures électroniques. Ils sont tenus par la réglementation d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. L’administration fiscale opère les contrôles de TVA et de lutte contre la fraude, a posteriori, sur pièces.

Le modèle Clearance

Il s’agit d’un modèle tripartite entre vendeur, acheteur et administration. Au préalable de chaque émission de facture, le fournisseur d’un bien ou service doit recevoir l’approbation de l’administration avant de facturer l’acheteur. L’émission de chaque facture est déclarée et autorisée par l’administration fiscale. La facture est enregistrée auprès de l’administration fiscale et l’approbation reçue est mentionnée sur la facture. L’administration a ainsi connaissance des montants de TVA collectée. Ce modèle est déjà appliqué dans de nombreux pays d’Amérique Latine, en Russie, en Chine.

modèle clearance

L’article 153 de la loi de finances 2020 et le modèle clearance

Dans la loi de finances 2020 : (texte de la loi sur la facture électronique)

« Les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. »

« Le Gouvernement remet au Parlement, avant le 1er septembre 2020, un rapport sur les conditions de mise en œuvre, au plus tôt à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard à compter du 1er janvier 2025, de l’obligation de facturation électronique dans les relations inter-entreprises. Ce rapport identifie et évalue les solutions techniques, juridiques et opérationnelles les plus adaptées, notamment en matière de transmission des données à l’administration fiscale, en tenant compte des contraintes opérationnelles des parties prenantes. Il évalue, pour chacune des options examinées, les gains attendus en matière de recouvrement de la taxe sur la valeur ajoutée et les bénéfices attendus pour les entreprises. »  (texte officiel)

Vers une évolution du mode de transmission des factures ?

En rendant la facture électronique (en e-invoicing) obligatoire pour tous les échanges inter-entreprises, le gouvernement envisage dans une prochaine étape la transmission de la facture électronique à l’administration fiscale. L’administration aura ainsi accès aux données de facturation et obtiendra une visibilité totale et parfaite de la TVA collectée.

Bientôt de grands changements pour la facture électronique ?

La facture électronique deviendra une obligation sur la période 2023-2025 pour toutes les transactions BtoB et un contrôle continu des transactions est déjà à l’étude.

Il s’agit de mettre en place un « mode surveillé » soit un modèle Clearance. L’administration fiscale s’interpose entre le vendeur et l’acheteur afin de procéder aux contrôles fiscaux et de TVA. Dans un modèle Clearance l’administration a deux façons de collecter la TVA :

Le Split Payment :

Le principe du Split Payment repose sur l’ouverture par le fournisseur d’un compte bancaire spécial pour recevoir la TVA collectée. A réception du paiement de la facture le montant HT est porté au compte bancaire du fournisseur et le montant de la TVA est porté au compte bancaire TVA. Ce compte spécial supervisé par l’administration ne peut utiliser que les opérations de collecte, paiement et de remboursement de la TVA. La Pologne et l’Italie ont choisi ce mode de fonctionnement.

Le e-reporting :

Le principe du e-reporting est que les fournisseurs et les acheteurs déclarent d’une part dans des livres électroniques leurs transactions sur une plateforme gouvernementale et d’autre part continuent de produire leurs déclarations de TVA sur la base de leurs livres comptables. En cas de divergence entre les livres électroniques et les déclarations de TVA, l’entreprise corrige l’écart ou le justifie. Ce mode choisi en Grèce avec la plateforme myDATA (My Digital Accounting and Tax Application).

Modèle clearance, l’exemple Italien

L’Italie, premier pays de l’Europe victime de la fraude à la TVA, a débuté début 2019 la mise place d’un modèle de type Clearance. Aujourd’hui, le dispositif concerne 3,6 millions d’entreprises italiennes. Le modèle Clearance inclut aussi la facturation B2G

Le modèle Clearance italien s’appuie sur un serveur d’échange appelé SDI (Sistema di Interscambio), entre l’émetteur de la facture et le récepteur. Le SDI enregistre les factures, les transmet et les archive. Il produit en retour des informations de suivi sur le traitement de la facture. Et le système gère le delivery code apposé obligatoirement sur chaque facture et les numéros de TVA des deux parties.

La mise en œuvre du modèle clearance laisse quelques questions en suspens

La mise en application future d’un modèle de type Clearance est une quasi certitude. Cette évolution vers plus de transparence est la tendance actuelle. Les entreprises communiqueront à l’administration leurs données sociales, comptables et financières en temps réel (Real time Reporting). En échange l’administration facilite leurs tâches administratives en proposant des services de pré-déclaration de TVA.

Mais avant cela, des points essentiels restent à préciser :

  • Le périmètre :
    • Les types de facturation : BtoG, BtoB et BtoC ?
    • Les factures émises vers l’étranger : zone Euro, hors zone Euro ?
  • Le calendrier de mise en application selon des critères de taille d’entreprises ?
  • Les formats de factures électroniques qui seront acceptés ? EDI Fiscal, fichiers structurés, PDF signés ou simples, Factur-X ?
  • Le type de plateforme qui sera utilisée :
    • Une plateforme comme le SDI en Italie ?
    • Une extension de Chorus Pro à la sphère privée ?
    • Des plateformes tierces communiquant avec le système d’information de l’administration ?

Quelles conséquences pour les entreprises ?

Après l’adoption de la facture électronique, l’enjeu d’un passage à un modèle Clearance, est un changement important pour les entreprises.

Le fait que l’administration fiscale s’interpose entre l’émetteur de la facture et le récepteur, pour porter ou non son approbation à la facture est une grosse contrainte réglementaire et technique, qui va imposer aux services de facturation des entreprises de nouvelles étapes dans le processus de facturation : suivi des demandes d’approbation, mention de l’approbation sur la facture.

Un modèle de fonctionnement avec des contraintes réglementaires et techniques similaires existe déjà. Il s’agit des opérations de dédouanement, les opérateurs soumettent auprès des services douaniers des demandes d’autorisations d’opérations douanières. Pour cela les services des Douanes proposent un portail accessible à tous et les opérateurs importants (sociétés d’import-export, grandes entreprises) passent par des plateformes agréées par les Douanes.

Un nouveau service IaaS (Invoice as a Service) ?

Ce qui amène à penser que dans un proche avenir, des plateformes IaaS proposeront aux entreprises un ensemble de services autour de la facture : émission des factures, affacturage, gestion de la TVA, …

Depuis plus de 30 ans nous accompagnons nos clients dans la mise en œuvre de leur facturation électronique et la dématérialisation fiscale. Aujourd’hui le « tout » factures dématérialisées implique de grands changements pour les entreprises. Afin d’anticiper ces évolutions Tenor participe aux différents groupes de travail de la FNFE et de GALIA et de GS1.

Si cet article vous a plu, à lire aussi celui sur la Factur-X. Si vous vous posez des questions sur la dématérialisation fiscale et les solutions de dématérialisation, contactez nos experts !

La Factur-X, le futur de la facture électronique ?

La factur-X a vu son apparition en juillet 2017. A cette date, le FNFE (Forum National de la Facture Electronique) présente Factur-X comme le futur standard de la facture électronique.

Mais la mise en œuvre de ce futur nouveau format de facture dit mixte est aussi liée à un contexte législatif et technologique. En effet, les pouvoirs mènent une politique incitative au passage à la tout dématérialisation. Le passage vers la facture électronique s’accélère : 2,5 milliards de factures inter-entreprises émises chaque année, 15% en 2019 sont dématérialisées, contre 5% en 2015. Découvrez dans cet article tous les tenants et aboutissants.

Le passage vers la facture électronique s’accélère

Dans leur lutte contre la fraude à la TVA, les pouvoirs publics mènent une politique incitative au passage à la facture dématérialisée.

Simplification des procédés de dématérialisation

Jusqu’en 2014 la dématérialisation de la facture était un procédé de facturation basé sur l’EDI (Echange de Données Informatisé) Fiscal ou EDI DMF. Au 1er janvier 2014 le choix des procédés de facturer électroniquement est élargi à l’envoi de factures au format PDF :

  • Des PDF signés électroniquement,
  • Des PDF simples sous condition de mettre en œuvre des contrôles permanents établissant une Piste d’Audit Fiable, l’émission de facture papier est aussi soumise à cette même condition.

De nouvelles obligations pour toutes les entreprises

  • Depuis le 1er janvier 2020 extension à toutes les entreprises de l’obligation de la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics (BtoG ou Business to Governement),
  • L’article 153 de la loi de finances de 2019-1479 du 28 décembre 2019 rend progressivement obligatoire l’usage de la facture dématérialisée dans les échanges BtoB (Business to Business) à compter de 2023, pour un usage généralisé pour toutes les entreprises en 2025.

Cependant dans les faits à l’exception de l’EDI fiscal il n’y a pas de standard de facturation dématérialisée accessible à toutes les entreprises. Seulement des canaux de factures sécurisées.

Quels sont les canaux de factures sécurisées à ce jour ?

Découvrons les canaux qui permettent de donner à un fichier numérique, image ou PDF, la même authenticité et valeur légale que la facture papier originale (intégrité, inaltérabilité). Mais aussi de l’archiver légalement pendant la durée légale de 10 ans et de la transmettre de l’émetteur au récepteur.

L’EDI fiscal comme canal de facture dématérialisée

L’EDI fiscal permet directement l’envoi des factures dématérialisées du système d’information de l’émetteur à celui du récepteur. Ce mode qui nécessite des investissements logiciels importants et des accords préalables entre émetteurs et récepteurs sur les formats et structures utilisées, est celui des grandes entreprises. Dans des filières économiques telles que l’Automobile et la Grande Distribution, les donneurs d’ordre s’appuient sur les organismes de normalisation, GALIA, GS1, pour promouvoir la facture électronique auprès des entreprises.

Les portails fournisseurs pour déposer les factures

Le portail fournisseur sur lequel l’émetteur vient déposer ses factures sous la forme de fichiers numériques (PDF simples ou signés, formats images). EDF, les grands groupes du BTP ont tous des intranets ouverts à leurs sous-traitants, sur lesquels ils s’échangent leurs documents, appels d’offres, devis, factures, … Chorus Pro développé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) est le portail des services publics pour le dépôt des factures BtoG. Ce mode de fonctionnement nécessite côté fournisseur des contrôles d’authentification d’origine et des traitements de données spécifiques avant l’intégration les factures dans les systèmes comptables.

Facture électronique comme pièce jointe

La boîte mail sur laquelle l’émetteur envoi les factures numériques en pièces jointes. A réception il faudra saisir manuellement les données de facturation ou utiliser une solution de LAD/RAD (Lecture Reconnaissance Automatique de Documents). Cette méthode est simple à mettre en œuvre, supprime le papier. Mais elle nécessite le maintien de la piste d’audit fiable comme pour la facture papier, lors de contrôles fiscaux.

La factur-X, le standard accessible à toutes les entreprises ?

La factur-X présentée en 2017 est-elle la solution pour généraliser un procédé de dématérialisation à toutes les entreprises, comme le prédisent ses promoteurs ?

Comment fonctionne-t-elle ? Et enfin quel futur ?

La Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique publié en France le 9 juillet 2017 par le FNFE. Ce type de facture est aussi appelée facture mixte ou facture hybride, en effet sa particularité est d’être lisible par l’homme et par la machine. La Factur-X est un fichier au format PDF/A3 ce qui permet d’y incorporer un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée.

La Factur-X est donc lisible comme une facture PDF et est aussi lisible directement par des systèmes d’information sans passer par des opérations complexes de LAD/RAD.

Afin que la Factur-X puisse être réceptionnée et traitée par toutes les entreprises qui souhaitent pouvoir l’intégrer directement dans leur système d’information. Le standard prévoit plusieurs profils de données structurées selon les exigences réglementaires et métiers :

  • Profil MINIMUM : minimum de données exigées par le portail Chorus Pro,
  • Profils BASIC et BASIC WL : minimum de données avec ou sans les lignes de facture,
  • Profils EN 16931 et EXTENDED : conformes aux nouvelles normes européennes de facturation.

Ainsi les entreprises émettrices peuvent facturer électroniquement et bénéficier des avantages de la dématérialisation de leurs factures sans se préoccuper si leur partenaire peut traiter ou non une facture dématérialisée.

Une mise en œuvre simple de la factur-X

Pour l’entreprise émettrice de factures au format Factur-X, la mise en œuvre est simple. Elle ne nécessite aucun changement de logiciel de facturation et aucun investissement important.

Il lui suffit de continuer à éditer ses factures au format PDF avec toutes les mentions légales et les mentions métiers demandées par son client.

Pour convertir la facture au format PDF à une Factur-X, il lui sera nécessaire de passer par un intermédiaire ou une plateforme de dématérialisation qui prendra en charge la conversion du PDF en PDF/A3. DE fait, on opte pour un format PDF/A3 signé électroniquement avec un certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) l’entreprise émettrice s’affranchit de l’obligation de la mise de la piste d’audit fiable. La facture au format PDF/A3 est ensuite envoyée au récepteur.

A l’initiative de l’émetteur

Jusqu’alors le passage à la facture électronique était imposé par les donneurs d’ordre. Chaque donneur d’ordre imposait à ses fournisseurs son canal de facture électronique :

  • L’EDI Fiscal, l’émetteur devait alors investir dans une solution EDI,
  • Un portail intranet sur lequel le fournisseur dépose ses factures au format PDF demandé par le donneur d’ordre,
  • Un PDF simple ou signé, envoyé à une boîte mail dédiée.

Soit autant de canaux d’émission de factures que de partenaires commerciaux. En adoptant la Factur-X l’émetteur prend l’initiative de son projet de dématérialisation de factures.

La Factur-X va accélérer le passage à la dématérialisation des factures.

La Factur-X comble l’absence d’un standard de dématérialisation qui soit accessible financièrement et techniquement à toutes les entreprises petites, moyennes et grandes. Néanmoins, l’EDI fiscal restant le standard pour les grandes entreprises et les échanges avec leur sous-traitance.

Après la factur-X, quel futur pour la facture électronique ?

Au 1er janvier 2025, toutes les facturations BtoB et BtoG seront dématérialisées.

L’obligation de dématérialiser sera-t-elle étendue au e-commerce ? Au BtoC (Business to Customer) ? Ces questions se posent encore.

Mais déjà avec l’adoption générale de la facture électronique, toutes les données des factures pourront être communiquées à l’administration fiscale pour qu’elle puisse les exploiter à des fins de contrôle de la TVA. Elle pourrait ainsi procéder à des recoupements automatisés entre factures émises et factures reçues. Et proposer des déclarations de TVA pré-remplies ?

La généralisation de la facture électronique avec Factur-X ouvre-t-elle la voie vers un nouveau modèle de facturation ? Le modèle Clearance est l’une des options sur la table. A consulter, cet excellent article sur le modèle Clearance.

Tenor accompagne depuis plus de 30 ans ses clients dans la gestion de leurs données. Les factures dématérialisées/l’EDI facture n’ont plus de secret pour nos équipes. De fait nos solutions de dématérialisation fiscale sont d’ores et déjà opérationnelles pour le passage à la factur-X.