Quels sont les avantages du WEBEDI ?

Les avantages du WEBEDI sont nombreux. Simple à utiliser, le WEBEDI permet à toutes les entreprises de créer, recevoir, tracer des documents électroniques au travers un portail WEB. Cette façon de « faire de l’EDI » est-elle aussi performante et sécurisée qu’une solution EDI intégrée ?

Pour répondre à cette question nous allons voir dans cet article :

  • Ce qu’est réellement le WEBEDI ?
  • Les vrais avantages du WEBEDI
  • Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?

Qu’appelle-t-on WEBEDI ?

Avant de parler des nombreux avantages du WEBEDI, il nous faut définir ce que c’est.

Définition du WEB EDI

Un WEB EDI est un portail WEB sur lequel les pages WEB affichent des formulaires intelligents. En effet, le portail permet la création, la modification, l’affichage, l’impression en clair des messages EDI que l’entreprise émet, réceptionne, traite.

L’architecture d’un WEBEDI est de type « hub and spoke » c’est-à-dire :

  • Le partenaire principal (donneur d’ordre) dispose :
    • D’un service EDI intégré soit en mode SaaS, soit en mode OnPremise,
    • D’une plateforme internet qui héberge les formulaires intelligents et échange les informations avec le traducteur EDI du service EDI du donneur d’ordre,
  • Les entreprises clientes (fournisseurs, sous-traitants) du service WEB EDI qui se connectent à la plateforme d’hébergement des formulaires.

Ce que l’EDI en version Web permet :

  • Recevoir des messages EDI en clair telles des commandes (ORDERS) qui pourront être exportées vers la Gestion Commerciale,
  • Emettre des avis d’expédition (DESADV) directement à partir des commandes clients reçues sur le portail WEBEDI ou importées de la Gestion Commerciale,
  • Facturer électroniquement (INVOICE) les commandes livrées.

Les vrais avantages du WEBEDI

Les avantages du WEBEDI pour les donneurs d’ordre

Proposer un service de WEBEDI permet aux donneurs d’ordre de généraliser l’adoption des échanges EDI avec tous leurs partenaires commerciaux. En effet, qu’ils soient réguliers ou occasionnels et quelle que soit leur taille, les gains sont immédiats en centralisant tous les échanges de documents commerciaux et électroniques sur un seul canal : l’EDI.

Le WEBEDI est aussi un élément de la transformation digitale des relations clients / fournisseurs en apportant une solution « zéro papier » immédiatement accessible grâce à une connexion internet.

Autre avantage du WEBEDI, il facilite le passage à la facture dématérialisée. En effet, il suffit alors de mettre en place une piste d‘audit fiable ou une signature électronique certifiée lors de l’envoi de la facture électronique.

Les avantages du WEBEDI pour les entreprises

Les avantages mis en avant d’une solution WEBEDI pour les entreprises sont :

  • Pas d’investissement initial, une connexion internet et un navigateur suffissent,
  • Une prise en main rapide,
  • Une tarification simple et transparente, généralement moins de 30 € par mois,
  • Des fonctionnalités de traçabilité des échanges et d’archivage légal de documents.

L’un des avantages du WEBEDI, c’est que c’est un service dans le cloud, en conséquence :

  • Est disponible de partout, 24h/24 et 7j/7,
  • Est toujours à jour, c’est-à-dire une transparence totale lors de modifications ou d’évolutions des standards EDI utilisés. C’est le donneur d’ordre qui en est le maître d’œuvre,
  • Est toujours conforme aux réglementations en vigueur, comme pour les mises à jour technologiques, c’est le donneur d’ordre qui est en charge de la conformité légale,
  • Est indépendant et autonome vis-à-vis des logiciels de Gestion et de Comptabilité utilisés dans l’entreprise : l’entreprise change de version de logiciel ou de logiciel, il n’y a pas d’impacts sur le service EDI.

Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?

Du fait qu’un WEBEDI n’est pas une solution EDI intégrée, en conséquence ne communique pas en direct avec les logiciels utilisés par l’entreprise. Un WEBEDI ne permet pas de bénéficier de tous les avantages que permet un EDI : automatismes des traitements, suppression de toutes les ressaisies, traitement de gros volumes.

Très souvent le WEBEDI est considéré comme la solution EDI des TPE et PME ayant peu de volumes EDI à traiter. Et pour lesquelles investir dans la mise en œuvre d’un EDI intégré n’est pas économiquement justifié.

Quelles sont les limites du WEBEDI ?

Malgré les nombreux avantages du WEBEDI, la solution comporte tout de même quelques limites. En effet les personnels des entreprises utilisent un WEBEDI ponctuellement dans la journée pour relever les messages reçus et envoyer des messages. Ces opérations sont effectuées par saisie directe, le plus souvent par export et import de fichiers texte ou CSV.

De fait, les limites d’un WEBEDI sont :

  • Le niveau d’intégration recherché avec le donneur d’ordre, s’il est nécessaire de communiquer en temps réel et à flux continu avec le donneur en temps réel, un WEBEDI n’est pas la solution ; c’est souvent le cas pour la sous-traitance industrielle, le transport et la logistique.
  • Des volumes de messages très importants pour lesquels des traitements en mode batch avec des imports et exports de fichiers n’est pas fiable.

Le WEBEDI un « service Cloud » pour tous ?

Un WEBEDI est une solution EDI dans le cloud. De ce fait opter pour un WEBEDI c’est bénéficier immédiatement des avantages du Cloud :

  • La maîtrise des budgets,
  • Un hébergement sécurisé,
  • Une adaptation en temps réel aux besoins de l’entreprise,
  • Une facilité pour un travail collaboratif, tout particulièrement quand le télétravail en entreprise se généralise.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs flux. En effet, la révolution de la mise en place du 1er WEBEDI (Labellisé par GALIA) par ses soins a été une avancée majeure pour tous les donneurs d’ordre et leurs partenaires commerciaux. Si le sujet vous intéresse n’hésitez pas à consulter l’article sur la mise en œuvre de l’EDI ou celui sur la norme EDIFACT.

Qu’est-ce qu’un ETL ?

Un ETL (Extract Transform Load) est un ensemble d’outils et de méthodes qui combinent trois fonctions : l’extraction de données de sources diverses (bases de données, fichiers, etc…), la transformation des données extraites en un format cible selon des règles définies et enfin le chargement de ces données transformées dans un Data Wharehouse.

L’ETL est un élément clé dans la mise en œuvre d’un projet de Business Intelligence en entreprise. Ses fonctions sont de collecter des données provenant de sources différentes, de les traiter et de les charger dans un entrepôt de données.

Dans cet article découvrez les fonctions d’un ETL, Pourquoi mettre en place un ETL ? Dans quels cas mettre en place un ETL ? Quels bénéfices pour votre entreprise ?

Les fonctions d’un ETL

Les trois fonctions d’un ETL sont l’extraction des données de l’entreprise de son système d’information, leur transformation et enfin leur chargement dans un Data Wharehouse.

L’extraction des datas

Un ETL doit être en mesure de collecter, en temps réel ou par batch, toutes sortes de données brutes, données structurées ou non structurées ; en provenance des différentes sources du système d’information de l’entreprise, sur site et sur le cloud.

Cette étape consiste à extraire des données sélectionnées de l’ensemble des bases de données (Oracle, SAP, MySQL, …) des applications de l’entreprise. Cette opération nécessite l’utilisation de plusieurs technologies adaptées au type de la source de données : des passerelles, des utilitaires de réplication, des extracteurs, des connecteurs, des API.

La transformation des données de l’entreprise

Cette étape est la plus importante, elle garantit la qualité des données qui seront intégrées dans l’entrepôt de données. Pour chaque nature de donnée, origine de donnée, des règles précises sont définies pour :

  • Vérifier les données,
  • Supprimer les doublons,
  • Nettoyer les données,
  • Standardiser selon les règles métiers.

L’objectif est de produire des données propres prêtes à être chargées dans le Data Warehouse et à servir de source pour les solutions d’analyse et de Business Intelligence.

Le chargement des données des applications

Après cette étape, les données stockées sont accessibles et utilisables pour des : 

  • Analyse avec des outils OLAP (On Line Analyse Processing),
  • Recherche de corrélation avec le Data Mining,
  • Partage avec les outils de Reporting,
  • Exploitation par les Outils Business Intelligence.

Pourquoi utiliser un ETL pour le management de la donnée ?

Les systèmes d’information des entreprises sont de natures hétérogènes, plusieurs sources de données, de générations différentes, Gestion commerciale, CRM (Customer Ressource Management), Gestion de production, ERP…

Des ERP (Enterprise Ressource Planning) souvent connectés à des solutions périphériques : applications mobiles, sites marchands, etc… qui deviennent autant de nouvelles sources de données.

Et aussi encore des mainframes, dans les mondes de l’industrie et de la finance, toujours en production pour des applications critiques.

Sources multiples, structures de données différentes, possibles redondances d’informations : cet état est un obstacle à une analyse fine et rapide des informations de l’entreprise.

La solution : collecter toutes les données pertinentes de l’entreprise dans un Data Wharehouse, entrepôt de données. Les données seront alors organisées et formatées à des fins d’analyse.

Dans quels cas mettre en place un ETL ?

Un ETL est le principal outil pour déplacer des données d’une source vers une cible.

Alimentation d’un Data Wharehouse : agréger les données dans un entrepôt pour ensuite les manipuler

L’alimentation de la base de données d’un outil de Business Intelligence peut s’effectuer à l’aide de scripts indépendants. Cette approche demande des développements spécifiques pour chaque source de données avec des risques importants de régression à chaque modification de données.

Dès lors que l’existant est composé :

  • De multiples sources de données,
  • Des structures de données hétérogènes,
  • Des quantités importantes de données à extraire et à transformer,

et qu’il nécessite :

  • La création d’un référentiel unique des données,
  • La nécessité d’un contrôle efficient de la qualité des données : traitement des données erronées, des redondances.

Migration de données

Les outils ETL peuvent aussi être utilisés pour des opérations de migration de données d’anciennes applications vers de nouvelles. L’ETL permet d’extraire les données d’une ancienne application, de les nettoyer et de les convertir au format attendu par la nouvelle application et enfin de les charger.

Intégrer de nouvelles sources d’informations

La transformation numérique des entreprises à l’ère du BigData multiplie les sources de données : IoT (Internet of Things), OpenData, Site e-commerce, Réseaux Sociaux, pages Web, …, et les nouveaux types de données non structurées et présentes en de très grandes quantités.

Un ETL permet aussi d’aller collecter ces données extérieures et de les charger un Data Lake u lac de données afin de pouvoir les exploiter.

ETL et MDM (Master Data management)

Dans la mise en œuvre d’un projet MDM, les ETL sont utilisés les consolidations de données et pour alimenter en données des applications qui n’exigent pas une alimentation de données en masse.

Quels bénéfices pour l’entreprises ?

Le principal avantage d’un ETL est sa contribution à la réussite du déploiement d’outils de Business Intelligence. Il permet de garantir la qualité des données analysées et d’en assurer leur synchronisation en temps réel avec l’opérationnel de l’entreprise.

Un ETL est évolutif, il s’adapte facilement aux nouveaux besoins de l’entreprises. De nouvelles données et sources peuvent être facilement prises en compte par le simple ajout de nouvelles règles et connecteurs.

Et aussi en réalisant une cartographie des données et de leurs flux détenues par l’entreprise, un ETL est aussi contribue à veiller à la conformité RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises dans la gestion de leurs données en proposants des solutions EDI, des solutions EAI ou de dématérialisation de facture. Découvrez nos différentes offres. Contactez-nous!