Les avantages du WEBEDI sont nombreux. Simple à utiliser, le WEBEDI permet à toutes les entreprises de créer, recevoir, tracer des documents électroniques au travers un portail WEB. Cette façon de « faire de l’EDI » est-elle aussi performante et sécurisée qu’une solution EDI intégrée ?
Pour répondre à cette question nous allons voir dans cet article :
- Ce qu’est réellement le WEBEDI ?
- Les vrais avantages du WEBEDI
- Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?
Qu’appelle-t-on WEBEDI ?
Avant de parler des nombreux avantages du WEBEDI, il nous faut définir ce que c’est.
Définition du WEB EDI
Un WEB EDI est un portail WEB sur lequel les pages WEB affichent des formulaires intelligents. En effet, le portail permet la création, la modification, l’affichage, l’impression en clair des messages EDI que l’entreprise émet, réceptionne, traite.
L’architecture d’un WEBEDI est de type « hub and spoke » c’est-à-dire :
- Le partenaire principal (donneur d’ordre) dispose :
- D’un service EDI intégré soit en mode SaaS, soit en mode OnPremise,
- D’une plateforme internet qui héberge les formulaires intelligents et échange les informations avec le traducteur EDI du service EDI du donneur d’ordre,
- Les entreprises clientes (fournisseurs, sous-traitants) du service WEB EDI qui se connectent à la plateforme d’hébergement des formulaires.
Ce que l’EDI en version Web permet :
- Recevoir des messages EDI en clair telles des commandes (ORDERS) qui pourront être exportées vers la Gestion Commerciale,
- Emettre des avis d’expédition (DESADV) directement à partir des commandes clients reçues sur le portail WEBEDI ou importées de la Gestion Commerciale,
- Facturer électroniquement (INVOICE) les commandes livrées.
Les vrais avantages du WEBEDI
Les avantages du WEBEDI pour les donneurs d’ordre
Proposer un service de WEBEDI permet aux donneurs d’ordre de généraliser l’adoption des échanges EDI avec tous leurs partenaires commerciaux. En effet, qu’ils soient réguliers ou occasionnels et quelle que soit leur taille, les gains sont immédiats en centralisant tous les échanges de documents commerciaux et électroniques sur un seul canal : l’EDI.
Le WEBEDI est aussi un élément de la transformation digitale des relations clients / fournisseurs en apportant une solution « zéro papier » immédiatement accessible grâce à une connexion internet.
Autre avantage du WEBEDI, il facilite le passage à la facture dématérialisée. En effet, il suffit alors de mettre en place une piste d‘audit fiable ou une signature électronique certifiée lors de l’envoi de la facture électronique.
Les avantages du WEBEDI pour les entreprises
Les avantages mis en avant d’une solution WEBEDI pour les entreprises sont :
- Pas d’investissement initial, une connexion internet et un navigateur suffissent,
- Une prise en main rapide,
- Une tarification simple et transparente, généralement moins de 30 € par mois,
- Des fonctionnalités de traçabilité des échanges et d’archivage légal de documents.
L’un des avantages du WEBEDI, c’est que c’est un service dans le cloud, en conséquence :
- Est disponible de partout, 24h/24 et 7j/7,
- Est toujours à jour, c’est-à-dire une transparence totale lors de modifications ou d’évolutions des standards EDI utilisés. C’est le donneur d’ordre qui en est le maître d’œuvre,
- Est toujours conforme aux réglementations en vigueur, comme pour les mises à jour technologiques, c’est le donneur d’ordre qui est en charge de la conformité légale,
- Est indépendant et autonome vis-à-vis des logiciels de Gestion et de Comptabilité utilisés dans l’entreprise : l’entreprise change de version de logiciel ou de logiciel, il n’y a pas d’impacts sur le service EDI.
Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?
Du fait qu’un WEBEDI n’est pas une solution EDI intégrée, en conséquence ne communique pas en direct avec les logiciels utilisés par l’entreprise. Un WEBEDI ne permet pas de bénéficier de tous les avantages que permet un EDI : automatismes des traitements, suppression de toutes les ressaisies, traitement de gros volumes.
Très souvent le WEBEDI est considéré comme la solution EDI des TPE et PME ayant peu de volumes EDI à traiter. Et pour lesquelles investir dans la mise en œuvre d’un EDI intégré n’est pas économiquement justifié.
Quelles sont les limites du WEBEDI ?
Malgré les nombreux avantages du WEBEDI, la solution comporte tout de même quelques limites. En effet les personnels des entreprises utilisent un WEBEDI ponctuellement dans la journée pour relever les messages reçus et envoyer des messages. Ces opérations sont effectuées par saisie directe, le plus souvent par export et import de fichiers texte ou CSV.
De fait, les limites d’un WEBEDI sont :
- Le niveau d’intégration recherché avec le donneur d’ordre, s’il est nécessaire de communiquer en temps réel et à flux continu avec le donneur en temps réel, un WEBEDI n’est pas la solution ; c’est souvent le cas pour la sous-traitance industrielle, le transport et la logistique.
- Des volumes de messages très importants pour lesquels des traitements en mode batch avec des imports et exports de fichiers n’est pas fiable.
Le WEBEDI un « service Cloud » pour tous ?
Un WEBEDI est une solution EDI dans le cloud. De ce fait opter pour un WEBEDI c’est bénéficier immédiatement des avantages du Cloud :
- La maîtrise des budgets,
- Un hébergement sécurisé,
- Une adaptation en temps réel aux besoins de l’entreprise,
- Une facilité pour un travail collaboratif, tout particulièrement quand le télétravail en entreprise se généralise.
Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs flux. En effet, la révolution de la mise en place du 1er WEBEDI (Labellisé par GALIA) par ses soins a été une avancée majeure pour tous les donneurs d’ordre et leurs partenaires commerciaux. Si le sujet vous intéresse n’hésitez pas à consulter l’article sur la mise en œuvre de l’EDI ou celui sur la norme EDIFACT.