Mois : février 2021

Faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux est simple à mettre en place. C’est également simple à utiliser. Le WEBEDI est la solution la plus souple et la plus économique pour passer à l’EDI. Un WEBEDI permet de disposer immédiatement d’une solution EDI opérationnelle.

Découvrez dans cet article, le fonctionnement du WEBEDI, les avantages du WEBEDI et pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux.

Qu’est-ce le WEBEDI ?

Le WEBEDI est un portail WEB qui va permettre de créer, envoyer, recevoir et tracer des documents commerciaux avec ses clients et ses fournisseurs.

La simplicité de fonctionnement de faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux

L’utilisation d’un WEBEDI ne nécessite pas de longues formations, de longues phases de paramétrages et de tests. Le premier message saisi sur un portail WEBEDI est en état d’être envoyé.

L’utilisateur se connecte avec ses identifiants au portail WEBEDI :

• Il choisit le type de document qu’il veut envoyer : commande, avis d’expédition, Bon de livraison, …
• Il complète un formulaire intelligent de saisie généralement déjà prérempli.
• Le formulaire complété est contrôlé et validé, toutes les informations nécessaires à l’envoi doivent être renseignées, puis le formulaire est envoyé au service EDI.
• Le service EDI plateforme EDI prend en charge la création du message EDI à la norme attendue (par exemple à la norme EDIFACT) et le routage vers son destinataire.
• L’utilisateur reçoit la notification de la bonne réception du message.

L’échange des documents commerciaux avec un WEBEDI

Faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux c’est échanger tous les documents commerciaux habituels avec ses fournisseurs et clients, dans un standard EDI :

• Recevoir des messages EDI en clair telles des commandes (ORDERS) qui pourront être exportées vers la Gestion Commerciale,
• Émettre des avis d’expédition (DESADV) directement à partir des commandes clients reçues sur le portail WEBEDI ou importées de la Gestion Commerciale,
• Facturer électroniquement (INVOICE) les commandes livrées.

Tous les échanges entre le portail WEBEDI et les applications métiers (Gestion Commerciale, ERP, Comptabilité, …) se font par transferts de fichiers texte ou CSV. Les imports et exports par fichiers permettent d’éviter les erreurs de ressaisies et de gagner en productivité.

Les principaux avantages du WEBEDI

Le WEBEDI combine les avantages de faire de l’EDI avec vos partenaires commerciaux dans un environnement WEB.

Le WEBEDI apporte tous les avantages de la navigation Internet

En effet, faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux, c’est disposer d’un poste de travail connecté à internet :

• Un service ouvert 24h/24 et 7j/7.
• Un service toujours accessible et en tout lieu.
• L’ergonomie du WEB : une utilisation intuitive, un affichage responsive.
• Pas d’investissements en matériel et logiciel hors une connexion internet sécurisée.

Passer au WEBEDI, c’est bénéficier des avantages de l’EDI.

Des échanges sécurisés et fiables :

Ils vont apporter à l’entreprise des gains de productivité et aussi des réductions de coûts de gestion :

• Une réduction des erreurs de codification dans les documents échangés.
• Des documents électroniques transmis immédiatement.
• L’abandon du fax, du téléphone pour recevoir ou transmettre les commandes.
• Le suivi des envois avec les confirmations de réception des documents émis.

L’accès à de nouvelles fonctionnalités qui augmentent la productivité :

• La dématérialisation des échanges commerciaux,
• La traçabilité des documents commerciaux échangés, des bons de commande à la facture,
• Des facilités pour archiver de façon électronique tous les documents commerciaux : Bons de commande, Bons de livraison, Factures.

Quand l’entreprise échange électroniquement avec ses clients et fournisseurs, elle bénéficie d’avantages concurrentiels :

• Des clients qui passent des commandes plus facilement et fréquemment,
• Des conditions commerciales privilégiées avec les fournisseurs.

Pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux ?

Les donneurs d’ordre de l’industrie, de l’Automobile et de la Grande Distribution échangent électroniquement avec leurs principaux fournisseurs. Dans un souci de rationalisation, ils souhaitent étendre les échanges EDI à tous leurs fournisseurs, petits, occasionnels, saisonniers.

A défaut de passer à l’EDI, le fournisseur risque de perdre son référencement et son marché.

Le WEBEDI permet de répondre immédiatement à la demande des donneurs d’ordre.

Le choix de faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux est avantageux pour les entreprises ayant de faibles volumes de messages à échanger. Bien souvent dans ces entreprises un investissement en EDI intégré ne pourra jamais être rentabilisé.

Choisir un WEBEDI :

• C’est accéder aux services d’un EDI sans investissement initial important.
• Une mise en production rapide, en seulement quelques jours.
• La tranquillité d’être toujours conforme aux demandes du donneur d’ordre et aux réglementations commerciales et fiscales en vigueur.

Ainsi le WEBEDI va permettre immédiatement de travailler avec ses fournisseurs en recevant leurs commandes et en leur retournant les avis d’expédition, les bons de livraison, les factures électroniques.

Les WEBEDI maison des donneurs d’ordre

Pour inciter et aider tous leurs fournisseurs à passer à l’EDI, les donneurs d’ordre proposent souvent des intranets WEBEDI intégrés à leur propre système EDI.

Ces solutions intranets « propriétaires » sont parfaites lorsqu’on fait de l’EDI avec un seul partenaire. Mais dès que l’entreprise est amenée à travailler en EDI avec plusieurs de ses partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Il faudra choisir un portail internet WEBEDI pour centraliser l’ensemble des flux EDI reçues et émis en un seul point.

D’autres donneurs d’ordre comme Stellantis et Renault préconisent souvent le WEBEDI de Tenor.

Faire du WEBEDI avec le portail internet eCAR ?

Le WEBEDI eCAR est un portail internet, qui permet de centraliser en un seul point d’accès tous les EDI avec vos partenaires clients et fournisseurs. eCar WEBEDI dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous faciliter l’accès à l’EDI.

Alors que chaque donneur d’ordre propose son propre accès intranet WEBEDI sur lequel il dépose ses propres commandes. Si plusieurs clients envoient des commandes EDI, il faut se connecter à autant d’intranets que de clients.

Avec le WEBEDI eCAR, en une seule connexion vous avez une vue complète sur votre carnet de commandes.

A partir du portail WEBEDI eCAR, vous exportez toutes vos commandes vers votre Gestion Commerciale. Vous envoyez tous vos avis d’expédition, tous vos bons de livraison et vous supervisez tous vos échanges EDI.

Une fois le portail WEBEDI eCAR en production, il vous sera dès lors facile de proposer à tous vos partenaires commerciaux, clients et fournisseurs, de passer par ce canal EDI pour échanger des documents commerciaux.

Le WEBEDI eCAR est un outil multi-langues et est homologué par GALIA.

Pour aller plus loin avec eCar et découvrir tous les avantages du WEBEDI, prenez contact avec nos experts afin d’identifier vos besoins en EDI.

Marketplace et EDI, un sujet majeur pour ceux qui veulent vendre sur les Places de Marché de manière automatisée. En effet, sans automatismes le traitement des commandes s’avère chronophage avec des traitements manuels longs, sources de retards de livraison et d’erreurs. La notation du marchand en sera affectée.

Aussi les entreprises désireuses de vendre sur les marketplaces doivent en priorité se focaliser à réussir leur intégration à celles-ci. L’échange de données informatisé (EDI) est la solution pour réussir cette intégration. Découvrez dans cet article toutes les raisons d’échanger en EDI sur les marketplaces.

Les spécificités de la vente sur les marketplaces

Depuis leurs premières apparitions, au début des années 2000, avec Amazon, eBay, etc…, les marketplaces CtoC et BtoC ont largement contribué au développement du e-commerce.

Aujourd’hui les marketplaces ne se limitent plus au CtoC et au BtoC, elles proposent leurs services à toutes les entreprises BtoB. Certaines sont des « pure players » sur des secteurs professionnels spécialisés : les fournitures pour le bâtiment et les travaux publics, les pièces détachées automobiles pour les professionnels, les intrants agricoles, etc…

Déjà selon une étude Gartner : d’ici 2023, au moins 70% des marketplaces lancées seront ouvertes au BtoB. Déjà sur ces MarketPlaces, les entreprises marchandes sont en concurrence entre-elles. Les gagnantes sont souvent les mieux notées.

Développer ses ventes et fidéliser sa clientèle sur ces nouveaux canaux de vente nécessite de bien appréhender les exigences de la vente sur les marketplacees.

Les exigences de la vente sur les places de marché

Une marketplace est plus qu’un site e-commerce.

Une marketplace est une plateforme d’intermédiation entre vendeurs et acheteurs ayant une fonction de Tiers de Confiance. La Place de Marché apporte des fonctionnalités aux vendeurs et des protections aux acheteurs :

• Elle donne accès à une grande audience, apporte une visibilité accrue aux produits et services proposés, permet d’augmenter le taux de transformation,
• Elle sécurise les transactions, garantit les paiements, intervient lors de litiges,
• Elle exige des marchands un même niveau d’exigence que la marketplace s’applique à elle-même.

Les marchands s’engagent à :

• Une gestion de stocks juste pour éviter les ruptures de stocks,
• Une gestion de prise de commande en temps réel.
• Service 24h/24 et 7j/7,
• Des produits livrés conformes à la commande,
• Une tarification juste,
• Des délais de livraison annoncés respectés.

Un système de notation et les avis laissées par les clients finaux permettent de juger du respect de ses engagements.

De fait la synchronisation entre le Front Office qu’est la Place de Marché et le Back Office qu’est le Système d’Information du marchand doit être rapide, fiable et sécurisée. C’est tout l’intérêt du sujet marketplace et EDI

Des échanges de flux fiables et fréquents pour intégrer la marketplace au Système d’Information

Pour vendre sur une marketplace il faut maitriser trois couches :

• Le Front Office, sur lequel les clients finaux naviguent, et achètent,
• Le Middle Office, qui est le connecteur entre le Front Office et le Back Office, le Middle Office permet aux marchands d’interagir entre leur Système d’Information et la marketplace :
  • Mettre leurs produits en vente,
  • Echanger les documents commerciaux : bons de commande, avis de livraison, factures, paiements, etc…
  • Suivre les évolutions des ventes, obtenir des statistiques,
• Le Back Office, qui permet aux marchands de gérer les commandes. Ainsi il est le Système d’Information du marchand, la Gestion Commerciale, le CRM, le WMS

A chaque produit mis en vente, à chaque commande prise, à chaque paiement, des flux d’informations sont échangés entre le Front Office et le Back Office.

Le défi est de construire un Middle Office performant, fiable et sécurisé.

L’entreprise dispose de différentes méthodes pour interfacer son Back Office avec une marketplace :

• Gestion manuelle, via des pages et formulaires web, ou via des flux de fichiers .xlsx, .csv,
• Gestion automatique en mettant en œuvre des API (Application Programming Interface) ou un système EDI.

L’EDI est LE bon choix pour vendre sur les marketplaces

L’EDI est la solution technique la plus fiable, la plus répandue dans le monde du commerce et de la distribution pour répondre à ses objectifs. L’EDI permet l’échange de documents commerciaux, bons de commande, avis d’expédition, factures, entre partenaires commerciaux dans un format standard. Les documents EDI sont lisibles par machine, ce qui signifie que les processus métier peuvent être facilement automatisés.

De ce fait la plupart des Places de Marché, tel Amazon, communiquent aux développeurs et aux fournisseurs d’accès EDI, leurs Cahiers des Charges EDI.

Pourquoi préférer l’EDI aux API ?

Depuis peu de temps des API proposées par les marketplaces et des intégrateurs de flux concurrencent l’EDI pour mettre en œuvre la synchronisation entre les Systèmes d’Information et les marketplaces. Cependant l’EDI conserve ses avantages :

L’adaptabilité aux besoins métiers

• Les API sont du code, elles sont écrites pour répondre aux spécificités fonctionnelles d’une marketplace, et optimisées pour une exécution rapide. Des modifications d’API en réponse à des spécificités métiers sont délicates et coûteuses à réaliser.
• L’EDI est essentiellement du paramétrage; des consultants ou développeurs peuvent facilement apportées des modifications quand cela est nécessaire.

L’intégration à un réseau de partenaires

• Chaque API est personnalisée selon le partenaire commercial, utiliser des API pour des échanges commerciaux avec de nombreux partenaires devient difficile à maintenir.
• Un système EDI est normé et est construit pour gérer des flux électroniques avec de multiples partenaires commerciaux. Les réseaux EDI VAN sont en capacité de traiter en toute sécurité et fiabilité des volumes très importants.

La compatibilité

• L’API étant une solution récente, sa compatibilité avec toutes les technologies BtoB n’est pas assurée.
• L’EDI est proposé depuis déjà plusieurs décennies en différentes solutions EDI On Premise, EDI SaaS, WEB EDI, de ce fait l’entreprise est certaine d’avoir une solution EDI compatible avec son système d’information.

La sécurité

• Les API restent souvent vulnérables aux intrusions dans les systèmes d’information, multiplier les API pour chaque place de Marché multiplie les risques de violations de données,
• A contrario, un système EDI est facilement sécurisable en utilisant un réseau EDI VAN.

Quels flux EDI échangés ?

A chaque flux en direction de la marketplace ou en provenance de la marketplace un messages EDI au standard EDIFACT sera utilisé.

• La commande (ORDER), la commande sera intégrée à la Gestion commerciale du marchand,
• L’accusé de réception de la commande (ORDER REPONSE), le marchand confirme qu’il a bien reçu la commande et la traite,
• L’avis d’expédition (DESADV), le marchand avise la MarketPlace et le client final que la commande est expédiée,
• La facture d’achat (INVOICE), la facture sera intégrée dans la Comptabilité et pointée lors de la réception du paiement,
• La mise à jour des stocks (INVRPT), pour avoir connaissance par référence produit des stocks disponibles à la vente, des stocks réservés.

Les avantages obtenus avec l’EDI ?

Avantages d’une solution éprouvée et populaire dans le monde de la Distribution et du Commerce :

• L’EDI est essentiellement du paramétrage, des consultants ou développeurs peuvent facilement apporter des modifications quand cela est nécessaire.
• Un système EDI est normé et est construit pour gérer des flux électroniques avec de multiples partenaires commerciaux. Et les réseaux EDI VAN sont en capacité de traiter en toute sécurité et fiabilité des volumes très importants.
• L’EDI est proposé depuis déjà plusieurs décennies en différentes solutions EDI On Premise, EDI SaaS, WEB EDI, de ce fait l’entreprise est certaine d’avoir une solution EDI compatible avec son système d’information,
• La mise en œuvre d’un EDI est un projet maitrisé tant techniquement que financièrement par les DSI et les offreurs de solutions EDI.

Avantages stratégiques entre marketplace et EDI

L’EDI apporte à l’entreprise des avantages stratégiques pour vendre sur les marketplaces :

• Améliorer la marge brute avec des économies d’échelle de réduction des coûts administratifs,
• Participer à augmenter le service client en garantissant les délais de livraison et en réduisant les risques d’erreurs de commandes, et in fine obtenir aux clients finaux de bonnes notes et des avis positifs,
• Etre en capacité de répondre aux évolutions des demandes des clients,
• Démontrer que l’entreprise est active et cherche à se développer sur le e-commerce avec une politique de partenariat à long terme.

Avantages opérationnels de l’EDI marketplace

L’Entreprise va aussi bénéficier dans son quotidien de tous les avantages propres à l’EDI :

• La suppression des documents papiers remplacés par des fichiers électroniques
• Le gain de temps de traitement des commandes,
• La réduction des coûts induits par l’automatisation des tâches,
• L’optimisation des stocks en ajustant facilement les stocks à la demande,
• Limiter le risque d’erreurs ou d’inexactitudes dans les données et informations transmises à la marketplace, qui donnent souvent lieu à des pénalités financières.

Marketplace et EDI, une solution pérenne et évolutive pour les commerçants

L’intégration EDI avec les marketplaces est la solution pérenne et évolutive. En effet avec l’EDI le marchand dispose :

• D’une bibliothèque complète de messages pour les transactions commerciales et la logistique,
• D’un système populaire adopté par de nombreuses entreprises et organisations,
• D’accès à des réseaux EDI VAN sécurisés,
• De compétences EDI nombreuses pour piloter des projets EDI,
• D’offres de prestataires EDI adaptées à tous les métiers,
• Des possibilités d’adaptation aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Avec l’EDI les fournisseurs et vendeurs de produits et de services pilotent leurs ventes sur les marketplaces à partir de leur propre système d’information. Cela leur permet d’être beaucoup plus réactif pour vendre et répondre à la demande, suivre le taux de service et développer leurs ventes.

Pour en savoir plus faites un tour sur le Blog de Tenor ou vous trouverez des articles complets sur la mise en œuvre de l’EDI, la norme EDIFACT ou encore l’EDI en grande distribution qui reflètent bien les enjeux des marketplaces et EDI.