Qu’est-ce que le réseau PEPPOL dans la facture électronique ?

Le réseau PEPPOL est destiné aux transactions électroniques. L’accès au réseau PEPPOL s’effectue via des Points d’Accès sécurisés. Il existe déjà plus de 300 Points d’Accès PEPPOL dans le monde dont 200 en Europe. PEPPOL prétend à une interopérabilité numérique des systèmes de facturation électronique et à la garantie de la conformité de la facture électronique aux règles nationales et internationales. Initialement destiné à la facturation BtoG, le réseau PEPPOL s’ouvre au BtoB.

Dans cet article, découvrez la définition du réseau PEPPOL, son utilité, son mode de fonctionnement et ses avantages. De même nous répondrons à la question : « PEPPOL, le futur de la facture électronique ? »

Le réseau PEPPOL, une initiative européenne

PEPPOL, Pan-European Public Procurement OnLine,

C’est un projet européen lancé en 2007 pour favoriser le développement des échanges commerciaux avec la sphère publique. Dans ce cadre, la Commission Européenne et 18 agences gouvernementales financent le PEPPOL.

L’objectif est de renforcer la concurrence d’accès aux marchés publics européens. A l’échelle européenne PEPPOL normalise et simplifie les échanges électroniques entre le public et le privé. De ce fait, PEPPOL ambitionne un marché unique et numérique pour le e-procurement, les achats en ligne des administrations publiques et la facturation électronique BtoG.

Pour assurer le développement du réseau PEPPOL, les promoteurs du réseau s’appuient sur OpenPEPPOL.

OpenPeppol est maître d’œuvre du réseau PEPPOL

OpenPeppol est une association internationale dont les membres sont des organisations publiques et des entreprises privées. Le rôle de OpenPeppol est d’assumer le développement, la mise en œuvre et la maintenance du réseau PEPPOL en Europe et dans le monde. OpenPeppol délègue ses tâches à des Autorités PEPPOL nationales. Ces Autorités PEPPOL concluent avec des prestataires de services qui proposent des Points d’Accès PEPPOL Certifiés.

Quel est l’objectif du réseau PEPPOL ?

Le réseau PEPPOL se veut une alternative sécurisée aux messageries de type SMTP et aux réseaux à valeur ajoutée.

PEPPOL est un réseau de messagerie sécurisé. Il n’est possible d’y accéder que par des Points d’Accès certifiés. C’est un modèle « 4 coins », fonctionnant comme les systèmes de paiements interbancaires. En effet, l’émetteur et le récepteur n’échangent pas entre eux en direct. Les messages émis de l’un vers l’autre, transitent via des Points d’Accès Certifiés.  Les Points d’Accès contrôlent l’authenticité des messages et les traduisent dans les formats PEPPOL.

réseau PEPPOL

Ainsi ce réseau fermé garantit la sécurité et la confidentialité des échanges de documents et de données entre les entreprises et les gouvernements.

Il est aussi possible d’utiliser le réseau PEPPOL pour transférer tous types de documents financiers et commerciaux : les factures, les appels d’offres des secteurs publics et leurs réponses, les catalogues électroniques…

L’adoption du réseau PEPPOL en Europe et dans le monde

La facture électronique devenant progressivement obligatoire pour tous les échanges avec le secteur public depuis 2017. Ainsi que tous les états européens déploient progressivement des accès au réseau PEPPOL pour réceptionner les factures BtoG.

En France plus précisément ,il est possible de déposer des factures électroniques sur le portail CHORUS PRO via les Points d’Accès PEPPOL.

Alors qu’en Europe il y a déjà plus de 200 Points d’Accès Certifiés PEPPOL. Le réseau PEPPOL s’internationalise très rapidement avec des Points d’Accès aux Etats-Unis et plus récemment en Australie, Nouvelle-Zélande et aussi à Singapour.

En Italie le réseau PEPPOL est obligatoire pour toutes les factures BtoG et BtoB.

En effet depuis 2019 la facture électronique est devenue obligatoire en Italie pour le BtoB. L’Italie est le précurseur européen pour appliquer les règles d’approbation de la facture par l’administration fiscale avant son émission. Il s’agit du modèle Clearance.

PEPPOL et le modèle Clearance

Le modèle Clearance consiste à l’approbation en temps réel des factures BtoG et BtoB par l’administration fiscale avant leur émission. L’administration fiscale attribue un delivery code à apposer sur les factures. L’objectif est donc la lutte contre la fraude à la TVA et l’accélération de son recouvrement.

Le réseau PEPPOL à « 4 coins » est parfaitement adaptable au modèle Clearance avec l’insertion d’un nœud « TVA » supplémentaire.

OpenPeppol travaille sur un modèle « Continous Transaction Control ». Celui-ci permettra aux administrations fiscales de superposer au modèle « 4 coins » une fonction d’approbation sans perturbation ni duplication des flux de facturation électronique.

Comment PEPPOL fonctionne ?

PEPPOL repose en principe sur une infrastructure utilisant le protocole EDI AS2 ou AS4. Les Points d’Accès PEPPOL acceptent la plupart des standards de factures électroniques tels que: EDIFACT, Factur-X, XML, PDF. De ce fait les échanges entre Points d’Accès s’effectuent au format UBL à la norme EN 16931.

L’envoi et la réception de factures électroniques

Pour envoyer des factures électroniques via le réseau PEPPOL il faut d’abord se connecter à un point d’accès PEPPOL.

Dès lors il sera possible de joindre toutes les organisations du public et du privé quel que soit leur point d’accès. Ainsi tous les connectés au réseau PEPPOL sont en mesure d’échanger des factures électroniques.

En effet, le réseau PEPPOL est en mesure de s’assurer de la conformité de la facture électronique émise aux différentes législations européennes en vigueur. Le Point d’Accès certifié PEPPOL (Access Point Certified PEPPOL) se charge de transformer les factures déposées en message aux standards admis par PEPPOL. Le dépôt au Point d’Accès s’effectue par message EDI dans un format standard, EDIFACT, Factur-X, … Il est aussi possible de passer par des API ou d’envoyer un mail contenant la facture dans un format PDF signé ou non.

Les récepteurs de factures doivent être enregistrés dans l’annuaire PEPPOL avec un ID PEPPOL.

L’ID PEPPOL est l’équivalent d’une domiciliation électronique. L’ID PEPPOL permet d’identifier de façon unique un établissement : numéro d’enregistrement aux Chambres de Commerce (SIRET), identifiant TVA. En France l’ID PEPPOL est le numéro SIRET.

Cependant, les émetteurs de factures n’ont pas besoin d’un ID PEPPOL du moment qu’ils passent par un Point d’Accès pour envoyer leurs factures.

L’annuaire des ID PEPPOL

Afin de savoir si une entreprise ou un établissement public est connecté au réseau PEPPOL, il suffit d’interroger l’annuaire PEPPOL.

Les points d’accès PEPPOL

Il existe plus de 300 Points d’Accès certifiés PEPPOL dans le monde dont plus de 200 en Europe. Il y a également des Points d’Accès hors Europe comme aux Etats-Unis, à Singapour, en Australie, en Nouvelle-Zélande. PEPPOL est en passe de couvrir le monde entier.

Les Points d’Accès sont conformes aux spécifications de PEPPOL. De fait, ils doivent réussir les tests de certification pour obtenir un agrément de production. Pour en savoir plus : PEPPOL.eu

Les standards utilisés

Pour la facture électronique la Directive Européenne 2014-55-UE rend obligatoire l’usage des normes UBL 2.1 et UN-CEFACT. Les standards admis par le réseau PEPPOL sont principalement UBL 2.1, EDIFACT, XML et en France Factur-X.

Factur-X est le nouveau format de facture électronique français. Le format FACTUR-X est identique à celui de la facture allemande ZUGFeRD 2.1.

Le secteur automobile utilise le format EDIFACT selon les spécifications de ODETTE et VDA. En BtoG le format XML est l’un des plus utilisé.

Quel sont les avantages du réseau PEPPOL ?

Le réseau PEPPOL apporte à ses utilisateurs des avantages stratégiques de fait de son envergure internationale et une conformité aux réglementations fiscales et leurs évolutions.

Des avantages stratégiques

PEPPOL est un modèle « 4 coins » entièrement sécurisé et interopérable avec tous les acteurs de facturation électronique :

  • Sécurité et normalisation des échanges électroniques,
  • Connexion avec tous les membres du réseau PEPPOL quel que soit leur Point d’Accès,
  • Simplification des processus et une réduction des coûts. Il n’est plus indispensable de s’adapter aux standards que les partenaires commerciaux utilisent, les Points d’Accès prennent en charge les traductions.

Et aussi PEPPOL ne se limite pas à la facturation électronique. Il permet les échanges de tous documents financiers et commerciaux.

La conformité aux réglementations et la prise en compte de leurs évolutions

De par ses origines européennes PEPPOL est en conformité avec toutes les réglementations européennes et leurs transpositions en droits nationaux.

En France PEPPOL est conforme à la mise en œuvre de l’article 153 de la Loi de Finance 2020.

PEPPOL est en mesure de prendre en charge l’évolution vers un modèle Clearance attendu vers 2023.

Le réseau PEPPOL, le futur de la facture électronique ?

La généralisation de la facture électronique pour tous est une réalité.

Son intérêt a de nouveau été démontré avec la crise sanitaire de 2020. En effet, le traitement des factures papier a été quasiment interrompu. La faute à un service postal ralenti et un service courrier réduit dans les entreprises. L’accès aux solutions de traitement des factures électroniques fut néanmoins maintenu avec des procédures de sécurité adaptées au télétravail.

La fin de la facture papier est inéluctable, reste cependant :

  • La mise en place d’une interopérabilité numérique globale entre tous les systèmes de dématérialisation,
  • L’adaptation aux dernières évolutions des réglementations fiscales, tels que l’article 153 de la loi des finances 2020, et le futur passage vers le modèle Clearance.

Le réseau PEPPOL possède toutes les caractéristiques nécessaires pour satisfaire ces deux besoins :

  • Un réseau en capacité de prendre en charge 100% des factures BtoG et BtoB,
  • Un réseau d’envergure internationale qui est en conformité avec l’ensemble des réglementations locales de dématérialisation fiscale.
  • Il permet de rassembler le privé et le public et standardise leurs flux financiers et commerciaux,

Pour aller plus loin consultez cet excellent article sur Factur-X ou encore ceux sur le modèle Clearance et la facture électronique.

Depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans la dématérialisation de vos factures avec des solutions de facture électronique. Nos solutions de e-facture sont déjà intraçables avec le réseau PEPPOL. Prenez contact avec nos experts Démat pour identifier votre besoin dans ce domaine.

Facture électronique, de nombreuses évolutions pour 2024

La loi de finances de 2020 prévoit la fin de la facture papier à partir de 2024. La facture électronique, e-invoice, s’imposera à la totalité des échanges BtoB. Au 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront accepter la facture électronique. Au 1er janvier 2026 toutes les entreprises seront dans l’obligation de facturer électroniquement. Il sera dorénavant obligatoire de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale pour une pré-déclaration de la TVA (e-reporting).

Dès à présent, les entreprises doivent alors s’adapter à ces prochaines échéances. Découvrez dans cet article :

Quelles sont les règles de la facture électronique obligatoire ? Les nouveaux enjeux de la facturation électronique BtoB ? Quelles sont les modalités d’application de l’obligation et le calendrier ?

La facture électronique devient obligatoire pour tous en 2024

Au début des années 2000, pour facturer électroniquement, l’unique solution était l’EDI. Appelée dématérialisation fiscale ou EDIDMF, avec des messages à la norme EDIFACT. La réglementation était complexe.

Un processus d’adoption soutenu par les pouvoirs publics depuis 2013

En 2013 la Directive Européenne du 13 Juillet 2010 est transposée dans le droit français.

La réglementation devient plus souple. Il devient donc possible de transmettre des factures en pièces jointes dans un email. Les PDF signés électroniquement ainsi que la Piste d’Audit Fiable rendent la facture électronique accessible à toutes les entreprises.

Depuis 2019, une solution de facture électronique est disponible dans plus de 75% des entreprises de toutes tailles. La principale raison de l’accélération au passage à la facture électronique est la réglementation de 2017, rendant la facture électronique obligatoire pour les échanges BtoG. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui facturent l’Etat et les collectivités publiques doivent déposer leurs factures sur la plateforme Chorus Pro.

En général, les offres des plateformes de facture électronique qui permettent d’envoyer, de recevoir et d’archiver les factures électroniques ont facilité la mise en œuvre de la facture électronique. La simplification arrive également par les nouveaux standards plus simples et plus accessibles que l’EDI : PDF, signature électronique, Factur-X, XML.

Les services comptables et financiers des entreprises sont ainsi les premiers à bénéficier des avantages de la facture électronique : des économies de gestion, des gains de temps de traitement, la mise en place de workflow de validation, la réduction des délais de paiement, l’archivage électronique à valeur probante.

La crise sanitaire Covid-19 a montré que la facture électronique a été un facteur de résilience pour les entreprises. C’est pourquoi les entreprises ayant déjà mis en place un processus de dématérialisation des factures pour le passage au télétravail ont eu peu d’impact sur le traitement comptable des factures.

Dans ce contexte, le gouvernement accélère le passage à l’obligation de la facture électronique pour tous les échanges commerciaux inter-entreprises.

Le cadre réglementaire de l’obligation de facturer électroniquement

L’article 153 de la loi de finances 2020 annonce la généralisation de l’obligation, à partir du 1er janvier 2024, de la facture électronique pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA.

Le gouvernement présente l’obligation de la facture électronique en tant qu’un modèle gagnant-gagnant, entre Entreprises et Administrations :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises en :
    • Réduisant les coûts de gestion de la facturation,
    • Sécurisant les relations commerciales,
    • Limitant les litiges liés aux délais de paiement,
  • Avoir une connaissance en temps réel de l’activité des entreprises afin de piloter au plus juste les actions de l’administration fiscale en matière de contrôle et de politique économique et fiscale,
  • Avoir les outils pour mettre en place des contrôles selon le modèle Clearance :
    • Prévention et lutte contre la fraude à la TVA avec des regroupements automatisés et un contrôle continu des transactions CTC ou Continuous Transaction Control,
    • Mise en place des pré-déclarations de TVA.

Afin de mettre en œuvre l’article 153, le gouvernement a demandé à la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) un rapport sur les préconisations d’application de l’obligation de la facture électronique. Les objectifs du rapport sont d’identifier le champ d’application de l’obligation et d’évaluer ensuite les solutions techniques et juridiques à mettre en place.

Être prêt pour la « facture électronique 2024 » 

La DGFIP a rendu son rapport le 3 novembre 2020. Celui-ci préconise la transmission électronique des factures entre fournisseurs et clients via une plateforme.

La mise en œuvre de la facture électronique 2024

La DGFIP propose deux schémas techniques pour l’envoie des fatures par voie électronique  : le modèle en V et le modèle en Y.

Le modèle en V

Transmission des factures électroniques du fournisseur vers le client via une plateforme publique.

  • La plateforme publique :
    • Reçoit les factures émises soit par dépôt direct soit via une plateforme privée à laquelle le fournisseur est abonné,
    • Extrait des factures, les données utiles à l’administration fiscale.Elle transmet ces données au Système d’Information de la DGFIP.
    • Envoie les factures au client directement ou à travers la plateforme privée qui gère l’abonnement du client .

Le modèle en Y

Les factures électroniques transitent du fournisseur vers le client via des plateformes privées certifiées par l’administration, sans passer par la plateforme publique.

  • Le fournisseur émet sa facture dématérialisée via une plateforme privée. Ensuite cette plateforme dirige la facture vers la plateforme privée du client et simultanément extrait les données fiscales. Ces données sont finalement regroupées et envoyées vers la plateforme publique qui les transmet à la DGFIP.
  • Le fournisseur peut aussi déposer sa facture sur la plateforme publique qui se charge de l’envoyer au client et d’extraire les données fiscales.

Le rapport met en avant les contraintes inhérentes au modèle en V : risque de non-constitutionnalité du fait d’un monopole d’Etat, risque de non-transmission des factures du fournisseur vers le client en cas de défaillance du système.

Le rapport préconise le modèle en Y

Ce modèle est plus résilient que le modèle en V. De même son fonctionnement est plus souple et permet d’intégrer l’existant (les plateformes privées, comme l’EDI par exemple). Les entreprises qui émettent déjà des flux de facturation électronique, intègrent le modèle en Y, avec des coûts d’adaptation limités.

Le rapport propose de faire évoluer Chorus Pro:

  • Augmenter ses capacités pour prendre en compte le BtoB,
  • gérer un annuaire de toutes les entreprises,
  • recevoir les données utiles à l’administration fiscale et les transférer à la DGFIP.

Le rapport de la DGFIP précise aussi que le champ d’application serait dans un premier temps, limité aux transactions domestiques réalisées entre assujettis à la TVA, Article 256 A du Code Général des Impôts.

D’autant plus, des aménagements particuliers seront à préciser pour le secteur bancaire, les travaux immobiliers et les micro-entrepreneurs.

Différents points restent en suspens dont principalement :

  • Les modalités de certification des plateformes privées dans le modèle en Y.
  • Dans le cadre du modèle Clearance, les conditions de validation des factures avant leur émission vers le destinataire.
  • Et aussi la gestion et la mise à jour de l’annuaire des entreprises, c’est-à-dire une domiciliation numérique à laquelle les factures électroniques sont envoyées,
  • Le rapport n’a pas tranché à propos des formats autorisés
    • A ce jour tous les formats EDIFACT, Factur-X, UBL 2.1 conformes à la norme européenne EN16901, sont autorisés,
    • Temporairement le PDF serait maintenu à condition que les plateformes génèrent un format mixte à partir du PDF, type Factur-X.

Recevoir des factures électroniques

La priorité pour toutes les entreprises est d’être prêtes à recevoir des factures électroniques dès juillet 2024.

Pour bénéficier pleinement des avantages des factures dématérialisées, la plateforme transmet les factures fournisseurs qui s’intégrèrent ensuite dans un processus P2P, Procure to Pay. Cela consiste à mettre en place des solutions de dématérialisation des factures fournisseurs entrantes.

A défaut, la réception d’une facture électronique dans un format hybride tel que Factur-X , permettra de recevoir un double électronique de la facture en PDF lisible sur écran et imprimable. De ce fait, l’entreprise pourra continuer la saisie manuelle dans sa Gestion Commerciale ou sa Comptabilité.

Qu’en est-il du réseau PEPPOL ?

Si l’entreprise est connectée à un point d’accès PEPPOL, elle dispose d’un ID Peppol qui lui permettra de recevoir à cette adresse électronique, toutes ses factures électroniques.

Le calendrier d’application

La loi prévoit l’obligation de la facture électronique entre assujettis à la TVA à compter du 1er juillet 2024 et au plus tard au 1er janvier 2026.

Un amendement à l’article 153 a été déposé le 6 novembre 2020 par le gouvernement pour la loi de Finances 2021. Il précise le calendrier de mise en application :

  • 1er janvier 2024, obligation d’accepter des factures au format électronique, pour toutes les entreprises.
  • Obligation d’émettre des factures électroniques au :
    • 1er janvier 2024, seules les grandes entreprises sont concernées,
    • 1er janvier 2024, les ETI,
    • 1er janvier 2025, toutes les entreprises, TPE et PME.

Un effet Big Bang en 2024 ?

Au terme de 10 ans d’un processus d’adoption engagé en 2013, la facture électronique connaitra- t-elle son Big Bang dès 2024 ?

En effet, pourquoi attendre 2024 ou 2025 pour passer à la facture électronique alors que dès le 1er janvier 2024 :

  • Toutes les entreprises sont donc dans l’obligation d’accepter les factures au format électronique,
  • Toutes les grandes entreprises émettent des factures électroniques,
  • Les infrastructures et les réseaux et plateformes, sont disponibles et fonctionnent.

Tout est aligné, pour un passage rapide et massif vers la facture électronique dès 2024.

En retardant aux dernières échéances son passage à la facture électronique, l’entreprise prend à cause de cela le risque d’un retard dans sa transformation digitale vis à vis de ses concurrents.

Depuis plus de trente ans Tenor propose à ses clients des solutions EDI, des outils de Data Management et des solutions de dématérialisation de facture. Ainsi nos solutions sont opérationnelles pour les prochaines évolutions normatives. Contactez nos équipes pour lancer votre projet de factures électroniques dès aujourd’hui.

DIGITAL DAY, la journée immanquable de la data !

Nous vous donnons rendez-vous le jeudi 25 mars pour la DIGITAL DAY
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Une journée spécialement dédiée à vos échanges de données. L’occasion de partager et d’échanger avec des experts autour de thématiques qui vous passionnent : Master Data Management, Block Chain, Echanges de données informatisés, dématérialisation, etc. Des intervenants passionnés vous transmettront leur expertise et leur savoir-faire au travers d’exemples concrets.

Retrouvez l’intégralité du programme de cette journée : https://www.ediservices.com/fr/digital-day/

EDI avec AMAZON, comment faire ?

L’EDI est une solution largement plébiscités par les acteurs du e-Commerce, qu’il s’agisse des marchands ou des plates-formes. L’omniprésente marketplace Amazon ne fait pas exception et promeut l’utilisation des EDI auprès de tous ses vendeurs comme solution de communications avec leurs Systèmes d’information. Découvrons ensemble comment fonctionne l’EDI avec Amazon, de la mise en place à la vie courante.

Amazon, plus que d’autres, privilégie l’EDI avec ses fournisseurs et ses vendeurs et propose un ensemble de services et d’assistances auprès de ses fournisseurs et vendeurs pour mettre en œuvre l’EDI dans la MarketPlace.

Découvrez dans cet article, pourquoi choisir l’EDI pour vendre sur Amazon et comment mener votre projet d’intégration EDI avec Amazon.

L’EDI et Amazon ou comment s’intégrer à la MarketPlace ?

Quel que soit votre modèle de vente sur la MarketPlace Amazon :

  • Avec Amazon Vendor Central, les vendeurs vendent à Amazon qui revend et expédie les produits aux clients finaux, les vendeurs sont fournisseurs d’Amazon,
  • Avec Amazon Seller Central, les vendeurs mettent en vente leurs produits sur la MarketPlace Amazon et les vendent aux clients finaux en leur nom
    • En Fulfillment by Amazon (FBA) les produits sont entreposés chez Amazon et expédiés par Amazon,
    • En Fulfillment by Merchant (FBM) les produits sont expédiés de chez le vendeur,

Il sera nécessaire d’optimiser la gestion des flux entre votre Système d’Information et Amazon Vendor.

Encore plus que toutes les MarketPlaces, Amazon est très exigeant sur le niveau de service apporté aux clients finaux. De fait l’intégration entre la MarketPlace Amazon et le BackOffice du marchand doit être parfaite et transparente.

L’intégration avec Amazon

L’intégration avec Amazon est le processus qui permet d’envoyer vers Amazon toutes les données concernant les produits, les tarifs, les stocks. De même il permet de recevoir toutes les informations relatives aux commandes, aux clients, à l’expédition et à la facturation.

Ce processus d’intégration avec Amazon comme avec tout autre place de marché est crucial. En effet il doit permettre une synchronisation au plus proche du temps réel entre Amazon et la Gestion Commerciale du vendeur sur Amazon.

L’EDI avec Amazon est la méthode la plus éprouvée et partagée pour effectuer une gestion en continu de ces échanges commerciaux.

Les avantages de l’intégration EDI pour Amazon

Les principales raisons d’une intégration EDI avec Amazon sont :

  • D’améliorer le service client en livrant rapidement les produits commandés,
  • De supprimer toutes les erreurs de ressaisie d’informations,
  • De réduire les coûts de gestion des ventes,
  • De rationaliser les flux entre la gestion commerciale et Amazon,
  • D’éviter des erreurs dans les données et informations transmises avec Amazon, Amazon a une politique de pénalités financières avec des rétro facturations pouvant aller jusqu’à 6% du chiffre d’affaires.

Comment mener un projet d’intégration EDI avec Amazon ?

L’objectif est de mener le projet d’intégration EDI en conformité avec les exigences d’Amazon.

Le Cahier des Charges EDI de la MarketPlace d’Amazon

Amazon met à disposition de ses fournisseurs, de ses vendeurs et de leurs prestataires EDI, une documentation détaillée sur ses exigences. Cette documentation précise les règles de codification des produits mis en vente, les documents et normes EDI admises.

Une codification des produits conforme à la demande d’Amazon.

Les produits vendus sur Amazon doivent respecter des règles de codifications dictés par Amazon. Amazon conseille l’utilisation de la codification GTIN (Global Trade Identification Number). L’obtention des codes GTIN peut se faire auprès de GS1 avec le service CodeOnLine.

De fait il vous faudra pour chaque produit vendu sur Amazon : les identifiants d’articles et les unités de mesure utilisées.

Quels sont les flux EDI échangés ?

Les messages EDI qui sont les plus couramment utilisés avec Amazon Vendor:

  • Bon de commande (ORDERS),
  • Accusé de réception de la commande d’achat ORDRSP (ORDERS RESPONSE),
  • Préavis d’expédition (DESADV ou ASN),
  • Facture d’achat (INVOICE),
  • Mise à jour de l’inventaire des stocks (INVRPT), Amazon propose un outil qui permet de gérer des niveaux de stocks et des alertes lorsque les niveaux sont trop bas.

Cependant il ne sera pas possible de passer par l’EDI pour :

  • La création des catalogues produits,
  • Les fiches et descriptions des produits,
  • Les négociations de prix.

Pour cela il faudra utiliser l’interface WEB de Amazon Vendor en se connectant avec son compte de vendeur.

Les coûts de mise en œuvre de l’EDI pour Amazon

Amazon propose une connexion AS2 et prend aussi en charge l’ensemble des EDI VAN.

Les entreprises qui pratiquent déjà l’EDI n’auront que les coûts liés à la mise en place d’un nouveau partenaire EDI. C’est-à-dire la mise en place d’une nouvelle connexion, les paramétrages et les tests. Les messages EDI échangés avec Amazon seront facturés aux mêmes conditions déjà négociées avec le fournisseur du réseau EDI VAN.

Les entreprises n’ayant pas encore de solution EDI et ne disposant pas de compétences EDI en interne devront se rapprocher d’un prestataire EDI. La plupart des prestataires EDI proposent des solutions EDI clés en main pour se connecter avec Amazon et les principales MarketPlaces.

L’intégration EDI à Amazon est en fait assez rapide.

Cependant l’interface EDI avec le Back Office, ERP, Gestion Commerciale, devra être traitée avec attention.

Réaliser une Intégration d’Amazon au Back Office efficace et performante

Amazon a des règles très strictes pour renseigner les commandes et applique des pénalités lorsque les informations sont inexactes, les délais de transmissions des informations sont longs.

Les pénalités appliquées par Amazon à ses vendeurs peuvent aller jusqu’à 6% du chiffre d’affaires pour des inexactitudes sur les documents entrainant des modifications et pour des retards de transmission. Pour éviter ces pertes de revenu et aussi à terme d’être rejeté par Amazon il faut en amont travailler sur la qualité des données et des informations qui seront transmises.

De ce fait il est primordial de réaliser une intégration efficace entre la plateforme EDI et le Système d’Information, ERP, Gestion Commerciale, WMS. Que toutes les données commerciales utilisées par le Système d’Information de l’entreprise soient exactes et de qualité. Des outils, tels que les EAI, permettent la synchronisation des données et des informations entre les différentes applications du Système d’information.

Pour en savoir plus sur les EAI Enterprise Application Integration

Combien de temps dure un projet d’intégration EDI avec la place de marché Amazon ?

Pour une entreprise utilisant déjà l’EDI pour ses échanges commerciaux et qui a déjà un site ecommerce, l’intégration EDI avec Amazon va être très rapide. De l’ordre de deux à trois semaines minimums. Le temps des formalités administratives et des tests avec Amazon.

Pour une entreprise n’ayant pas encore d’expérience EDI et/ou de e-commerce, des travaux préliminaires sont indispensables :

  • Travaux techniques :
    • Validation de la communication entre une plateforme EDI et avec la gestion commerciale ou l’ERP,
  • Travaux qualitatifs :
    • Préparation du catalogue produits : une codification normée GTIN des articles, et des fiches produits prêtes à être mise en ligne avec les catégories et des mots clés pour un référencement naturel,

Ce dernier point qui concerne les travaux qualitatifs, sera certainement le plus long et devra être anticipé avant de mener l’intégration EDI avec Amazon.

En somme, il vaut mieux faire de l’EDI avec la MarketPlace Amazon

Faire de l’EDI avec Amazon est en effet la meilleure solution. Avec l’EDI, Amazon peut s’intégrer de manière transparente aux principales solutions logicielles ERP, Gestions Commerciales, Comptabilité, WMS. De plus l’intégration EDI permet :

  • De se conformer aux conditions d’Amazon en matière de livraison de produits,
  • D’éviter les pénalités appliquées par Amazon,
  • D’accéder facilement à tous les services logistiques proposés par Amazon pour expédier et livrer vos produits.

Depuis le printemps 2020, Amazon propose en plus de l’EDI une intégration par API. Cependant à ce jour la richesse fonctionnelle de l’API est moindre que la solution EDI. L’intérêt de l’API réside dans le temps réel.

De même la mise en œuvre des API nécessite des compétences de programmation expertes et peut s’avérer plus complexe à maintenir que l’EDI. De fait l’EDI est encore la solution la plus aboutie pour s’intégrer avec Amazon en toute sécurité et efficacité avec le Back Office.

Pour aller plus loin sur le site edi-wiki, consultez cet article sur les avantages de l’EDI, ou encore ces excellents articles sur la norme ANSI X12 et la norme EDIFACT. De même vous pourrez consulter cette information sur Les protocoles de messages EDI. Ainsi que ce focus sur les MarketPlace et l’EDI sur le Blog de Tenor.

Depuis plus de trente ans Tenor accompagne les entreprises dans la mise en œuvre de leurs EDI. Contactez nos experts pour lancer votre projet d’EDI avec Amazon dès aujourd’hui !