Dématérialisation Comptable un enjeu pour les directions Administratives et Financières

Un projet de dématérialisation comptable est un projet qui permet d’automatiser les tâches comptables, de tracer les pièces et de sécuriser leur archivage.

Si aujourd’hui il est simple et rapide de dématérialiser toutes sortes de documents, les échanger et les conserver dans un format électronique n’est pas toujours aisé. Un projet de dématérialisation comptable reste un projet qui mobilise plusieurs expertises métiers au sein de l’entreprise. En effet, la dématérialisation des documents comptables est un projet technique qui s’effectue dans un cadre de règles comptables et fiscales.

Dans cet article, découvrez la dématérialisation d’un point de vue comptable, les enjeux pour votre entreprise et quelques éléments sur le futur de la facture électronique.

La dématérialisation côté comptable

Quels documents comptables peuvent être dématérialisés ?

Une comptabilité dématérialisée est une « comptabilité zéro papier ». L’ensemble des documents comptables peuvent être dématérialisés :

  • Les pièces justificatives, reçues en format papier sont numérisées dès leur réception : factures fournisseurs, notes de frais, …
  • Les factures clients sont émises et envoyées dans un format électronique,
  • Tous les documents comptables et états comptables (journaux, livre, bilan, compte de résultat et annexes) sont conservés et archivés dans un format électronique

Les avantages de la dématérialisation en comptabilité

La comptabilité dématérialisée améliore la productivité et la réactivité.

La suppression du papier va apporter des avantages aisément quantifiables et des bénéfices opérationnels pour votre entreprise.

Des avantages quantifiables :

  • La réduction des coûts de gestion, le coût moyen d’une facture passe de 17 € à 4 €, lorsqu’elle est dématérialisée,
  • Des gains de temps pour les traitements comptables, pour les recherches de pièces,

Les bénéfices opérationnels :

  • Des délais raccourcis pour établir les situations comptables,
  • Une anticipation au plus juste des besoins en fond de roulement,
  • La réduction des erreurs de saisies et de manipulation de documents papier,
  • La lutte contre la fraude avec la mise en place de processus P2P (Purchase to Pay), pour la validation et le paiement des factures fournisseurs,
  • Une amélioration des relations avec les tiers, clients et fournisseurs,
  • La possibilité de mettre en place le télétravail au sein du service comptable.

Pour l’entreprise, des enjeux techniques et des enjeux juridiques

Un projet de dématérialisation comptable requiert la mise en œuvre de solutions informatiques et l’assurance d’être conforme avec les textes réglementaires en vigueur.

Les enjeux techniques

Au sein de l’entreprise la dématérialisation comptable s’effectue à différents niveaux.

A l’enregistrement

Mettre en place des solutions de numérisation, LAD (Lecture Automatique de Document) ou OCR (Optical Character Recognition). Les pièces comptables numérisées sont indexées et classées dans une GED (Gestion Electronique de Document).

A partir des factures fournisseurs et des notes de frais numérisées, on génère automatiquement et provisoirement des écritures comptables.

Aux étapes de validation

Modéliser les circuits de validation avec des outils workflow de type BPM (Business Process Management). Pour chaque type de pièces, par tranches de montant, quels automatismes ? Comment gère-t-on les exceptions, les rejets ? Qui valide ? Une double validation est-elle nécessaire ? Chaque intervenant est notifié par le système des validations en attente.

La GED permet de tracer en temps l’état d’avancement des traitements.

A l’archivage

Conserver les pièces et documents comptables dans un lieu garantissant l’origine, l’authenticité, l’intégrité des fichiers numériques. Ces fichiers seront à présenter à l’administration fiscale lors de contrôles.

Les enjeux juridiques

Le défi est de veiller que tout au long du processus de dématérialisation comptable, qu’il soit rapide de prouver l’authenticité des pièces. C’est à dire pouvoir remonter la piste d’audit jusqu‘à l’origine du document dématérialisé, soit :

  • Un document numérique horodaté et signé électroniquement au sens du règlement européen eIDAS,
  • Remonter, via la GED, à l’ensemble des intervenants sur le document jusqu’à la source, la source pouvant être un logiciel métier de l’entreprise, le document papier numérisé,
  • Archiver les documents dans un Système d’Archivage Electronique ou SAE à la norme NF Z42-013.

Les responsables comptables de l’entreprise doivent aussi veiller que :

  • Le fichier électronique remplace le papier, il est non modifiable, horodaté et restituable dans un format lisible. C’est à dire répond aux critères d’intégrité, d’authenticité, de lisibilité,
  • Les logiciels de facturation avec une fonctionnalité de caisse soient certifiés conformes selon la loi du 30 décembre 2020,
  • Lorsqu’il est fait appel à des services comptables en SaaS, les documents électroniques soient stockés obligatoirement en France ou dans un pays ayant une convention fiscale avec la France.

Focus sur la facture électronique

La dématérialisation fiscale ou facture électronique est l’élément central de la dématérialisation comptable.

La réglementation en cours pour la dématérialisation comptable

Le législateur, hier réfractaire, voire soupçonneux, à l’égard des procédés de dématérialisation, s’est depuis converti à la dématérialisation :

  • 1991, la législation autorisait la possibilité de dématérialiser les factures sous conditions drastiques, les solutions EDI avec la norme EDIFACT, permettent de dématérialiser les factures,
  • 2013, les Pouvoirs Publics ont la volonté d’inciter les entreprises à passer à la facture électronique. La réglementation s’est assouplie. Il est possible de transmettre des factures en format PDF simple ou signé. La PAF ou Piste d’Audit Fiable unifie les règles de contrôle des factures papier et électroniques,
  • 2017, Le format Factur-X lisible par l’homme et la machine, cumule les avantages des PDF et des fichiers structurés,
  • 2020, la facture électronique devient obligatoire en BtoG pour toutes les entreprises. On transmet les factures via le portail Chorus Pro.

La facture électronique en 2023

Dans un objectif de compétitivité et de lutte contre la fraude à la TVA, le législateur souhaite au plus tôt mettre fin à la facture papier.

1ère phase : la fin de la facture papier sauf exceptions

L’article 157 de la loi de finances de 2020 généralise l’obligation de la facture électronique. La facture électronique, e_invoice, s’impose progressivement à la totalité des échanges BtoB à compter du 1er janvier 2023.

2ème phase : la mise en place d’un modèle Clearance

Toujours dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale prévoit à compter de 2025. Que les déclarations de TVA seront pré-remplies. Pour cela, les données de facturation seront transmises à la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) lors de l’émission des factures électroniques.

La dématérialisation comptable, c’est maintenant !

En attentant que la dématérialisation comptable devienne obligatoire, les entreprises disposent dès aujourd’hui d’un cadre juridique favorable pour dématérialiser leur comptabilité.

Lancer un projet de dématérialisation dès aujourd’hui permettra au plus tôt d’en tirer des bénéfices opérationnels.

Cependant la comptabilité doit toujours répondre aux mêmes règles de sincérité et de preuves opposables aux actionnaires, aux banques, à l’administration fiscale. De fait un projet de dématérialisation comptable doit toujours être piloté par la Direction Administrative et Financière.

Pour aller plus loin faite un tour sur le Blog de Tenor et consultez cet excellent article sur la Facture électronique de nombreuses évolutions pour 2023. De même n’hésitez pas à contacter nos équipes pour lancer votre projet avec notre application de facture électronique dès aujourd’hui.

Comment mettre en place des données de référence et les administrer ?

Mettre en place des données de référence est primordiale pour la gestion de l’entreprise. En effet, les entreprises collectent, traitent et conservent de nombreuses données. Ces données sont stockées dans les CRM, ERP ainsi que la comptabilité. De fait, une même information se trouve en différents endroits: logiciels et bases de données.

De fait, cela induit un ensemble de questions : L’adresse d’un client est-elle toujours identique entre le CRM, la gestion commerciale et la comptabilité ? Le nombre de comptes clients est-il le même ? Sur quelle base compter le nombre de clients actifs ? Où se trouve la bonne information ?

Ces questions sont courantes dans une entreprise, les poser pour chercher la vérité est une perte de temps et d’argent. Nous verrons dans cet article la définition des données de référence et leur importance. Ensuite, nous proposerons des pistes et des solutions pour identifier, administrer et partager ces données.

Les données de référence de l’entreprise

Les données de référence d’une entreprise sont toutes les données qui vont permettre de décrire et de rechercher des informations d’exploitation et de gestion. Par exemple, une commande client contient un code client, un code produit et une adresse de livraison.

Une définition des données de référence

Selon les métiers et l’activité, les données de référence ne seront pas les mêmes d’une entreprise à une autre. Cependant on distingue trois types de données de référence :

  • Les données « maître » qui sont les objets métiers de l’entreprise : client, fournisseur, salarié et compte comptable. par exemple, pour un distributeur un code GTIN, pour un transporteur un tracteur, pour une coopérative agricole une parcelle, pour un laboratoire pharmaceutique une molécule, …
  • Les données consécutives qui enrichissent les données « maître » : adresse, caractéristiques techniques, photo, …
  • Les données paramètres qui sont des tables de valeurs ou nomenclatures : taux de TVA, codes devises, codes postaux, codes analytiques, tarifs …

L’importance de construire un référentiel de données

Les systèmes d’information des entreprises se complexifient avec le temps du fait d’applications de plus en plus nombreuses. Mais également parce qu’elles communiquent aussi entres-elles. Il y a aussi les acquisitions et restructurations qui empilent les bases de données.

Aussi il devient difficile de savoir où aller chercher la donnée la plus fiable, la plus à jour. Dans le CRM ? Dans la gestion commerciale ? Dans la comptabilité ?

Cette situation est une source de perte de temps et de productivité dans l’entreprise. Et plus encore elle peut mettre l’entreprise en difficulté. En effet les responsables des entreprises doivent satisfaire les marchés et les investisseurs. De même, les pouvoirs publics exigent aux entreprises des données fiables et sincères (RGPD, IFRS, respect des normes et procédures de traçabilité, …),

Dans ce contexte il devient primordial pour l’entreprise de construire un référentiel de données commun à tous. Des données vérifiées, exactes et actualisées qui s’imposent à toutes les applications du système d’information.

Mettre en œuvre les données de référence en entreprise.

C’est un projet transverse au sein de l’entreprise qui prend un aspect organisationnel et un aspect technique.

L’aspect organisationnel de la gestion des données de référence

Aujourd’hui l’entreprise a la nécessité de valoriser ses données de référence. En effet, il faudra prendre en charge l’intégralité de leurs cycles de vie. Celui-ci comprend, les étapes de collecte, le stockage, l’analyse, l’actualisation, le partage, l’archivage et enfin la suppression.

Le prospect entré dans le CRM, deviendra client dans la Gestion Commerciale. De fait, celui-ci sera livré, facturé, associé à un compte comptable. Ensuite, le client sera suivi par le SAV, obtiendra ses identifiants pour se connecter sur son espace client dédié et sera présent dans les archives de l’entreprise jusqu’à sa suppression.

Il s’agira dès lors de définir le référentiel des données. C’est à dire de les décrire de façon formelle :

  • La liste exhaustive des données de référence de l’entreprise,
  • Pour chacune un format standardisé, le niveau de qualité exigé,

De préciser les rôles et responsabilité de chacun et de chaque service vis à vis de la donnée:

  • Qui la collecte,
  • Qui la consomme,
  • Qui l’actualise,
  • Qui a le droit d’y accéder.

L’aspect technique de la gestion des données de référence

Il s’agira de faire l’inventaire des applications du système d’information et de modéliser les échanges de données de référence entres-elles. Quelle application la crée ou la collecte ? Quelles applications peuvent l’actualiser ? Quelles applications peuvent seulement la consulter ? Où est-elle stockée ?

Enfin il faudra choisir les bons outils pour gérer ces flux de données. Nous allons distinguer deux fonctions, d’une part la collecte et le stockage et d’autre part la diffusion.

La collecte et le stockage des données de référence

Il s’agit d’aller chercher les données de référence dans les applications, les nouvelles créations de données, les actualisations de données existantes. Ensuite de les contrôler, de les valider, de les mettre dans un format standardisé avant de les charger dans un entrepôt de données ou Data Warehouse. Ces fonctions sont du domaine des ETL (Extract Transform Load). Un ETL fonctionne de façon unidirectionnelle des applications du système d’information vers le Data WareHouse. L’ETL extrait les données des applications, les traitent et les charge dans leur lieu de stockage.

Consolider les données en un lieu unique permet de faciliter l’accès aux données à tous. Mais également de mettre en œuvre les outils d’analyse décisionnelle sur une base de données fiables et à jour.

La diffusion des données de référence

Pour permette à toutes les applications de partager les mêmes données de référence :

  • Les ESB (Enterprise Service Bus) pour assurer le transport des données de référence du Data WareHouse vers les applications, en mettant en œuvre des API et des Web Services.
  • Les EAI (Enterprise Application Intégration) qui permettent de centraliser toutes les interactions entre les différentes applications du système d’information en un hub central.

Le Master Data Management pour prendre en charge l’organisation et le technique

Finalement, pour répondre à « Comment mettre en place des données de référence et les administrer ? », le recours à un MDM est la solution idéale.

En effet le MDM ou Master Data Management est une suite de méthodes et de logiciels dont les fonctions sont de garantir :

  • L’intégrité du référentiel des données de l’entreprise,
  • L’accès par tous, à tout moment, à des données exactes, pertinentes et à jour.

Pour cela les MDM permettent la mise en œuvre :

  • D’une source de donnée unique et validée :
    • Les données de référence sont stockées dans un Warehouse, alimentées avec un ETL,
  • De la diffusion et mise à disposition de données exactes aux applications « consommatrices » de données,
    • En s’appuyant sur les outils EAI et ESB qui diffusent et synchronisent les données de référence dans le système d’information de l’entreprise.

En conclusion le MDM permet de garantir l’unicité de l’information et de la diffuser aux applications et aux services qui en ont le besoin. Et aussi le MDM est en capacité de gérer l’ensemble des flux de data dans l’entreprise.

Pour aller plus loin consultez cet excellent article sur Comment améliorer la qualité des données ? De même, faites un tour sur l’article sur l’Architecture EAI, quelles solutions choisir pour votre SI ?

Depuis plus de 30 ans nos experts vous accompagne pour la mise en oeuvre de vos solutions EDI, EAI et dématérialisation. Contactez nos experts pour lancer votre projet dès aujourd’hui.

Flux de données, comment l’améliorer grâce au MDM ?

Le flux de données est au cœur du fonctionnement du système d’information de l’entreprise. Sans flux de data, les applications ne peuvent pas fonctionner. De fait la mise en œuvre d’une organisation optimale de ces flux de données est primordiale.

Les outils de MDM prennent en charge les données de référence de l’entreprise. Ces outils peuvent-ils aussi organiser et gérer tous les flux de données dans l’entreprise ?

Ainsi dans cet article nous allons aborder, les différents flux de données dans l’entreprise et leur importance. Mais également les solutions qui s’offrent à vous pour les gérer. Enfin, nous verrons les avantages de mettre en œuvres des outils tels ceux de MDM (Master Data Management) pour prendre en charge les flux de données inter-logiciels.

Les flux de données dans l’entreprise

Les flux de données dans l’entreprise interviennent à tout instant de l’activité informatique : transferts de fichiers, échange de messages EDI, gestion de logs, navigation internet, utilisation d’applications, analyse décisionnelle, archivage, etc…

Aujourd’hui les flux de données de l’entreprise deviennent de plus en plus nombreux et volumineux. Les raisons sont multiples :

  • Le nombre croissant des applications métiers en production dans l’entreprise,
  • Les architectures hybrides, des applications in-situ, hébergées, mobiles, SaaS,
  • De nouvelles sources de données, objets connectés, Open Data, Big Data,
  • La généralisation de la dématérialisation des échanges avec les partenaires de l’entreprise et les administrations, EDI, télédéclarations.

Les différents flux de données dans l’entreprise

Nous distinguons différents types de flux de données : les flux internes à l’entreprise, les flux échangés avec des tiers et enfin les nouvelles sources de données.

Les flux internes :

  • Les données de référence de l’entreprise, toutes les applications partagent le même référentiel de données métier.
  • Les échanges inter-logiciels et les applications échangent des informations d’exploitation, le bon de commande de la gestion commerciale devient un bon de livraison pour la logistique puis une facture pour la comptabilité.
  • L’alimentation d’un entrepôt de données pour les outils de Business Intelligence.

Les flux échangés avec des tiers:

  • Les échanges avec les partenaires EDI, clients, fournisseurs et administrations.
  • Les flux commerciaux vers les sites de e-commerce et les places de marchés ou marketplace.

Les nouvelles sources pour vos flux de données:

  • L’IoT (internet des Objets), pour des relevés de capteurs, d’index de compteurs et des coordonnées GPS, …
  • L’Open Data, pour des informations statistiques, météorologiques, …
  • Le Big Data pour des analyses marketing prescriptives et prospectives, …

L’importance des flux de données dans l’entreprise

Si l’entreprise ne parvient pas à maitriser l’ensemble de ses flux de données, elle perdra tout avantage concurrentiel sur ses marchés. De même face à des concurrents plus agiles elle sera fragilisée par l’utilisation de données non vérifiées, non actualisées et incomplètes.

De même, il est primordial de mettre en place une organisation des flux de données de l’entreprise pour s’assurer que les données qui circulent dans l’entreprise soient toujours fiables et disponibles. Ceci est d’autant plus important lorsque le nombre des applications utilisées par l’entreprise s’accroit.

Le MDM (Master Data Management) a pour fonction de consolider les données de références de l’entreprise et de les diffuser auprès des applications métiers de celle-ci. Il sera possible d’étendre les fonctions du MDM a tous vos flux de données.

Comment le MDM optimise les flux de données ?

Un MDM est un ensemble d’outils, de méthodes et aussi de règles et de bonnes pratiques qui vont permettre de gérer le référentiel de données.

Les fonctions MDM liées aux données de référence

Vis à vis des données de référence, le MDM mettre en oeuvre un MDM vous permettra de :

  • Collecter les données de référence.
  • Décrire les données de référence de l’entreprise, les nettoyer, les consolider et les mettre dans un format standardisé.
  • Alimenter un référentiel de données partagés par toutes les applications.
  • Préciser les règles d’acquisition, de consultation, de mise à jour, de modification et de suppression.

Les fonctions MDM liées à la gestion des flux de données

Dans le cadre de la gestion des données, le MDM permettra :

  • De diffuser les données de référence auprès des applications et des logiciels qui font la requête.
  • De synchroniser les données de référence entre les différentes applications et bases de données du système d’information.
  • D’archiver et de sauvegarder les données de l’entreprise.

Les atouts du MDM pour sécuriser, administrer et stocker les données interlogicielles

Les méthodes et les outils de MDM s’adaptent à toutes les données et informations qui circulent dans le système d’information de l’entreprise.

Le MDM sécurise les données de l’entreprise. Pour chaque donnée le MDM permet de préciser une source unique de la donnée. Mais également de vérifier l’exactitude de la donnée. Ainsi seules des données fiables et à jour circulent dans l’entreprise.

Le MDM administre les données de l’entreprise. Pour chaque donnée le MDM permet de définir qui fait quoi, commençant par la collecte de la donnée, la mise à jour, la consultation et la suppression . Les rôles de chaque application et logiciel sont précisés par le MDM.

Le MDM stocke les données de l’entreprise c’est à dire qu’il permet aussi une centralisation du stockage des données en un seul endroit. Pour ce faire il mettra en œuvre des solutions de type ETL.

Le MDM facilitera aussi la mise en œuvre d’une gouvernance des données selon les règles édictées par l’entreprise. En conformité avec ses objectifs de management et les contraintes réglementaires en vigueur (RGPDIFRS).

Mettre en œuvre un MDM est un projet collaboratif

C’est un projet impactant l’ensemble des services et des personnels de l’entreprise. En effet, il exige des collaborations transversales pour partager les données et les informations. De fait, il doit s’appuyer sur des solutions techniques innovantes.

La mise en œuvre d’un MDM est un projet collaboratif d’urbanisation des flux de données dans l’entreprise. De fait, la Direction Générale, la DSI en sont particulièrement impactés. Néanmoins, tous les services de l’entreprise travaillerons ensemble pour mener et réussir un projet MDM.

Ainsi la réussite d’un projet MDM est indispensable à la transformation digitale de l’entreprise.

Si cet article vous a plus, à lire sur notre Blog la définition du Master Data Management et la différence entre ETL et EAI. Pour aller plus loin consultez cet excellent article sur comment planifier et budgétiser un projet MDM.

Depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans la gestion de vos données avec des solutions EDI, de data Management et de dématérialisation. N’hésitez pas à prendre contact avec nos experts dès maintenant pour identifier votre besoin.