Un projet de dématérialisation comptable est un projet qui permet d’automatiser les tâches comptables, de tracer les pièces comptables et de sécuriser leur archivage.
Si aujourd’hui il est simple et rapide de dématérialiser toutes sortes de documents, les échanger et les conserver dans un format électronique n’est pas toujours aisé. Un projet de dématérialisation comptable reste un projet qui mobilise plusieurs expertises métiers au sein de l’entreprise. En effet, la dématérialisation des documents comptables est un projet technique qui s’effectue dans un cadre de règles comptables et fiscales.
Dans cet article, découvrez la dématérialisation d’un point de vue comptable, les enjeux pour votre entreprise et quelques éléments sur le futur de la facture électronique.
La dématérialisation côté comptable
Quels documents comptables peuvent être dématérialisés ?
Une comptabilité dématérialisée est une « comptabilité zéro papier ». L’ensemble des documents comptables peuvent être dématérialisés :
- Les pièces justificatives, reçues en format papier sont numérisées dès leur réception : factures fournisseurs, notes de frais, …
- Les factures clients sont émises et envoyées dans un format électronique,
- Tous les documents comptables et états comptables (journaux, livre, bilan, compte de résultat et annexes) sont conservés et archivés dans un format électronique
Les avantages de la dématérialisation en comptabilité
La comptabilité dématérialisée améliore la productivité et la réactivité.
La suppression du papier va apporter des avantages aisément quantifiables et des bénéfices opérationnels pour votre entreprise.
Des avantages quantifiables :
- La réduction des coûts de gestion, le coût moyen d’une facture passe de 17 € à 4 €, lorsqu’elle est dématérialisée,
- Des gains de temps pour les traitements comptables, pour les recherches de pièces,
Les bénéfices opérationnels :
- Des délais raccourcis pour établir les situations comptables,
- Une anticipation au plus juste des besoins en fond de roulement,
- La réduction des erreurs de saisies et de manipulation de documents papier,
- La lutte contre la fraude avec la mise en place de processus P2P (Purchase to Pay), pour la validation et le paiement des factures fournisseurs,
- Une amélioration des relations avec les tiers, clients et fournisseurs,
- La possibilité de mettre en place le télétravail au sein du service comptable.
Pour l’entreprise, des enjeux techniques et des enjeux juridiques
Un projet de dématérialisation comptable requiert la mise en œuvre de solutions informatiques et l’assurance d’être conforme avec les textes réglementaires en vigueur.
Les enjeux techniques
Au sein de l’entreprise la dématérialisation comptable s’effectue à différents niveaux.
A l’enregistrement
Mettre en place des solutions de numérisation, LAD (Lecture Automatique de Document) ou OCR (Optical Character Recognition). Les pièces comptables numérisées sont indexées et classées dans une GED (Gestion Electronique de Document).
A partir des factures fournisseurs et des notes de frais numérisées, on génère automatiquement et provisoirement des écritures comptables.
Aux étapes de validation
Modéliser les circuits de validation avec des outils workflow de type BPM (Business Process Management). Pour chaque type de pièces comptables, par tranches de montant, quels automatismes ? Comment gère-t-on les exceptions, les rejets ? Qui valide ? Une double validation est-elle nécessaire ? Chaque intervenant est notifié par le système des validations en attente.
La GED permet de tracer en temps l’état d’avancement des traitements.
A l’archivage
Conserver les pièces et documents comptables dans un lieu garantissant l’origine, l’authenticité, l’intégrité des fichiers numériques. Ces fichiers seront à présenter à l’administration fiscale lors de contrôles.
Les enjeux juridiques
Le défi est de veiller que tout au long du processus de dématérialisation comptable, qu’il soit rapide de prouver l’authenticité des pièces comptables. C’est à dire pouvoir remonter la piste d’audit jusqu‘à l’origine du document dématérialisé, soit :
- Un document numérique horodaté et signé électroniquement au sens du règlement européen eIDAS,
- Remonter, via la GED, à l’ensemble des intervenants sur le document jusqu’à la source, la source pouvant être un logiciel métier de l’entreprise, le document papier numérisé,
- Archiver les documents dans un Système d’Archivage Electronique ou SAE à la norme NF Z42-013.
Les responsables comptables de l’entreprise doivent aussi veiller que :
- Le fichier électronique remplace le papier, il est non modifiable, horodaté et restituable dans un format lisible. C’est à dire répond aux critères d’intégrité, d’authenticité, de lisibilité,
- Les logiciels de facturation avec une fonctionnalité de caisse soient certifiés conformes selon la loi du 30 décembre 2020,
- Lorsqu’il est fait appel à des services comptables en SaaS, les documents électroniques soient stockés obligatoirement en France ou dans un pays ayant une convention fiscale avec la France.
Focus sur la facture électronique
La dématérialisation fiscale ou facture électronique est l’élément central de la dématérialisation comptable.
La réglementation en cours pour la dématérialisation comptable
Le législateur, hier réfractaire, voire soupçonneux, à l’égard des procédés de dématérialisation, s’est depuis converti à la dématérialisation :
- 1991, la législation autorisait la possibilité de dématérialiser les factures sous conditions drastiques, les solutions EDI avec la norme EDIFACT, permettent de dématérialiser les factures,
- 2013, les Pouvoirs Publics ont la volonté d’inciter les entreprises à passer à la facture électronique. La réglementation s’est assouplie. Il est possible de transmettre des factures en format PDF simple ou signé. La PAF ou Piste d’Audit Fiable unifie les règles de contrôle des factures papier et électroniques,
- 2017, Le format Factur-X lisible par l’homme et la machine, cumule les avantages des PDF et des fichiers structurés,
- 2020, la facture électronique devient obligatoire en BtoG pour toutes les entreprises. On transmet les factures via le portail Chorus Pro.
La facture électronique en 2024
Dans un objectif de compétitivité et de lutte contre la fraude à la TVA, le législateur souhaite au plus tôt mettre fin à la facture papier.
1ère phase : la fin de la facture papier sauf exceptions
L’article 157 de la loi de finances de 2020 généralise l’obligation de la facture électronique. La facture électronique, e_invoice, s’impose progressivement à la totalité des échanges BtoB à compter du 1er janvier 2024.
2ème phase : la mise en place d’un modèle Clearance
Toujours dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale prévoit à compter de 2025. Que les déclarations de TVA seront pré-remplies. Pour cela, les données de facturation seront transmises à la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) lors de l’émission des factures électroniques.
La dématérialisation comptable, c’est maintenant !
En attentant que la dématérialisation comptable devienne obligatoire, les entreprises disposent dès aujourd’hui d’un cadre juridique favorable pour dématérialiser leur comptabilité.
Lancer un projet de dématérialisation dès aujourd’hui permettra au plus tôt d’en tirer des bénéfices opérationnels.
Cependant la comptabilité doit toujours répondre aux mêmes règles de sincérité et de preuves opposables aux actionnaires, aux banques, à l’administration fiscale. De fait un projet de dématérialisation comptable doit toujours être piloté par la Direction Administrative et Financière.
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