Dématérialisation des factures fournisseurs

Dématérialisation des factures fournisseurs, c’est le moment de passer à la numérisation des factures !

A partir du 1er janvier 2024, toutes les entreprises accepteront les factures électroniques par obligation. C’est-à-dire que toutes les entreprises devront être en capacité de gérer des factures fournisseurs reçues par voie électronique (dématérialisation entrante des factures). Quand le passage à l’obligation de la facture électronique sera achevé, seuls les formats structurés et les formats mixtes comme Factur-X seront autorisés .

Les règles et les outils de dématérialisation des factures fournisseurs

Le passage du papier au numérique doit respecter des règles strictes pour assurer aux factures électroniques les mêmes valeurs comptables, légales et fiscales. Pour cela, les entreprises se doivent de respecter un cadre réglementaire. Mais également, de mettre en œuvre de nouveaux outils de dématérialisation fiscale.

Le cadre réglementaire

Quelles sont les fonctions de la facture d’un point de vue réglementaire ?

  1. Une partie commerciale : obligatoire dans le cadre d’une transaction commerciale, elle doit être conservée 10 ans, article L 441-3 du code de Commerce,
  2. Une fonction juridique : preuve que la transaction commerciale a eu lieu, article L 110-3 du code de Commerce, et instrument de refinancement ou titre de transfert de créance,
  3. Un aspect comptable : justificatif des écritures comptables, elle doit être conservée 6 ans,
  4. Une fonction fiscale : justificatif de la TVA déductible.

Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, l’entreprise doit impérativement veiller à ce que la facture conserve ces quatre fonctions.

La dématérialisation fiscale de la facture fournisseur s’effectue en trois étapes :

1/ L’acquisition de la facture dans un format numérique.

2/ La validation de la facture pour déclencher son paiement.

3/ L’archivage électronique de la facture.

dématérialisation des factures fournisseurs

Par ailleurs, cela implique la mise en œuvre de quatre types d’outils.

Les outils d’acquisition des données de facturation

Pour toutes les factures réceptionnées, hors factures EDI, il est nécessaire d’en extraire toutes les données.

Un module d’acquisition doit pouvoir numériser les factures sous format papier, lire les factures électroniques, PDF, XML, etc… Afin d’extraire toutes les données de facturation : date, fournisseur, références de commande, numéro de TVA, montants, taxes, devise, lignes de détails.

Les outils d’acquisition possèdent des fonctions d’apprentissage pour reconnaitre les factures des fournisseurs habituels. Les plus récents utilisent l’Intelligence Artificielle pour améliorer le contrôle des données et procéder aux ventilations comptables et analytiques.

Une fois que le document numérique est reconnu comme facture, un horodatage du fichier avant son classement atteste de l’existence du document à une date et à une heure précise. Il permet ainsi de garantir l’intégrité des données au-delà de cet instant.

Une GED pour classer, consulter, tracer

La GED, Gestion Electronique de Documents, permet de centraliser et de classer toutes les factures reçues, de les indexer pour faciliter les recherches. La GED permet aussi de gérer les accès, consultation, téléchargement selon les profils utilisateurs

Un processus de validation

Un workflow de type BPM, Business Process Management, permet de décrire le circuit de validation de la facture jusqu’au paiement.

Qui valide ? Qui valide en cas d’absence ? Une double validation est-elle nécessaire ? Le workflow notifie les factures en attente de visa et alerte en cas de dépassement de délai.

Un archivage électronique

Un système d’archivage électronique ou SAE à valeur légale pour garantir la conservation et la restitution de la facture numérique dans un format lisible durant une durée de 10 ans minimale.

Quels enjeux pour les entreprises ?

Pour les entreprises les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs sont de deux ordres : l’optimisation du cycle Procure-To-Pay ainsi que la lutte contre la fraude.

La digitalisation des circuits de paiement des factures

Une priorité pour les chefs d’entreprises ; selon Markess 65% des décideurs souhaitent dématérialiser leur processus Purchase-to-Pay ou P2P.

Les bénéfices attendus sont effectivement nombreux :

  • Des gains de temps de traitement. En effet, toutes les factures reçues par courrier, par mail, déposées sur des portails fournisseurs, reçues via les BAL des plateformes de dématérialisation rentrent dans le même circuit et sont traitées en temps réel.
  • La suppression du risque d’un double paiement de la facture en cas de réception par deux voies distinctes.
  • Le respect des délais de paiement entre professionnels,
  • La mise en place d’automatismes : contrôles, classements, rapprochements de la facture avec le BL, ventilations comptable et analytique,
  • La traçabilité des opérations internes de validation de la facture,
  • Des économies de coûts, selon une étude récente, le traitement d’une facture fournisseur papier est estimé à 14€.

La digitalisation du circuit P2P facilite aussi l’usage de solutions mobiles et du télétravail pour valider les factures.

La lutte contre la fraude

Digitaliser le traitement des factures fournisseurs est un moyen efficace de lutter contre les fraudes et les anomalies de paiement. Entre 2018 et 2020, 7 entreprises sur 10 ont été victimes d’au moins une tentative de fraude.

La dématérialisation du processus P2P permet de :

  • Contrôler en temps réel les fiches fournisseurs, de passer en anomalie toute facture dont la fiche fournisseur est absente ou présente des erreurs, de vérifier la date du Kbis, de comparer les coordonnées bancaires des factures avec les RIB connus,
  • Mettre en place des procédures sécurisées, profils utilisateurs, paramétrer les règles internes de validation des factures, compartimenter les tâches,
  • Tracer toutes les actions et tentatives d’accès dans des journaux de log et d’audit,
  • Rapprocher automatiquement les lignes de factures avec les lignes des BL afin de détecter toutes les anomalies et tous les écarts,
  • Mettre en place des alertes pour suivre les variations de trésorerie inhabituelles et les délais de paiement anormaux.

Les 3 axes de la dématérialisation des factures fournisseurs

Pour synthétiser, un projet de dématérialisation des factures fournisseurs, a trois axes qu’il sera nécessaire de suivre pour la réussite du prochain et obtenir l’adhésion de tous les personnels concernés.

Un axe réglementaire

Tout au long du projet de dématérialisation, l’entreprise veille à ce que les factures numérisées conservent à chaque étape leur intégrité et leurs qualités de pièces comptables à valeur probante.

Un axe technique dans la dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures fournisseurs nécessite la mise en œuvre et la coordination de plusieurs outils informatiques, numérisation, workflow, gestion documentaire, archivage électronique. Et ce dans un environnement hybride, des scanners sur site, une GED centralisée, des fonctions de validation en réseau, un service d’archivage électronique hébergé.

Un axe organisationnel

Le fonctionnement de la comptabilité fournisseur est le principal service de l’entreprise à bénéficier du passage à la dématérialisation. En effet elle permet, l’automatisation de nombreuses tâches comme : les saisies, le rapprochement des factures avec les commandes, la ventilation comptable, le suivi de la validation jusqu’au règlement. Le service comptable n’interviendra que lors d’anomalies détectées par le système.

Que vous soyez une PME, une ETI ou une grande entreprise la dématérialisation des factures fournisseurs sera obligatoire pour tous en 2024. Dès aujourd’hui, lancez votre projet de facture électronique, et contactez nos experts.

Si cet article vous a plu, à lire sur le même sujet l’article sur les évolutions des factures en 2024. Faites également un tour sur l’article sur le modèle Clearance ou encore celui sur Factur-X.

Doit-on encore utiliser le PeSIT ?

Le PeSIT fut l’un des protocoles de transfert de fichiers de point à point les plus répandus en France. Il a été créé à l’origine pour les échanges interbancaires. Le PeSIT a également été adopté à l’extérieur du secteur bancaire. Encore disponible avec le CFT et l’Open Source Waapr, le PeSIT né en 1986 est aujourd’hui considéré en fin de vie.

Découvrez dans cet article les raisons du succès du PeSIT et de sa longévité. De même nous aborderons la notion du MFT comme digne remplaçant du moniteur PeSIT.

Le PeSIT, un protocole d’origine bancaire

Le PeSIT ou Protocole d’Echanges pour un système interbancaire de Télécompensation, est un protocole d’échanges en toute sécurité de fichiers point à point. Le PeSIT permet l’écriture et la lecture de données d’une machine à une autre. Il est créé en 1986 pour le secteur bancaire et utilisé pour les échanges internes dans les établissements bancaires et les échanges entre banques. De plus à son origine, il permettait aussi des échanges de messages entre moniteurs sur les réseaux Transpac et X25. Les messages contiennent donc un entête avec les informations de gestion de la transmission, suivie des données transmises et d’une balise de fin.

Les assurances, les mutuelles et la sécurité sociale ont rapidement adopté le PeSIT. C’est également le cas de la plupart des grandes entreprises qui l’ont choisi pour les transferts de leurs gros fichiers informatiques.

C’était les années Transpac et « Minitel ». Les télétransmissions sur les réseaux professionnels se développaient. De même, les échanges de fichiers sur supports magnétiques et les télédéclarations sur minitel. Dans les entreprises : les ERP, les logiciels de paie généraient des fichiers pour la remise des LCR magnétiques, pour les virements des salaires. Le moniteur PeSIT permettait la transmission des fichiers. Les agences bancaires recevaient aussi ces fichiers copiés sur disquettes .

Ces fichiers informatiques permettaient de transmettre les déclarations sociales aux organismes sociaux .

Le PeSIT, un protocole robuste et fiable

De toute évidence, le PeSIT a été le seul protocole robuste et fiable qui permettait l’échange de fichiers entre moniteurs. Lorsque les réseaux IP remplacent X25 et Transpac, PeSIT bascule sur les réseaux IP, publics et privés.

35 ans d’existence, une longévité qui s’explique !

  • Le protocole PeSIT a prouvé sa capacité à prendre en charge des traitements par lots. De fait, grâce à ses performances, ses qualités en matière de sécurité, de disponibilité et de fiabilité des transferts.
  • Des utilisateurs peu enclins ont migré vers de nouveaux protocoles pour les transferts de fichiers stratégiques à leur activité.
  • Les Systèmes d’Informations des grandes organisations et notamment celles du secteur bancaire, utilisent encore des Mainframe et des applications stratégiques écrites en Cobol. Par conséquent, ces applications sont lourdes et complexes, voire impossible à modifier pour prendre en compte de nouveaux protocoles et de nouvelles architectures.

La fin de vie du PeSIT

La fin de vie du PeSIT est annoncée bien qu’il soit toujours disponible avec :

  • Le CFT, Cross File Transfert. Le CFT est un logiciel de type moniteur qui fonctionne sur réseau IP. Les moniteurs CFT utilisent les protocoles bancaires PeSIT, ETBAC et pour le secteur automobile OFTP (Odette File Transfert Protocol),
  • Et Waapr son équivalent le moniteur Open Source de transfert de fichiers.

Le RGI, Référentiel Général d’Interopérabilité, déconseille aux administrations publiques de lancer de nouveaux projets faisant appel au protocole PeSIT. De ce fait, il classe le PeSIT « en fin de vie » pour les raisons suivantes :

  • Les entreprises maintiennent de moins en moins le PeSIT, il devient donc un protocole propriétaire.
  • Le PeSIT est complexe à mettre en œuvre et perd ses caractéristiques d’être commun et interopérable.

Pour mémoire le RGI est un document administratif initié en 2005. Le RGI a pour objet de spécifier des règles imposées aux administrations. Règles qui s’appliquent à faciliter et à rendre cohérent les échanges entre les Systèmes d’Informations publiques.

Aujourd’hui les transferts de fichiers deviennent multiples. En effet, il y a de nouveaux formats et de nouvelles pratiques de travail. Par conséquent, le protocole PeSIT point à point avec des moniteurs n’est pas adapté aux architectures informatiques horizontales et aux formats non-structurés.

Les entreprises choisissent le MFT pour gérer les transferts et partages de fichiers

Les solutions MFT permettent une gestion centralisée et automatisée de tous les transferts de fichiers de l’entreprise.

Principalement, les MFT prennent en charge les fichiers volumineux et garantissent la livraison aux destinataires. Surtout ils mettent en œuvre des procédures de sécurité :

  • Chiffrement des données transmises.
  • Authentification des émetteurs et récepteurs.
  • Garantie de la non-répudiation. C’est à dire la transmission des certifications de l’origine des données et leur bonne réception par le destinataire.
  • Utilisation d’anti-virus.

Remplacer les moniteurs du PeSIT avec un MFT

Il faut éviter de se retrouver avec un protocole PeSIT qui n’est plus maintenu! Par conséquence, les DSI doivent dès aujourd’hui anticiper la fin des moniteurs PeSIT. Ainsi, il faudra basculer des moniteurs PeSIT vers un MFT. C’est une solution avantageuse pour les raisons développées ci-dessous.

Le MFT présente toutes les caractéristiques de sécurité de transmission du protocole PeSIT

  • Authentification des émetteurs et des récepteurs des fichiers.
  • Garantie de la livraison et de la non-répudiation.
  • Cryptage des données transmises.

Le MFT rend les mêmes services que le PeSIT :

  • Transfert point à point.
  • Prise en charge des fichiers volumineux.

Le MFT, la solution pour gérer et superviser les transferts

L’entreprise a aujourd’hui, besoin d’une solution pour gérer et superviser tous ses transferts et partages de fichiers et de données en toute sécurité. Pour cela, le MFT est :

  • La solution accessible à partir de tous les postes de travail.
  • Une vision à 360° sur toute l’activité de transfert et de partage des fichiers.
  • Une solution agile car il prend en charge tous les formats de fichiers multimédias et non-structurés.
  • Un outil intégré au Système d’Information et communicant avec les applications métiers.

En somme, anticiper la disparition du PeSIT est une évidence pour les DSI. Les solutions alternatives sont peu nombreuses et le MFT représente une bonne solution pour continuer à échanger vos fichiers en toute sécurité.

Si cet article vous a plu, à lire sur notre Blog Qu’est-ce le MFT ou transfert géré de fichiers ? et la différence entre ETL et EAI. Pour aller plus loin consultez aussi cet excellent article sur 10 bonnes raisons de passer au Master Data Management.

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Qu’est-ce qu’un Data Warehouse ?

Le Data Warehouse ou l’entrepôt de données fournit des données consolidées pour les analyses décisionnelles, il permet de stocker le référentiel des données métiers de références de l’entreprise.

Les Data Warehouse sont devenues incontournables pour les DSI. En effet, les entreprises ont de plus en plus de données à stocker. De fait, les simples bases de données ne suffissent plus.  A l’ère du Big Data, les solutions de stockage sont diverses : lacs de données (Data Lakes), entrepôts de données et autres magasins de données.

Pour faire un choix parmi toutes ces solutions, la question que se posent tous les DSI est : quelles sont les solutions qui permettent de stocker les données, de les restituer facilement pour le bénéfice de l’entreprise?

Découvrez dans cet article sur l’entrepôt de données. De quoi s’agit-il ? Comment l’entreposage de données se différencie d’un lac de données (Data Lake), d’un magasin de données, d’une base de données ? Et enfin 5 raisons pour lesquelles un entrepôt de données permet d’extraire de la valeur de vos données.

L’entrepôt de données ou Data Warehouse

Les Data Warehouse ou entrepôts de données correspondent à des bases de données qui fournissent des données consolidées pour les analyses décisionnelles. De même, ils stockent le référentiel des données métiers de références de l’entreprise.

Bill Inmom, promoteur des entrepôts de données, cite « A Data WhareHouse as a subject-oriented, integrated, time-variant and non-volatile collection of Data in support of management’s decision-making process ».

C’est à dire, un entrepôt de données est un ensemble de données structurées, non volatiles, historisées et organisées pour devenir un support à la prise de décision.

Les fonctions des entrepôts de données

Les données des Data Warehouse proviennent de différentes sources :

  • De sources internes à l’entreprise: bases de données des applications de gestion, de production, CRM, Gestion Commerciale, ERP, Paie RH…
  • De sources externes: Open Data, objets connectés, …

Toutes ces données sont chargées dans l’entrepôt de données via une solution ETL (Extract Transform Load). Les ETL permettent de :

  • Unifier les données : nommage normalisé, uniformisation des types et des unités, mise dans un même format normé,
  • Nettoyer les données : vérification de l’intégrité, suppression des doublons, traitement des valeurs manquantes ,détections des erreurs, des incohérences,
  • Charger les données dans l’entrepôt,
  • Gérer l’historique : versionning, suppression ou agrégation des données anciennes.

Le Data Warehouse stocke des données structurées, classées et non volatiles.

Le but est d’obtenir un ensemble de données conçues pour la prise de décision. En effet, elles permettent d’élaborer des statistiques, utiliser les outils de BI, et créer des rapports. Les données ne sont jamais modifiées, elles peuvent être extraites et analysées autant de fois que nécessaire.

Autre fonction stratégique de l’entrepôt de données : Le référentiel des données métier de l’entreprise est stocké dans l’entrepôt de données. L’entrepôt de données les conserve et les met ensuite à disposition des applications de l’entreprise. A leur chargement dans l’entrepôt, les données de références font donc l’objet de traitements et de contrôles garantissant leur véracité.

Data Warehouse vs Data Lake ou lac de données

Les données des lacs de données sont du domaine des Data Scientist pour de l’analyse prédictive, de l’analyse comportementale, essentiellement à des fins marketing.

Un lac de données est un système évolutif de stockage et d’analyse de données selon les experts. Les données sont de tous types et stockées brutes dans leur format natif. Les spécialistes de la données , les Data scientistes et Data analystes utilisent principalement les Data Lakes pour l’extraction de connaissances ainsi que la réalisation des analyses prédictives.

Pour que le Data Lake soit exploitable et ne devienne pas un Data swamp ou « marécage de données », il est nécessaire d’y joindre des règles de gestion pour en assurer la qualité et la clarté :

  • Un référentiel de métadonnées pour classifier et identifier les informations stockées,
  • Une politique et des outils de gouvernance,
  • Une organisation logique et physique.

Tous ce qui produit des données numériques est source de données d’un lac de données. Qu’ils s’agissent de logiciels métiers, d’historiques des navigateurs internet, d’objets connectés, de fichiers de log, de mails, de coordonnées GPS, de vidéos, d’images, de sons, de tweets, de pages Facebook, etc…

Ces données sont structurées, semi-structurées, non-structurées. Elles restent en état brut. Au contraire un entrepôt de données contient des données traitées, et essentiellement structurées.

Les lacs de données peuvent aussi être sources de données d’un entrepôt. Dès lors les données seront traitées et mises en forme pour y être chargées. Comme par exemple: des avis consommateurs. Et réciproquement les entrepôts de données aussi peuvent être sources de lacs de données. Les données sont chargées sans transformation.

Data Warehouse vs Datamart ou magasin de données

Les données des magasins de données sont des données filtrées et triées à des fins de statistiques et analyses métiers.

Deux approches théoriques des magasins de données, Bill Inmon définit le Datamart comme un flux de données issu du Data Warehouse. Le Datamart regroupe des données spécialisées par métiers. Les Datamart sont en périphérie de l’entrepôt.

Alors que pour Ralph Kimball, les Datamart sont des sous-ensembles de Data Warehouse qui se composent de tables liées entres-elles. Chaque magasin de données regroupe une activité métier de l’entreprise. L’ensemble des Datamart constitue le Warehouse.

Ces deux approches convergent, l’idée est de rendre l’entrepôt de données plus facilement accessible aux opérationnels et experts métiers de l’entreprise. Les utilisateurs ont alors accès qu’aux données utiles à leurs besoins métiers.

Un magasin de données est une vue partielle et sélective du contenu d’un entrepôt de données. Données sélectionnées et regroupées à des fins spécifiques, données financières, commerciales, comptables, pour des requêtes métiers habituelles et répétitives.

La limite de rester au niveau des Datamart est de se cantonner dans des silos métiers. Pour des analyses transverses il sera donc nécessaire d’accéder à l’ensemble du Data Warehouse.

Data Warehouse vs Database ou base de données

Uniquement les bases de données peuvent créer, modifier, supprimer des données. Elles enregistrent en temps réel l’activité de l’entreprise.

Les bases de données sont conçues pour fonctionner en temps réel. Dans l’entreprise, des sources applicatives ou transactionnelles peuvent alimenter les bases de données. C’est à dire, à travers les applications et logiciels de l’entreprise. Ce sont donc les bases de données des CRM, ERP, Gestion Commerciales, TMS, WMS, …

Les bases de données stockent toute l’activité de l’entreprise, les transactions commerciales, comptables, financières, les mouvements de personnel, etc…

Les bases de données sont les principales sources de données des entrepôts de données.

5 raisons pour lesquelles l’entrepôt de données est bénéfique à l’entreprise

L’entrepôt de données permet à l’entreprise de stocker ses données et d’en tirer de la valeur pour faciliter la prise de décision et améliorer la productivité :

  1. Des données métiers, nettoyées et pertinentes : Les ETL alimentent les entrepôts de données avec des données métiers propres et fiables. Leur format unifié leurs permettent d’être lisible par tous.
  2. Un historique des données : Les données stockées dans les entrepôts sont historisées. Les données anciennes peuvent être agrégées.
  3. Des données classées et non-volatiles pour les outils de BI : Les données classées et non-volatiles permettent la mise en œuvre d’outils de Business Intelligence à des fins de statistiques et d’analyse décisionnelle.
  4. Un référentiel unique des données de l’entreprise : L’entrepôt de données stocke les données de référence de l’entreprise dans un référentiel accessible par toutes les applications et logiciels de l’entreprises.
  5. Une intégration dans le SI de l’entreprise : Enfin le Data Warehouse échange de façon bidirectionnelle dans le Système d’Information de l’entreprise, comme il est alimenté par les ETL, Il met à disposition des applications logicielles le référentiel des données métiers ainsi qu’il est la source unique de données consolidées des outils d’analyse décisionnelle.

Si le sujet vous intéresse, à lire cet excellent article sur la différence entre EAI et ETL ou celui sur l’amélioration de la qualité des données. Découvrez aussi la définition d’un ETL pour approfondir le sujet.

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