Dématérialisation factures fournisseurs : quelles obligations légales ?
Les évolutions règlementaires font qu’à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la facture électronique. C’est-à-dire que toutes les entreprises devront être en capacité de gérer des factures fournisseurs reçues par voie électronique (dématérialisation entrante des factures). Quand le passage à l’obligation de la facture électronique sera achevé, seuls les formats structurés et les formats mixtes comme Factur-X seront autorisés.
Les règles et les outils de dématérialisation des factures fournisseurs
Le passage du papier au numérique doit respecter des règles strictes pour assurer aux factures électroniques les mêmes valeurs comptables, légales et fiscales. Pour cela, les entreprises se doivent de respecter un cadre réglementaire. Cela inclus une mise en place de nouveaux outils de dématérialisation fiscale.
Cadre réglementaire : Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?
Quelles sont les fonctions de la facture d’un point de vue réglementaire ?
- Une partie commerciale : obligatoire dans le cadre d’une transaction commerciale, elle doit être conservée 10 ans, article L 441-3 du code de Commerce ;
- Une fonction juridique : preuve que la transaction commerciale a eu lieu, article L 110-3 du code de Commerce, et instrument de refinancement ou titre de transfert de créance ;
- Un aspect comptable : justificatif des écritures comptables, elle doit être conservée 6 ans ;
- Une fonction fiscale : justificatif de la TVA déductible.
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, l’entreprise doit impérativement veiller à ce que la facture conserve ces quatre fonctions.
Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?
La dématérialisation fiscale de la facture fournisseur s’effectue en trois étapes :
1/ L’acquisition de la facture dans un format numérique ;
2/ La validation de la facture pour déclencher son paiement ;
3/ L’archivage électronique de la facture.
Par ailleurs, cela implique la mise en œuvre de quatre types d’outils.
Les outils d’acquisition des données de facturation
Un module d’acquisition doit pouvoir numériser les factures sous format papier, lire les factures électroniques, PDF, XML, etc. afin d’extraire toutes les données de facturation : date, fournisseur, références de commande, numéro de TVA, montants, taxes, devise, lignes de détails.
Les outils d’acquisition possèdent des fonctions d’apprentissage pour reconnaître les factures des fournisseurs habituels. Les plus récents utilisent l’Intelligence Artificielle pour améliorer le contrôle des données et procéder aux ventilations comptables et analytiques.
Une fois que le document numérique est reconnu comme facture, un horodatage du fichier avant son classement atteste de l’existence du document à une date et heure précise. Il permet ainsi de garantir l’intégrité des données au-delà de cet instant.
Une GED pour classer, consulter, tracer
La GED, Gestion Electronique de Documents, permet de centraliser et de classer toutes les factures reçues et de les indexer pour faciliter les recherches. La GED permet aussi de gérer les accès, consultation et téléchargement selon les profils utilisateurs.
Un processus de validation
Un workflow de type BPM, Business Process Management, permet de décrire le circuit de validation de la facture jusqu’au paiement.
Pour toutes les factures réceptionnées, hors factures EDI, il est nécessaire d’en extraire toutes les données.
Qui valide ? Qui valide en cas d’absence ? Une double validation est-elle nécessaire ? Le workflow notifie les factures en attente de visa et alerte en cas de dépassement de délai.
Un archivage électronique
Un système d’archivage électronique ou SAE à valeur légale pour garantir la conservation et la restitution de la facture numérique dans un format lisible durant une durée minimale de 10 ans.
Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs ?
Quels enjeux pour les entreprises ?
Pour les entreprises, les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs sont de deux ordres :
- L’optimisation du cycle Procure-To-Pay ;
- La lutte contre la fraude.
La digitalisation des circuits de paiement des factures
Une priorité pour les chefs d’entreprises ; selon Markess 65% des décideurs souhaitent dématérialiser leur processus Purchase-to-Pay ou P2P.
Les bénéfices attendus sont effectivement nombreux :
- Des gains de temps de traitement. En effet, toutes les factures reçues par courrier, par mail, déposées sur des portails fournisseurs, reçues via les BAL des plateformes de dématérialisation rentrent dans le même circuit et sont traitées en temps réel ;
- La suppression du risque d’un double paiement de la facture en cas de réception par deux voies distinctes ;
- Le respect des délais de paiement entre professionnels ;
- La mise en place d’automatismes : contrôles, classements, rapprochements de la facture avec le BL, ventilations comptable et analytique ;
- La traçabilité des opérations internes de validation de la facture ;
- Des économies de coûts ; selon une étude récente, le traitement d’une facture fournisseur papier est estimé à 14€.
La digitalisation du circuit P2P facilite également l’usage de solutions mobiles et du télétravail pour valider les factures.
La lutte contre la fraude
Digitaliser le traitement des factures fournisseurs est un moyen efficace pour lutter contre les fraudes et les anomalies de paiement. Entre 2018 et 2020, 7 entreprises sur 10 ont été victimes d’au moins une tentative de fraude.
La dématérialisation du processus P2P permet de :
- Contrôler en temps réel les fiches fournisseurs, de passer en anomalie toute facture dont la fiche fournisseur est absente ou présente des erreurs, de vérifier la date du Kbis et de comparer les coordonnées bancaires des factures avec les RIB connus ;
- Mettre en place des procédures sécurisées, profils utilisateurs, paramétrer les règles internes de validation des factures, compartimenter les tâches ;
- Tracer toutes les actions et tentatives d’accès dans des journaux de log et d’audit ;
- Rapprocher automatiquement les lignes de factures avec les lignes des BL afin de détecter toutes les anomalies et tous les écarts ;
- Mettre en place des alertes pour suivre les variations de trésorerie inhabituelles et les délais de paiement anormaux.
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Les 3 axes de la dématérialisation des factures fournisseurs
Pour synthétiser, un projet de dématérialisation des factures fournisseurs a trois axes qu’il sera nécessaire de suivre afin de garantir sa réussite.
Un axe réglementaire
Tout au long du projet de dématérialisation, l’entreprise veille à ce que les factures numérisées conservent à chaque étape leur intégrité et leurs qualités de pièces comptables à valeur probante.
Un axe technique dans la dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs nécessite la mise en œuvre et la coordination de plusieurs outils informatiques, numérisation, workflow, gestion documentaire, archivage électronique ainsi qu’un logiciel de facture électronique. Et ce, dans un environnement hybride, des scanners sur site, une GED centralisée, des fonctions de validation en réseau et un service d’archivage électronique hébergé.
Un axe organisationnel
Le fonctionnement de la comptabilité fournisseur est le principal service de l’entreprise à bénéficier du passage à la dématérialisation. En effet, elle permet l’automatisation de nombreuses tâches comme : les saisies, le rapprochement des factures avec les commandes, la ventilation comptable et le suivi de la validation jusqu’au règlement. Le service comptable n’interviendra que lors d’anomalies détectées par le système.
Un projet en conformité avec la règlementation
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Si cet article vous a plu, à lire sur le même sujet l’article sur les évolutions des factures en 2024. Faites également un tour sur l’article sur le modèle Clearance ou encore celui sur Factur-X.
