Mois : juillet 2021

Qu’est-ce que l’EDI Facture et comment l’utiliser ?

Posted on by Laura CONREAUX

L’EDI Facture est la solution la plus aboutie pour mettre en œuvre un projet de facture électronique. De fait, à quelques mois du passage à l’obligation de la facture électronique pour toutes les transactions BtoB, elle reste la première des voies de la dématérialisation fiscale utilisée par les entreprises.

Dans cet article, découvrez l’EDI Facture, sa mise en œuvre, son fonctionnement, ses bénéfices mais également les alternatives éventuelle à l’EDI facture. Pour finir, vous découvrirez 5 raisons de choisir l’EDI Facture avant 2024.

Besoin de mettre en place des factures EDI ? Discutons-en !

Qu’est-ce que L’EDI facture ?

L’EDI permet de transmettre par voie sécurisée de système de gestion à système de gestion les données de facturation, dans un format structuré et normé.

La mise en œuvre de l’EDI facture

Le principe de l’EDI facture repose sur trois points :

  • La facture est transmise par message EDI ;
  • Le message EDI prend valeur légal de facture ;
  • Il n’y a pas d’envoi de facture papier.

De fait, la mise en œuvre d’un EDI facture est encadrée par la loi et par des règles de normalisation.

Le cadre réglementaire

L’émission de factures électroniques ou e-facture est régie par l’Article 289 du Code Général des Impôts.

Pour que le message EDI devienne facture : le fournisseur et le client s’engagent mutuellement à échanger les factures et avoirs via EDI. Le message EDI contient toutes les mentions de facturation obligatoires et satisfait aux garanties :

  • D’authenticité, l’émetteur de la facture est identifiable ;
  • D’intégrité, le message est archivé de façon légale pendant 10 ans ;
  • De lisibilité, les informations contenues dans le message sont restituables de façon lisible.

Ces garanties confèrent au message EDI sa valeur de facture opposable aux tiers et à l’administration fiscale lors de contrôles.

Les standards et les réseaux

Pour pouvoir transmettre et intégrer les données de facturation dans les différents Systèmes d’Information, l’Invoice ou message EDI Facture doit respecter des standards. Ainsi, différents standards sont définis et mis à jour régulièrement par les organismes comme GS1 ou GALIA. Les formats les plus courants sont EDIFACT, XML, UBL 2.0.

Les factures transitent dès lors de l’émetteur vers le récepteur via des réseaux sécurisés VAN (Value Added Network) ou RVA (Réseau à Valeur Ajoutée) que proposent les offreurs de solutions EDI.

Le fonctionnement

L’EDI Facture permet une intégration totale du processus de facturation par les Systèmes d’Information des fournisseurs et des clients sans aucune ressaisie.

En émission

La facture est émise par la Gestion Commerciale ou l’ERP du fournisseur. La solution EDI choisie par le fournisseur convertie la facture en message EDI. Le prestataire EDI du fournisseur prend en charge le message et le dirige soit en direction du client soit en direction du prestataire EDI du client. Le fournisseur reçoit une notification lorsque le message est livré.

En réception

La solution EDI du client réceptionne la facture. Les données de facturation sont extraites du message puis intégrées dans le Système de Gestion sans aucune ressaisie. Le client peut dès lors mettre en place un processus P2P, Purchase to Pay, pour rapprocher les données de la facture à la livraison et à la commande puis déclencher le paiement.

En parallèle, fournisseur et client conservent le message Invoice, dans un SAE, Système d’Archivage Electronique, pour garantir son intégrité, pendant la durée légale de 10 ans et permettre sa restitution en cas de contrôle.

Quels sont les avantages de la dématérialisation avec l’EDI Facture ?

Emettre et recevoir des factures électroniques par un processus EDI entièrement automatisé et sécurisé de part et d’autre, apporte beaucoup d’avantages :

  • La suppression du papier ;
  • La suppression des erreurs dues aux ressaisies ;
  • La traçabilité des échanges ;
  • La mise en place de processus de type workflow ;
  • L’archivage électronique.

Si votre partenaire commercial, fournisseur ou client, n’est pas en mesure de vous envoyer ou recevoir des factures EDI, vous pouvez passer par d’autres voies pour dématérialiser les factures.

Des questions ? Contactez-nous

Comment faire une facture électronique ?

Autres moyens de faire des factures électroniques

Pour émettre une facture électronique plusieurs solutions sont possibles sans passer par un EDI complet.

Le WEBEDI

Le WEBEDI est une solution alternative à l’EDI complet ou intégré. En effet, l’entreprise accède à un service EDI via un navigateur internet.

Le dépôt et la réception de factures s’effectue via le portail WEBEDI ; puisqu’il n’y a pas d’intégration automatique avec les Systèmes d’Information. Le WEBEDI est la solution pour envoyer et recevoir des factures EDI sans avoir à investir dans un système EDI complet.

La signature électronique

En ce qui concerne la signature électronique, elle consiste à signer un document numérique avec un certificat électronique conforme RGS (Référentiel Général de Sécurité) et eIDAS (Electronic Identification And trust Services). La signature électronique permet ainsi d’authentifier le document et garantir son intégrité. La facture dans un format PDF signé électroniquement et accompagné du certificat est admise par la loi.

La Piste d’Audit Fiable

La Piste d’Audit Fiable ou PAF permet à tout fichier numérique PDF simple ou autre d’être considéré comme facture électronique. La condition est donc de pouvoir établir l’authenticité de la facture au moyen d’une piste d’audit qui permet de remonter de façon fiable et sincère jusqu’aux faits générateurs de la facture : vente, livraison, commande. La PAF est aussi le moyen de justifier l’authenticité des factures papier.

Le format Factur-X

Et enfin, la Factur-X que promeut en France le FNFE-MPE est un format mixte ou hybride. C’est à dire que la facture est un PDF/A3 signé électroniquement dans lequel est incorporé un XML qui contient les données de facturation sous format structuré. De même, la Factur-X est lisible par l’humain et par la machine. Elle permet donc d’émettre des factures électroniques avec des données structurées, sans se préoccuper du niveau d’équipement du destinataire.

5 raisons de choisir l’EDI Facture pour 2024

A compter du 1er juillet 2024, la facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les transactions BtoB.

En effet, l’application de cette obligation s’accompagne de la transmission à l’administration fiscale de données de facturation pour établir les prévisions de recette de TVA et des déclarations préremplies. En conséquence, à terme, seuls les formats de facture électronique intégrant des données structurées seront autorisés. Les formats type PDF simple ou signé seront donc abandonnés.

Choisir de passer à l’EDI Facture dès à présent, permet de :

  1. Bénéficier de l’expertise des prestataires EDI en matière d’échanges électroniques ;
  2. Digitaliser les processus d’achats et de ventes ;
  3. Réduire les coûts d’émission et de réception des factures ;
  4. Tracer et sécuriser toutes les transactions commerciales ;
  5. Être conforme à l’obligation de 2024.

Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à faire un tour sur le Blog de Tenor .Vous y trouverez des articles sur Comment choisir son prestataire EDI ? ou les avantages du WebEDI et même Comment mettre en œuvre l’EDI dans mon entreprise ?

De même, contactez nos experts pour identifier vos besoins en EDI et choisir entre  la meilleure solution EDI ou notre logiciel de facture électronique pour votre projet de dématérialisation de facture.

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Qu’est-ce que le modèle Post Audit dans la dématérialisation fiscale ?

Posted on by Laura CONREAUX

Le Post Audit a t-il encore de l’avenir à l’aune du passage à l’obligation de la facture électronique et de nouveaux modèles de contrôle de la TVA émergeants. En effet, les plateformes de facturation électronique seront tenues de transmettre à l’administration fiscale des données commerciales extraites des factures. Les entreprises établiront un e-reporting périodique de leurs transactions. L’administration fiscale envisage un pré-remplissage des déclarations de TVA. Le modèle Post Audit de contrôle de la TVA disparaitra-t-il?

Dans cet article nous vous proposons de découvrir le modèle « Post Audit » dans la dématérialisation fiscale. Puis les évolutions attendues en matière de contrôle de TVA avec le passage à la facture électronique obligatoire à partir de 2024.

La facture électronique ou dématérialisation fiscale

Tout d’abord, rappelons quelques principes de base de la dématérialisation fiscale : les règles qu’une facture dématérialisée doit impérativement respecter et les trois voies de dématérialisation fiscale admises par l’administration.

Les règles de la facture électronique

Pour être conforme, une facture dématérialisée doit garantir tout au long de son cycle de vie – émission, réception, archivage – trois critères. L’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et la lisibilité de ses informations.

Garantir l’authenticité

Consiste à garantir que l’émission de la facture est bien liée à une vente ou à une prestation de service effective. Et que l’émetteur de la facture s’authentifie par son nom, sa raison sociale et son identifiant TVA.

Garantir l’intégrité

Consiste à mettre en œuvre tous les moyens techniques et informatiques pour s’assurer que les données contenues dans la facture numérique soient inaltérables, non modifiables tout au long de son cycle de vie.

Garantir la lisibilité

Consiste à garantir que la facture dématérialisée peut être, à tout moment et sans délai, dans un format lisible par toute personne. La facture est dès lors lisible dans son intégrité sur papier ou sur écran.

Pour atteindre ces trois objectifs, les entreprises disposent de trois voies légales.

Les trois voies de la dématérialisation fiscale

Les entreprises peuvent émettre, recevoir, traiter des factures dématérialisées selon des règles et des pratiques encadrées par la loi et les réglementations comptables et fiscales.

La signature électronique

La facture est signée électroniquement. Le certificat de signature permet d’authentifier l’émetteur de la facture et de garantir l’intégrité des données. Les factures émises selon la norme Factur-X sont des factures signées électroniquement.

La Piste d’Audit Fiable

Une série de contrôles documentés et permanents permet d’établir une piste d’audit fiable, PAF, entre la facture émise et les faits qui en sont l’origine : bons de livraison et bons de commande. La facture papier est soumise à la piste d’audit fiable.

L’EDI

L’émetteur et le récepteur s’accordent à échanger entre eux, factures et avoirs en messages EDI. Pour que le message EDI prenne valeur de facture dématérialisée, il doit :

  • contenir toutes les mentions obligatoires de facturation,
  • s’archiver de façon légale et restituable à tout instant dans un format lisible.

C’est dans ce cadre de dématérialisation fiscale qu’opère actuellement le modèle de contrôle de TVA appelé « Post Audit ».

Le modèle Post Audit

Le modèle Post Audit est une méthode de contrôle, a posteriori, de la TVA sur pièces. La plupart des pays européens utilisent le modèle Post Audit pour contrôler la TVA et lutter contre la fraude.

Le principe du Post Audit

Le contrôle s’effectue sur pièces, c’est-à-dire à partir des factures. Les factures font office de documents fiscaux à valeur probante. Cette valeur probante repose sur l’engagement des entreprises à respecter la réglementation en matière de facturation. C’est-à-dire garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures conservées et présentées à l’administration fiscale. Les moyens qui permettent d’établir la preuve dépendent de la voie de dématérialisation utilisée :

  • Pour les factures signées électroniquement, le certificat de signature électronique,
  • Pour les factures EDI, la restitution dans un format lisible et la convention d’échanges EDI entre les deux partenaires EDI, émetteur et récepteur,
  • Pour toutes autres factures électroniques et aussi factures papier, la démonstration via une Piste d’Audit Fiable qu’une transaction commerciale est à l’origine de la facture.

Avec la généralisation de la facture électronique et son obligation d’untiliser une solution de facture électronique à compter de 2024, le contrôle de la facturation dématérialisée et de la TVA évoluent.

Vers un Contrôle Transactionnel Continu.

Le passage à l’e-invoice pour toutes les transactions BtoB s’accompagne de deux dispositions qui changent profondément les relations entre entreprises et administration fiscale. De fait, cela instaure un Contrôle Continu Transactionnel (Continous Transaction Control ou CTC).

Le modèle Clearance

Le modèle Clearance est la collecte en temps réel par l’administration fiscale de données de facturation. Les plateformes de facturation sont dans l’obligation d’extraire des factures transmises des données pour l’établissement des déclarations de la TVA. Ces données vont vers le SI de la DGFIP, direction Générale des Finances Publiques.

Le e-reporting

Le e-reporting est le déclaratif en ligne de la TVA collectée par les ventes exclues de l’obligation de la facture électronique. C’est-à-dire principalement les ventres BtoC et les ventes export.

La TVA à l’ère du tout numérique

Avec la facture électronique obligatoire et le e-reporting, l’administration fiscale aura connaissance en temps quasi réel des transactions commerciales assujetties à la TVA. Cela lui permettra d’établir les pré-déclarations de TVA et de faire des prévisionnels des recettes de TVA.

Et aussi de détecter facilement à l’aide de l’Intelligence Artificielle et d’outils de « data-mining » les fraudes et les tentatives de fraudes. Dès lors les contrôles Post Audit ciblerons toujours les cas suspects.

Pour finir, la prochaine arrivée de la facture électronique en BtoB et l’orientation vers un modèle de Clearance d’ici à 2024 bouleverse les habitudes. Les entreprises doivent anticiper la mise en place de solutions de dématérialisation d’ici là. Depuis plus de trente ans, Tenor propose des services de dématérialisation fiscale qui facilitent les échanges commerciaux entre partenaires. Contactez nos experts pour découvrir nos solutions et lancer votre projet de DEMAT rapidement.

Evolution des nouveaux standards EDI dans l’automobile

Posted on by Laura CONREAUX

La grande force des standards EDI normés est leur capacité à évoluer facilement. Nouveaux besoins métiers, nouvelles contraintes logistiques, nouvelles réglementations. Les organisations de standardisation de l’EDI mettent à jour leurs standards, publient de nouvelles préconisations et anticipent les réglementations à venir.

Dans cet article, nous faisons un point sur les dernières évolutions des standards EDI dans le monde de l’automobile. Un nouveau message DESADV pour gérer les flux d’emballages, de nouvelles informations à transmettre à la suite du BREXIT, la préparation à la facture électronique obligatoire. Un ensemble de question à prendre en compte pour la mise en place de l’EDI.

La gestion des flux d’emballages

L’emballage est un élément essentiel de la chaîne logistique. En effet, dans le secteur automobile les emballages circulent entre les chaînes d’assemblage des constructeurs et les différents équipementiers. L’emballage doit être disponible à temps chez l’équipementier pour éviter les retards d’expédition des pièces aux chaînes.

L’absence d’une gestion partagée entre opérateurs

Le constat, la gestion des emballages n’est pas une priorité de la chaîne logistique :

  • La gestion des emballages est souvent manuelle,
  • Les messages EDI et les différents protocoles EDI ne prennent en compte les emballages que partiellement,
  • Les emballages sont traités dans les ERP, les Gestions Commerciales de façon variable et souvent en marge des fonctions principales.

Les conséquences sont : des erreurs récurrentes, des litiges nombreux, des pertes d’emballages, des commandes exceptionnelles pour corriger, des stocks non optimisés, des coûts d’emballages non maîtrisés.

Une gestion automatisée des emballages apporte une meilleure rentabilité, des économies de frais de gestion, une sécurité des approvisionnements. Et enfin une moindre empreinte carbone de part des stocks au plus juste et une réutilisation optimale des emballages durables et consignés. En 2019, ODETTE fait des propositions de nouveaux messages EDI pour gérer les flux d’emballages vides dans les standards EDI automobile.

ODETTE et GALIA publient un nouveau DESADV

A partir des propositions d’ODETTE, GALIA publie en février 2020, une mise à jour du message d’avis d’expédition DESADV D96A (AVIEXP 5.3).

Ce nouveau profil GALIA du DESADV intègre tous les éléments d’emballages des pièces expédiées. L’objectif est de supprimer les saisies manuelles des informations des emballages.

La structure et le contenu du nouveau DESADV restent identiques à la version précédente 5.2. Il y a désormais en fin de message un nouveau bloc qui contient la description des éléments d’emballages transmis. Cette façon de procéder permet de garantir la compatibilité descendante de la nouvelle version avec la précédente.

Publié en février 2020, le nouveau standard DESADV peut dès à présent être utilisé. Il n’est pas nécessaire d’attendre que tous les partenaires EDI soient prêts, en effet :

  • L’ajout d’un bloc en fin ne perturbe pas les systèmes qui ne sont pas encore en mesure de l’interpréter,
  • Les informations des emballages gérés peuvent soit être attachées à l’expédition soit être différenciées par Unité de Manutention expédiée.

L’avantage de pouvoir dès à présent migrer les messages DESADV au nouveau profil D96A le permet d’anticiper dès aujourd’hui leur mise en production. Et d’acquérir un avantage concurrentiel dès que Renault, Stellantis, demanderont à leur sous-traitance de passer à cette nouvelle version du DESADV.

Pour aller plus loin DESADV D96A : GALIA met à jour le profil AVIEXP en version 5.3

L’impact du BREXIT sur la chaine logistique

Pour fluidifier les échanges entre le Royaume-Uni et l’UE, les Douanes ont mis en place une « Frontière Intelligente ». Depuis janvier 2021, cette nouvelle organisation amène des changements.

De nouvelles codifications

Toutes les entreprises devront être identifiées avec un EORI (Economic Operators Registration and Identification ou numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques).

Toutes les marchandises exportées ou importées devront être identifiées avec un code SH (Système Harmonisé).

Les EORI et les codes SH sont disponibles auprès des Douanes.

Une mise à jour des messages EDI, ASN, DESADV

Les messages ASN ou DESADV, les listes de colisage prendront en charge de nouvelles informations. Ces informations devront être obligatoirement ajoutées ou mises à jour dans les messages transmis.

Les constructeurs automobiles, les OEM (Original Equipment Manufacturer) et leurs prestataires EDI mettent à jour et communiquent les nouvelles spécifications EDI.

Pour aller plus loin, redécouvrez l’article : BREXIT Quelles incidences sur l’EDI et les factures ?

La facture électronique obligatoire

La réglementation de la facture électronique change profondément à compter du 1er juillet 2024.

Les échéances à compter de juillet 2024

La loi prévoit l’obligation de la facture électronique entre assujettis à la TVA à compter du 1er juillet 2024 et au plus tard au 1er janvier 2026.

Un amendement à l’article 153 a été déposé le 6 novembre 2020 par le gouvernement pour la loi de Finances 2021, précise le calendrier de mise en application :

  • 1er juillet 2024, obligation d’accepter des factures au format électronique, pour toutes les entreprises.
  • Obligation d’émettre des factures électroniques au :
    • Au 1er juillet 2024, seules les grandes entreprises sont concernées,
    • Dès le 1er janvier 2025, les ETI,
    • A partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises, TPE et PME.

Les impacts sur la facture EDI

Le rapport de la DGFIP préconise de conserver les plateformes EDI existantes pour l’émission et la réception des factures. Cependant les plateformes seront dans l’obligation de transmettre à la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, les informations de facturation permettant l’établissement d’une pré-déclaration de TVA.

Les formats de factures existants resteront acceptés dans un premier temps. Cependant à terme les formats mixtes comme Factur-X seront privilégiés par l’administration fiscale. Pour aller plus loin Facture électronique de nombreuses évolutions pour 2024

Agilité, Adaptabilité, Anticipation des standards EDI

Les trois cas, Gestion des emballages, BREXIT, Facture électronique obligatoire, illustrent tout l’intérêt de l’EDI pour les échanges électroniques des données logistiques et commerciales. L’EDI démontre sa capacité à être au service des entreprises.

Agilité

L’EDI permet aux entreprises d’être agiles. La migration vers le nouveau DESADV D96A peut s’effectuer dès aujourd’hui, sans impact sur les solutions EDI et des ERP. L’avantage sera d’être immédiatement opérationnel dès que le passage à la gestion électronique des flux d’emballages sera acquise par les donneurs d’ordres.

Adaptabilité

Les messages EDI sont facilement adaptables pour prendre en compte de nouvelles informations. Avec le BREXIT, de nouvelles informations doivent être transmises, les entreprises et leurs prestataires EDI adaptent les messages ASN, DESADV, dans des délais plus brefs.

Anticipation

Les entreprises qui envoient et reçoivent des factures électroniques via EDI sont d’ores et déjà conformes à la nouvelles réglementation 2024. Seules les plateformes devront transmettre des informations à la DGFIP.

En conclusion, les standards EDI automobile évoluent depuis leur création pour s’adapter aux besoin de la filière. De fait, la filière automobile ne se trompent pas en faisant évoluer constamment ses messages aux nouveaux besoins et nouvelles normes.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les industriels du secteur dans la mise en œuvre de leurs EDI en proposant des solutions EDI sur mesure (WebEDI / EDI On Premise / EDI SaaS). Découvrez nos offres et lancez votre projet rapidement. Contactez nos expert EDI !

A quoi servent les réseaux VAN en EDI ?

Posted on by Laura CONREAUX

La mise en production d’un projet EDI exige une communication fiable et sécurisée entres partenaires d’affaires. Parmi toutes les offres « EDI Network », les réseaux VAN ont depuis les débuts de l’EDI, une place privilégiée. Ce succès est dû à leur fiabilité, à leur sécurité, à leur facilité de déploiement et surtout à leur interopérabilité avec l’ensemble des réseaux EDI. Dans cet article découvrez ce que sont les réseaux VAN en EDI. Comment ils fonctionnent et comment les mettre en œuvre.

Qu’est-ce qu’un réseau EDI VAN ?

« Un réseau EDI VAN est comme une messagerie, les messages EDI sont les emails »

Les réseaux VAN, Value Added Network ou RVA, Réseau à Valeur Ajoutée, sont des réseaux privés et sécurisés. Leur rôle est de permettre à tout type d’entreprise d’envoyer et de recevoir des messages EDI avec l’ensemble de leurs partenaires commerciaux, où qu’ils soient et quel que soit le type de leur connexion EDI.

Le fonctionnement

Il suffit d’une seule connexion sécurisée de l’entreprise avec son fournisseur de réseau VAN. L’entreprise envoie ses messages EDI au réseau, quels que soient les destinataires finaux. Ensuite, le réseau VAN les prend en charge et les route vers chaque destinataire dans le format de communication lisible par le destinataire.  Le destinataire du message, peut être connecté au même réseau VAN que l’émetteur ou à tout autre réseau EDI.

En réception, le VAN dépose les messages dans une BAL ou boite aux lettres, accessible 24H/24 et 7jour/7. L’entreprise se connecte à sa boite aux lettres pour récupérer les messages EDI qui lui sont destinés. Et les intégrer dans son Système d‘Information.

Le réseau VAN est beaucoup plus qu’un simple intermédiaire entre émetteur et récepteur. En effet les VAN proposent tout une gamme de services :

  • Authentification et identification des partenaires EDI,
  • Accès à des journaux d’audit,
  • Envoi de notifications,
  • Fonctionnalités de cryptage des messages.

Les avantages des réseaux EDI

Avec les EDI VAN, les entreprises disposent d’un accès EDI sécurisé, indépendant de leur Système d’Information. Les réseaux VAN s’adaptent parfaitement à la montée en charge, et sont interopérables avec toutes les plateformes EDI.

L’indépendance technique

Pour accéder à un réseau VAN, émettre et recevoir des messages, il suffit d’une connexion sécurisée avec le fournisseur d’accès au réseau VAN. L’entreprise n’a donc pas à se préoccuper d’établir des connexions sécurisées avec chacun de ses partenaires EDI.

C’est le fournisseur VAN qui prend en charge la sécurité et les standards de communication avec les destinataires.

La scalabilité

Les réseaux EDI VAN fonctionnent quel que soit le nombre de partenaires d’affaires : 1, 2 ou plusieurs dizaines. Pour l’entreprise la connexion au réseau reste toujours la même, seul évolue le nombre de destinataires et les volumes échangés. De fait, le réseau accompagne la montée en charge du projet EDI de l’entreprise en nombre de destinataires, ainsi qu’en types et volumes de messages envoyés ou reçus.

L’interopérabilité

L’EDI VAN permet des communications EDI interentreprises sans avoir à se préoccuper à quel réseau les entreprises partenaires sont abonnées. L’EDI VAN prend en charge la distribution des messages EDI vers les destinataires ou vers les réseaux auxquels les destinataires sont connectés. Chaque destinataire étant reconnu par son adresse EDI, à travers le GLN, Global Location Number, qui identifie électroniquement une entreprise, un établissement, un site, un lieu.

Comment mettre en œuvre un réseau EDI VAN ?

Pour mettre en œuvre un EDI VAN, il faut d’abord choisir un fournisseur EDI qui soit en mesure de répondre aux besoins fonctionnels de l’entreprise. Mais au préalable vérifier que le Système d’Information de l’entreprise soit communicant et estimer les types de messages et les volumes qui seront échangés.

Les prérequis

Les logiciels de l’entreprise doivent être communicants pour être capables d’envoyer, de recevoir et de traiter des messages EDI.

La plupart des éditeurs de logiciels proposent des modules EDI pour leurs applications. Si vous n’êtes pas en mesure de rendre votre Système d’Information communicant, une solution WEBEDI peut vous permettre d’envoyer et de recevoir des messages EDI avec autant de partenaires commerciaux souhaités.

Le budget

Le budget se divise en deux postes :

  • La mise en œuvre qui inclut les paramétrages des applications, la formation, les coûts d’une connexion sécurisée avec le fournisseur VAN, ainsi que les adaptations de programmation des logiciels, si nécessaires.
  • La consommation, c’est à dire l’abonnement au réseau EDI VAN et les consommations facturées soit au nombre de messages émis et reçus, soit au volume d’octets transmis. Souvent les fournisseurs proposent des forfaits incluant l’abonnement et une consommation forfaitaire.

Il est généralement retenu qu’un abonnement annuel EDI VAN hors consommations débute vers 1000 € – 1200 € soit 100 € mensuel. Ce sont les modalités de tarification des consommations qui permettent de différencier les prestataires. Ce dernier poste est donc à prendre en considération dans le choix du fournisseur.

Choisir le fournisseur

Mis à part la grille de tarification, d’autres critères existent pour choisir son fournisseur d’accès EDI :

L’expertise sectorielle

C’est à dire la capacité du prestataire à prendre en compte les spécificités fonctionnelles de votre secteur d’activité.

En effet les messages EDI contiennent des informations propres à chaque secteur d’activité : les besoins de la Grande Distribution, de l’Automobile, du Transport, de la Santé, ne sont pas les mêmes.

La présence du prestataire EDI au sein des groupes de travail des différentes organisations professionnelles tel que GS1, GALIA, GTF, montre son implication dans les métiers de ses clients (NB: Tenor est membre actif de ses organisations et participe régulièrement aux groupe de travaux thématiques). Et à être proactif pour intégrer les évolutions et changements des normes EDI.

L’assistance et le support

Enfin il est aussi important de prendre en compte l’offre d’assistance et de support du prestataire pour :

  • Effectuer l’intégration de nouveaux partenaires d’affaires dans votre réseau EDI, et vous aider à réaliser tous les tests nécessaires,
  • Avoir accès à un support technique adapté à vos contraintes métiers : jours fériés, horaires décalés.

L’avenir des EDI VAN

Bien qu’aujourd’hui avec Internet et le protocole AS2, il soit possible de s’affranchir des EDI VAN, les fournisseurs de réseaux EDI VAN ont acquis depuis le début de l’EDI une expertise en communication électronique et en sécurité. De fait opter pour un EDI VAN, est pour l’entreprise la solution la plus pertinente et sécurisée. L’entreprise aura dès lors accès à une expertise EDI, des services de traçabilité et d’audit. L’entreprise bénéficiera aussi d’un réseau interopérable, supportant la montée en charge, qui l’accompagnera tout au long de son projet EDI. Pour aller plus loin Comment mettre en œuvre l’EDI dans mon entreprise ?

Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à faire un tour sur le Blog de Tenor .Vous y trouverez des articles sur Comment choisir son prestataire EDI ? ou les avantages du WebEDI. De même contactez nos experts pour identifier vos besoins en EDI et vous proposer la meilleure solution EDI pour votre projet.

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