Le Green IT, nouvel enjeu pour les éditeurs de logiciels

Les entreprises du monde du numérique doivent résoudre un dilemme. En effet, bien que la transformation digitale de la société apporte des bénéfices environnementaux incontestables, elle est aussi source de pollutions. Le numérique devient une source de plus en plus importante d’émissions de gaz à effet de serre (GES) ; équivalent à 4% des émissions mondiales et 8% d’ici 2025. De fait, le secteur IT est amené à adopter les notions d’écoconception et de développement durable, ou même à suivre une démarche Green IT (Systèmes d’Informations Verts).

Dans cet article découvrez ce qu’est la tendance Green IT, comment les entreprises mettent en œuvre des pratiques Green IT, et pourquoi le Green IT influence la transformation digitale.

Le Green IT, une prise de conscience

Dans le monde de l’informatique, les préoccupations environnementales datent des années 90 avec le label Energy Star. A cette époque seuls les constructeurs de matériels sont incités à rendre leurs produits plus économes en électricité. C’est dans les années 2000 que tout bascule, de paire avec la généralisation de l’usage d’internet et les sommets sur le climat. En effet, à cette occasion la société prend conscience de la « face cachée du numérique ». En somme de l’importance de l’impact environnemental des nouvelles technologies.

Le rapport du Sénat de juin 2020 pour une transition numérique écologique illustre parfaitement cette prise de conscience : « le numérique constitue en France une source importante d’émissions de gaz à effet de serre (15 millions de tonnes équivalent CO2, soit 2 % du total des émissions en 2019), qui pourrait s’accroître considérablement dans les années à venir si rien n’était fait pour en réduire l’impact (+ 60 % d’ici 2040, pour atteindre 24 MtCO2). »

Les principales raisons de cette accélération sont :

  • La multiplication des équipements connectés : terminaux, smartphones, objets connectés,
  • La généralisation de l’utilisation d’Internet et les nouveaux usages : vidéo à la demande (VOD), Internet des Objets (IoT), Intelligence Artificielle, travail à distance,
  • La croissance exponentielle des données stockées dans des Datacenter de plus en plus nombreux.

Le Green IT est une approche des services numériques qui s’intéresse à évaluer, prévenir et réduire leurs impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Mais également à mettre en contrepartie les gains « environnementaux » obtenus par ces mêmes services numériques.

Les enjeux du Green IT

Les enjeux du Green IT sont pluriels. En effet, le Green IT s’adresse à tous : fabricants de matériels informatiques, d’infrastructures réseaux, fournisseurs d’accès internet (FAI), hébergeurs, éditeurs de logiciels.

Le Green IT se traduit par un ensemble de bonnes pratiques dont la finalité est de rendre les services numériques plus sobres et plus économes. Il cherche également à promouvoir la sobriété numérique auprès des utilisateurs (entreprises, particuliers, administrations).

Les pratiques Green IT en entreprise

Dans les entreprises, adopter une démarche Green IT consiste à une optimisation des usages du numérique et à promouvoir des gestes environnementaux :

  • Virtualisation des serveurs,
  • Réduction du parc d’imprimantes,
  • Dématérialisation des documents,
  • Mise en place de solutions de travail à distance, de partage de documents comme le MFT (Managed File Transfert),
  • Recyclage des matériels et des consommables,
  • Sensibilisation du personnel : à limiter l’envoi de mails avec des pièces jointes, à éteindre les terminaux et les écrans,

Pour les entreprises du numérique, l’adhésion à une démarche Green IT consiste à concevoir et à commercialiser des services numériques dont le bilan environnemental sera positif.

L‘écoconception des services numériques

Un service numérique répond à un besoin spécifique. Comme une application mobile de Notes de Frais qui va solliciter :

  • Des logiciels : système d’exploitation (iOS ou Android), application « Notes de frais », appareil photo,
  • Du matériel informatique: serveurs, smartphones,
  • Des infrastructures: réseaux 4G ou 5G, centres de traitement.

En contrepartie l’utilisation de l’application aura évité des photocopies, des scans, des impressions.

L’application mobile sera-t-elle plus verte qu’une saisie traditionnelle des notes de frais ?

Le paradoxe des logiciels

Dans une démarche Green IT, les logiciels ont une place paradoxale :

  • Si des fonctionnalités logicielles permettent des réductions d’émissions de GES, comme :
    • Les MES (Manufacturing Execution System) optimisent les processus métiers et les rend plus efficients en termes de consommation de matières premières, d’eau et d’énergie,
    • Les applications de visioconférences, d’expertise à distance diminuent la nécessité des déplacements.
  • Les logiciels sont sources d’émissions de GES, ils nécessitent :
    • Des matériels dont la fabrication consomme des ressources : matières premières, terres rares, eau, énergie,
    • De l’électricité pour fonctionner.

Afin de maximaliser les gains environnementaux que permettent les logiciels, les éditeurs ont le devoir de rendre leurs logiciels les plus économes possible. Soit d’appliquer au long du cycle de vie de leurs logiciels une démarche d’écoconception.

Des services numériques verts 

Le défi du Green IT pour les fournisseurs de services numériques est de proposer des services dont le bilan environnemental est positif. La difficulté est alors de pouvoir établir de la façon la plus précise possible l’empreinte environnementale du service. Et en contrepartie de mesurer les réductions de ressources consommées et d’émissions carbone qu’il permet d’obtenir.

Les différents facteurs à prendre en compte sont nombreux. Le nombre de situations différentes est quasi infini. De fait il s’agira d’estimations, de prévisions qu’il sera nécessaire de vérifier, de corriger et d’ajuster.

C’est seulement au niveau d’une entreprise qu’il est possible d’établir le bilan environnemental d’un service numérique le plus précis. De nombreuses organisations comme l’ADEME fournissent des méthodes et des métriques pour analyser des cycles de vie et établir des bilans carbone.

Deux cas de dématérialisation ayant permis des réductions d’émissions de CO2.

  • La dématérialisation des tickets restaurant par Edenred a permis de réduire les émissions de CO2 de 64% et l’utilisation de ressources de 86%, cependant la consommation d’eau a augmenté de 87%. Ces chiffres ont été obtenus en comparant le cycle de vie des tickets papiers à celui des cartes à puce.
  • Le passage de la facture papier à la facture électronique permet de réduire de 30% les émissions de CO2 sous condition d’une consultation en ligne limitée à moins de 30 minutes (résultat publié par EcoInfo).

Le Green IT, condition d’une transformation numérique réussie !

Finalement, toute conception de nouveaux produits et services doit être compatible avec une démarche de développement durable. Le numérique ne fait pas exception. La transformation digitale est en marche dans toutes les entreprises. Par conséquent, elle exige des logiciels et des services numériques toujours plus respectueux de la nature avec un service rendu équivalent.

Chez les éditeurs la tendance Green IT impose une nouvelle façon de concevoir les logiciels : l’écoconception des logiciels.

Facture électronique BtoB obligatoire en 2024

La facture électronique BtoB devient obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises. Emettre des factures dans un format numérique s’appliquera progressivement à toutes les entreprises à compter du 1er juillet 2024. A cette date, toutes les entreprises seront aussi dans l’obligation d’accepter les factures électroniques.

Loin d’être une contrainte, ce nouvel impératif est une opportunité, tout particulièrement dans le contexte actuel. 

Nous vous proposons un point sur l’obligation de la facture électronique BtoB, les travaux du FNFE-MPE pour accompagner les entreprises au changement, mais également de découvrir les enjeux de cette nouvelle obligation pour les entreprises.

L’essor de la facture électronique en France

A ses débuts la facture électronique s’appelait « dématérialisation fiscale » et son support était l’EDIDMF, pour EDI dématérialisé. Une mise en œuvre complexe et coûteuse, une réglementation contraignante, ont fait que son usage se limitait :

  • Aux secteurs industriels ayant des flux d’affaires réguliers et importants entre donneurs d’ordres et sous-traitance comme la construction automobile,
  • A la grande distribution caractérisée par un nombre réduit d’acheteurs, une multitude de fournisseurs et un très grand nombre de factures reçues quotidiennement.

Les objectifs étaient pour les premiers plus d’intégration entre partenaires industriels, pour les seconds une réduction des tâches administratives et une réduction des coûts de gestion des factures.

En 2006 puis 2010, la transposition dans le droit français des Directives Européennes 2006/112/CE et 2010/45/UE assouplit la règlementation.

L’objectif des Pouvoirs Publics est de favoriser l’adoption de la facture électronique par le plus grand nombre d’entreprises. C’est dans ce contexte que le FNFE, Forum National de la Facture Electronique, a été créé en janvier 2012.

Les travaux du FNFE-MPE

La mission principale du FNFE est de contribuer à l’adoption de la facture électronique par les entreprises. Et tout particulièrement par les petites et moyennes entreprises. Le FNFE est une association, ouverte à toutes les entreprises. Participent aux travaux du FNFE, les organisations professionnelles de normalisations tels GS1, GALIA, des offreurs de solutions de facture électronique, des éditeurs de logiciels de comptabilité et de gestion.

Le FNFE travaille sur différents axes, pour favoriser et simplifier le passage des entreprises à la facture électronique :

L’interopérabilité des solutions de factures électroniques

L’interopérabilité est l’élément essentiel pour permettre à toutes les entreprises d’échanger de façon fluide entre-elles des factures électroniques :

  • Au niveau européen, des règles sémantiques de facturation communes entre toutes,
  • Des formats de facture électronique appliquant ces règles,
  • Que les factures électroniques soient transmissibles quels que soient les environnements informatiques des entreprises,
  • Que chaque entreprise puisse choisir son prestataire et en changer sans remise en cause de son système de facturation.

La formalisation d’un format mixte

Le FNFE est le promoteur en France du format mixte ou hybride Factur-X dont la particularité est de concilier en un seul fichier les avantages d’un format structuré et d’un PDF-A/3. C’est-à-dire qu’il peut être lu et utilisé à la fois par des machines et des humains. L’objectif de ce format est de faciliter l’adoption de la facture électronique par les petites et moyennes entreprises.

Toujours dans l’objectif de faciliter l’adoption des échanges électroniques par toutes les entreprises.  Le FNFE propose depuis janvier 2021, la commande électronique dans un format mixte, l’ORDER-X.

La promotion de Chorus Pro

Dans le cadre de l’obligation pour toutes les entreprises depuis janvier 2020, de la facture électronique BtoG, Business to Governement. Le FNFE en collaboration avec l’AIFE, Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, promeut l’usage de la plateforme Chorus Pro auprès des entreprises travaillant avec la sphère publique.

Le suivi des évolutions réglementaires

Les experts du FNFE-MPE assurent un suivi des évolutions réglementaires, tant au niveau national qu’européen. Organisent des webinaires d’information et publient régulièrement des documentations, des guides, des fiches pratiques à destination des entreprises mettant en place la facture électronique.

Les publications du FNFE-MPE. Les derniers en date concernent l’article 153 de la loi de finances de 2021 qui institue l’obligation de la facture électronique BtoB à compter de juillet 2024.

L’obligation de la facture électronique BtoB à compter de 2024

A partir du 1er juillet 2024, la facturation électronique entre entreprises change de dimension :

  • L’émission de facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises entre juillet 2024 et janvier 2026,
  • Au 1er juillet 2024 toutes les entreprises sont dans l’obligation d’accepter les factures électroniques,

Cette mesure va concerner deux milliards de factures BtoB émises chaque année en France, dont seulement environ un quart sont dématérialisées aujourd’hui.

La DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, a publié en octobre 2020 son rapport sur les modalités d’application de cette réforme sous le titre significatif de « La TVA à l’ère du digital en France ».

Les premiers pas vers un modèle de type Clearance

Effectivement l’obligation de la facture électronique, s’accompagne d’un changement des modalités de déclaration de la TVA :

  • Parallèlement à l’émission des factures électroniques, la transmission à l’administration des données de facturation pour un pré-déclaratif de la TVA,
  • Un e-reporting des ventes non soumises à l’obligation de la facture électronique : BtoC, export, …

Il s’agit d’un modèle de type Clearance qui permet un Contrôle Transactionnel Continu des transactions entre assujettis à la TVA. Le MEDEF déclare que « La généralisation de la facture électronique doit apporter des bénéfices opérationnels, financiers, commerciaux et organisationnels tangibles pour les entreprises »

Les enjeux de l’obligation de la facture BtoB pour les entreprises

Outre la conformité à la loi, et l’obligation de passer par une plateforme de facturation pour envoyer et recevoir ses factures. Les enjeux pour les entreprises sont de maitriser les coûts de la mise en œuvre du passage à la facturation électronique, la transformation numérique de ses processus achat et vente et quels avantages qualitatifs en obtenir.

Des priorités et des coûts de mise en œuvre variables selon les entreprises

Les coûts de mise en œuvre pour les entreprises varient selon le volume de factures traitées et la maturité de l’entreprise dans la dématérialisation fiscale.

Pour les entreprises encore à la facture papier tant en émission qu’à la réception, la priorité pour le 1er juillet sera d’avoir la capacité de pouvoir traiter des factures fournisseurs électroniques. La réception de facture au standard Factur-X permettra une évolution progressive vers un schéma 100% numérique.

En ce qui concerne l’émission de factures électroniques, le passage va s’avérer une opération à gains quasi nuls. En effet, les économies obtenues par l’abandon de l’envoi papier, impression, enveloppe, affranchissement et les coûts d’émission de facture électronique vont s’équilibrer. Pour créer et émettre des factures électroniques l’équipement minimal est estimé à :

  • Un système de facturation en mode SaaS pour 25 € / 60 € d’abonnement par mois,
  • La transmission électronique des factures pour 0,20 € / 1,50 € par facture avec archivage compris pendant une durée de 10 ans.

Pour les entreprises pratiquant déjà la dématérialisation des factures clients, l’enjeu sera une montée en puissance de leur capacité à émettre vers tous leurs clients des factures électroniques. Elles y trouveront des économies d’échelle.

Une gestion 100% numérique des processus achat-vente

En réception

Le bénéfice de recevoir des factures fournisseurs dans un format électronique permet la mise en œuvre d’un processus automatisé de validation des factures jusqu’au déclenchement du paiement. Les avantages seront de supprimer les ressaisies, de rapprocher automatiquement les factures aux bons de livraison et aux commandes. Et aussi de paramétrer un workflow de validation jusqu’au déclenchement du paiement.

A terme, c’est l’opportunité pour le service achat de bénéficier d’un cycle P2P, Procure to Pay, entièrement automatisé.

En émission

Les factures clients sont adressées directement à leur destinataire via une plateforme de facturation certifiée ou via Chorus Pro. Le dépôt des factures peut être fait directement par la Gestion Commerciale ou manuellement.

Les avantages sont un suivi de l’envoi de la facture avec souvent une notification de sa réception. Et in fine des délais de paiement respectés.

Des avantages qualitatifs pour les entreprises

Les avantages pour les entreprises sont essentiellement liés à la transformation numérique des métiers. C’est-à-dire, une nouvelle façon de s’organiser et de travailler avec de nouveaux outils et méthodes, à différents niveaux :

  • Organisationnels
    • Confort de travail pour les services avec la suppression du papier,
    • Mise en place d’une Gestion Electronique de Documents,
    • Facilité pour la mise en place du télétravail et de solutions mobiles,
  • Opérationnels
    • Traçabilité et suivi des envois en temps réel,
    • Rationalisation des circuits de validation des factures fournisseurs avec un Workflow,
  • Financiers
    • Réduction des délais de paiement,
    • Reporting en temps réel des prévisions de trésorerie.

Les entreprises amenées à repenser le traitement de leurs factures

Avec les échéances d’obligation de la facture électronique BtoB dès juillet 2024, les entreprises sont amenées à repenser dès aujourd’hui le traitement de leurs factures. Les tâches de manipulation, de vérification, de traitement des pièces papiers disparaissent. Elles sont remplacées par des processus informatiques.

Les changements organisationnels seront nombreux, le temps consacré à la saisie et à la validation diminue. Par contre, le contrôle et l’audit sont amenés à être renforcés pour détecter les anomalies et les tentatives de fraudes en temps réel.

Pour que ces évolutions s’effectuent de façon fluide. Les outils informatiques devront être opérationnels dès juillet 2024, c’est-à-dire dans deux ans !! Tenor propose une solution de dématérialisation en ligne avec les attentes du législateur et en phase avec les besoins des utilisateurs. Découvrez nos services de dématérialisation de facture électronique BtoB.