Qu’est-ce qu’un PIM ? et comment le manager avec une solution EAI

Le PIM, Product Information Management, ou GIP, Gestion des Informations Produit, est une solution marketing qui contient le référentiel des données produit. L’enjeu du PIM est de garantir la qualité et la fiabilité des informations produit diffusées. Pour atteindre cet objectif le PIM doit être parfaitement intégrer au Système d’Information de l’entreprise et être alimenté de données toujours complètes, exactes et à jour.

Dans cet article découvrez ce qu’est un PIM et comment une solution EAI (Entreprise Application Integration), alimente le PIM de données produit de qualité.

Qu’est-ce qu’un PIM ?

Le PIM s’est développé au début des années 2000 avec internet, les places de marché ou Marketplace, les sites marchands, les applications mobiles. Et les parcours client multicanaux.

Le besoin de délivrer une information produit unique, détaillée et réactualisée en permanence s’est imposé à tous les marchands:

  • Une information produit enrichie de contenu multimédia, photos, vidéos, pour le e-commerce,
  • Une information produit unifiée et disponible simultanément pour tous les canaux de vente et supports d’information.

Le Product Information Management, pourquoi ?

Pour vendre sur internet l’information produit destinée au client final prend une nouvelle dimension. En effet, les consommateurs entendent désormais avoir un maximum d’informations sur les produit avant de les acheter. Un descriptif produit, des argumentaires de vente et le prix ne suffissent plus. L’information doit aussi être la même pour tous.

Une information produit enrichie

Le PIM va centraliser toute les données et les informations relatives au produit :

  • Des données générales : Désignation, Codification GTIN, UVC, …
  • Des descriptifs détaillés : Couleurs, Dimensions, Composition, …
  • Des informations techniques : Mode d’emploi, Notices, Garanties, Conditions d’utilisation, …
  • Des données marketing : Argumentaire de ventre, Comparatif, Tarifs, Témoignages utilisateurs, Communiqués de presse, …
  • Des fichiers multimédias : Photos, Vidéos de mises en situation,
  • Des données logistiques : Poids brut, Hauteur, Conditionnement.

Une information produit identique pour tous les canaux de vente et les supports d’information

L’information produit diffusée doit en temps réel, être partout la même dans le monde physique et dans le monde digital. Quel que soit le canal de vente, le site marchand, le point de vente physique, le support promotionnel de même que le réseau social.

Le PIM, comment ?

Pour répondre à la problématique de disposer en permanence d’une information produit de qualité prête à être diffusée, le PIM fonctionne en trois étapes :

  1. La collecte et la centralisation de l’information produit,
  2. L’organisation et l’enrichissement de l’information,
  3. La diffusion de l’information.

La collecte et la centralisation de l’information

Le PIM doit tout d’abord être alimenté par des données produit collectées auprès de différentes sources applicatives du Système d’Information de l’entreprise :

  • ERP, WMS, Gestion de production,
  • Serveurs multimédias,
  • Fichiers Excel, XML, documents PDF.

L’organisation et l’enrichissement de l’information

Le PIM doit ensuite organiser toutes ces données collectées : les contrôler, les trier, les classer. Et aussi les enrichir avec des informations purement marketing et aussi de traductions dans les langues des pays de commercialisation.

Ainsi le PIM devient le garant d’un référentiel unique de toute l’information produit de l’entreprise

La diffusion de l’information

Et enfin le Product Information Management doit pousser ces informations consolidées et contextualisées vers :

  • Les CMS, Content Management System, pour les sites marchands et les Marketplace,
  • Les partenaires commerciaux, distributeurs, points de vente,
  • Des imprimeurs pour les catalogues papiers, les flyers,

Ces informations sont souvent transmises par MFT, Managed File Transfert.

Le PIM, quel ROI ?

Le ROI que procure le PIM s’exprime :

  • Par des gains de temps passés à constituer et à produire une information fiable et de qualité,
  • Des temps de mise en ligne de nouveaux produits est beaucoup plus rapide, et s’effectue simultanément sur l’ensemble des sites marchands et Marketplace qui le propose,
  • Une information produit unique quel que soit le support et le canal améliore l’expérience client : rassure sur le sérieux de la communication de l’entreprise et augmente le taux de conversion sur internet.

Comment alimenter un PIM avec un EAI ?

La réussite d’un projet PIM se traduit dans la qualité, la fiabilité et la pertinence des données produit qu’il publiera auprès des tiers, canaux de ventes, consommateurs.

L’étape de collecte et de centralisation des informations est primordiale. Un EAI va permettre d’alimenter le PIM en temps réel en données actualisées en provenance de différentes sources sélectionnées.

Un EAI va connecter le PIM aux différentes applications du Système d’Information de l’entreprise et organiser les flux de données entre les applications et le PIM.

Identifier les flux de données entre le PIM et les applications et logiciels de l’entreprise

Pour être toujours à jour le PIM doit pouvoir se synchroniser avec les applications métiers de l’entreprise qui produisent de la donnée produit. Soit :

  • L’ERP pour les tarifs, les désignations, les codifications, les tarifs,
  • Le WMS pour les emballages, les conditions d’expédition,
  • Et tous serveurs, GED, sur lesquels des informations relatives au produit sont stockées : photos, vidéos, documentations au format PDF, …

L’EAI va permettre au PIM d’aller chercher l’information à sa source et de que l’information détenue par le PIM est bien dans sa dernière version.

Quels avantages ?

Les avantages de passer par un EAI pour alimenter son PIM sont de deux ordres :

  • D’ordre technique : l’EAI permet d’éviter de devoir connecter le PIM point à point aux différentes sources d’informations, une seule connexion à l’EAI est suffisante,
  • D’ordre métier :
  • l’EAI permet de superviser l’ensemble des flux de données des applications vers le PIM en un seul lieu,
  • Planifier des mises à jour de données,
  • Paramétrer des règles de conversions de format,
  • Consulter les journaux de logs et d’erreurs.

L’EAI contribue à faire du PIM un projet transverse de la transformation digitale de l’entreprise

Le PIM apporte de l’agilité à l’entreprise pour mieux vendre simultanément sur différents canaux et améliorer le parcours clients en poussant à tous une information claire, fiable et adaptée. Un référentiel de données produit permet à l’entreprise de contrôler toute l’information produit qui sera diffusée.

PIM ou Product Information Management

Avec un EAI, le projet PIM est plus qu’un projet marketing, c’est un projet transverse à toute l’entreprise. Tous les services de l’entreprise qui détiennent ou produisent de l’information produit sont amenés à la pousser vers le PIM.  Et contribuent à construire et à maintenir à jour le référentiel des données produit de l’entreprise.

Pour les entreprises industrielles comme pour les commerçants le Product Information Management est devenu un outil de simplification de la gestion des données produits. L’EAI quant à lui s’impose comme l’outils de prédilection pour faire communiquer ses données avec les systèmes d’information dans les entreprises.

Depuis plus de trente ans Tenor accompagne les entreprises dans la digitalisation de leur processus, contactez nos experts pour évaluer vos besoins en échanges de donnée informatisé ou même en Managed File Transfert.

Tenor s’engage dans une démarche éco-responsable

Pour les entreprises aujourd’hui, être éco-responsable n’est plus une option ou une occasion de faire un coup marketing, c’est devenu une priorité.

En tant qu’éditeur de logiciels, nous évoluons déjà dans un secteur qui contribue à la diminution des gaz à effet de serre (GES). Néanmoins, si cette contribution est incontestable, elle n’est pas absolue pour autant.

Comme toute activité économique en croissance constante, l’impact du numérique sur l’environnement suit la même dynamique. Les acteurs du secteur en ont rapidement pris conscience et c’est ainsi qu’est apparu la démarche Green IT. Il s’agit d’un ensemble de bonnes pratiques visant à rendre notre activité plus sobre et plus éco-responsable.

Cette démarche éco-responsable passe par une optimisation des usages, comme la dématérialisation des documents ou le recyclage des matériels et par de nouvelles façons de travailler. Elle concerne également la manière dont nous concevons nos logiciels. En effet, nous sommes face à un paradoxe. Si l’utilisation des logiciels permet de réduire les émissions de GES, par ailleurs leur conception et leur utilisation en génèrent également. Nous nous devons donc de proposer des solutions dont le bilan environnemental est positif. C’est pourquoi nous intégrons le facteur éco-responsable dès la phase de conception de nos logiciels pour en faire des logiciels « verts » c’est l’écoconception des logiciels.

Toutes ces démarches sont intégrées aujourd’hui dans notre cœur de métier. Et c’est là que nous devons rester vigilants. En effet, la tentation est grande de considérer que nous avons apporté notre contribution et de s’en contenter. Or avec le temps nous avons pris conscience que notre bilan carbone reposait sur bien plus que sur notre activité d’édition de logiciels. Tenor, ce sont aussi des personnes qui se déplacent, des locaux qu’il faut éclairer et chauffer, du matériel, des moyens de communication, des participations à des salons…

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Qu’est-ce que le Fair Data et comment l’intégrer dans mon organisation?

Le concept de Fair Data est né dans les années 2014 afin d’harmoniser la publication des données scientifiques et faciliter leur accessibilité. En effet, avec le BigData, la digitalisation des connaissances, le volume des données numériques disponibles croit de façon exponentielle et désordonnée. De fait rechercher dans cette masse d’informations ce qui peut être utile, devient de plus en plus difficile. C’est pour remédier à ces difficultés, que le monde de la recherche scientifique a mis en place, avec succès, le concept de Fair Data.

Découvrez dans cet article ce qu’est le Fair Data, ses origines et ses enjeux. Et aussi pourquoi et comment l’intégrer ce mode de gestion des données dans l’entreprise et en obtenir des bénéfices.

Les quatre principes du Fair Data

Publier, partager des données de recherche ont toujours été des principes de base du travail collaboratif dans le monde scientifique. Le besoin de stocker de façon pérenne des informations dans des formats numériques pour qu’elles soient facilement accessibles et réutilisables, est primordial. De plus de nombreuses études ont démontré que 80% des données scientifiques sont perdues ou devenues inaccessibles, 20 ans après avoir été publiées.

Il est donc nécessaire d’agir de façon proactive pour que les données soient conservées selon des principes qui garantissent dans le temps leur accessibilité et leur lisibilité.

A l’initiative de Force 11, communauté scientifique internationale, les principes du Fair Data ont été posés dès 2014. L’objectif du Fair Data est de publier et partager des données scientifiques qui puissent être directement réutilisables par les machines et les hommes sans nécessité de traitements préparatoires. Les données publiées doivent suivre quatre principes :

F : Faciles à retrouver,

Chaque donnée doit être identifiable de façon unique, décrite avec des métadonnées, des mots-clés et accessible par des moteurs de recherche.

A : Accessibles,

Les données sont accessibles mais pas nécessairement libre d’accès, un identifiant peut être nécessaire et obligatoire pour les consulter et les télécharger.

I : Interopérables,

Les données et leurs métadonnées respectent les standards et les formats internationaux en vigueur afin que tous Système d’Information puisse les lire et les comprendre.

R : Réutilisables

Les données sont réutilisables en état soit de façon libre soit sous licence pour toute autre utilisation et que leur origine soit connue et vérifiable. des données Fair Data seront toujours techniquement lisibles et utilisables. On parle dès lors de FAIRisation des données scientifiques.

Source : DoRANum. Données de la recherche : apprentissage numérique. France : DoRANum; 2019. Les principes FAIR : https://doranum.fr/enjeux-benefices/principes-fair/

Fair Data vs Open Data

Il est important de préciser que le Fair Data n’est pas l’Open Data. L’Open Data sont des données libres d’accès et utilisables par tous pour n’importe quel objet. Le Fair Data sont des règles de mise en forme et d’accessibilité technique. Des données respectant les principes Fair Data ne sont pas nécessairement des données Open Data. Des données Fair Data peuvent être confidentielles.

Comment intégrer le Fair Data dans mon organisation ?

Les avantages que procurent le Fair Data pour rendre toutes les données plus facilement accessibles et réutilisables par les machines et par l’homme sont clairement établis. Est-il possible de faire de même dans une entreprise ? Et d’en obtenir des bénéfices.

Quelle démarche suivre pour intégrer le Fair Data ?

Une gouvernance de données ou Data Governance devra mettre en œuvre les principes du Fair Data :

  • Enrichir les données de métadonnées afin de les décrire de façon unique et claire. Comme le photographe qui ajoute des tags à ses photos pour les trier et les rechercher : la photo d’une voiture sera non seulement datée et géolocalisée mais aussi sera taguée de la marque, du type de voiture, du modèle, de la couleur, etc.…
  • Mettre les données dans des formats normalisés lisibles et interprétables par tous,
  • Stocker les données dans un entrepôt de données facilement accessible,
  • Si des tiers à l’entreprise ont accès à ces données, les règles d’utilisation seront clairement établies, libre ou sous licence avec mention de la source.

Quelles méthodes et quels outils ?

Pour atteindre cet objectif de « FAIRisation » de ses données, l’entreprise dispose de méthodes et d’outils :

Le Data Management pour organiser et gérer en place une politique de gestion des données dans l’entreprise. Le MDM permet de préciser des règles de contrôle et de nommage des données dans l’entreprise.

L’entrepôt de données ou Data Warehouse pour stocker les données de l’entreprise et partager avec toutes les applications métiers. L’entrepôt de données est le lieu unique dans lequel toutes les données de l’entreprise sont stockées après avoir été validé et mise en forme.

L’ETL, Extract Transform Load, pour extraire les données des applications de l’entreprise, les nettoyer, les enrichir, les mettre dans un format standard puis les stocker dans l’entrepôt de données pour être analysées.

Quels bénéfices pour l’entreprise ?

Dans une économie digitale les données sont la richesse de l’entreprise mais cette richesse n’est tangible que si les données sont exploitables comme le filon d’une mine.

Disposer de données « FAIR », Faciles à trouver, Accessibles, Interopérables, Réutilisables, garantit à l’entreprise que les données stockées seront toujours exploitables. Les principes FAIR s’appliquent à tous les types de données, des données structurées en provenance des logiciels de gestion, de comptabilité, de paie et aussi à tous les formats non structurés : photo, vidéo, publications, contrats que produit une entreprise.

L’entreprise sera en mesure d’en obtenir des bénéfices de trois ordres :

  • Des gains opérationnels :
    • De l’information immédiatement disponible et compréhensible pour être partager et utiliser par des applications métiers,
  • Des gains stratégiques :
    • Une quantité importante de données et classées, enrichies, dans des formats normalisés prêtes pour des outils d’analyse décisionnelle,
  • Des gains humains :
    • Tout le travail produit par les collaborateurs de l’entreprise est classé, documenté et conservé. Et pourra demain être retrouvé et réutilisé en état.

Le Fair Data, pour capitaliser sur les données !

Jusqu’alors les objectifs de la gestion de la donnée en entreprise étaient essentiellement axés sur la qualité de la donnée, sa disponibilité et sa sauvegarde à des fins de sécurité. Avec le Fair Data, de nouveaux objectifs :

  • L’accessibilité de la donnée par des tiers,
  • La conservation de la donnée dans le temps.

Si la gestion de la donnée permet d’optimiser et de sécuriser l’utilisation les données, l’application des principes du Fair Data permet de capitaliser sur les données.

La FAIRisation des données un atout pour que l’entreprise réussisse sa transformation digitale et capitalise sur son patrimoine numérique.

Expert de la gestion de données depuis plus de 30 ans, Tenor propose à ses clients des solutions de Data Management, des solutions d’échange de données informatisé et de facture électronique. Prenez le temps de faire un tour sur le Blog de Tenor et de parcourir nos meilleurs articles sur le Data Management.