Facture entrante / facture fournisseur, automatisez vos réconciliations 

La facture entrante est une réalité pour toutes les entreprises qui travaillent en BtoB. En effet, le passage à l’obligation de la facture électronique pour tous est imminent. A chacune des dernières lois de finance, les modalités d’entrée en application de l’obligation à compter de 2024. A cette date les entreprises devront émettre et recevoir des factures numériques. Les règles à suivre, sont de plus en plus précises. De fait, toutes les entreprises ont jusqu’à fin 2025 pour basculer à la facture électronique pour toutes leurs transactions BtoB.

Perçue souvent comme une contrainte, cette obligation est l‘opportunité pour les entreprises d’automatiser leurs processus de gestion de la facturation fournisseur ou facture entrante.

Découvrons comment la nouvelle réglementation de la facturation électronique impacte la gestion des factures entrantes. De même, découvrons par quels moyens les entreprises tireront profit de ce contexte, pour transformer la gestion de leur facturation fournisseur et leur processus de réconciliation. Nous verrons aussi les gains en sécurité, en compétitivité et en agilité.

Rappel du calendrier d’application de l’obligation de la facture électronique

  • A compter du 1er juillet 2024 : obligation en réception à l’ensemble des entreprises et, en émission pour les grandes entreprises
  • A compter du 1er janvier 2025 : obligation en émission aux entreprises de taille intermédiaire
  • A compter du 1er janvier 2026 : obligation en émission aux petites et moyennes entreprises et microentreprises

Facture entrante, E-invoicing, E-reporting, Piste d’Audit Fiable : la TVA à l’heure de la transformation numérique

L’obligation de la facture électronique à partir de juillet 2024 change profondément les relations entre les entreprises et l’administration fiscale en matière de TVA. Par conséquent, c’est la fin du mode déclaratif, dans lequel les entreprises déclarent mensuellement la TVA collectée et la TVA déductible auprès de l’administration. Le modèle Clearance  est installé :

  • Prévention et lutte contre la fraude à la TVA avec
    • Une transmission au fil de l’eau des données relatives aux transactions soumises à TVA dès leur facturation et leur règlement à l’administration fiscale,
  • Mise en place des pré-déclarations de TVA.

Le modèle en Y pour envoyer et recevoir les factures électroniques

Pour satisfaire aux nouvelles obligations de facturation électronique les entreprises devront obligatoirement passer par des plateformes de facturation certifiées, privées ou publiques.

La DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, a choisi le schéma en Y qui laisse le choix aux entreprises de leurs plateformes de facturation électronique. Et aussi de conserver les investissements déjà réalisés. Les plateformes privées sont soumises à l’obligation de transmettre à l’administration fiscale les données de facturation.

facture entrante et factures fournisseurs
Source : DGFIP – La TVA à l’ère du digital en France

L’objectif principal de la réforme : la lutte contre la fraude à la TVA

L’obligation de e-invoicing étant limitée à la facturation BoB domestique, il est nécessaire pour atteindre l’objectif principal de la réforme « la lutte contre la fraude à la TVA », de compléter le dispositif.

L’obligation de facturer électroniquement s’accompagne d’une obligation de e-reporting.

Le e-invoicing pousse à l’administration fiscale les données de la facturation BtoB. Avec le e-reporting les entreprises communiquent à l’administration fiscale les ventes BtoC et les données de la facturation BtoB à l’international. Et aussi pour toutes les factures électroniques fournisseurs :

  • Un statut : « reçu », « approuvé », « mise en paiement », « litige »,
  • La date et le montant du règlement.

Ces dernières informations permettent à l’administration de connaitre le montant et la date d’exigibilité  de la TVA pour chaque facture. Et d’anticiper les entrées de TVA et prévenir les tentatives de fraudes.

La Piste d’Audit Fiable ou PAF
Source DGIP

La Piste d’Audit Fiable ou PAF

Depuis 2014, les entreprises sont tenues de mettre en place une Piste d’Audit Fiable pour toutes leurs factures. C’est-à-dire de produire pour chaque facture enregistrée en comptabilité, une documentation permettant de justifier la véracité de la facture. La PAF doit permettre de remonter de façon fiable et sincère au fait d’origine de la transaction, soit le bon de commande, soit le bon de livraison ou tout autre justificatif de la transaction.

Quels impacts pour la facture entrante ?

Trois obligations s’imposent aux factures fournisseurs entrantes :

  1. L’entreprise est obligée d’accepter les factures au format électronique,
  2. L’entreprise est obligée d’informer à un rythme hebdomadaire ou mensuel l’administration des factures fournisseurs entrantes avec un statut de rejet ou de mise en paiement,
  3. L’entreprise est obligée pour chaque facture d’être en mesure de présenter les pièces justifiant la réalité de la transaction facturée.

Comment mettre en place les nouvelles directives de gestion des factures entrantes ?

Pour satisfaire à ces obligations les entreprises devront réorganiser leur circuit de réception des factures fournisseurs :

  • Accepter et traiter tous les formats de factures électroniques,
  • Pour chaque facture reçue de procéder aux opérations de rapprochement et de réconciliation dans des délais de quelques jours.

Quelle méthode pour la facture entrante?

Réceptionner les factures

L’obligation d’acceptation des factures dans un format n’est pas accompagnée d’une harmonisation des formats existants. L’entreprise sera confrontée à une grande diversité de formats : factures EDI au format EDIFACT, Factur-X, facture XML, …

Passer par une porte d’entrée unique, telle une plateforme collaborative qui convertit tout format électronique dans un format numérique compatible avec le Système d’Information de l’entreprise est une solution efficace et fiable.

Traiter les factures numériques

Les factures réceptionnées dans un format interprétable par les outils de traitement de l’entreprise sont soumises aux vérifications de conformité :

  • Contrôles que la facture est conforme aux obligations légales de factures : mentions obligatoires,
  • Contrôles antifraudes : fournisseur déjà enregistré dans la gestion commerciale de l’entreprise, société toujours en activité, vérification des informations bancaires,
  • Contrôles métiers qui permettront d’accepter la facture comme facture conforme et réceptionnée.

La facture ainsi réceptionnée pourra être archivée électroniquement et entrée dans le circuit de validation.

Associer les pièces justificatives

Les fonctionnalités de gestion de documents des différends outils permettent des recherches multicritères de document. De créer des liens entre eux, de les regrouper ensemble. Aussi toute facture est facilement associée à ses justificatifs, permettant ainsi une traçabilité complète de la transaction.

Rapprochement et réconciliation

La principale tâche de la validation de la facture avant la mise en paiement consiste à la réconciliation. Les données de la facture sont confrontées aux données des bons de commandes et des bons de livraisons. Il s’agit de détecter des erreurs de facturation ou de livraison et aussi des tentatives de fraude. Lors d’une incohérence détectée, la facture est assignée à un intervenant pour validation avec justification ou mise en litige.

Selon les métiers de l’entreprise et les modalités de livraison et de facturation de ses fournisseurs cette opération peut s’avérer complexe voir chronophage.

Une facture pouvant être rattachée à plusieurs commandes ayant fait l’objet de livraisons partielles. Les écarts peuvent être constatés sur des prix unitaires, des quantités et aussi sur des références articles.

Dans le monde de la distribution agroalimentaire ces cas sont fréquents : des produits commandés sont remplacés par des produits équivalents tel des oranges d’une même variété d’origine « Espagne » par des oranges d’origine « Maroc ». Qu’une quantité livrée ne correspondent pas à la quantité commandée du fait de poids variables.

Réconciliation des factures, mise en place de robots

Des robots de réconciliation permettent d’automatiser les tâches de rapprochement des données de facture entrante avec les données des pièces justificatives.

Dans les faits, moins de 25% des factures reçues ne sont pas immédiatement rapprochées et doivent faire l’objet de vérifications complémentaires avant litige. Et lorsqu’un outil de réconciliation automatique est utilisé, jusqu’à 90% des factures entrantes sont rapprochées sans intervention humaine.

Les moteurs de réconciliation automatique bénéficient des avancées dans le domaine du machine learning. Des fonctionnalités d’autoapprentissage permettent au robot de mémoriser les modèles de factures et de pièces justificatives, les habitudes de facturation, les écarts récurrents et acceptés. Le degré de granularité devient de plus en plus fin. Ainsi de plus en plus d’automatismes, de moins en moins d’interventions humaines. Et aussi une plus grande capacité à détecter les erreurs et les tentatives de fraudes.

Les gains de la facture entrante pour l’entreprise

Les gains pour l’entreprise sont multiples et de différentes natures.

Des avantages opérationnels

Tout d’abord des avantages opérationnels induits par la réduction du cycle de traitement des factures. Le gain de temps estimé de 7 à 10 jours par facture permet :

  • Une diminution des coûts de traitement des factures d’achat de l’ordre de 75%, ce qui peut représenter de 7 € à 10 € par facture,
  • D’accélérer le passage à l’état « Bon à Payer », ce qui évite le risque de non-respect des délais de paiement,
  • Et enfin de transmettre dans les délais les informations requises par le e-reporting.

Une visibilité en temps réel des achats et des échéances

Le passage par un outil d’automatisation de réconciliation de toutes les factures entrantes centralise l’ensemble des factures fournisseurs en une seule porte d’entrée. Il en découle une visibilité complète sur l’ensemble des achats et des échéances à venir.

La traçabilité des opérations est accrue et permet à l’entreprise d’être conforme aux exigences de la Piste d’Audit Fiable.

Une protection contre les erreurs et les fraudes

Enfin et surtout pour les entreprises qui reçoivent quotidiennement un grand nombre de factures, les outils permettent de détecter :

  • Des doublons de facturation,
  • Des fournisseurs non renseignés ou mal renseignés dans le référentiel de l’entreprise,
  • Des coordonnées bancaires erronées,
  • D’accéder systématiquement et pour tous les fournisseurs à des bases centralisées de notation.

En cas de doute, le workflow alerte le service comptable pour une vérification de l’identité du fournisseur et sa solvabilité.

5 raisons de choisir une plateforme collaborative

Vous souhaitez passer à l’automatisation de la réconciliation des factures fournisseurs. Les plateformes collaboratives sont des solutions clés-en-main. Outre qu’elles permettent d’être rapidement opérationnelles, voici 5 raisons de choisir une plateforme collaborative pour la réconciliation de vos factures :

Raison 1 : Bénéficiez immédiatement de toute l’expertise réglementaire de la plateforme.  Toutes les plateformes doivent être reconnues par la DGFIP.

Raison 2 : Acceptez tous les formats de facture électronique entrante. La plateforme convertit les pièces reçues dans des formats interprétables par votre Système de Gestion Comptable.

Raison 3 : Facilitez le travail de vos collaborateurs : télétravail, travail collaboratif, workflows. La plateforme permet des accès sécurisés en tout lieu et 24h/24.

Raison 4 : Bénéficiez d’auto-apprentissage et d’un module d’Intelligence Artificielle. Le robot de réconciliation devient de plus performant au fur et à mesure qu’il est sollicité.

Raison 5 : Optimisez vos coûts de gestion, la plateforme est un service Cloud, vos investissements informatiques sont réduits, seuls les coûts d’utilisation du service et d’archivage de documents sont facturés.

A l’instar des réglementations autour de l’e-invoicing (facture entrante et sortante), la solution eDemat s’adapte en permanence aux évolutions des usages. Tenor vous propose régulièrement des webinaires sur la facture électronique. Restez connecté à l’actualité et anticipez 2024.

Qu’est-ce que la Data Governance ?

La Data Governance ou Gouvernance des Données est devenue un sujet d’importance dans toutes les organisations. La digitalisation de l’économie, l’abondance des données avec le Big Data, les exigences en matière de cyber sécurité, le respect de la vie privée ont fait prendre conscience à tous qu’une politique de la gestion de la donnée en entreprise est incontournable.

Dans cet article découvrez la Data Governance, son périmètre, ses acteurs, ses outils et ses gains pour l’entreprise, son image et ses performances.

Définition du Data Gouvernance

La Data Governance regroupe l’ensemble des moyens et des procédures par lesquelles l’entreprise supervise et contrôle ses données. Une Gouvernance de la Donnée a pour mission une utilisation cohérente de la donnée dans l’entreprise dans le cadre de son activité, de protéger l’entreprise des fuites et violations de données et dans le respect des réglementations en vigueur.

La donnée est un élément sensible

Aujourd’hui dans toute organisation la donnée est devenue un élément auquel les dirigeants doivent accorder toute leur attention :

  • La donnée fait fonctionner l’entreprise, à chaque instant la donnée circule dans l’entreprise : des personnels la collectent, la manipulent, la transmettent,
  • La donnée est convoitée, quand l’entreprise perd ses données ou se les fait voler, l’activité s’arrête,
  • La donnée est encadrée par la loi, la détention et l’usage de données et d’informations sensibles ou personnelles est soumises à des réglementations nationales et européennes.

La gestion de la donnée doit être le seul et unique sujet de la Data Governance. Il convient de toujours prendre en considération les quatre points clé de la donnée.

La disponibilité

Les données doivent conservées et restées accessibles aux utilisateurs dans le Système d’Information de l’entreprise. Selon leur profil, les utilisateurs sont autorisés à consulter, modifier des données.

L’interprétabilité

Les données doivent être conservées dans des formats standards afin de rester interprétables par les applications du Système d’Information.

La qualité

Les données conservées doivent respecter les critères de qualité. Elles doivent être cohérentes, fiables, validées, et pertinentes.

La sécurité

La conservation des données est soumise à des règles de sécurité strictes. Il convient de mettre en place un contrôle des accès aux données, de tracer l’activité, de réduire les risques de fuite. A défaut la responsabilité de l’entreprise et de ses responsables peut être engagée.

Le périmètre sur lequel s’applique la politique d’une Gouvernance de la Donnée est étendu à :

  • Tous les lieux de stockages des données internes, applications, bases de données,
  • Tous les services Cloud sur les l’entreprise stocke des informations
  • Toutes les applications mobiles et terminaux mobiles utilisés par les collaborateurs,
  • Tous les postes de travail des collaborateurs sur site et en télétravail,
  • Tous les réseaux sociaux où l’entreprise est présente,
  • Tous les objets connectés que l’entreprise utilise.

En fait en tout lieu ou des données de l’entreprise sont stockées ou accessibles.

La Data Governance est un projet d’entreprise.

Un CDO, Chief Data Officer ou Directeur des Données est nommé. Ses rôles seront :

  • D’inculquer aux collaborateurs une culture de la donnée,
  • De contrôler les usages internes faits des données,
  • De fournir aux décideurs de l’entreprise des données consolidées,
  • De superviser les procédures de sauvegardes des données,
  • De veiller au respect des réglementations sur les données personnelles et sensibles.

Le Master Data Management

Pour mette en place une stratégie de Gouvernance de la Donnée, le CDO dispose du MDM ou Master Data Management.

Le MDM va permettre de définir les objectifs de l’entreprise en matière de qualité des données et de mettre en place les moyens pour les atteindre.

  • Définition des critères internes de la qualité des données,
  • Connaissance de l’origine des données, s’il s’agit de données applicatives internes, de données en provenance du Big Data,
  • Organisation du stockage et de la sauvegarde des données,
  • Prise en compte en compte de la nature des données : données d’exploitation, données financières, données personnelles, …

Avec le MDM, le CDO dispose d’une vision à 360° des données qui circulent dans l’entreprise et des méthodes et outils pour mettre en une gouvernance de la donnée£.

Initier un projet de Data Governance

Un projet de Date Governance est un projet métier. Il va impacter l’ensemble de l’organisation de l’entreprise.

  • La première étape est en conséquence une étape de communication interne pour sensibiliser l’ensemble des collaborateurs sur le sujet. A un moment tout collaborateur accède et manipule des données au travers les applications qu’il utilise.
  • La seconde étape est l’inventaire des données qu’utilise l’entreprise, leur localisation. Pour cela il sera nécessaire de demander à chacun des services de l’entreprise de définir leur référentiel de données.

C’est à l’issue de ces étapes que le CDO s’appuiera sur les outils du MDM pour organiser la gestion des données de référence de l’entreprise. D’identifier les différents flux internes de données dans le Système d’Information.

Et enfin le CDO aura la capacité de définir les règles de gouvernance et d’attribuer à chacun des rôles (lecture, écriture, suppression) selon ses besoins.

Gains pour l’entreprise

Pour l’entreprise et ses collaborateurs les gains d’une Gouvernance de la Donnée apportent :

Des gains opérationnels en raison d’une confiance accrue dans les données disponibles.

Les collaborateurs disposent de données de qualité et ont confiance dans les données qu’ils utilisent. Cela se traduit par des gains de temps, fini les temps passés à des recherches et des vérifications longues et fastidieuses. L’efficacité opérationnelle est améliorée. Les relations entre services de l’entreprises et les échanges d’information avec des tiers gagnent en qualité et en confiance.

Des gains stratégiques avec des données consolidées fiables.

Des données contrôlées, consolidées, rapidement accessibles dans des Data WareHouse rendent le déploiement d’outils d’analyse décisionnelle plus aisé. Les reporting sont de meilleure qualité.

Des gains dans le domaine de la sécurité.

La Data Governance permet de sécuriser les données de l’entreprise face à différents risques :

  • Le risque légal
    • La Gouvernance des Données garantit que les données détenues par l’entreprise et les usages qui en sont fait sont conformes aux réglementations de son secteur d’activité. Le RGPD entré en application en 2018 s’applique à toutes les données à caractère personnelle que détiennent les entreprises : données des ressources humaines données des clients et prospects
  • Le Shadow-IT
    • Les collaborateurs recourent fréquemment au  Shadow-IT de bonne foi, sans mesurer les risques pris : partage de fichiers contenant des données confidentielles ou sensibles, installation et utilisation d’applications sans les licences nécessaires. Avec le télétravail le Shadow-IT prend-il plus d’importance ? Il convient au CDO de sensibiliser les collaborateurs et de proposer des solutions alternatives.
  • Le risque externe
    • Il s’agit des moyens, des procédures pour protéger les données de l’entreprise de la cybercriminalité et tout particulièrement du ransomware. Avec le service informatique et ses prestataires, le CDO devra en permanence évaluer les menaces et le niveau des protections en place.

La sécurité et la réglementation poussent les projets de Data Governance

Comme trop souvent c’est la contrainte qui pousse au changement. Avec d’une part le RGPD et ses sanctions financières importantes, pouvant aller jusqu’à 20 millions d’Euros ou 4% du chiffres d’affaires mondial, et d’autre part le développement de la cybercriminalité, des faits de ransonware qui se multiplient. Les dirigeants d’entreprises de toute taille prennent conscience qu’ils doivent avoir le contrôle sur toutes les données que détient et manipule leur entreprise.

Avec la transformation digitale des entreprise, l’informatisation de l’ensemble des services, la donnée est partout présente. La Data Governance ou Gouvernance des Données devient un service général et transverse de l’entreprise. Et doit être consulté dans toute opération menée par l’entreprise.

Depuis plus de trente ans Tenor accompagne ses clients dans les Echanges de Données Informatisées et propose des solutions EDI, des logiciels EAI ainsi que des solutions de factures électroniques. Contactez nos équipes pour évaluer votre projet !