Les évolutions de APERAK

APERAK est un type de message EDI. L’objectif de l’EDI – Echange de Donnée Informatisé, est l’automatisation des échanges commerciaux dématérialisés de Machine à Machine. Pour atteindre cet objectif et traiter un nombre important de transactions au quotidien, les messages EDI sont normés, c’est-à-dire conformes à des règles syntaxiques, tel la norme EDIFACT.

De fait pour s’assurer du bon traitement des messages électroniques lors d’une transaction EDI. Les opérations de contrôles techniques et fonctionnels de la conformité et de l’interprétabilité des messages sont primordiales.

Dans cet article, découvrons le message APERAK, pourquoi il est essentiel à la fluidité et la qualité des transactions EDI. Et aussi les évolutions de la norme EDIFACT et l’historique de ses versions.

Le message APERAK

A l’arrivée d’un message EDI la bonne pratique consiste à :

  • Vérifier le message au niveau système afin de détecter des erreurs syntaxiques,
  • Informer son expéditeur via un message CONTRL que le message est accepté ou rejeté avec le motif du rejet.
  • Transmettre à l’application de traitement le message accepté.

Ces opérations s’effectuent au niveau du traducteur EDI.

Le message APERAK possède une double fonction

L’application de traitement de la demande EDI accuse réception du message reçu via un message APERAK. Le message APERAK (Application Error and Acknowledgment Message) est un message d’erreur de demande et d’accusé de réception.

Selon la définition de UN/EDIFACT, la fonction du message APERAK est double :

  • Informer un émetteur de message que son message a été reçu par l’application du destinataire et a été rejeté en raison d’erreurs rencontrées lors de son traitement par l’application
  • Accuser réception à un émetteur de message de la réception de son message par l’application du destinataire.

Le champ d’application

Le message APERAK peut être utilisé par toutes les applications. Il ne dépend pas d’un type d’activité ou de secteur d’activité. Son usage repose sur des pratiques professionnelles en matière d’échange d’information. Son utilisation est spécifiée dans le cadre des contrats Interchange entre partenaires EDI.

Les principes de fonctionnement

Dès lors qu’un accusé de réception par l’application de traitement est requis. Un message APERAK doit être envoyé à l’expéditeur mentionnant :

  • Si une erreur est détectée lors du traitement par l’application : le détail de l’erreur survenue, qui peut-être un code d’erreur convenu préalablement entre parties,
  • Si aucune erreur n’est détectée : un accusé de réception de la demande.

Un message APERAK accuse réception d’un seul message EDI.

Illustration de la différence entre les messages CONTRL et APERAK

Les messages APERAK sont générés par les applications métiers contrairement aux messages CONTRL générés par les traducteurs EDI. Les messages CONTRL accusent réception d’une transaction EDI. Alors que les messages APERAK confirment ou rejettent un traitement demandé via une transaction EDI.

Exemples d’utilisation

Si les messages CONTRL permettent de savoir si un message envoyé à bien été accepté et reçu par son destinataire. Le message APERAK permet de savoir si le message peut ou ne peut pas être traité par son destinataire. Illustrons cette fonction avec des cas d’usage.

Confirmation de la réception des factures électroniques

Le message CONTRL informe l’expéditeur que le message INVOIC reçu et est conforme à la syntaxe EDIFACT. Le message APERAK informe que la facture contenue dans le message INVOIC peut être traitée par le logiciel de facturation fournisseur.

Confirmation de traitement d’envoi de données brutes

Lors du dépôt de déclarations électroniques auprès de l’administration fiscale par voie EDI. L’accusé de réception comporte deux volets correspondants chacun à deux types de contrôle :

  • Un premier contrôle porte sur le format du message, le résultat est mentionné dans un premier volet : le message CONTRL,
  • Un second contrôle porte sur le contenu du message, il permet de vérifier que les données sont traitables par l’administration, le résultat est mentionné dans le second volet : le message APERAK.

Confirmation de la prise en compte d’une commande

En logistique le message APERAK permet de confirmer de façon simple et qu’une commande est prise en compte et est mise en préparation.

La norme EDIFACT

La syntaxe du message APERAK est conforme à la norme EDIFACT. EDITFACT est l’acronyme de Echange de Données Informatisées pour l’Administration, le Commerce et le Transport. Il s’agit d’une norme internationale développé par l’ONU pour promouvoir et faciliter le commerce international. La norme EDIFACT fournit une structure hiérarchique pour construire des messages électroniques.

Les messages EDIFACT

La structure hiérarchique des messages EDIFACT avec ses règles sémantiques permet de transposer tous types de documents commerciaux en messages électroniques. Les informations de chaque document sont classées en différents éléments et segments qui constituent le message EDIFACT. Un identifiant permet de reconnaître chaque type de donnée transmise.

L’historique des versions

Les spécifications de la norme EDIFACT sont publiées deux fois par an sous forme répertoires à télécharger sur le site de l’UNECE. Le dernier répertoire publié est le D.21B, le prochain sera le D.22A.

Les évolutions sont incrémentales. Bien qu’il ne soit pas obligé de migrer régulièrement sur la dernière version. Chaque évolution prend en charge les dernières exigences sectorielles et réglementaires. La dernière version permet d’échanger électroniquement avec tous les partenaires quel que soit leur version.

Fluidité de l’information et qualité des données des échanges EDI

Comme nous venons de le voir l’usage du message APERAK dans les transactions contribue activement :

  • A la fluidité de l’information, l’expéditeur est informé que sa demande est réceptionnée par l’application destinatrice, et est bien comprise et sera traitée,
  • A la qualité des données échangées, lors d’un rejet le message APERAK retourne à l’expéditeur un code d’erreur qui lui permettra d’apporter la correction et d’effectuer un nouvel envoi corrigé.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, la mise en œuvre de APERAK lors de projet EDI est un atout supplémentaire pour contribuer à la réussite de la mise en production.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les acteurs de l’industrie dans la mise en œuvre de l’EDI. Découvrez nos solutions EDI en SaaS, WebEDI ou EDI Onpremise! Contactez-nous pour lancer votre projet dès aujourd’hui.

Conférence Odette 2022

La Conférence Odette se tiendra à Prague les 23 et 24 mai 2022. Cette conférence Européenne a pour objectif de favoriser les échanges dans le secteur automobile et plus particulièrement de mettre en œuvre des standards d’échange de données informatisé. A l’occasion de la conférence Odette 2022 à laquelle Tenor collabore en tant que sponsor, les participants auront l’opportunité d’assister à des conférences exclusives sur plusieurs thématiques liées au secteur automobile en Europe. Découvrez dans cet article le programme et les principales interventions, mais également les objectifs d’Odette et le standard mis en œuvre.

Qui est Odette, l’organisateur de la conférence Odette 2022 ?

ODETTE ou Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe, représente les acteurs du secteur de l’automobile en Europe. En effet, Odette compte parmi ses adhérent les principaux constructeurs automobiles européens ainsi que leurs sous-traitants.

La mission d’Odette est d’améliorer l’efficacité et renforcer la compétitivité de l’industrie automobile européenne au sein de l’économie mondiale.

Afin de réaliser cette mission, Odette développe des normes et des protocoles (OFTP2). Il fournit aussi des outils et des services. Leur objectif est de soutenir la numérisation de la gestion de la logistique, de la Supply Chain et des communications de la chaine d’approvisionnement à travers le monde.

A l’heure actuelle des milliers d’entreprises du secteur automobile emploi quotidiennement les normes Odette. De fait, la fiabilité, l’intégrité et la sécurité des services revêtent une importance majeur. Se tenir informé sur l’évolution des normes lors de la conférence Odette 2022 est capitale pour toutes ses entreprises.

OFTP 2 un protocole d’échange développé par Odette

Odette File Transfer Protocol version 2.0 est la dernière version de l’OFTP. OFTP2 est un standard adapté aux besoins de communications spécifiques des acteurs de l’industrie automobile. Ces entreprises qui opèrent souvent à l’échelle mondiale ont besoin d’une solution de transfert de fichiers leur permettant d’échanger des données en toute sécurité avec des partenaires et des filiales à travers le monde.

OFTP2 est un protocole qui permet d’échanger des données critiques. En effet, Il assure une transmission sans faille et sécurisée entre les organisations. De même, il garantit que les informations confidentielles et sensibles sont transmises rapidement et en toute sécurité. OFTP2 permet une transmission fiable des fichiers EDI par exemple.

La conférence Odette 2022

La Conférence Odette 2022 permet aux acteurs du secteur automobile en Europe d’échanger lors de conférences sur les thématiques qui anime l’industrie actuellement. Cette année, de nombreuses conférences à l’ordre du jour sont en lien avec la gestion de la Supply Chain dans des circonstances exceptionnelles :

  • Pandémie mondiale,
  • Contraintes géopolitiques fortes,
  • Evolution rapide des technologies,
  • Incitations aux constructeurs à réduire drastiquement leurs émissions de CO2

Vous découvrirez lors de la Conférence Odette 2022 de nombreuses thématiques autour de l’environnement et de la Supply Chain. De l’importance de la gestion des emballages dans le secteur automobile. Mais également de sujets plus concret autour du déploiement de l’EDI chez vos fournisseurs. Découvrez tout le programme de la conférence Odette 2022.

Tenor, sponsor officiel de la conférence Odette 2022

Cette année encore Tenor est sponsor officiel de la conférence. A cette occasion vous aurez la possibilité de rencontrer nos équipes sur la partie exhibition de l’évènement STAND 19. De même nous animerons une conférence sur « comment réussir son onboarding fournisseur en EDI? ».

Pour participer à cet évènement, réservez votre place directement sur le site de la Conférence Odette 2022.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises du secteur de l’automobile dans la mise en œuvre de solutions EDI, de réseaux à Valeur ajoutés et d’Onboarding fournisseurs EDI. Laissez-nous vos coordonnées, notre équipe vous contactera dans les 4 prochaines heures. Contactez-nous.

Conférence Odette 2022

Comment mettre en œuvre l’EDI – Echange de Données Informatisé dans mon entreprise ?

Mettre en œuvre l’EDI c’est réaliser un projet transversal de type «Supply Chain» ; intégrer un EDI (Solution pour l’Echange de Données Informatisé) dans l’entreprise impacte les relations de l’entreprise avec son réseau de partenaires commerciaux. De même il impact les échanges internes entre ses différents services. En dématérialisant les échanges, l’EDI contribue à la transformation digitale des métiers de l’entreprise.

La mise en œuvre de l’EDI (Echange de Données Informatisé) dans une entreprise c’est automatiser les relations commerciales entre entreprises (partenaires), supprimer les saisies inutiles et redondantes. L’objectif de ce changement est d’accélérer et de sécuriser le cycle des échanges commerciaux et d’obtenir des gains de productivité et des réductions de coûts administratifs.

Cette évolution impacte les relations commerciales avec les partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Il contribue également à la transformation digitale de l’entreprise en supprimant le papier et en automatisant les processus métiers.

Echange de Données non Informatisé

Découvrez dans cet article comment mettre en œuvre l’EDI, quel plan d’actions mettre en place. De même nous détaillerons les différentes étapes pour réussir la mise en œuvre de l’EDI dans l’entreprise.

Quel plan d’actions à mettre en place pour réussir votre projet d’Echange de Données Informatisé ?

Que vous soyez à l’initiative du projet EDI et que vous souhaitiez l’adhésion la plus grande de votre réseau de partenaires commerciaux à votre projet. Que vous meniez un projet EDI pour satisfaire aux demandes de vos partenaires commerciaux et rejoindre leurs réseaux EDI. Vous abordez votre projet EDI suivants les deux axes : « Technique » et « Organisationnel ».

Mettre en œuvre l’Echange de Données Informatisé est un projet beaucoup plus vaste que la plupart des projets informatiques.

La mise en place d’un système EDI ne va pas consister seulement à permettre à des systèmes informatiques distincts d’échanger des messages électroniques entre eux, il va aussi :

  • Changer les relations de l’entreprise avec son réseau de partenaires,
  • Influencer l’organisation interne de l’entreprise et les tâches des utilisateurs,
  • La réussite de sa mise en place va se mesurer au niveau d’adhésion des utilisateurs, services de l’entreprise et partenaires de l’entreprise, clients et fournisseurs.

Dès lors nous regarderons comment mettre en œuvre de l’EDI suivant deux axes distincts :

  • Un axe Technique, un projet EDI est un projet informatique qui doit être mené comme tel, dans les règles de la conduite de projet,
  • Un axe Organisationnel, un projet EDI est aussi un projet de digitalisation de l’entreprise, qui va réorganiser l’entreprise. De fait cela nécessite une étude d’impact et un accompagnement au changement,

Un Comité de Pilotage devra piloter le projet EDI sur ses deux axes.

Pour cela il devra avoir une composition élargie à chaque service de l’entreprise et à sa Direction. Son rôle sera non seulement de conduire le projet EDI dans sa partie technique mais aussi d’anticiper les changements dans l’organisation interne du travail des services. De même il devra communiquer avec les futurs partenaires EDI.

L’axe Technique pour mettre en œuvre l’EDI

Tout d’abord analyser les besoins, identifier les flux EDI à mettre en place et leurs volumétries. Ensuite il faut choisir la solution EDI la plus adaptée et son réseau EDI VAN. Puis intégrer les logiciels au système EDI, préparer les données et débuter les tests.

Analyser les besoins et identifier les flux

Cette étape va permettre de lister de façon exhaustive :

  • Quels échanges seront pris en compte dans le projet : Commandes, Livraisons, Factures, etc…
  • Avec quels clients, fournisseurs, l’entreprise échangera de façon électronique,
  • Et aussi quels seront les logiciels métiers de l’entreprise qui devront communiquer avec la passerelle EDI.

Cet inventaire va permettre d’estimer la volumétrie des échanges lorsque l’EDI sera mis en production.

Le choix de la solution EDI et du réseau

Une fois que les besoins sont évalués, le Comité de Pilotage a l’ensemble des informations nécessaires pour :

Le choix du fournisseur EDI se fera sur des critères de tarification compte tenu des prévisions volumétries et de la qualité de services proposés et garantis par le prestataire EDI.

Intégrer les applications métiers de l’entreprise à l’EDI

Les logiciels utilisés par l’entreprise qui devront s’interfacer à la passerelle EDI, Comptabilité, ERP, Gestion commerciale, TMS, WMS, etc… devront être rendus communicants si ce n’est le cas. Dès lors Il faudra prévoir soit des mises à jour avec des modules EDI, soit des développements spécifiques.

La préparation des données, le mapping des données

La solution EDI choisie, les logiciels qui seront intégrés en phase d’être connectés à l’EDI. Il reste à procéder à un travail de préparation des données qui seront échangées.

Ce travail de préparation des données est primordial pour mettre en œuvre l’EDI. Cette opération consiste à :

  • Synchroniser les dictionnaires de données entre partenaires afin que les codes produits utilisés par le client et le fournisseur soient identiques,
  • Renseigner toutes les informations nécessaires, dont les codifications normalisées GTIN (Global Trade Item Number) anciennement EAN/UPC et GLN Global Location Number),
  • Mettre les données dans les formats spécifiés par les normes EDI qui seront utilisées, le plus souvent à la norme EDIFACT.

Les organisations de standardisation de l’EDI, GS1, Galia, GTF, aident les entreprises dans leur démarche de mise aux normes de leurs données. De même ils fournissent de nombreuses documentations.

Il s’agit d’une opération critique dans le déroulement projet. Si les données présentes dans les logiciels de l’entreprise sont erronées, non renseignées, mal formatées, les messages envoyés ou reçus seront rejetés.

Les tests à réaliser pour mettre en œuvre l’Echange de Donnée Informatisé

Des tests de transmission et de réception de messages doivent être faits impérativement avec chacun des partenaires EDI. Les tests s’effectuent avec l’implication des trois parties, émetteur, récepteur et fournisseur EDI.

Des jeux de tests construits à partir de documents réels représentant les différents cas de figures possibles sont créés.  Il s’agit alors de transmettre ces documents par messages EDI aux partenaires qui par retour confirmeront qu’ils les ont bien reçus et qu’ils peuvent les traiter. Lorsque tous les tests seront réussis, il sera possible de passer en production.

L’axe Organisationnel d’un projet EDI

Informer et former, un projet EDI est une étape dans la transformation digitale de l’entreprise qui va impacter la chaîne de création de valeurs de l’entreprise. Une bonne communication externe et interne permet de gagner l’adhésion de tous au projet.

Des changements dans l’entreprise

Dans l’entreprise la mise en place d’un Echange de Données Informatisé va apporter des changements dans la façon de travailler de part :

  • La suppression des tâches de saisies,
  • L’automatisme de nombreux contrôles,
  • Les échanges en temps réel,
  • La suppression de documents papier,
  • Etc…

Comme pour tous les projets ayant des conséquences sur le travail des services il est nécessaire d’organiser des réunions présentant un projet EDI qui :

  • S’intègre dans la chaine de valeur de l’entreprise pour améliorer la qualité de service,
  • Apporte plus de cohérence au système d’information de l’entreprise en partageant et échangeant les données métiers.

Il faudra bien entendu prévoir les formations utilisateurs pour que ceux-ci s’approprient l’EDI et puissent être autonomes dans la gestion du déploiement EDI vers de nouveaux partenaires commerciaux et le traitement des anomalies.

Indicateurs de mesure de la performance :

Il est aussi opportun de mettre en place des Indicateurs pour mesurer la performance du système EDI vs la situation antérieure avant l’EDI : nombre de litiges, taux de service, réduction des délais de livraison, nombre d’impressions papier, etc..

Des évolutions avec les partenaires commerciaux

L’objectif est de convaincre le plus grand nombreux des clients et fournisseurs concernés par les flux EDI échangés d’adhérer au réseau EDI de l’entreprise.

Prouver que mon système EDI est fiable

Mettre en place une nouvelle connexion EDI demande au futur partenaire EDI (clients ou fournisseurs), soit un investissement EDI en menant de son côté un projet EDI, ou au mieux du temps pour procéder à des paramétrages et à des tests.

Pour qu’il adhère, je dois lui garantir que mon système EDI est fiable et opérationnel :

  • Mes logiciels métiers sont à jour,
  • Mes données commerciales sont compatibles avec les siennes,
  • Mon fournisseur EDI et mon réseau VAN sont performants.

Préparer les contrats d’interchange

La signature de contrat d’échange EDI ou interchange, avec chaque partenaire avec lequel l’entreprise va échanger électroniquement est indispensable dans la relation d’affaires. Cet accord formalise les moyens et les modalités d’échanges entre partenaires. Voici une liste non exhaustive : types de messages, protocoles utilisés, réseaux utilisés, fréquence des échanges, plan de secours en cas de dysfonctionnement, noms des responsables EDI de chaque signataire…

Les points de vigilance

Anticiper des délais parfois longs et les risques de données de mauvaise qualité.

Les délais après les tests

Une fois les tests passés et réussis il est important de passer très rapidement en production. En effet les tests ont permis de garantir la qualité des informations échangés, le bon fonctionnement des intégrations dans les systèmes d’information. Un délai trop long entre la fin des tests et le début de mise en production est un risque important de dégradation de la qualité des données dû à des modifications (création, modification, suppression) faites en autonome sans prise en compte de l’EDI.

La qualité des données

Des données trop fréquemment de mauvaise qualité entraîneront des rejets fréquents et mettront en mal les échanges EDI au risque d’insatisfaction du client ou du fournisseur : pénalités, perte de marché.

Des solutions logicielles tels un ETL (Extract Load Transform) ou un EAI (Entreprise Application Integration) permettent dans une organisation de manipuler et de transférer des données en garantissant leurs qualités et leur formatage.

Le projet EDI est entré en phase de production

Les objectifs de volumétries d’échanges de messages sont atteints, le système EDI fonctionne. Le moment est venu d’envisager de nouvelles étapes.

Dès lors la plupart des transactions commerciales seront électroniques, l’entreprise pourra aller plus en avant dans les processus de digitalisation de ses métiers et d’échanges électroniques de données et d’informations.

Mettre en œuvre l’EDI avec une solution WEBEDI

Un service WEBEDI connecté au système EDI de l’entreprise ouvert à tous :

  • Les clients et fournisseurs qui jusqu’à présent n’utilisent pas l’EDI car leur volumétrie est faible ou que leur logiciel de Gestion n’est pas communicant,
  • Les nouveaux clients et nouveaux fournisseurs pour leurs premières commandes.

Etudier des évolutions possibles :

  • Le catalogue électronique GDSN (Global Data Synchronisation Network) pour échanger des fiches produits, entre partenaires commerciaux et être toujours à jour,
  • Pour ouvrir de nouveaux canaux commerciaux sur des places de marché en échangeant avec mon système EDI.

Ainsi mettre en œuvre l’EDI va ouvrir de nouveaux horizons pour l’entreprise afin de digitaliser et augmenter son activité commerciale.

Si cet article vous a plu n’hésitez pas à consulter cet excellent article sur la norme EDIFACT ou l’EDI dans la grande distribution. Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises pour mettre en œuvre l’Echange de Données Informatisé. Découvrez nos solutions logicielles et nos services EDI.