Qu’est-ce que le e-invoicing ?

Avec le e-Invoicing, les sont à la veille d’un « Big Bang » de leur chaine de facturation : la facture papier disparait. Après un processus entamé au début des années 2000, la facture électronique se généralise à toutes les transactions BtoB.

Dans cet article, faisons un point sur la réforme de la facturation électronique interentreprises. Les objectifs du e-invoicing. Qu’est-ce qui change pour les entreprises ? Comment faire du e-invoicing ? Quand passer au e-invoicing ?

De la dématérialisation de la facture au e-invoicing

Le e-invoicing est le fruit de deux évolutions. 1/ Une simplification des usages de la facture dématérialisée, rendue possible avec les nouvelles technologies numériques, signature électronique, formats non structurés, messageries électroniques. 2/ Un changement de mode de contrôle de la TVA par les administrations fiscales, passant d’un modèle post d’audit à un contrôle transactionnel continu.

La facture électronique devient accessible

Lorsque la seule voie de la dématérialisation facture reconnue par l’administration fiscale était l’EDI. Passer à la facture électronique était à l’initiative des grands donneurs d’ordre. Qui l’imposaient à leurs fournisseurs ou sous-traitants à des fins de réduction de coûts et d’automatisation du traitement des factures entrantes.

La simplification eu lieu à partir d’avril 2013 avec la transposition dans le droit français de la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010. L’objectif est d’accompagner les entreprises dans leur transformation numérique. Les factures électroniques pouvaient être émises en format numérique non structuré, tel des PDF. Sous condition d’une signature électronique ou d’avoir mis en place une piste d’audit fiable.

Des transactions commerciales interentreprises en mode « surveillé »

Le passage à l’obligation du e-invoicing en France et en Europe s’inscrit dans une évolution mondiale, d’améliorer le recouvrement de la TVA et de lutter efficacement contre la fraude à la TVA. On parle de modèle Clearance et de Contrôle Transactionnel Continu, CTC. Jusqu’alors les déclarations de TVA et les contrôles s’effectuaient à posteriori de l’émission des factures. Avec le e-invoicing, la vérification de la facture se fait en temps réel, les montants de TVA à couvrir sont transmis au fil de l’eau à l’administration fiscale.

Les objectifs de la loi de finance de 2020

L’article 153 de la loi des finances de 2020 qui définit une obligation de e-invoicing à toutes les transactions BtoB, se fonde sur quatre objectifs distincts :

  1. Renforcer la compétitivité des entreprises, en diminuant la charge administrative avec la dématérialisation et l’automatisation des procédures de facturation et de gestion de la TVA,
  2. Simplifier les procédures de déclaration de la TVA, avec un pré-remplissage des déclaratifs de TVA,
  3. Améliorer la détection de la fraude à la TVA, avec la transmission de l’ensemble des transactions soumises à TVA à l’administration fiscale et au moyen de regroupements automatisés,
  4. Permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises et piloter la politique économique et fiscale au plus fin.

Qu’est-qui change pour les entreprises ?

L’obligation de facturer électroniquement est accompagnée de dispositions complémentaires de transmission de données de transactions commerciales et de paiements à l’administration.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujettis à la TVA sont concernées par l’application de l’article 153. Elles devront être inscrites sous leur SIRET dans un annuaire électronique tenu par l’administration, afin de recevoir les factures qui leur sont adressées.

Obligation de e-invoicing

L’e-invoicing est l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les transactions BtoB domestiques. L’article 289 bis de l’ordonnance n°2021-1190 pose le cadre légal du e-invoicing.

Les factures électroniques doivent contenir les données de facturations et les mentions obligatoires dans un format structuré. La facture doit être envoyée à son destinataire soit par le Portail Public de Facturation soit par une plateforme privée partenaire. Simultanément, des données de facturation seront extraites des factures et transmises à l’administration.

Obligation de e-reporting

Pour le BtoC et le BtoB à l’export, hors du périmètre du e-invoicing, les entreprises devront transmettre à l’administration par voie de e-reporting toutes les données de transactions : date, montant HT, taux de TVA. Pour le BtoC le ticket Z, récapitulatif des ventes de la journée, sera transmis.

Obligation de transmission des données de paiement

Et enfin pour chaque facture électronique reçue, l’entreprise devra transmettre un statut pour mettre à jour le cycle de vie de la facture sur le portail des plateformes : Reçu, Approuvé, Mise en litige, Rejeté, Mise en paiement.

L’acheteur devra aussi communiquer la date et le montant du paiement par voie de e-reporting.

Comment faire de l’e-invoicing ?

Pour mettre en œuvre la réforme, les services de la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques ont choisi le schéma en Y. Et de laisser aux entreprises le libre choix de leur plateforme de facturation.

Jusqu’alors le portail Chorus Pro était réservé à la facturation BtoG, Avec le e-invoicing, le Portail Public de Facturation est aussi ouvert à toutes les entreprises pour l’envoi et la réception de factures interentreprises

Le schéma en Y

e-invoicing schéma en Y
Source : DGFIP

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les entreprises devront obligatoirement passer par une plateforme pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Et aussi pour transmettre à l’administration les données de e-reporting.

Les entreprises pourront utiliser soit :

  • Les services du Portail Public de Facturation ou PPF,
  • S’abonner à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP.

Le PPF propose aux entreprises un service gratuit de dépôt et de réception des factures, par portail, par API, par EDI. Il est aussi possible de saisir directement une facture sur le portail.

Les PDP sont immatriculées auprès de l’administration pour une durée de 3 ans. Et sont soumises à un audit de conformité. Leurs missions sont :

  • Contrôler la conformité des factures et des données avant toute transmission,
  • Transmettre les factures électroniques dans un format structuré aux plateformes de leurs destinataires,
  • Recevoir les factures électroniques et les mettre à disposition de leurs destinataires,
  • Extraire des factures émises les données de facturation et de les transmettre à l’administration fiscale,
  • Recevoir, contrôler et transmettre les données de e-reporting à l’administration
  • Mettre à jour les statuts de cycle de vie des factures,
  • Transmettre les informations de mise à jour de l’annuaire au Portail Public.

Les formats de factures conformes au e-invoicing

Les factures sont émises dans un format structuré permettant l’extraction des données de facturation. Les formats retenus pour le e-invoicing sont :

  • Le format hybride ou mixte Factur-X, un PDF qui encapsule une représentation structurée de la facture,
  • Les factures en messages structurés tel UBL, CII, conformes à la norme sémantique EN 16931.
  • Les factures EDIFACT sont acceptées sous réverse de transiter via les plateformes privées partenaires.

Les solutions de facturation

Les entreprises devront faire évoluer leurs solutions de facturation ; les rendre communicantes avec la plateforme de facturation qui émet leurs factures et réceptionne les factures de leurs fournisseurs.

Quand passer au e-invoicing ?

Les échéances et les pénalités

Au 1er juillet 2024, l’obligation d’accepter des factures électroniques porte sur toutes les entreprises quel que soit leur taille.

Le calendrier d’application du e-invoicing et du e-reporting

Les obligations de e-invoicing et de e-reporting s’appliquent :

  • Au 1er juillet 2024, pour les grandes entreprises,
  • Au 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire,
  • Au 1er janvier 2026, à toutes les entreprises petites et moyennes y compris aux micro-entreprises.

Les pénalités

Pour le e-invoicing

  • Le non-respect de l’obligation de e-invoicing est sanctionné d’une amende de 15 € par facture avec un plafond de 15 000 € par an,
  • Chaque omission ou manquement par une plateforme de dématérialisation à l’obligation de transmission est sanctionnée d’une amende de 15 € par facture, plafonné à 45 000 € par an.

Pour le e-reporting

  • Le non-respect de l’obligation de transmission d’information de transaction ou de paiement est de 250 € par transmission plafonnée à 15 000 € par an,
  • Par une plateforme, à 750 € d’amende par transmission omise, plafonnée à 45 000 € par an.

Pourquoi se préparer au e-invoicing dès aujourd’hui ?

La facturation est essentielle à la pérennité de l’entreprise. Faire évoluer un processus de facturation est toujours une opération qui exige d’être planifiée et sécurisée. Tout incident de retard ou de dysfonctionnement, de facturer ou de payer des factures, peut avoir de lourdes conséquences commerciales et financières.

Adapter ses processus internes au e-invoicing

Dès le 1er juillet 2024, il est obligatoire d’accepter des factures électroniques. Soit des factures fournisseurs reçues via une plateforme de facturation. Le service des factures entrantes devra être en mesure de traiter ce nouveau flux de facturation.

Bénéficier au plus tôt des avantages de la dématérialisation

Emettre des factures par voie électronique permet de bénéficier des avantages de la dématérialisation, soit des :

  • économies en matière de traitement, suppression des impressions, des affranchissements postaux,
  • gains de temps, la facture générée par l’ERP sera immédiatement transmise à son destinataire via la plateforme de facture,
  • contrôles sécurisés, la plateforme est responsable de la conformité de la facture aux règles comptables et fiscales, et de son acheminement jusqu’à son destinataire,
  • gains en trésorerie, le statut du cycle de vie de la facture jusqu’à son paiement est consultable sur la plateforme.

Le e-invoicing, un projet informatique structurant !

Le passage au e-invoicing pour une entreprise est un projet informatique dont la réussite relève :

  • De la technique, les logiciels commerciaux et comptables sont-ils à upgrader ?
  • De l’organisationnel, quelle sera la nouvelle organisation des services de facturation ?
  • De l’humain, quelles seront les nouvelles tâches, les besoins en formation ?

De fait une politique de conduite au changement doit accompagner le e-invoicing au plus tôt. Une équipe projet doit être nommée, dès aujourd’hui, pour présenter le e-invoicing en interne, évaluer les impacts techniques sur le Système d’information, rédiger un cahier des besoins pour la recherche d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les partenaires commerciaux dans la mise en œuvre de l’e-invoicing et propose des solution comme un logiciel de facture électronique, mais également une solution de facture en EDI. Si le sujet vous a plus à lire notre eBook sur la facture électronique ou a participer l’un de nos webinaires « facture électronique 2024 c’est demain« .

Quels types de tests pour valider une plateforme EDI ?

Dans un système EDI, Echange de Données Informatisé, l’élément central est la plateforme EDI. La plateforme EDI doit toujours être opérationnelle et performante. Des bugs, des dysfonctionnements ont des impacts considérables et peuvent entrainer des pertes de chiffres d’affaires et des pénalités.

Seuls des tests permettent de valider le bon fonctionnement d’une plateforme EDI en toutes circonstances.

Dans cet article découvrons les différents types de tests utilisés pour valider une plateforme EDI.

Qu’est-ce qu’une plateforme EDI ?

Une plateforme EDI est une infrastructure composée de matériels, de logiciels proposant des services qui prennent en charge les échanges EDI d’une organisation.

Les fonctions d’une plateforme EDI

Une plateforme EDI doit permettre d’envoyer et de recevoir des messages EDI entre des applications métiers implantées sur des Systèmes Informatiques distincts.

La plateforme EDI doit :

  • Etre connectée avec le SI de l’entreprise et ses applications,
  • Traduire les documents commerciaux en messages EDI normés,
  • Valider la conformité des messages EDI,
  • Envoyer les messages EDI aux plateformes EDI de leurs destinataires,
  • Réceptionner des messages EDI, les traduire et les router vers les applications destinatrices.

Les modalités de mise en œuvre

La mise en œuvre d’une plateforme EDI en entreprise se fait de façon agile par différentes étapes :

  • Préparation des données internes : codifications communes en partenaires EDI, identifiants EDI des partenaires,
  • Réalisation des mapping : table de correspondance entre la structure des messages EDI et les documents émis ou reçus,
  • Paramétrage des communications entre les applications et le serveur EDI,
  • Tests avec les partenaires EDI de l’entreprise.

Tester une plateforme EDI

Une plateforme EDI est un système informatique qui comme tout système informatique doit être r tester avec sa mise en production et lors de changements techniques.

Quand tester une plateforme EDI

Une plateforme EDI est testée en différentes circonstances.

Avant sa mise en production

Pour valider :

  • Le fonctionnel, que la plateforme rend bien les services attendus,
  • Que la plateforme assure la montée en charge pour répondre aux pointes d’activités journalières ou saisonnières,
  • Qu’elle est performante, les messages sont délivrés dans les délais attendus,
  • Que la plateforme est bien sécurisée.

Lors de différents évènements

  • Modifications portant sur la plateforme :
    • Changement de l’environnement matériel (serveur, routeur, …)
  • Modifications d’applications métiers :
    • Migration d’une application métier,
    • Ajout d’une nouvelle application : ERP, TMS, WMS,
    • Changement de règles métiers dans une application,
  • Changement dans les règles de communication :
    • Nouveau certificat,
    • Nouvelle adresse de serveur,
    • Mise à jour d’un firewall,
  • Changements dans un mapping,
  • Ajout de nouveaux partenaires EDI.

Lors d’audits réguliers

Pour vérifier que la plateforme EDI fonctionne toujours correctement, tout particulièrement dans des situations critiques, et qu’aucune dégradation de service n’est constatée il faudra réaliser des tests de :

  • performance,
  • montée en charge,
  • sécurité.

Les différents tests

Différents types de tests sont effectués selon le nature des modifications impactant la plateforme EDI.

Des tests unitaires

Un test unitaire permet de vérifier qu’une fonctionnalité spécifique fonctionne comme prévu. Il s’agit de tester en particulier un changement de mapping, un nouveau message, une nouvelle règle métier.

Des tests de plateformes

Un test de plateforme permet de vérifier que la plateforme fonctionne correctement avec des flux de données en entrée et en sortie du réseau. Les tests de plateforme sont utilisés pour contrôler la montée en charge, la performance et la sécurité.

Des tests de bout en bout

Un test de bout en bout ou E2E (End to End) permet de vérifier que la plateforme fonctionne correctement entre l’application émettrice et l’application destinataire. Que la facture émise est bien arrivée dans le système comptable du destinataire.

Lors d’ajout d’un nouveau partenaire EDI, des tests de bout en bout, selon des scénarios préalablement établis sont obligatoires. Les messages « test » au format EDIFACT sont identifiés par le code test 1 dans le segment UNB.

Plateforme EDI - Tenor

Tous les tests sont pratiqués dans des environnements dédiés. Lors d’une phase de test il faut vérifier :

La validation

La validation permet de vérifier que les modifications effectuées apportent bien les changements attendus. Le testeur devra utiliser des scénarios de tests qui prennent en compte les différentes valeurs, des valeurs erronées, des cas limites.

La non-régression

La non-régression permet de vérifier l’absence d’effets de bord à la suite de modifications de la plateforme EDI ou à des changements dans son environnement.

  • Lors de la modification d’un message EDI, d’un mapping, il est nécessaire de contrôler que les différents flux qui les utilisent fonctionnent toujours correctement.
  • Lors d’un changement sur la plateforme EDI (changement de serveur, migration du traducteur, nouveau routeur, …) que les performances, la montée en charge et la sécurité ne sont pas impactées.

Des niveaux de tests différents selon le type de plateforme

Les entreprises utilisent différents types de plateformes EDI. Les niveaux de tests que mettent en œuvre les entreprises et leurs prestaires EDI sont différents selon le type d’EDI.

 Test métiersTest d’intégrationTest de la plateforme
EDI sur siteRecette des messages envoyés et reçusCommunication avec les applications du SIPerformance, Sécurité, Montée en charge
EDI hébergé ou SaaSRecette des messages envoyés et reçusCommunication avec les applications du SISous la responsabilité du prestataire EDI
WebEDIRecette des messages envoyés et reçusUn WebEDI n’est pas intégré au SI de l’entrepriseSous la responsabilité du prestataire EDI

Les gains de tester régulièrement sa plateforme EDI

Lorsque l’entreprise choisit l’EDI c’est : acquérir de nouveaux clients, gagner en productivité et en efficacité, sécuriser ses échanges commerciaux et financiers. Cela n’est possible et durable qu’avec une plateforme EDI toujours opérationnelle, performante et sécurisée.

Tester sa plateforme EDI est donc primordiale. En conséquence c’est systématiquement lors d’upgrade matériel, lors d’évolutions fonctionnelles et lors de migrations d’applications métiers. Mais également lors d’ajouts de partenaires EDI, par exemple. Régulièrement pour contrôler l’absence de dégradations de la performance, de la montée en charge, de la sécurité.

De fait, une stratégie de tests doit être définie conjointement entre l’entreprise et son prestataire EDI. Pour prévenir toutes sortes de dysfonctionnements et garantir un taux de service élevé des échanges EDI avec l’ensemble de ses partenaires EDI.

Tenor accompagne ses clients et leurs partenaires lors de la mise en œuvre de l’EDI. En effet que ce soit la validation EDI des sous-traitants ou Onboarding fournisseurs, comme la mise en œuvre d’un WebEDI les tests de validation EDI sont compris dans nos offres EDI. Contactez nos experts pour calculer le coût de l’EDI et lancer votre projet dès aujourd’hui.