Le Portail Public de Facturation (PPF), c’est quoi ?

A compter de juillet 2024, la France bascule dans un modèle de facturation type Clearance avec un Contrôle Transactionnel Continu. Pour la mise en œuvre des nouvelles obligations d’e-invoicing et d’e-reporting, l’administration a opté pour un schéma en Y dans lequel le Portail Public de Facturation reprend les fonctions du portail Chorus Pro. Ainsi, il joue un rôle pivot entre l’administration fiscale et les entreprises.

Dans cet article, découvrez le Portail Public de Facturation (PPF), acteur public de la mise en œuvre de la réforme de la facturation interentreprises, son rôle de tiers de confiance public et ses interactions avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Le Portail Public de Facturation, tiers de confiance entre les entreprises et l’administration

Le Portail Public de Facturation est l’acteur principal du dispositif en Y mis en place par l’administration fiscale. Le PPF reprend l’ensemble des fonctionnalités de Chorus Pro pour la facturation à la sphère publique (BtoG, Business to Government) et permet en plus :

  • A toutes les entreprises de disposer d’un service d’émission et de réception de factures électroniques en BtoG et en BtoB ;
  • L’acheminement de toutes les factures émises, à leur destinataire ;
  • Le transfert de toutes les données issues des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting auxquelles sont soumises les entreprises, aux services de l’administration fiscale.

Plateforme par défaut pour la transmission et la réception des factures électroniques BtoB et BtoG

Le Portail Public de Facturation propose à tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures électroniques un service gratuit disponible en mode portail, service (API) et EDI. Ci-dessous les différents rôles du PPF.

Pour les émetteurs de factures

  • Envoyer des factures :
    • En mode portail, l’émetteur crée directement sa facture dans son espace où il télécharge un PDF contenant les données de la facture,
    • En mode service ou EDI, le Système d’Information de l’émetteur communique et échange directement avec le portail pour le dépôt de factures dans les formats acceptés (Factur-X, UBL, CII)
  • Suivre le cycle de vie des factures émises.

Pour les récepteurs de factures

  • Être informé de la réception des factures,
  • Consulter et télécharger les factures reçues :
    • En mode portail, le récepteur consulte et télécharge les factures à partir de son espace,
    • En mode service ou EDI, les factures reçues sont intégrées dans le Système d’Information du récepteur,
  • Mettre à jour les statuts de traitement des factures reçues.

Pour tous, émetteurs et récepteurs

  • Transmettre à l’administration fiscale toutes les données au titre des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting.

Gestion de l’annuaire central d’identification des entreprises au sein du Portail Public de Facturation

Le PPF tient à jour un annuaire des assujettis à l’obligation de facturer électroniquement.

L’annuaire PPF a deux fonctions :

  • A destination des entreprises, afin qu’elles puissent adresser les factures et leur statut de cycle de vie au bon destinataire,
  • A destination des Plateformes de Dématérialisation Partenaires, afin qu’elles puissent router les factures électroniques en direction de la Plateforme de Dématérialisation du destinataire.

Toutes les entreprises sont inscrites par défaut dans l’annuaire, sur une seule ligne, mentionnant leur SIREN et le Portail Public de Facturation. Cela leur permet de recevoir leurs factures sur le PPF.

Ces entreprises peuvent demander une mise à jour de l’annuaire en indiquant leur PDP pour disposer de plusieurs adresses de réception selon un certain niveau de maillage :

  • SIREN, SIRET pour leurs différents établissements ;
  • Code routage (GLN par exemple) pour leurs différents services.

L’annuaire est une base de données fiables permettant de garantir le bon acheminement des factures électroniques à leur destinataire. Les émetteurs de factures doivent consulter l’annuaire à chaque nouvelle facture émise. Quant à eux, les récepteurs de factures doivent veiller à être à jour dans l’annuaire.

Concentrateur des flux de données en direction de la DGFIP

Enfin, la dernière fonction attribuée au Portail Public de Facturation est la concentration des données d’e-invoicing et d’e-reporting issues des factures et des déclarations des entreprises.

Le Portail Public reçoit les données directement des entreprises ou par l’intermédiaire de leur Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Toutes les données reçues par le PPF sont contrôlées puis transmises aux services informatiques de la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques.

Les interactions entre le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les Plateformes Privées interagissent de façon régulière avec le Portail Public pour envoyer des données, interroger l’annuaire et le mettre à jour.

Ces échanges d’informations entre PDP et PPF s’effectuent soit par mode service ou API, soit par mode EDI avec un protocole SFTP (Secure File Transfert Protocol), AS2 ou AS4.

Les flux « e-invoicing »

Il s’agit de flux de transmission de données obligatoires de la facture de la PDP vers le PPF. Après contrôle, ces flux sont transmis à l’administration fiscale.

Fonctionnement de la transmission de factures vers le Portail Public de Facturation

Les flux « e-reporting »

Il s’agit de flux de déclaration de données : transmission des données de factures BtoB à l’international, transmission des données des transactions BtoC et transmission des données de paiement en BtoB et BtoC.

Transmission des données de factures vers le Portail Public de Facturation

Les flux « cycle de vie »

Dans le cadre de l’e-invoicing, le flux de cycle de vie permet d’informer l’émetteur de la facture de l’évolution de son traitement.

Dans le cadre de l’e-reporting, il permet d’informer des données relatives aux paiements des factures BtoB (domestiques et internationales) et BtoC. Seuls les flux cycle de vie relatifs aux statuts obligatoires sont transmis à l’administration fiscale par le Portail Public.

Transmission des données de factures vers le Portail Public de Facturation

Les flux « annuaire »

Il peut s’agir de :

  • Flux de demande de consultation par un vendeur ou un émetteur de factures ;
  • Flux de demande de mise à jour par un acheteur ou destinataire de factures.
Flux de demande de consultation et de mise à jour de facture auprès de l'annuaire du Portail Public de Facturation

Obligation dématérialisation : le passage à la facture dématérialisée (e-facture) pour tous c’est maintenant !

Le calendrier d’application de la réforme précise que :

  • L’obligation de facturer par voie électronique s’applique progressivement :
    • Au 1er juillet 2024 aux grandes entreprises,
    • Au 1er janvier 2025 aux ETI,
    • Au 1er janvier 2026 à toutes les entreprises,
  • L’obligation de recevoir des factures par voie électronique concerne toutes les entreprises au 1er juillet 2024.

Pour envisager sereinement le passage à la facture électronique pour tous, toutes les entreprises doivent se préparer, dès aujourd’hui, à recevoir leurs factures par voie électronique.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Données obligatoires concernant l’e-invoicing

Dans le cadre de l’e-invoicing, 32 données de facture doivent être transmises à l’administration du 24 au 1er juillet 2024, auxquelles 8 s’ajoutent au 1er janvier 2026.

Mentions obligatoires du CGI ou du Code du Commerce à faire figurer sur les factures électroniques
– Art 289 bis du CGI
|2024|2026|
Numéro unique d’identification délivré conformément à l’article D 123-235 du code de commerce (SIREN)
– assujetti
X 
Numéro individuel d’identification prévu à l’article 286 ter du Code général des impôts (n° TVA intracommunautaire)
– assujetti
X 
Numéro individuel d’identification prévu à l’article 286 ter du Code général des impôts (n° TVA intracommunautaire)
– représentant fiscal de l’assujetti
X 
Pays
– assujetti
X 
Numéro unique d’identification délivré conformément à l’article D 123-235 du code de commerce (SIREN)
– client
X 
Numéro individuel d’identification prévu à l’article 286 ter du Code général des impôts (n° TVA intracommunautaire)
– client
X 
Pays
– client
X 
Mention catégorie de l’opération : livraison de biens (LB) / prestation de services (PS) / mixte (LBPS)X 
Date d’émission de la factureX 
Numéro unique de la factureX 
Numéro de la facture rectifiée en cas d’émission d’une facture rectificativeX 
Option pour le paiement de la taxe d’après les débitsX 
Total hors taxe par taux d’imposition de la taxeX 
Montant de la taxe correspondante par taux d’impositionX 
Taux de TVA applicable (à différencier si multiples)X 
Somme totale à payer HTX 
Montant de la taxe à payerX 
En cas d’exonération, la référence à la disposition légaleX 
Code/désignation devise de la factureX 
Mention « auto-facturation »X 
Référence à un régime particulier visé à l’article 242 nonies A I 15° et suivantsX 
Mention « Autoliquidation »X 
Date de la livraison du bien ou de la fin d’exécution de la prestationX 
Date de l’acompte versé si elle est différente de la date d’émission de la factureX 
Minoration de prix (rabais, remises, ristournes) X
Dénomination précise du bien livré ou du service rendu X
Quantité de biens livrés ou de services rendus X
Prix hors taxe de chaque bien livré ou service rendu X
Adresse de livraison /de réalisation du service (a minima pays), si différente de l’adresse du client X
Date d’émission de la facture rectifiée en cas d’émission de facture rectificative X
Mention d’escompte X
Eco-participation (art. L.541-10 du code de l’environnement) X
Source DGFIP , AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) :
 Dossier de spécifications externes de la facture électronique V2.1 28 juillet 2022

Données obligatoires concernant l’e-reporting

Les données obligatoires attendues dans le cadre de l’e-reporting diffèrent selon l’origine : transactions BtoB internationales, transactions BtoC ou paiements des transactions BtoB et BtoC.

  • Les transactions BtoB internationales

Les données à transmettre sont identiques à celles de l’e-invoicing à l’exclusion du SIREN, remplacé par le n° de TVA intracommunautaire ou tout autre numéro d’immatriculation étranger.

  • Les transactions BtoC

Il s’agit des opérations effectuées avec un particulier ou une personne morale non assujettie à la TVA : ventes au détail, livraisons de biens et services imposables en France, ventes à distance de biens en France et au sein de l’UE ou fournitures de biens et services à des particuliers hors UE.

  • Les données de paiements

Les données de paiement sont transmises par l’émetteur de la facture. Il s’agit de transmettre pour chaque paiement reçu : la période de référence, le montant encaissé réparti par taux de TVA, la date d’encaissement et les numéros de factures.

Statuts de cycle de vie

Code StatutModification du statutEvènement déclencheurTransmission Producteur
200
Déposée
Auto
Le fournisseur émet sa facture sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire 
Oblig.*
Fournisseur
201Emise par la plateformeAutoLa facture a été prise en charge par la plateforme de factures électroniques du fournisseur et est émise à destination de l’acheteur
LibrePlateforme fournisseur
202Reçue par la plateformeAutoLa facture est reçue par le portail public de facturation ou la plateforme de dématérialisation partenaire de l’acheteur mais n’est pas encore mise à disposition de son client 
LibrePlateforme acheteur
203Mise à dispositionAutoLa facture est mise à disposition de l’acheteur sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaireReco.**Plateforme acheteur
204Prise en chargeManuelleLa facture est acceptée par l’acheteurReco.Acheteur
205ApprouvéeManuelleLa facture est traitée totalement par l’acheteurReco.Acheteur
206Approuvée partiellementManuelleLa facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoirReco.Acheteur
207En litigeManuelleUn différend est constaté́ sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteurLibreAcheteur
208SuspendueManuelleLe traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangéesLibreAcheteur
209ComplétéeManuelleLa facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut SuspendueLibreFournisseur
210RefuséeManuelleLa facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers que ces contrôles soient manuels ou automatiquesOblig.Acheteur
211Paiement transmisManuelleLe flux de virement a été envoyé́ au fournisseurReco.Acheteur
212EncaisséeManuelleLe fournisseur a reçu le paiement de la factureOblig.Fournisseur
213RejetéeAutoLa facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,)Oblig.Acheteur
Source DGFIP , AIFE :  Dossier de spécifications externes de la facture électronique V2.1 28 juillet 2022

* Oblig. : obligatoire
** Reco. : recommandé

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Tenor participe à la prochaine convention USF à Lyon

Tenor Data Solutions sera présent à la prochaine convention USF à Lyon.

De nombreuses années d’expérience et une profonde connaissance des processus métiers font de Tenor un expert dans l’intégration des solutions d’EDI auprès des utilisateurs SAP.

Nos experts seront présents sur le stand 48 pour vous présenter nos solutions et vous conseiller sur vos projets.

Des invitations sont disponibles auprès de notre service marketing (attention quantités limitées et réservées aux utilisateurs SAP)

5 et 6 octobre 2022
Centre de Congrès de Lyon – 50 quai Charles de Gaulle – 69006 Lyon

Inscrivez-vous directement sur le site de la convention.

Tenor aux côtés de la plus vieille entreprise de France, Monnaie de Paris

« Tenor est un acteur majeur du marché, un réel business partner pour nous accompagner sur la digitalisation de nos différents flux de facturation » – Didier Douchet, DSI Monnaie de Paris

Découvrez dans cette vidéo comment Monnaie de Paris s’est appuyée sur la solution eDemat de Tenor pour son e-invoicing. Une interface automatisée par EDI a été mise en place entre son ERP Sage X3 et Chorus Pro. Cette intégration lui permet d’émettre et recevoir des factures dématérialisées.

Grâce à Tenor, Monnaie de Paris est désormais prête pour la facturation électronique.

La collaboration entre Tenor et Monnaie de Paris ne s’arrête pas là. A travers ses autres solutions en échange de données informatisé, Tenor continue d’accompagner la plus vieille entreprise de France pour répondre à ses enjeux d’amélioration de l’expérience client, via notamment la personnalisation de ses offres, et la traçabilité logistique de ses activités.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet de l’e-invoicing, inscrivez-vous à l’un de nos webinaires sur la facture électronique.

Data Management : Comment piloter par la data ?

La transformation numérique des économies et des entreprises amène à de nouvelles réflexions dans les processus de prise de décision. Selon Gartner, 65% des entreprises BtoB passeront d’ici 2026 d’une prise de décision basée sur l’expérience, l’influence et l’intuition à une prise de décision basée sur la data. C’est le Data Management !

Les entreprises deviennent des organisations « data driven », c’est à dire des entreprises pilotées par la data. La collecte et l’analyse des données deviennent essentielles. Les DSI, Directions des Systèmes d’Information, devront fournir aux services de l’entreprise, les indicateurs nécessaires au pilotage.

Dans cet article, découvrez comment piloter par la data. Quels sont les nouveaux enjeux pour les DSI ? De quels outils de Data Management disposent-ils ? Comment les solutions d’intégration de données, EAI et ETL, procurent à l’entreprise les données de qualité nécessaires à la prise de décision.

Devenir une entreprise « data driven »

Les données étaient jusqu’alors utilisées à des fins de reporting pour analyser la situation présente de l’entreprise et dresser un bilan des actions menées. La transformation numérique des métiers a amené à la dématérialisation des processus internes ainsi que des échanges commerciaux et financiers. Cette dématérialisation donne accès à de nouvelles sources de données grâce à l’IoT (Internet des Objets), l’Open Data et le Big Data. Toutes les activités de l’entreprise et l’ensemble de son écosystème sont digitalisés et disponibles sous forme de données numériques pour permettre le Data Management.

Qu’est-ce qu’une entreprise pilotée par les données ?

En s’appuyant sur ce volume considérable de données, l’entreprise est désormais en mesure de faire des choix stratégiques aboutis pour accentuer son développement et augmenter ses revenus. Elle peut également prendre des décisions opérationnelles précises afin d’optimiser ses processus, obtenir des gains en performance mais également améliorer la qualité de ses produits et services.

Une entreprise « data driven » est une entreprise qui exploite à tous ses niveaux hiérarchiques, la donnée au quotidien pour prendre des décisions rapides et adaptées.

Les données au cœur de la création de valeur

Ce changement de culture amène à conforter la place de la donnée au cœur de l’entreprise. Les données collectées puis consolidées permettent d’expliquer des évènements antérieurs, d’apporter des pistes d’amélioration, de définir des plans d’actions et de produire des prédictions. Piloter une organisation par la data consiste à rendre les données jusqu’alors inertes, vivantes et actives.

De nouveaux défis pour les entreprises

Pour devenir une entreprise pilotée par la donnée, l’entreprise doit relever trois défis :

La souveraineté sur les données

L’entreprise doit être souveraine pour collecter, vérifier, consolider et conserver toutes les données numériques dont elle a besoin.

La gouvernance des données

L’entreprise doit être capable de normer les données et de les interpréter afin d’en extraire les informations nécessaires à la prise de décisions pertinentes.

La maîtrise des moyens décisionnels

L’entreprise doit disposer de moyens d’analyse qui permettent de prendre des décisions à partir des informations fournies par les données.

Pour relever ces défis, les DSI sont sollicitées pour fournir en temps réel des données de qualité, interprétables par les décideurs et les managers.

Le Data Management au cœur des nouveaux enjeux des DSI

Pour les Directions des Systèmes d’Information, le passage à une entreprise pilotée par la data réside en la capacité de gérer les flux de données pour irriguer les services et veiller à la bonne qualité des données en circulation.

Afin de fournir des données pertinentes et à jour, leurs missions sont :

  • L’identification des sources de données et leur collecte,
  • La gouvernance de la donnée via la création de référentiels, le contrôle de la qualité, la conformité des données aux réglementations (RGPD et autres), structuration des données à des fins d’analyse, Etc.
  • Le choix et la mise en œuvre des solutions technologiques destinées à l’évolution du Système d’Information pour optimiser la circulation les données et leur stockage.

Identifier les données

Lorsque l’on parle de données en entreprise, nous pensons aux applications métiers et aux bases de données. Cependant, une très grande partie de la data de l’entreprise est mal connue, peu accessible et dispersée. Le rôle de la DSI est de les identifier, les recenser et les rendre disponibles.

Quels sont les différents types de données dont dispose l’entreprise ?

  • Les données transactionnelles : il s’agit des données commerciales, comptables et financières de l’entreprise. Elles proviennent des applications métiers de l’entreprise : ERP, Gestion Commerciale, Gestion de Production, Comptabilité, etc. Elles apportent des informations fiables et actualisées sur l’activité de l’entreprise et permettent de mesurer ses performances.
  • Les données comportementales : il s’agit des traces des interactions entre l’entreprise et son public via les sites internet de l’entreprise ou les réseaux sociaux par exemple. Il s’agit de données anonymes ou identifiées qui permettent de mesurer l’audience et la notoriété de l’image de l’entreprise en temps réel.
  • Les données déclaratives : ce sont les données recueillies par l’entreprise ou par des intermédiaires. Il s’agit de questionnaires, de notations, de niveaux de satisfaction sur un service ou un produit, d’avis consommateurs, d’attentes exprimées à l’occasion de sondages, etc.
  • L’Open Data : ces données permettent de disposer d’informations publiques structurées et qualifiées.
  • Le Big Data : ces données permettent à l’entreprise BtoB ou BtoC de développer des campagnes marketing basées sur les comportements, de comprendre les choix des consommateurs, d’anticiper des tendances…
  • Le Dark Data : en parallèle des outils et applications fournis par les DSI, il s’agit de fichiers, de tableaux Excel, d’indicateurs ou de reportings mis en place de façon intuitive dans les services par le personnel pour faciliter le travail au quotidien.

Collecter les données

Le rôle des DSI va être de collecter l’ensemble de ces données et de les rendre accessibles aux outils de pilotage de l’entreprise dans des entrepôts de données ou Data Warehouse. Les Data Analysts pourront dès lors les interpréter et fournir des indications pertinentes pour des prises de décisions.

Piloter par la data

Pour atteindre ces objectifs, les DSI disposent de plusieurs solutions d’intégration de données.

Quelles solutions d’intégration de données pour les entreprises ?

Les Data Management Platform

Les DMP ou Data Management Platform sont des solutions de gestion de données qui permettent de mettre en place une stratégie marketing pilotée par les données.

Elles permettent de concilier les données clients et prospects avec les données comportementales afin de dresser des profils d’acheteurs potentiels, d’anticiper les tendances et de mettre en place une stratégie marketing construite sur les informations obtenues par l’analyse des données.

Les Master Data Management

Les MDM ou Master Data Management permettent de mettre en place des règles et des procédures pour garantir la qualité des données. Leur objectif est de faire en sorte que les données soient toujours accessibles, véridiques et interprétables. Les MDM sont des ensembles de règles et de méthodes qui permettent de créer et de gérer le référentiel des données de l’entreprise.

Avec les MDM, l’entreprise dispose :

  • D’un référentiel de données commun à toutes ses applications métiers : Qu’est-ce qu’un client ? Qu’est-ce qu’un produit ? Comment est codifiée une adresse ?
  • De règles de qualification et de validation des données lors de leur intégration dans le Système d’Information de l’entreprise. Cela permet d’avoir une cohérence, une fiabilité et une pertinence de la data. 
  • De méthodes de synchronisation des données entre les différents logiciels métiers de l’entreprise.
  • De formats structurés dans lesquels les données sont conservées pour garantir leur interprétabilité.

Enfin les MDM permettent de sécuriser les données et de respecter les réglementations au niveau des lieux de stockage et d’archivage mais aussi sur les procédures de contrôles aux accès.

Les Enterprise Application Integration

Les EAI ou Enterprise Application Integration sont des solutions de gestion de flux de données entre applicatifs. Les EAI permettent aux applications métiers de l’entreprise de :

  • Partager la même source de données de référence.
    Exemple : Lors de la création d’un nouvel article dans la Gestion Commerciale, celui-ci est disponible pour le site e-commerce, la facturation et la logistique.
  • Se synchroniser entres elles.
    Exemple : Les nouvelles commandes saisies dans la Gestion Commerciale, reçues par EDI ou reçues par l’intermédiaire d’une Marketplace, par exemple, sont toutes centralisées dans le même puit de commandes et les stocks sont mis à jour.

Les Extract Transform Load

Les ETL ou Extract Transform Load ont pour fonction d’extraire des données de multiples sources et de les intégrer dans un lieu de stockage unique. L’objectif est de créer un ensemble de données cohérentes, nettoyées (en supprimant les doublons), vérifiées et actualisées. Ces données chargées dans un Warehouse Data ou entrepôt de données pourrons être analysées :

  • L’Extraction : les données sont extraites de sources internes à l’entreprise (applications, bases de données, fichiers) mais aussi de sources externes (Open Data, Big Data).
  • La Transformation : les données sont vérifiées, les doublons sont supprimés et les données sont transposées dans un format commun.
  • Le Chargement : les données sont chargées dans un entrepôt de données ou Data Wharehouse.

Quels leviers pour un projet de Data Management?

Bon nombre d’outils existent pour valoriser les données et les rendre pertinentes pour le pilotage d’une entreprise. Ils permettront alors d’organiser des actions marketing, prendre des décisions ou rendre compte des résultats obtenus.

Mais il faut que toute l’entreprise acquière une culture de la donnée. En effet, elle doit atteindre une maturité pour se réorganiser autour de la donnée. Les premiers leviers à mettre en place sont :

  • Avoir confiance dans ses données. Le déploiement d’outils de MDM permet d’acquérir rapidement cette confiance.
  • Diffuser la donnée dans toute l’entreprise en supprimant les silos et en intégrant les applications métiers sur un même réseau d’échange d’informations et de data. Les EAI permettent cette intégration et les ETL permettent la consolidation des données.
  • Avoir des objectifs clairs et mesurables en termes de ROI. A défaut de cela, avoir une liste d’objectifs que l’analyse de données peut permettre d’atteindre.
    Exemple : la mise en place d’une maintenance prédictive, l’anticipation des cycles de ventes, les prévisions des ventes des articles météo-sensibles ou encore l’optimisation des stocks.

Expert des échanges de flux de données depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans vos projets d’EDI, d’EAI et de facturation électronique. Contactez nos experts et lancez votre projet.