Facturation électronique et grande distribution : l’impact de la réforme

La grande distribution véhicule de grandes quantités de données du fait de multiples points de vente, de flux de passage en caisse quotidien importants et d’une quantité conséquente de factures fournisseurs reçues chaque jour. Toutes ces données sont concernées par des changements inévitables à venir.

Le secteur de la grande distribution, pionnier dans l’utilisation des factures dématérialisées, va être profondément touché par la réforme de la facture électronique. En effet, la loi va amener à une modification des processus de facturation. L’obligation d’e-reporting, véritable innovation de la réforme, constitue un nouveau sujet à part entière.

Par conséquent, les DSI des enseignes de grande distribution sont dans la nécessité d’anticiper dès à présent l’impact informatique de la réforme. 

Des flux d’e-reporting en complément des flux d’e-invoicing 

Des flux d’e-reporting s’ajoutent aux informations de facturation envoyées à l’administration fiscale par flux d’e-invoicing. Pour rappel, ces informations de facturation sont les ventes de biens et services aux particuliers, les achats et ventes de biens et services aux partenaires commerciaux à l’étranger, qu’ils résident au sein de l’Union européenne ou non ainsi que les informations sur les factures réglées qui ont une TVA exigible sur encaissement.

Des sources de données multiples pour l’e-reporting 

Pour la Grande Distribution, les opérations de ventes aux particuliers représentent l’essentiel de leur activité. Le volume de données échangées est colossal. En effet, un hypermarché peut compter plus de 5000 passages en caisse par jour. Aux surfaces comptant plus de 30 caisses, s’ajoutent les paiements en ligne pour le Drive et les livraisons à domicile. 

Comment faire du e-reporting pour les enseignes de la Grande Distribution ? 

L’e-reporting concerne la collecte :

  • De l’ensemble des récapitulatifs quotidiens de chaque caisse, c’est à dire les tickets Z, lorsque l’enseigne utilise des logiciels de caisse ou de point de vente,
  • Des données de facturation sans mention du nom du client, lorsque l’enseigne délivre à ses clients des factures papier ou en format PDF (concerne les articles avec garantie ).
  • Des données de tous les achats effectués à l’étranger.

Automatisation de la collecte des données d’e-reporting 

Afin de collecter au fur et à mesure toutes les données nécessaires à cette nouvelle obligation de reporting électronique, les services informatiques devront instaurer : 

  • Une automatisation de la collecte des informations obligatoires à transmettre. Ces informations proviennent des différents points de vente, des ERP et de chaque service comptabilité.
  • Une transmission de ces données à l’administration.
  • Une conversions des données, une fois les contrôles de qualité passés, dans de nouveaux formats approuvés par l’administration.
  • Une consolidation de ces données dans un déclaratif unique par établissement. 

Choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Jusqu’à présent, le secteur de la distribution avait mis en place une variété de solutions de facturation électronique pour ses fournisseurs, et notamment : 

  • L’EDI à la norme GSI (EDIFACT) 
  • Des portails intranet où les fournisseurs peuvent télécharger des factures PDF 
  • La technologie LAD-RAD pour les factures signées électroniquement et reçues par courrier électronique, etc. 

Anticiper les nouveaux circuits de facturation  

Les factures papier et au format PDF vont être remplacées. En effet, la réforme rendra obligatoire l’échange de factures au format électronique structuré. Il y aura deux possibilités pour remettre les factures à un client :

En passant par une PDP, l’enseigne pourra continuer d’utiliser le format EDIFACT. Ainsi, les investissements réalisés à ce niveau sont conservés et les flux peuvent être maintenus tels quels. Par ailleurs, il est important de noter que la PDP est en charge de délivrer une copie de la facture au PPF, seul véritable ajout à la procédure d’e-invoicing existante. 

Le chemin direct entre fournisseurs et acheteurs est substitué par un circuit de facturation électronique qui doit passer par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou le Portail Public de Facturation.

Les PDP se chargeront de l’incorporation automatisée des factures fournisseurs par le biais de connecteurs logiciels et d’étapes de transformation, à l’image de ce que font aujourd’hui les opérateurs de dématérialisation. 

Inscription à l’annuaire avec le bon niveau de maille

Toutes les entreprises réceptrices de factures électroniques devront être inscrites dans l’annuaire central du Portail Public de Facturation avec, au minimum, leur SIREN. La PDP de l’entreprise facturée ainsi que le service de traitement des factures entrantes seront identifiés. 

Dans le cas de la Grande Distribution, les services qui traitent les factures fournisseurs sont spécialisés selon la nature des produits facturés et des lieux de livraison :  

  • Plateformes logistiques,  
  • Magasins,  
  • Produits de grande consommation (PGC),  
  • Biens de consommation durable,  
  • Alimentaire frais (avec des procédures rigoureuses de contrôles qualitatifs et quantitatifs des arrivages).  

Pour que les factures d’achats soient délivrées au bon service pour leur pointage, elles doivent être adressées à la bonne boîte aux lettres. Pour ce, les enseignes de la Grande Distribution devront choisir le 3ème niveau de maille pour s’inscrire dans l’annuaire :  

Code Entreprise (SIREN) + Code Établissement (SIRET) + Code de routage  

Un code de routage est un code interne qui identifie le service en charge du traitement des factures fournisseurs. Le code routage peut être un GLN ou bien un code service interne (exemples : ACHATFRUITS, ACHATFRAIS, ACHATMAREE). 

Un travail important d’organisation interne et de communication vers les fournisseurs est à réaliser. Cela permet à chaque facture reçue d’être traitée dans les délais et que son statut de cycle de vie puisse être retourné à la PDP émettrice.  

Le statut de cycle de vie informe l’émetteur de la facture et l’administration fiscale que la facture est bien :

  • Reçue,
  • Traitée,
  • Mise en paiement ou mise en litige.

Une mise à jour des workflows de validation des factures devra être faite pour communiquer les statuts de cycle de vie des factures réceptionnées.

Une réforme qui impose de se préparer dès aujourd’hui 

Le secteur du commerce de détail est déjà très familiarisé avec la facturation électronique. La réforme n’aura donc qu’un effet modéré sur les donneurs d’ordre qui utilisent déjà l’e-invoicing à grande échelle. 

Cependant ces derniers doivent d’ores et déjà se pencher sur le choix de leur future Plateforme de Dématérialisation Partenaire.  En effet, l’e-reporting aura un impact important sur l’organisation.  

En effet, un projet interne sur la disponibilité et la qualité des données à transmettre à l’administration fiscale est à programmer dès aujourd’hui. Selon leur taille, les fournisseurs seront plus ou moins touchés par la suppression progressive des factures papier ainsi que des factures PDF. Le choix d’une PDP à faire au plus vite va de pair avec l’obligation de digitaliser leur processus de facturation.  

Dématérialisation des factures et EDI en mode SaaS

Sur le marché des logiciels pour les entreprises, depuis la crise sanitaire de 2020, le Saas est devenu le premier mode d’usage du logiciel. Selon le rapport annuel publié par Numeum et Ernst & Young, déjà plus de 75% des entreprises qui ont adopté la dématérialisation des factures utilisent des solutions SaaS.

L’avenir des entreprises est donc numérique. De ce fait, pour assurer leur transformation numérique, l’infrastructure est au centre de leurs préoccupations.

Par conséquent, un certain nombre de questions peuvent se poser. Faut-il dans ce cas :

  • S’abonner à des services Cloud ? 
  • Disposer de sa propre infrastructure et de ses propres logiciels ?
  • Opter pour des solutions hybrides ? 

En définitive, les critères à prendre en compte pour choisir sont divers. On retrouve, entre autres, les ressources internes, la maîtrise des coûts et la facilité de déploiement. Mais aussi, la sécurité des données ainsi que le niveau de personnalisation, l’évolutivité et la flexibilité à l’activité de l’entreprise.

Dans cet article, découvrons pourquoi le choix d’une solution SaaS s’impose, en fin de compte, pour les échanges commerciaux interentreprises, l’EDI et la dématérialisation des factures ?

Qu’est-ce qu’une solution en mode SaaS ?

femme travaillant sur ordinateur sur un logiciel en mode SaaS pour l'EDI et la facture dématérialisée

Définition SaaS ou « Software as a Service »

Le mode SaaS ou « Software as a Service » permet aux entreprises de s’abonner à un logiciel à distance au lieu de l’acheter et de l’installer sur leur propre matériel.

Le fonctionnement

Le logiciel et les données sont hébergés dans des datacenters. En premier lieu, les utilisateurs doivent disposer d’une connexion internet pour se connecter. Concernant la tarification, celle-ci peut se faire sous forme d’un abonnement mensuel ou annuel et peut dépendre de plusieurs métriques comme :

  • Le nombre d’utilisateurs,
  • Le temps de connexion,
  • Le nombre de documents créés. Exemple : le nombre de factures émises pour un logiciel de facture, le nombre de messages EDI pour une solution EDI, le nombre d’ordres de transport pour un TMS ou bien le nombre de déclarations douanières pour des logiciels de douanes, etc.

Les mises à jour du logiciel, de même que la maintenance du logiciel sont effectuées par le prestataire. L’abonnement au service SaaS inclus leurs coûts.

SLA et RGDP

Il faut souligner qu’en s’engageant avec un prestataire SaaS, l’entreprise doit préalablement vérifier deux points essentiels : le niveau de SLA et les engagements de l’hébergeur SaaS au titre du RGPD.

Le niveau SLA

Le SLA ou « Service Level Agreement » est l’accord entre le prestataire SaaS et l’entreprise qui définit expressément le niveau de service que l’entreprise attend du fournisseur.

Il comprend les paramètres de mesure et les pénalités si le niveau de service n’est pas atteint. Plus précisément, on retrouve :

  • Les temps de disponibilité du service,
  • Les taux de défaut de connexion,
  • Les temps de réponse et de résolution des tickets de maintenance,
  • La sécurité : mises à jour des correctifs, tentatives de violations de sécurité, etc.

Généralement, les prestataires de services SaaS publient sur un portail des statistiques dans le but de permettre aux clients de vérifier le SLA.

Les engagements RGPD

En choisissant une solution SaaS, les données de l’entreprise sont hébergées par le prestataire de service. Il convient dès lors à l’entreprise de veiller à ce que les conditions du RGDP soient respectées, notamment lorsqu’il s’agit de données à caractère personnel :

  • L’hébergement des données et des sauvegardes doit se faire en Europe,
  • Le prestataire d’information doit s’engager sur la protection des données,
  • La hotline doit être localisée en Europe.

Pour aller plus loin, le CNIL publie des recommandations destinées aux entreprises qui recourent à des services cloud.

Les logiciels SaaS contribuent à réduire l’empreinte carbone numérique des entreprises

Alors que le numérique est à l’origine de 3,7 % des émissions de gaz à effet de serre (selon le rapport de la Mission d’information sur l’empreinte environnementale du numérique), les solutions et logiciels en mode SaaS permettent aux entreprises de mener leur transformation numérique en maitrisant leur empreinte carbone. Pourquoi ? 

Mutualisation des serveurs et optimisation de l’utilisation

Avant tout, pour :

  • Répondre à des pointes d’activité,
  • Disposer d’une redondance pour assurer la continuité de l’activité. Les entreprises surdimensionnent leurs infrastructures. La conséquence est que le taux d’utilisation des serveurs possédés en propre par les entreprises est de 18% alors que pour les serveurs mutualisés il est de 65%. Les services SaaS permettent, de toute évidence, moins d’investissement matériel et une optimisation des taux d’utilisation.


Alimentation électrique par des énergies renouvelables

Les exploitants de datacenters, contrairement aux entreprises, peuvent facilement négocier auprès des fournisseurs d’électricité pour se fournir exclusivement en électricité produite à partir d’énergies renouvelables.

En conséquence, cela permet de réduire l’empreinte carbone de leurs datacenters. Les GAFA (regroupant Google, Apple, Facebook et Amazon) disposent de leurs propres sources d’électricité produite soit par l’éolien soit par le solaire. De nombreuses solutions sont d’ailleurs déjà déployées pour recycler la chaleur produite par les datacenters : chauffage urbain, centre aquatique à Val d’Europe, Etc

Favorisation du « flex office » et du télétravail

En étant accessibles de n’importe où et à tout moment, les logiciels en mode SaaS facilitent le passage au « flex office » dans les entreprises. Le « flex office » consiste à ne pas attribuer de poste de travail fixe à un collaborateur. L’occupation des bureaux est de ce fait optimisée et les dépenses d’éclairage, de climatisation et de chauffage, réduites.

En favorisant le travail à domicile, les déplacements domicile-trajet sont réduits de 65% et les distances parcourues de 35% selon les études de l’ADEME sur l’impact environnemental du télétravail.

Réduction de l’usage du papier

Et enfin les solutions logicielles SaaS étant toujours accessibles, en réunion, en déplacement ou en télétravail pour consulter, partager un reporting, un état comptable ou un rapport, rendent les impressions inutiles. Il n’est donc plus utile d’imprimer, une simple connexion réseau suffit pour accéder à un document ou partager des notes.

La dématérialisation en mode SaaS s’impose aux entreprises

L’EDI est la dématérialisation des tâches administratives des échanges commerciaux, de la commande à la facture. Les Systèmes d’Information clients et fournisseurs échangent directement par des messages électroniques normés.

La dématérialisation des factures englobe leur transmission et leur réception par voie électronique. On parle alors de factures émises.

L’entreprise doit toujours être en mesure de prendre une nouvelle commande, de livrer et de facturer dans des délais courts et à des coûts de gestion connus et maitrisés. De plus, l’entreprise doit être en conformité avec les réglementations.

En conclusion, toute facture :

  • doit être justifiée avec une piste audit fiable qui permet de remonter à la livraison et à la commande,
  • doit être conforme aux règles commerciales et fiscales,
  • devra être électronique à compter de janvier 2026.

5 raisons de choisir une solution SaaS pour l’EDI et la dématérialisation des factures

Déploiement rapide

Les solutions SaaS ne nécessitent aucune installation matérielle et logicielle dans l’entreprise et sont immédiatement disponibles pour :

  • Mettre en place les tables de mapping entre l’ERP et le traducteur EDI,
  • Effectuer les tests de connexions avec les partenaires EDI.

Maîtrise des coûts

En souscrivant un contrat SaaS l’entreprise a connaissance du coût annuel de la solution, de l’évolution des tarifs selon le volume des messages EDI et des factures transmises et reçues.

Évolutivité et Agilité

Les solutions SaaS permettent donc :

  • Une adaptation aux besoins réels de l’entreprise : nombre d’utilisateurs actifs, volumes de données, nombre de transactions,
  • Une accessibilité de n’importe où avec une connexion internet permettant de télétravailler.

Sécurité

Les moyens mis en œuvre pour la sécurité des datacenters sont, par ailleurs, beaucoup plus importants que ceux qu’une entreprise peut seule se permettre. C’est le cas de la sauvegarde des données, la redondance des infrastructures, la protection contre les tentatives de piratages, de violations de données ainsi que le contrôle des accès, etc.

Conformité réglementaire

Les législations et réglementations en matière commerciales et fiscales évoluent chaque année. Les éditeurs de logiciels SaaS et leurs prestataires ont nécessité de mettre à niveau les logiciels en conformité avec la loi.

Tenor accompagne ses clients dans la mise en œuvre de solutions EDI en mode SaaS et en mode Web EDI mais aussi sur des projets de factures électroniques et de EAI. Contactez nos services +33 4 81 91 79 99