Qu’est-ce que le reverse ETL ?

Les ETL permettent aux entreprises d’alimenter leurs entrepôts de données. Dès lors, les données sont disponibles, soit pour être utilisées comme sources fiables pour les outils de Business Intelligence (BI) soit pour être réinjectées dans le Système d’Information (SI) de l’entreprise après une migration.

Avec les reverse ETL, les données conservées dans les entrepôts peuvent être de nouveau valorisées par des applications métiers à des fins opérationnelles.

Ainsi, dans l’entrepôt de données, la conservation des données extraites du SI par un ETL à des fins d’analyse est prolongée.

Dans cet article, découvrons :

  • Ce qu’est un reverse ETL ;
  • Pourquoi l’utiliser ;
  • Et enfin, quels en sont les avantages.

Pour comprendre ce qu’est un reverse ETL, il est nécessaire de revenir à la définition d’un ETL et sur ce qu’il produit. En effet, le reverse ETL procède de l’ETL.

Qu’est-ce qu’un ETL et comment il fonctionne ?

Définition de l’ETL, une source unique de données

ETL définition : ETL, Extract Transform Load, désigne un processus qui consiste à :

  • Extraire des données brutes issues de différentes sources disparates du SI de l’entreprise : gestion commerciale, gestion de production, CRM, comptabilité, finance, paie RH, etc. ;
  • Transformer les données en les contrôlant, les nettoyant (ex : suppression des doublons) et les transposant dans un même format unique ;
  • Charger les données propres et exactes dans un entrepôt de données.

Ainsi, l’entreprise dispose d’un entrepôt de données, source unique de données de qualité, pour analyser ces dernières et alimenter des outils de Business Intelligence pour des prises de décisions stratégiques.

Le processus ETL

Processus ETL (Extract Transform Load)

Qu’est-ce qu’un reverse ETL ?

A quels besoins répond le reverse ETL ?

Avec un reverse ETL, le Data Warehouse (DWH), destination des transferts de données de l’ETL, devient une source de données stratégiques réutilisables.

Le reverse ETL est la réponse des problématiques rencontrée par les DSI et les data managers des entreprises :

  • Les services opérationnels de l’entreprise ont besoin de plus de plus de données pour procéder à des analyses opérationnelles ainsi que pour prendre et justifier des décisions au quotidien : ventes, campagnes marketing, etc ;
  • Les données stockées dans Data Warehouse sont des données exactes, de qualité et à jour, uniquement utilisées pour le reporting et l’analyse décisionnelle à moyen et long terme.

Ainsi, le reverse offre aux opérationnels un accès à des données retravaillées, de qualité et à jour à confronter avec les leurs pour en faire ressortir de la data précise. En effet, les équipes de vente, de marketing et de finance par exemple, peuvent dès lors analyser ces nouvelles données pour des prises de décisions très concrètes.

Comment synchroniser les données des applications métiers des services opérationnels avec les données nettoyées, vérifiées et centralisées dans le Data Warehouse ? Avec le reverse ETL !

Le processus reverse ETL

reverse ETL (Extract Transform Load)

Pour résumer :

·      L’ETL charge les données de l’entreprise dans un Data Warehouse pour créer une source unique de vérité au sein de l’entreprise ;

·      Le reverse ETL extrait les données du Data Warehouse pour alimenter en données de qualité des applications métiers et des outils d’analyse opérationnelle.

C’est un processus qui fonctionne en mode « tabular data streaming » :

  1. Le reverse ETL permet l’exécution de requêtes de type SQL sur les données stockées dans un Data Warehouse ;
  2. Les données extraites via les requêtes sont disponibles dans des tables et des tableaux. Elles sont traitées par des fonctions de mapping  puis poussées vers les applications cibles ;
  3. L’interface graphique du reverse ETL permet de créer les requêtes, de paramétrer les fonctions de mapping et de programmer leurs exécutions à intervalles réguliers pour synchroniser les données des applications cibles avec des données rafraichies.

Pourquoi utiliser un reverse ETL ?

Voici les cinq avantages à utiliser un reverse ETL pour alimenter en données des applications métiers et des outils d’analyse opérationnelle.

1-    Simplification de l’urbanisation du Système d’Information

Dans une entreprise, les sources de données sont multiples. Si l’on souhaite donner à des équipes internes, un accès à des informations transverses, la tâche des DSI peut être très complexe.

En effet, cela induit :

  • la recherche des données au sein de l’ensemble du SI ;
  • l’extraction des données des fichiers et des bases de données ;
  • le nettoyage des données ;
  • et enfin, la transposition des données dans un format unifié.

Cela revient à reproduire le processus d’un ETL. Dans ce cas, un reverse ETL permet de donner un accès immédiat à des données préalablement nettoyées et formatées.

Ainsi, le reverse ETL évite la multiplication des extractions et des importations en fichiers CSV, texte ou par API. Pour tout outil d’analyse opérationnelle ou CRM, le reverse ETL sera le point d’entrée unique concernant l’importation de données.

2-    Accéder à une source unique de données de qualité

Le deuxième avantage d’utiliser l’entrepôt de données alimenté par un ETL comme source de données est la qualité des données stockées. Elles sont réputées être véridiques, propres et actualisées. Avec un reverse ETL, l’entrepôt de données alimenté avec un ETL devient pour le personnel de l’entreprise un véritable « libre-service de data » dans lequel toutes les données de l’entreprise sont accessibles.

3-    Valoriser les données stockées

Jusqu’alors, les données disponibles dans les différents entrepôts de données des entreprises n’avaient qu’un seul usage pour les outils de Business Intelligence. Elles étaient accessibles via des rapports de BI et ne devaient être interprétées que par des experts métiers. Avec les reverse ETL, ces données peuvent de nouveau être utilisées et exploité par diverses applications et outils de gestion. Elles sont de nouveau source de valeur pour l’entreprise.

4-    Efficacité des services de l’entreprise

En accédant directement à des données actualisées et vérifiées avec leurs applications et outils métiers, le personnel des services gagne en efficacité. Moins de temps est perdu à rechercher de l’information et à la contrôler. Les équipes opérationnelles (marketing, ventes, production, finance) disposent ainsi de données fiables en temps réel. Dès lors elles peuvent agir et prendre des décisions de gestion à partir de ces données.

5-    Contrôle de l’accès aux données sensibles

Enfin, dernier avantage, et non le moindre, la sécurité et le contrôle aux données sensibles de l’entreprise.

Le reverse ETL évite la multiplication des sources de données ainsi que les nombreux outils d’accès et d’export de données, API et fichiers CSV.

De ce fait, les contrôles d’accès aux données sensibles sont centralisés au niveau du reverse ETL. Ainsi, le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour les données clients et les données à caractère personnel est renforcé.

Le reverse ETL pour aider les entreprises à devenir « data driven » !

Le reverse ETL aide les équipes à utiliser les données de l’entreprise. Sans lui, les données qui alimentent les DWH via les ETL restent exclusivement réservées à la BI à des fins d’analyse et de prise de décisions stratégiques par les Directions. Avec le reverse ETL, elles deviennent accessibles par tous, et tout particulièrement par le service marketing et le service commercial. Elles permettent de gagner du temps pour réaliser des analyses opérationnelles. Des données fiables et interprétables sont immédiatement rendues disponibles par un reverse ETL et permettent à différents services de prendre des décisions pertinentes et justifiées.

De fait, les reverse ETL accélèrent la transformation de l’entreprise en entreprise pilotée par la data.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation électronique ?

L’adoption de la facture électronique en France et dans l’ensemble des états de l’UE s’applique à toutes entreprises assujetties à la TVA. La réforme de la facturation électronique impose que les factures soient produites dans un format électronique normalisé et transmises à l’administration fiscale via des plateformes de facturation certifiées. Pour satisfaire à ces obligations, les logiciels de facturation vont évoluer pour devenir des logiciels e-invoicing. Par ailleurs, la reforme prévoit une obligation d’e-reporting qui va impacter certains process.

Dans cet article :

  • Rappelons ce qu’est un logiciel de facturation électronique ;
  • Quelles sont ses fonctionnalités ;
  • Comment les logiciels de facture communiquent avec les ERP et les comptabilités ;
  • Comment facturer électroniquement suite à la réforme qui entrera en vigueur à partir de juillet 2024 ;
  • Et enfin, pourquoi l’émission des factures devient un service numérique et rend l’usage d’un logiciel de facturation indispensable.

Les logiciels de facturation électronique

L’objectif d’un logiciel de facturation est de produire des factures conformes aux réglementations en vigueur. Soit par saisie directe de données de facturation, soit à partir de documents commerciaux (devis facture, bons de commande, bons de livraison, etc.). 

Quels sont les critères de conformité comptable et fiscale ?

Les factures sont des pièces comptables ayant une valeur probante. Les logiciels de facturation, tout comme les logiciels de comptabilité, doivent respecter des règles comptables et fiscales. Exemples :

  • La numérotation des factures doit être continue et sans rupture, basée sur une séquence chronologique ;
  • Toutes les factures doivent comporter les mentions obligatoires exigées par la loi. L’absence de mentions obligatoires rend la facture non conforme ;
  • Une facture émise n’est plus modifiable, seul un avoir peut corriger ou annuler une facture ;
  • Permettre les clôtures d’exercices.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

En plus de l’émission de factures et de divers calculs (TVA, taxes parafiscales, remises, etc.), les logiciels de facturation sont enrichis de fonctionnalités qui facilitent la gestion et le suivi des factures ainsi que le passage des écritures comptables : 

  • Gestion des devis et de factures pro-forma ;
  • Gestion d’abonnements ou de facturations récurrentes ;
  • Suivi de la facturation : gestion des encaissements, relances clients, etc. ;
  • Editions de tableaux de bord et de statistiques (chiffre d’affaires facturé ou encaissé, délais de paiement moyen, etc.) ;
  • Exports comptables pour la comptabilisation des ventes et des encaissements.

Les logiciels de facturation assurent un contrôle automatique des données transmises par l’entreprise.

Comment intégrer un logiciel de facturation en ligne dans un système d’information

Pour fonctionner, c’est-à-dire facturer, le logiciel de facturation a besoin de données de référence :

  • Les informations clients nécessaires à l’établissement de la facture : adresse de facturation, adresse de livraison, identifiants SIRET et TVA ainsi que les conditions tarifaires particulières ;
  • Les catalogues et tarifs des articles, services ou prestations ;
  • Les éléments nécessaires pour le calcul des taxes : bases de calcul et taux.

Mais aussi des données de flux comme les commandes et livraisons à facturer.

Toutes ces informations sont présentes dans l’ERP ou la gestion commerciale de l’entreprise

Importer et exporter des données via l’outil de facturation 

Le logiciel de facturation va :

  • Importer les données de référence des applications métiers de l’entreprise : ERP, logiciel de gestion commerciale, CRM ;
  • Exporter vers la comptabilité, les éléments pour la comptabilisation des ventes facturées et des encaissements lorsque ceux-ci sont enregistrés dans le logiciel de facturation.

Les données de référence d’une entreprise sont toutes les données qui vont permettre de décrire et de rechercher des informations d’exploitation et de gestion.

Les paramétrages des imports et des exports s’effectuent par les fonctions d’import/export des logiciels de facturation et des ERP en passant par des fichiers pivot.

La notion de fichier pivot

L’emploi de fichiers pivot est une solution qui permet de faciliter l’intégration de flux dans le SI, système d’information, de l’entreprise. Un fichier pivot est un fichier intermédiaire permettant de réaliser des opérations d’imports et d’exports de flux. Il définit un format structuré d’échange de données métiers et est indépendant des solutions logicielles utilisées.

De ce fait, les échanges de flux (commandes à facturer, factures émises, données comptables, etc.) entre un logiciel de facturation et les ERP (ou comptabilité de l’entreprise) passent par des formats pivots.

Par exemple, l’ERP exporte les commandes à facturer dans un fichier pivot et le logiciel de facturation importe les commandes à facturer à partir de ce même fichier pivot.

Quels sont les avantages de passer par des fichiers pivot ?

  • Les coûts de mise en place et de maintenance des passerelles entre applications sont réduits ;
  • Les évolutions technologiques sont facilitées car ces formats suppriment les interdépendances entre applications métiers,
  • Les formats pivots peuvent facilement être rattachés à des architectures EAI et ETL pour l’organisation et la gestion des flux de données dans le SI des entreprises.

Quels sont les impacts de l’e-invoicing sur les logiciels de facturation ?

L’e-invoicing est l’obligation de facturer électroniquement toutes les transactions BtoB domestiques. Ces factures doivent être transmises aux destinataires via une plateforme de dématérialisation certifiée dans un format électronique autorisé. Le format papier est ainsi remplacé par des factures dématérialisées.

La réforme sur la facturation électronique inclut, en plus de l’e-invoicing, une obligation d’e-reporting. En effet, les entreprises devront dans le cadre de l’e-reporting, transmettre des données de transaction à l’administration fiscale. Cela permettra, entre autres, un contrôle de la TVA.

Seulement trois formats de factures électroniques autorisés 

Trois types de formats électroniques sont autorisés dans le cadre de l’obligation de facturation électronique :

  • Le format UBL (Universal Business Language), il s’agit d’un fichier XML défini par OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards),
  • Le format CII (Cross Industry Invoice), il s’agit d’un XML basé sur les spécifications de UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business),
  • Le format Factur-X, format mixte à la norme sémantique EN 16931. La particularité de Factur-X est d’être un fichier PDF/A3 lisible encapsulant un XML pour les traitements informatiques.

Les factures sont transmises via des plateformes certifiées

Les logiciels de facturation devront obligatoirement transmettre les factures en passant, soit par le portail public de facturation, anciennement Chorus Pro, soit par des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui ont en charge : 

  • Les contrôles de conformités légales des factures relatifs aux mentions obligatoires et aux formats électroniques autorisés ;
  • L’envoi de la facture à son destinataire ;
  • L’extraction des données de facturation et leur transmission à l’administration fiscale pour établir les déclaratifs de TVA.

Calendrier d’application de la facturation électronique obligatoire dès 2024

 EmissionRéception
Grandes entreprises1er juillet 20241er juillet 2024
ETI1er janvier 20251er juillet 2024
PME – TPE1er janvier 20261er juillet 2024

Communiquer avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les logiciels de facturation devront évoluer pour pouvoir communiquer avec les PDP pour :

  • Envoyer les factures.
  • Permettre le suivi du traitement des factures émises, reçues, mises en paiement ou rejetées.

L’émission des factures par les logiciels de facturation devient un nouveau service indispensable

Jusqu’à présent les entreprises éditaient leurs factures et les envoyaient elles-mêmes à leurs clients.

Avec la réforme de la facturation et le passage à la facture dématérialisée, l’obligation de passer par les services d’un tiers fait de l’émission des factures un nouveau service numérique qui doit être proposé aux entreprises.

Pour utiliser ce nouveau service, et pouvoir transmettre des flux de factures par API ou par EDI, les entreprises doivent s’équiper de logiciels de facturation qui communiquent avec des plateformes de dématérialisation. Elles pourront ainsi automatiser l’envoi de leurs factures et suivre les différentes étapes du traitement des factures par les clients.

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