simplifiez votre edi en l'externalisant
La factur-X a vu son apparition en juillet 2017. A cette date, le FNFE (Forum National de la Facture Electronique) présente Factur-X comme le futur standard de la facture électronique.
Mais la mise en œuvre de ce futur nouveau format de facture dit mixte est aussi liée à un contexte législatif et technologique. En effet, les pouvoirs mènent une politique incitative au passage à la tout dématérialisation. Le passage vers la facture électronique s’accélère : 2,5 milliards de factures inter-entreprises émises chaque année, 15% en 2019 sont dématérialisées, contre 5% en 2015. Découvrez dans cet article tous les tenants et aboutissants.
Dans leur lutte contre la fraude à la TVA, les pouvoirs publics mènent une politique incitative au passage à la facture dématérialisée.
Jusqu’en 2014 la dématérialisation de la facture était un procédé de facturation basé sur l’EDI (Echange de Données Informatisé) Fiscal ou EDI DMF. Au 1er janvier 2014 le choix des procédés de facturer électroniquement est élargi à l’envoi de factures au format PDF :
Cependant dans les faits à l’exception de l’EDI fiscal il n’y a pas de standard de facturation dématérialisée accessible à toutes les entreprises. Seulement des canaux de factures sécurisées.
Découvrons les canaux qui permettent de donner à un fichier numérique, image ou PDF, la même authenticité et valeur légale que la facture papier originale (intégrité, inaltérabilité). Mais aussi de l’archiver légalement pendant la durée légale de 10 ans et de la transmettre de l’émetteur au récepteur.
L’EDI fiscal permet directement l’envoi des factures dématérialisées du système d’information de l’émetteur à celui du récepteur. Ce mode qui nécessite des investissements logiciels importants et des accords préalables entre émetteurs et récepteurs sur les formats et structures utilisées, est celui des grandes entreprises. Dans des filières économiques telles que l’Automobile et la Grande Distribution, les donneurs d’ordre s’appuient sur les organismes de normalisation, GALIA, GS1, pour promouvoir la facture électronique auprès des entreprises.
Le portail fournisseur sur lequel l’émetteur vient déposer ses factures sous la forme de fichiers numériques (PDF simples ou signés, formats images). EDF, les grands groupes du BTP ont tous des intranets ouverts à leurs sous-traitants, sur lesquels ils s’échangent leurs documents, appels d’offres, devis, factures, … Chorus Pro développé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) est le portail des services publics pour le dépôt des factures BtoG. Ce mode de fonctionnement nécessite côté fournisseur des contrôles d’authentification d’origine et des traitements de données spécifiques avant l’intégration les factures dans les systèmes comptables.
La boîte mail sur laquelle l’émetteur envoi les factures numériques en pièces jointes. A réception il faudra saisir manuellement les données de facturation ou utiliser une solution de LAD/RAD (Lecture Reconnaissance Automatique de Documents). Cette méthode est simple à mettre en œuvre, supprime le papier. Mais elle nécessite le maintien de la piste d’audit fiable comme pour la facture papier, lors de contrôles fiscaux.
La factur-X présentée en 2017 est-elle la solution pour généraliser un procédé de dématérialisation à toutes les entreprises, comme le prédisent ses promoteurs ?
Comment fonctionne-t-elle ? Et enfin quel futur ?
La Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique publié en France le 9 juillet 2017 par le FNFE. Ce type de facture est aussi appelée facture mixte ou facture hybride, en effet sa particularité est d’être lisible par l’homme et par la machine. La Factur-X est un fichier au format PDF/A3 ce qui permet d’y incorporer un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée.
La Factur-X est donc lisible comme une facture PDF et est aussi lisible directement par des systèmes d’information sans passer par des opérations complexes de LAD/RAD.
Afin que la Factur-X puisse être réceptionnée et traitée par toutes les entreprises qui souhaitent pouvoir l’intégrer directement dans leur système d’information. Le standard prévoit plusieurs profils de données structurées selon les exigences réglementaires et métiers :
Ainsi les entreprises émettrices peuvent facturer électroniquement et bénéficier des avantages de la dématérialisation de leurs factures sans se préoccuper si leur partenaire peut traiter ou non une facture dématérialisée.
Pour l’entreprise émettrice de factures au format Factur-X, la mise en œuvre est simple. Elle ne nécessite aucun changement de logiciel de facturation et aucun investissement important.
Il lui suffit de continuer à éditer ses factures au format PDF avec toutes les mentions légales et les mentions métiers demandées par son client.
Pour convertir la facture au format PDF à une Factur-X, il lui sera nécessaire de passer par un intermédiaire ou une plateforme de dématérialisation qui prendra en charge la conversion du PDF en PDF/A3. DE fait, on opte pour un format PDF/A3 signé électroniquement avec un certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) l’entreprise émettrice s’affranchit de l’obligation de la mise de la piste d’audit fiable. La facture au format PDF/A3 est ensuite envoyée au récepteur.
Jusqu’alors le passage à la facture électronique était imposé par les donneurs d’ordre. Chaque donneur d’ordre imposait à ses fournisseurs son canal de facture électronique :
Soit autant de canaux d’émission de factures que de partenaires commerciaux. En adoptant la Factur-X l’émetteur prend l’initiative de son projet de dématérialisation de factures.
La Factur-X comble l’absence d’un standard de dématérialisation qui soit accessible financièrement et techniquement à toutes les entreprises petites, moyennes et grandes. Néanmoins, l’EDI fiscal restant le standard pour les grandes entreprises et les échanges avec leur sous-traitance.
Au 1er janvier 2025, toutes les facturations BtoB et BtoG seront dématérialisées.
L’obligation de dématérialiser sera-t-elle étendue au e-commerce ? Au BtoC (Business to Customer) ? Ces questions se posent encore.
Mais déjà avec l’adoption générale de la facture électronique, toutes les données des factures pourront être communiquées à l’administration fiscale pour qu’elle puisse les exploiter à des fins de contrôle de la TVA. Elle pourrait ainsi procéder à des recoupements automatisés entre factures émises et factures reçues. Et proposer des déclarations de TVA pré-remplies ?
La généralisation de la facture électronique avec Factur-X ouvre-t-elle la voie vers un nouveau modèle de facturation ? Le modèle Clearance est l’une des options sur la table. A consulter, cet excellent article sur le modèle Clearance.
Tenor accompagne depuis plus de 30 ans ses clients dans la gestion de leurs données. Les factures dématérialisées/l’EDI facture n’ont plus de secret pour nos équipes. De fait nos solutions de dématérialisation fiscale sont d’ores et déjà opérationnelles pour le passage à la factur-X.
