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Comment améliorer la qualité des données ?

Comment améliorer la qualité des données ?
28/01/2021

La qualité des données est un enjeu majeur pour toutes les entreprises. En effet, avoir accès à des données pertinentes et échanger des données exactes ne se limite pas aux seuls besoins des tableaux de bord décisionnels et des flux EDI. Au quotidien, tous les personnels de l’entreprise collectent, traitent, échangent des données. Tous rencontrent les mêmes difficultés, sources de perte de temps et de confiance. En causes :

  • Des données incomplètes,
  • Des données obsolètes,
  • Des données erronées,
  • Des doublons, des inutiles, etc…

Nous allons voir les enjeux d’avoir des données de qualité, comment améliorer la qualité des données et enfin quels outils utiliser pour y parvenir.

Quels sont les enjeux de la qualité des données ?

A l’ère de leur transformation digitale, les entreprises traitent des volumes de données de plus en plus importants. Elles reçoivent et émettent des flux de data en continu.

De fait la gestion de la qualité des données ne se limite plus seulement à enregistrer des données correctes dans les systèmes d’information et dans leurs bases de données.

En effet, il faut définir des métadonnées pertinentes pour l’entreprise. Mais également à hiérarchiser les données, à organiser leur acquisition et leur diffusion. Pour finir il convient de les nettoyer, gérer leur versioning, etc…

Des risques difficiles à évaluer

Selon une étude publiée par IBM, le coût généré par des données de faible qualité est estimé à près de 3 milliards de dollars par an.

Des données de mauvaise qualité, inexactes ont des conséquences non seulement sur le pilotage de l’entreprise, entrainant des décisions inadaptées. Mais aussi, sans que l’entreprise ne s’en aperçoive immédiatement, peuvent entraîner une dégradation de l’image de l’entreprise, des pertes de temps, des surcoûts de gestion, voire des pénalités financières :

  • Un SAV ne disposant pas de dossiers clients à jour,
  • Des campagnes marketing et commerciales avec des taux de NPAI élevés,
  • Des échanges de documents EDI rejetés faute d’un code GLN ou GTIN erroné,
  • Un nombre de licences logicielles utilisées approximatif lors d’un audit,
  • Des manquements à la conformité au RGPD (Règlement général sur la Protection des Données),
  • Etc…

Pour Gartner, 33% des entreprises du top 100 de Fortune seraient régulièrement confrontées à des difficultés en raison d’une incapacité à évaluer la fiabilité de leurs informations.

Aussi bien que 93% des entreprises soient convaincues que les données de qualité sont essentielles pour leurs actions marketing et commerciales, elles estiment que :

  • 20% de leurs données sont erronées,
  • Pour 30 % les doublons figurent dans le top 3 des erreurs de qualité,
  • 11% de leur chiffre d’affaires est perdu à cause de données inexactes.

Qu’est-ce une donnée de qualité ?

La définition de la qualité des données fait l’objet de nombreuses recherches. Pour les statisticiens la qualité des données se définit par une hiérarchisation de critères et de dimensions : précision, ponctualité, comparabilité, utilisabilité, pertinence, sécurité.

Pour une entreprise la définition de Wang (1) conviendra beaucoup mieux ; Wang définit la qualité d’une donnée en fonction de l’usage attendu par son utilisateur.

1) Wang R.Y. (1998). A product Perspective on Total Data Quality Management

On proposera pour l’entreprise une définition de la qualité des données en trois dimensions :

  • Qualitative, les données respectent les règles de précision, d’unicité et de format définies par l’entreprise,
  • Accessibilité, les données sont compréhensibles et pertinentes pour les personnes et les services qui les utilisent,
  • Sécurité, les accès aux données sont journalisés.

Le processus pour obtenir des données de qualité requiert une démarche industrielle

La gestion de la qualité des données ou DQM (Data Quality Management) est la capacité de fournir des données de qualité pour les besoins métiers de l’entreprise. Il s’agira d’une démarche industrielle en quatre phases :

  • L’inventaire,
  • Le référentiel des données métiers de l’entreprise,
  • Les spécifications de règles d’acquisition, de validation et de contrôle,
  • Les indicateurs de suivi.

L’existant de l’entreprise est un système d’information composé d’applications, de logiciels, de bases de données. Le défi est de mener un processus exhaustif qui prend en compte tout l’existant et met en place une gestion globale et centralisée des données. Pour cela une démarche industrielle est nécessaire.

L’inventaire

Première étape l’inventaire des données, qu’elles sont-elles ? où sont-elles ? qui les utilisent ?

La description des données

Pour chaque donnée, sa description, son cycle de vie, son format. Et vérifier que cette définition pour chacune d’entre elles soit partagée par tous au sein de l’entreprise. Exemple, la notion de « client » doit être la même pour la Comptabilité, le Commercial, le Marketing et le SAV.

Les silos de données

Les applications utilisées par l’entreprise représentent autant de silos de données. Entre chaque logiciel, la définition, le format, les informations complémentaires diffèrent, voire sont incohérentes. Il sera nécessaire de centraliser toutes ces données en seul lieu, où les applications et les utilisateurs viendront les chercher.

Les consommateurs de données

Les consommateurs de données sont les services qui utilisent les données de l’entreprise. Les consommateurs sont les logiciels métiers, la plateforme EDI, les applications mobiles, les sites internet, etc… Ils doivent tous accéder au même référentiel de données.

Le référentiel des données métiers de l’entreprise

En priorité définir qu’elles seront les données de référence de l’entreprise.

Une donnée de référence est différente selon :

  • Un exploitant, une information métier structurante, exemples : un compte client pour un responsable des ventes, un compte comptable pour un chef comptable.
  • Un chef de projet métier, une donnée partagée par plusieurs processus métiers, exemple : le compte client est utilisé par les services commercial, marketing, comptable.
  • Un chef de projet informatique, une donnée utilisée dans les différentes solutions logicielles, exemples : le CRM, la Gestion Commerciale, la Comptabilité.

Ces données de référence constituent le référentiel des données de l’entreprise. Il est unique et partagé entre tous les utilisateurs et les applications logicielles de l’entreprise.

Les règles d’acquisition, de validation et de contrôles de qualité

La mauvaise qualité des données, les données fausses sont principalement la conséquence d’erreurs lors de la saisie ou de l’intégration dans le Système d’information.

De fait il sera nécessaire de mettre en place des automatismes de contrôle et de validation des données avant de les enregistrer.

Les indicateurs de suivi

Quels indicateurs pour mesurer la qualité des données ?

Le niveau de qualité peut se faire avec des mesures chiffrées comme :

  • La diminution des NPAI des campagnes marketing,
  • La réduction des erreurs EDI,

Et de façon plus subjective en constatant le niveau de confiance des utilisateurs dans les données qu’ils utilisent au quotidien.

La mise en place d'une plateforme pour enregistrer, suivre et gérer des alertes ou incidents liée à la qualité des données, est un élément qui aide à améliorer cette confiance.

Une méthode et des outils pour améliorer la qualité des données

L’entreprise dispose de méthodes et d’outils pour gérer la qualité de ses données selon son mode fonctionnement, son métier.

Le MDM ou Master Data Management

MDM ou une Gestion des Données de Référence (GDR) est un ensemble d’outils et de méthodes pour la gestion des données de référence de l’entreprise. La fonction d’un MDM est de garantir l’intégrité du référentiel des données structurantes de l’entreprise et que tous les services accèdent à tout moment à des données exactes, pertinentes et à jour.

EAI, ETL

EAI (Enterprise Application Integration) et ETL (Extract Transform Load), deux outils pour organiser et gérer les flux de data dans l’entreprise.

Les EAI pour échanger entre applications

La fonction principale d’une solution EAI est l’organisation rationnelle des échanges de données entre les différentes applications du système d’information de l’entreprise. En évitant la multiplication des sources et des saisies. En effet, toutes les applications accèdent et partagent à la même source de données.

Les ETL pour alimenter des entrepôts de données

La fonction principale d’un ETL est de charger toutes les données de l’entreprise dans un Data Wharehouse. L’ETL extrait les données des différentes applications et bases de données, les consolide et les charge dans un entrepôt de données. Elles seront dès lors accessibles à tous.

Les objectifs atteints par une gestion de la qualité des données

Avec une gestion de la qualité des données, l’entreprise atteint ses objectifs :

  • En termes d’image, la pertinence des informations lors des échanges avec les tiers de l’entreprise (clients, fournisseurs, banques, administrations) contribue fortement au sérieux et à la compétence de l’entreprise et de son personnel,
  • En termes de gains financiers, l’exactitude des données apporte plus d’efficacité et supprime les coûts directs et indirects induits par les erreurs et les correctifs,
  • En termes de sécurité, la protection des données diminue les fuites et les tentatives de fraude.

Si ce sujet vous intéresse n'hésitez pas à faire un tour sur le Blog de Tenor. Vous y trouverez des articles sur le Master Data Management, les ETL ou encore la définition d'un EAI. De même contactez nos équipes pour obtenir un diagnostic de la gestion des données dans votre entreprise.

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