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14/07/2020

Les flux EAI ou comment améliorer la gestion des flux de données dans l’entreprise ?

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Flux EAI

Les flux EAI sont les flux de données qui vont circuler dans votre système d’information et entre vos différents applicatifs. La qualité d’un EAI (Entreprise Application Integration) est sa faculté de prise en charge des flux d’information de l’entreprise. En effet il est attendu du déploiement d’un EAI, l’interopérabilité et l’échange de services inter-applicatifs.

Les passerelles point à point.

En l’absence d’un EAI, faire communiquer des applications autonomes nécessite le développement de passerelles point à point. Ces passerelles capables de faire communiquer des applications de plus en plus spécialisées et nombreuses, de technologies différentes, complexifient le système d’information pour vos flux EAI.

Le syndrome spaghetti

Pour que N applications échangent de façon bidirectionnelle entres elles, il faut développer n(n-1) passerelles point à point. C’est à dire pour une Gestion Commerciale, une Gestion de production, une Supply Chain Management, une Comptabilité, une prise de commande en ligne et une Station EDI, soit 6 applications, il est nécessaire de développer et de maintenir 30 passerelles toutes différentes.

Flux EAI syndrome spaghetti

Un ensemble complexe d’interfaces est alors créé, « un plat spaghetti », difficile à maintenir, à contrôler et à faire évoluer en même temps que le système d’information. Et cette stratégie de liaisons point à point, va aussi s’avérer coûteuse en temps et en dépenses. Selon les études récentes des cabinets Gartner Group et Forrester Group, les entreprises dépensent annuellement plus d’un tiers de leur budget informatique au développement et à la maintenance de passerelles point à point.

La rationalisation de la gestion des flux EAI

Un projet EAI va rationnaliser et simplifier votre système d’information. En effet l’EAI remplace le « plat de spaghettis » par un « réseau d’applications » intelligent.

Chaque application est connectée via connecteur bidirectionnel. Finalement, là où il fallait n(n-1) passerelles pour que toutes les applications du système d’information puissent échanger entres elles, il suffit d’un seul connecteur par application. Pour les applications récentes ce connecteur sera une API (Application Program interface) ou un Web Services. Pour les applications propriétaire, les éditeurs proposent des bibliothèques de connecteurs. Dans le cas contraire il est nécessaire de développer des connecteurs spécifiques pour votre flux EAI.

Les DSI (Direction de Systèmes d’Information) vont alors pouvoir se concentrer uniquement sur les processus métier de l’entreprise. Ceux-ci managerons les flux dans l’architecture EAI.

L’identification des flux EAI

Phase 1 – L’urbanisation des flux

Première étape d’un projet EAI, la phase d’étude appelée urbanisation. Cette étude permet de recenser les logiciels, les bases de données, les traitements métiers, les règles métiers, les applications qui mettent à jour les données.

De fait, le but est d’obtenir la cartographie la plus complète des flux d’information. Cette analyse pouvant être menée avec des outils de type BPM (Business Management System).

Phase 2 – Le pilotage des connexions

Ensuite grâce à l’interface graphique (GUI) de l’EAI, il sera alors facile de piloter les connexions entre applications. Mais également de superviser les flux de données en circulation. On pourra ainsi :

  • Décrire les règles de traduction et de conversion,
  • Paramétrer les différentes règles de routage,
  • Planifier les échanges,
  • Consulter les journaux,
  • Gérer les erreurs.

Les avantages obtenus par la gestion des flux EAI

La mise en œuvre d’un EAI est structurant pour l’entreprise.

  • En réunissant les applications métiers en un seul réseau
  • Une simplification de la vision du système d’information,
  • La suppression des interfaces point à point,
  • En facilitant les évolutions du système d’information :
  • Ajouter, remplacer ou modifier une application ne perturbe pas l’ensemble du réseau, un seul connecteur est à changer ou à reconfigurer,
  • Intégrer les sites Internet et Extranet dans le système d’information,
  • Échanger avec les applications externes et mobiles,
  • En sécurisant les données traitées :
  • Eviter la multiplication des sources et des saisies, toutes les applications accèdent et partagent à la même source de données,
  • En privilégiant les flux métiers entre applications en s’émancipant des contraintes techniques,
  • Et aussi en obtenant des économies en termes de coûts de maintenance sur les interfaces, que Gartner Group évalue à plus 25% annuel.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises dans la gestion de leurs données. Pour  la mise en œuvre de votre projet EAI logiciel consultez aussi cet article sur l’Architecture EAI. Découvrez aussi toutes les solutions EAI de Tenor pour l’infrastructure de votre système d’information.

23/06/2020

ETL Architecture : Découvrez les trois étapes d’un projet ETL – Extract Transform Load

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L’ETL architecture dépendra de votre projet d’intégration de données. D’ailleurs, ETL et EAI (« Entreprise Application Intégration) » sont deux éléments principaux d’un projet de ce type. A quoi sert un ETL, comment réaliser mon ETL architecture et quels liens y-a-il avec le bigData ? Autant de réponses que nous traiterons dans le présent article.

Qu’est-ce qu’un ETL ?

Si nous avons déjà identifié les différences entre ETL et EAI il convient tout de même de rappeler ce qu’apporte un ETL dans une architecture de Système d’Information. Un ETL permet d’automatiser les traitements d’alimentation des entrepôts de données. Ses fonctions sont de collecter des données provenant de sources différentes, de les traiter et de les charger dans un entrepôt de données. On parle aussi d’ETL integration. Alors qu’un EAI permet d’automatiser les échanges de données entre applications.

Pourquoi intégrer un ETL dans votre architecture de données ?

Les systèmes d’information des entreprises sont de natures hétérogènes, plusieurs sources de données, de générations différentes, ERP (Enterprise Ressource Planning), CRM (Customer Ressource Management), Gestion de production, … Toutes ces bases de données sont toutes optimisées pour des transactions à des fins métiers et applicatives.

En effet vos datas sont de sources multiples et de structures de données différentes. De même il y a de possibles redondances d’informations : cet état est un obstacle à une analyse facile et rapide des données de l’entreprise. Évitez le syndrome du plat de spaghetti!

ETL Architecture - Schéma spaghetti

La solution pour votre ETL architecture : collecter toutes les données pertinentes de l’entreprise dans un Data Wharehouse ou entrepôt de données. Les données seront alors organisées à des fins d’analyse. Les travaux de Ralph Kimball et Bill Inmon décrivent largement comment construire un Data Wharehouse qui répond aux besoins Business Intelligence de l’entreprise. On y retrouve les prémisses de notions d’ETL architecture.

C’est là qu’un processus de type ETL Architecture est nécessaire. Il s’établit en trois étapes.

L’extraction

Un ETL doit être en mesure de collecter, en temps réel ou par batch, toutes sortes de données brutes, données structurées, données non structurées ; en provenance des différentes sources du système d’information de l’entreprise, sur site et sur le cloud.

Cette étape consiste à extraire de l’ensemble des bases de données (Oracle, SAP, MySQL, …) des applications de l’entreprise. Cette opération nécessite l’utilisation de plusieurs technologies adaptées au type de la source de données : des passerelles, des utilitaires de réplication, des extracteurs, des connecteurs, des API.

A cette étape, il est envisageable de faire à appel à des MPP (Massivelly Parallel Processing), pour se connecter simultanément à un grand nombre de base de données.

La transformation

Cette étape est la plus importante, elle garantit la qualité des données que votre ETL architecture va intégrer dans l’entrepôt de données.

Pour chaque nature de données, origine de données, des règles précises sont définies pour :

  • Vérifier les données,
  • Supprimer les doublons,
  • Nettoyer les données,
  • Standardiser selon les règles métiers.

L’objectif est de produire des données propres prêtes à être chargées dans le Data Warehouse et à servir de source pour les solutions d’analyse.

Le chargement

Après cette étape, les données stockées sont facilement accessibles et utilisables : 

  • Analyse avec des outils OLAP (On Line Analyse Processing),
  • Recherche de corrélation avec le Data Mining,
  • Partage avec les outils de Reporting,
  • Exploitation par les Outils Business Intelligence.

Pour des gains de performance ces trois étapes, extract transform load, s’effectuent souvent en parallèle.

ETL et BigData

La transformation numérique des entreprises à l’ère du BigData multiplie les sources de données : IoT (Internet of Things), OpenData, Site e-commerce, Réseaux Sociaux, pages Web, …, et les nouveaux types de données non structurées et présentes en de très grandes quantités.

Il est donc nécessaire de soigner la scalabilité de l’architecture d’un projet ETL pour anticiper ces nouvelles données.

L’offre ETL Architecture

Comme pour la plupart des logiciels l’offre ETL architecture se décline :

  • En mode propriétaire :
    • On-premise, mode traditionnel en Licence, installé sur les serveurs de l’entreprise,
    • Cloud avec un modèle économique de type SaaS (Software As A Service),
    • En mode Open Source, solutions libres de droits mais avec les contraintes d’intégration des logiciels Open Source,
    • Et aussi en mode service cloud, tel que Cloud Data Fusion proposé par Google, un service low code / no code qui permet d’alimenter en données son entrepôt de données BigQuery à partir de différentes sources avec des modèles de transformation prédéfinis.

Depuis plus de trente ans, Tenor accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. Nous proposons des solutions de gestion de données comme les ETL informatique. Contactez nos équipes pour lancer votre projet.

22/05/2020

Factur-X : le nouveau format qui fait parler ?

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facturx et facturation electronique

On entend de plus en plus parler de la factur-X dans le milieu de la dématérialisation, mais qu’est-ce que c’est exactement ? Un nouveau type de facture parmi tant d’autres ou bien une réponse plus poussée à la digitalisation ? 

Car oui, la digitalisation des processus, notamment comptable pousse sans cesse les entreprises à se réinventer. Que ce soit en interne via un meilleur rendement et une amélioration des coûts et de la qualité de vie au travail ou en externe notamment pour les relations clients/fournisseurs, les domaines comptables et fiscales n’en sont pas exempt. Faire le choix de la dématérialisation et par conséquent de la factur-x c’est anticiper un tournant du digital.

Mais qu’est-ce qu’exactement la factur-X, quel est son fonctionnement, quels sont ses avantages ? Ce sont tout autant de questions que nous éclaircirons en résumant les principes de la factur-X puis ses apports pour votre entreprise.  

La factur-X en bref 

Pour la petite histoire, ce format de facture est développé autour d’une collaboration franco-allemande. Son but est de simplifier les processus de facturation et de les intégrer plus facilement à vos logiciels métiers tel que votre ERP par exemple.

La factur-X est une facture au format PDF intégrant des données XML pour automatiser son traitement. Cette facture peut donc se dissocier en deux parties bien distinctes qui sont :

  • Le format PDF de norme PDF/A3 qui est l’original de la facture c’est-à-dire l’image le placement du texte et des données
  • Les données XML structurées pour intégrer et automatiser dans un système d’information

On peut dire que la factur-X est une facture électronique mixte tant leurs concepts se rapprochent. Les deux s’articulent autour de trois principes qui sont : 

  • Le traitement via l’automatisation des processus dû aux données XML qui facilite l’intégration de données
  • La production préétabli de fichier de facture PDF issue de votre ERP ou directement numérisée.
  • La compréhension des données qui permet de capter et analyser les informations d’une facture dans vos outils. Le but étant après de les retrouver facilement lors d’une recherche dans un ERP…

Factur-X et ses avantages  

La factur-X est un format récent de facturation mais possède-t-il de réels avantages ? En quoi est-il important dans un processus de dématérialisation fiscale ? Et en quoi redéfinit-il un changement profond de modèle économique et de mode de fonctionnement. 

Comme définit précédemment, nous pouvons constater que la conception de la factur-x s’imbrique dans un processus de dématérialisation comptable. Dès lors, de nombreux avantages liés à la digitalisation et l’automatisation des processus s’en dégagent. En voici quelques exemples : 

  • Une simplification du traitement des factures 
  • Des échanges clients/fournisseurs plus rapides, plus précis et plus poussés
  • La réduction du coût brut d’une facture qui aujourd’hui s’évalue en moyenne à 8,75 euros/facture. Ce coût serait divisé par 3 passant d’une facture de presque 9€ à 3,2€ (source GALIA / GS1)
  • Limiter les retards de paiement quels qu’ils soient 
  • L’automatisation qui permet de donner à ses collaborateurs des tâches et missions plus stratégiques
  • L’amélioration de sa relation et de son expérience client 
  • L’amélioration de la productivité 
  • Le renforcement de la gestion interne des équipes 

En somme, la factur-X permet de simplifier le quotidien de vos équipes, tout en augmentant leurs productivités. Mais elle permet surtout, d’être plus centrée sur ses clients et d’apporter une réelle plus-value dans leurs ’accompagnements.

Depuis plus de 30 ans Ténor accompagne ses clients dans la dématérialisation de leurs factures. Si certaines sont réalisées directement en EDI, d’autre utilisent la solution eDemat, la solution Saas de dématérialisation fiscal de Tenor compatible Chorus Pro. Fort de son expertise Tenor participe régulièrement aux groupes de travaille GALIA et FNFE autour de la facture-x afin de faire évoluer les standards.

26/03/2020

Qu’est-ce que la norme EDIFACT ?

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EDIFACT, la boite à outils de l’EDI.

La norme EDIFACT est faite pour sécuriser et accélérer leurs échanges commerciaux. En effet, les entreprises communiquent, échangent leurs documents commerciaux au format EDI avec les fournisseurs et sous-traitants de leur Supply-Chain. Il peut aussi s’agir de logisticiens, de distributeurs et de leur réseau BtoB. Les informations sont transférées directement du système informatique de l’entreprise (ERP, PGI) aux systèmes informatiques de leurs partenaires industriels et commerciaux (Gestion commerciale, Gestion de production, MES, TMS, WMS).

Pour que cette communication puisse fonctionner 24h/24, 7J/7, être efficiente il est nécessaire que les systèmes d’information de chaque entreprise communiquent entre eux selon des règles strictes et communes. C’est tout l’objet de la norme EDIFACT.

EDIFACT est un acronyme anglais signifiant : Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Traduit en Français par Échange de données informatisé pour l’administration, le commerce et le transport. Cette norme mise en place par les Nations Unies définie les règles d’interopérabilité des messages EDI en spécifiant les contenus et leur syntaxe.

https://fr.wikipedia.org/wiki/%C3%89change_de_donn%C3%A9es_informatis%C3%A9es_pour_l%27administration,_le_commerce_et_le_transport
Norme EDIFACT dans le transport

Que représente la norme EDIFACT ?

Selon les filières d’activité, selon les zones régionales, différents standards EDI à partir de la norme EDIFACT ont été élaborés, publiés et adoptés en prenant en compte les particularités sectorielles de chacun : EDI Automobile en France et en Europe avec GALIA et ODETTE, EDI EANCOM pour l’EDI Grande Distribution avec GS1.

La norme EDIFACT une norme EDI

Une norme EDI définie des règles pour cadrer l‘information échangée : spécifier quelles informations, dans quel formatage et à quel endroit elles doivent être placées dans un message EDI. Ainsi, la transmission EDI entre entreprises devient entièrement automatisée.

Fin des années 1980, début des années 1990, le CEFACT-ONU, dont la mission principale est la facilitation du commerce international, a élaboré et publié la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).

La norme EDIFACT est un ensemble de règles de syntaxe qui définissent : une structure hiérarchique et répétitive du message EDI, une enveloppe identifiant l’expéditeur et le destinataire dans laquelle sont placés les messages. Et de plus la norme EDIFACT propose une bibliothèque de plus de 200 messages standards pour l’échange de documents commerciaux électroniques entre entreprises. Les plus connus étant les ORDERS, DESADV, INVOIC, HANMOV, PROCAT, etc…

Cette publication a été rapidement un succès : élaborée au niveau international, publiée et mise à jour régulièrement, adoptée par un très grand nombre des acteurs économiques dans l’industrie et le commerce, entreprises et organismes de normalisation.

La boite à outils des organismes sectoriels

De fait la norme EDIFACT est devenue la boite à outils de l’EDI des organismes sectoriels de normalisation tels GALIA, ODETTE, GS1, de toutes les organisations privées et publiques qui souhaitent mettre en place des échanges électroniques de leurs documents.  Ils se conforment aux règles de syntaxe de la norme EDIFACT et s’approprient les messages standards EDIFACT en les enrichissant selon leurs besoins spécifiques. GALIA et ODETTE ont migré l’EDI Automobile à la norme EDIFACT.

Le résultat a été de passer de normes propriétaires par zones régionales, par secteurs d’activité, à une norme commune à tous les secteurs d’activité, plébiscitée par les organismes sectoriels de normalisation et adoptée par une très grande majorité d’entreprises.

Les prestataires EDI, indépendants des services informatiques des grandes entreprises, ont ainsi contribué au déploiement rapide de l’EDI dans les petites et moyennes entreprises, leur ont permis de travailler avec les grands donneurs d’ordre. Les ERP, PGI des grandes entreprises ont pu facilement et directement lier des documents avec les Gestions Commerciales, TMS, WMS de leurs Supply-Chain et réseaux autres commerciaux. De même, les grandes entreprises ont ainsi accéléré l’intégration de nouveaux partenaires à leurs réseaux.

Une norme de base pour tous les secteurs d’activité

La force de la norme EDIFACT est son adaptabilité aux besoins spécifiques de toutes les branches d’activité. Elle est le standard le plus largement utilisé en France et en Europe :

  • L’EDI Automobile où les travaux de GALIA et ODETTE ont fortement contribué au succès de l’EDIFACT. Ainsi, elles couvrent l’ensemble des échanges entre constructeurs, équipementiers et logisticiens.
  • La norme EDIFACT est aussi la base des standards EANCOM qui définissent l’EDI Grande Distribution. Il s’agit d’échanges dans le monde de la grande distribution : commerces, industriels, transporteurs.
  • La plupart des normes EDI sectorielles ont migré à la norme EDIFACT : secteur Agricole, secteur Public, … en l’enrichissant de leurs particularités.

L’EDI EDIFACT a contribué à la dématérialisation des documents commerciaux et à l’interopérabilité des systèmes d’information.

Quel futur pour la norme d’échange de données ?

Aujourd’hui, le langage XML devient la nouvelle référence pour structurer et échanger de l’information. En effet, il est mieux adapté pour interagir avec les nouvelles technologies émergentes de la Supply-Chain : Internet des Objets et Intelligence Artificielle.

Il est aussi plus utilisé que la norme EDIFACT dans certaines régions du monde (Pacifique, Asie) et se pose en concurrence d’EDIFACT dans l’échange de documents commerciaux.

Une migration de la norme EDIFACT vers XML ?

Pour le moment la norme EDIFACT est toujours d’actualité :

  • La norme EDIFACT est régulièrement mise à jour pour prendre de nouveaux besoins fonctionnels et intègre ainsi régulièrement de nouvelles informations et de nouvelles spécificités sectorielles.
  • Et aussi le secteur Automobile et la grande Distribution ont réalisé d’importants investissements dans l’EDI à la norme EDIFACT à la grande satisfaction de tous les acteurs de leur filière respective. Investissements productifs donnant toute satisfaction d’utilisation et qu’ils souhaitent pérenniser dans le temps.

Les normes EDI EDIFACT et XML cohabitent : EDIFACT reste la norme de la dématérialisation des documents commerciaux dans les échanges interentreprises. Néanmoins, pour de nouveaux projets intégrant de nouvelles technologies avec de nouveaux partenaires on choisit souvent le format XML.

Depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne pour la mise en place de la Norme EDIFACT dans vos échanges de donnée informatisés. Découvrez cet article sur l’EDI pour approfondir le sujet ou bien celui sur les types de fichiers EDI. De même, prenez contact avec nos expert EDI pour identifier votre besoin.


10/03/2020

DESADV D96A : GALIA met à jour le profil AVIEXP en version 5.3

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DESADV D96A

Fin février, Galia a publié un nouveau profil pour le DESADV D96A, l’avis d’expédition 5.3 (AVIEXP V5.3). RENAULT et Groupe PSA ont confirmé leur intérêt de déployer en priorité l’intégration de ce nouveau profil qui permet d’intégrer tous les éléments d’emballages durables dans le message AVIEXP/DESADV D96A.

En effet, ce nouveau profil permet, en plus de la description de l’expédition, de transmettre tous les éléments d’emballages durables : palettes, coiffes, intercalaires, emballages (pleins et vides de calage) et tous les accessoires.

Comment intégrer tous les éléments d’emballages durables dans le message AVIEXP/ DESADV D96A

Il s’agit de transmettre l’ensemble des informations concernant les emballages et accessoires durables d’une expédition dans un nouveau bloc CPS (3 outer) en fin de message, après les CPS (1 inner).

Les éléments d’emballages durables transmis représentent une vue complète récapitulative de l’ensemble des emballages qu’ils soient pleins ou vides. De même, les accessoires seront pris en compte. Néanmoins, les éléments d’emballages perdus (cartons…) ne sont pas gérés et ne doivent par conséquent pas être transmis dans la nouvelle boucle CPS (3). Seuls les éléments d’emballages durables sont pris en compte.

Pour plus de flexibilité et selon les besoins des constructeurs, pour le profil GALIA AVIEXP V5.3 deux cas d’usages sont prévus.

La description des emballages (vides et pleins) et accessoires sans lien à l’UM dans le DESADV D96A

  • Il s’agit de lister le nombre d’emballages vides et accessoires durables par types pour l’ensemble de l’expédition.
  •  Règles de gestion :
    – Une boucle CPS (3) par expédition,
    – Vue complète récapitulative,
    – En cas d’UMS, rappel du type d’UC=type UMS dans la boucle CPS (3).         

Description des emballages (vides et pleins) et accessoires avec lien à l’UM

  • Il s’agit de lister le nombre d’emballages vides et accessoires durables par type pour chaque UM expédiée dans une expédition.
    • Règles de gestion :
      – Une boucle CPS (3) par UM
      – Générer le N° de l’UM sous le dernier PAC de la boucle CPS (3)
      – En cas d’UMS :
         o Rappel du type d’UC = type UMS dans la boucle CPS (3)
         o N° d’UM = N° d’UC

Suis-je concerné par le nouveau profil GALIA de l’AVIEXP V5.3 ?

Cette nouvelle version de profil GALIA de l’AVIEXP V5.3 représente une évolution du profil actuel V5.2 de l’AVIEXP des pièces (DESADV D96).

Donc, si vous envoyez des avis d’expédition soit par EDI ou WebEDI, soit à Renault ou à Peugeot Citroen PSA, cela vous impactera. Tous les fournisseurs en vie série de Renault SA et de PSA Groupe sont concernés à terme par cette évolution, qui devrait être déployée progressivement à partir du troisième trimestre 2020. Nous vous recommandons donc d’anticiper ce changement pour garantir la bonne continuité de vos flux EDI avec les constructeurs français.

Une fois en place, cette mise à jour va permettre une amélioration de la traçabilité des flux d’emballages durables, une simplification de vos processus de gestion et une réduction des coûts de gestion. Votre prestataire de service EDI est votre interlocuteur privilégié pour vous aider à mener à bien ce projet dont il convient de ne pas négliger le caractère sensible et techniquement complexe, et qui requiert une collaboration étroite avec Renault SA et PSA Groupe.

#MakeYourEDISimple Vous utilisez les solutions EDI ou TENOR EDI Services ? N’hésitez à contacter nos Ingénieurs Commerciaux pour en savoir plus. Vous êtes utilisateur d’eCar Web EDI ? Votre solution sera automatiquement mise à jour pour être compatible avec cette nouvelle version sans intervention de votre part.



Tenor vous accompagne dans la mise en place et la modification de vos DESADV D96A. Contactez-nous afin de lancer votre migration dès que possible.

28/06/2019

Les différents types de fichiers EDI

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Les fichiers EDI sont la base de vos échanges commerciaux. En amont ou en aval de la plateforme EDI, l’envoi de fichiers est le principe de base de l’Échange de Données Informatisé. La dématérialisation de vos données est un moyen très efficace pour simplifier vos tâches administratives.

Des fichiers plats tout simples aux fichiers structurés normés, il existe une multitude de formats électroniques pour échanger vos documents commerciaux. Faisons le tour des principaux d’entre eux.

Les différents types de fichiers EDI

Fichiers EDI, les formats simples : les fichiers plats

Qu’est-ce qu’un fichier plat?

Les fichiers plats (de l’anglais flat file) représentent le format le plus universel des fichiers EDI pour échanger des données.

Ce type de fichier EDI contient plusieurs enregistrements. Les lignes d’entête sont dédiées aux informations du document entier. Les lignes de détail au détail du document commercial, comme les lignes des factures ou des commandes.

La définition du caractère de fin de ligne est différente selon les systèmes d’exploitation Unix ou Windows.

Conseil : pour la bonne reconnaissance des fichiers entre des systèmes d’exploitation différents, pensez à effectuer une conversion lors du transfert du fichier.

Les fichiers plats variables

On parle de fichier plat à taille variable (ffv) lorsque les données sont séparées les unes des autres par un caractère particulier comme le point-virgule, la ligne verticale (|) ou la tabulation. Le format CSV en est l’exemple le plus connu.

Le document de spécification d’un fichier plat à taille variable décrit chaque type de ligne, avec la séquence des champs de données, leur type numérique (ou alphanumérique) ainsi qu’avec le contenu.

Conseil : attention à ne pas confondre fichier de type CSV et tableur Excel (.xls). Ce dernier est un format propriétaire qui n’est pas un fichier plat. Il est difficilement interprétable par une plateforme EDI.

Le fichier plat fixe

Lorsque chaque champ a un nombre de caractères prédéterminé, il n’est pas nécessaire de séparer les données par un caractère séparateur. On parle alors de fichier plat fixe (ou pf). C’est le cas d’un des deux formats possibles des iDocs du progiciel SAP.

Un fichier plat fixe doit être accompagné d’une description complète contenant la position, la longueur, le type (numérique ou alphanumérique) ainsi que le contenu de chaque champ de données.

Conseil : veillez à ne pas utiliser le caractère séparateur dans les données d’un fichier plat à taille variable. Par exemple une virgule placée dans un champ adresse serait interprétée comme un séparateur et décalerait toute la lecture du fichier.

L’intérêt des fichiers plats est leur facilité d’importation ou d’exportation, mais ils sont aussi souvent de petite taille, et allègent les volumes des transactions informatisées. On les utilise surtout à l’entrée ou à la sortie du système d’information.

Les fichiers d’interfaces des logiciels ERP comme SAP, CEGID ou SAGE sont des fichiers plats.

Les fichiers EDI structurés normés

Un des formats qui vient à l’esprit lorsque l’on parle de flux EDI est l’XML : les données sont présentées à l’aide de balises et de règles que l’on peut personnaliser.

Les balises XML structurent de manière hiérarchisée les données d’un fichier.

.Le XML est relativement simple et mais aussi extensible et configurable afin que n’importe quel type de données puisse être décrit. Certaines organisations ont proposées des standards :

Factur-X est un nouveau standard de facture électronique basé sur un fichier PDF lisible attaché à un fichier sous format XML.

Conseil : prenez garde à la taille des fichiers XML, qui peut rapidement être beaucoup plus importante qu’un fichier EDI comparable. 

Mais comment ne pas évoquer les normes EDI lorsque l’on parle d’échanges électroniques ?

Les différentes normes et standards EDI

En effet, ces normes EDI permettent d’échanger des documents dans un langage commun standardisé et assurent ainsi l’interopérabilité.

Un document EDI contient des éléments de données et des codes descriptifs écrits sous formes de segments. Le tout est groupé dans des enveloppes. L’ensemble est mis en forme selon des règles de syntaxe et de vocabulaire de la norme EDI choisie.

Les normes EDI ont été conçues pour bien prendre en compte les besoins de chaque branche d’activité.

La norme UN/EDIFACT

La norme UN/EDIFACT est largement utilisée en Europe et couvre une large gamme de messages standardisés pour l’échange de documents commerciaux dans de nombreux secteurs comme le retail ou l’industrie.

L’EANCOM est un sous ensemble de l’EDIFACT et GS1 est l’organisme de standardisation.

Les messages EDIFACT les plus utilisés sont l’ORDERS (commande), DESADV (avis d’expédition) et l’INVOIC (la facture).

Quant est-il de l’ANSI?

Le standard ANSI ASC X12, lui, est essentiellement utilisé aux Etats-Unis et Canada.

En ANSI X12, on retrouve le message 850 pour les bons de commande, le message 856 pour les bons de livraison et le message 810 pour les factures électroniques.

A propos du standard ODETTE

Par ailleurs, le standard ODETTE (messages DELINS, CALDEL, AVIEXP ou INVOIC) avait été développés pour améliorer les échanges entre partenaires du secteur automobile. En Europe il a été progressivement remplacé par la norme UN/EDIFACT (messages DELFOR, DELJIT, DESADV ou INVOIC).

Dans l’industrie automobile européenne, l’organisation ODETTE et les associations nationales (GALIA, VDA, ODETTE SWEDEN, …) proposent des recommandations EDI s’appuyant sur les standards ou la norme UN/EDIFACT.

  • Le message de livraison en flux tendus DELJIT, équivalent au message ODETTE CALDEL et 830 en ANSI X12.
  • Le message de prévision de livraison DELFOR, équivalent au message ODETTE DELINS et 862 en ANSI X12.

GALIA, l’organisme de normalisation du secteur automobile.

Parmi les normes EDI, il y a aussi le SWIFT (secteur bancaire), le TRADACOMS (spécifique Royaume-Uni) et le VDA (format standard particulier à l’industrie automobile allemande).

Fichiers plats, XML, EDI… vous savez, à présent, tout sur les différents types de fichiers possibles pour échanger des informations électroniquement. C’est pratique, aussi bien pour l’automatisation de vos factures (dématérialisation de factures), la traçabilité des documents envoyés par voie électronique, et pour la gestion de votre flux de données.

Reste à déterminer le format adéquat en entrée et en sortie de la solution EDI, en fonction de la technologie que vous utilisez mais aussi des usages de votre secteur d’activité.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne ses clients et partenaires dans la mise en place de fichiers EDI. Dans la même thématique, découvrez aussi cet excellent article sur la piste d’audit fiable en dématérialisation de factures. Vous pouvez aussi consulter cette page sur les services EDI proposés par Tenor. De même, et pour répondre à toutes vos questions n’hésitez pas à contacter nos experts.


11/03/2019

Qu’est-ce qu’un EAI (Enterprise Application Integration) ?

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Enterprise Application Integration (EAI) pour le terme consacré en anglais, est aussi appelé Echanges Inter-applicatifs de Données en français. Ce terme désigne une architecture SI qui permet à plusieurs logiciels de communiquer entre eux et de gérer les différents échanges. On parle aussi de gestion des flux inter-applicatifs. Par raccourci, les outils logiciels middleware utilisés pour réaliser ces architectures EAI sont eux aussi appelés « logiciels EAI ».

(suite…)

24/10/2019

Tenor EDI Services accompagne le groupe PSA dans la migration EDI des fournisseurs d’Opel/Vauxhall

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TENOR EDI Services, fournisseur de services d’échanges de données informatisés (EDI), notamment dans les secteurs de l’automobile, de la grande distribution et de l’industrie, annonce la signature d’un contrat avec le Groupe PSA pour la migration des liens EDI fournisseurs de trois usines Opel et Vauxhall en Europe.

Le projet de déploiement des fournisseurs OPEL/VAUXHALL

Ce projet fait suite à l’acquisition d’Opel/Vauxhall en 2017. Il se déroulera sur deux ans et mobilisera une équipe d’une vingtaine de personnes chez TENOR EDI Services. Il permettra à terme à 2 000 fournisseurs et à 3 unités de production européennes d’Opel/Vauxhall de s’inscrire dans les standards de l’industrie automobile tels que définis par l’organisation GALIA (Groupement pour l’Amélioration des Liaisons dans l’Industrie Automobile) et de migrer vers le système EDI du Groupe PSA.

Le projet a également nécessité le développement spécifique d’une plateforme tripartite pour la gestion et le suivi des validations EDI entre le Groupe PSA, TENOR EDI Services et les fournisseurs impliqués.

« Le travail avec TENOR EDI Services pour le déploiement de nos échanges de données informatisés a été très fructueux. En effet, depuis 2013, 1 700 fournisseurs ont été validés par TENOR EDI Services. Nous nous fixons, dans le cadre de cette nouvelle collaboration, une qualité de service zéro défaut pour le succès de la migration des usines d’Opel/Vauxhall à l’EDI », précise Gilles Sexton, Directeur ‘Digital Transformation & Information System Supply Chain’ du Groupe PSA.

« Nous sommes fiers de pouvoir contribuer à la croissance du Groupe PSA et à la réussite de l’intégration d’Opel/Vauxhall. Cette opération de déploiement va permettre aux fournisseurs d’Opel/Vauxhall de bénéficier de la meilleure expertise EDI et métier pour migrer vers le système PSA. Pour ce projet, TENOR EDI Services s’appuie sur une équipe opérationnelle structurée, une expertise marché solide, une qualité de service et une infrastructure fiable ; autant d’atouts qui ont permis de proposer un service clé en main au deuxième constructeur automobile européen », souligne de son côté André Ferrari, Président de TENOR EDI Services.

Ce contrat de support et de validation des fournisseurs s’inscrit dans la continuité de l’activité du service EQP* (Exchange Quality Platform) que TENOR EDI Services assure, depuis 2013.

A propos de EQP – Exchange Quality Platform

EQP (Exchange Quality Platform) est un portail de services conçu pour simplifier le processus d’homologation des échanges EDI fournisseurs. Outil collaboratif, bénéficiant d’un support 24/7, EQP permet un suivi des étapes d’homologation EDI et des déploiements fournisseurs. Il intègre un outil d’analyse et de validation automatique des données transmises, ainsi qu’un suivi en temps réel de l’évolution de l’homologation des fournisseurs.

A ce jour, cette plateforme référence plus de 1900 fournisseurs pour des clients tels que Novares, le Groupe PSA ou encore Belink. Chaque année, ce sont plus de 4000 utilisateurs qui s’y connectent.

Les enjeux auxquels répond la plateforme sont principalement liés à la réduction des erreurs et de la durée des déploiements des nouveaux fournisseurs.

EQP est certes une plateforme automatisée mais c’est avant tout un service complet, avec la possibilité de bénéficier des services et de l’accompagnement de techniciens et techniciennes compétents en EDI et en Logistique, afin d’implémenter des processus métier complexes.

déploiement des EDI fournisseurs Onboarding Groupe PSA

A propos de TENOR EDI Services

Acteur majeur dans les échanges de données informatisés (EDI), TENOR EDI Services est un fournisseur de services EDI spécialisé dans les secteurs automobile, de la grande distribution et de l’industrie.

Créée en 1988 et basée près de Lyon, la PME propose des solutions : EDI (On-Premise, Saas et Web EDI), dématérialisation fiscale (eDemat), EAI (Interface inter-applications) et développement d’applications web et mobiles sur mesure.

Avec 6 millions d’euros de chiffre d’affaires attendus en 2019, en croissance de 28%, TENOR EDI Services compte plus de 2 000 clients actifs : Renault, Groupe PSA, XPO Logistics, KUSMI TEA U-SHIN, DURALEX, ARCELOR MITTAL, SYSTEME U, SODEXO, … répartis dans 52 pays (Allemagne, Canada, Etats-Unis, Chine, Russie, Brésil, Pays-Bas, Portugal, Tunisie, …) et traite plus de 10 millions de messages EDI. TENOR EDI Services emploie 65 personnes et réalise 35% de son chiffre d’affaires à l’international.

Consultez le Dossier de presse de TENOR EDI Services

12/07/2019

Supplier EDI Onboarding ou comment embarquer l’ensemble de vos fournisseurs en EDI ?

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Entamer une démarche de Supplier EDI Onboarding (déploiement EDI fournisseurs) est un atout stratégique pour vos échanges commerciaux. En effet, le fait d’échanger des données de manière informatisée via des documents dématérialisés, comme des factures numériques par exemple, comporte un avantage considérable pour votre entreprise. Votre gestion commerciale est facilitée grâce à des solutions logicielles innovantes. C’est le cas, par exemple pour la dématérialisation des factures.

Supplier EDI Onboarding

Entrer dans une démarche Supplier EDI Onboarding ne se résume pas à un choix technique de solution EDI. Voici quelques pistes pour transformer cette démarche en une vraie success story.

Les enjeux d’un déploiement réussi

Mettez en place de flux EDI fournisseurs

Mettre en place les flux EDI fournisseur, c’est bien. Mais déployer les échanges électroniques avec l’ensemble de vos fournisseurs, petits et grands, et automatiser 100% des échanges de documents du processus purchase-to-pay, voilà un moyen significatif de gagner du temps et de réduire les coûts dans votre entreprise.

Pour bénéficier des gains de l’EDI achat, il faut viser le déploiement de tous les fournisseurs : c’est le processus « Déploiement EDI fournisseurs » ou Supplier EDI Onboarding .

Augmentez les bénéfices de l’EDI en systématisant le déploiement EDI fournisseurs

L’Echange de Données Informatisé maximise ses bénéfices lorsque le nombre de transactions et de messages entre interlocuteurs augmente. Plus le nombre de messages échangés et de partenaires est important, plus les avantages sont significatifs pour votre entreprise.                             

Les avantages sont d’autant plus importants que les transactions sont nombreuses et que les messages déployés sont pertinents pour votre entreprise. 

Conseil : pensez à l’ensemble des documents papier échangés avec vos fournisseurs, de l’envoi des bons de commande à la réception des bons de livraison et des factures électroniques, voire même à la dématérialisation fiscale.

Rationalisez les phases de déploiement

La phase de déploiement doit être simple, efficace et rapide pour économiser les efforts auprès de vos équipes et trouver rapidement la rentabilité attendue.

La vitesse d’intégration des fournisseurs est le facteur important de la réussite de votre projet.

Une fois votre plateforme EDI prête, les étapes suivantes doivent être systématiques avec chaque fournisseur : plan de communication, enregistrement et connexions, tests de conformité, certification pour chaque scénario, phase de double flux (papier et voie électronique) et enfin phase de production.

Il est important de choisir des outils qui permettent un suivi efficace et le paramétrage simple de chaque fournisseur au cours du déploiement.

Conseil : l’accompagnement de votre service Achat est indispensable pour la réussite de ce projet d’entreprise.

Les clés du succès du Supplier EDI Onboarding

Voici quelques idées pour transformer votre déploiement EDI fournisseur en véritable onboarding.

Les guidelines EDI

Construisez votre cahier des charges EDI. Diffusé à vos fournisseurs en amont du déploiement, il évitera les incompréhensions et simplifiera les phases de test.

Il peut être constitué d’un contrat d’interchange, document contenant les types de message utilisés, la fréquence, les protocoles de communication possibles, les identifiants, les procédures de back-up.

Vos guidelines EDI doivent décrire par message le format standard choisi, le format EDI attendu ainsi que les données obligatoires pour votre système d’information.

Conseil : faites apparaître les différents scénarios fonctionnels et la syntaxe EDI correspondante dans vos spécifications.

Les plans de communication de votre Supplier EDI Onboarding

La communication est une étape majeure pour réussir votre onboarding. Elle mérite une préparation soignée pour expliquer à vos fournisseurs les bénéfices qu’ils pourront eux-mêmes retirer de la mise en place de l’échange électronique des données, et ce que vous attendez d’eux. Dans le cadre de votre projet de déploiement EDI fournisseurs (Supplier EDI Onboarding).

Le plan de communication doit être adapté aux différentes vagues de déploiement.  Après avoir évalué le potentiel fournisseur global, regroupez les fournisseurs par chiffre d’affaire et volume de transaction et privilégiez d’abord les fournisseurs stratégiques.

Conseil : communiquez plusieurs fois, au fur et à mesure de l’avancement du déploiement.

Les plateformes d’autotest

En fonction du nombre de fournisseurs impliqués, il peut être pertinent de prévoir la mise en place de plateformes d’autotest comme celles d’Amazon ou de Wolkwagen. Ces plateformes de certification permettent aux fournisseurs de tester eux-mêmes la réception et la syntaxe du message EDI.  

Un rapport d’erreur est automatiquement généré si la syntaxe est incorrecte, permettant ainsi à l’émetteur du message d’apporter les corrections nécessaires sans solliciter l’équipe de déploiement côté client. Grace à ce système de vérification, l’intégration est assurée avant le feu vert pour passage en production.

Conseil : préparez quelques messages de test (un par scénario fonctionnel) qui permettront à vos fournisseurs d’optimiser leur phase de certification.

Proposer une alternative en Web EDI

Votre objectif est d’automatiser le traitement de toutes les transactions de vos fournisseurs en EDI. Cependant, certains ne sont pas équipés en EDI, notamment les petites entreprises. En leur offrant la possibilité de consulter ou de saisir leurs documents commerciaux via une solution logicielle, sur un portail web, vous bénéficiez de l’automatisation des échanges avec votre système informatique via internet, et cela quel que soit le fournisseur.

Conseil : grâce à un web EDI, intégrez immédiatement l’ensemble des documents dans votre ERP. L’apport est immédiat pour vos utilisateurs et le déploiement EDI peut continuer indépendamment.

Une équipe onboarding dédiée

Pour assurer le succès du déploiement, une équipe dédiée doit assurer le suivi des fournisseurs et garantir que les exigences soient respectées. Ce rôle peut être assuré au sein de votre entreprise ou délégué auprès de votre prestataire EDI.

Conseil : économisez du temps et des efforts en confiant vote Supplier EDI Onboarding (Déploiement EDI fournisseurs) à un partenaire qui facilitera le processus et garantira le respect des délais.

Les entreprises parient sur les flux B2B pour gagner en efficacité, compétitivité et réduire les coûts dans la chaîne d’approvisionnement. Pour réussir et avoir tous les gains de l’EDI, la méthode de déploiement est importante : agilité, efficacité et rapidité en sont les piliers.

Tenor accompagne ses clients depuis plus de 30 ans dans le déploiement de leurs EDI fournisseur à l’instar de son service EQP qui assure la validation, et l’homologation des fournisseurs. Contactez nos experts pour lancer votre projet de Supplier EDI Onboarding.


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12/07/2019

L’EDI grande distribution un outil indispensable pour le secteur

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L’EDI grande distribution a été l’une des avancées majeur du secteur de la grande distribution. En effet les entreprise du secteur sont des pionniers en terme d’EDI (échange de données informatisées). En effet, depuis plus de 30 ans, on y remplace les documents papier par les échanges électroniques pour maîtriser les coûts et rationaliser la chaîne d’approvisionnement.

Découvrez comment le secteur de l’industrie utilise l’échange de données informatisées et quels sont ses challenges de demain.

edi grande distribution | Tenor

Les particularités du secteur de la grande distribution

Les contraintes du secteur de la grande distribution

Les grandes surfaces et les grandes surfaces spécialisées ont une structure de supply chain unique. De fait, dans la gestion des stocks et la rapidité des ventes sont autant de points importants. De même, la gestion d’une multitude de références, le volume des transactions, l’importance de la disponibilité en magasin, la gestion de la demande incertaine et l’obligation de traçabilité des produits alimentaires et des marchandises périssables. Tous ces élément sont autant de contraintes nécessitant efficacité et flexibilité dans le processus métiers et l’EDI grande distribution.

Dans la grande distribution, le moindre retard ou accroc dans la chaîne d’approvisionnement affecte directement le niveau de service auprès du client final.

Un secteur pionnier dans l’EDI

Ce secteur a été l’un des premiers à automatiser les échanges de documents, commandes et factures clients, parfois par le biais de centrales d’achat. Celles-ci ont favorisé l’émergeance de l’EDI grande distribution.

Par la suite, l’automatisation de la réception des avis d’expédition électroniques a été la solution pour désengorger les quais de réception des entrepôts suite à l’augmentation de la fréquence des livraisons.

La généralisation des flux EDI grande distribution a permis de gagner du temps et de mieux connaître l’état des stocks. En conséquence, la réactivité de l’entreprise face aux imprévus a s’est grandement améliorée.

Pour que l’ensemble des échanges commerciaux fonctionne parfaitement, l’un des enjeux importants de ce secteur d’activité est la synchronisation globale des données, appelée GDS (global data synchronisation).

Chaque fournisseur doit fournir un fichier référence de ses marchandises avec toutes les informations sur les produits, les codifications, les autorisations, les prix et les promotions.

Les scénarios EDI grande distribution utilisés dans le secteur

Un scénario EDI classique

Le scénario EDI classique entre la grande distribution et ses fournisseurs est l’envoi des bons de commande (ORDERS EDIFACT) et la réception des bons de livraison (DESADV EDIFACT) et factures (INVOIC EDIFACT) correspondants.

En Europe, la norme EDIFACT est la plus généralement utilisée dans les industries. GS1 a pour mission de gérer la mise en œuvre globale des codes-barres dans les messages standardisés.

Dans le cas du cross-docking, le fournisseur doit livrer à un seul entrepôt des produits regroupés en lots distincts et destinés à des lieux finaux différents. On utilise alors des commandes et avis d’expéditions allotis.

NOTA BENE : les commandes alloties sont aussi adressées par voie électronique dans le format EDI ORDERS (et DESADV pour les avis d’expédition correspondants).

Le message DESADV est le message clé pour la traçabilité alimentaire. Il permet de rapprocher chaque palette des numéros de lots et des dates limites de consommation.

NOTA BENE : concernant la facturation électronique, la dématérialisation fiscale, possible grâce à un système informatique adapté, est largement répandue dans ce secteur. En effet, elle répond aux besoins de traitement et d’archivage de gros volumes de documents, à moindre coût.

Focus sur la gestion partagée des approvisionnements en EDI grande distribution

La GPA (gestion partagée des approvisionnements) est une forme d’organisation dans laquelle les prestataires logistiques s’occupent conjointement de la gestion des approvisionnements.

La GPA permet une approche collaborative de la gestion de la chaîne logistique avec une diminution des niveaux de stocks, des délais d’approvisionnement et du coût total de la supply chain. 

On trouve deux variantes à la GPA :

  • le VMI (Vendor Managed Inventory): le fabricant assure seul la responsabilité du réapprovisionnement en fonction des données de ventes qui lui sont transmises. C’est le mode d’approvisionnement principal dans le secteur particulier du retail ;
  • le CMI (Co-Managed Inventory) : le fournisseur propose au distributeur un réapprovisionnement suivant des règles préalablement établies, mais l’approbation du distributeur est obligatoire avant toute livraison.

NOTA BENE : les messages EDI utilisés en GPA sont les inventaires de stock (INVRPT) et données de vente (SLSRPT). Le fournisseur propose ensuite un approvisionnement via une ORDER proposition et reçoit en retour une ORDER confirmation.

Quel avenir pour l’EDI grande distribution ?

Evolution des habitudes des consomateurs

Recul des hypermarchés, développement du e-commerce, explosion des drives et des magasins de proximité, livraison à domicile, crises sanitaires, gaspillage alimentaire, demande de transparence… Les enseignes sont constamment contraintes de se réinventer, notamment côté web.

Pour faire face à ces nouveaux défis, il est important de disposer, au moment où l’on en a besoin, d’informations complètes, fiables et à jour concernant les produits.

Côté solution EDI grande distribution, cela signifie enrichir les informations des produits de grande consommation et les rendre plus qualitatives.

Mise en place d’une supply chain fiable, performante et réactive

Dans toutes les mutations qui les attendent, les entreprises de la grande distribution devront aussi pouvoir s’appuyer sur une supply chain fiable et flexible. Ceci va naturellement vers la mise en place de protocoles de communication et des partenariats plus étroits entre fournisseurs et distributeurs.

Récupérer automatiquement les états de stocks des fournisseurs et communiquer avec eux via internet et des solutions Web sont des pistes d’évolution future.

L’EDI est majoritairement utilisé par les acteurs du secteur et s’approche de son degré maximal de maturité. Face à la complexité accrue des chaînes logistiques et au besoin d’une transmission de données en temps réel, l’heure est peut-être venue de franchir un nouveau cap et de se tourner vers un domaine plein de promesses : la blockchain.

L’objectif des acteurs de la grande distribution et de leurs fournisseurs est de fournir aux clients finaux le bon produit, au bon endroit, au bon moment et au bon prix. Cela ne serait pas possible sans des échanges B2B informatisés et efficaces, qui sont aussi la clé pour répondre aux défis du futur.

Expert de l’EDI dans le marché de l’automobile, Tenor est aussi un acteur majeur de l’EDI grande distribution. Si le sujet vous intéresse consultez cette excellent article sur l’EDI logistique et la Supply Chain. De même contactez nos équipes pour calibrer votre projet.


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05/07/2019

Dématérialisation des factures : quelles sont vos obligations légales ?

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Une étude de GS1 France publiée en 2016 montre que le principal frein au passage à la dématérialisation des factures dans une entreprise est la crainte de ne pas comprendre les exigences réglementaires, les obligations fiscales. Pourtant, dématérialiser vos factures est un enjeu important et parfois obligatoire pour votre entreprise. On vous éclaire sur l’ensemble des obligations légales pour émettre des factures, afin de vous aider à sauter le pas, sans faux pas.

Les différents modes de facturation

Une entreprise peut envoyer ses factures sous format papier et/ou électronique.

Contrairement à une facture numérisée qui est une facture papier ayant été scannée, une facture électronique est une facture créée, émise et reçue sous forme digitale, par voie électronique.

Une facture électronique coute 10€ de moins que sa version papier pour les factures entrantes, et 6.5€ de moins pour les factures sortantes (source GS1France).

On distingue deux formes de facture dématérialisée : La facture électronique non structurée, envoyée dans un format non modifiable (format PDF ou JPEG) et la facture électronique structurée dont la forme respecte une norme d’échange (EDI ou format XML).

Lors de l’envoi d’une facture dématérialisée simple, la facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique. Avec la dématérialisation des factures (dématérialisation fiscale) par contre, plus de support papier : la facture électronique est le document original. Elle a valeur de preuve lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale. Ceci peut donc être un bel avantage pour votre gestion des factures.

Grâce aux bénéfices en temps de traitement et en coût, l’utilisation de la facture électronique augmente de 5% tous les ans en France (source Businesscoot).

Dématérialisation des factures : vos obligations légales

Le cadre réglementaire impose aux entreprises utilisant la facture électronique de garantir certains principes à compter de l’émission de la facture et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ces 3 principes sont :

  • L’authenticité de l’origine : assurer l’identité de l’émetteur de la facture.
  • L’intégrité du contenu de la facture : aucune altération possible des données de facturation lors de l’échange.
  • La lisibilité de la facture : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté la facture.

Les  directives européennes 2001/115/CE, 2006/112/CE et  2010/45/CE réglementent les pratiques en matière de dématérialisation des factures. Au niveau français, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).

Les trois pratiques admises par l’administration fiscale sont l’EDI, la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable.  

Conseil : dans le cas de la Piste d’Audit, vous devez mettre en place des contrôles documentés et permanents afin de permettre un lien fiable entre la facture électronique émise ou reçue et la livraison de biens qui en est à l’origine.

Sur le plan du contenu, les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.

Concernant les règles d’archivage des factures dématérialisées, l’administration fiscale impose un délai de conservation des factures de 6 ans. Toutefois, au niveau du droit comptable, les factures électroniques sont à conserver pendant 10 ans.

Des variations peuvent intervenir selon les pays concernés : sur les mentions légales, les formats, les certificats, l’organisation de l’archivage.

Conseil : dans le cas de factures émises entre pays, vous devrez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine.

Le cas des factures inter-entreprises dans la dématérialisation des factures

La loi Macron du 6 août 2015 oblige les entreprises privées à accepter la réception des factures qui leurs sont transmises sous format électronique.

Le calendrier d’application de la loi Macron s’échelonne jusqu’en 2020 en fonction de la taille de l’entreprise.

Nota bene : pour le moment, il n’y a pas d’obligation prévue en matière d’émission de factures sous format électronique.

Obligations propres aux marchés publics

En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire d’ici 2020.

Depuis le 1er janvier 2019, cette obligation s’applique aux petites et moyennes entreprises, en plus des entreprises de plus de 250 salariés. A partir du 1er janvier 2020, les micro entreprises seront aussi concernées.

Ainsi, d’ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. Pour cela, l’Etat prévoit la mise en place d’une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.

Pour passer à la facturation électronique, vous devrez respecter certaines contraintes légales, au niveau du mode de facturation comme du contenu des factures ou de leur archivage. Une fois en place, la dématérialisation des factures sera un levier important dans la réduction des coûts de votre entreprise… La dématérialisation des documents est un levier bientôt incontournable car de plus en plus imposé par la loi.

Tenor vous accompagne depuis plus dans 30 ans dans la dématérialisation des factures. Prenez le temps de lire cet excellent article sur la dématérialisation fiscale pour plus d’informations. De même, contactez directement nos experts pour identifier vos besoins et lancer directement votre projet.