Catégorie : EDI

La transformation numérique des entreprises accroît les flux de données numériques internes et les échanges de données interentreprises. Pour cela, les solutions EDI recourent à des protocoles d’échange de données. Mais qu’est-ce qu’un protocole d’échange de données informatisé (EDI) ?

Dans cet article, découvrez :

• Le fonctionnement d’un protocole d’échange de données informatisé ;
• Les principaux protocoles EDI ;
• Les cas d’usages qui les différencient.

Que veut dire EDI ?

L’Échange de données informatisé ou Electronic data interchange correspond à un échange informatisé de documents entre une entreprise et ses partenaires commerciaux.

Toutes les solutions EDI et les solutions d’intégration de données, telles les EAI et ETL, utilisent des protocoles d’échange de données qui régissent les modes et règles de transmission des informations.

A quoi servent ces protocoles ?

Ces protocoles permettent :

• De fluidifier et de fiabiliser les échanges ;
• Qu’aucune donnée ne soit altérée par des pertes d’octets ;
• Que le fichier numérique reçu soit l’exacte image du fichier envoyé.

Protocole d’échange de données informatisé (EDI) : définition

Pour que deux systèmes, un émetteur (client) et un récepteur (serveur), puissent travailler ensemble en échangeant des messages, il est nécessaire :

1. Qu’une communication physique puisse être établie entre les deux systèmes par différents moyens : réseau local, VPN, réseau VAN, Intranet, Internet, etc.
2. Que les données échangées soient dans un format lisible et interprétable par le client et le serveur : texte, CSV, XML, EDIFACT, format propriétaire, etc.
3. Que les données envoyées soient reçues sans perte d’octets, sans erreur, sans duplication et dans l’ordre dans lequel elles ont été envoyées.

Un protocole d’échange de données (EDI) permet de satisfaire ce dernier point. Il dicte les règles de communication entre les deux systèmes, client et serveur et contient une spécification des différentes règles et procédures à suivre pour émettre et recevoir les données et les codes de langage permettant de communiquer.

Comment fonctionne un protocole d’échange de données (EDI) ?

La méthode pour garantir un bon transfert de données entre un émetteur et un récepteur est de retourner un accusé de réception et de renouveller l’envoi des données si cet accusé n’arrive pas dans le délai imparti pour accuser réception.

Un protocole d’échange de données traite tous les types de données quel que soit le format des messages échangés. Le protocole est un ensemble de règles formelles qui régissent :

• Le séquençage des flux d’octets ;
• La temporisation entre les émissions et les réceptions ;
• Le contrôle des erreurs à travers le réseau.

Comment ça marche ?

Les données sont transmises par paquets entre l’émetteur et le récepteur. Le rôle du protocole est :

• De garantir que tous les paquets de données arrivent à leur destinataire ;
• De garantir la lisibilité et l’interprétabilité du fichier ou du message reçu à la fin de la transmission par l’application métier destinatrice.

Pour cela, le protocole ajoute aux différents paquets transmis des informations complémentaires tels que des numéros de séquences et des éléments de contrôles. Ces informations permettent au système récepteur de vérifier la qualité des données reçues et de les replacer dans l’ordre pour reconstituer le message reçu. Il retourne un accusé de réception ou un code d’erreur défini par le protocole pour signifier « ok » ou « défaillance de transmission ».

De plus, pour sécuriser les transmissions et les protéger de fuites de données accidentelles ou volontaires, de nombreux protocoles ajoutent des mesures de sécurité telles des procédures d’authentification et de cryptage.

Pour résumer les protocoles d’échanges de données permettent :

• D’ouvrir une session de communication et de la maintenir ouverte ;
• De contrôler que les données envoyées soient bien reçues ;
• De gérer les erreurs de transmission et répéter l’envoi jusqu’à réception des données ;
• De mettre en place des mesures pour sécuriser les transferts de données contre les pertes de données et les actes malveillants : authentification des parties, chiffrement des données.

Quels sont les protocoles utilisés dans l’EDI ?

Choisir le bon protocole d’échange de données (EDI) nécessite de prendre en compte les environnements techniques et métiers. Citons les principaux protocoles et méthodes utilisées dans l’EDI et les solutions d’intégration de données.

FTP

FTP, File Transfer Protocol, est le protocole d’échange de fichiers natif sur les réseaux TCP/IP. Facile à utiliser, il est aujourd’hui déconseillé en raison de ses faiblesses en termes de sécurité. Il reste cependant utilisé en interne pour des transferts manuel de fichiers du fait d’être un standard TCP/IP et facile d’usage.

FTP/S

File Transfer Protocol Secure est une version de FTP. FTP/S prend en charge les chiffrements TLS (Transport Layer Security) et SSL (Secure Sockets Layer). Ce qui permet de sécuriser les transferts FTP.

SFTP

Secure File Transfer Protocol utilise FTP et SSH, Secure Shell. SSH va permettre d’établir un tunnel sécurisé de connexion entre le client et le serveur dans lequel les flux FTP passeront. SFTP est recommandé pour remplacer les FTP pour les échanges de fichiers et de messages EDI.

HTTP et HTTP/S

HyperText Transfer Protocol est utilisé essentiellement pour l’envoi et la réception de pages internet. HHP/S prend en charge SSL/TLS pour sécuriser et chiffrer les transactions sur Internet.

AS2 et AS4

AS pour Applicability Statement, AS2 et AS4 sont deux protocoles utilisés pour les échanges de données sur l’internet public.

Ils sont utilisés pour les transactions EDI. Leur avantage est de permettre d’établir une connexion rapide et fiable sans passer par des réseaux VAN trop souvent coûteux à utiliser.

Mais AS2 exige la mise en place de procédures de sécurité de part et d’autre pour isoler les accès AS2 : authentification, pare feu, DMZ, etc. Son fonctionnement impose une connexion permanente du destinataire des messages EDI, contrairement à AS4 qui fonctionne en push/pull.

AS4 est une évolution d’AS2 développée sur la base de Web Services pour les services de messagerie ebXML. AS4 dispose de capacité de notifications et de sécurité, WS-Security, absents sur AS2.

OFTP, OFTP2

L’Odette File Transfer Protocol version 2.0 est la dernière version de l’OFTP.

Odette, Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe, est à l’origine du protocole OFTP. En France, Odette est représentée par Galia, Groupement pour l’Amélioration des Liaisons dans l’industrie automobile. OFTP2 permet les transactions EDI sur l’internet public en proposant le chiffrement, la compression des données et la prise en charge de fichiers volumineux.

Les API

Les API, Application Programming Interface, sont des interfaces de programmation qui permettent de connecter :

• des applications ;
• des logiciels ;
• des programmes ;
• des sources de données.

Les API permettent ainsi des interactions et des échanges de données.

L’avantage des API est le temps réel. Elles permettent de synchroniser des données, d’interroger des bases de données et de retourner des statuts.

Nous pouvons distinguer deux principales catégories d’API :

• Les API publiques : mises à disposition de tous par une organisation, une administration ou une entreprise qui souhaite partager des applications et des données avec des tiers. Ces API demandent une authentification avec une clef préalablement communiquée. L’Open Banking, Système Bancaire Ouvert, apparu avec la DSP2 de 2013 repose sur des API publiques qui permettent aux banques de partager leurs données clients avec d’autres acteurs du système financier. Ce qui permet, par exemple, aux entreprises et aux particuliers de consulter l’ensemble de leurs comptes bancaires sur une même page WEB.

• Les API partenaires qui sont uniquement réservées et utilisées par des tiers autorisés. Exemples : une entreprise partage ses données client avec son prestataire marketing, le site e-commerce d’une entreprise partage son stock disponible avec Amazon.

Aujourd’hui, les cas d’usage des API sont nombreux :

• Comme sur les sites marchands, elles exécutent les interrogations de stocks disponibles, la validation des codes promo et les demandes d’autorisation lors de paiement en ligne ;
• Les Web Services proposés par les applications internet et mobiles sont basés sur des API ;
• Les API sont aussi utilisés par les solutions d’intégration de données EAI, ESB, ETL : interrogation des données de références, partage et mises à jour de données en temps réel.

Expert de l’échange de flux de données depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans vos projets de gestion de données, d’EDI et de facturation électronique.

Tenor est à votre écoute. Remplissez notre formulaire de contact et échangez avec nos experts sur vos besoins.

« Vendre », « Livrer », « Etre payé » est le quotidien de toute entreprise. Ces actions menées à bien, fournissent à l’entreprise les ressources de cash nécessaires pour payer ses fournisseurs, rémunérer son personnel, verser des dividendes à ses propriétaires, investir dans son développement. L’enchaînement de ces actions est désigné sous le nom de cycle Order-To-Cash, de la commande à l’encaissement.

Voyons comment la transformation numérique du cycle Order-To-Cash permet à l’entreprise de mieux servir ses clients en gagnant plus.

Qu’est-ce que le cycle Order-To-Cash ou O2C ?

Le cycle ou processus Order-To-Cash inclus le traitement des commandes et les opérations en amont et en aval. L’Order-To-Cash ou O2C couvre l’intégralité des opérations qui vont de la proposition commerciale ou devis à la réception du paiement par le client.

Selon le type de clientèle : BtoC ou BtoB, la nature du bien ou du service commandé, un simple objet à livrer, une commande à préparer, un bien qui nécessite une mise en production, une prestation à planifier, etc… Les opérations entre la rédaction du bon de commande et l’encaissement du règlement seront plus ou moins nombreuses et différentes selon les métiers, mais les étapes du cycle O2C restent identiques pour tous.

Ce que recouvrent les différentes étapes du cycle Order-To-Cash

Le cycle Order-To-Cash se divise en cinq étapes. A chaque étape succession d’actions, de contrôles valident le passage à l’étape suivante. Le fil conducteur est la transformation du portefeuille de commandes clients en cash.

La commande

Le cycle O2C débute en amont de la signature de la commande. L’objectif est de valider la rédaction du bon de commande en interne avant l’envoi au client. Afin de garantir que l’engagement des parties, fournisseur et client, à livrer et à payer, puisse être respecté.

Pour cela le bon de commande doit faire référence soit à un tarif, un devis, une proposition commerciale.

Les conditions générales de ventes doivent être portées à la connaissance du client et s’il y des conditions particulières que ces dernières soient préalablement validées par le service juridique. S’il a y une date prévisionnelle de livraison que celle-ci soit bien validée par les services concernés, achat, production, livraison.

La commande

Le cycle O2C débute en amont de la signature de la commande. L’objectif est de valider la rédaction du bon de commande en interne avant l’envoi au client. Afin de garantir que l’engagement des parties, fournisseur et client, à livrer et à payer, puisse être respecté.

Pour cela le bon de commande doit faire référence soit à un tarif, un devis, une proposition commerciale.

Les conditions générales de ventes doivent être portées à la connaissance du client et s’il y des conditions particulières que ces dernières soient préalablement validées par le service juridique. S’il a y une date prévisionnelle de livraison que celle-ci soit bien validée par les services concernés, achat, production, livraison.

Le traitement de la commande

A la réception de la commande, les contrôles portent sur :

• La commande reçue est bien identique à la commande envoyée, sans ratures ou mentions ajoutées par le client,
• L’identité et le crédit du client qui sont systématiquement vérifiés,
• Si un acompte est demandé que celui soit bien joint à la commande.

Dès lors les opérations de préparation de la commande peuvent débuter. Cela peut être une simple expédition de marchandise, une mise en production industrielle, un planning de prise de rendez-vous d’intervenants. Avec des achats auprès de fournisseurs et de commandes de sous-traitance.

La livraison

Si la livraison nécessite un transporteur, la réservation du transport doit être anticipé pour la date de livraison prévue. La livraison est constatée par une preuve de livraison : bon de livraison signé ou émargé, signature d’un PV de réception.

La livraison marque aussi le début d’une période de garantie, les services après-vente et maintenance doivent être informés.

La facturation

A compter de juillet 2024 la facturation électronique ou e-invoicing devient progressivement obligatoire pour l’ensemble du BtoB domestique. L’émission de la facture à réception des pièces justifiant la livraison s’effectuera via la connexion à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, PDP. L’entreprise pourra dès lors suivre en temps réel et le traitement de la facture par le client. Le client mettant à jour selon l’obligation de  e-reporting le statut de la facture : reçue, approuvée, mise en paiement, litige.

Le règlement

A cette dernière étape du cycle il est nécessaire de réconcilier les montants réglés par le client aux montants des factures dues. En rattachant un règlement à une ou plusieurs factures cela permet d’imputer le montant à une commande.

Les factures en retard de règlement doivent être identifiées pour la gestion des relances puis une mise en recouvrement si la facture reste impayée.

Quels sont les enjeux du Order-To-Cash ?

Le processus Order-To-Cash répond à quatre enjeux de la gestion des commandes :

1. La qualité : la facturation et la livraison doivent être conformes à la commande,
2. Les délais : la commande doit être livrée dans les délais prévus,
3. Les coûts : les coûts de traitement des commandes, et la gestion d’erreurs ne doivent pas diminuer la marge par commande,
4. La conformité réglementaire : tous les documents commerciaux échangés avec le client ayant une valeur juridique. Il est nécessaire de veiller à leur conformité réglementaire.

L’automatisation du cycle Order-To-Cash

L’automatisation du cycle Order-To-Cash est un projet transerve qui nécessite la mise en œuvre de différents moyens et solutions informatiques. Moyens qui permettent de centraliser l’information, de la contrôler, de la partager entre les différentes solutions logicielles de l’entreprise.

La dématérialisation des documents

Tout d’abord la dématérialisation de l’ensemble des documents commerciaux et comptables.

Bons de commande, Bons de livraison, Courriers, Factures, Preuves de livraison, etc…

L’ensemble des documents doivent conserver dans une GED pour un accès facile par tous. Et liés avec les applications de l’entreprises : CRM, ERP, Comptabilité.

Les workflows entre services

Les workflows font permettre de créer des circuits de validations entre services. Ils permettent de fluidifier la circulation de l’information entre les différents services de l’entreprise. Tels : la réception de la commande donne la mise en préparation, la livraison déclenche la facturation.

La gestion de données de référence

Une gestion des données de références de l’entreprise doit être mise en place. Cela permet de garantir que toutes les solutions logicielles de l’entreprise partagent les mêmes données. La qualité des données lors de la mise en place d’automatisme est primordiale, à défaut les erreurs dues à des données erronées ne permettent pas d’optimiser les automatismes.

Les solutions d’intégration de données entre applications métiers

Pour une automatisation des échanges inter-applicatifs des solutions d’intégration de données comme des EAI, Enterprise Application Integration, permettent de connecter les applications métiers (CRM, ERP, Gestion de Production, Comptabilité) de l’entreprises entre-elles. De partager les mêmes données de références.

Le portail client, la signature électronique

Lorsqu’un portail est mis en place, il permet d’échanger avec le client. De faciliter les prises de rendez-vous pour des livraisons ou des interventions. De pousser des documents. De même les solutions de signatures électroniques sécurisent la signature des contrats et des commandes.

5 raisons d’automatiser le cycle Order-To-Cash

La qualité des commandes clients

En débutant le cycle Order-To-Cash à la rédaction du bon de commande initial, les risques d’erreurs et non-conformité de la commande. Les délais de prise en compte de la commande signée sont plus rapides, le détail de la commande ayant été préalablement validé en interne.

La rationalisation des opérations des processus opérationnels et réduction de coûts

La suppression des tâches manuelles de ressaisie, de validation permettent de gagner du temps par commande, d’augmenter la capacité de traitement de commandes dans des délais plus court. Cela contribue à une réduction des délais entre la prise de commande, la livraison et la facturation. Cette accélération se traduit par une réduction du besoin en fonds de roulement, BFR.

La traçabilité des opérations,

La mise en place de workflows de validation et de la dématérialisation des documents et leur archivage dans une GED garantissent la traçabilité des opérations. Pour une commande, pour un client l’ensemble de l’historique sera immédiatement accessible.

La conformité à la réglementation

Avec la traçabilité des opérations pour chacune des commandes reçues, livrées et facturées, l’archivage des documents bon de commande, bon de livraison dans une GED. La piste d’audit fiable ou PAF pour toute facture émise est d’ores et déjà établie.

L’amélioration de la relation avec les partenaires commerciaux

L’automatisme du cycle Order-To-Cash permet aux entreprises de dégager plus de temps à la relation client. Mais aussi la qualité des documents envoyés, la réduction des délais entre toutes les étapes de commandes, livraison, facturation contribue à rendre l’expérience client meilleure. Et aussi améliore l’image de l’entreprise auprès de ceux-ci.

Expert des échanges de flux de données depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans vos projets d’EDI, d’EAI et de facturation électronique. Contactez nos experts et lancez votre projet.

Les systèmes d’EDI Mobile synchronisent les données mobiles avec les données métiers de l’entreprise. La clé du succès des solutions mobiles en entreprise, réside en leur capacité de communiquer avec les applications métiers. Les utilisateurs d’applications mobiles EDI, disposent en temps réel d’informations à jour, et gagnent en réactivité et productivité.

Découvrons l’EDI Mobile, ce qu’il est à l’EDI Classique. Comment le secteur de la logistique gagne en efficacité en déployant des solutions EDI Mobile.

Qu’est-ce que l’EDI Mobile ?

Une solution EDI Mobile permet à des applications mobiles de travailler avec des données EDI.

L’EDI Mobile bénéficie des nouvelles générations de mobiles et des réseaux 4G et 5G

Jusqu’alors les terminaux mobiles restaient peu ergonomiques, pénalisés par la taille de leur écran. Les réseaux 4G et 5G réduisent les temps de latence. De fait les applications mobiles se limitaient à des actions basiques, des validations, des scans de codes à barre. Et les échanges de données s’exécutaient en mode batch lorsque le terminal mobile se connecter au réseau de l’entreprise.

Avec la taille croissante des écrans mobiles, devenus tactiles pour la plupart ; avec le déploiement du réseau 4G et aujourd’hui 5G ; l’usage des terminaux mobiles devient plus fluide et confortable.

Il est maintenant possible d’installer et d’utiliser des applications fonctionnellement riches avec des écrans claires et lisibles. Apportant plus d’informations à leurs utilisateurs. Et fonctionnant en mode online, en tout lieu.

L’environnement technique permettant des applications mobiles professionnelles et connectées répond aux exigences techniques de communication de l‘EDI. Les solutions EDI Mobile peuvent être opérationnelles.

Comment l’EDI Mobile fonctionne ?

L’EDI Mobile consiste à l’échange de données informatisé entre les applications du SI de l’entreprise et les applications mobiles.

Alors que l’EDI Classique permet aux entreprises d’échanger entres elles des documents commerciaux. L’EDI Mobile permet :

• Aux applications mobiles de recevoir, consulter, envoyer des données EDI,
• De synchroniser des données entre les applications métiers et les applications mobiles.

Illustrons par deux exemples :

• Sur la zone de picking, le scan des numéros SSCC (Serial Shipping Container Number) des palettes d’une commande permet de mettre à jour l’allotissement de la commande.
• Sur le quai de livraison, l’émargement de la preuve de livraison sur le terminal mobile du livreur peut ainsi déclencher en quelques instants le processus de facturation de la commande.

EDI Mobile et Logistique

Le secteur de la Logistique est le plus à même à déployer des solutions EDI Mobile et à en tirer le plus d’avantages.

EDI au cœur de la SupplyChain

Depuis près de 30 ans l’EDI est au cœur de la transformation digitale de la SupplyChain. L’EDI interconnecte déjà tous les acteurs de la chaîne logistique : industriels, transporteurs, logisticiens, douanes, distributeurs, …

Un flux EDI accompagne chaque mouvement physique ou financier. L’EDI permet de commander, tracer, localiser, livrer, facturer, payer.

L’EDI Mobile apporte une visibilité en temps réel des flux physiques et d’informations

Jusqu’alors l’EDI permet de connecter les Systèmes d’Information des différents acteurs de la chaine logistique, soit de connecter les applications BackOffice.

L’EDI Mobile permet d’étendre les connexions EDI de bout en bout de la chaîne logistique. Jusqu’aux opérationnels en bout de chaine, soit aux : Caristes, Préparateurs de commandes, Livreurs, Réceptionnaires.

La dotation en équipements mobiles des personnels des plateformes logiques, ou en charge des livraisons, rend possible la digitalisation des processus de logistiques. L’utilisateur des équipements mobiles connectés à une solution EDI Mobile permet de gagner en réactivité, productivité, traçabilité.

Les scans de codes à barres, EAN, SSCC, permet les mises à jour d’inventaires, permet la préparation des commandes, permet les contrôles de livraison. Les gains sont la suppression des papiers, des scans de documents papiers, donc moins d’erreurs et une remontée des informations dans les applications de BackOffice de données mises à jour.

La traçabilité est sécurisée et renforcée, les scans de numéros de lots évitent toute erreur. Et aussi, il devient aisé de compléter les informations de traçabilité avec un relevé de température thermique, un degré d’hydrométrie pour les produits soumis à des conditions de stockage.

A la livraison, les fonctionnalités de signature tactile permettent de joindre à un bon de livraison, l’émargement du destinataire. Dans le cas d’un litige des photos peuvent être jointes.

Les formulaires de saisie des applications mobiles permettent des mises à jour en temps réel de données métiers, un nombre de colis, une quantité, un changement de référence produit.

Des notifications s’affichent sur les écrans des terminaux portables des utilisateurs pour les informer d’événements tels une nouvelle commande à préparer, une modification de commande. Le Préparateur de commande reçoit le message HANMOV, sur son terminal, qui lui indique une tâche à effectuer.

Les validations effectuées sur les terminaux mobiles, déclenchent l’envoi de messages EDI :

• La commande prête et scannée lors du chargement dans le camion, l’envoi d’un DESADV, Avis d’expédition, au destinataire,
• A la validation d’un état de stock, un message INVPRT, état d’inventaire, est envoyé au propriétaire du stock,
• …

Retrouver les différents messages EDI utilisés en transport et logistique.

Le futur de l’EDI Mobile : le nomadisme numérique et la SupplyChain 4.0

L’EDI Mobile est à ses débuts, deux évolutions majeures pousse au déploiement de solutions d’EDI Mobile.

Le nomadisme numérique

L’usage de terminaux mobiles, smartphones, tablettes, en télétravail et en déplacement professionnel requiert une connexion à un EDI Mobile pour des opérations portant sur la logistique : consultation d’inventaires, validation de commande, mise en facturation, etc…

La SupplyChain 4.0

Les applications mobiles devront dialoguer via internet avec un nombre important de plateformes. Des plateformes d’internet des objets, des Webservices. Cette hétérogénéité des systèmes et des langages nécessite des solutions d’échanges indépendantes des systèmes au risque d’une fragmentation des données et l’émergence de silos.

L’EDI est un vecteur neutre pour le transport d’informations. Sa nature est de transmettre par voie électronique des données structurées selon des messages normés. En restant indépendant des langages, des systèmes d’exploitation de chacun.

Ainsi une solution EDI Mobile est une méthode sûre et éprouvée d’assurer le transport de l’information dans une SupplyChain 4.0.

Tenor vous accompagne dans la mise en œuvre de vos EDI, découvrez nos solutions EDI et contactez nos experts pour lancer votre projet dès aujourd’hui.

Order-X est un accélérateur pour le passage à la commande électronique. En effet, la généralisation du traitement électronique des commandes entre entreprises passe par la mise en place d’une norme commune. Une norme simple, accessible par toutes les entreprises de la plus petite à la plus grande, c’est l’objectif de la norme Order-X.

Dans cet article découvrez la norme Order-X. Quelles sont les modalités de sa mise en œuvre ? Comment Order-X est compatible avec les standards EDIFACT, UBL ? Quels sont ses atouts pour devenir une norme universelle ?

La norme Order-X

Order-X est une norme développée conjointement par le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques) et le FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland).

Order-X est construit sur le même modèle que les factures électroniques Factur-X. Soit un modèle de commande électronique dans un format hydride, décliné en différents profils de données.

Un message électronique lu par l’homme et la machine

Order-X est un format hybride ou mixte. C’est-à-dire c’est un fichier numérique lisible indifféremment par l’homme et par la machine.

Une commande Order-X est représentée par :

Un fichier PDF

Le fichier au format PDF/A3 est la représentation visuelle de la commande. Le format A3 lui permet d’encapsuler des fichiers.

Un fichier XML

Le fichier XML incorporé dans le PDF contient les données de la commande sous forme structurés selon les spécifications de SCRDM (Supply Chain Reference Data Model) rédigé par UN/CEFACT.

Ainsi la commande Order-X reçu par voie électronique peut être traitée soit manuellement par ressaisie des informations du PDF. Soit traitée automatiquement par intégration des données contenues dans le XML.

Trois profils de données pour tous les cas métiers

Une hiérarchie de trois profils de données permet de couvrir les besoins des entreprises des plus élémentaires aux plus complexes. Ces trois profils sont en cohérence avec les profils de Factur-X.

Le profil BASIC

BASIC est destiné aux chaines d’approvisionnement simples. Il répond à un processus de commande standard à livraison unique, contient toutes les informations de base pour automatiser le traitement d’une commande :

• Au niveau de l’entête : Date, Références Acheteur, Destinataire, Adresses, Identifiants SIREN/SIRET, TVA,
• Au niveau de la ligne : Référence produit, Quantité, Prix unitaire, Total de ligne, Message pour un produit de substitution, une quantité partielle,
• Au niveau du pied : Date de livraison ou d’enlèvement, Conditions de paiement, Totaux.

Le profil COMFORT

COMFORT complète le profil BASIC permettant des livraisons multiples avec des informations supplémentaires :

• Au niveau de l’entête : Demandeur, Acheteur, Facturé,
• Au niveau de la ligne : Référence de devis, Prix brut, Remise, Dates de livraison, Code TVA
• Au niveau du pied : Conditions de livraison, Frais et Indemnités, Moyens de paiements, Codes TVA
• Contenant des informations sur la TVA.

Le profil de données COMFORT de Order-X est conforme au modèle de données sémantique EN 16931 comme pour Factur-X COMFORT.

Le profil EXTENDED

EXTENDED permet de prendre en compte des processus logistiques complexes : plusieurs lieux de livraison ou d’enlèvement, des conditions d’allotissement ou d’entreposage particulières par produits, des quantités minimales et maximales, la répartition de la TVA …

EXTENDED est équivalent au profil COMFORT avec des zones de données supplémentaires à l’initiatif des partenaires commerciaux pour répondre des besoins logistiques spécifiques.

La mise en œuvre

Comme pour Factur-X, la mise en œuvre de la commande électronique ou e-ordering se fait à l’initiative de l’émetteur de la commande.

La génération des fichiers

Pour créer une commande électronique au format Order-X, il n’est pas nécessaire de changer d’ERP. Il suffit de continuer à imprimer les commandes achats dans un format PDF.

Le fichier PDF est converti en PDF/A3, dans lequel est intégré un XML nommé order-x.xml. Le XML contient l’ensemble des données attendues selon le profil BASIC, COMFORT ou EXTENDED.

Pour des fournisseurs acceptant des commandes dans des formats structurés autres que XML il est également possible d’intégrer au PDF/A3 :

• Un fichier order-xedifact.edi pour une représentation au format EDIFACT de la commande,
• Un fichier order-xubl.xml pour une représentation au format UBL de la commande.

Les trois types de messages Order-X pour automatiser le processus de commande

Pour couvrir toutes les étapes d’un processus de commande, le format Order-X propose trois messages :

Le message ORDER

Il s’agit de la commande initiale de l’acheteur au vendeur.

Le message ORDER_RESPONSE

Message du vendeur à l’acheteur dans lequel le vendeur peut :

• Accepter la commande,
• Refuser la commande,
• Proposer des amendements à la commande initiale y compris le remplacement par le produit de substitution.

Le message ORDER_CHANGE

Message de modification de la commande initiale émis par l’acheteur au fournisseur. Par ce message l’acheteur peut :

• Accepter les modifications proposées,
• Refuser les modifications proposées,
• Annuler la commande.

Un message ORDER_CHANGE peut être émis avant réception d’un message ORDER_RESPONSE pour modifier la commande initiale. Plusieurs messages ORDER_CHANGE peuvent être échangés à la suite d’un ORDER.

La documentation

Comme pour Factur-X afin de rendre la norme Order-X accessible à toutes les entreprises. Les documentions et spécifications techniques sont publiques et disponibles sur le site du FNFE-MPE.

Pourquoi Order-X s’impose comme norme commune ?

Le format Order-X possède de nombreux atouts pour permettre aux petites et moyennes entreprises d’envoyer leurs commandes par voie électronique.

Order-X répond à trois exigences pour devenir une norme commune

Une exigence métier

Order-X est basé sur le modèle de données du SCRDM (Supply Chain Reference Data Model) rédigé par UN/CEFACT. Cela permet des échanges commerciaux transfrontières et intersectoriels. Les données d’une commande électronique au format Order-X seront toujours lisibles et interprétables.

Une exigence d’interopérabilité

Le format hybride avec un PDF/A3 permet d’inclure dans le message commande des représentations structurées de la commande en format EDIFACT, UBL. Cela permet d’envoyer des commandes Order-X via des réseaux EDI.

Une exigence d’accessibilité

Et enfin, et ce n’est le moindre des atouts de Order-X :

• Order-X simplifie l’adoption de la commande électronique auprès des petites et moyennes entreprises,
• Quand le vendeur impose des commandes électroniques auprès de ses clients, Orderr-X est une solution simple pour satisfaire à la demande,
• Quand l’acheteur envoie des commandes Order-X, le destinataire n’est pas obligé d’avoir un équipement spécifique pour lire la commande, c’est le point fort d’un format hybride.

Order-X et Factur-X numérisent les échanges interentreprises

Avec le passage à l’obligation de la facture électronique pour toutes les entreprises à compter du 1^er juillet 2024, Factur-X est en passe de s’imposer comme norme de la facture électronique entre entreprises. Avec Order-X les mêmes principes de fonctionnement que Factur-X sont répliqués pour envoyer des commandes fournisseurs par voie électronique.

Bien entendu Tenor vous propose des solutions EDI compatibles avec la norme Order-X. Elles permettent l’envoie automatisé de vos commandes directement depuis votre ERP. Contactez nos équipes pour valider votre besoin et lancer votre projet dès aujourd’hui!