EDI avec AMAZON, comment faire ?

L’EDI est une solution largement plébiscités par les acteurs du e-Commerce, qu’il s’agisse des marchands ou des plates-formes. L’omniprésente marketplace Amazon ne fait pas exception et promeut l’utilisation des EDI auprès de tous ses vendeurs comme solution de communications avec leurs Systèmes d’information. Découvrons ensemble comment fonctionne l’EDI avec Amazon, de la mise en place à la vie courante.

Amazon, plus que d’autres, privilégie l’EDI avec ses fournisseurs et ses vendeurs et propose un ensemble de services et d’assistances auprès de ses fournisseurs et vendeurs pour mettre en œuvre l’EDI dans la MarketPlace.

Découvrez dans cet article, pourquoi choisir l’EDI pour vendre sur Amazon et comment mener votre projet d’intégration EDI avec Amazon.

L’EDI et Amazon ou comment s’intégrer à la MarketPlace ?

Quel que soit votre modèle de vente sur la MarketPlace Amazon :

  • Avec Amazon Vendor Central, les vendeurs vendent à Amazon qui revend et expédie les produits aux clients finaux, les vendeurs sont fournisseurs d’Amazon,
  • Avec Amazon Seller Central, les vendeurs mettent en vente leurs produits sur la MarketPlace Amazon et les vendent aux clients finaux en leur nom
    • En Fulfillment by Amazon (FBA) les produits sont entreposés chez Amazon et expédiés par Amazon,
    • En Fulfillment by Merchant (FBM) les produits sont expédiés de chez le vendeur,

Il sera nécessaire d’optimiser la gestion des flux entre votre Système d’Information et Amazon Vendor.

Encore plus que toutes les MarketPlaces, Amazon est très exigeant sur le niveau de service apporté aux clients finaux. De fait l’intégration entre la MarketPlace Amazon et le BackOffice du marchand doit être parfaite et transparente.

L’intégration avec Amazon

L’intégration avec Amazon est le processus qui permet d’envoyer vers Amazon toutes les données concernant les produits, les tarifs, les stocks. De même il permet de recevoir toutes les informations relatives aux commandes, aux clients, à l’expédition et à la facturation.

Ce processus d’intégration avec Amazon comme avec tout autre place de marché est crucial. En effet il doit permettre une synchronisation au plus proche du temps réel entre Amazon et la Gestion Commerciale du vendeur sur Amazon.

L’EDI avec Amazon est la méthode la plus éprouvée et partagée pour effectuer une gestion en continu de ces échanges commerciaux.

Les avantages de l’intégration EDI pour Amazon

Les principales raisons d’une intégration EDI avec Amazon sont :

  • D’améliorer le service client en livrant rapidement les produits commandés,
  • De supprimer toutes les erreurs de ressaisie d’informations,
  • De réduire les coûts de gestion des ventes,
  • De rationaliser les flux entre la gestion commerciale et Amazon,
  • D’éviter des erreurs dans les données et informations transmises avec Amazon, Amazon a une politique de pénalités financières avec des rétro facturations pouvant aller jusqu’à 6% du chiffre d’affaires.

Comment mener un projet d’intégration EDI avec Amazon ?

L’objectif est de mener le projet d’intégration EDI en conformité avec les exigences d’Amazon.

Le Cahier des Charges EDI de la MarketPlace d’Amazon

Amazon met à disposition de ses fournisseurs, de ses vendeurs et de leurs prestataires EDI, une documentation détaillée sur ses exigences. Cette documentation précise les règles de codification des produits mis en vente, les documents et normes EDI admises.

Une codification des produits conforme à la demande d’Amazon.

Les produits vendus sur Amazon doivent respecter des règles de codifications dictés par Amazon. Amazon conseille l’utilisation de la codification GTIN (Global Trade Identification Number). L’obtention des codes GTIN peut se faire auprès de GS1 avec le service CodeOnLine.

De fait il vous faudra pour chaque produit vendu sur Amazon : les identifiants d’articles et les unités de mesure utilisées.

Quels sont les flux EDI échangés ?

Les messages EDI qui sont les plus couramment utilisés avec Amazon Vendor:

  • Bon de commande (ORDERS),
  • Accusé de réception de la commande d’achat ORDRSP (ORDERS RESPONSE),
  • Préavis d’expédition (DESADV ou ASN),
  • Facture d’achat (INVOICE),
  • Mise à jour de l’inventaire des stocks (INVRPT), Amazon propose un outil qui permet de gérer des niveaux de stocks et des alertes lorsque les niveaux sont trop bas.

Cependant il ne sera pas possible de passer par l’EDI pour :

  • La création des catalogues produits,
  • Les fiches et descriptions des produits,
  • Les négociations de prix.

Pour cela il faudra utiliser l’interface WEB de Amazon Vendor en se connectant avec son compte de vendeur.

Les coûts de mise en œuvre de l’EDI pour Amazon

Amazon propose une connexion AS2 et prend aussi en charge l’ensemble des EDI VAN.

Les entreprises qui pratiquent déjà l’EDI n’auront que les coûts liés à la mise en place d’un nouveau partenaire EDI. C’est-à-dire la mise en place d’une nouvelle connexion, les paramétrages et les tests. Les messages EDI échangés avec Amazon seront facturés aux mêmes conditions déjà négociées avec le fournisseur du réseau EDI VAN.

Les entreprises n’ayant pas encore de solution EDI et ne disposant pas de compétences EDI en interne devront se rapprocher d’un prestataire EDI. La plupart des prestataires EDI proposent des solutions EDI clés en main pour se connecter avec Amazon et les principales MarketPlaces.

L’intégration EDI à Amazon est en fait assez rapide.

Cependant l’interface EDI avec le Back Office, ERP, Gestion Commerciale, devra être traitée avec attention.

Réaliser une Intégration d’Amazon au Back Office efficace et performante

Amazon a des règles très strictes pour renseigner les commandes et applique des pénalités lorsque les informations sont inexactes, les délais de transmissions des informations sont longs.

Les pénalités appliquées par Amazon à ses vendeurs peuvent aller jusqu’à 6% du chiffre d’affaires pour des inexactitudes sur les documents entrainant des modifications et pour des retards de transmission. Pour éviter ces pertes de revenu et aussi à terme d’être rejeté par Amazon il faut en amont travailler sur la qualité des données et des informations qui seront transmises.

De ce fait il est primordial de réaliser une intégration efficace entre la plateforme EDI et le Système d’Information, ERP, Gestion Commerciale, WMS. Que toutes les données commerciales utilisées par le Système d’Information de l’entreprise soient exactes et de qualité. Des outils, tels que les EAI, permettent la synchronisation des données et des informations entre les différentes applications du Système d’information.

Pour en savoir plus sur les EAI Enterprise Application Integration

Combien de temps dure un projet d’intégration EDI avec la place de marché Amazon ?

Pour une entreprise utilisant déjà l’EDI pour ses échanges commerciaux et qui a déjà un site ecommerce, l’intégration EDI avec Amazon va être très rapide. De l’ordre de deux à trois semaines minimums. Le temps des formalités administratives et des tests avec Amazon.

Pour une entreprise n’ayant pas encore d’expérience EDI et/ou de e-commerce, des travaux préliminaires sont indispensables :

  • Travaux techniques :
    • Validation de la communication entre une plateforme EDI et avec la gestion commerciale ou l’ERP,
  • Travaux qualitatifs :
    • Préparation du catalogue produits : une codification normée GTIN des articles, et des fiches produits prêtes à être mise en ligne avec les catégories et des mots clés pour un référencement naturel,

Ce dernier point qui concerne les travaux qualitatifs, sera certainement le plus long et devra être anticipé avant de mener l’intégration EDI avec Amazon.

En somme, il vaut mieux faire de l’EDI avec la MarketPlace Amazon

Faire de l’EDI avec Amazon est en effet la meilleure solution. Avec l’EDI, Amazon peut s’intégrer de manière transparente aux principales solutions logicielles ERP, Gestions Commerciales, Comptabilité, WMS. De plus l’intégration EDI permet :

  • De se conformer aux conditions d’Amazon en matière de livraison de produits,
  • D’éviter les pénalités appliquées par Amazon,
  • D’accéder facilement à tous les services logistiques proposés par Amazon pour expédier et livrer vos produits.

Depuis le printemps 2020, Amazon propose en plus de l’EDI une intégration par API. Cependant à ce jour la richesse fonctionnelle de l’API est moindre que la solution EDI. L’intérêt de l’API réside dans le temps réel.

De même la mise en œuvre des API nécessite des compétences de programmation expertes et peut s’avérer plus complexe à maintenir que l’EDI. De fait l’EDI est encore la solution la plus aboutie pour s’intégrer avec Amazon en toute sécurité et efficacité avec le Back Office.

Pour aller plus loin sur le site edi-wiki, consultez cet article sur les avantages de l’EDI, ou encore ces excellents articles sur la norme ANSI X12 et la norme EDIFACT. De même vous pourrez consulter cette information sur Les protocoles de messages EDI. Ainsi que ce focus sur les MarketPlace et l’EDI sur le Blog de Tenor.

Depuis plus de trente ans Tenor accompagne les entreprises dans la mise en œuvre de leurs EDI. Contactez nos experts pour lancer votre projet d’EDI avec Amazon dès aujourd’hui !

Pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux ?

Faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux est simple à mettre en place. C’est également simple à utiliser. Le WEBEDI est la solution la plus souple et la plus économique pour passer à l’EDI. Un WEBEDI permet de disposer immédiatement d’une solution EDI opérationnelle.

Découvrez dans cet article, le fonctionnement du WEBEDI, les avantages du WEBEDI et pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux.

Qu’est-ce le WEBEDI ?

Le WEBEDI est un portail WEB qui va permettre de créer, envoyer, recevoir et tracer des documents commerciaux avec ses clients et ses fournisseurs.

La simplicité de fonctionnement de faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux

L’utilisation d’un WEBEDI ne nécessite pas de longues formations, de longues phases de paramétrages et de tests. Le premier message saisi sur un portail WEBEDI est en état d’être envoyé.

L’utilisateur se connecte avec ses identifiants au portail WEBEDI :

  • Il choisit le type de document qu’il veut envoyer : commande, avis d’expédition, Bon de livraison, …
  • Il complète un formulaire intelligent de saisie généralement déjà prérempli.
  • Le formulaire complété est contrôlé et validé, toutes les informations nécessaires à l’envoi doivent être renseignées, puis le formulaire est envoyé au service EDI.
  • Le service EDI plateforme EDI prend en charge la création du message EDI à la norme attendue (par exemple à la norme EDIFACT) et le routage vers son destinataire.
  • L’utilisateur reçoit la notification de la bonne réception du message.

L’échange des documents commerciaux avec un WEBEDI

Faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux c’est échanger tous les documents commerciaux habituels avec ses fournisseurs et clients, dans un standard EDI :

  • Recevoir des messages EDI en clair telles des commandes (ORDERS) qui pourront être exportées vers la Gestion Commerciale,
  • Émettre des avis d’expédition (DESADV) directement à partir des commandes clients reçues sur le portail WEBEDI ou importées de la Gestion Commerciale,
  • Facturer électroniquement (INVOICE) les commandes livrées.

Tous les échanges entre le portail WEBEDI et les applications métiers (Gestion Commerciale, ERP, Comptabilité, …) se font par transferts de fichiers texte ou CSV. Les imports et exports par fichiers permettent d’éviter les erreurs de ressaisies et de gagner en productivité.

Les principaux avantages du WEBEDI

Le WEBEDI combine les avantages de faire de l’EDI avec vos partenaires commerciaux dans un environnement WEB.

Le WEBEDI apporte tous les avantages de la navigation Internet

En effet, faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux, c’est disposer d’un poste de travail connecté à internet :

  • Un service ouvert 24h/24 et 7j/7.
  • Un service toujours accessible et en tout lieu.
  • L’ergonomie du WEB : une utilisation intuitive, un affichage responsive.
  • Pas d’investissements en matériel et logiciel hors une connexion internet sécurisée.

Passer au WEBEDI, c’est bénéficier des avantages de l’EDI.

Des échanges sécurisés et fiables :

Ils vont apporter à l’entreprise des gains de productivité et aussi des réductions de coûts de gestion :

  • Une réduction des erreurs de codification dans les documents échangés.
  • Des documents électroniques transmis immédiatement.
  • L’abandon du fax, du téléphone pour recevoir ou transmettre les commandes.
  • Le suivi des envois avec les confirmations de réception des documents émis.

L’accès à de nouvelles fonctionnalités qui augmentent la productivité :

  • La dématérialisation des échanges commerciaux,
  • La traçabilité des documents commerciaux échangés, des bons de commande à la facture,
  • Des facilités pour archiver de façon électronique tous les documents commerciaux : Bons de commande, Bons de livraison, Factures.

Quand l’entreprise échange électroniquement avec ses clients et fournisseurs, elle bénéficie d’avantages concurrentiels :

  • Des clients qui passent des commandes plus facilement et fréquemment,
  • Des conditions commerciales privilégiées avec les fournisseurs.

Pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux ?

Les donneurs d’ordre de l’industrie, de l’Automobile et de la Grande Distribution échangent électroniquement avec leurs principaux fournisseurs. Dans un souci de rationalisation, ils souhaitent étendre les échanges EDI à tous leurs fournisseurs, petits, occasionnels, saisonniers.

A défaut de passer à l’EDI, le fournisseur risque de perdre son référencement et son marché.

Le WEBEDI permet de répondre immédiatement à la demande des donneurs d’ordre.

Le choix de faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux est avantageux pour les entreprises ayant de faibles volumes de messages à échanger. Bien souvent dans ces entreprises un investissement en EDI intégré ne pourra jamais être rentabilisé.

Choisir un WEBEDI :

  • C’est accéder aux services d’un EDI sans investissement initial important.
  • Une mise en production rapide, en seulement quelques jours.
  • La tranquillité d’être toujours conforme aux demandes du donneur d’ordre et aux réglementations commerciales et fiscales en vigueur.

Ainsi le WEBEDI va permettre immédiatement de travailler avec ses fournisseurs en recevant leurs commandes et en leur retournant les avis d’expédition, les bons de livraison, les factures électroniques.

Les WEBEDI maison des donneurs d’ordre

Pour inciter et aider tous leurs fournisseurs à passer à l’EDI, les donneurs d’ordre proposent souvent des intranets WEBEDI intégrés à leur propre système EDI.

Ces solutions intranets « propriétaires » sont parfaites lorsqu’on fait de l’EDI avec un seul partenaire. Mais dès que l’entreprise est amenée à travailler en EDI avec plusieurs de ses partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Il faudra choisir un portail internet WEBEDI pour centraliser l’ensemble des flux EDI reçues et émis en un seul point.

D’autres donneurs d’ordre comme Stellantis et Renault préconisent souvent le WEBEDI de Tenor.

Faire du WEBEDI avec le portail internet eCAR ?

Le WEBEDI eCAR est un portail internet, qui permet de centraliser en un seul point d’accès tous les EDI avec vos partenaires clients et fournisseurs. eCar WEBEDI dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous faciliter l’accès à l’EDI.

Alors que chaque donneur d’ordre propose son propre accès intranet WEBEDI sur lequel il dépose ses propres commandes. Si plusieurs clients envoient des commandes EDI, il faut se connecter à autant d’intranets que de clients.

Avec le WEBEDI eCAR, en une seule connexion vous avez une vue complète sur votre carnet de commandes.

A partir du portail WEBEDI eCAR, vous exportez toutes vos commandes vers votre Gestion Commerciale. Vous envoyez tous vos avis d’expédition, tous vos bons de livraison et vous supervisez tous vos échanges EDI.

Une fois le portail WEBEDI eCAR en production, il vous sera dès lors facile de proposer à tous vos partenaires commerciaux, clients et fournisseurs, de passer par ce canal EDI pour échanger des documents commerciaux.

Le WEBEDI eCAR est un outil multi-langues et est homologué par GALIA.

Pour aller plus loin avec eCar et découvrir tous les avantages du WEBEDI, prenez contact avec nos experts afin d’identifier vos besoins en EDI.

MarketPlace et EDI, comment faire du e-commerce sur les places de marché

MarketPlace et EDI, un sujet majeur pour ceux qui veulent vendre sur les Places de Marché de manière automatisée. En effet, sans automatismes le traitement des commandes s’avère chronophage avec des traitements manuels longs, sources de retards de livraison et d’erreurs. La notation du marchand en sera affectée.

Aussi les entreprises désireuses de vendre sur les MarketPlaces doivent en priorité se focaliser à réussir leur intégration à celles-ci. L’échange de données informatisé (EDI) est la solution pour réussir cette intégration. Découvrez dans cet article toutes les raisons d’échanger en EDI sur les Marketplaces.

Les spécificités de la vente sur les MarketPlaces

Depuis leurs premières apparitions, au début des années 2000, avec Amazon, eBay, etc…, les Marketplace CtoC et BtoC ont largement contribué au développement du e-commerce.

Aujourd’hui les Marketplaces ne se limitent plus au CtoC et au BtoC, elles proposent leurs services à toutes les entreprises BtoB. Certaines sont des « pure players » sur des secteurs professionnels spécialisés : les fournitures pour le bâtiment et les travaux publics, les pièces détachées automobiles pour les professionnels, les intrants agricoles, etc…

Déjà selon une étude Gartner : d’ici 2023, au moins 70% des Marketplaces lancées seront ouvertes au BtoB. Déjà sur ces MarketPlaces, les entreprises marchandes sont en concurrence entre-elles. Les gagnantes sont souvent les mieux notées.

Développer ses ventes et fidéliser sa clientèle sur ces nouveaux canaux de vente nécessite de bien appréhender les exigences de la vente sur les MarketPlaces.

Les exigences de la vente sur les MarketPlaces

Une MarketPlace est plus qu’un site e-commerce.

Une MarketPlace est une plateforme d’intermédiation entre vendeurs et acheteurs ayant une fonction de Tiers de Confiance. La Place de Marché apporte des fonctionnalités aux vendeurs et des protections aux acheteurs :

  • Elle donne accès à une grande audience, apporte une visibilité accrue aux produits et services proposés, permet d’augmenter le taux de transformation,
  • Elle sécurise les transactions, garantit les paiements, intervient lors de litiges,
  • Elle exige des marchands un même niveau d’exigence que la MarketPlace s’applique à elle-même.

Les marchands s’engagent à :

  • Une gestion de stocks juste pour éviter les ruptures de stocks,
  • Une gestion de prise de commande en temps réel.
  • Service 24h/24 et 7j/7,
  • Des produits livrés conformes à la commande,
  • Une tarification juste,
  • Des délais de livraison annoncés respectés.

Un système de notation et les avis laissées par les clients finaux permettent de juger du respect de ses engagements.

De fait la synchronisation entre le Front Office qu’est la Place de Marché et le Back Office qu’est le Système d’Information du marchand doit être rapide, fiable et sécurisée. C’est tout l’intérêt du sujet MarketPlace et EDI

Des échanges de flux fiables et fréquents pour intégrer la MarketPlace au Système d’Information

Pour vendre sur une MarketPlace il faut maitriser trois couches :

  • Le Front Office, sur lequel les clients finaux naviguent, et achètent,
  • Le Middle Office, qui est le connecteur entre le Front Office et le Back Office, le Middle Office permet aux marchands d’interagir entre leur Système d’Information et la MarketPlace :
    • Mettre leurs produits en vente,
    • Echanger les documents commerciaux : bons de commande, avis de livraison, factures, paiements, etc…
    • Suivre les évolutions des ventes, obtenir des statistiques,
  • Le Back Office, qui permet aux marchands de gérer les commandes. Ainsi il est le Système d’Information du marchand, la Gestion Commerciale, le CRM, le WMS

A chaque produit mis en vente, à chaque commande prise, à chaque paiement, des flux d’informations sont échangés entre le Front Office et le Back Office.

Le défi est de construire un Middle Office performant, fiable et sécurisé.

L’entreprise dispose de différentes méthodes pour interfacer son Back Office avec une Marketplace :

  • Gestion manuelle, via des pages et formulaires web, ou via des flux de fichiers .xlsx, .csv,
  • Gestion automatique en mettant en œuvre des API (Application Programming Interface) ou un système EDI.

MarketPlaces et EDI le bon choix pour vendre sur les places de marché

L’EDI est la solution technique la plus fiable, la plus répandue dans le monde du commerce et de la distribution pour répondre à ses objectifs. L’EDI permet l’échange de documents commerciaux, bons de commande, avis d’expédition, factures, entre partenaires commerciaux dans un format standard. Les documents EDI sont lisibles par machine, ce qui signifie que les processus métier peuvent être facilement automatisés.

De ce fait la plupart des Places de Marché, tel Amazon, communiquent aux développeurs et aux fournisseurs d’accès EDI, leurs Cahiers des Charges EDI.

Pourquoi préférer l’EDI aux API ?

Depuis peu de temps des API proposées par les Marketplaces et des intégrateurs de flux concurrencent l’EDI pour mettre en œuvre la synchronisation entre les Systèmes d’Information et les MarketPlaces. Cependant l’EDI conserve ses avantages :

L’adaptabilité aux besoins métiers

  • Les API sont du code, elles sont écrites pour répondre aux spécificités fonctionnelles d’une Marketplace, et optimisées pour une exécution rapide. Des modifications d’API en réponse à des spécificités métiers sont délicates et coûteuses à réaliser.
  • L’EDI est essentiellement du paramétrage; des consultants ou développeurs peuvent facilement apportées des modifications quand cela est nécessaire.

L’intégration à un réseau de partenaires

  • Chaque API est personnalisée selon le partenaire commercial, utiliser des API pour des échanges commerciaux avec de nombreux partenaires devient difficile à maintenir.
  • Un système EDI est normé et est construit pour gérer des flux électroniques avec de multiples partenaires commerciaux. Les réseaux EDI VAN sont en capacité de traiter en toute sécurité et fiabilité des volumes très importants.

La compatibilité

  • L’API étant une solution récente, sa compatibilité avec toutes les technologies BtoB n’est pas assurée.
  • L’EDI est proposé depuis déjà plusieurs décennies en différentes solutions EDI On Premise, EDI SaaS, WEB EDI, de ce fait l’entreprise est certaine d’avoir une solution EDI compatible avec son système d’information.

La sécurité

  • Les API restent souvent vulnérables aux intrusions dans les systèmes d’information, multiplier les API pour chaque place de Marché multiplie les risques de violations de données,
  • A contrario, un système EDI est facilement sécurisable en utilisant un réseau EDI VAN.

Quels flux EDI échangés ?

A chaque flux en direction de la Marketplace ou en provenance de la Marketplace un messages EDI au standard EDIFACT sera utilisé.

  • La commande (ORDER), la commande sera intégrée à la Gestion commerciale du marchand,
  • L’accusé de réception de la commande (ORDER REPONSE), le marchand confirme qu’il a bien reçu la commande et la traite,
  • L’avis d’expédition (DESADV), le marchand avise la MarketPlace et le client final que la commande est expédiée,
  • La facture d’achat (INVOICE), la facture sera intégrée dans la Comptabilité et pointée lors de la réception du paiement,
  • La mise à jour des stocks (INVRPT), pour avoir connaissance par référence produit des stocks disponibles à la vente, des stocks réservés.

Les avantages obtenus avec l’EDI ?

Avantages d’une solution éprouvée et populaire dans le monde de la Distribution et du Commerce :

  • L’EDI est essentiellement du paramétrage, des consultants ou développeurs peuvent facilement apporter des modifications quand cela est nécessaire.
  • Un système EDI est normé et est construit pour gérer des flux électroniques avec de multiples partenaires commerciaux. Et les réseaux EDI VAN sont en capacité de traiter en toute sécurité et fiabilité des volumes très importants.
  • L’EDI est proposé depuis déjà plusieurs décennies en différentes solutions EDI On Premise, EDI SaaS, WEB EDI, de ce fait l’entreprise est certaine d’avoir une solution EDI compatible avec son système d’information,
  • La mise en œuvre d’un EDI est un projet maitrisé tant techniquement que financièrement par les DSI et les offreurs de solutions EDI.

Avantages stratégiques entre MarketPLace et EDI

L’EDI apporte à l’entreprise des avantages stratégiques pour vendre sur les MarketPlaces :

  • Améliorer la marge brute avec des économies d’échelle de réduction des coûts administratifs,
  • Participer à augmenter le service client en garantissant les délais de livraison et en réduisant les risques d’erreurs de commandes, et in fine obtenir aux clients finaux de bonnes notes et des avis positifs,
  • Etre en capacité de répondre aux évolutions des demandes des clients,
  • Démontrer que l’entreprise est active et cherche à se développer sur le e-commerce avec une politique de partenariat à long terme.

Avantages opérationnels de l’EDI Marketplace

L’Entreprise va aussi bénéficier dans son quotidien de tous les avantages propres à l’EDI :

  • La suppression des documents papiers remplacés par des fichiers électroniques
  • Le gain de temps de traitement des commandes,
  • La réduction des coûts induits par l’automatisation des tâches,
  • L’optimisation des stocks en ajustant facilement les stocks à la demande,
  • Limiter le risque d’erreurs ou d’inexactitudes dans les données et informations transmises à la MarketPlace, qui donnent souvent lieu à des pénalités financières.

MarketPlace et EDI une solution pérenne et évolutive pour les comerçants

L’intégration EDI avec les MarketPlaces est la solution pérenne et évolutive. En effet avec l’EDI le marchand dispose :

  • D’une bibliothèque complète de messages pour les transactions commerciales et la logistique,
  • D’un système populaire adopté par de nombreuses entreprises et organisations,
  • D’accès à des réseaux EDI VAN sécurisés,
  • De compétences EDI nombreuses pour piloter des projets EDI,
  • D’offres de prestataires EDI adaptées à tous les métiers,
  • Des possibilités d’adaptation aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Avec l’EDI les fournisseurs et vendeurs de produits et de services pilotent leurs ventes sur les MarketPlaces à partir de leur propre système d’information. Cela leur permet d’être beaucoup plus réactif pour vendre et répondre à la demande, suivre le taux de service et développer leurs ventes.

Pour en savoir plus faites un tour sur le Blog de Tenor ou vous trouverez des articles complets sur la mise en œuvre de l’EDI, la norme EDIFACT ou encore l’EDI en grande distribution qui reflètent bien les enjeux des MarketPlace et EDI.

BREXIT, quelles incidences sur l’EDI et les factures ?

Les négociations sur le BREXIT sont terminées, un accord provisoire entre l’UE et le Royaume-Uni est entré en application au 1er Janvier 2021.

Pour conserver une grande fluidité dans les échanges entre le Royaume-Uni et l’UE, les Douanes ont institué une Frontière Intelligente. Cela se concrétise par le déploiement du Système d’Information « SI BREXIT » pour le traitement des déclarations douanières, des enveloppes logistiques.

Pour que leurs marchandises passent la Frontière Intelligente les entreprises doivent s’organiser en amont.

Quelles mesures doivent-elles prendre pour se conformer à cette nouvelle organisation ?

  • Utiliser les numéros EORI, les codes SH,
  • Accompagner les marchandises avec des factures commerciales,
  • Mettre à jour les systèmes EDI.

Des nouvelles codifications à utiliser dans le cadre du Brexit

Le Royaume-Uni étant à présent hors UE, les entreprises n’ayant pas encore commercé hors l’UE sont amenées à mettre à jour les données de Gestion Commerciales avec de nouvelles codifications, les numéros EORI et les codes SH.

Une Identification des entreprises, numéro EORI

Pour les entreprises exportant ou important en dehors de l’UE, un EORI (Economic Operators Registration and Identification ou numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques) est obligatoire.

Le EORI est attribué au niveau de l’établissement son format est FR+SIRET

La demande du numéro EORI est gratuite et se fait auprès des Douanes.

Une codification des marchandises, codes SH

Toute marchandise exportée ou importée doit être identifiée avec un code SH (Système Harmonisé). Les codes SH ou codes de classification des marchandises, permettent aux services douaniers d’identifier le type de produit pour déterminer les droits de douanes, la fiscalité (TVA et taxes diverses), les formalités et réglementations à appliquer (normes de sécurité, normes phytosanitaires). Ces codes sont aussi utilisés à des fins statistiques sur le commerce extérieur. Les codes SH sont disponibles sur le site des Douanes.

La facture commerciale et le BREXIT

Une facture commerciale ou une facture pro-forma est obligatoire lors d’expédition de marchandises hors UE. Ce document, en trois exemplaires, doit accompagner physiquement la marchandise. Il est avant tout destiné aux Douanes pour identifier les marchandises et calculer les droits de douanes.

  • La facture commerciale est utilisée lorsque les marchandises sont liées à une transaction de vente et fera l’objet d’un paiement.
  • La facture pro-forma est destinée à accompagner des marchandises sans valeur commerciale, exemples : échantillons, matériel de démonstration.

Les mentions obligatoires d’une facture commerciale :

  • Numéro de facture et date,
  • Nom, adresse, n° EORI et TVA de l’émetteur et du destinataire,
  • Adresse mail et téléphone du destinataire,
  • Nombre d’articles, nombre de pièces, poids brut et net, type de conditionnement (cartons, palettes, etc.),
  • Description des marchandises, codes SH,
  • Prix par unitaire, prix global de la facture, devise,
  • Incoterm (avec le lieu de destination convenu),
  • Origine ou lieu de fabrication des marchandises,
  • Mention de l’exonération de TVA-art.262 I du CGI.

BREXIT et la mise à jour des systèmes EDI

Pour toutes les expéditions entre le Royaume-Uni et l’UE via un système EDI, des mises à niveau des données échangées devront être effectuées. Les messages ASN ou DESADV, les listes de colisage prendront en charge de nouvelles informations.

Les informations transmises par les messages devront refléter les factures commerciales. Ainsi devront être obligatoirement ajoutés ou mis à jour, les segments :

  • Identification de l’expéditeur par son EORI,
  • Identification du destinataire par son EORI ou code TVA,
  • Calcul de la valeur de la facture [Quantité du produit] * [Valeur unitaire du produit] + [Frais d’expédition],
  • Poids déclaré [Poids unitaire du produit] * [Quantité du produit] = [Poids total],
  • Description détaillée des produits et leurs codes SH.

De nombreux logisticiens, grandes entreprises, constructeurs automobiles, OEM (Original Equipment Manufacturer) mettent à jour et communiquent à leurs partenaires leurs nouvelles spécifications EDI.

Le BREXIT favorise la dématérialisation des échanges

Les systèmes et solutions EDI, les WEBEDI, la dématérialisation des factures sont autant d’atouts pour les entreprises exportatrices vers le Royaume-Uni.

La dématérialisation va permettre d’anticiper les expéditions en communicant aux Douanes, aux transporteurs, aux importateurs, les documents déclaratifs dans les délais les plus courts. Cela permettra de passer la Frontière Intelligente sans s’arrêter et de respecter les délais de livraison.

Depuis plus de trente ans Tenor accompagne ses clients dans la gestion de leurs EDI et dans la dématérialisation de leurs factures avec notamment des logiciels de facture électronique. Nos outils sont d’ores et déjà opérationnels pour le BREXIT. Contactez nos services pour plus d’informations.

Quels sont les avantages du WEBEDI ?

Les avantages du WEBEDI sont nombreux. Simple à utiliser, le WEBEDI permet à toutes les entreprises de créer, recevoir, tracer des documents électroniques au travers un portail WEB. Cette façon de « faire de l’EDI » est-elle aussi performante et sécurisée qu’une solution EDI intégrée ?

Pour répondre à cette question nous allons voir dans cet article :

  • Ce qu’est réellement le WEBEDI ?
  • Les vrais avantages du WEBEDI
  • Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?

Qu’appelle-t-on WEBEDI ?

Avant de parler des nombreux avantages du WEBEDI, il nous faut définir ce que c’est.

Définition du WEB EDI

Un WEB EDI est un portail WEB sur lequel les pages WEB affichent des formulaires intelligents. En effet, le portail permet la création, la modification, l’affichage, l’impression en clair des messages EDI que l’entreprise émet, réceptionne, traite.

L’architecture d’un WEBEDI est de type « hub and spoke » c’est-à-dire :

  • Le partenaire principal (donneur d’ordre) dispose :
    • D’un service EDI intégré soit en mode SaaS, soit en mode OnPremise,
    • D’une plateforme internet qui héberge les formulaires intelligents et échange les informations avec le traducteur EDI du service EDI du donneur d’ordre,
  • Les entreprises clientes (fournisseurs, sous-traitants) du service WEB EDI qui se connectent à la plateforme d’hébergement des formulaires.

Ce que l’EDI en version Web permet :

  • Recevoir des messages EDI en clair telles des commandes (ORDERS) qui pourront être exportées vers la Gestion Commerciale,
  • Emettre des avis d’expédition (DESADV) directement à partir des commandes clients reçues sur le portail WEBEDI ou importées de la Gestion Commerciale,
  • Facturer électroniquement (INVOICE) les commandes livrées.

Les vrais avantages du WEBEDI

Les avantages du WEBEDI pour les donneurs d’ordre

Proposer un service de WEBEDI permet aux donneurs d’ordre de généraliser l’adoption des échanges EDI avec tous leurs partenaires commerciaux. En effet, qu’ils soient réguliers ou occasionnels et quelle que soit leur taille, les gains sont immédiats en centralisant tous les échanges de documents commerciaux et électroniques sur un seul canal : l’EDI.

Le WEBEDI est aussi un élément de la transformation digitale des relations clients / fournisseurs en apportant une solution « zéro papier » immédiatement accessible grâce à une connexion internet.

Autre avantage du WEBEDI, il facilite le passage à la facture dématérialisée. En effet, il suffit alors de mettre en place une piste d‘audit fiable ou une signature électronique certifiée lors de l’envoi de la facture électronique.

Les avantages du WEBEDI pour les entreprises

Les avantages mis en avant d’une solution WEBEDI pour les entreprises sont :

  • Pas d’investissement initial, une connexion internet et un navigateur suffissent,
  • Une prise en main rapide,
  • Une tarification simple et transparente, généralement moins de 30 € par mois,
  • Des fonctionnalités de traçabilité des échanges et d’archivage légal de documents.

L’un des avantages du WEBEDI, c’est que c’est un service dans le cloud, en conséquence :

  • Est disponible de partout, 24h/24 et 7j/7,
  • Est toujours à jour, c’est-à-dire une transparence totale lors de modifications ou d’évolutions des standards EDI utilisés. C’est le donneur d’ordre qui en est le maître d’œuvre,
  • Est toujours conforme aux réglementations en vigueur, comme pour les mises à jour technologiques, c’est le donneur d’ordre qui est en charge de la conformité légale,
  • Est indépendant et autonome vis-à-vis des logiciels de Gestion et de Comptabilité utilisés dans l’entreprise : l’entreprise change de version de logiciel ou de logiciel, il n’y a pas d’impacts sur le service EDI.

Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?

Du fait qu’un WEBEDI n’est pas une solution EDI intégrée, en conséquence ne communique pas en direct avec les logiciels utilisés par l’entreprise. Un WEBEDI ne permet pas de bénéficier de tous les avantages que permet un EDI : automatismes des traitements, suppression de toutes les ressaisies, traitement de gros volumes.

Très souvent le WEBEDI est considéré comme la solution EDI des TPE et PME ayant peu de volumes EDI à traiter. Et pour lesquelles investir dans la mise en œuvre d’un EDI intégré n’est pas économiquement justifié.

Quelles sont les limites du WEBEDI ?

Malgré les nombreux avantages du WEBEDI, la solution comporte tout de même quelques limites. En effet les personnels des entreprises utilisent un WEBEDI ponctuellement dans la journée pour relever les messages reçus et envoyer des messages. Ces opérations sont effectuées par saisie directe, le plus souvent par export et import de fichiers texte ou CSV.

De fait, les limites d’un WEBEDI sont :

  • Le niveau d’intégration recherché avec le donneur d’ordre, s’il est nécessaire de communiquer en temps réel et à flux continu avec le donneur en temps réel, un WEBEDI n’est pas la solution ; c’est souvent le cas pour la sous-traitance industrielle, le transport et la logistique.
  • Des volumes de messages très importants pour lesquels des traitements en mode batch avec des imports et exports de fichiers n’est pas fiable.

Le WEBEDI un « service Cloud » pour tous ?

Un WEBEDI est une solution EDI dans le cloud. De ce fait opter pour un WEBEDI c’est bénéficier immédiatement des avantages du Cloud :

  • La maîtrise des budgets,
  • Un hébergement sécurisé,
  • Une adaptation en temps réel aux besoins de l’entreprise,
  • Une facilité pour un travail collaboratif, tout particulièrement quand le télétravail en entreprise se généralise.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs flux. En effet, la révolution de la mise en place du 1er WEBEDI (Labellisé par GALIA) par ses soins a été une avancée majeure pour tous les donneurs d’ordre et leurs partenaires commerciaux. Si le sujet vous intéresse n’hésitez pas à consulter l’article sur la mise en œuvre de l’EDI ou celui sur la norme EDIFACT.

Quelles différences entre EDI partagé et WEBEDI ?

EDI partagé ou Web EDI ? Voilà une question que les DSI se posent quand leurs partenaires leur demandent d’échanger en EDI. Parmi les solutions EDI proposées par les prestataires EDI, deux solutions sont assez proches : le WEBEDI et l’EDI SaaS. Leurs points communs, la facilité de mise en œuvre et l’hébergement mutualisé. Dans cet article nous allons voir quelles sont les différences dans leurs modèles mais également leurs avantages et inconvénients respectifs.

WEBEDI et EDI partagé deux modèles différents

EDI partagé ou EDI en SaaS ?

Un EDI partagé est un EDI SaaS, c’est-à-dire un EDI hébergé et mutualisé. De fait les fonctionnalités EDI, la traduction, le routage des messages, sont hébergés par le prestataire EDI et mutualisés entre plusieurs utilisateurs.

Un EDI partagé est un EDI intégré c’est-à-dire qu’il communique avec les logiciels métiers de l’entreprise (Gestion Commerciale, Comptabilité, TMS Transport Management System, WMS Warehouse Management System, ERP…).

Une mise en œuvre qui nécessite plusieurs éléments

Il faut tout d’abord de l’ingénierie informatique pour rendre communicants les logiciels avec la passerelle EDI. Dans un deuxième temps, il faudra penser aux paramétrages utilisateurs, et tout particulièrement la mise à jour des données. Ces données doivent être au format attendu et permettre les automatismes et les échanges : codification produit, code lieu fonction (GMN, Global Location Number), etc… ,

Ensuite, il faudra des contrats InterChange avec chaque partenaire EDI. En effet, le contrat InterChange précise les modalités de fonctionnement des échanges électroniques et les différents messages échangés entre les partenaires commerciaux.

Pour finir, il convient de réaliser des tests unitaires d’échanges électroniques de documents avec chaque partenaire EDI avant de passer en production.

Intégration de l’EDI

Les envois et réceptions des messages se pilotent au travers des différents logiciels communicants avec la passerelle EDI. Selon le niveau d’intégration de l’EDI le suivi des messages transmis (en attente, réceptionné, en erreur) est une fonctionnalité dans le logiciel métier ou bien l’extranet du prestataire EDI.

Le modèle de facturation est un abonnement. De même une tarification au volume en nombre de messages ou en poids est habituellement la norme.

Qu’est-ce que le WEB EDI ?

Un WEBEDI est un portail WEB, internet ou extranet.

Le WEBEDI est en fait le portail WEB d’une solution EDI hébergée ou sur site. Sur les pages WEB du portail les messages EDI sont affichés en clair. Des formulaires intelligents permettent la saisie et la modification des messages EDI (commandes ORDERS, avis de livraison DESADV, factures INVOICES)

Quelles sont les fonctions d’un WEB EDI ?

Les fonctions principales d’un WEBEDI sont :

  • La réception de messages EDI qui pourront manuellement être exportés en fichiers texte ou csv pour être intégrés dans des logiciels de gestion,
  • L’envoi de messages EDI soit saisis manuellement soit importés à partir de fichiers.

Selon les prestataires EDI les WEBEDI disposent de fonctionnalités de traçabilité des documents, d’archivage et aussi de factures dématérialisées.

WEBEDI et EDI partagé les avantages et les inconvénients de chaque solution EDI

« Choisir un EDI partagé, c’est mener un projet d’entreprise » Il faut ainsi peser le pour et le contre vis à vis de votre besoin et des évolutions futures de votre entreprise.

Les avantages d’un EDI partagé vs un WEBEDI

L’intégration au Système d’information de l’entreprise. Les logiciels communicants avec la passerelle EDI permettent :

  • D’automatiser les processus métiers en supprimant toutes les ressaisies et les manipulations de fichiers d’export et d’import,
  • D’échanger en temps réel et en flux continu avec les partenaires EDI,
  • De traiter des volumes importants de messages.

Les inconvénients de l’EDI partagé :

  • Un temps de mise en œuvre important,
  • Pour chaque nouveau partenaire EDI l’obligation d’effectuer les tests unitaires d’échanges électroniques,
  • Des mises à niveau lors de modifications de standards EDI, exemple l’ajout de segments dans un message,
  • Suivi des obligations réglementaires et légales, exemples : les mises à jour des mentions obligatoires sur les documents commerciaux et les factures,
  • Lors d’évolutions ou de changements de logiciels métiers dans l’entreprise, il est nécessaire de reprendre les connexions avec la passerelle EDI et de refaire des tests,
  • Un investissement initial qui va dépendre essentiellement du niveau d’intégration avec les logiciels métiers en production,
  • Un budget de fonctionnement plus élevé du fait de l’abonnement à un réseau VAN (Value Added Network) et du support auprès du prestataire EDI et des éditeurs de logiciels métiers.

« Choisir un WEBEDI, c’est souscrire un abonnement à un service »

Les avantages d’un WEBEDI vs un EDI partagé :

Un WEBEDI permet de disposer immédiatement d’une solution EDI opérationnelle. Le premier message EDI saisi sur le portail est en état d’être envoyé à son destinataire : le formulaire intelligent de saisie évite les erreurs, et la plateforme qui héberge les formulaires envoie directement les informations au service EDI pour la traduction et le routage vers le destinataire.

Les avantages du Web EDI :

  • La facilité de mise en œuvre qui ne nécessite pas d’ingénierie,
  • La simplicité d’utilisation, il s’agit de pages WEB,
  • La possibilité de répondre immédiatement à la demande d’un partenaire pour échanger électroniquement avec lui, un avantage concurrentiel important pour travailler avec la Grande Distribution,
  • Une solution accessible de partout, toujours à niveau tant pour les standards EDI utilisés que les réglementations,
  • Un accès à des fonctionnalités avancées (selon les prestataires) pour la gestion des messages et des documents électroniques : impression, dématérialisation fiscale, archivage légal, import, export, etc…
  • La possibilité d’évoluer facilement vers une solution EDI partagée quand les volumes échangés augmentent.

Les inconvénients du WEB EDI :

Les inconvénients sont l’absence de communication entre la passerelle EDI et les logiciels de Gestion type ERP de votre entreprise. Cela restreint votre accès à tous les avantages de l’EDI :

  • Suppression de toutes les ressaisies,
  • Automatisme des processus métiers,
  • Et lors de montée en charge des volumes de messages reçus et expédiés il sera alors nécessaire de migrer d’un WEBEDI vers un EDI partagé.

En conséquence le WEBEDI est une solution qui a de nombreux avantages. Notamment dans la souplesse et la rapidité de mise en œuvre et même le prix. Néanmoins, lorsque les volumes de messages augmentent il faudra anticiper une migration vers un EDI en SaaS, notamment pour faire face aux demandes des partenaires EDI.

Depuis plus de 30 ans, Tenor accompagne les entreprises dans la mise en œuvre de leurs EDI. Découvrez nos solutions EDI (WEBEDI / SAAS / ONPREMISE) ou contactez nos experts afin de calibrer votre projet EDI.

Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à découvrir cet article sur la norme EDIFACT ou encore sur les API dédiées à l’EDI.

Qu’est-ce que la norme EDIFACT ?

EDIFACT, la boite à outils de l’EDI.

La norme EDIFACT est faite pour sécuriser et accélérer leurs échanges commerciaux. En effet, les entreprises communiquent, échangent leurs documents commerciaux au format EDI avec les fournisseurs et sous-traitants de leur Supply-Chain. Il peut aussi s’agir de logisticiens, de distributeurs et de leur réseau BtoB. Les informations sont transférées directement du système informatique de l’entreprise (ERP, PGI) aux systèmes informatiques de leurs partenaires industriels et commerciaux (Gestion commerciale, Gestion de production, MES, TMS, WMS).

Pour que cette communication puisse fonctionner 24h/24, 7J/7, être efficiente il est nécessaire que les systèmes d’information de chaque entreprise communiquent entre eux selon des règles strictes et communes. C’est tout l’objet de la norme EDIFACT.

EDIFACT est un acronyme anglais signifiant : Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Traduit en Français par Échange de données informatisé pour l’administration, le commerce et le transport. Cette norme mise en place par les Nations Unies définie les règles d’interopérabilité des messages EDI en spécifiant les contenus et leur syntaxe.

https://fr.wikipedia.org/wiki/%C3%89change_de_donn%C3%A9es_informatis%C3%A9es_pour_l%27administration,_le_commerce_et_le_transport

Que représente la norme EDIFACT ?

Selon les filières d’activité, selon les zones régionales, différents standards EDI à partir de la norme EDIFACT ont été élaborés, publiés et adoptés en prenant en compte les particularités sectorielles de chacun : EDI Automobile en France et en Europe avec GALIA et ODETTE, EDI EANCOM pour l’EDI Grande Distribution avec GS1.

La norme EDIFACT une norme EDI

Une norme EDI définie des règles pour cadrer l‘information échangée : spécifier quelles informations, dans quel formatage et à quel endroit elles doivent être placées dans un message EDI. Ainsi, la transmission EDI entre entreprises devient entièrement automatisée.

Fin des années 1980, début des années 1990, le CEFACT-ONU, dont la mission principale est la facilitation du commerce international, a élaboré et publié la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).

La norme EDIFACT est un ensemble de règles de syntaxe qui définissent : une structure hiérarchique et répétitive du message EDI, une enveloppe identifiant l’expéditeur et le destinataire dans laquelle sont placés les messages. Et de plus la norme EDIFACT propose une bibliothèque de plus de 200 messages standards pour l’échange de documents commerciaux électroniques entre entreprises. Les plus connus étant les ORDERS, DESADV, INVOIC, HANMOV, PROCAT, etc…

Cette publication a été rapidement un succès : élaborée au niveau international, publiée et mise à jour régulièrement, adoptée par un très grand nombre des acteurs économiques dans l’industrie et le commerce, entreprises et organismes de normalisation.

La boite à outils des organismes sectoriels

De fait la norme EDIFACT est devenue la boite à outils de l’EDI des organismes sectoriels de normalisation tels GALIA, ODETTE, GS1, de toutes les organisations privées et publiques qui souhaitent mettre en place des échanges électroniques de leurs documents.  Ils se conforment aux règles de syntaxe de la norme EDIFACT et s’approprient les messages standards EDIFACT en les enrichissant selon leurs besoins spécifiques. GALIA et ODETTE ont migré l’EDI Automobile à la norme EDIFACT.

Le résultat a été de passer de normes propriétaires par zones régionales, par secteurs d’activité, à une norme commune à tous les secteurs d’activité, plébiscitée par les organismes sectoriels de normalisation et adoptée par une très grande majorité d’entreprises.

Les prestataires EDI, indépendants des services informatiques des grandes entreprises, ont ainsi contribué au déploiement rapide de l’EDI dans les petites et moyennes entreprises, leur ont permis de travailler avec les grands donneurs d’ordre. Les ERP, PGI des grandes entreprises ont pu facilement et directement lier des documents avec les Gestions Commerciales, TMS, WMS de leurs Supply-Chain et réseaux autres commerciaux. De même, les grandes entreprises ont ainsi accéléré l’intégration de nouveaux partenaires à leurs réseaux.

Une norme de base pour tous les secteurs d’activité

La force de la norme EDIFACT est son adaptabilité aux besoins spécifiques de toutes les branches d’activité. Elle est le standard le plus largement utilisé en France et en Europe :

  • L’EDI Automobile où les travaux de GALIA et ODETTE ont fortement contribué au succès de l’EDIFACT. Ainsi, elles couvrent l’ensemble des échanges entre constructeurs, équipementiers et logisticiens.
  • La norme EDIFACT est aussi la base des standards EANCOM qui définissent l’EDI Grande Distribution. Il s’agit d’échanges dans le monde de la grande distribution : commerces, industriels, transporteurs.
  • La plupart des normes EDI sectorielles ont migré à la norme EDIFACT : secteur Agricole, secteur Public, … en l’enrichissant de leurs particularités.

L’EDI EDIFACT a contribué à la dématérialisation des documents commerciaux et à l’interopérabilité des systèmes d’information.

Quel futur pour la norme d’échange de données ?

Aujourd’hui, le langage XML devient la nouvelle référence pour structurer et échanger de l’information. En effet, il est mieux adapté pour interagir avec les nouvelles technologies émergentes de la Supply-Chain : Internet des Objets et Intelligence Artificielle.

Il est aussi plus utilisé que la norme EDIFACT dans certaines régions du monde (Pacifique, Asie) et se pose en concurrence d’EDIFACT dans l’échange de documents commerciaux.

Une migration de la norme EDIFACT vers XML ?

Pour le moment la norme EDIFACT est toujours d’actualité :

  • La norme EDIFACT est régulièrement mise à jour pour prendre de nouveaux besoins fonctionnels et intègre ainsi régulièrement de nouvelles informations et de nouvelles spécificités sectorielles.
  • Et aussi le secteur Automobile et la grande Distribution ont réalisé d’importants investissements dans l’EDI à la norme EDIFACT à la grande satisfaction de tous les acteurs de leur filière respective. Investissements productifs donnant toute satisfaction d’utilisation et qu’ils souhaitent pérenniser dans le temps.

Les normes EDI EDIFACT et XML cohabitent : EDIFACT reste la norme de la dématérialisation des documents commerciaux dans les échanges interentreprises. Néanmoins, pour de nouveaux projets intégrant de nouvelles technologies avec de nouveaux partenaires on choisit souvent le format XML.

Depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne pour la mise en place de la Norme EDIFACT dans vos échanges de donnée informatisés. Découvrez cet article sur l’EDI pour approfondir le sujet ou bien celui sur les types de fichiers EDI. De même, prenez contact avec nos expert EDI pour identifier votre besoin.


DESADV D96A : GALIA met à jour le profil AVIEXP en version 5.3

Fin février, Galia a publié un nouveau profil pour le DESADV D96A, l’avis d’expédition 5.3 (AVIEXP V5.3). RENAULT et Groupe PSA ont confirmé leur intérêt de déployer en priorité l’intégration de ce nouveau profil qui permet d’intégrer tous les éléments d’emballages durables dans le message AVIEXP/DESADV D96A.

En effet, ce nouveau profil permet, en plus de la description de l’expédition, de transmettre tous les éléments d’emballages durables : palettes, coiffes, intercalaires, emballages (pleins et vides de calage) et tous les accessoires.

Comment intégrer tous les éléments d’emballages durables dans le message AVIEXP/ DESADV D96A

Il s’agit de transmettre l’ensemble des informations concernant les emballages et accessoires durables d’une expédition dans un nouveau bloc CPS (3 outer) en fin de message, après les CPS (1 inner).

Les éléments d’emballages durables transmis représentent une vue complète récapitulative de l’ensemble des emballages qu’ils soient pleins ou vides. De même, les accessoires seront pris en compte. Néanmoins, les éléments d’emballages perdus (cartons…) ne sont pas gérés et ne doivent par conséquent pas être transmis dans la nouvelle boucle CPS (3). Seuls les éléments d’emballages durables sont pris en compte.

Pour plus de flexibilité et selon les besoins des constructeurs, pour le profil GALIA AVIEXP V5.3 deux cas d’usages sont prévus.

La description des emballages (vides et pleins) et accessoires sans lien à l’UM dans le DESADV D96A

  • Il s’agit de lister le nombre d’emballages vides et accessoires durables par types pour l’ensemble de l’expédition.
  •  Règles de gestion :
    – Une boucle CPS (3) par expédition,
    – Vue complète récapitulative,
    – En cas d’UMS, rappel du type d’UC=type UMS dans la boucle CPS (3).         

Description des emballages (vides et pleins) et accessoires avec lien à l’UM

  • Il s’agit de lister le nombre d’emballages vides et accessoires durables par type pour chaque UM expédiée dans une expédition.
    • Règles de gestion :
      – Une boucle CPS (3) par UM
      – Générer le N° de l’UM sous le dernier PAC de la boucle CPS (3)
      – En cas d’UMS :
         o Rappel du type d’UC = type UMS dans la boucle CPS (3)
         o N° d’UM = N° d’UC

Suis-je concerné par le nouveau profil GALIA de l’AVIEXP V5.3 ?

Cette nouvelle version de profil GALIA de l’AVIEXP V5.3 représente une évolution du profil actuel V5.2 de l’AVIEXP des pièces (DESADV D96).

Donc, si vous envoyez des avis d’expédition soit par EDI ou WebEDI, soit à Renault ou à Peugeot Citroen PSA, cela vous impactera. Tous les fournisseurs en vie série de Renault SA et de PSA Groupe sont concernés à terme par cette évolution, qui devrait être déployée progressivement à partir du troisième trimestre 2020. Nous vous recommandons donc d’anticiper ce changement pour garantir la bonne continuité de vos flux EDI avec les constructeurs français.

Une fois en place, cette mise à jour va permettre une amélioration de la traçabilité des flux d’emballages durables, une simplification de vos processus de gestion et une réduction des coûts de gestion. Votre prestataire de service EDI est votre interlocuteur privilégié pour vous aider à mener à bien ce projet dont il convient de ne pas négliger le caractère sensible et techniquement complexe, et qui requiert une collaboration étroite avec Renault SA et PSA Groupe.

#MakeYourEDISimple Vous utilisez les solutions EDI ou TENOR EDI Services ? N’hésitez à contacter nos Ingénieurs Commerciaux pour en savoir plus. Vous êtes utilisateur d’eCar Web EDI ? Votre solution sera automatiquement mise à jour pour être compatible avec cette nouvelle version sans intervention de votre part.



Tenor vous accompagne dans la mise en place et la modification de vos DESADV D96A. Contactez-nous afin de lancer votre migration dès que possible.

L’EDI grande distribution un outil indispensable pour le secteur

L’EDI grande distribution a été l’une des avancées majeures du secteur de la grande distribution. En effet, les entreprise du secteur sont des pionniers en terme d’EDI (échanges de données informatisés). En effet, depuis plus de 30 ans, on y remplace les documents papier par les échanges électroniques pour maîtriser les coûts et rationaliser la chaîne d’approvisionnement.

Découvrez comment le secteur de l’industrie utilise l’échange de données informatisé et quels sont ses challenges de demain.

Les particularités du secteur de la grande distribution

Les contraintes du secteur de la grande distribution

Les grandes surfaces et les grandes surfaces spécialisées ont une structure de supply chain unique. De fait, la gestion des stocks et la rapidité des ventes sont autant de points importants. De même, la gestion d’une multitude de références, le volume des transactions, l’importance de la disponibilité en magasin, la gestion de la demande incertaine et l’obligation de traçabilité des produits alimentaires et des marchandises périssables. Tous ces éléments sont autant de contraintes nécessitant efficacité et flexibilité dans le processus métiers et l’EDI grande distribution.

Dans la grande distribution, le moindre retard ou accroc dans la chaîne d’approvisionnement affecte directement le niveau de service auprès du client final.

Un secteur pionnier dans l’EDI

Ce secteur a été l’un des premiers à automatiser les échanges de documents, commandes et factures clients, parfois par le biais de centrales d’achats. Celles-ci ont favorisé l’émergence de l’EDI grande distribution.

Par la suite, l’automatisation de la réception des avis d’expédition électroniques a été la solution pour désengorger les quais de réception des entrepôts suite à l’augmentation de la fréquence des livraisons.

La généralisation des flux EDI grande distribution a permis de gagner du temps et de mieux connaître l’état des stocks. En conséquence, la réactivité de l’entreprise face aux imprévus s’est grandement améliorée.

Pour que l’ensemble des échanges commerciaux fonctionne parfaitement, l’un des enjeux importants de ce secteur d’activité est la synchronisation globale des données, appelée GDS (global data synchronisation).

Chaque fournisseur doit fournir un fichier référence de ses marchandises avec toutes les informations sur les produits, les codifications, les autorisations, les prix et les promotions.

Les scénarios EDI grande distribution utilisés dans le secteur

Un scénario EDI classique

Le scénario EDI classique entre la grande distribution et ses fournisseurs est l’envoi des bons de commande (ORDERS EDIFACT) et la réception des bons de livraison (DESADV EDIFACT) et factures (INVOIC EDIFACT) correspondants.

En Europe, la norme EDIFACT est la plus généralement utilisée dans les industries. GS1 a pour mission de gérer la mise en œuvre globale des codes-barres dans les messages standardisés.

Dans le cas du cross-docking, le fournisseur doit livrer à un seul entrepôt des produits regroupés en lots distincts et destinés à des lieux finaux différents. On utilise alors des commandes et avis d’expéditions allotis.

NOTA BENE : les commandes alloties sont aussi adressées par voie électronique dans le format EDI ORDERS (et DESADV pour les avis d’expédition correspondants).

Le message DESADV est le message clé pour la traçabilité alimentaire. Il permet de rapprocher chaque palette des numéros de lots et des dates limites de consommation.

NOTA BENE : concernant la facturation électronique, la dématérialisation fiscale, possible grâce à un système informatique adapté, est largement répandue dans ce secteur. En effet, elle répond aux besoins de traitement et d’archivage de gros volumes de documents, à moindre coût.

Focus sur la gestion partagée des approvisionnements en EDI grande distribution

La GPA (gestion partagée des approvisionnements) est une forme d’organisation dans laquelle les prestataires logistiques s’occupent conjointement de la gestion des approvisionnements.

La GPA permet une approche collaborative de la gestion de la chaîne logistique avec une diminution des niveaux de stocks, des délais d’approvisionnement et du coût total de la supply chain. 

On trouve deux variantes à la GPA :

  • le VMI (Vendor Managed Inventory) : le fabricant assure seul la responsabilité du réapprovisionnement en fonction des données de ventes qui lui sont transmises. C’est le mode d’approvisionnement principal dans le secteur particulier du retail ;
  • le CMI (Co-Managed Inventory) : le fournisseur propose au distributeur un réapprovisionnement suivant des règles préalablement établies, mais l’approbation du distributeur est obligatoire avant toute livraison.

NOTA BENE : les messages EDI utilisés en GPA sont les inventaires de stock (INVRPT) et données de vente (SLSRPT). Le fournisseur propose ensuite un approvisionnement via une ORDER proposition et reçoit en retour une ORDER confirmation.

Quel avenir pour l’EDI grande distribution ?

Evolution des habitudes des consomateurs

Recul des hypermarchés, développement du e-commerce, explosion des drives et des magasins de proximité, livraison à domicile, crises sanitaires, gaspillage alimentaire, demande de transparence… Les enseignes sont constamment contraintes de se réinventer, notamment côté web.

Pour faire face à ces nouveaux défis, il est important de disposer, au moment où l’on en a besoin, d’informations complètes, fiables et à jour concernant les produits.

Côté solution EDI grande distribution, cela signifie enrichir les informations des produits de grande consommation et les rendre plus qualitatives.

Mise en place d’une supply chain fiable, performante et réactive

Dans toutes les mutations qui les attendent, les entreprises de la grande distribution devront aussi pouvoir s’appuyer sur une supply chain fiable et flexible. Ceci va naturellement vers la mise en place de protocoles de communication et des partenariats plus étroits entre fournisseurs et distributeurs.

Récupérer automatiquement les états de stocks des fournisseurs et communiquer avec eux via internet et des solutions Web sont des pistes d’évolutions futures.

L’EDI est majoritairement utilisé par les acteurs du secteur et s’approche de son degré maximal de maturité. Face à la complexité accrue des chaînes logistiques et au besoin d’une transmission de données en temps réel, l’heure est peut-être venue de franchir un nouveau cap et de se tourner vers un domaine plein de promesses : la blockchain.

L’objectif des acteurs de la grande distribution et de leurs fournisseurs est de fournir aux clients finaux le bon produit, au bon endroit, au bon moment et au bon prix. Cela ne serait pas possible sans des échanges B2B informatisés et efficaces, qui sont aussi la clé pour répondre aux défis du futur.

Expert de l’EDI dans le marché de l’automobile, Tenor est aussi un acteur majeur de l’EDI grande distribution. Si le sujet vous intéresse consultez cet excellent article sur l’EDI logistique et la Supply Chain. De même contactez nos équipes pour calibrer votre projet.


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