Supplier EDI Onboarding ou comment embarquer l’ensemble de vos fournisseurs en EDI ?

Entamer une démarche de Supplier EDI Onboarding (déploiement EDI fournisseurs) est un atout stratégique pour vos échanges commerciaux. En effet, le fait d’échanger des données de manière informatisée via des documents dématérialisés, comme des factures numériques par exemple, comporte un avantage considérable pour votre entreprise. Votre gestion commerciale est facilitée grâce à des solutions logicielles innovantes. C’est le cas, par exemple pour la dématérialisation des factures.

Entrer dans une démarche Supplier EDI Onboarding ne se résume pas à un choix technique de solution EDI. Voici quelques pistes pour transformer cette démarche en une vraie success story.

Les enjeux d’un déploiement réussi

Mettez en place de flux EDI fournisseurs

Mettre en place les flux EDI fournisseur, c’est bien. Mais déployer les échanges électroniques avec l’ensemble de vos fournisseurs, petits et grands, et automatiser 100% des échanges de documents du processus purchase-to-pay, voilà un moyen significatif de gagner du temps et de réduire les coûts dans votre entreprise.

Pour bénéficier des gains de l’EDI achat, il faut viser le déploiement de tous les fournisseurs : c’est le processus « Déploiement EDI fournisseurs » ou Supplier EDI Onboarding .

Augmentez les bénéfices de l’EDI en systématisant le déploiement EDI fournisseurs

L’Echange de Données Informatisé maximise ses bénéfices lorsque le nombre de transactions et de messages entre interlocuteurs augmente. Plus le nombre de messages échangés et de partenaires est important, plus les avantages sont significatifs pour votre entreprise.                             

Les avantages sont d’autant plus importants que les transactions sont nombreuses et que les messages déployés sont pertinents pour votre entreprise. 

Conseil : pensez à l’ensemble des documents papier échangés avec vos fournisseurs, de l’envoi des bons de commande à la réception des bons de livraison et des factures électroniques, voire même à la dématérialisation fiscale.

Rationalisez les phases de déploiement

La phase de déploiement doit être simple, efficace et rapide pour économiser les efforts auprès de vos équipes et trouver rapidement la rentabilité attendue.

La vitesse d’intégration des fournisseurs est le facteur important de la réussite de votre projet.

Une fois votre plateforme EDI prête, les étapes suivantes doivent être systématiques avec chaque fournisseur : plan de communication, enregistrement et connexions, tests de conformité, certification pour chaque scénario, phase de double flux (papier et voie électronique) et enfin phase de production.

Il est important de choisir des outils qui permettent un suivi efficace et le paramétrage simple de chaque fournisseur au cours du déploiement.

Conseil : l’accompagnement de votre service Achat est indispensable pour la réussite de ce projet d’entreprise.

Les clés du succès du Supplier EDI Onboarding

Voici quelques idées pour transformer votre déploiement EDI fournisseur en véritable onboarding.

Les guidelines EDI

Construisez votre cahier des charges EDI. Diffusé à vos fournisseurs en amont du déploiement, il évitera les incompréhensions et simplifiera les phases de test.

Il peut être constitué d’un contrat d’interchange, document contenant les types de message utilisés, la fréquence, les protocoles de communication possibles, les identifiants, les procédures de back-up.

Vos guidelines EDI doivent décrire par message le format standard choisi, le format EDI attendu ainsi que les données obligatoires pour votre système d’information.

Conseil : faites apparaître les différents scénarios fonctionnels et la syntaxe EDI correspondante dans vos spécifications.

Les plans de communication de votre Supplier EDI Onboarding

La communication est une étape majeure pour réussir votre onboarding. Elle mérite une préparation soignée pour expliquer à vos fournisseurs les bénéfices qu’ils pourront eux-mêmes retirer de la mise en place de l’échange électronique des données, et ce que vous attendez d’eux. Dans le cadre de votre projet de déploiement EDI fournisseurs (Supplier EDI Onboarding).

Le plan de communication doit être adapté aux différentes vagues de déploiement.  Après avoir évalué le potentiel fournisseur global, regroupez les fournisseurs par chiffre d’affaire et volume de transaction et privilégiez d’abord les fournisseurs stratégiques.

Conseil : communiquez plusieurs fois, au fur et à mesure de l’avancement du déploiement.

Les plateformes d’autotest

En fonction du nombre de fournisseurs impliqués, il peut être pertinent de prévoir la mise en place de plateformes d’autotest comme celles d’Amazon ou de Wolkwagen. Ces plateformes de certification permettent aux fournisseurs de tester eux-mêmes la réception et la syntaxe du message EDI.  

Un rapport d’erreur est automatiquement généré si la syntaxe est incorrecte, permettant ainsi à l’émetteur du message d’apporter les corrections nécessaires sans solliciter l’équipe de déploiement côté client. Grace à ce système de vérification, l’intégration est assurée avant le feu vert pour passage en production.

Conseil : préparez quelques messages de test (un par scénario fonctionnel) qui permettront à vos fournisseurs d’optimiser leur phase de certification.

Proposer une alternative en Web EDI

Votre objectif est d’automatiser le traitement de toutes les transactions de vos fournisseurs en EDI. Cependant, certains ne sont pas équipés en EDI, notamment les petites entreprises. En leur offrant la possibilité de consulter ou de saisir leurs documents commerciaux via une solution logicielle, sur un portail web, vous bénéficiez de l’automatisation des échanges avec votre système informatique via internet, et cela quel que soit le fournisseur.

Conseil : grâce à un web EDI, intégrez immédiatement l’ensemble des documents dans votre ERP. L’apport est immédiat pour vos utilisateurs et le déploiement EDI peut continuer indépendamment.

Une équipe onboarding dédiée

Pour assurer le succès du déploiement, une équipe dédiée doit assurer le suivi des fournisseurs et garantir que les exigences soient respectées. Ce rôle peut être assuré au sein de votre entreprise ou délégué auprès de votre prestataire EDI.

Conseil : économisez du temps et des efforts en confiant vote Supplier EDI Onboarding (Déploiement EDI fournisseurs) à un partenaire qui facilitera le processus et garantira le respect des délais.

Les entreprises parient sur les flux B2B pour gagner en efficacité, compétitivité et réduire les coûts dans la chaîne d’approvisionnement. Pour réussir et avoir tous les gains de l’EDI, la méthode de déploiement est importante : agilité, efficacité et rapidité en sont les piliers.

Tenor accompagne ses clients depuis plus de 30 ans dans le déploiement de leurs EDI fournisseur à l’instar de son service EQP qui assure la validation, et l’homologation des fournisseurs. Contactez nos experts pour lancer votre projet de Supplier EDI Onboarding.


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Les différents types de fichiers EDI

Les fichiers EDI sont la base de vos échanges commerciaux. En amont ou en aval de la plateforme EDI, l’envoi de fichiers est le principe de base de l’Échange de Données Informatisé. La dématérialisation de vos données est un moyen très efficace pour simplifier vos tâches administratives.

Des fichiers plats tout simples aux fichiers structurés normés, il existe une multitude de formats électroniques pour échanger vos documents commerciaux. Faisons le tour des principaux d’entre eux.

Fichiers EDI, les formats simples : les fichiers plats

Qu’est-ce qu’un fichier plat?

Les fichiers plats (de l’anglais flat file) représentent le format le plus universel des fichiers EDI pour échanger des données.

Ce type de fichier EDI contient plusieurs enregistrements. Les lignes d’entête sont dédiées aux informations du document entier. Les lignes de détail au détail du document commercial, comme les lignes des factures ou des commandes.

La définition du caractère de fin de ligne est différente selon les systèmes d’exploitation Unix ou Windows.

Conseil : pour la bonne reconnaissance des fichiers entre des systèmes d’exploitation différents, pensez à effectuer une conversion lors du transfert du fichier.

Les fichiers plats variables

On parle de fichier plat à taille variable (ffv) lorsque les données sont séparées les unes des autres par un caractère particulier comme le point-virgule, la ligne verticale (|) ou la tabulation. Le format CSV en est l’exemple le plus connu.

Le document de spécification d’un fichier plat à taille variable décrit chaque type de ligne, avec la séquence des champs de données, leur type numérique (ou alphanumérique) ainsi qu’avec le contenu.

Conseil : attention à ne pas confondre fichier de type CSV et tableur Excel (.xls). Ce dernier est un format propriétaire qui n’est pas un fichier plat. Il est difficilement interprétable par une plateforme EDI.

Le fichier plat fixe

Lorsque chaque champ a un nombre de caractères prédéterminé, il n’est pas nécessaire de séparer les données par un caractère séparateur. On parle alors de fichier plat fixe (ou pf). C’est le cas d’un des deux formats possibles des iDocs du progiciel SAP.

Un fichier plat fixe doit être accompagné d’une description complète contenant la position, la longueur, le type (numérique ou alphanumérique) ainsi que le contenu de chaque champ de données.

Conseil : veillez à ne pas utiliser le caractère séparateur dans les données d’un fichier plat à taille variable. Par exemple une virgule placée dans un champ adresse serait interprétée comme un séparateur et décalerait toute la lecture du fichier.

L’intérêt des fichiers plats est leur facilité d’importation ou d’exportation, mais ils sont aussi souvent de petite taille, et allègent les volumes des transactions informatisées. On les utilise surtout à l’entrée ou à la sortie du système d’information.

Les fichiers d’interfaces des logiciels ERP comme SAP, CEGID ou SAGE sont des fichiers plats.

Les fichiers EDI structurés normés

Un des formats qui vient à l’esprit lorsque l’on parle de flux EDI est l’XML : les données sont présentées à l’aide de balises et de règles que l’on peut personnaliser.

Les balises XML structurent de manière hiérarchisée les données d’un fichier.

.Le XML est relativement simple et mais aussi extensible et configurable afin que n’importe quel type de données puisse être décrit. Certaines organisations ont proposées des standards :

Factur-X est un nouveau standard de facture électronique basé sur un fichier PDF lisible attaché à un fichier sous format XML.

Conseil : prenez garde à la taille des fichiers XML, qui peut rapidement être beaucoup plus importante qu’un fichier EDI comparable. 

Mais comment ne pas évoquer les normes EDI lorsque l’on parle d’échanges électroniques ?

Les différentes normes et standards EDI

En effet, ces normes EDI permettent d’échanger des documents dans un langage commun standardisé et assurent ainsi l’interopérabilité.

Un document EDI contient des éléments de données et des codes descriptifs écrits sous formes de segments. Le tout est groupé dans des enveloppes. L’ensemble est mis en forme selon des règles de syntaxe et de vocabulaire de la norme EDI choisie.

Les normes EDI ont été conçues pour bien prendre en compte les besoins de chaque branche d’activité.

La norme UN/EDIFACT

La norme UN/EDIFACT est largement utilisée en Europe et couvre une large gamme de messages standardisés pour l’échange de documents commerciaux dans de nombreux secteurs comme le retail ou l’industrie.

L’EANCOM est un sous ensemble de l’EDIFACT et GS1 est l’organisme de standardisation.

Les messages EDIFACT les plus utilisés sont l’ORDERS (commande), DESADV (avis d’expédition) et l’INVOIC (la facture).

Quant est-il de l’ANSI?

Le standard ANSI ASC X12, lui, est essentiellement utilisé aux Etats-Unis et Canada.

En ANSI X12, on retrouve le message 850 pour les bons de commande, le message 856 pour les bons de livraison et le message 810 pour les factures électroniques.

A propos du standard ODETTE

Par ailleurs, le standard ODETTE (messages DELINS, CALDEL, AVIEXP ou INVOIC) avait été développés pour améliorer les échanges entre partenaires du secteur automobile. En Europe il a été progressivement remplacé par la norme UN/EDIFACT (messages DELFOR, DELJIT, DESADV ou INVOIC).

Dans l’industrie automobile européenne, l’organisation ODETTE et les associations nationales (GALIA, VDA, ODETTE SWEDEN, …) proposent des recommandations EDI s’appuyant sur les standards ou la norme UN/EDIFACT.

  • Le message de livraison en flux tendus DELJIT, équivalent au message ODETTE CALDEL et 830 en ANSI X12.
  • Le message de prévision de livraison DELFOR, équivalent au message ODETTE DELINS et 862 en ANSI X12.

GALIA, l’organisme de normalisation du secteur automobile.

Parmi les normes EDI, il y a aussi le SWIFT (secteur bancaire), le TRADACOMS (spécifique Royaume-Uni) et le VDA (format standard particulier à l’industrie automobile allemande).

Fichiers plats, XML, EDI… vous savez, à présent, tout sur les différents types de fichiers possibles pour échanger des informations électroniquement. C’est pratique, aussi bien pour l’automatisation de vos factures (dématérialisation de factures), la traçabilité des documents envoyés par voie électronique, et pour la gestion de votre flux de données.

Reste à déterminer le format adéquat en entrée et en sortie de la solution EDI, en fonction de la technologie que vous utilisez mais aussi des usages de votre secteur d’activité.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne ses clients et partenaires dans la mise en place de fichiers EDI. Dans la même thématique, découvrez aussi cet excellent article sur la piste d’audit fiable en dématérialisation de factures. Vous pouvez aussi consulter cette page sur les services EDI proposés par Tenor. De même, et pour répondre à toutes vos questions n’hésitez pas à contacter nos experts.


API : une forme d’EDI en service web

L’EDI en service web est idéal pour faire communiquer des applications entre elles. Bien souvent, en tant que développeur web, on se pose la question d’utiliser des flux EDI standards ou bien des services web dédiés. Les deux approches se complètent bien. Ce petit tour d’horizon va vous aider à y voir plus clair afin d’effectuer le meilleur choix. Vous aurez également l’occasion de visualiser comment les implémenter concrètement pour votre site web, et générer, de cette manière, une meilleure expérience pour vos clients.

Qu’est-ce qu’une API et un service web ?

Qu’est-ce qu’une API?

Une API (Application Programming Interface) est une interface par laquelle un logiciel offre des services à d’autres logiciels. Elle permet l’appel de fonctions internes à une application pour qu’un programme puisse interagir et échanger avec un autre.

Lorsque cette action implique l’envoi de données par un réseau, les services web entrent en jeu.

Tous les services web sont des API mais toutes les API ne sont pas des services web.

Qu’est-ce qu’un service Web?

Un web service, ou service web en français, est un programme informatique qui permet la communication et l’échange de données entre des applications distantes, à travers Internet.

Ainsi les applications peuvent dialoguer et appeler des fonctions à distance, indépendamment des plateformes et des langages sur lesquels elles reposent.

Ce type de communication se base sur le principe standard des demandes et des réponses. Il s’effectue avec des messages au format XML principalement. HTTP est le protocole de communication le plus souvent utilisé.

Les services web peuvent être de trois types : SOAP (Simple Object Access Protocol), REST (Representational State Transfer) ou XML-RPC.

Astuce : l’utilisation du protocole http permet de s’affranchir des réseaux spécialisés payants.

Quand utiliser votre EDI en service web ?

L’EDI demeure le moyen le plus robuste et fiable pour échanger des données en masse entre des systèmes d’information différents. Avec les standards, on bénéficie d’un large choix de documents commerciaux déjà définis, en particulier dans les processus Order-to-cash, Purchase-to-pay et tout au long du cycle de la Supply Chain.

Pour les entreprises travaillant avec plusieurs prestataires logistiques, le déploiement des standards EDI évite le développement d’autant de services web que de portails distants.

En fonction de votre système d’information et des volumes d’échanges

Toutefois, en fonction des volumes de données et de la disparité des systèmes impliqués, votre architecture idéale fera sans doute appel à l’Échange de Données Informatisé complété par des services web.

Certains donneurs d’ordre ne laissent pas le choix en mettant en place des portails accessibles uniquement via leurs API.

A noter : des ERP comme CEGID ou MS Dynamics disposent nativement d’API pour échanger des données avec des logiciels externes.

Les services web donnent la possibilité d’effectuer des interactions globales. Ils apportent les fonctionnalités d’un portail et l’accès à de nouveaux types de transactions, souvent plus orientées utilisateurs.

Optimisez votre entrepôt (WMS) et votre transport (TMS) en ouvrant votre ERP vers l’extérieur et visualisez ce qui se passe. Vous pouvez consulter toutes les informations en temps réel. 

Les connexions via API se font en temps réel, sans plateforme intermédiaire : la visibilité sur les données est instantanée.

EDI en service web pour gérer les exceptions

Avec l’utilisation d’une API web, vous voudrez peut-être pouvoir gérer des exceptions avec vos clients, ce qu’il est difficile de configurer en EDI. Vous pouvez aussi afficher les informations de suivi d’expédition, rendues accessibles par votre prestataire logistique via son application web. Vous avez même la possibilité de récupérer les données du portail d’un fournisseur pour créer et alimenter des statistiques de niveau de service.

Conseil : l’utilisation des API d’un portail peut nécessiter de faire évoluer ses développements avec le cycle de vie du portail. Renseignez-vous auprès de votre partenaire sur les évolutions prévues à court ou moyen terme.

Exemple d’utilisation avec la plateforme Chorus

Chorus PRO est le portail public de l’Etat sur lequel transiteront progressivement l’ensemble des factures électroniques à destination du service public. Il s’agit là d’un portail mutualisé, pour tous les fournisseurs et toutes les administrations publiques.

L’objectif de l’Etat est de dématérialiser 100% des factures qui lui sont adressées selon un échéancier qui a démarré le premier janvier 2017 et qui s’est achevé le premier janvier 2020.

En EDI classique

En mode EDI classique, les fournisseurs de la sphère publique adressent les factures dématérialisées sous forme de fichiers normalisés, et reçoivent en retour un accusé émis par Chorus.

En web service

Par service web, vous obtenez en sus des informations concernant le suivi de la facture : il est possible de retrouver des factures selon une recherche multicritères, de récupérer la visualisation PDF générée par Chorus Pro et l’historique de traitement.

L’API de Chorus Pro permet une remontée d’informations plus complète vers votre outil de facturation, pour un meilleur suivi par vos utilisateurs. Les entreprises cherchent à apporter davantage de services à leurs clients. Dans ce contexte qui tend vers des écosystèmes informatiques de plus en plus ouverts et interopérables, les services web sont certainement le meilleur moyen de connecter deux applications.

Depuis plus de 30 ans Tenor vous accompagne dans la dématérialisation de vos factures et dans la mise en place de vos EDI en SaaS, en WebEDI ou même OnPremise. Parcourez sur cette page toutes nos solutions EDI. Re-découvrez aussi cet excellent article sur l’automatisation des factures pour Chorus Pro ou encore celui-ci sur le piste d’audit fiable. De même, n’hésitez pas à nous contacter afin de valider la faisabilité de votre projet.


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Déploiement EDI quelle stratégie adopter pour les sous-traitants?

Le déploiement EDI est un outil majeur de l’évolution de toute entreprise. en effet, vos clients désirent souvent mettre en place des flux EDI ou la dématérialisation des factures. Cela, afin d’échanger des données de manière informatisée. L’objectif est double : répondre à leurs demandes et viser un système EDI performant pour votre entreprise. On vous donne quelques conseils sur comment développer votre stratégie de déploiement EDI, et quels sont les pièges à éviter.

La logique des donneurs d’ordre et fournisseurs dans le déploiement EDI

D’une manière générale, le donneur d’ordre est la personne ou l’entité qui prend l’initiative d’une opération de déploiement EDI.

En EDI (Echange de Données Informatisé), le donneur d’ordre est celui qui commande des produits, du transport, ou de la logistique, à un fournisseur ou à un prestataire. Bref, il s’agit souvent du client.

Bien souvent, le client est en position d’imposer son propre plan de déploiement EDI à ses fournisseurs. De fait, il choisit les messages à échanger et le planning de mise en place.

Pour chaque message, le donneur d’ordre choisit le standard (EDIFACT, VDA, format XML…) et le profil d’utilisation.

En effet, de nombreuses variantes sont possibles pour un même format standard. Il convient donc de préciser les données obligatoires pour les logiciels applicatifs des partenaires, en plus de celles définies par la norme.

Un cahier des charges propre à chaque donneur d’ordre décrit la syntaxe souhaitée. Ce sont les guidelines ou contrats d’interchange.

Conseil : pour toute demande de partenaire commercial, procurez-vous la liste des documents commerciaux concernés, les guidelines correspondantes (avec quelques exemples) ainsi que les protocoles de communication possibles.

Evitez les erreurs classiques lors de votre déploiement EDI

Pour entretenir une bonne relation commerciale, il faut répondre aux demandes des clients. Mais n’oublions pas toute la plus-value que peut gagner votre entreprise avec un système EDI bien construit et efficace, qui permet de lui simplifier la vie. Et si ce déploiement était l’occasion de satisfaire les clients externes et internes à la fois ?

Non au plat de spaghetti

S’il est vrai que pour un même type de message, chaque client demande son propre format EDI (contrat d’interchange), il faut optimiser vos flux d’information entre votre système informatique et la plateforme EDI.

Avant de se lancer dans la mise en place et les tests avec vos partenaires, il est important d’avoir élaboré en interne des fichiers pivots.

Les fichiers pivots sont les fichiers applicatifs intermédiaires intégrés ou exportés par votre logiciel de gestion et dont les données sont converties au format EDI. Ils contiennent l’ensemble des données informatiques nécessaires à votre système de gestion pour un type de transaction.

Dans le cas de l’ERP SAP, les fichiers d’interface existent déjà, ce sont les IDOCS.

On vise un format de fichier pivot par message. Il doit être générique (éviter les particularités clients), complet, et documenté dans des spécifications.

Conseil : utilisez l’ordre du processus Order-to-Cash pour implémenter vos interfaces. Vos bons de livraison et factures électroniques seront plus fiables si les commandes ont été intégrées automatiquement.

Une fois les fichiers d’interface implémentés, un tronc commun existe entre vos systèmes d’information et le traducteur EDI.

Les guidelines de vos clients ne sont plus que des variantes gérées dans le mapping EDI.

Conseil : construisez des formats de fichiers évolutifs, c’est-à-dire offrant la possibilité de rajouter des données sans devoir changer la structure. Ceci évitera les impacts futurs sur les programmes de traduction EDI.

Fixez votre ligne de déploiement

Il est possible que les demandes de vos partenaires commerciaux arrivent simultanément et que vous ne puissiez pas toutes les satisfaire en même temps.

Même en gardant un rythme soutenu, il va falloir prioriser.

Si tous vos pivots ne sont pas encore prêts, optez pour un déploiement par type de messages.  

Par exemple, consacrez-vous à l’implémentation des bons de commande ou des avis d’expédition avec tous les clients intéressés. De cette manière, même partiellement, chaque client avance sur son projet EDI avec vous.

Conseil : en toute logique, un donneur d’ordre cherche à déployer en premier les messages lui apportant le meilleur retour sur investissement. Calculez vos propres gains par message pour comprendre où placer les efforts en premier.

Le choix du déploiement EDI est souvent une contrainte sectorielle

Votre secteur d’activité déterminera si ce type de déploiement est possible ou non.

Dans l’industrie automobile, l’ensemble des messages doivent être opérationnels sur les plateformes d’autotest pour obtenir l’accord de mise en production par le client.

Si tous les pivots de votre système d’information sont opérationnels, un déploiement client par client est possible.

Priorité alors aux échanges commerciaux avec les clients grands comptes. Quitte à utiliser les solutions Web EDI proposées par les autres clients pour commencer à remplacer les documents papier pendant la période de transition.

Une fois tous vos échanges électroniques déployés, ce sera la façon d’interfacer de nouveaux clients.

Conseil : associez votre service commercial, qui pourra se servir de l’argument EDI lors de négociations, ou vous avertir d’une situation tendue à débloquer par le biais de l’EDI.

N’oubliez pas vos fournisseurs

Chaque entreprise est le donneur d’ordre d’un ensemble de fournisseurs. A votre tour, élargissez les bénéfices de votre système EDI en embarquant vos propres fournisseurs.

Conseil : soyez actif dans les groupes de normalisation et gardez le contact avec les équipes B2B de vos partenaires.

Devoir s’interfacer en EDI avec vos clients est une belle opportunité de construire votre propre système d’Echange de Données Informatisé. En parallèle du déploiement, listez vos besoins, de la gestion des commandes à la dématérialisation fiscale. Et gagnez la partie en construisant la plateforme qui apportera toute la plus-value de l’EDI à votre entreprise.

Tenor vous accompagne dans la mise en place de votre EDI fournisseur depuis plus de 30 ans. Découvrez cet excellent article sur l’Onboarding et nos services EDI pour approfondir le sujet. De même, vous pouvez contacter l’un de nos experts pour identifier vos besoins en EDI.


Contactez-nous : +33 481 917999

L’EDI logistique au service de la performance de votre supply chain

L’EDI logistique permet d’optimiser sa supply chain, autrement dit sa chaîne d’approvisionnement globale. L’objectif est souvent de chercher le meilleur ratio entre taux de service et réduction des coûts. La mise en place des flux EDI standardisés est une solution logistique qui permet d’améliorer ces deux points, et de cette manière, vous apporter une meilleure rentabilité, et une meilleure productivité. Vous l’avez compris, votre performance logistique en est nettement améliorée.

Découvrez comment utiliser l’Échange de Données Informatisé comme levier de performance dans votre supply chain management avec l’EDI logistique.

Bien codifier son EDI logistique pour tracer, tout au long de votre supply chain

Les standards d’identification sont indispensables pour automatiser votre gestion des flux (flux informatiques et flux de transport). Ils vous permettent de suivre les produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Les unités logistiques et les unités consommateurs sont identifiées à la source, à l’aide d’un code-barres et sont associées si besoin au numéro de lot ou de série.

En établissant les liens entre ces codes, vous assurez une traçabilité fiable du début à la fin de la chaîne.

Le GTIN ou Global Trade Item Number

Le Global Trade Item Number (souvent appelé code EAN) est le code d’identification des unités consommateurs.

Il est composé de 13 chiffres, et on le représente sous forme de code-barres sur les étiquettes.

Un code EAN peut aussi marquer les colis et cartons. Dans ce cas, il doit être différent du code EAN des produits finis.


Conseil : pour éviter les rejets, toute création et modification de GTIN doit être connue par votre client avant la livraison des biens.


Le SSCC ou Serial Shipping Container Code

Le Serial Shipping Container Code est la carte d’identité des unités logistiques.

Ce code est composé de 18 chiffres et répond à une norme internationale. Il identifie de manière unique les caisses, palettes et colis.

Le code SSCC peut être transposé dans un code-barres GS1-128 ou une étiquette EPC/RFID pour reconnaître et suivre avec agilité les unités d’expédition de façon informatisée.


Conseil : dans le cas de sous-traitance ou prestation logistique, c’est le créateur de l’unité d’expédition qui attribue le code SSCC.


Le GLN ou Global Location Number

Le Global Location Number permet de déterminer les lieux.

Ce code de 13 chiffres vous permet d’identifier, sans confusion possible, les différents acteurs de votre supply chain (usine, entrepôt, siège social, plateforme logistique, prestataires). De fait, il apparait en clair dans votre EDI logistique.

L’étiquette logistique

L’étiquette d’expédition rassemble l’ensemble de ces codes. Elle est divisée en 3 parties : les informations sur le produit, sur le client et sur l’expédition / les modes de transport.

Scannée aux différentes étapes de la chaîne logistique, elle permet de reconnaître les produits sans aucune ambiguïté et de tracer leurs mouvements. Ceci permet également d’estimer les délais de livraison exacts.

L’utilisation du standard GS1 pour éditer les étiquettes permet leur lecture et leur réutilisation par l’ensemble des acteurs de la chaîne logistique globale.


Conseil : optez pour un système d’impression et de lecture automatique des étiquettes logistiques. Des règles précises existent pour une lisibilité optimale de vos étiquettes et codes-barres afin d’éviter les erreurs, les retards ou les litiges.


Optimiser la livraison avec l’EDI logistique

L’automatisation des échanges d’informations depuis votre système d’information (ERP ou WMS) est une véritable valeur ajoutée. En effet, elle vous apporte des gains en temps et en fiabilité. D’autant plus que cela est indispensable pour améliorer votre relation client, et pour livrer vos biens de manière optimale.

Intérêt du message DESADV

Le DESADV est l’Avis d’Expédition Electronique. Il décrit le contenu de la livraison. C’est l’élément essentiel pour simplifier et fluidifier les livraisons lors de l’export.

On a usage de dire qu’il est envoyé « au cul du camion », c’est-à-dire à la fermeture des portes de l’expédition.

Ce message EDI reprend en détail les informations des expéditions, et liste les codes SSCC réellement expédiés. Il informe donc le destinataire de ce qu’il va recevoir et vous permet de préparer la facture. Il n’y a plus qu’à scanner les unités logistiques à réception de la marchandise pour faire le rapprochement.

Fluidité et fiabilité à réception grâce à l’EDI logistique

Avec l’EDI et l’étiquette standard, les unités d’expédition sont scannées et identifiées de façon unique. Le gain de temps à réception est considérable : plus de saisie manuelle, plus de ré-étiquetage et les contrôles sont automatisés.

Les camions sont déchargés plus rapidement : le temps moyen d’une réception passe de 1h en traitement manuel à 30 minutes avec l’EDI ! (Selon GS1)

La remontée d’information au donneur d’ordre est plus précise et plus fiable. L’étiquette logistique assure le lien et la cohérence entre les flux de marchandises et les flux d’information.

Le marquage des unités d’expédition et des cartons facilite l’éclatement à la réception des marchandises de flux tendus, notamment pour les palettes hétérogènes et alloties.

 

Transport et chaine de d’approvisionnement logistique

Pour répondre aux exigences du marché, les secteurs de la logistique et du transport routier sont continuellement soumis aux nouvelles technologies.

Ceci associé à un système EDI logistique optimal, les chaînes logistiques gagnent en performance. La vision sur le niveau des stocks des entrepôts est meilleure. Le service est plus transparent et rapide pour le client final, qui s’y retrouve au niveau de ses coûts.

Les messages EDI ORDERS, HANMOV, INSDES, DESADV, RECADV, IFCSUM, IFTSTA et INVRPT permettent la visibilité totale sur la chaîne logistique globale.


Conseil : pour une meilleure gestion des stocks et le contrôle des flux logistiques, pensez à la mise en place de flux EDI entre donneur d’ordre, prestataire logistique et l’entreprise de transport (transporteur).


L’EDI et les standards de codification sont essentiels pour l’optimisation de votre supply chain, notamment dans le cadre d’une démarche de Juste-A-Temps (JAT). L’échange d’informations fiables en temps réel, souvent en 24/7, apporte visibilité, flexibilité et réactivité afin de vous garantir une meilleure satisfaction client et réduire les coûts de votre chaîne d’approvisionnement. C’est donc un élément indispensable de votre gestion logistique !

Tenor vous accompagne dans la mise en place de vos EDI logistiques et de l’ensemble de vos flux depuis plus de 30 ans grâce à ses solutions EDI et ses logiciels EAI. Découvrez aussi cet article sur le déploiement edi fournisseurs pour approfondir le sujet. Contactez-nous pour échanger avec nos experts et identifier vos besoins EDI.


Comment choisir son prestataire EDI ?

Choisir son prestataire EDI, une opportunité stratégique

Amélioration de l’efficacité de votre système de gestion, optimisation de vos processus métiers, diminution des coûts… Autant de bénéfices attendus avec le déploiement l’EDI qui dépendent de la solution choisie.

Pour l’image donnée à vos partenaires commerciaux et à l’ensemble de vos utilisateurs, sécurité et fiabilité se doivent d’être au rendez-vous de la future solution EDI.

Au global, la mise en place puis la maintenance d’une plateforme EDI requiert un niveau d’expertise élevé qu’il ne faut surtout pas confier au premier venu.

D’autant plus qu’il s’agit souvent d’un engagement dans la durée.

Analyser et comprendre vos besoins EDI

La seule notion de coût ne suffit pas à sélectionner votre futur prestataire.

Définissez quelle sont vos exigences en ce qui concerne votre futur système EDI ainsi que la valeur ajoutée qu’il va vous apporter.

Il est important de vous poser un certain nombre de questions :

  • Quel type de déploiement envisagez-vous ?
  • Quels autres services que l’automatisation de flux attendez-vous de la plateforme EDI ?
  • Mettrez-vous en place la dématérialisation fiscale des factures ?
  • Quelle quantité de flux EDI sont concernés ?
  • Votre cœur de métier nécessite-t-il des échanges en « temps réel» et en 24/7 ?
  • De quels types de tableaux de bord et de visibilité auront besoin vos utilisateurs ?

Il ne reste plus qu’à sélectionner les prestataires EDI répondant point par point à vos attentes.

Pour faire une première sélection en fonction de votre filière métier et des prestations proposées, GS1 France met à disposition sur son site la liste des offreurs de solution EDI .

Choisir votre prestataire EDI

Solution adéquate et qualité de service

Il s’agit de trouver la solution facilement intégrable avec votre système informatique ou votre ERP, et qui couvre l’ensemble de vos besoins.

Que l’on opte pour une solution externalisée en mode Saas, une solution logicielle ou encore du Web EDI, on choisira une solution multi standards et multi protocoles de communication pour pouvoir échanger avec tous les partenaires.

Si votre entreprise a des activités dans plusieurs pays, la solution EDI doit pouvoir fonctionner à l’international et en conformité avec les contraintes techniques et légales des pays concernés, notamment pour la facture électronique.

Il faut aussi se pencher sur la solidité et la pérennité du fournisseur EDI :

  • Connait-il votre secteur d’activité et y a-t-il déjà plusieurs références ?
  • Est-il certifié ?
  • A-t-il fait ses preuves ?
  • Garantit-il vos obligations légales dans le cadre de la dématérialisation des factures notamment au niveau de l’archivage ?
  • Les clients qui utilisent ses solutions et ses services sont-ils satisfaits ?

CONSEIL : Assurez-vous que le prestataire EDI mettra à votre disposition les ressources nécessaires à la construction de votre système EDI tel que vous l’attendez et dans les délais impartis.

De bonnes capacités techniques

Une plateforme EDI qui fonctionne sans erreur, c’est un vrai bonheur et une véritable valeur ajoutée pour vos systèmes d’information.

Mais une plateforme EDI qui dysfonctionne cela peut nuire fortement a votre productivité et à vos relations avec vos partenaires commerciaux.

D’où l’importance de choisir un prestataire EDI dont l’infrastructure et les connaissances techniques sont sérieuses et garantissant des SLA corrects.

Le Service Level Agreement est un document contractuel engageant le prestataire à assurer un certain niveau de service et un taux de disponibilité de ses plateformes. Cet article du Journal du Net vous en dit plus sur les SLA. 

Un support ou service technique fiable

Une fois vos premiers flux EDI déployés, l’équipe support sera votre principal interlocuteur.

Monitoring, gestion des erreurs, fiabilité des réponses, correction des erreurs récurrentes, réactivité…. des points à connaitre avant de s’engager.

CONSEIL : Vérifiez si le support est disponible dans les langues de vos utilisateurs et si la plage horaire couvre vos besoins.

L’outil de suivi des flux joue également un rôle important.

Ergonomique et accessible à tout moment, il permettra à vos utilisateurs d’être autonomes pour consulter leurs documents.

La tarification des services EDI

Le volume de données échangé défini souvent le prix. Ensuite peuvent s’ajouter des coûts liés à l’utilisation de tel ou tel réseau de communication. (ENX – OFTP)

Certains prestataires peuvent proposer des abonnements forfaitaires.

CONSEIL : Comparez les différentes offres et faites des hypothèses quant au développement futur de vos échanges EDI. Vous opterez ainsi pour la tarification la plus avantageuse.

Une vision à long terme de vos EDI

Rien n’est figé dans un système EDI. Vous recevrez des demandes d’évolution de vos partenaires. De même vous souhaiterez en apporter pour optimiser vos flux.

Vous déploierez de nouveaux messages ou vous vous connecterez à de nouveaux partenaires.

Votre prestataire de services EDI doit être capable de répondre à ces demandes de changement. De plus, il offre à tout moment les dernières technologies et une inter-opérabilité complète. Cela permettra de répondre à ces déploiements futurs.

La mise en place de l’EDI promet beaucoup de bénéfices pour votre entreprise. Néanmoins, la solution choisie offre un service de qualité dans lequel le rôle du prestataire EDI est crucial.

Alors le moment est venu de faire le bon choix !

Depuis plus de 30 ans, Tenor accompagne les entreprise des secteurs de l’industrie, de l’automobile et de la grande distribution dans leur déploiement EDI et EDI fournisseurs. Si ce sujet vous intéresse consultez cet article sur le déploiement fournisseur ou contactez-nous pour échanger sur votre projet EDI.

Lancez votre projet EDI dès aujourd’hui, contactez-nous :

Comment Identifier et choisir la bonne solution EDI ?

Choisissez la solution EDI qui vous permette de mettre en place l’Échange de données informatisé avec vos partenaires commerciaux. Découvrez dans cet article une liste de solutions EDI possibles. Vous pourrez également identifier les questions à se poser. Ainsi vous y verrez plus clair et ferez le bon choix pour votre entreprise. Alors à chaque besoin sa solution !

 

Continue reading « Comment Identifier et choisir la bonne solution EDI ? »

Qu’est-ce que « EDI » ?

L’ EDI ou l’Échange de données informatisé est l’outil pratique, rapide et sûr permettant à votre système informatique d’interagir avec le système d’information de vos partenaires commerciaux de bout en bout, et sans intervention humaine grâce à des protocoles d’échanges par voie électronique.

Bref, c’est un bon moyen d’optimiser vos échanges, de gagner du temps, de simplifier la vie de vos utilisateurs de réaliser des réductions de coûts et de dématérialiser vos documents commerciaux (supply Chain, factures dématérialisées…) .

L’ EDI, comment ça marche ?

Le principe consiste à automatiser la génération et l’envoi des flux sortants, la réception et l’intégration des flux entrants de sorte que les bons de commande, les avis d’expédition, les factures, les états de stock ou tout autre type de document, soient traités sans manipulation humaine.

Quasiment tous les types de transactions que votre entreprise réalise avec ses partenaires commerciaux par mail, téléphone, courrier, fax, peuvent être gérés par EDI ! (à voir le schéma EDI dans la définition).

Pour cela, il est nécessaire de faire communiquer votre système informatique avec un logiciel EDI.

  • La solution EDI reconnait le type de transaction et le destinataire, et se charge de le convertir dans le format EDI attendu.
  • Le résultat est transmis via le système de communication convenu avec le destinataire.
  • La plateforme EDI du destinataire reçoit ensuite le document EDI. Il identifie à son tour l’émetteur et le type de transaction, et le convertit dans la structure attendue par sa solution de gestion pour l’intégrer.
  • Il est possible de mettre en place des accusés de traitement en retour pour confirmer à l’émetteur que l’ensemble de la transaction s’est bien déroulée.

Les échanges EDI requièrent des systèmes de communication sécurisés et adaptés : AS2, WebServices, sftp, oftp ou encore Réseaux à Valeur Ajoutée. Ce sont les RVA, ou VAN en anglais, des réseaux privés avec des niveaux de sécurité élevés assurant l’intégrité et la traçabilité des échanges.

Pour aller plus loin dans la compréhension de ce qu’est l’EDI et de ses avantages, consultez le guide de GS1 France.

schema EDI

L’ EDI, un monde normalisé

Pour permettre à tous les partenaires de communiquer ensemble, l’Echange de Données Informatisé apporte un langage standard partagé par tous.

Ainsi quelque soit le système de gestion de chacun, le langage est commun et le déploiement de l’EDI à de nouveaux partenaires commerciaux est simple. Ce langage commun, ce sont les normes EDI qui assurent l’interopérabilité des échanges informatisés via les différentes interfaces.

Les normes EDI structurent les messages en forme et contenu. Il existe divers standards tels que l’EDIFACT, l’XML, l’ANSI X12, l’EANCOM, le TRADACOM, le VDA, Odette….

Les multiples bénéfices de l’Echange de Données Informatisé

Quelque soit votre activité – Industrie, Retail, Logistique, Transport, Finance, Grande distribution, Santé, service public, …. – l’EDI s’applique aux différents processus de votre entreprise.

En plus de répondre aux demandes de vos partenaires commerciaux, l’Echange de Données Informatisé permet d’automatiser la génération, l’envoi, la réception, l’enregistrement de vos échanges et donc de gagner en efficacité.

Selon une étude publiée en 2016 par DART CONSULTING le marché de l’EDI devrait croitre de 14 % par an jusqu’en 2020

Une meilleure fiabilité grâce aux échanges EDI

Une commande adressée par téléphone, email ou encore courrier, doit être saisie manuellement à la fois dans l’outil de gestion du client et celui du fournisseur.

Une commande EDI, s’intégre automatiquement dans l’ERP du partenaire. Le système informatique de gestion retrouve de lui-même les informations nécessaires à la préparation, l’expédition et la facturation.

En supprimant les ressaisies et interventions manuelles, on réduit les erreurs et litiges et on améliore le traitement des informations.

Des temps de traitements plus courts

Plus besoin d’imprimer, de saisir, de classer, de vérifier par téléphone, de mettre sous pli …les documents EDI s’échangent en quelques secondes.

Vos processus métiers n’attendent plus les traitements administratifs !

Plus de visibilité

La dématérialisation des documents en facilite le suivi de la commande jusqu’au règlement.

La traçabilité des produits et unités logistiques est aussi permise et simplifiée tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Sans compter qu’avec une vision en temps réel sur les transactions, votre entreprise peut réagir et décider de choix stratégiques plus rapidement.

Améliorer le service

L’Echange de Données Informatisée vous offre un langage commercial en commun avec vos partenaires, un bon moyen de pérenniser et d’optimiser cette relation quelque soit les pays.

Vos utilisateurs gagnent du temps. En effet, ils ne s’occupent plus de la gestion des documents papier. Par conséquent, ils peuvent enfin se consacrer à leur métier et à des actions à plus grande valeur ajoutée.

Des coûts largement réduits

Par la suppression du papier, la simplification de l’archivage, l’Echange de Données Informatisé engendre la diminution des erreurs et litiges. De fait, il permet de réduire considérablement les coûts de traitement et les coûts administratifs.

Une diminution des coûts

Dans le cas de la mise en place des factures électroniques, l’économie peut atteindre 90% par document !

Les gains liés à l’EDI pour les partenaires commerciaux sont estimés à 18,5 par commande, 0,5 par palette pour l’avis dexpédition et à 16,3 par facture (fiscalement légale), selon GS1 France.

Satisfaire un partenaire commercial

Un partenaire commercial vous demande de mettre en place des flux EDI ? Vous savez maintenant que loin d’être une contrainte, il s’agit là d’une vraie opportunité pour votre entreprise. En étendant l’EDI à d’autres partenaires commerciaux et à un maximum de flux d’information, il se pourrait même que votre système EDI devienne un véritable atout. D’où l’importance de bien choisir son prestataire EDI.

Tenor vous accompagne dans toutes les étapes de la mise en place de vos flux EDI. Que vous optiez pour une solution classique ou de WebEDI Tenor vous accompagne de l’homologation de vos flux fournisseurs au déploiement de vos sous-traitant. Contactez nous par téléphone pour de plus amples informations ou bien au 04 81 91 79 99.



Déploiement EDI fournisseurs (Supplier EDI Onboarding)

Le déploiement EDI fournisseurs est le meilleur moyen pour améliorer la supply chain avec peu (- de 10) ou beaucoup (plus de 10) de fournisseurs. Cela dépendra d’une capacité à les « onboarder » en interne. Intégrer vos fournisseurs dans un processus de validation en EDI et/ou WebEDI vous permet de remonter facilement et rapidement vos échanges EDI (commande, avis d’expédition, factures…).

Continue reading « Déploiement EDI fournisseurs (Supplier EDI Onboarding) »

Partenaire EDI, optez pour un prestataire expérimenté

Partenaire EDI depuis plus de 30 ans, Tenor EDI Services est un acteur majeur sur ce marché. Son métier depuis toujours les échanges EDI. En effet, l’évolution des technologies et la demande grandissante de solutions de dématérialisation et de gestion des flux entre entreprises n’a cessé de progresser depuis lors. Aujourd’hui, Tenor propose des logiciels EDI à ses clients issus de secteurs d’activités aussi exigeants que sont l’automobile, l’aéronautique, la santé et le transport.

Avec plus 1800 clients actifs et répartis dans 54 pays le partenaire EDI gère chaque années plus de 8 000 000 000 de messages. Grâce à sa fiabilité et à sa qualité, notre offre est régulièrement prescrite par les plsu grands constructeurs et équipementiers.

partenaire EDI

Les offres classiques d’un partenaire EDI comme Tenor

TENOR est l’éditeur de la suite de services EDI et Web EDI nommée EDIBASE EDI®. En effet, la suite EDIBASE® est commercialisée sur le modèle SaaS (Software as a Service) et se compose de 5 services :

EDIBASE EDI l’offre de services hébergés

Evitez les investissements lourds et bénéficiez du meilleur service EDI possible. Libérez vous des contraintes internes de gestion de l’EDI. Optez pour une solution simple de mise en oeuvre et sur mesure. C’est l’offre de services externalisée de votre partenaire EDI.

EDIBASE WebEDI la solution EDI en mode SaaS

C’est la premiere solution WebEDI homologuée par le secteur d’activité automobile. De même c’est l’une des solutions les plus fiable pour le secteur de la logistique. EDIBASE WebEDI est une  solution EDI utilisée tant pour les échanges avec les fournisseurs que ceux avec les clients. EDIBASE mis en place par votre partenaire EDI, facilite la gestion de vos échanges EDI. De même vous pouvez choisir de piloter les principaux indicateurs grâce à la plateforme de monitoring dédiée.

EDEMAT, le service de dématérialisation pour tous

Quand on parle de dématérialisation il faut identifier le partenaire EDI capable de mettre en place une solution proche de vos méthodes de travail. Afin de simplifier et dématérialiser archivage et expédition des factures vers Chorus Pro Tenor a mis en place solution Edemat. Transmettez vos factures dématérialisée aux organisme publiques.

Les offres expertes de votre partenaire EDI

En plus de proposer des solutions de dématérialisation et des logiciels EDI, découvrez les offres expertes de Tenor.

EDIBASE Network, utilisez le traducteur EDI

Ce service de télécommunication est destiné aux entreprises qui utilisent leurs propres traducteurs. Tout comme les réseaux à valeur ajouté (RVA/VAN), Network vous permet de vous connecter à tous les réseaux de télécommunication. De fait, vous réalisez des économies importantes sur l’abonnement, le matériel ainsi que la maintenance. Votre partenaire EDI s’occupe des BAL dans le datacenter, tandis que vous gérez le traducteur (chez vous).

EDIBASE EDI Supplier ou comment mettre à profit notre expérience

Pour les grands projets de déploiement EDI, faites confiance à nos équipes. Confiez leur votre liste de fournisseurs, il s’occupent de tout. Optez pour une méthodologie simplifiée déjà éprouvée par de nombreux clients et projets.

En conclusion choisir son partenaire EDI est facile à réaliser. Il suffit d’opter pour une entreprise expérimentée avec des technologies éprouvées. De même, l’experience et le savoir faire des équipes projets est un atout de poids.

Prenez contact avec nos équipes pour étudier votre projet. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos contraintes techniques et mettre en oeuvre votre projet sur mesure.