Catégorie : Facture electronique

L’adoption de la facture électronique en France et dans l’ensemble des états de l’UE s’applique à toutes entreprises assujetties à la TVA. La réforme de la facturation électronique impose que les factures soient produites dans un format électronique normalisé et transmises à l’administration fiscale via des plateformes de facturation certifiées. Pour satisfaire à ces obligations, les logiciels de facturation vont évoluer pour devenir des logiciels e-invoicing. Par ailleurs, la reforme prévoit une obligation d’e-reporting qui va impacter certains process.

Dans cet article :

• Rappelons ce qu’est un logiciel de facturation électronique ;
• Quelles sont ses fonctionnalités ;
• Comment les logiciels de facture communiquent avec les ERP et les comptabilités ;
• Comment facturer électroniquement suite à la réforme qui entrera en vigueur à partir de juillet 2024 ;
• Et enfin, pourquoi l’émission des factures devient un service numérique et rend l’usage d’un logiciel de facturation indispensable.

Les logiciels de facturation électronique

L’objectif d’un logiciel de facturation est de produire des factures conformes aux réglementations en vigueur. Soit par saisie directe de données de facturation, soit à partir de documents commerciaux (devis facture, bons de commande, bons de livraison, etc.). 

Quels sont les critères de conformité comptable et fiscale ?

Les factures sont des pièces comptables ayant une valeur probante. Les logiciels de facturation, tout comme les logiciels de comptabilité, doivent respecter des règles comptables et fiscales. Exemples :

• La numérotation des factures doit être continue et sans rupture, basée sur une séquence chronologique ;
• Toutes les factures doivent comporter les mentions obligatoires exigées par la loi. L’absence de mentions obligatoires rend la facture non conforme ;
• Une facture émise n’est plus modifiable, seul un avoir peut corriger ou annuler une facture ;
• Permettre les clôtures d’exercices.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

En plus de l’émission de factures et de divers calculs (TVA, taxes parafiscales, remises, etc.), les logiciels de facturation sont enrichis de fonctionnalités qui facilitent la gestion et le suivi des factures ainsi que le passage des écritures comptables : 

• Gestion des devis et de factures pro-forma ;
• Gestion d’abonnements ou de facturations récurrentes ;
• Suivi de la facturation : gestion des encaissements, relances clients, etc. ;
• Editions de tableaux de bord et de statistiques (chiffre d’affaires facturé ou encaissé, délais de paiement moyen, etc.) ;
• Exports comptables pour la comptabilisation des ventes et des encaissements.

Les logiciels de facturation assurent un contrôle automatique des données transmises par l’entreprise.

Comment intégrer un logiciel de facturation en ligne dans un système d’information

Pour fonctionner, c’est-à-dire facturer, le logiciel de facturation a besoin de données de référence :

• Les informations clients nécessaires à l’établissement de la facture : adresse de facturation, adresse de livraison, identifiants SIRET et TVA ainsi que les conditions tarifaires particulières ;
• Les catalogues et tarifs des articles, services ou prestations ;
• Les éléments nécessaires pour le calcul des taxes : bases de calcul et taux.

Mais aussi des données de flux comme les commandes et livraisons à facturer.

Toutes ces informations sont présentes dans l’ERP ou la gestion commerciale de l’entreprise. 

Importer et exporter des données via l’outil de facturation 

Le logiciel de facturation va :

• Importer les données de référence des applications métiers de l’entreprise : ERP, logiciel de gestion commerciale, CRM ;
• Exporter vers la comptabilité, les éléments pour la comptabilisation des ventes facturées et des encaissements lorsque ceux-ci sont enregistrés dans le logiciel de facturation.

Les données de référence d’une entreprise sont toutes les données qui vont permettre de décrire et de rechercher des informations d’exploitation et de gestion.

Les paramétrages des imports et des exports s’effectuent par les fonctions d’import/export des logiciels de facturation et des ERP en passant par des fichiers pivot.

La notion de fichier pivot

L’emploi de fichiers pivot est une solution qui permet de faciliter l’intégration de flux dans le SI, système d’information, de l’entreprise. Un fichier pivot est un fichier intermédiaire permettant de réaliser des opérations d’imports et d’exports de flux. Il définit un format structuré d’échange de données métiers et est indépendant des solutions logicielles utilisées.

De ce fait, les échanges de flux (commandes à facturer, factures émises, données comptables, etc.) entre un logiciel de facturation et les ERP (ou comptabilité de l’entreprise) passent par des formats pivots.

Par exemple, l’ERP exporte les commandes à facturer dans un fichier pivot et le logiciel de facturation importe les commandes à facturer à partir de ce même fichier pivot.

Quels sont les avantages de passer par des fichiers pivot ?

• Les coûts de mise en place et de maintenance des passerelles entre applications sont réduits ;
• Les évolutions technologiques sont facilitées car ces formats suppriment les interdépendances entre applications métiers,
• Les formats pivots peuvent facilement être rattachés à des architectures EAI et ETL pour l’organisation et la gestion des flux de données dans le SI des entreprises.

Quels sont les impacts de l’e-invoicing sur les logiciels de facturation ?

L’e-invoicing est l’obligation de facturer électroniquement toutes les transactions BtoB domestiques. Ces factures doivent être transmises aux destinataires via une plateforme de dématérialisation certifiée dans un format électronique autorisé. Le format papier est ainsi remplacé par des factures dématérialisées.

La réforme sur la facturation électronique inclut, en plus de l’e-invoicing, une obligation d’e-reporting. En effet, les entreprises devront dans le cadre de l’e-reporting, transmettre des données de transaction à l’administration fiscale. Cela permettra, entre autres, un contrôle de la TVA.

Seulement trois formats de factures électroniques autorisés 

Trois types de formats électroniques sont autorisés dans le cadre de l’obligation de facturation électronique :

• Le format UBL (Universal Business Language), il s’agit d’un fichier XML défini par OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards),
• Le format CII (Cross Industry Invoice), il s’agit d’un XML basé sur les spécifications de UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business),
• Le format Factur-X, format mixte à la norme sémantique EN 16931. La particularité de Factur-X est d’être un fichier PDF/A3 lisible encapsulant un XML pour les traitements informatiques.

Les factures sont transmises via des plateformes certifiées

Les logiciels de facturation devront obligatoirement transmettre les factures en passant, soit par le portail public de facturation, anciennement Chorus Pro, soit par des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui ont en charge : 

• Les contrôles de conformités légales des factures relatifs aux mentions obligatoires et aux formats électroniques autorisés ;
• L’envoi de la facture à son destinataire ;
• L’extraction des données de facturation et leur transmission à l’administration fiscale pour établir les déclaratifs de TVA.

Calendrier d’application de la facturation électronique obligatoire dès 2024

Communiquer avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les logiciels de facturation devront évoluer pour pouvoir communiquer avec les PDP pour :

• Envoyer les factures.
• Permettre le suivi du traitement des factures émises, reçues, mises en paiement ou rejetées.

L’émission des factures par les logiciels de facturation devient un nouveau service indispensable

Jusqu’à présent les entreprises éditaient leurs factures et les envoyaient elles-mêmes à leurs clients.

Avec la réforme de la facturation et le passage à la facture dématérialisée, l’obligation de passer par les services d’un tiers fait de l’émission des factures un nouveau service numérique qui doit être proposé aux entreprises.

Pour utiliser ce nouveau service, et pouvoir transmettre des flux de factures par API ou par EDI, les entreprises doivent s’équiper de logiciels de facturation qui communiquent avec des plateformes de dématérialisation. Elles pourront ainsi automatiser l’envoi de leurs factures et suivre les différentes étapes du traitement des factures par les clients.

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La grande distribution véhicule de grandes quantités de données du fait de multiples points de vente, de flux de passage en caisse quotidien importants et d’une quantité conséquente de factures fournisseurs reçues chaque jour. Toutes ces données sont concernées par des changements inévitables à venir.

Le secteur de la grande distribution, pionnier dans l’utilisation des factures dématérialisées, va être profondément touché par la réforme de la facture électronique. En effet, la loi va amener à une modification des processus de facturation. L’obligation d’e-reporting, véritable innovation de la réforme, constitue un nouveau sujet à part entière.

Par conséquent, les DSI des enseignes de grande distribution sont dans la nécessité d’anticiper dès à présent l’impact informatique de la réforme. 

Des flux d’e-reporting en complément des flux d’e-invoicing 

Des flux d’e-reporting s’ajoutent aux informations de facturation envoyées à l’administration fiscale par flux d’e-invoicing. Pour rappel, ces informations de facturation sont les ventes de biens et services aux particuliers, les achats et ventes de biens et services aux partenaires commerciaux à l’étranger, qu’ils résident au sein de l’Union européenne ou non ainsi que les informations sur les factures réglées qui ont une TVA exigible sur encaissement.

Des sources de données multiples pour l’e-reporting 

Pour la Grande Distribution, les opérations de ventes aux particuliers représentent l’essentiel de leur activité. Le volume de données échangées est colossal. En effet, un hypermarché peut compter plus de 5000 passages en caisse par jour. Aux surfaces comptant plus de 30 caisses, s’ajoutent les paiements en ligne pour le Drive et les livraisons à domicile. 

Comment faire du e-reporting pour les enseignes de la Grande Distribution ? 

L’e-reporting concerne la collecte :

• De l’ensemble des récapitulatifs quotidiens de chaque caisse, c’est à dire les tickets Z, lorsque l’enseigne utilise des logiciels de caisse ou de point de vente,
• Des données de facturation sans mention du nom du client, lorsque l’enseigne délivre à ses clients des factures papier ou en format PDF (concerne les articles avec garantie ).
• Des données de tous les achats effectués à l’étranger.

Automatisation de la collecte des données d’e-reporting 

Afin de collecter au fur et à mesure toutes les données nécessaires à cette nouvelle obligation de reporting électronique, les services informatiques devront instaurer : 

• Une automatisation de la collecte des informations obligatoires à transmettre. Ces informations proviennent des différents points de vente, des ERP et de chaque service comptabilité.
• Une transmission de ces données à l’administration.
• Une conversions des données, une fois les contrôles de qualité passés, dans de nouveaux formats approuvés par l’administration.
• Une consolidation de ces données dans un déclaratif unique par établissement. 

Choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Jusqu’à présent, le secteur de la distribution avait mis en place une variété de solutions de facturation électronique pour ses fournisseurs, et notamment : 

• L’EDI à la norme GSI (EDIFACT) 
• Des portails intranet où les fournisseurs peuvent télécharger des factures PDF 
• La technologie LAD-RAD pour les factures signées électroniquement et reçues par courrier électronique, etc. 

Anticiper les nouveaux circuits de facturation  

Les factures papier et au format PDF vont être remplacées. En effet, la réforme rendra obligatoire l’échange de factures au format électronique structuré. Il y aura deux possibilités pour remettre les factures à un client :

• Passer par le PPF, Portail Public de Facturation. Mais il n’y aura que 3 formats acceptés : Factur-X, CII XML ou UBL.
• Passer par une PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaires. 

En passant par une PDP, l’enseigne pourra continuer d’utiliser le format EDIFACT. Ainsi, les investissements réalisés à ce niveau sont conservés et les flux peuvent être maintenus tels quels. Par ailleurs, il est important de noter que la PDP est en charge de délivrer une copie de la facture au PPF, seul véritable ajout à la procédure d’e-invoicing existante. 

Le chemin direct entre fournisseurs et acheteurs est substitué par un circuit de facturation électronique qui doit passer par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou le Portail Public de Facturation.

Les PDP se chargeront de l’incorporation automatisée des factures fournisseurs par le biais de connecteurs logiciels et d’étapes de transformation, à l’image de ce que font aujourd’hui les opérateurs de dématérialisation. 

Inscription à l’annuaire avec le bon niveau de maille

Toutes les entreprises réceptrices de factures électroniques devront être inscrites dans l’annuaire central du Portail Public de Facturation avec, au minimum, leur SIREN. La PDP de l’entreprise facturée ainsi que le service de traitement des factures entrantes seront identifiés. 

Dans le cas de la Grande Distribution, les services qui traitent les factures fournisseurs sont spécialisés selon la nature des produits facturés et des lieux de livraison :  

• Plateformes logistiques,  
• Magasins,  
• Produits de grande consommation (PGC),  
• Biens de consommation durable,  
• Alimentaire frais (avec des procédures rigoureuses de contrôles qualitatifs et quantitatifs des arrivages).  

Pour que les factures d’achats soient délivrées au bon service pour leur pointage, elles doivent être adressées à la bonne boîte aux lettres. Pour ce, les enseignes de la Grande Distribution devront choisir le 3^ème niveau de maille pour s’inscrire dans l’annuaire :  

Code Entreprise (SIREN) + Code Établissement (SIRET) + Code de routage  

Un code de routage est un code interne qui identifie le service en charge du traitement des factures fournisseurs. Le code routage peut être un GLN ou bien un code service interne (exemples : ACHATFRUITS, ACHATFRAIS, ACHATMAREE). 

Un travail important d’organisation interne et de communication vers les fournisseurs est à réaliser. Cela permet à chaque facture reçue d’être traitée dans les délais et que son statut de cycle de vie puisse être retourné à la PDP émettrice.  

Le statut de cycle de vie informe l’émetteur de la facture et l’administration fiscale que la facture est bien :

• Reçue,
• Traitée,
• Mise en paiement ou mise en litige.

Une mise à jour des workflows de validation des factures devra être faite pour communiquer les statuts de cycle de vie des factures réceptionnées.

Une réforme qui impose de se préparer dès aujourd’hui 

Le secteur du commerce de détail est déjà très familiarisé avec la facturation électronique. La réforme n’aura donc qu’un effet modéré sur les donneurs d’ordre qui utilisent déjà l’e-invoicing à grande échelle. 

Cependant ces derniers doivent d’ores et déjà se pencher sur le choix de leur future Plateforme de Dématérialisation Partenaire.  En effet, l’e-reporting aura un impact important sur l’organisation.  

En effet, un projet interne sur la disponibilité et la qualité des données à transmettre à l’administration fiscale est à programmer dès aujourd’hui. Selon leur taille, les fournisseurs seront plus ou moins touchés par la suppression progressive des factures papier ainsi que des factures PDF. Le choix d’une PDP à faire au plus vite va de pair avec l’obligation de digitaliser leur processus de facturation.  

Editeur de solutions de Data Management pour l’interconnexion des applications et des Systèmes d’Information, Tenor fait constamment évoluer son offre afin de répondre au mieux aux besoins de ses clients. La société a confirmé sa candidature comme Partenaire PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaire et a commencé les travaux pour être opérationnelle dès le printemps 2024.

Ainsi, son offre de facturation électronique sera conforme avec la réforme de la facture électronique de la DGFiP qui va progressivement rendre obligatoire la dématérialisation des factures à partir de 2024.

Pourquoi utiliser un partenaire PDP ?

• Une plateforme PDP gèrera tous les formats français et internationaux. Alors que le PPF, portail public de facturation n’en acceptera que 3.
  
• Un partenaire PDP permettra d’avoir aisément des e-reportings tels que demandés par la réforme.

En 2024, les premiers changements de la facturation électronique

• L’obligation de facturer par voie électronique commencera à s’appliquer pour les grandes entreprises dès 2024.
• Toutes les entreprises seront dans l’obligation de pouvoir recevoir des factures par voie électronique. 

Choisir dès aujourd’hui son partenaire PDP est primordial. C’est l’ensemble du cycle de facturation qui va être profondément impacté.

Depuis plus de 30 ans, Tenor accompagne les entreprises sur des projets de dématérialisation de factures. Si ce sujet vous intéresse, téléchargez l’ebook de la facture électronique ou contactez nos équipes d’experts pour vous accompagner dans le lancement de ce projet éminemment stratégique.

La dématérialisation du ticket de caisse devient une norme au 1^er janvier 2023, le ticket de caisse imprimé sera l’exception. Pour les commerçants, c’est l’opportunité de mettre à jour les fichiers clients et de prolonger la relation client au-delà du passage en caisse. Reste cependant à retrouver la même simplicité et immédiateté que la remise d’un ticket papier, pour le e-ticket soit plébiscité par tous.

Dans cet article découvrons la dématérialisation du ticket de caisse. Pourquoi l’abandon du ticket papier ? Et comment transformer ce changement en opportunité marketing ?

Que recouvre la dématérialisation du ticket de caisse ?

En 2023, il sera interdit d’imprimer systématiquement des tickets de caisse. Les tickets seront transmis au client sous forme dématérialisée par voie électronique : email, sms, compte client, scan d’un QR Code pour visualiser et télécharger le ticket dans une application mobile.

Selon la loi 2020-105 du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire et à l’article L 541-15-10 du code de l’environnement, sont concernés par la dématérialisation :

• Les tickets de caisse dans les surfaces de vente et dans les établissements recevant du public,
• Les tickets de carte bancaire,
• Les tickets des automates,
• Les bons d’achat et de tickets visant à la promotion ou à la réduction des prix d’articles de vente dans les surfaces de vente.

Sont exclus de cette nouvelle disposition, les biens durables, selon l’article D 211-1 du Code de la Consommation (jouets, articles de sports, produits électroniques, électroménager, etc…). Et les opérations de carte bancaire annulées ou relatives à un crédit.

Une réforme environnementale et sanitaire

Pour la start-up Green Ticket, 30 milliards de tickets de caisse sont imprimés en France chaque année, soit un équivalent de 2,5 millions d’arbres, soit 9 terrains de football par jour et de 950 millions de litres d’eau pour la production de leur support papier. Il est estimé qu’un supermarché imprime 750 km de tickets par an. De plus les tickets papier contiennent du Bisphénol qui est un perturbateur endocrinien. Le Bisphénol empêche le recyclage et peut exposer les caissiers et clients à des risques sanitaires.

Une réforme peu connue

Dans une étude de twilio de mars 2022, le passage au ticket de caisse dématérialisé est une réforme méconnue. Seuls 40 % des professionnels et 51% des particuliers sont informés de l’interdiction de l’impression systématique des tickets à compter de janvier 2023. 68%, professionnels et particuliers confondus, expriment des craintes. Mais 53% des particuliers sont prêts à adopter le ticket dématérialisé et 27% des professionnels.

Une réforme contestée

• De nombreuses associations et organisations de consommateurs, il existe un risque d’aggraver la fracture numérique. En effet le ticket papier permet à de nombreux consommateurs de contrôler leurs dépenses et de de tenir leur budget.
• Un risque de fraudes lors de paiements sans contacts est aussi mentionné lors des paiements sans contact. Pour remédier à ce risque, les néo-banques tels N26, Revolut, Orange Bank envoient systématiquement des notifications sur smartphone pour chaque paiement par carte bancaire.

Comment envoyer des tickets dématérialisés ?

Disposer d’un logiciel de caisse communiquant

Pour répondre à cette nouvelle obligation de rendre le ticket dématérialisé la norme et le ticket papier l’exception, les commerçants doivent disposer de logiciel de caisse :

• N’imprimant plus systématiquement le ticket, seulement à la demande,
• Transmettant le ticket par voie électronique : courriel ou sms,
• Communiquant avec un CRM (Customer Relationship Management) ou une Gestion Commerciale pour mettre à jour des informations clients et affecter le ticket de caisse au compte du client.

Informer les consommateurs des avantages du ticket dématérialisé

La dématérialisation des tickets de caisse simplifie leur conservation durant la durée légale de deux ans. Deux années est la durée légale pendant laquelle le consommateur peut faire valoir la garantie légale de conformité.

Pour le commerçant, les tickets dématérialisés facilitent l’organisation de retours en magasin de produits défectueux faisant l’objet d’un rappel. Il est aisé de retrouver l’ensemble des clients ayant acheté le produit et de les contacter avec de façon personnalisée.

Pour le client, alors que souvent les tickets de caisse s’égarent, se froissent, s’effacent avec le temps. Les tickets électroniques peuvent être conservés dans le cloud, sur des ordinateurs, ou encore par des applications mobiles telles FidMe. Le consommateur peut ainsi présenter la preuve de l’achat pour un échange ou pour une indemnisation comme lors de pertes de bagages.

Pour les professionnels et les entreprises, le ticket dématérialisé simplifie la gestion et le contrôle des notes de frais.

Demander un numéro de téléphone ou une adresse électronique pour la Dématérialisation du ticket de caisse

L’envoi par sms ou courriel du ticket de caisse dématérialisé va obliger le commerçant de recueillir auprès du client à chaque passage en caisse :

• Soit un numéro de téléphone soit une adresse électronique,
• Soit pour des clients habituels un numéro de compte ou de fidélité.

La démarche de collecte de données clients est soumise au le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données. Le commerçant est tenu de recueillir le consentement explicite du client.

Recueil du consentement

Lors de la transmission du ticket électronique, le commerçant doit demander au client s’il désire figurer dans le fichier client et recevoir des informations commerciales et promotionnelles. S’il accepte un sms ou un courriel de confirmation est envoyé, le client conserve la possibilité de refuser, dans ce cas il est retiré du fichier client.

Convergence du commerce physique et numérique

La dématérialisation du ticket de caisse rapproche le commerce physique du e-commerce. Elle permet de capter de nouvelles informations clients. En effet la constitution d’une base client et son actualisation au fil de l’eau lors d’achats successifs, permet de mener des campagnes marketing semblables à celles du e-commerce : interactions avec le client, communication ciblée, envoi de newsletters, etc…

Et aussi d’améliorer et de personnaliser des services tels la gestion des retours et des échanges de produits.

Constitution et enrichissement d’une base client

Le passage au e-ticket est l’opportunité des commerçants de créer une nouvelle relation avec leur clientèle. De mesurer avec précision le type de fréquentation des clients, clients habituels, clients occasionnels, clients de passage.

Au-delà de conserver un numéro de téléphone ou un courriel pour l’envoi du ticket de caisse. Le commerçant doit chercher à enrichir son fichier avec des éléments comme le code postal, une tranche d’âge, une catégorie CSP, etc… En anonymisant ces données conformément au RGDP le commerçant peut créer des personnages. Ces personnages représentent les différents profils types de sa clientèle, ses choix de produits, ses périodes d’achats, ses déplacements. Il pourra dès lors mener des campagnes ciblées, en utilisant les réseaux sociaux ou autres canaux numériques.

Interaction avec le client

Les techniques de publicité ciblées peuvent être mises en œuvre dès lors le commerçant a un historique d’achat associé à une adresse mail ou à un numéro de portable.

Le taux d’ouverture d’un email contenant un ticket de caisse est de 70% alors que le taux d’ouverture d’une newsletter est seulement de 5%. C’est l’occasion d’augmenter le nombre de visite sur le site du commerçant, de montrer l’ensemble des offres et de pousser des propositions personnalisées.

Mise en place de programmes de fidélité grâce à la Dématérialisation du ticket de caisse

Pour les clients réguliers l’inscription a un programme de fidélité permet d’optimiser l’émission des e-tickets. En effet lors du passage en caisse la lecture de la carte par code à barre ou puce électronique ou encore via un smartphone permet d’identifier immédiatement le client. Les achats seront inscrits à son compte et une notification reçue lui permet d’e consulter son ticket de caisse à l’écran de smartphone.

Avec le e-ticket, l’expérience client est prolongée

Pour de nombreuses enseignes la dématérialisation des tickets de caisse et de carte bancaire est déjà proposée lors du passage en caisse. Cette pratique va avec une adhésion à un programme de fidélité ou à une ouverture de compte. C’est pour elles, le moyen pour maintenir une relation avec le client après l’achat en magasin.

Pour l’ensemble des commerçant, la fin du ticket papier est la première marche de la transformation numérique de leur relation avec leur clientèle : analyser les habitudes d’achats de leur clientèle, prolonger la relation après le passage en caisse.

Afin de répondre à cette obligation légale, de nombreux commerçants utilisent des solutions EAI d’intégration de données qui permettent d’interconnecter les différentes caisses des différents magasins. Contactez nos experts pour en savoir plus sur la mise en œuvre d’une telle solution logiciel et lancer votre projet de Dématérialisation du ticket de caisse!

Avec le e-Invoicing, les sont à la veille d’un « Big Bang » de leur chaine de facturation : la facture papier disparait. Après un processus entamé au début des années 2000, la facture électronique se généralise à toutes les transactions BtoB.

Dans cet article, faisons un point sur la réforme de la facturation électronique interentreprises. Les objectifs du e-invoicing. Qu’est-ce qui change pour les entreprises ? Comment faire du e-invoicing ? Quand passer au e-invoicing ?

De la dématérialisation de la facture au e-invoicing

Le e-invoicing est le fruit de deux évolutions. 1/ Une simplification des usages de la facture dématérialisée, rendue possible avec les nouvelles technologies numériques, signature électronique, formats non structurés, messageries électroniques. 2/ Un changement de mode de contrôle de la TVA par les administrations fiscales, passant d’un modèle post d’audit à un contrôle transactionnel continu.

La facture électronique devient accessible

Lorsque la seule voie de la dématérialisation facture reconnue par l’administration fiscale était l’EDI. Passer à la facture électronique était à l’initiative des grands donneurs d’ordre. Qui l’imposaient à leurs fournisseurs ou sous-traitants à des fins de réduction de coûts et d’automatisation du traitement des factures entrantes.

La simplification eu lieu à partir d’avril 2013 avec la transposition dans le droit français de la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010. L’objectif est d’accompagner les entreprises dans leur transformation numérique. Les factures électroniques pouvaient être émises en format numérique non structuré, tel des PDF. Sous condition d’une signature électronique ou d’avoir mis en place une piste d’audit fiable.

Des transactions commerciales interentreprises en mode « surveillé »

Le passage à l’obligation du e-invoicing en France et en Europe s’inscrit dans une évolution mondiale, d’améliorer le recouvrement de la TVA et de lutter efficacement contre la fraude à la TVA. On parle de modèle Clearance et de Contrôle Transactionnel Continu, CTC. Jusqu’alors les déclarations de TVA et les contrôles s’effectuaient à posteriori de l’émission des factures. Avec le e-invoicing, la vérification de la facture se fait en temps réel, les montants de TVA à couvrir sont transmis au fil de l’eau à l’administration fiscale.

Les objectifs de la loi de finance de 2020

L’article 153 de la loi des finances de 2020 qui définit une obligation de e-invoicing à toutes les transactions BtoB, se fonde sur quatre objectifs distincts :

1. Renforcer la compétitivité des entreprises, en diminuant la charge administrative avec la dématérialisation et l’automatisation des procédures de facturation et de gestion de la TVA,
2. Simplifier les procédures de déclaration de la TVA, avec un pré-remplissage des déclaratifs de TVA,
3. Améliorer la détection de la fraude à la TVA, avec la transmission de l’ensemble des transactions soumises à TVA à l’administration fiscale et au moyen de regroupements automatisés,
4. Permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises et piloter la politique économique et fiscale au plus fin.

Qu’est-qui change pour les entreprises ?

L’obligation de facturer électroniquement est accompagnée de dispositions complémentaires de transmission de données de transactions commerciales et de paiements à l’administration.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujettis à la TVA sont concernées par l’application de l’article 153. Elles devront être inscrites sous leur SIRET dans un annuaire électronique tenu par l’administration, afin de recevoir les factures qui leur sont adressées.

Obligation de e-invoicing

L’e-invoicing est l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les transactions BtoB domestiques. L’article 289 bis de l’ordonnance n°2021-1190 pose le cadre légal du e-invoicing.

Les factures électroniques doivent contenir les données de facturations et les mentions obligatoires dans un format structuré. La facture doit être envoyée à son destinataire soit par le Portail Public de Facturation soit par une plateforme privée partenaire. Simultanément, des données de facturation seront extraites des factures et transmises à l’administration.

Obligation de e-reporting

Pour le BtoC et le BtoB à l’export, hors du périmètre du e-invoicing, les entreprises devront transmettre à l’administration par voie de e-reporting toutes les données de transactions : date, montant HT, taux de TVA. Pour le BtoC le ticket Z, récapitulatif des ventes de la journée, sera transmis.

Obligation de transmission des données de paiement

Et enfin pour chaque facture électronique reçue, l’entreprise devra transmettre un statut pour mettre à jour le cycle de vie de la facture sur le portail des plateformes : Reçu, Approuvé, Mise en litige, Rejeté, Mise en paiement.

L’acheteur devra aussi communiquer la date et le montant du paiement par voie de e-reporting.

Comment faire de l’e-invoicing ?

Pour mettre en œuvre la réforme, les services de la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques ont choisi le schéma en Y. Et de laisser aux entreprises le libre choix de leur plateforme de facturation.

Jusqu’alors le portail Chorus Pro était réservé à la facturation BtoG, Avec le e-invoicing, le Portail Public de Facturation est aussi ouvert à toutes les entreprises pour l’envoi et la réception de factures interentreprises

Le schéma en Y

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les entreprises devront obligatoirement passer par une plateforme pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Et aussi pour transmettre à l’administration les données de e-reporting.

Les entreprises pourront utiliser soit :

• Les services du Portail Public de Facturation ou PPF,
• S’abonner à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP.

Le PPF propose aux entreprises un service gratuit de dépôt et de réception des factures, par portail, par API, par EDI. Il est aussi possible de saisir directement une facture sur le portail.

Les PDP sont immatriculées auprès de l’administration pour une durée de 3 ans. Et sont soumises à un audit de conformité. Leurs missions sont :

• Contrôler la conformité des factures et des données avant toute transmission,
• Transmettre les factures électroniques dans un format structuré aux plateformes de leurs destinataires,
• Recevoir les factures électroniques et les mettre à disposition de leurs destinataires,
• Extraire des factures émises les données de facturation et de les transmettre à l’administration fiscale,
• Recevoir, contrôler et transmettre les données de e-reporting à l’administration
• Mettre à jour les statuts de cycle de vie des factures,
• Transmettre les informations de mise à jour de l’annuaire au Portail Public.

Les formats de factures conformes au e-invoicing

Les factures sont émises dans un format structuré permettant l’extraction des données de facturation. Les formats retenus pour le e-invoicing sont :

• Le format hybride ou mixte Factur-X, un PDF qui encapsule une représentation structurée de la facture,
• Les factures en messages structurés tel UBL, CII, conformes à la norme sémantique EN 16931.
• Les factures EDIFACT sont acceptées sous réverse de transiter via les plateformes privées partenaires.

Les solutions de facturation

Les entreprises devront faire évoluer leurs solutions de facturation ; les rendre communicantes avec la plateforme de facturation qui émet leurs factures et réceptionne les factures de leurs fournisseurs.

Quand passer au e-invoicing ?

Les échéances et les pénalités

Au 1er juillet 2024, l’obligation d’accepter des factures électroniques porte sur toutes les entreprises quel que soit leur taille.

Le calendrier d’application du e-invoicing et du e-reporting

Les obligations de e-invoicing et de e-reporting s’appliquent :

• Au 1er juillet 2024, pour les grandes entreprises,
• Au 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire,
• Au 1er janvier 2026, à toutes les entreprises petites et moyennes y compris aux micro-entreprises.

Les pénalités

Pour le e-invoicing

• Le non-respect de l’obligation de e-invoicing est sanctionné d’une amende de 15 € par facture avec un plafond de 15 000 € par an,
• Chaque omission ou manquement par une plateforme de dématérialisation à l’obligation de transmission est sanctionnée d’une amende de 15 € par facture, plafonné à 45 000 € par an.

Pour le e-reporting

• Le non-respect de l’obligation de transmission d’information de transaction ou de paiement est de 250 € par transmission plafonnée à 15 000 € par an,
• Par une plateforme, à 750 € d’amende par transmission omise, plafonnée à 45 000 € par an.

Pourquoi se préparer au e-invoicing dès aujourd’hui ?

La facturation est essentielle à la pérennité de l’entreprise. Faire évoluer un processus de facturation est toujours une opération qui exige d’être planifiée et sécurisée. Tout incident de retard ou de dysfonctionnement, de facturer ou de payer des factures, peut avoir de lourdes conséquences commerciales et financières.

Adapter ses processus internes au e-invoicing

Dès le 1^er juillet 2024, il est obligatoire d’accepter des factures électroniques. Soit des factures fournisseurs reçues via une plateforme de facturation. Le service des factures entrantes devra être en mesure de traiter ce nouveau flux de facturation.

Bénéficier au plus tôt des avantages de la dématérialisation

Emettre des factures par voie électronique permet de bénéficier des avantages de la dématérialisation, soit des :

• économies en matière de traitement, suppression des impressions, des affranchissements postaux,
• gains de temps, la facture générée par l’ERP sera immédiatement transmise à son destinataire via la plateforme de facture,
• contrôles sécurisés, la plateforme est responsable de la conformité de la facture aux règles comptables et fiscales, et de son acheminement jusqu’à son destinataire,
• gains en trésorerie, le statut du cycle de vie de la facture jusqu’à son paiement est consultable sur la plateforme.

Le e-invoicing, un projet informatique structurant !

Le passage au e-invoicing pour une entreprise est un projet informatique dont la réussite relève :

• De la technique, les logiciels commerciaux et comptables sont-ils à upgrader ?
• De l’organisationnel, quelle sera la nouvelle organisation des services de facturation ?
• De l’humain, quelles seront les nouvelles tâches, les besoins en formation ?

De fait une politique de conduite au changement doit accompagner le e-invoicing au plus tôt. Une équipe projet doit être nommée, dès aujourd’hui, pour présenter le e-invoicing en interne, évaluer les impacts techniques sur le Système d’information, rédiger un cahier des besoins pour la recherche d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les partenaires commerciaux dans la mise en œuvre de l’e-invoicing et propose des solution comme un logiciel de facture électronique, mais également une solution de facture en EDI. Si le sujet vous a plus à lire notre eBook sur la facture électronique ou a participer l’un de nos webinaires « facture électronique 2024 c’est demain« .

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) a un rôle essentiel dans la réforme de la facturation électronique. En effet, les dates d’échéances de l’application de la réforme se rapprochent. Les spécifications d’application de l’article 153 de la loi de finances pour 2020 et de l’article 195 de la loi de finances pour 2021 sont publiées.

Il sera obligatoire de s’échanger les factures sous format électronique uniquement et d’en transmettre une copie au Portail Public de Facturation, ou PPF. Ce dernier ne proposera qu’un socle minimal de services et surtout de formats aux entreprises. Par exemple, vous ne pourrez plus envoyer directement vos factures en format EDI à vos clients ni au Portail Public de Facturation. Pour cela, vous devrez utiliser une plateforme PDP.

Dans cet article découvrons :

• Comment la chaine de facturation va être transformée ;
• Quels sont les nouveaux acteurs de la dématérialisation de facture (e-invoicing) ;
• Et enfin, l’intérêt de recourir à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Transformation de la chaîne de facturation

Le passage à la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions BtoB domestiques est accompagné de nouvelles obligations de déclaration de données de facturation et de chiffres d’affaires à l’administration. C’est toute la chaîne de la facturation des entreprises privées qui est transformée.

Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?

Dématérialisation fiscale : deux nouvelles obligations à compter de juillet 2024

L’e-invoicing

Il s’agit de l’obligation de facturer par voie électronique et de transmettre à l’administration fiscale les données de facturation. Article 153 de la loi de finances 2020 :

« Les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée ».

Au 1^er juillet 2024 : toutes les entreprises devront accepter la facture électronique.
Au 1^er juillet 2024 : les grandes entreprises devront émettre des factures électroniques.
Au 1^er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaires devront émettre des factures électroniques.
Au 1er janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises ainsi que les microentreprises devront émettre des factures électroniques.

Flux d’e-invoicing

Il s’agit de la transmission des données de facturation BtoB. Ces flux sont échangés entre PDP ou entre une PDP et le PPF voire via le PPF sous certaines conditions.

Pour répondre aux objectifs de collecte de toutes les données de transactions effectuées par les entreprises, l’e-invoicing est complété d’une obligation d’e-reporting.

L’e-reporting

L’e-reporting consiste à transmettre à l’administration fiscale :

• Les transactions BtoB à l’exportation ;
• Les ventes BtoC, ou vers des non-assujettis à la TVA ;
• Les informations concernant le paiement des factures électroniques reçues (date et montant du règlement).

Flux d’e-reporting

Il s’agit des flux de transmission des données de ventes hors champs d’e-invoicing et des données de paiement des factures BtoB. Ces flux sont à destination de l’administration.

Un nouveau service et de nouveaux flux électroniques

Un nouveau service d’annuaire et de nouveaux flux électroniques entre les entreprises et l’administration fiscale seront mis en place à compter de juillet 2024.

L’annuaire

Les destinataires de factures électroniques doivent être identifiés dans un annuaire. L’identification se fait par le SIREN, ou pour une identification par établissement par le SIRET. Il est aussi possible d’utiliser un code de routage (Exemple : le code GLN) afin que les factures soient directement remises au service chargé de les traiter.

Les flux de cycle de vie

Les flux de cycle de vie ont pour but d’informer l’émetteur de la facture et l’administration de l’état d’avancement du traitement de la facture envoyée par voie électronique.

Les flux d’annuaire

Il s’agit des demandes de consultation et de mises à jour de l’annuaire en provenance des plateformes de facturation à l’administration qui gère l’annuaire.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

L’obligation d’e-invoicing concerne l’ensemble des opérations faites en France relatives à des achats ou des ventes de biens et de services réalisées entre des entreprises établies en France assujetties à la TVA.

L’obligation d’e-reporting concerne des entreprises soumises à la TVA française pour des actes de ventes auprès des non assujettis (les particuliers entre autres) ou avec des entreprises non établies sur le territoire national.

De nouveaux acteurs dans la facturation interentreprise

Les nouvelles règles de facturation entre entreprises amènent trois nouveaux acteurs dans les process de facturation des entreprises du secteur privé comme du secteur public :

• L’Opérateur de Dématérialisation, ou OD, est un prestataire privé qui offre des services de dématérialisation de factures aux entreprises lors de leur émission et de leur réception. Un OD n’est pas autorisé à transmettre des factures vers un récepteur mais doit passer par le PPF. Il ne peut recevoir de factures que via le PPF. Il n’est pas connu de l’administration et n’apparaît pas dans l’annuaire.
• La Plateforme de Dématérialisation Partenaire, ou PDP, est un prestataire privé, un opérateur de dématérialisation autorisé à transmettre directement des factures à leurs destinataires et à la Plateforme Publique de Facturation des données (e-reporting). Elle peut également faire des demandes de mises à jour de l’annuaire.
• Le Portail Public de Facturation, ou PPF (opéré par l’AIFE, Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat), propose un socle minimal de services aux entreprises privées pour échanger leurs factures électroniques. L’interface recueille les données d’e-invoicing et d’e-reporting pour l’administration fiscale.

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Selon la loi le recours à une plateforme privée n’est pas une obligation :

« L’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent, au choix des intéressés, en recourant au portail public de facturation mentionné à l’article L. 2192-5 du code de la commande publique et/ou à une plateforme de dématérialisation partenaire. »

Les plateformes de dématérialisation partenaires jouent un rôle central dans l’application de la réforme de la facturation interentreprises.

L’importance d’une PDP en tant qu’intermédiaire entre l’entreprise et l’administration

Selon la loi, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est tenue à :

• Contrôler la conformité des factures et des données avant toute transmission ;
• Transmettre les factures électroniques dans un format structuré aux plateformes de leurs destinataires ;
• Recevoir les factures électroniques et les mettre à disposition de leurs destinataires ;
• Extraire des factures émises les données de facturation et les transmettre à l’administration fiscale ;
• Recevoir, contrôler et transmettre les données d’e-reporting à l’administration ;
• Gérer les statuts de traitement des factures électroniques ;
• Transmettre les informations de mise à jour de l’annuaire au Portail Public.

Seulement certains acteurs seront PDP

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit une procédure d’immatriculation des plateformes PDP.

Pour être immatriculées, les plateformes candidates doivent fournir des éléments prouvant leur capacité à remplir les différentes fonctions leurs incombant. Elles doivent s’engager à remettre un audit de conformité avant la fin de la première année d’immatriculation. L’immatriculation a une durée de trois ans, le renouvellement est soumis aux mêmes conditions que pour l’obtention.

Les plateformes PDP, de nouveaux partenaires pour les entreprises

Avec le passage aux nouvelles obligations d’e-invoicing et d’e-reporting, ces plateformes de dématérialisation des factures deviennent de nouveaux partenaires stratégiques pour les entreprises. Leurs fonctions :

1. Commerciales
   La PDP a la charge du bon envoi et de la bonne réception des flux de facturation de l’entreprise ;
2. Techniques
   La PDP met en œuvre les moyens techniques de dématérialisation de factures et de leur transmission par voie électronique ;
3. « Tiers de Confiance »
   La PDP est responsable, vis-à-vis de l’entreprise, de la conformité des factures émises et de la bonne transmission des informations à l’administration fiscale.

Choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire

L’échéance du 1er juillet 2024, c’est demain. A cette date toutes les entreprises devront avoir la capacité de recevoir et de traiter des factures électroniques.

Choisir dès aujourd’hui sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire pour recevoir et émettre des factures électroniques ainsi que transmettre ses données d’e-reporting doit être une priorité pour les Directions Comptables et Financières des entreprises.

La transformation du cycle de facturation et la mise en place de nouveaux flux d’informations entrainent des changements importants. Une phase de préparation et de tests est primordiale.

Et les enjeux sont importants ! Tout d’abord, il y a des enjeux commerciaux, avec des fournisseurs qui émettent des factures électroniques et des clients qui attendent des factures électroniques. Ensuite il y a des enjeux financiers, avec des délais de paiement à respecter. Finalement, il y a des enjeux réglementaires, pour être en conformité avec la loi dès juillet 2024.

Comment passer à la facturation électronique ?

Depuis plus de 30 ans, Tenor accompagne les entreprises sur des projets de dématérialisation de factures. Nous avons décidé de devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire pour permettre à nos clients de répondre aux enjeux de cette nouvelle réglementation.

Si ce sujet vous intéresse, téléchargez l’ebook de la facture électronique ou contactez nos équipes pour échanger sur vos besoins dès aujourd’hui.