Les solutions d’intégration de données

Il existe de nombreuses solutions d’intégration de données. En effet, au sein des entreprises l’intégration des données recouvre de larges besoins. Les flux de données entre les différents logiciels de l’entreprise, la consolidation de données pour des analyses, la migration de données vers de nouveaux formats, les transferts de fichiers avec des tiers, les échanges de documents électroniques avec des partenaires commerciaux. A chacun de ces besoins correspond une solution logicielle adaptée.

Dans cet article découvrez les différentes solutions d’intégration de données possible et un comparatif des différents usage qu’une DSI peut en faire. A quels besoins elles répondent et quelles sont leurs principales fonctionnalités.

Les différentes solutions d’intégration de données

Les EAI, Enterprise Application Integration

Un EAI est une solution de gestion de flux de données entre applicatifs. Son objectif est d’améliorer la gestion des flux dans l’entreprise. Dans un Système d’Informations, l’EAI permet à toutes les applications connectées de partager la même source de donnée. Pour chaque donnée il est défini une unique source. De fait, l’EAI diffuse la donnée source auprès des applications qui en font la requête. Exemple si l’application source de l’adresse Client est le CRM, alors l’adresse Client de la Gestion Commerciale ainsi que de la Comptabilité seront mise à jour avec l’adresse client du CRM.

L’EAI permet de mette fin au syndrome du plat de spaghettis en remplaçant toutes les passerelles « point à point » entre logiciels. En effet, les connecteurs EAI sont bidirectionnels, toute application peut émettre et recevoir des informations.

Les ESB, Enterprise Service Bus

Un ESB est une évolution technologique des EAI. Un ESB est un bus auquel toutes les applications sont connectées via des Web Services ou des API. Dès lors les applications peuvent interagir entre-elles en temps réel. Les ESB permettent des échanges d’informations à fréquence élevées. Les ESB sont utilisés pour la mise en œuvre des architectures orientées services (SOA).

Les ETL, Extract Transform Load

L’objet principal d’un ETL est de consolider des données en provenance de différentes sources. Par conséquent on obtient un ensemble de données cohérentes, nettoyées, vérifiées, et actualisées. De fait, on les utilisera comme source dans des outils d’analyse décisionnelle. Les ETL travaillent en trois phases :

  1. L’Extraction : les ETL extraient des données internes à l’entreprise de bases de données, de fichiers et aussi des données externes, Open Data, Big Data,
  2. La Transformation : les ETL vérifient les données, suppriment les doublons, transposent les données dans un même format commun,
  3. Le Chargement : les ETL chargent les données dans un lieu de stockage unique, le plus souvent un entrepôt de données ou Data Wharehouse.

Les ETL permettent aussi de procéder à des migrations de données d’un format vers un nouveau format.

Les MFT, Managed File Transfert

Le MFT est une solution de transfert de fichiers. Le MFT permet de transférer des documents électroniques de tout format, structurés ou non structurés, d’un émetteur vers un ou plusieurs destinataires. Le MFT apporte au transfert de données des fonctionnalités de sécurité :

  • Cryptage des données transmises,
  • Gestion des droits d’accès des utilisateurs,
  • Garantie de non-répudiation lors des transferts.

Les MFT sont tout particulièrement adaptées aux transferts de documents sensibles. Ils s’intègrent facilement au Système d’Information de l’entreprise via des API.

Les PeSIT, Protocole d’Echanges pour un Système Interbancaire de Télécompensation

Nous citerons aussi pour mémoire, le PeSIT ou Protocole d’Echanges pour un Système Interbancaire de Télécompensation. En effet de nombreuses organisations utilisent encore ce protocole de transfert de données. Le PeSIT a été créé en 1986 pour le secteur bancaire et utilisé pour les échanges interbancaires. Le PeSIT permet l’écriture et la lecture de données d’une machine à une autre. Aujourd’hui le PeSIT est souvent remplacé par les MFT.

Les EDI, Echange de Données Informatisé

Les solutions EDI permettent des échanges de messages électroniques structurés entre partenaires commerciaux. Les données sont échangées directement d’ordinateur à ordinateur sans aucune intervention. Les points forts de l’EDI :

  • Popularité, l’EDI est utilisé par de nombreuses entreprises dans des clés de l’économie, automobile, grande distribution, transport, logistique,
  • Gouvernance, l’EDI est un système standardisé et normé, des organisations interprofessionnelles tel GS1, Galia, Odette, GTF, Agro EDI Europe, ont en charge de faire évoluer les standards et de les publier,
  • Sécurité et fiabilité, l’EDI est un système d’échanges électronique mature qui fonctionne sur des réseaux sécurisés,
  • Facilité de mise en œuvre, de nombreux prestataires EDI proposent des offres EDI adaptées pour tous types de besoins et d’entreprises.

Pour plus d’informations à propos de l’EDI.

Les MDM, Master Data Management

Un MDM n’est pas à proprement parler une solution d’intégration de données. Il s’agit en fait d’une suite de fonctionnalités et de méthodes qui permettent de gérer le référentiel des données de l’entreprise.

Les fonctions du MDM sont de:

  • Définir le référentiel des données de l’entreprise,
  • Disposer de données de référence de qualité,
  • Définir les règles ;
  • Valider des données lors de leur intégration dans le SI de l’entreprise,
  • Synchroniser des données entre les applicatifs de l’entreprise
  • Diffuser des données à l’extérieur de l’entreprise,
  • Faciliter les transcodages de données de référence entre les applications,
  • Accéder directement et rapidement à des données dispersées entre différentes sources.

A voir aussi les 10 bonnes raisons de passer au MDM

Récapitulatif des solutions et de leurs fonctions

EAIESBETLMFTPeSITEDIMDM
Gestion des flux entre logicielsGestion des flux entre logicielsConsolidation de donnéesTransfert de fichiersTransfert de donnéesEchanges de messages électroniquesGestion de référentiel de données
Les EAI permettent aux applications connectées de partager entre-elles les mêmes données de références.Les ESB utilisent des Web Services et des API. Ils permettent aux applications d’interagir entres elles par échange d’informationsLes ETL permettent d’extraire des données de sources hétérogènes internes et externes à l’entreprise, de les consolider en un seul lieu à des fin d’analyse décisionnelleLes MFT permettent de piloter les transferts de fichiers vers un ou plusieurs destinataires. Les MFT proposent des fonctionnalités de synchronisation des données et de cryptage.Le PeSIT est un protocole datant de 1986 d’écriture de données d’une machine à l’autre encore utilisé par certaines organisations.L’EDI permet à des partenaires commerciaux d’échanger par voie électronique leurs documents commerciaux. Les données sont intégrées directement dans les systèmes d’information.Les MDM sont des suites de fonctionnalités et de méthodes permettant à l’entreprise de gérer son référentiel de données.
Les EAI garantissent que toutes les applications utilisent des données actualisées.Les ESB sont utilisés pour les architectures SOALes ETL sont aussi utilisés pour des opérations de migration de donnéesLes MFT sont adaptés pour le transfert de données sensibles.Le PeSIT est un protocole en fin de vie, le MFT le remplaceL’EDI fiabilise les flux commerciaux en évitant les ressaisies et permet la synchronisation des données commerciales entre partenairesLes MDM concourent à garantir la qualité et l’intégrité des données de l’entreprise.

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L’intégration des données en entreprise, un projet stratégique

Un projet d’intégration de données en entreprise va beaucoup plus loin que le simple choix d’une solution adaptée à un besoin spécifique. En effet, il s’agit d’un projet qui porte sur une infrastructure informatique déjà existante et des sources de données hétérogènes internes et externes. Avec des contraintes métiers fortes comme le respect de la qualité des données. Mais également, un cadre réglementaire de plus en plus rigoureux : RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), normes financières et comptables (IFRS)…

De fait la mise en production de solutions d’intégration de données nécessite :

  • Une analyse des besoins et des contraintes,
  • Une expertise dans le domaine de la donnée.

Depluis plus de 30ans Tenor accompagne les entreprises dans le management de la données avec des solutions EDI, des solutions EAI comme DEX mais également un ensemble d’accompagnement et d’audit sur les systèmes d’échange de flux. Contactez-nous pour lancer votre projet

Facture électronique BtoB obligatoire en 2024

La facture électronique BtoB devient obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises. Emettre des factures dans un format numérique s’appliquera progressivement à toutes les entreprises à compter du 1er juillet 2024. A cette date, toutes les entreprises seront aussi dans l’obligation d’accepter les factures électroniques.

Loin d’être une contrainte, ce nouvel impératif est une opportunité, tout particulièrement dans le contexte actuel. 

Nous vous proposons un point sur l’obligation de la facture électronique BtoB, les travaux du FNFE-MPE pour accompagner les entreprises au changement, mais également de découvrir les enjeux de cette nouvelle obligation pour les entreprises.

L’essor de la facture électronique en France

A ses débuts la facture électronique s’appelait « dématérialisation fiscale » et son support était l’EDIDMF, pour EDI dématérialisé. Une mise en œuvre complexe et coûteuse, une réglementation contraignante, ont fait que son usage se limitait :

  • Aux secteurs industriels ayant des flux d’affaires réguliers et importants entre donneurs d’ordres et sous-traitance comme la construction automobile,
  • A la grande distribution caractérisée par un nombre réduit d’acheteurs, une multitude de fournisseurs et un très grand nombre de factures reçues quotidiennement.

Les objectifs étaient pour les premiers plus d’intégration entre partenaires industriels, pour les seconds une réduction des tâches administratives et une réduction des coûts de gestion des factures.

En 2006 puis 2010, la transposition dans le droit français des Directives Européennes 2006/112/CE et 2010/45/UE assouplit la règlementation.

L’objectif des Pouvoirs Publics est de favoriser l’adoption de la facture électronique par le plus grand nombre d’entreprises. C’est dans ce contexte que le FNFE, Forum National de la Facture Electronique, a été créé en janvier 2012.

Les travaux du FNFE-MPE

La mission principale du FNFE est de contribuer à l’adoption de la facture électronique par les entreprises. Et tout particulièrement par les petites et moyennes entreprises. Le FNFE est une association, ouverte à toutes les entreprises. Participent aux travaux du FNFE, les organisations professionnelles de normalisations tels GS1, GALIA, des offreurs de solutions de facture électronique, des éditeurs de logiciels de comptabilité et de gestion.

Le FNFE travaille sur différents axes, pour favoriser et simplifier le passage des entreprises à la facture électronique :

L’interopérabilité des solutions de factures électroniques

L’interopérabilité est l’élément essentiel pour permettre à toutes les entreprises d’échanger de façon fluide entre-elles des factures électroniques :

  • Au niveau européen, des règles sémantiques de facturation communes entre toutes,
  • Des formats de facture électronique appliquant ces règles,
  • Que les factures électroniques soient transmissibles quels que soient les environnements informatiques des entreprises,
  • Que chaque entreprise puisse choisir son prestataire et en changer sans remise en cause de son système de facturation.

La formalisation d’un format mixte

Le FNFE est le promoteur en France du format mixte ou hybride Factur-X dont la particularité est de concilier en un seul fichier les avantages d’un format structuré et d’un PDF-A/3. C’est-à-dire qu’il peut être lu et utilisé à la fois par des machines et des humains. L’objectif de ce format est de faciliter l’adoption de la facture électronique par les petites et moyennes entreprises.

Toujours dans l’objectif de faciliter l’adoption des échanges électroniques par toutes les entreprises.  Le FNFE propose depuis janvier 2021, la commande électronique dans un format mixte, l’ORDER-X.

La promotion de Chorus Pro

Dans le cadre de l’obligation pour toutes les entreprises depuis janvier 2020, de la facture électronique BtoG, Business to Governement. Le FNFE en collaboration avec l’AIFE, Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, promeut l’usage de la plateforme Chorus Pro auprès des entreprises travaillant avec la sphère publique.

Le suivi des évolutions réglementaires

Les experts du FNFE-MPE assurent un suivi des évolutions réglementaires, tant au niveau national qu’européen. Organisent des webinaires d’information et publient régulièrement des documentations, des guides, des fiches pratiques à destination des entreprises mettant en place la facture électronique.

Les publications du FNFE-MPE. Les derniers en date concernent l’article 153 de la loi de finances de 2021 qui institue l’obligation de la facture électronique BtoB à compter de juillet 2024.

L’obligation de la facture électronique BtoB à compter de 2024

A partir du 1er juillet 2024, la facturation électronique entre entreprises change de dimension :

  • L’émission de facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises entre juillet 2024 et janvier 2026,
  • Au 1er juillet 2024 toutes les entreprises sont dans l’obligation d’accepter les factures électroniques,

Cette mesure va concerner deux milliards de factures BtoB émises chaque année en France, dont seulement environ un quart sont dématérialisées aujourd’hui.

La DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, a publié en octobre 2020 son rapport sur les modalités d’application de cette réforme sous le titre significatif de « La TVA à l’ère du digital en France ».

Les premiers pas vers un modèle de type Clearance

Effectivement l’obligation de la facture électronique, s’accompagne d’un changement des modalités de déclaration de la TVA :

  • Parallèlement à l’émission des factures électroniques, la transmission à l’administration des données de facturation pour un pré-déclaratif de la TVA,
  • Un e-reporting des ventes non soumises à l’obligation de la facture électronique : BtoC, export, …

Il s’agit d’un modèle de type Clearance qui permet un Contrôle Transactionnel Continu des transactions entre assujettis à la TVA. Le MEDEF déclare que « La généralisation de la facture électronique doit apporter des bénéfices opérationnels, financiers, commerciaux et organisationnels tangibles pour les entreprises »

Les enjeux de l’obligation de la facture BtoB pour les entreprises

Outre la conformité à la loi, et l’obligation de passer par une plateforme de facturation pour envoyer et recevoir ses factures. Les enjeux pour les entreprises sont de maitriser les coûts de la mise en œuvre du passage à la facturation électronique, la transformation numérique de ses processus achat et vente et quels avantages qualitatifs en obtenir.

Des priorités et des coûts de mise en œuvre variables selon les entreprises

Les coûts de mise en œuvre pour les entreprises varient selon le volume de factures traitées et la maturité de l’entreprise dans la dématérialisation fiscale.

Pour les entreprises encore à la facture papier tant en émission qu’à la réception, la priorité pour le 1er juillet sera d’avoir la capacité de pouvoir traiter des factures fournisseurs électroniques. La réception de facture au standard Factur-X permettra une évolution progressive vers un schéma 100% numérique.

En ce qui concerne l’émission de factures électroniques, le passage va s’avérer une opération à gains quasi nuls. En effet, les économies obtenues par l’abandon de l’envoi papier, impression, enveloppe, affranchissement et les coûts d’émission de facture électronique vont s’équilibrer. Pour créer et émettre des factures électroniques l’équipement minimal est estimé à :

  • Un système de facturation en mode SaaS pour 25 € / 60 € d’abonnement par mois,
  • La transmission électronique des factures pour 0,20 € / 1,50 € par facture avec archivage compris pendant une durée de 10 ans.

Pour les entreprises pratiquant déjà la dématérialisation des factures clients, l’enjeu sera une montée en puissance de leur capacité à émettre vers tous leurs clients des factures électroniques. Elles y trouveront des économies d’échelle.

Une gestion 100% numérique des processus achat-vente

En réception

Le bénéfice de recevoir des factures fournisseurs dans un format électronique permet la mise en œuvre d’un processus automatisé de validation des factures jusqu’au déclenchement du paiement. Les avantages seront de supprimer les ressaisies, de rapprocher automatiquement les factures aux bons de livraison et aux commandes. Et aussi de paramétrer un workflow de validation jusqu’au déclenchement du paiement.

A terme, c’est l’opportunité pour le service achat de bénéficier d’un cycle P2P, Procure to Pay, entièrement automatisé.

En émission

Les factures clients sont adressées directement à leur destinataire via une plateforme de facturation certifiée ou via Chorus Pro. Le dépôt des factures peut être fait directement par la Gestion Commerciale ou manuellement.

Les avantages sont un suivi de l’envoi de la facture avec souvent une notification de sa réception. Et in fine des délais de paiement respectés.

Des avantages qualitatifs pour les entreprises

Les avantages pour les entreprises sont essentiellement liés à la transformation numérique des métiers. C’est-à-dire, une nouvelle façon de s’organiser et de travailler avec de nouveaux outils et méthodes, à différents niveaux :

  • Organisationnels
    • Confort de travail pour les services avec la suppression du papier,
    • Mise en place d’une Gestion Electronique de Documents,
    • Facilité pour la mise en place du télétravail et de solutions mobiles,
  • Opérationnels
    • Traçabilité et suivi des envois en temps réel,
    • Rationalisation des circuits de validation des factures fournisseurs avec un Workflow,
  • Financiers
    • Réduction des délais de paiement,
    • Reporting en temps réel des prévisions de trésorerie.

Les entreprises amenées à repenser le traitement de leurs factures

Avec les échéances d’obligation de la facture électronique BtoB dès juillet 2024, les entreprises sont amenées à repenser dès aujourd’hui le traitement de leurs factures. Les tâches de manipulation, de vérification, de traitement des pièces papiers disparaissent. Elles sont remplacées par des processus informatiques.

Les changements organisationnels seront nombreux, le temps consacré à la saisie et à la validation diminue. Par contre, le contrôle et l’audit sont amenés à être renforcés pour détecter les anomalies et les tentatives de fraudes en temps réel.

Pour que ces évolutions s’effectuent de façon fluide. Les outils informatiques devront être opérationnels dès juillet 2024, c’est-à-dire dans deux ans !! Tenor propose une solution de dématérialisation en ligne avec les attentes du législateur et en phase avec les besoins des utilisateurs. Découvrez nos services de dématérialisation de facture électronique BtoB.

Qu’est-ce que l’EDI Facture

L’EDI Facture est la solution la plus aboutie pour mettre en œuvre un projet de facture électronique. De fait, à quelques mois du passage à l’obligation de la facture électronique pour toutes les transactions BtoB, elle reste la première des voies de la dématérialisation fiscale utilisée par les entreprises.

Dans cet article, découvrez l’EDI Facture, sa mise en œuvre, son fonctionnement, ses bénéfices mais également les alternatives éventuelle à l’EDI facture. Pour finir, vous découvrirez 5 raisons pour faire le choix de l’EDI Facture avant 2024.

L’EDI facture

L’EDI permet de transmettre par voie sécurisée directement de système de gestion à système de gestion les données de facturation, dans un format structuré et normé.

La mise en œuvre de l’EDI facture

Le principe de l’EDI facture repose sur trois points :

  • La facture est transmise par message EDI,
  • Le message EDI prend valeur légal de facture,
  • Il n’y a pas d’envoi de facture papier.

De fait, la mise en œuvre d’un EDI facture est encadrée par la loi et des règles de normalisation.

Le cadre réglementaire

L’émission de facture électronique ou e-facture est régie par l’Article 289 du Code Général des Impôts.

Pour que le message EDI devienne facture : le fournisseur et le client s’engagent mutuellement à échanger les factures et avoirs via EDI. Le message EDI contient toutes les mentions de facturation obligatoires et satisfait aux garanties :

  • D’authenticité, l’émetteur de la facture est identifiable,
  • D’intégrité, le message est archivé de façon légale pendant 10 ans,
  • De lisibilité, les informations contenues dans le message sont restituables de façon lisible.

Ces garanties confèrent au message EDI sa valeur de facture opposable aux tiers et à l’administration fiscale lors de contrôles.

Les standards et les réseaux

Pour pouvoir transmettre et intégrer les données de facturation dans les différents Systèmes d’Information, l’Invoice ou message EDI Facture doit respecter des standards. Différents standards sont donc définis et mis à jour régulièrement par les organismes comme GS1 ou GALIA. Les formats les plus courants sont EDIFACT, XML, UBL 2.0.

Les factures transitent dès lors de l’émetteur vers le récepteur via des réseaux sécurisés VAN (Value Added Network) ou RVA (Réseau à Valeur Ajoutée) que proposent les offreurs de solutions EDI.

Le fonctionnement

L’EDI Facture permet une intégration totale du processus de facturation par les Systèmes d’Information des fournisseurs et des clients sans aucune ressaisie.

En émission

La facture est émise par la Gestion Commerciale ou l’ERP du fournisseur. La solution EDI choisie par le fournisseur convertie la facture en message EDI. Le prestataire EDI du fournisseur prend en charge le message et le dirige soit en direction du client soit en direction du prestataire EDI du client. Le fournisseur reçoit une notification lorsque le message est livré.

En réception

La solution EDI du client réceptionne la facture. Les données de facturation sont extraites du message puis intégrées dans le Système de Gestion sans aucune ressaisie. Le client peut dès lors mettre en place un processus P2P, Purchase to Pay, pour rapprocher les données de la facture à la livraison et à la commande puis déclencher le paiement.

En parallèle, fournisseur et client conservent le message Invoice, dans un SAE, Système d’Archivage Electronique, pour garantir son intégrité, pendant la durée légale de 10 ans. Et permettre sa restitution en cas de contrôle.

Les avantages

Emettre et recevoir des factures électroniques par un processus EDI entièrement automatisé et sécurisé de part et d’autre, apporte beaucoup d’avantages :

  • La suppression du papier,
  • La suppression des erreurs dues aux ressaisies,
  • La traçabilité des échanges,
  • La mise en place de processus de type workflow,
  • L’archivage électronique.

Si votre partenaire commercial, fournisseur ou client, n’est pas en mesure de vous envoyer ou recevoir des factures EDI. Vous pouvez passer par d’autres voies pour dématérialiser les factures.

Les autres moyens de faire des factures électroniques

Pour émettre une facture électronique plusieurs solutions sont possibles sans passer par un EDI complet.

Le WEBEDI

Le WEBEDI est une solution alternative à l’EDI complet ou intégré. En effet, l’entreprise accède à un service EDI via un navigateur internet.

Le dépôt et la réception de factures s’effectue via le portail WEBEDI ;  puisque il n’y a pas d’intégration automatique avec les Systèmes d’Information. Le WEBEDI est la solution pour envoyer et recevoir des factures EDI, sans avoir à investir dans un système EDI complet.

La signature électronique

En ce qui concerne la signature électronique, elle consiste à signer un document numérique avec un certificat électronique conforme RGS (Référentiel Général de Sécurité) et eIDAS (Electronic Identification And trust Services). La signature électronique permet ainsi d’authentifier le document et garantir son intégrité. La facture dans un format PDF signé électroniquement et accompagné du certificat est admise par la loi.

La Piste d’Audit Fiable

La Piste d’Audit Fiable ou PAF, permet à tout fichier numérique PDF simple ou autre d’être considérée comme facture électronique. La condition est donc de pouvoir établir l’authenticité de la facture au moyen d’un piste d’audit qui permet de remonter de façon fiable et sincère jusqu’aux faits générateurs de la facture : vente, livraison, commande. La PAF est aussi le moyen de justifier l’authenticité des factures papier.

Le format Factur-X

Et enfin la Factur-X que promeut en France le FNFE-MPE. La Factur-X est un format mixte ou hybride. C’est à dire la facture est un PDF/A3 signé électroniquement dans lequel est incorporé un XML qui contient les données de facturation sous format structuré. De même La Factur-X est lisible par l’humain et par la machine. Elle permet donc d’émettre des factures électroniques avec des données structurées, sans se préoccuper du niveau d’équipement du destinataire.

5 raisons de choisir l’EDI Facture pour 2024

A compter du 1er juillet 2024, la facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les transactions BtoB.

En effet l’application de cette obligation s’accompagne de la transmission à l’administration fiscale de données de facturation pour établir les prévisions de recette de TVA et des déclarations préremplies. En conséquence à terme, seuls les formats de facture électronique intégrant des données structurées seront autorisés. Les formats type PDF simple ou signé seront donc abandonnés.

Choisir de passer à l’EDI Facture dès à présent, permet de :

  1. Bénéficier de l’expertise des prestataires EDI en matière d’échanges électroniques.,
  2. Digitaliser les processus d’achats et de ventes,
  3. Réduire les coûts d’émission et de réception des factures,
  4. Tracer et sécuriser toutes les transactions commerciales,
  5. Être conforme à l’obligation de 2024.

Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à faire un tour sur le Blog de Tenor .Vous y trouverez des articles sur Comment choisir son prestataire EDI ? ou les avantages du WebEDI et même Comment mettre en œuvre l’EDI dans mon entreprise ?

De même contactez nos experts pour identifier vos besoins en EDI et vous proposer la meilleure solution EDI ou notre logiciel de facture électronique pour votre projet de dématérialisation de facture.

Qu’est-ce que le modèle Post Audit dans la dématérialisation fiscale ?

Le Post Audit a t-il encore de l’avenir à l’aune du passage à l’obligation de la facture électronique et de nouveaux modèles de contrôle de la TVA émergeants. En effet, les plateformes de facturation électronique seront tenues de transmettre à l’administration fiscale des données commerciales extraites des factures. Les entreprises établiront un e-reporting périodique de leurs transactions. L’administration fiscale envisage un pré-remplissage des déclarations de TVA. Le modèle Post Audit de contrôle de la TVA disparaitra-t-il?

Dans cet article nous vous proposons de découvrir le modèle « Post Audit » dans la dématérialisation fiscale. Puis les évolutions attendues en matière de contrôle de TVA avec le passage à la facture électronique obligatoire à partir de 2024.

La facture électronique ou dématérialisation fiscale

Tout d’abord, rappelons quelques principes de base de la dématérialisation fiscale : les règles qu’une facture dématérialisée doit impérativement respecter et les trois voies de dématérialisation fiscale admises par l’administration.

Les règles de la facture électronique

Pour être conforme, une facture dématérialisée doit garantir tout au long de son cycle de vie – émission, réception, archivage – trois critères. L’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et la lisibilité de ses informations.

Garantir l’authenticité

Consiste à garantir que l’émission de la facture est bien liée à une vente ou à une prestation de service effective. Et que l’émetteur de la facture s’authentifie par son nom, sa raison sociale et son identifiant TVA.

Garantir l’intégrité

Consiste à mettre en œuvre tous les moyens techniques et informatiques pour s’assurer que les données contenues dans la facture numérique soient inaltérables, non modifiables tout au long de son cycle de vie.

Garantir la lisibilité

Consiste à garantir que la facture dématérialisée peut être, à tout moment et sans délai, dans un format lisible par toute personne. La facture est dès lors lisible dans son intégrité sur papier ou sur écran.

Pour atteindre ces trois objectifs, les entreprises disposent de trois voies légales.

Les trois voies de la dématérialisation fiscale

Les entreprises peuvent émettre, recevoir, traiter des factures dématérialisées selon des règles et des pratiques encadrées par la loi et les réglementations comptables et fiscales.

La signature électronique

La facture est signée électroniquement. Le certificat de signature permet d’authentifier l’émetteur de la facture et de garantir l’intégrité des données. Les factures émises selon la norme Factur-X sont des factures signées électroniquement.

La Piste d’Audit Fiable

Une série de contrôles documentés et permanents permet d’établir une piste d’audit fiable, PAF, entre la facture émise et les faits qui en sont l’origine : bons de livraison et bons de commande. La facture papier est soumise à la piste d’audit fiable.

L’EDI

L’émetteur et le récepteur s’accordent à échanger entre eux, factures et avoirs en messages EDI. Pour que le message EDI prenne valeur de facture dématérialisée, il doit :

  • contenir toutes les mentions obligatoires de facturation,
  • s’archiver de façon légale et restituable à tout instant dans un format lisible.

C’est dans ce cadre de dématérialisation fiscale qu’opère actuellement le modèle de contrôle de TVA appelé « Post Audit ».

Le modèle Post Audit

Le modèle Post Audit est une méthode de contrôle, a posteriori, de la TVA sur pièces. La plupart des pays européens utilisent le modèle Post Audit pour contrôler la TVA et lutter contre la fraude.

Le principe du Post Audit

Le contrôle s’effectue sur pièces, c’est-à-dire à partir des factures. Les factures font office de documents fiscaux à valeur probante. Cette valeur probante repose sur l’engagement des entreprises à respecter la réglementation en matière de facturation. C’est-à-dire garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures conservées et présentées à l’administration fiscale. Les moyens qui permettent d’établir la preuve dépendent de la voie de dématérialisation utilisée :

  • Pour les factures signées électroniquement, le certificat de signature électronique,
  • Pour les factures EDI, la restitution dans un format lisible et la convention d’échanges EDI entre les deux partenaires EDI, émetteur et récepteur,
  • Pour toutes autres factures électroniques et aussi factures papier, la démonstration via une Piste d’Audit Fiable qu’une transaction commerciale est à l’origine de la facture.

Avec la généralisation de la facture électronique et son obligation d’untiliser une solution de facture électronique à compter de 2024, le contrôle de la facturation dématérialisée et de la TVA évoluent.

Vers un Contrôle Transactionnel Continu.

Le passage à l’e-invoice pour toutes les transactions BtoB s’accompagne de deux dispositions qui changent profondément les relations entre entreprises et administration fiscale. De fait, cela instaure un Contrôle Continu Transactionnel (Continous Transaction Control ou CTC).

Le modèle Clearance

Le modèle Clearance est la collecte en temps réel par l’administration fiscale de données de facturation. Les plateformes de facturation sont dans l’obligation d’extraire des factures transmises des données pour l’établissement des déclarations de la TVA. Ces données vont vers le SI de la DGFIP, direction Générale des Finances Publiques.

Le e-reporting

Le e-reporting est le déclaratif en ligne de la TVA collectée par les ventes exclues de l’obligation de la facture électronique. C’est-à-dire principalement les ventres BtoC et les ventes export.

La TVA à l’ère du tout numérique

Avec la facture électronique obligatoire et le e-reporting, l’administration fiscale aura connaissance en temps quasi réel des transactions commerciales assujetties à la TVA. Cela lui permettra d’établir les pré-déclarations de TVA et de faire des prévisionnels des recettes de TVA.

Et aussi de détecter facilement à l’aide de l’Intelligence Artificielle et d’outils de « data-mining » les fraudes et les tentatives de fraudes. Dès lors les contrôles Post Audit ciblerons toujours les cas suspects.

Pour finir, la prochaine arrivée de la facture électronique en BtoB et l’orientation vers un modèle de Clearance d’ici à 2024 bouleverse les habitudes. Les entreprises doivent anticiper la mise en place de solutions de dématérialisation d’ici là. Depuis plus de trente ans, Tenor propose des services de dématérialisation fiscale qui facilitent les échanges commerciaux entre partenaires. Contactez nos experts pour découvrir nos solutions et lancer votre projet de DEMAT rapidement.

Dématérialisation des factures fournisseurs

Dématérialisation des factures fournisseurs, c’est le moment de passer à la numérisation des factures !

A partir du 1er janvier 2024, toutes les entreprises accepteront les factures électroniques par obligation. C’est-à-dire que toutes les entreprises devront être en capacité de gérer des factures fournisseurs reçues par voie électronique (dématérialisation entrante des factures). Quand le passage à l’obligation de la facture électronique sera achevé, seuls les formats structurés et les formats mixtes comme Factur-X seront autorisés .

Les règles et les outils de dématérialisation des factures fournisseurs

Le passage du papier au numérique doit respecter des règles strictes pour assurer aux factures électroniques les mêmes valeurs comptables, légales et fiscales. Pour cela, les entreprises se doivent de respecter un cadre réglementaire. Mais également, de mettre en œuvre de nouveaux outils de dématérialisation fiscale.

Le cadre réglementaire

Quelles sont les fonctions de la facture d’un point de vue réglementaire ?

  1. Une partie commerciale : obligatoire dans le cadre d’une transaction commerciale, elle doit être conservée 10 ans, article L 441-3 du code de Commerce,
  2. Une fonction juridique : preuve que la transaction commerciale a eu lieu, article L 110-3 du code de Commerce, et instrument de refinancement ou titre de transfert de créance,
  3. Un aspect comptable : justificatif des écritures comptables, elle doit être conservée 6 ans,
  4. Une fonction fiscale : justificatif de la TVA déductible.

Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, l’entreprise doit impérativement veiller à ce que la facture conserve ces quatre fonctions.

La dématérialisation fiscale de la facture fournisseur s’effectue en trois étapes :

1/ L’acquisition de la facture dans un format numérique.

2/ La validation de la facture pour déclencher son paiement.

3/ L’archivage électronique de la facture.

dématérialisation des factures fournisseurs

Par ailleurs, cela implique la mise en œuvre de quatre types d’outils.

Les outils d’acquisition des données de facturation

Pour toutes les factures réceptionnées, hors factures EDI, il est nécessaire d’en extraire toutes les données.

Un module d’acquisition doit pouvoir numériser les factures sous format papier, lire les factures électroniques, PDF, XML, etc… Afin d’extraire toutes les données de facturation : date, fournisseur, références de commande, numéro de TVA, montants, taxes, devise, lignes de détails.

Les outils d’acquisition possèdent des fonctions d’apprentissage pour reconnaitre les factures des fournisseurs habituels. Les plus récents utilisent l’Intelligence Artificielle pour améliorer le contrôle des données et procéder aux ventilations comptables et analytiques.

Une fois que le document numérique est reconnu comme facture, un horodatage du fichier avant son classement atteste de l’existence du document à une date et à une heure précise. Il permet ainsi de garantir l’intégrité des données au-delà de cet instant.

Une GED pour classer, consulter, tracer

La GED, Gestion Electronique de Documents, permet de centraliser et de classer toutes les factures reçues, de les indexer pour faciliter les recherches. La GED permet aussi de gérer les accès, consultation, téléchargement selon les profils utilisateurs

Un processus de validation

Un workflow de type BPM, Business Process Management, permet de décrire le circuit de validation de la facture jusqu’au paiement.

Qui valide ? Qui valide en cas d’absence ? Une double validation est-elle nécessaire ? Le workflow notifie les factures en attente de visa et alerte en cas de dépassement de délai.

Un archivage électronique

Un système d’archivage électronique ou SAE à valeur légale pour garantir la conservation et la restitution de la facture numérique dans un format lisible durant une durée de 10 ans minimale.

Quels enjeux pour les entreprises ?

Pour les entreprises les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs sont de deux ordres : l’optimisation du cycle Procure-To-Pay ainsi que la lutte contre la fraude.

La digitalisation des circuits de paiement des factures

Une priorité pour les chefs d’entreprises ; selon Markess 65% des décideurs souhaitent dématérialiser leur processus Purchase-to-Pay ou P2P.

Les bénéfices attendus sont effectivement nombreux :

  • Des gains de temps de traitement. En effet, toutes les factures reçues par courrier, par mail, déposées sur des portails fournisseurs, reçues via les BAL des plateformes de dématérialisation rentrent dans le même circuit et sont traitées en temps réel.
  • La suppression du risque d’un double paiement de la facture en cas de réception par deux voies distinctes.
  • Le respect des délais de paiement entre professionnels,
  • La mise en place d’automatismes : contrôles, classements, rapprochements de la facture avec le BL, ventilations comptable et analytique,
  • La traçabilité des opérations internes de validation de la facture,
  • Des économies de coûts, selon une étude récente, le traitement d’une facture fournisseur papier est estimé à 14€.

La digitalisation du circuit P2P facilite aussi l’usage de solutions mobiles et du télétravail pour valider les factures.

La lutte contre la fraude

Digitaliser le traitement des factures fournisseurs est un moyen efficace de lutter contre les fraudes et les anomalies de paiement. Entre 2018 et 2020, 7 entreprises sur 10 ont été victimes d’au moins une tentative de fraude.

La dématérialisation du processus P2P permet de :

  • Contrôler en temps réel les fiches fournisseurs, de passer en anomalie toute facture dont la fiche fournisseur est absente ou présente des erreurs, de vérifier la date du Kbis, de comparer les coordonnées bancaires des factures avec les RIB connus,
  • Mettre en place des procédures sécurisées, profils utilisateurs, paramétrer les règles internes de validation des factures, compartimenter les tâches,
  • Tracer toutes les actions et tentatives d’accès dans des journaux de log et d’audit,
  • Rapprocher automatiquement les lignes de factures avec les lignes des BL afin de détecter toutes les anomalies et tous les écarts,
  • Mettre en place des alertes pour suivre les variations de trésorerie inhabituelles et les délais de paiement anormaux.

Les 3 axes de la dématérialisation des factures fournisseurs

Pour synthétiser, un projet de dématérialisation des factures fournisseurs, a trois axes qu’il sera nécessaire de suivre pour la réussite du prochain et obtenir l’adhésion de tous les personnels concernés.

Un axe réglementaire

Tout au long du projet de dématérialisation, l’entreprise veille à ce que les factures numérisées conservent à chaque étape leur intégrité et leurs qualités de pièces comptables à valeur probante.

Un axe technique dans la dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures fournisseurs nécessite la mise en œuvre et la coordination de plusieurs outils informatiques, numérisation, workflow, gestion documentaire, archivage électronique, un logiciel de facture électronique. Et ce dans un environnement hybride, des scanners sur site, une GED centralisée, des fonctions de validation en réseau, un service d’archivage électronique hébergé.

Un axe organisationnel

Le fonctionnement de la comptabilité fournisseur est le principal service de l’entreprise à bénéficier du passage à la dématérialisation. En effet elle permet, l’automatisation de nombreuses tâches comme : les saisies, le rapprochement des factures avec les commandes, la ventilation comptable, le suivi de la validation jusqu’au règlement. Le service comptable n’interviendra que lors d’anomalies détectées par le système.

Que vous soyez une PME, une ETI ou une grande entreprise la dématérialisation des factures fournisseurs sera obligatoire pour tous en 2024. Dès aujourd’hui, lancez votre projet de facture électronique, et contactez nos experts.

Si cet article vous a plu, à lire sur le même sujet l’article sur les évolutions des factures en 2024. Faites également un tour sur l’article sur le modèle Clearance ou encore celui sur Factur-X.

Doit-on encore utiliser le PeSIT ?

Le PeSIT fut l’un des protocoles de transfert de fichiers de point à point les plus répandus en France. Il a été créé à l’origine pour les échanges interbancaires. Le PeSIT a également été adopté à l’extérieur du secteur bancaire. Encore disponible avec le CFT et l’Open Source Waapr, le PeSIT né en 1986 est aujourd’hui considéré en fin de vie.

Découvrez dans cet article les raisons du succès du PeSIT et de sa longévité. De même nous aborderons la notion du MFT comme digne remplaçant du moniteur PeSIT.

Le PeSIT, un protocole d’origine bancaire

Le PeSIT ou Protocole d’Echanges pour un système interbancaire de Télécompensation, est un protocole d’échanges en toute sécurité de fichiers point à point. Le PeSIT permet l’écriture et la lecture de données d’une machine à une autre. Il est créé en 1986 pour le secteur bancaire et utilisé pour les échanges internes dans les établissements bancaires et les échanges entre banques. De plus à son origine, il permettait aussi des échanges de messages entre moniteurs sur les réseaux Transpac et X25. Les messages contiennent donc un entête avec les informations de gestion de la transmission, suivie des données transmises et d’une balise de fin.

Les assurances, les mutuelles et la sécurité sociale ont rapidement adopté le PeSIT. C’est également le cas de la plupart des grandes entreprises qui l’ont choisi pour les transferts de leurs gros fichiers informatiques.

C’était les années Transpac et « Minitel ». Les télétransmissions sur les réseaux professionnels se développaient. De même, les échanges de fichiers sur supports magnétiques et les télédéclarations sur minitel. Dans les entreprises : les ERP, les logiciels de paie généraient des fichiers pour la remise des LCR magnétiques, pour les virements des salaires. Le moniteur PeSIT permettait la transmission des fichiers. Les agences bancaires recevaient aussi ces fichiers copiés sur disquettes .

Ces fichiers informatiques permettaient de transmettre les déclarations sociales aux organismes sociaux .

Le PeSIT, un protocole robuste et fiable

De toute évidence, le PeSIT a été le seul protocole robuste et fiable qui permettait l’échange de fichiers entre moniteurs. Lorsque les réseaux IP remplacent X25 et Transpac, PeSIT bascule sur les réseaux IP, publics et privés.

35 ans d’existence, une longévité qui s’explique !

  • Le protocole PeSIT a prouvé sa capacité à prendre en charge des traitements par lots. De fait, grâce à ses performances, ses qualités en matière de sécurité, de disponibilité et de fiabilité des transferts.
  • Des utilisateurs peu enclins ont migré vers de nouveaux protocoles pour les transferts de fichiers stratégiques à leur activité.
  • Les Systèmes d’Informations des grandes organisations et notamment celles du secteur bancaire, utilisent encore des Mainframe et des applications stratégiques écrites en Cobol. Par conséquent, ces applications sont lourdes et complexes, voire impossible à modifier pour prendre en compte de nouveaux protocoles et de nouvelles architectures.

La fin de vie du PeSIT

La fin de vie du PeSIT est annoncée bien qu’il soit toujours disponible avec :

  • Le CFT, Cross File Transfert. Le CFT est un logiciel de type moniteur qui fonctionne sur réseau IP. Les moniteurs CFT utilisent les protocoles bancaires PeSIT, ETBAC et pour le secteur automobile OFTP (Odette File Transfert Protocol),
  • Et Waapr son équivalent le moniteur Open Source de transfert de fichiers.

Le RGI, Référentiel Général d’Interopérabilité, déconseille aux administrations publiques de lancer de nouveaux projets faisant appel au protocole PeSIT. De ce fait, il classe le PeSIT « en fin de vie » pour les raisons suivantes :

  • Les entreprises maintiennent de moins en moins le PeSIT, il devient donc un protocole propriétaire.
  • Le PeSIT est complexe à mettre en œuvre et perd ses caractéristiques d’être commun et interopérable.

Pour mémoire le RGI est un document administratif initié en 2005. Le RGI a pour objet de spécifier des règles imposées aux administrations. Règles qui s’appliquent à faciliter et à rendre cohérent les échanges entre les Systèmes d’Informations publiques.

Aujourd’hui les transferts de fichiers deviennent multiples. En effet, il y a de nouveaux formats et de nouvelles pratiques de travail. Par conséquent, le protocole PeSIT point à point avec des moniteurs n’est pas adapté aux architectures informatiques horizontales et aux formats non-structurés.

Les entreprises choisissent le MFT pour gérer les transferts et partages de fichiers

Les solutions MFT permettent une gestion centralisée et automatisée de tous les transferts de fichiers de l’entreprise.

Principalement, les MFT prennent en charge les fichiers volumineux et garantissent la livraison aux destinataires. Surtout ils mettent en œuvre des procédures de sécurité :

  • Chiffrement des données transmises.
  • Authentification des émetteurs et récepteurs.
  • Garantie de la non-répudiation. C’est à dire la transmission des certifications de l’origine des données et leur bonne réception par le destinataire.
  • Utilisation d’anti-virus.

Remplacer les moniteurs du PeSIT avec un MFT

Il faut éviter de se retrouver avec un protocole PeSIT qui n’est plus maintenu! Par conséquence, les DSI doivent dès aujourd’hui anticiper la fin des moniteurs PeSIT. Ainsi, il faudra basculer des moniteurs PeSIT vers un MFT. C’est une solution avantageuse pour les raisons développées ci-dessous.

Le MFT présente toutes les caractéristiques de sécurité de transmission du protocole PeSIT

  • Authentification des émetteurs et des récepteurs des fichiers.
  • Garantie de la livraison et de la non-répudiation.
  • Cryptage des données transmises.

Le MFT rend les mêmes services que le PeSIT :

  • Transfert point à point.
  • Prise en charge des fichiers volumineux.

Le MFT, la solution pour gérer et superviser les transferts

L’entreprise a aujourd’hui, besoin d’une solution pour gérer et superviser tous ses transferts et partages de fichiers et de données en toute sécurité. Pour cela, le MFT est :

  • La solution accessible à partir de tous les postes de travail.
  • Une vision à 360° sur toute l’activité de transfert et de partage des fichiers.
  • Une solution agile car il prend en charge tous les formats de fichiers multimédias et non-structurés.
  • Un outil intégré au Système d’Information et communicant avec les applications métiers.

En somme, anticiper la disparition du PeSIT est une évidence pour les DSI. Les solutions alternatives sont peu nombreuses et le MFT représente une bonne solution pour continuer à échanger vos fichiers en toute sécurité.

Si cet article vous a plu, à lire sur notre Blog Qu’est-ce le MFT ou transfert géré de fichiers ? et la différence entre ETL et EAI. Pour aller plus loin consultez aussi cet excellent article sur 10 bonnes raisons de passer au Master Data Management.

Depuis plus de 30 ans nos experts vous accompagne pour la mise en œuvre de vos solutions EDI, logiciel EAI, solution MFT et dématérialisation. Contactez nos experts pour lancer votre projet dès aujourd’hui.

Comment transmettre une liasse fiscale ?

Où est passée ma liasse fiscale ? A chaque printemps, débute une nouvelle campagne TDFC ou Transfert des Données Fiscales et Comptables à l’administration fiscale. Toutes les entreprises doivent déposer leur liasse fiscale par voie dématérialisée.

Dans cet article, découvrez comment transmettre électroniquement la liasse fiscale. Et aussi les prochaines étapes de la facture électronique et de la dématérialisation fiscale en général. De même découvrez les évolutions attendues pour un passage vers modèle de type Clearance.

La E-liasse ou liasse fiscale électronique

A chaque clôture de leur exercice comptable, les entreprises ont pour obligation de transmettre une liasse fiscale. Le dépôt doit être effectué dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. De fait, cela concerne pour les entreprises dont la fin de l’exercice coïncide avec l’année civile, le délai est début mai.

Pour l’année 2021, le délai est au 4 mai avec une tolérance au 19 mai en raison de la crise sanitaire.

Qu’est-ce qu’une liasse fiscale ?

La liasse fiscale se compose de la déclaration de résultat de l’exercice. De même, elle contient les 18 tableaux annexes qui récapitulent les éléments de chaque poste du bilan de l’exercice.  Les entreprises bénéficiant d’un régime simplifié remplissent une liasse fiscale simplifiée.

L’absence de dépôt de la liasse fiscale est sanctionnée par des pénalités financières dissuasives de 10% sur l’impôt dû et majorées de 40% jusqu’à 80% selon les circonstances. Les formulaires et notices composants la liasse fiscale peuvent être téléchargés sur impôts.gouv.fr.

A quoi sert une liasse fiscale ?

La liasse fiscale a deux fonctions. Sa première fonction est le contrôle et la justification du montant de l’impôt sur les sociétés payé par l’entreprise d’une part. Et d’autre part, le contrôle de l’impôt sur le revenu de ses dirigeants.

Une seconde fonction d’information consiste à permettre à l’entreprise de publier des données comptables et financières sincères sur sa santé et sa rentabilité. Cette information s’adresse à des tiers. Ces tiers sont les administrations, le greffe du tribunal de commerce, les banques, les investisseurs, les agences de notations, les sites web d’informations légales.

Au-delà de 750 000 € de chiffre d’affaires l’entreprise est aussi tenue de transmettre sa liasse fiscale à la Banque de France.

L’envoi de la liasse fiscale

La transmission de la liasse fiscale s’effectue obligatoirement par voie dématérialisée. Deux voies sont possibles : une déclaration EFI ou une déclaration EDI

La déclaration EFI, Echange de Formulaires Informatisés

La déclaration de la liasse fiscale est alors effectuée en ligne. Il suffit de saisir les informations comptables et financières sur un formulaire électronique. Pour cela, l’entreprise accède à ce formulaire sur le site des impôts dans son espace professionnel.

L’avantage de l’EFI est d‘être une solution simple, gratuite. En effet, une simple connexion à internet suffit. Seules les entreprises relevant du régime simplifié peuvent transmettre leur liasse fiscale par EFI.

La déclaration EDI, Echange de Données Informatisé

Les modalités des transmissions EDI à l’administration fiscale sont décrites au BOFIP. De fait, la procédure de Transfert Données Fiscales et Comptable est basée sur la syntaxe EDIFACT, un cahier des charges à destination des partenaires EDI de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques). Celle-ci, est mise à jour chaque année. Vous pourrez trouver le cahier des charges EDI-TDFC 2021 en ligne.

L’envoi par EDI TDFC à l’administration fiscale peut s’effectuer à partir de différentes méthodes :
  • Par un logiciel de comptabilité en mesure de faire de l’EDI-TDFC :
    • La liasse fiscale est préparée par le logiciel comptable de l’entreprise qui la transmet au format EDI-TDFC à l’administration fiscale,
    • L’entreprise doit disposer d’un accès à une plateforme EDI agréée par la DGFIP,
  • Par un expert-comptable ou un organisme de gestion intégré :
    • L’entreprise passe par les services de son Expert-Comptable ou d’un organisme agréé qui prend en charge l’établissement de la liasse fiscale et sa transmission en EDI-TDFC,
  • Par un service WEBEDI proposé par un prestataire EDI habilité auprès de la DGFIP :
    • Cette alternative permet aux entreprises ne disposant pas d’un accès EDI permanent d’envoyer directement leur liasse fiscale à l’administration au format EDI-TDFC :
      • Vous remplissez en ligne votre déclaration sur un formulaire électronique. Ou vous importez les éléments comptables et financiers à partir d’un export de votre logiciel de comptabilité,
      • Si besoin vous complétez ou corrigez le formulaire renseigné,
      • Le prestataire EDI contrôle la cohérence des informations puis transmet la liasse fiscale à l’administration fiscale en EDI-TDFC.
Les avantages d’une transmission EDI :
  • Vous disposez d’un système fiable et éprouvé, parfaitement adapté pour transférer des informations comptables et financières en toute sécurité,
  • Connectez L’EDI avec le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Ainsi vous éliminez tous les risques d’erreurs de saisie,
  • L’EDI permet le suivi des messages envoyés. En effet il permet, le contrôle de la syntaxe des messages et des accusés de réception.

Outre la liasse fiscale et les déclarations annuelles.

La dématérialisation de toutes les déclarations à la DGFIP devient une réalité !

Pour toutes les déclarations et les paiements la voie dématérialisée, EFI ou EDI, se généralise et devient obligatoire pour les professionnels.

Dès 2024, une nouvelle étape avec l’obligation de la facture électronique

L’obligation de la dématérialisation fiscale en BtoB deviendra progressivement obligatoire à compter du 1er janvier 2024.

Cette obligation de facturer électroniquement en BtoB s’accompagne de la transmission simultanée à la DGFIP des éléments de facturation permettant d’établir les déclarations de TVA.

Pour les ventes aux particuliers, BtoC, ou hors du champ d’application de l’obligation de facturer électroniquement, l’entreprise sera tenue d’un e-reporting de la TVA collectée auprès de la DGFIP.

La combinaison de l’obligation de facturer électroniquement et du e-reporting de la TVA permettra à l’administration fiscale d’établir un pré-remplissage des déclarations de TVA.

Déclarer en mode continu à la DGFIP ?

Avec les obligations de déclarations sous forme dématérialisée, l’obligation de la dématérialisation fiscale, du e-reporting de la TVA, l’administration fiscale est en passe d’achever son passage vers un modèle Clearance. Les objectifs de cette évolution, sont la lutte contre la fraude et une connaissance en temps réel de l’activité économique et de la santé des entreprises.

Si cet article vous a plu, vous pouvez consulter celui sur la Facture électronique, de nombreuses évolutions pour 2024.

Tenor accompagne depuis plus de 30 ans les entreprises dans la dématérialisation de leur facture avec des logiciels de factures électroniques et des solutions EDI. Contactez-nous pour lancer votre projet dès aujourd’hui!

Dématérialisation Comptable un enjeu pour les directions Administratives et Financières

Un projet de dématérialisation comptable est un projet qui permet d’automatiser les tâches comptables, de tracer les pièces et de sécuriser leur archivage.

Si aujourd’hui il est simple et rapide de dématérialiser toutes sortes de documents, les échanger et les conserver dans un format électronique n’est pas toujours aisé. Un projet de dématérialisation comptable reste un projet qui mobilise plusieurs expertises métiers au sein de l’entreprise. En effet, la dématérialisation des documents comptables est un projet technique qui s’effectue dans un cadre de règles comptables et fiscales.

Dans cet article, découvrez la dématérialisation d’un point de vue comptable, les enjeux pour votre entreprise et quelques éléments sur le futur de la facture électronique.

La dématérialisation côté comptable

Quels documents comptables peuvent être dématérialisés ?

Une comptabilité dématérialisée est une « comptabilité zéro papier ». L’ensemble des documents comptables peuvent être dématérialisés :

  • Les pièces justificatives, reçues en format papier sont numérisées dès leur réception : factures fournisseurs, notes de frais, …
  • Les factures clients sont émises et envoyées dans un format électronique,
  • Tous les documents comptables et états comptables (journaux, livre, bilan, compte de résultat et annexes) sont conservés et archivés dans un format électronique

Les avantages de la dématérialisation en comptabilité

La comptabilité dématérialisée améliore la productivité et la réactivité.

La suppression du papier va apporter des avantages aisément quantifiables et des bénéfices opérationnels pour votre entreprise.

Des avantages quantifiables :

  • La réduction des coûts de gestion, le coût moyen d’une facture passe de 17 € à 4 €, lorsqu’elle est dématérialisée,
  • Des gains de temps pour les traitements comptables, pour les recherches de pièces,

Les bénéfices opérationnels :

  • Des délais raccourcis pour établir les situations comptables,
  • Une anticipation au plus juste des besoins en fond de roulement,
  • La réduction des erreurs de saisies et de manipulation de documents papier,
  • La lutte contre la fraude avec la mise en place de processus P2P (Purchase to Pay), pour la validation et le paiement des factures fournisseurs,
  • Une amélioration des relations avec les tiers, clients et fournisseurs,
  • La possibilité de mettre en place le télétravail au sein du service comptable.

Pour l’entreprise, des enjeux techniques et des enjeux juridiques

Un projet de dématérialisation comptable requiert la mise en œuvre de solutions informatiques et l’assurance d’être conforme avec les textes réglementaires en vigueur.

Les enjeux techniques

Au sein de l’entreprise la dématérialisation comptable s’effectue à différents niveaux.

A l’enregistrement

Mettre en place des solutions de numérisation, LAD (Lecture Automatique de Document) ou OCR (Optical Character Recognition). Les pièces comptables numérisées sont indexées et classées dans une GED (Gestion Electronique de Document).

A partir des factures fournisseurs et des notes de frais numérisées, on génère automatiquement et provisoirement des écritures comptables.

Aux étapes de validation

Modéliser les circuits de validation avec des outils workflow de type BPM (Business Process Management). Pour chaque type de pièces, par tranches de montant, quels automatismes ? Comment gère-t-on les exceptions, les rejets ? Qui valide ? Une double validation est-elle nécessaire ? Chaque intervenant est notifié par le système des validations en attente.

La GED permet de tracer en temps l’état d’avancement des traitements.

A l’archivage

Conserver les pièces et documents comptables dans un lieu garantissant l’origine, l’authenticité, l’intégrité des fichiers numériques. Ces fichiers seront à présenter à l’administration fiscale lors de contrôles.

Les enjeux juridiques

Le défi est de veiller que tout au long du processus de dématérialisation comptable, qu’il soit rapide de prouver l’authenticité des pièces. C’est à dire pouvoir remonter la piste d’audit jusqu‘à l’origine du document dématérialisé, soit :

  • Un document numérique horodaté et signé électroniquement au sens du règlement européen eIDAS,
  • Remonter, via la GED, à l’ensemble des intervenants sur le document jusqu’à la source, la source pouvant être un logiciel métier de l’entreprise, le document papier numérisé,
  • Archiver les documents dans un Système d’Archivage Electronique ou SAE à la norme NF Z42-013.

Les responsables comptables de l’entreprise doivent aussi veiller que :

  • Le fichier électronique remplace le papier, il est non modifiable, horodaté et restituable dans un format lisible. C’est à dire répond aux critères d’intégrité, d’authenticité, de lisibilité,
  • Les logiciels de facturation avec une fonctionnalité de caisse soient certifiés conformes selon la loi du 30 décembre 2020,
  • Lorsqu’il est fait appel à des services comptables en SaaS, les documents électroniques soient stockés obligatoirement en France ou dans un pays ayant une convention fiscale avec la France.

Focus sur la facture électronique

La dématérialisation fiscale ou facture électronique est l’élément central de la dématérialisation comptable.

La réglementation en cours pour la dématérialisation comptable

Le législateur, hier réfractaire, voire soupçonneux, à l’égard des procédés de dématérialisation, s’est depuis converti à la dématérialisation :

  • 1991, la législation autorisait la possibilité de dématérialiser les factures sous conditions drastiques, les solutions EDI avec la norme EDIFACT, permettent de dématérialiser les factures,
  • 2013, les Pouvoirs Publics ont la volonté d’inciter les entreprises à passer à la facture électronique. La réglementation s’est assouplie. Il est possible de transmettre des factures en format PDF simple ou signé. La PAF ou Piste d’Audit Fiable unifie les règles de contrôle des factures papier et électroniques,
  • 2017, Le format Factur-X lisible par l’homme et la machine, cumule les avantages des PDF et des fichiers structurés,
  • 2020, la facture électronique devient obligatoire en BtoG pour toutes les entreprises. On transmet les factures via le portail Chorus Pro.

La facture électronique en 2024

Dans un objectif de compétitivité et de lutte contre la fraude à la TVA, le législateur souhaite au plus tôt mettre fin à la facture papier.

1ère phase : la fin de la facture papier sauf exceptions

L’article 157 de la loi de finances de 2020 généralise l’obligation de la facture électronique. La facture électronique, e_invoice, s’impose progressivement à la totalité des échanges BtoB à compter du 1er janvier 2024.

2ème phase : la mise en place d’un modèle Clearance

Toujours dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale prévoit à compter de 2025. Que les déclarations de TVA seront pré-remplies. Pour cela, les données de facturation seront transmises à la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) lors de l’émission des factures électroniques.

La dématérialisation comptable, c’est maintenant !

En attentant que la dématérialisation comptable devienne obligatoire, les entreprises disposent dès aujourd’hui d’un cadre juridique favorable pour dématérialiser leur comptabilité.

Lancer un projet de dématérialisation dès aujourd’hui permettra au plus tôt d’en tirer des bénéfices opérationnels.

Cependant la comptabilité doit toujours répondre aux mêmes règles de sincérité et de preuves opposables aux actionnaires, aux banques, à l’administration fiscale. De fait un projet de dématérialisation comptable doit toujours être piloté par la Direction Administrative et Financière.

Pour aller plus loin faite un tour sur le Blog de Tenor et consultez cet excellent article sur la Facture électronique de nombreuses évolutions pour 2024. De même n’hésitez pas à contacter nos équipes pour lancer votre projet avec notre application de facture électronique dès aujourd’hui.

Qu’est-ce que le réseau PEPPOL dans la facture électronique ?

Le réseau PEPPOL est destiné aux transactions électroniques. L’accès au réseau PEPPOL s’effectue via des Points d’Accès sécurisés. Il existe déjà plus de 300 Points d’Accès PEPPOL dans le monde dont 200 en Europe. PEPPOL prétend à une interopérabilité numérique des systèmes de facturation électronique et à la garantie de la conformité de la facture électronique aux règles nationales et internationales. Initialement destiné à la facturation BtoG, le réseau PEPPOL s’ouvre au BtoB.

Dans cet article, découvrez la définition du réseau PEPPOL, son utilité, son mode de fonctionnement et ses avantages. De même nous répondrons à la question : « PEPPOL, le futur de la facture électronique ? »

Le réseau PEPPOL, une initiative européenne

PEPPOL, Pan-European Public Procurement OnLine,

C’est un projet européen lancé en 2007 pour favoriser le développement des échanges commerciaux avec la sphère publique. Dans ce cadre, la Commission Européenne et 18 agences gouvernementales financent le PEPPOL.

L’objectif est de renforcer la concurrence d’accès aux marchés publics européens. A l’échelle européenne PEPPOL normalise et simplifie les échanges électroniques entre le public et le privé. De ce fait, PEPPOL ambitionne un marché unique et numérique pour le e-procurement, les achats en ligne des administrations publiques et la facturation électronique BtoG.

Pour assurer le développement du réseau PEPPOL, les promoteurs du réseau s’appuient sur OpenPEPPOL.

OpenPeppol est maître d’œuvre du réseau PEPPOL

OpenPeppol est une association internationale dont les membres sont des organisations publiques et des entreprises privées. Le rôle de OpenPeppol est d’assumer le développement, la mise en œuvre et la maintenance du réseau PEPPOL en Europe et dans le monde. OpenPeppol délègue ses tâches à des Autorités PEPPOL nationales. Ces Autorités PEPPOL concluent avec des prestataires de services qui proposent des Points d’Accès PEPPOL Certifiés.

Quel est l’objectif du réseau PEPPOL ?

Le réseau PEPPOL se veut une alternative sécurisée aux messageries de type SMTP et aux réseaux à valeur ajoutée.

PEPPOL est un réseau de messagerie sécurisé. Il n’est possible d’y accéder que par des Points d’Accès certifiés. C’est un modèle « 4 coins », fonctionnant comme les systèmes de paiements interbancaires. En effet, l’émetteur et le récepteur n’échangent pas entre eux en direct. Les messages émis de l’un vers l’autre, transitent via des Points d’Accès Certifiés.  Les Points d’Accès contrôlent l’authenticité des messages et les traduisent dans les formats PEPPOL.

réseau PEPPOL

Ainsi ce réseau fermé garantit la sécurité et la confidentialité des échanges de documents et de données entre les entreprises et les gouvernements.

Il est aussi possible d’utiliser le réseau PEPPOL pour transférer tous types de documents financiers et commerciaux : les factures, les appels d’offres des secteurs publics et leurs réponses, les catalogues électroniques…

L’adoption du réseau PEPPOL en Europe et dans le monde

La facture électronique devenant progressivement obligatoire pour tous les échanges avec le secteur public depuis 2017. Ainsi que tous les états européens déploient progressivement des accès au réseau PEPPOL pour réceptionner les factures BtoG.

En France plus précisément ,il est possible de déposer des factures électroniques sur le portail CHORUS PRO via les Points d’Accès PEPPOL.

Alors qu’en Europe il y a déjà plus de 200 Points d’Accès Certifiés PEPPOL. Le réseau PEPPOL s’internationalise très rapidement avec des Points d’Accès aux Etats-Unis et plus récemment en Australie, Nouvelle-Zélande et aussi à Singapour.

En Italie le réseau PEPPOL est obligatoire pour toutes les factures BtoG et BtoB.

En effet depuis 2019 la facture électronique est devenue obligatoire en Italie pour le BtoB. L’Italie est le précurseur européen pour appliquer les règles d’approbation de la facture par l’administration fiscale avant son émission. Il s’agit du modèle Clearance.

PEPPOL et le modèle Clearance

Le modèle Clearance consiste à l’approbation en temps réel des factures BtoG et BtoB par l’administration fiscale avant leur émission. L’administration fiscale attribue un delivery code à apposer sur les factures. L’objectif est donc la lutte contre la fraude à la TVA et l’accélération de son recouvrement.

Le réseau PEPPOL à « 4 coins » est parfaitement adaptable au modèle Clearance avec l’insertion d’un nœud « TVA » supplémentaire.

OpenPeppol travaille sur un modèle « Continous Transaction Control ». Celui-ci permettra aux administrations fiscales de superposer au modèle « 4 coins » une fonction d’approbation sans perturbation ni duplication des flux de facturation électronique.

Comment PEPPOL fonctionne ?

PEPPOL repose en principe sur une infrastructure utilisant le protocole EDI AS2 ou AS4. Les Points d’Accès PEPPOL acceptent la plupart des standards de factures électroniques tels que: EDIFACT, Factur-X, XML, PDF. De ce fait les échanges entre Points d’Accès s’effectuent au format UBL à la norme EN 16931.

L’envoi et la réception de factures électroniques

Pour envoyer des factures électroniques via le réseau PEPPOL il faut d’abord se connecter à un point d’accès PEPPOL.

Dès lors il sera possible de joindre toutes les organisations du public et du privé quel que soit leur point d’accès. Ainsi tous les connectés au réseau PEPPOL sont en mesure d’échanger des factures électroniques.

En effet, le réseau PEPPOL est en mesure de s’assurer de la conformité de la facture électronique émise aux différentes législations européennes en vigueur. Le Point d’Accès certifié PEPPOL (Access Point Certified PEPPOL) se charge de transformer les factures déposées en message aux standards admis par PEPPOL. Le dépôt au Point d’Accès s’effectue par message EDI dans un format standard, EDIFACT, Factur-X, … Il est aussi possible de passer par des API ou d’envoyer un mail contenant la facture dans un format PDF signé ou non.

Les récepteurs de factures doivent être enregistrés dans l’annuaire PEPPOL avec un ID PEPPOL.

L’ID PEPPOL est l’équivalent d’une domiciliation électronique. L’ID PEPPOL permet d’identifier de façon unique un établissement : numéro d’enregistrement aux Chambres de Commerce (SIRET), identifiant TVA. En France l’ID PEPPOL est le numéro SIRET.

Cependant, les émetteurs de factures n’ont pas besoin d’un ID PEPPOL du moment qu’ils passent par un Point d’Accès pour envoyer leurs factures.

L’annuaire des ID PEPPOL

Afin de savoir si une entreprise ou un établissement public est connecté au réseau PEPPOL, il suffit d’interroger l’annuaire PEPPOL.

Les points d’accès PEPPOL

Il existe plus de 300 Points d’Accès certifiés PEPPOL dans le monde dont plus de 200 en Europe. Il y a également des Points d’Accès hors Europe comme aux Etats-Unis, à Singapour, en Australie, en Nouvelle-Zélande. PEPPOL est en passe de couvrir le monde entier.

Les Points d’Accès sont conformes aux spécifications de PEPPOL. De fait, ils doivent réussir les tests de certification pour obtenir un agrément de production. Pour en savoir plus : PEPPOL.eu

Les standards utilisés

Pour la facture électronique la Directive Européenne 2014-55-UE rend obligatoire l’usage des normes UBL 2.1 et UN-CEFACT. Les standards admis par le réseau PEPPOL sont principalement UBL 2.1, EDIFACT, XML et en France Factur-X.

Factur-X est le nouveau format de facture électronique français. Le format FACTUR-X est identique à celui de la facture allemande ZUGFeRD 2.1.

Le secteur automobile utilise le format EDIFACT selon les spécifications de ODETTE et VDA. En BtoG le format XML est l’un des plus utilisé.

Quel sont les avantages du réseau PEPPOL ?

Le réseau PEPPOL apporte à ses utilisateurs des avantages stratégiques de fait de son envergure internationale et une conformité aux réglementations fiscales et leurs évolutions.

Des avantages stratégiques

PEPPOL est un modèle « 4 coins » entièrement sécurisé et interopérable avec tous les acteurs de facturation électronique :

  • Sécurité et normalisation des échanges électroniques,
  • Connexion avec tous les membres du réseau PEPPOL quel que soit leur Point d’Accès,
  • Simplification des processus et une réduction des coûts. Il n’est plus indispensable de s’adapter aux standards que les partenaires commerciaux utilisent, les Points d’Accès prennent en charge les traductions.

Et aussi PEPPOL ne se limite pas à la facturation électronique. Il permet les échanges de tous documents financiers et commerciaux.

La conformité aux réglementations et la prise en compte de leurs évolutions

De par ses origines européennes PEPPOL est en conformité avec toutes les réglementations européennes et leurs transpositions en droits nationaux.

En France PEPPOL est conforme à la mise en œuvre de l’article 153 de la Loi de Finance 2020.

PEPPOL est en mesure de prendre en charge l’évolution vers un modèle Clearance attendu vers 2023.

Le réseau PEPPOL, le futur de la facture électronique ?

La généralisation de la facture électronique pour tous est une réalité.

Son intérêt a de nouveau été démontré avec la crise sanitaire de 2020. En effet, le traitement des factures papier a été quasiment interrompu. La faute à un service postal ralenti et un service courrier réduit dans les entreprises. L’accès aux solutions de traitement des factures électroniques fut néanmoins maintenu avec des procédures de sécurité adaptées au télétravail.

La fin de la facture papier est inéluctable, reste cependant :

  • La mise en place d’une interopérabilité numérique globale entre tous les systèmes de dématérialisation,
  • L’adaptation aux dernières évolutions des réglementations fiscales, tels que l’article 153 de la loi des finances 2020, et le futur passage vers le modèle Clearance.

Le réseau PEPPOL possède toutes les caractéristiques nécessaires pour satisfaire ces deux besoins :

  • Un réseau en capacité de prendre en charge 100% des factures BtoG et BtoB,
  • Un réseau d’envergure internationale qui est en conformité avec l’ensemble des réglementations locales de dématérialisation fiscale.
  • Il permet de rassembler le privé et le public et standardise leurs flux financiers et commerciaux,

Pour aller plus loin consultez cet excellent article sur Factur-X ou encore ceux sur le modèle Clearance et la facture électronique.

Depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans la dématérialisation de vos factures avec des solutions de facture électronique. Nos solutions de e-facture sont déjà intraçables avec le réseau PEPPOL. Prenez contact avec nos experts Démat pour identifier votre besoin dans ce domaine.

Facture électronique, de nombreuses évolutions pour 2024

La loi de finances de 2020 prévoit la fin de la facture papier à partir de 2024. La facture électronique, e-invoice, s’imposera à la totalité des échanges BtoB. Au 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront accepter la facture électronique. Au 1er janvier 2026 toutes les entreprises seront dans l’obligation de facturer électroniquement. Il sera dorénavant obligatoire de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale pour une pré-déclaration de la TVA (e-reporting).

Dès à présent, les entreprises doivent alors s’adapter à ces prochaines échéances. Découvrez dans cet article :

Quelles sont les règles de la facture électronique obligatoire ? Les nouveaux enjeux de la facturation électronique BtoB ? Quelles sont les modalités d’application de l’obligation et le calendrier ?

La facture électronique devient obligatoire pour tous en 2024

Au début des années 2000, pour facturer électroniquement, l’unique solution était l’EDI. Appelée dématérialisation fiscale ou EDIDMF, avec des messages à la norme EDIFACT. La réglementation était complexe.

Un processus d’adoption soutenu par les pouvoirs publics depuis 2013

En 2013 la Directive Européenne du 13 Juillet 2010 est transposée dans le droit français.

La réglementation devient plus souple. Il devient donc possible de transmettre des factures en pièces jointes dans un email. Les PDF signés électroniquement ainsi que la Piste d’Audit Fiable rendent la facture électronique accessible à toutes les entreprises.

Depuis 2019, une solution de facture électronique est disponible dans plus de 75% des entreprises de toutes tailles. La principale raison de l’accélération au passage à la facture électronique est la réglementation de 2017, rendant la facture électronique obligatoire pour les échanges BtoG. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui facturent l’Etat et les collectivités publiques doivent déposer leurs factures sur la plateforme Chorus Pro.

En général, les offres des plateformes de facture électronique qui permettent d’envoyer, de recevoir et d’archiver les factures électroniques ont facilité la mise en œuvre de la facture électronique. La simplification arrive également par les nouveaux standards plus simples et plus accessibles que l’EDI : PDF, signature électronique, Factur-X, XML.

Les services comptables et financiers des entreprises sont ainsi les premiers à bénéficier des avantages de la facture électronique : des économies de gestion, des gains de temps de traitement, la mise en place de workflow de validation, la réduction des délais de paiement, l’archivage électronique à valeur probante.

La crise sanitaire Covid-19 a montré que la facture électronique a été un facteur de résilience pour les entreprises. C’est pourquoi les entreprises ayant déjà mis en place un processus de dématérialisation des factures pour le passage au télétravail ont eu peu d’impact sur le traitement comptable des factures.

Dans ce contexte, le gouvernement accélère le passage à l’obligation de la facture électronique pour tous les échanges commerciaux inter-entreprises.

Le cadre réglementaire de l’obligation de facturer électroniquement

L’article 153 de la loi de finances 2020 annonce la généralisation de l’obligation, à partir du 1er janvier 2024, de la facture électronique pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA.

Le gouvernement présente l’obligation de la facture électronique en tant qu’un modèle gagnant-gagnant, entre Entreprises et Administrations :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises en :
    • Réduisant les coûts de gestion de la facturation,
    • Sécurisant les relations commerciales,
    • Limitant les litiges liés aux délais de paiement,
  • Avoir une connaissance en temps réel de l’activité des entreprises afin de piloter au plus juste les actions de l’administration fiscale en matière de contrôle et de politique économique et fiscale,
  • Avoir les outils pour mettre en place des contrôles selon le modèle Clearance :
    • Prévention et lutte contre la fraude à la TVA avec des regroupements automatisés et un contrôle continu des transactions CTC ou Continuous Transaction Control,
    • Mise en place des pré-déclarations de TVA.

Afin de mettre en œuvre l’article 153, le gouvernement a demandé à la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) un rapport sur les préconisations d’application de l’obligation de la facture électronique. Les objectifs du rapport sont d’identifier le champ d’application de l’obligation et d’évaluer ensuite les solutions techniques et juridiques à mettre en place.

Être prêt pour la « facture électronique 2024 » 

La DGFIP a rendu son rapport le 3 novembre 2020. Celui-ci préconise la transmission électronique des factures entre fournisseurs et clients via une plateforme.

La mise en œuvre de la facture électronique 2024

La DGFIP propose deux schémas techniques pour l’envoie des fatures par voie électronique  : le modèle en V et le modèle en Y.

Le modèle en V

Transmission des factures électroniques du fournisseur vers le client via une plateforme publique.

  • La plateforme publique :
    • Reçoit les factures émises soit par dépôt direct soit via une plateforme privée à laquelle le fournisseur est abonné,
    • Extrait des factures, les données utiles à l’administration fiscale.Elle transmet ces données au Système d’Information de la DGFIP.
    • Envoie les factures au client directement ou à travers la plateforme privée qui gère l’abonnement du client .

Le modèle en Y

Les factures électroniques transitent du fournisseur vers le client via des plateformes privées certifiées par l’administration, sans passer par la plateforme publique.

  • Le fournisseur émet sa facture dématérialisée via une plateforme privée. Ensuite cette plateforme dirige la facture vers la plateforme privée du client et simultanément extrait les données fiscales. Ces données sont finalement regroupées et envoyées vers la plateforme publique qui les transmet à la DGFIP.
  • Le fournisseur peut aussi déposer sa facture sur la plateforme publique qui se charge de l’envoyer au client et d’extraire les données fiscales.

Le rapport met en avant les contraintes inhérentes au modèle en V : risque de non-constitutionnalité du fait d’un monopole d’Etat, risque de non-transmission des factures du fournisseur vers le client en cas de défaillance du système.

Le rapport préconise le modèle en Y

Ce modèle est plus résilient que le modèle en V. De même son fonctionnement est plus souple et permet d’intégrer l’existant (les plateformes privées, comme l’EDI par exemple). Les entreprises qui émettent déjà des flux de facturation électronique, intègrent le modèle en Y, avec des coûts d’adaptation limités.

Le rapport propose de faire évoluer Chorus Pro:

  • Augmenter ses capacités pour prendre en compte le BtoB,
  • gérer un annuaire de toutes les entreprises,
  • recevoir les données utiles à l’administration fiscale et les transférer à la DGFIP.

Le rapport de la DGFIP précise aussi que le champ d’application serait dans un premier temps, limité aux transactions domestiques réalisées entre assujettis à la TVA, Article 256 A du Code Général des Impôts.

D’autant plus, des aménagements particuliers seront à préciser pour le secteur bancaire, les travaux immobiliers et les micro-entrepreneurs.

Différents points restent en suspens dont principalement :

  • Les modalités de certification des plateformes privées dans le modèle en Y.
  • Dans le cadre du modèle Clearance, les conditions de validation des factures avant leur émission vers le destinataire.
  • Et aussi la gestion et la mise à jour de l’annuaire des entreprises, c’est-à-dire une domiciliation numérique à laquelle les factures électroniques sont envoyées,
  • Le rapport n’a pas tranché à propos des formats autorisés
    • A ce jour tous les formats EDIFACT, Factur-X, UBL 2.1 conformes à la norme européenne EN16901, sont autorisés,
    • Temporairement le PDF serait maintenu à condition que les plateformes génèrent un format mixte à partir du PDF, type Factur-X.

Recevoir des factures électroniques

La priorité pour toutes les entreprises est d’être prêtes à recevoir des factures électroniques dès juillet 2024.

Pour bénéficier pleinement des avantages des factures dématérialisées, la plateforme transmet les factures fournisseurs qui s’intégrèrent ensuite dans un processus P2P, Procure to Pay. Cela consiste à mettre en place des solutions de dématérialisation des factures fournisseurs entrantes.

A défaut, la réception d’une facture électronique dans un format hybride tel que Factur-X , permettra de recevoir un double électronique de la facture en PDF lisible sur écran et imprimable. De ce fait, l’entreprise pourra continuer la saisie manuelle dans sa Gestion Commerciale ou sa Comptabilité.

Qu’en est-il du réseau PEPPOL ?

Si l’entreprise est connectée à un point d’accès PEPPOL, elle dispose d’un ID Peppol qui lui permettra de recevoir à cette adresse électronique, toutes ses factures électroniques.

Le calendrier d’application

La loi prévoit l’obligation de la facture électronique entre assujettis à la TVA à compter du 1er juillet 2024 et au plus tard au 1er janvier 2026.

Un amendement à l’article 153 a été déposé le 6 novembre 2020 par le gouvernement pour la loi de Finances 2021. Il précise le calendrier de mise en application :

  • 1er janvier 2024, obligation d’accepter des factures au format électronique, pour toutes les entreprises.
  • Obligation d’émettre des factures électroniques via un logiciel de facture électronique au :
    • 1er janvier 2024, seules les grandes entreprises sont concernées,
    • 1er janvier 2024, les ETI,
    • 1er janvier 2025, toutes les entreprises, TPE et PME.

Un effet Big Bang en 2024 ?

Au terme de 10 ans d’un processus d’adoption engagé en 2013, la facture électronique connaitra- t-elle son Big Bang dès 2024 ?

En effet, pourquoi attendre 2024 ou 2025 pour passer à la facture électronique alors que dès le 1er janvier 2024 :

  • Toutes les entreprises sont donc dans l’obligation d’accepter les factures au format électronique,
  • Toutes les grandes entreprises émettent des factures électroniques,
  • Les infrastructures et les réseaux et plateformes, sont disponibles et fonctionnent.

Tout est aligné, pour un passage rapide et massif vers la facture électronique dès 2024.

En retardant aux dernières échéances son passage à la facture électronique, l’entreprise prend à cause de cela le risque d’un retard dans sa transformation digitale vis à vis de ses concurrents.

Depuis plus de trente ans Tenor propose à ses clients des solutions EDI, des outils de Data Management et des solutions de dématérialisation de facture. Ainsi nos solutions de facture électronique sont opérationnelles pour les prochaines évolutions normatives. Contactez nos équipes pour lancer votre projet de factures électroniques dès aujourd’hui.