Qu’est-ce que le modèle Clearance dans la facture électronique ?

La réglementation autour de la facture électronique évolue très rapidement. Si tous les pays adoptent la facture électronique, tous n’ont pas le même modèle de contrôle. En France c’est le modèle « Post Audit », mais avec l’article 56 de loi de finances 2020, présenté le 27 septembre 2019, la France s’oriente certainement vers un modèle de type « Clearance ».

Modèle Post-Audit ou Clearance pour le e-invoicing ?

Pour le contrôle de la TVA en BtoB (Business to Business) et la lutte contre la fraude, il existe deux modèles de contrôle :

Le modèle Post-Audit

Actuellement utilisé en France et dans la plupart des pays européens à l’exception de l’Italie et bientôt de la Grèce. Les partenaires commerciaux émettent, réceptionnent et archivent des factures papier et des factures électroniques. Ils sont tenus par la réglementation d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. L’administration fiscale opère les contrôles de TVA et de lutte contre la fraude, a posteriori, sur pièces.

Le modèle Clearance

Il s’agit d’un modèle tripartite entre vendeur, acheteur et administration. Au préalable de chaque émission de facture, le fournisseur d’un bien ou service doit recevoir l’approbation de l’administration avant de facturer l’acheteur. L’émission de chaque facture est déclarée et autorisée par l’administration fiscale. La facture est enregistrée auprès de l’administration fiscale et l’approbation reçue est mentionnée sur la facture. L’administration a ainsi connaissance des montants de TVA collectée. Ce modèle est déjà appliqué dans de nombreux pays d’Amérique Latine, en Russie, en Chine.

modèle clearance

L’article 153 de la loi de finances 2020 et le modèle clearance

Dans la loi de finances 2020 : (texte de la loi sur la facture électronique)

« Les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. »

« Le Gouvernement remet au Parlement, avant le 1er septembre 2020, un rapport sur les conditions de mise en œuvre, au plus tôt à compter du 1er janvier 2024 et au plus tard à compter du 1er janvier 2025, de l’obligation de facturation électronique dans les relations inter-entreprises. Ce rapport identifie et évalue les solutions techniques, juridiques et opérationnelles les plus adaptées, notamment en matière de transmission des données à l’administration fiscale, en tenant compte des contraintes opérationnelles des parties prenantes. Il évalue, pour chacune des options examinées, les gains attendus en matière de recouvrement de la taxe sur la valeur ajoutée et les bénéfices attendus pour les entreprises. »  (texte officiel)

Vers une évolution du mode de transmission des factures ?

En rendant la facture électronique (en e-invoicing) obligatoire pour tous les échanges inter-entreprises, le gouvernement envisage dans une prochaine étape la transmission de la facture électronique à l’administration fiscale. L’administration aura ainsi accès aux données de facturation et obtiendra une visibilité totale et parfaite de la TVA collectée.

Bientôt de grands changements pour la facture électronique ?

La facture électronique deviendra une obligation sur la période 2024-2026 pour toutes les transactions BtoB et un contrôle continu des transactions est déjà à l’étude.

Il s’agit de mettre en place un « mode surveillé » soit un modèle Clearance. L’administration fiscale s’interpose entre le vendeur et l’acheteur afin de procéder aux contrôles fiscaux et de TVA. Dans un modèle Clearance l’administration a deux façons de collecter la TVA :

Le Split Payment :

Le principe du Split Payment repose sur l’ouverture par le fournisseur d’un compte bancaire spécial pour recevoir la TVA collectée. A réception du paiement de la facture le montant HT est porté au compte bancaire du fournisseur et le montant de la TVA est porté au compte bancaire TVA. Ce compte spécial supervisé par l’administration ne peut utiliser que les opérations de collecte, paiement et de remboursement de la TVA. La Pologne et l’Italie ont choisi ce mode de fonctionnement.

Le e-reporting :

Le principe du e-reporting est que les fournisseurs et les acheteurs déclarent d’une part dans des livres électroniques leurs transactions sur une plateforme gouvernementale et d’autre part continuent de produire leurs déclarations de TVA sur la base de leurs livres comptables. En cas de divergence entre les livres électroniques et les déclarations de TVA, l’entreprise corrige l’écart ou le justifie. Ce mode choisi en Grèce avec la plateforme myDATA (My Digital Accounting and Tax Application).

Modèle clearance, l’exemple Italien

L’Italie, premier pays de l’Europe victime de la fraude à la TVA, a débuté début 2019 la mise place d’un modèle de type Clearance. Aujourd’hui, le dispositif concerne 3,6 millions d’entreprises italiennes. Le modèle Clearance inclut aussi la facturation B2G

Le modèle Clearance italien s’appuie sur un serveur d’échange appelé SDI (Sistema di Interscambio), entre l’émetteur de la facture et le récepteur. Le SDI enregistre les factures, les transmet et les archive. Il produit en retour des informations de suivi sur le traitement de la facture. Et le système gère le delivery code apposé obligatoirement sur chaque facture et les numéros de TVA des deux parties.

La mise en œuvre du modèle clearance laisse quelques questions en suspens

La mise en application future d’un modèle de type Clearance est une quasi certitude. Cette évolution vers plus de transparence est la tendance actuelle. Les entreprises communiqueront à l’administration leurs données sociales, comptables et financières en temps réel (Real time Reporting). En échange l’administration facilite leurs tâches administratives en proposant des services de pré-déclaration de TVA.

Mais avant cela, des points essentiels restent à préciser :

  • Le périmètre :
    • Les types de facturation : BtoG, BtoB et BtoC ?
    • Les factures émises vers l’étranger : zone Euro, hors zone Euro ?
  • Le calendrier de mise en application selon des critères de taille d’entreprises ?
  • Les formats de factures électroniques qui seront acceptés ? EDI Fiscal, fichiers structurés, PDF signés ou simples, Factur-X ?
  • Le type de plateforme qui sera utilisée :
    • Une plateforme comme le SDI en Italie ?
    • Une extension de Chorus Pro à la sphère privée ?
    • Des plateformes tierces communiquant avec le système d’information de l’administration ?

Quelles conséquences pour les entreprises ?

Après l’adoption de la facture électronique, l’enjeu d’un passage à un modèle Clearance, est un changement important pour les entreprises.

Le fait que l’administration fiscale s’interpose entre l’émetteur de la facture et le récepteur, pour porter ou non son approbation à la facture est une grosse contrainte réglementaire et technique, qui va imposer aux services de facturation des entreprises de nouvelles étapes dans le processus de facturation : suivi des demandes d’approbation, mention de l’approbation sur la facture.

Un modèle de fonctionnement avec des contraintes réglementaires et techniques similaires existe déjà. Il s’agit des opérations de dédouanement, les opérateurs soumettent auprès des services douaniers des demandes d’autorisations d’opérations douanières. Pour cela les services des Douanes proposent un portail accessible à tous et les opérateurs importants (sociétés d’import-export, grandes entreprises) passent par des plateformes agréées par les Douanes.

Un nouveau service IaaS (Invoice as a Service) ?

Ce qui amène à penser que dans un proche avenir, des plateformes IaaS proposeront aux entreprises un ensemble de services autour de la facture : émission des factures, affacturage, gestion de la TVA, …

Depuis plus de 30 ans nous accompagnons nos clients dans la mise en œuvre de leur facturation électronique et la dématérialisation fiscale. Aujourd’hui le « tout » factures dématérialisées implique de grands changements pour les entreprises. Afin d’anticiper ces évolutions Tenor participe aux différents groupes de travail de la FNFE et de GALIA et de GS1.

Si cet article vous a plu, à lire aussi celui sur la Factur-X. Si vous vous posez des questions sur la dématérialisation fiscale et les solutions de dématérialisation, contactez nos experts !

La Factur-X, le futur de la facture électronique ?

La factur-X a vu son apparition en juillet 2017. A cette date, le FNFE (Forum National de la Facture Electronique) présente Factur-X comme le futur standard de la facture électronique.

Mais la mise en œuvre de ce futur nouveau format de facture dit mixte est aussi liée à un contexte législatif et technologique. En effet, les pouvoirs mènent une politique incitative au passage à la tout dématérialisation. Le passage vers la facture électronique s’accélère : 2,5 milliards de factures inter-entreprises émises chaque année, 15% en 2019 sont dématérialisées, contre 5% en 2015. Découvrez dans cet article tous les tenants et aboutissants.

Le passage vers la facture électronique s’accélère

Dans leur lutte contre la fraude à la TVA, les pouvoirs publics mènent une politique incitative au passage à la facture dématérialisée.

Simplification des procédés de dématérialisation

Jusqu’en 2014 la dématérialisation de la facture était un procédé de facturation basé sur l’EDI (Echange de Données Informatisé) Fiscal ou EDI DMF. Au 1er janvier 2014 le choix des procédés de facturer électroniquement est élargi à l’envoi de factures au format PDF :

  • Des PDF signés électroniquement,
  • Des PDF simples sous condition de mettre en œuvre des contrôles permanents établissant une Piste d’Audit Fiable, l’émission de facture papier est aussi soumise à cette même condition.

De nouvelles obligations pour toutes les entreprises

  • Depuis le 1er janvier 2020 extension à toutes les entreprises de l’obligation de la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics (BtoG ou Business to Governement),
  • L’article 153 de la loi de finances de 2019-1479 du 28 décembre 2019 rend progressivement obligatoire l’usage de la facture dématérialisée dans les échanges BtoB (Business to Business) à compter de 2024, pour un usage généralisé pour toutes les entreprises en 2025.

Cependant dans les faits à l’exception de l’EDI fiscal il n’y a pas de standard de facturation dématérialisée accessible à toutes les entreprises. Seulement des canaux de factures sécurisées.

Quels sont les canaux de factures sécurisées à ce jour ?

Découvrons les canaux qui permettent de donner à un fichier numérique, image ou PDF, la même authenticité et valeur légale que la facture papier originale (intégrité, inaltérabilité). Mais aussi de l’archiver légalement pendant la durée légale de 10 ans et de la transmettre de l’émetteur au récepteur.

L’EDI fiscal comme canal de facture dématérialisée

L’EDI fiscal permet directement l’envoi des factures dématérialisées du système d’information de l’émetteur à celui du récepteur. Ce mode qui nécessite des investissements logiciels importants et des accords préalables entre émetteurs et récepteurs sur les formats et structures utilisées, est celui des grandes entreprises. Dans des filières économiques telles que l’Automobile et la Grande Distribution, les donneurs d’ordre s’appuient sur les organismes de normalisation, GALIA, GS1, pour promouvoir la facture électronique auprès des entreprises.

Les portails fournisseurs pour déposer les factures

Le portail fournisseur sur lequel l’émetteur vient déposer ses factures sous la forme de fichiers numériques (PDF simples ou signés, formats images). EDF, les grands groupes du BTP ont tous des intranets ouverts à leurs sous-traitants, sur lesquels ils s’échangent leurs documents, appels d’offres, devis, factures, … Chorus Pro développé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) est le portail des services publics pour le dépôt des factures BtoG. Ce mode de fonctionnement nécessite côté fournisseur des contrôles d’authentification d’origine et des traitements de données spécifiques avant l’intégration les factures dans les systèmes comptables.

Facture électronique comme pièce jointe

La boîte mail sur laquelle l’émetteur envoi les factures numériques en pièces jointes. A réception il faudra saisir manuellement les données de facturation ou utiliser une solution de LAD/RAD (Lecture Reconnaissance Automatique de Documents). Cette méthode est simple à mettre en œuvre, supprime le papier. Mais elle nécessite le maintien de la piste d’audit fiable comme pour la facture papier, lors de contrôles fiscaux.

La factur-X, le standard accessible à toutes les entreprises ?

La factur-X présentée en 2017 est-elle la solution pour généraliser un procédé de dématérialisation à toutes les entreprises, comme le prédisent ses promoteurs ?

Comment fonctionne-t-elle ? Et enfin quel futur ?

La Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique publié en France le 9 juillet 2017 par le FNFE. Mis à jour au 1er mars 2022 avec la version 1.0.06 / ZUGFeRD 2.2 pour préparer le passage à l’obligation de la facture électronique à compter de juillet 2024.

Ce type de facture est aussi appelée facture mixte ou facture hybride, en effet sa particularité est d’être lisible par l’homme et par la machine. La Factur-X est un fichier au format PDF/A3 ce qui permet d’y incorporer un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée.

La Factur-X est donc lisible comme une facture PDF et est aussi lisible directement par des systèmes d’information sans passer par des opérations complexes de LAD/RAD.

Afin que la Factur-X puisse être réceptionnée et traitée par toutes les entreprises qui souhaitent pouvoir l’intégrer directement dans leur système d’information. La dernière version de factur-X est sortie en 2022, vous pouvez télécharger toutes les spécifications sur de Factur-X 1.0.06 sur le site du Forum National de la Facture Electronique (FNFE). Le standard prévoit plusieurs profils de données structurées selon les exigences réglementaires et métiers détaillées ci-dessous :

  • Le profil MINIMUM qui contient toutes les données de facturation obligatoires et qui satisfait aux exigences comptables et fiscales et aux spécifications du portail Chorus Pro,
  • Le profil BASIC WL (WithOut Line, sans ligne) ne contient que l’entête et le pied de la facture. Il est ajouté les informations tiers qui permettent d’automatiser les traitements de rapprochement et de règlement : références de commandes, IBAN du fournisseur, mode de paiement,
  • Le Profil BASIC qui contient le détail des lignes de la facture : référence article, quantité, unité, prix unitaire,
  • Le profil EN 16931 conforme à la norme sémantique européenne EN 16031 avec 165 champs de données qui font appel à des listes de codes standardisés,
  • Le profil EXTENDED pour prendre en compte les processus commerciaux complexes : factures relatives à plusieurs lieux de livraison, conditions de paiement structurées, informations supplémentaires au niveau des articles pour les conditions d’entreposage, ….
    • Pour les entreprises françaises le profil EXTENDED est complété d’un sous-ensemble EXTENDED FR B2B. Ce subset contient toutes les données métiers complémentaires nécessaires, répertoriées lors des travaux préparatoires au passage à  l’obligation du e-invoicing et du e-reporting en 2024,
  • Le profil XRECHNUNG dit profil de référence qui répond aux besoins de la facturation BtoG en Allemagne.

Ainsi les entreprises émettrices peuvent facturer électroniquement et bénéficier des avantages de la dématérialisation de leurs factures sans se préoccuper si leur partenaire peut traiter ou non une facture dématérialisée.

A l’initiative de l’émetteur

Jusqu’alors le passage à la facture électronique était imposé par les donneurs d’ordre. Chaque donneur d’ordre imposait à ses fournisseurs son canal de facture électronique :

  • L’EDI Fiscal, l’émetteur devait alors investir dans une solution EDI,
  • Un portail intranet sur lequel le fournisseur dépose ses factures au format PDF demandé par le donneur d’ordre,
  • Un PDF simple ou signé, envoyé à une boîte mail dédiée.

Soit autant de canaux d’émission de factures que de partenaires commerciaux. En adoptant la Factur-X l’émetteur prend l’initiative de son projet de dématérialisation de factures.

La Factur-X va accélérer le passage à la dématérialisation des factures.

La Factur-X comble l’absence d’un standard de dématérialisation qui soit accessible financièrement et techniquement à toutes les entreprises petites, moyennes et grandes. Néanmoins, l’EDI fiscal restant le standard pour les grandes entreprises et les échanges avec leur sous-traitance.

Après la factur-X, quel futur pour la facture électronique ?

Au 1er janvier 2025, toutes les facturations BtoB et BtoG seront dématérialisées.

L’obligation de dématérialiser sera-t-elle étendue au e-commerce ? Au BtoC (Business to Customer) ? Ces questions se posent encore.

Mais déjà avec l’adoption générale de la facture électronique, toutes les données des factures pourront être communiquées à l’administration fiscale pour qu’elle puisse les exploiter à des fins de contrôle de la TVA. Elle pourrait ainsi procéder à des recoupements automatisés entre factures émises et factures reçues. Et proposer des déclarations de TVA pré-remplies ?

La généralisation de la facture électronique avec Factur-X ouvre-t-elle la voie vers un nouveau modèle de facturation ? Le modèle Clearance est l’une des options sur la table. A consulter, cet excellent article sur le modèle Clearance.

Tenor accompagne depuis plus de 30 ans ses clients dans la gestion de leurs données. Les factures dématérialisées/l’EDI facture n’ont plus de secret pour nos équipes. De fait nos solutions de dématérialisation fiscale sont d’ores et déjà opérationnelles pour le passage à la factur-X.

Dématérialisation de facture : entre stratégie et anticipation.

Pourquoi la dématérialisation de facture est indispensable pour les entreprises ? Les réponses sont multiples et englobent les aspects économiques, stratégiques mais aussi ceux de la relation client/fournisseur.

La dématérialisation de facture c’est avant tout automatiser et simplifier des processus bien souvent trop complexe. Dès lors, mettre en place une véritable stratégie autour de cette question semble indispensable. Elle doit répondre à de nombreuses questions tout en ayant une vision ROIste. 

En effet, quelle que soit le niveau digitalisation, la dématérialisation a un coût. De fait elle doit rapidement inverser la tendance du tout papier et devenir rentable. Pour cela, de nombreux critères doivent être respectés. Opter pour la dématérialisation de facture aujourd’hui permet surtout d’anticiper l’avenir et les prochaines contraintes légales. Découvrez le dans la suite de l’article.

La dématérialisation de facture : une vision stratégique ?

Y’a t’il une réelle vision stratégique à mettre en place la dématérialisation de facture au sein de votre structure ? Tout d’abord ladématérialisation répond à une digitalisation de vos processus et a une vision ROIste de votre fonctionnement.

Du point de vue de la digitalisation, cela permet de mettre à niveau la gestion interne de l’entreprise et d’éviter tous les aléas d’une gestion manuelle. Cela permet une organisation managériale différente capable de mieux profiter de ses ressources internes. Mais également de mettre en place des processus plus collaboratifs mais surtout d’avoir une vision social driven en répondant aux besoins d’instantanéité du marché. 

D’un point de vue économique, la dématérialisation de facture permet avant tout d’automatiser des processus. Qui dit automatisation, dit gain sur le traitement même d’une facture. Le prix de chaque facture peut être divisé par 5. Imaginez l’économie que vous réaliseriez sur une année. Associée à cette économie directe, il faut aussi prendre en compte le temps de travail des personnes en charge de cette question. Vos employés pourront se recentrer sur l’essentiel et oublier les litiges liés aux erreurs humaines.

D’un point de vue humain, même si nous avons donné des pistes précédemment, la dématérialisation de facture permet une amélioration des conditions de travail. Les tâches redondantes et répétitives diminuent drastiquement tout comme les erreurs qui malheureusement sont courantes malgré la qualité des équipes. 

Mettre en place une telle stratégie doit impérativement regrouper ces trois point de vue en gardant à l’esprit le ROI basé sur l’amélioration des expériences collaborateurs, clientes et fournisseurs.

La démat de facture : une anticipation de l’avenir ? 

Pourquoi la dématérialisation de facture permet d’anticiper sur l’avenir ? Comme beaucoup d’entre vous le savent l’État à travers la sphère publique à progressivement demander à ses fournisseurs de dématérialiser ses factures. Pour rappel il a été mis en place : 

Cette volonté de modernisation souhaitée par l’État, ne s’arrête pas uniquement à ses fournisseurs. L’ordonnance initiale envisageait également pour la même chose pour l’échange de facturation entre entreprises. Celui-ci n’a pas abouti mais le projet de loi finances 2020 reconsidère l’importance de la dématérialisation de facture pour tous. 

L’article 56 de cette loi prévoit que d’ici 2023 les entreprises devront obligatoirement émettre leurs factures aux formats électroniques. Cette application s’effectuera progressivement suivant un calendrier et la taille de votre entreprise entre 2023 et début 2025.

Bien évidemment, les factures électroniques devront respecter les mêmes obligations qu’une facture papier. Toutefois les formats dématérialisés doivent répondre à 3 principes : 

  • L’intégrité du contenu 
  • Sa lisibilité 
  • Son authenticité

Pour cela la loi prévoit déjà que toutes les entreprises quelle que soit sa taille devra recourir à 

Par conséquent, anticiper la mise en place de la dématérialisation de facture vous permettra d’accroître dès aujourd’hui vos bénéfices internes, clients et fournisseurs. Depuis plus de 30 ans nous accompagnons les entreprises dans leurs processus de dématérialisation avec une solution de dématérialisation conforme aux réglementations. N’hésitez pas à nous contacter pour lancer votre projet de facture électonique.

Est-ce obligatoire de dématérialiser ses factures ?

Dématérialiser ses factures c’est une chose, mais quel est le véritable enjeu juridique ? Y a t-il aujourd’hui des obligations de dématérialiser ses factures ? Et si oui, existe t’il des différences entre sphères privées et publiques ?

Dématérialiser ses factures est dans les moeurs depuis plus de 20 ans, notamment grâce aux nombreux avantages (nous en parlions dans le point d’actualité). La facturation n’échappe pas à la digitalisation grandissante et ses bienfaits. Par exemple, dématérialiser ses factures permet de gagner en coût de production, en productivité mais aussi en traçabilité et sécurité. Dématérialiser ses factures rentre aujourd’hui pour beaucoup d’entreprises dans une démarche RSE, de qualité ou d’amélioration de la relation client. La demande du tout numérique étant de plus en plus présente, il a fallu codifier ce type de facturation. Le but premier étant d’avoir à la fois des factures papiers et électroniques.

Dans une démarche écologique et de simplification des processus, l’État français a depuis 2013 fait passer plusieurs lois sur la question. Que ce soit pour de la facture publique ou entre entreprises, les conditions de facturations changent progressivement. Toutefois, même si la facture électronique se répand, des inégalités juridiques subsistent toujours. L’échange de facturation privé/public ou entre entreprises ne sont pas toujours soumises aux mêmes règles. 

Voyons ensemble si le fait de dématérialiser ses factures est obligatoire pour tous ? 

Dématérialiser ses factures avec le secteur public 

Pour faire une première réponse simple, tous les fournisseurs de l’État ont l’obligation d’avoir recours à la facture électronique. De ce fait, dématérialiser ses factures est obligatoire. 

Pour rappel l’ordonnance du 26 Juin 2014 relative au développement de la facturation nous dit que : 

Article 1-I : “ Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique”

Article 1-II “ L’État, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique”.

Pour cela, l’État a mis en place un portail de facturation du nom de Chorus Pro. Ce portail permet le dépôt, la réception et la transmission de facture électronique conformément à l’article 2 de l’ordonnance. 

Pour aider les entreprises et notamment les plus petites, un calendrier a été mis en place suivant l’article 3. L’obligation prévoit que les entreprises suivent le calendrier suivant

  • + de 5000 salariés et du public à être en conformité depuis le 1er Janvier 2017
  • 250 à 5000 salariés à être en conformité depuis le 1er Janvier 2018
  • 10 à 250 salariés à partir du 1er Janvier 2019
  • Et enfin pour les TPE (moins de 10 salariés à partir de 2020)

De plus, l’article 222 de la loi Macron renforce cette première ordonnance car elle vise à moderniser l’économie française. L’objectif étant que l’État fasse des économies en réduisant les coûts. 

Bien évidemment, toutes les règles concernant la facturation doivent être respectées tant sur la forme ou la conservation. Toutefois, une facture électronique comporte certaines obligations supplémentaires comme : 

Les factures électroniques en BtoB

Maintenant, il nous reste plus qu’à savoir si dématérialiser ses factures est obligatoire entre entreprises. La réponse est pour le moment non. Toutefois, le projet de loi finance 2020 via son article 56 modifierait cette réponse.

Ce projet de loi fait écho à la loi Macron de 2015 qui pour la partie entreprise a été abandonné faut de temps et de moyens. Le projet de loi finance prévoit qu’à partir de 2023, les entreprises soient obligées d’émettre leurs factures électroniquement. Tout comme pour les échanges entre privé et public, un calendrier progressif existera. Ce calendrier obligera les entreprises suivant leurs tailles à dématérialiser ses factures entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025.

Comme évoqué précédemment, dématérialiser ses factures entraîne des obligations sur la forme et la conservation. Tout comme les échanges entre sphère publique et privé l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité et des outils seront obligatoires. Il faudra donc avoir une sorte de piste d’audit fiable.

Même si aujourd’hui, la loi est en projet, il y a une réelle volonté de moderniser la facturation en arrivant progressivement à du “zéro-papier”. C’est pour cela qu’investir dès aujourd’hui dans une solution de dématérialisation performante vous permettra d’anticiper ses futures obligations. Mais la dématérialisation ne se s’arrête pas uniquement à répondre à un enjeu juridique. Elle vous permettra d’améliorer vos processus internes, faire des économies tout en améliorant votre expérience client. Faire le choix d’une solution de dématérialisation dès aujourd’hui est par conséquent la réponse aux différents enjeux de la dématérialisation des factures.

Tenor accompagne les entreprises dans leurs démarches de digitalisation et de dématérialisation en proposant des solutions EDI, de dématérialisation fiscale et d’EAI. Contactez nos expert pour étudier votre projet.


Dématérialisation et archivage électronique : quels enjeux ?

Quels sont les engagements que la dématérialisation apporte au traitement documentaire ? Ce sont tout autant de questions que soulève le duo dématérialisation et archivage électronique.  Alors voyons ensemble en quoi ces deux axes sont d’un enjeu majeur dans votre processus de digitalisation et quelles solutions l’EDI apporte. 

Dématérialisation et archivage électronique : un enjeu stratégique ?

La question principale est savoir ce que cela rapporte réellement en termes financiers, de gestion et de productivité. Car oui, la promesse de la digitalisation est de simplifier vos processus tout en obtenant plus de productivité et ce à moindre coût.

D’un point de vue financier, la dématérialisation permet tout d’abord de gagner de l’espace de stockage. Beaucoup d’entreprises stockent chez elles des documents tout au long de la durée légale de conservation. On peut également évoquer le coût brut d’un document qui se voit souvent diviser par 3. 

D’un point de vue lié à la gestion interne, la dématérialisation permet de réduire certaines tâches chronophages et de concentrer ses collaborateurs sur des tâches plus complexes et stratégiques. De plus, cela permet de réduire les temps de réponse à des clients et de renforcer son image et sa relation client. 

Enfin, d’un point de vue productivité, la dématérialisation permet de gagner du temps sur le traitement des données. Il est, en effet plus simple de chercher une information sur un outil informatique que dans des cartons. Les professionnels du document s’accordent pour dire qu’en moyenne une personne passe près de 7h30 par semaine à la recherche de document. En diminuant ce temps de recherche les gains bénéficient à la gestion interne de votre entreprise.

Dématérialisation et archivage électronique : La dématérialisation fiscale

Dématérialisation et archivage électronique d’une facture ne s’improvise pas. En effet, il faut maîtriser toute la réglementation imposée par l’état et les transformer en solution technique. Pour réussir cette stratégie il est important de maîtriser les 3 processus qui sont préconisés par l’article 289 du Code Générale de l’impôt.

La piste d’audit fiable

La piste d’audit doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu’au document facture.

La signature électronique

La signature électronique, conforme au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 2 ou 3 étoiles, est un moyen de sécurisation des factures électroniques. Elle garantit l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu.

l’Echange de Données informatisé

EDI ou Echange de Données informatisé permet de sécuriser de façon autonome la transmission des factures électroniques. Par conséquent , cela signifie qu’il garantit à lui seul l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité.

En conclusion, peu importe la solution choisie, elle oblige l’archivage de la facture électronique. Par ailleurs, il est recommandé de suivre la réglementation commerciale qui oblige un archivage de minimum 10 ans.

Dématérialisation et archivage électronique : faire le choix de l’EDI 

Pourquoi faire le choix de l’EDI pour la dématérialisation et l’archivage électronique ? L’EDI répond aux habitudes grandissantes de la dématérialisation. Le nombre croissant de documents électroniques ou numérisés est en hausse constante. Alors pourquoi ne pas investir dans un outil capable de répondre facilement à la dématérialisation et de l’archivage électronique ?

Le choix de l’EDI, le respect des obligations légales pour la dématérialisation fiscale

Surtout que si on suit la législation (article 289 du CGI), les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine. La liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des fonctionnalités indispensables de l’EDI. En effet elles assurent l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues.

Des outils SaaS qui répondent aux besoins d’automatisations

Un logiciel de dématérialisation fiscale comme par exemple e-demat permet de répondre à l’ensemble de ses attentes et d’automatiser des processus. Par exemple, il est possible de s’interconnecter avec le portail Chorus Pro pour l’envoi de factures électroniques aux établissements publiques, d’envoyer les factures soit en EDI, Factur-X, PDF par mail. Cet outil est même capable de transformer votre facture électronique en version papier et de l’envoyer votre facture sous-pli. Le tout en respectant la complexité des réglementations en vigueur.

Depuis plus de 30 ans Tenor vous accompagne dans la dématérialisation et l’archivage électronique de vos factures. Nous accompagnons tous nos clients dans la digitalisation de leurs processus et l’échange de données informatisé. Lancez votre projet de dématérialisation dès aujourd’hui, contactez-nous !

La Factur-X : le nouveau format qui fait parler ?

La factur-X en bref 

Pour la petite histoire, ce format de facture est développé autour d’une collaboration franco-allemande. Son but est de simplifier les processus de facturation et de les intégrer plus facilement à vos logiciels métiers tel que votre ERP par exemple.

La factur-X est une facture au format PDF intégrant des données XML pour automatiser son traitement. Cette facture peut donc se dissocier en deux parties bien distinctes qui sont :

  • Le format PDF de norme PDF/A3 qui est l’original de la facture c’est-à-dire l’image le placement du texte et des données
  • Les données XML structurées pour intégrer et automatiser dans un système d’information

On peut dire que la factur-X est une facture électronique mixte tant leurs concepts se rapprochent. Les deux s’articulent autour de trois principes qui sont : 

  • Le traitement via l’automatisation des processus dû aux données XML qui facilite l’intégration de données
  • La production préétabli de fichier de facture PDF issue de votre ERP ou directement numérisée.
  • La compréhension des données qui permet de capter et analyser les informations d’une facture dans vos outils. Le but étant après de les retrouver facilement lors d’une recherche dans un ERP…

La Factur-X et ses avantages  

La factur-X est un format récent de facturation mais possède-t-il de réels avantages ? En quoi est-il important dans un processus de dématérialisation fiscale ? Et en quoi redéfinit-il un changement profond de modèle économique et de mode de fonctionnement. 

Comme définit précédemment, nous pouvons constater que la conception de la factur-x s’imbrique dans un processus de dématérialisation comptable. Dès lors, de nombreux avantages liés à la digitalisation et l’automatisation des processus s’en dégagent. En voici quelques exemples : 

  • Une simplification du traitement des factures 
  • Des échanges clients/fournisseurs plus rapides, plus précis et plus poussés
  • La réduction du coût brut d’une facture qui aujourd’hui s’évalue en moyenne à 8,75 euros/facture. Ce coût serait divisé par 3 passant d’une facture de presque 9€ à 3,2€ (source GALIA / GS1)
  • Limiter les retards de paiement quels qu’ils soient 
  • L’automatisation qui permet de donner à ses collaborateurs des tâches et missions plus stratégiques
  • L’amélioration de sa relation et de son expérience client 
  • L’amélioration de la productivité 
  • Le renforcement de la gestion interne des équipes 

En somme, la factur-X permet de simplifier le quotidien de vos équipes, tout en augmentant leurs productivités. Mais elle permet surtout, d’être plus centrée sur ses clients et d’apporter une réelle plus-value dans leurs ’accompagnements.

Depuis plus de 30 ans Ténor accompagne ses clients dans la dématérialisation de leurs factures. Si certaines sont réalisées directement en EDI, d’autre utilisent la solution eDemat, la solution Saas de dématérialisation fiscal de Tenor compatible Chorus Pro. Fort de son expertise Tenor participe régulièrement aux groupes de travaille GALIA et FNFE autour de la factur-x afin de faire évoluer les standards.

Dématérialisation des factures : quelles sont vos obligations légales ?

La dématérialisation des factures devient petit à petit un obligation légale pour l’ensemble des entreprises. Découvrez dans cet article les différents modes de facturation électronique, vos obligations légales pour échanger des factures pour vos clients en BtoB et en BtoG.

Les différents modes de facturation

Une entreprise peut envoyer ses factures sous format papier et/ou format électronique.

Contrairement à une facture numérisée qui est une facture papier ayant été scannée, une facture électronique est une facture créée, émise et reçue sous forme digitale, par voie électronique.

Une facture électronique coute 10€ de moins que sa version papier pour les factures entrantes, et 6.5€ de moins pour les factures sortantes (source GS1France).

On distingue deux formes de facture dématérialisée : La facture électronique non structurée, envoyée dans un format non modifiable (format PDF ou JPEG) et la facture électronique structurée dont la forme respecte une norme d’échange (EDI ou format XML).

Lors de l’envoi d’une facture dématérialisée simple, la facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique. Avec la dématérialisation des factures (dématérialisation fiscale) par contre, plus de support papier : la facture électronique est le document original. Elle a valeur de preuve lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale. Ceci peut donc être un bel avantage pour votre gestion des factures.

Grâce aux bénéfices en temps de traitement et en coût, l’utilisation de la facture électronique augmente de 5% tous les ans en France (source Businesscoot).

Dématérialisation des factures : vos obligations légales

Le cadre réglementaire impose aux entreprises utilisant la facture électronique de garantir certains principes à compter de l’émission de la facture et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ces 3 principes sont :

  • L’authenticité de l’origine : assurer l’identité de l’émetteur de la facture.
  • L’intégrité du contenu de la facture : aucune altération possible des données de facturation lors de l’échange.
  • La lisibilité de la facture : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté la facture.

Les  directives européennes 2001/115/CE, 2006/112/CE et  2010/45/CE réglementent les pratiques en matière de dématérialisation des factures. Au niveau français, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).

Les trois pratiques admises par l’administration fiscale sont l’EDI, la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable.  

Conseil : dans le cas de la Piste d’Audit, vous devez mettre en place des contrôles documentés et permanents afin de permettre un lien fiable entre la facture électronique émise ou reçue et la livraison de biens qui en est à l’origine.

Sur le plan du contenu, les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier (La TVA par exemple).

Concernant les règles d’archivage des factures dématérialisées, l’administration fiscale impose un délai de conservation des factures de 6 ans. Toutefois, au niveau du droit comptable, les factures électroniques sont à conserver pendant 10 ans, c’est un processus classique pour les solutions de dématérialisation fiscale.

Des variations peuvent intervenir selon les pays concernés : sur les mentions légales, les formats, les certificats, l’organisation de l’archivage.

Conseil : dans le cas de factures émises entre pays, vous devrez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine.

Le cas des factures inter-entreprises dans la dématérialisation des factures

La loi Macron du 6 août 2015 oblige les entreprises privées à accepter la réception des factures qui leurs sont transmises sous format électronique.

Le calendrier d’application de la loi Macron s’échelonne jusqu’en 2020 en fonction de la taille de l’entreprise.

Nota bene : pour le moment, il n’y a pas d’obligation prévue en matière d’émission de factures sous format électronique. Pour les factures fournisseurs comme pour les factures clients.

Obligations propres aux marchés publics

En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire d’ici 2020.

Depuis le 1er janvier 2019, cette obligation s’applique aux petites et moyennes entreprises, en plus des entreprises de plus de 250 salariés. A partir du 1er janvier 2020, les micro entreprises sont désormais concernées pour recevoir un paiement de la part d’une organisme public.

Ainsi, depuis début 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. Pour cela, l’Etat prévoit la mise en place d’une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.

Pour passer à la facturation électronique, vous devrez respecter certaines contraintes légales, au niveau du mode de facturation comme du contenu des factures ou de leur archivage. Choisissez un logiciel de facture électronique interconnectable avec votre Erp. Une fois en place, la dématérialisation des factures sera un levier important dans la réduction des coûts de votre entreprise… La dématérialisation des documents est un levier bientôt incontournable car de plus en plus imposé par la loi.

Tenor EDI Services vous accompagne depuis plus dans 30 ans dans la dématérialisation des factures. Si le sujet vous intéresse, prenez le temps de lire ces excellents articles sur la dématérialisation fiscale ou le modèle clearance sur le Blog de Tenor pour plus d’informations.

De même, contactez directement nos experts pour identifier vos besoins et lancer rapidement votre projet avec une solution simple comme eDemat.


Tout savoir sur la dématérialisation fiscale des factures

La dématérialisation fiscale ou facturation électronique est un levier important de réduction des coûts en entreprise. Mais la facture reste un document à la fois commercial, comptable, fiscal et légal … d’où l’importance de bien comprendre de quoi on parle et comment s’y prendre pour dématérialiser ces documents essentiels.

Quelques définitions de la dématérialisation fiscale

Quelques définitions de la dématérialisation fiscale

La réglementation fiscale permet à une entreprise d’échanger ses factures au choix sous format papier et/ou électronique. 

Une facture électronique est une facture crée, émise et reçue sous forme digitale. On distingue :

  • La facture électronique non structurée : elle est envoyée sous un format électronique non modifiable, de type PDF ou JPEG.
  • La facture électronique structurée : sa forme respecte différentes normes d’échange, normes EDI ou format XML.

On appelle facture numérisée une facture papier ayant fait l’objet d’une numérisation (scan).

Avec la facturation électronique simple, l’échange est réalisé électroniquement entre l’émetteur et le destinataire. La facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique.

Avec la dématérialisation fiscale par contre,  l’échange des factures ne se fait plus que par la voie électronique. Il n’y a plus de support papier. Le document électronique est le document original : il a valeur de preuve notamment lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale.

CONSEIL : Depuis le 1er janvier 2013,  le Code Général des Impôts a remplacé les termes « dématérialisation fiscale des factures » par « facture électronique ». Pour éviter toute confusion, vérifiez systématiquement avec votre partenaire commercial quel sera le document original archivé une fois la dématérialisation des factures mise en place.

Dématérialisation fiscale, quelles obligations légales ?

Il existe un cadre réglementaire pour encadrer les pratiques autour des factures dématérialisées :

  • Au niveau européen avec les directives 2001/115/CE, 2006/112/CE et  2010/45/CE
  • Au niveau français, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées depuis 2013 dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).

En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire en 2020.

CONSEIL : Dans le cas de factures émises entre pays, vous devez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine. Selon les pays concernés, des variations peuvent intervenir sur les mentions légales, les formats, les certificats, l’organisation de l’archivage.

Les entreprises doivent garantir trois principes :

  • Authenticité de l’origine : assurer l’identité de l’émetteur de la facture.
  • Intégrité du contenu de la facture : aucune altération possible des données de facturation lors de l’échange.
  • Lisibilité de la facture : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté la facture (sauf factures électroniques non structurées).

La facture numérisée doit être conforme à l’original,  accompagnée d’une empreinte numérique, horodatée (signature électronique), lisible, intègre et conservée au format PDF.

En effet, ces trois principes doivent être assurés à compter de l’émission de la facture. Mais également jusqu’à la fin de sa période de conservation, d’où la notion d’archivage.

CONSEIL : Par ailleurs, n’oubliez pas les mentions obligatoires qu’il convient de préciser dans toute facture, qu’elle soit dématérialisée ou non (TVA, SIRET…)

Dématérialisation fiscale : comment ça marche ?

Il faut d’abord créer l’original comportant au minimum les mentions légales, puis le déposer dans un dispositif d’archivage électronique à valeur probante.

En effet, le coffre-fort électronique assure la conservation du document et des preuves pendant la durée de vie de la facture (10 ans dans le droit commercial en France).

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs sont dématérialisées. Pour cela, l’Etat a réalisé la mise en place d’une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.

Trois pratiques sont admises par l’administration fiscale : l’EDI, la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable.

L’EDI complet

Les factures sont échangées par EDI via un message INVOIC dont la structure est normée (EDIFACT, XML, …). Pour être complet, le message est associé à un fichier des partenaires et à une liste récapitulative.

La signature électronique

Les factures sont échangées sous format structuré ou non. Elles sont sécurisées par une signature digitale propre à l’émetteur garantissant  authenticité et intégrité.

Le certificat électronique (transmis au destinataire)  permet de vérifier l’intégrité du document. Il doit  être fourni par une Autorité de certification habilitée.

La piste d’Audit fiable

Les factures sont échangées sous format structuré ou non.

Des contrôles de gestion documentés et permanents sont mis en place au sein de  l’entreprise pour constituer une piste d’Audit fiable; celle-ci a pour but de prouver que chaque facture est issue d’une vente ou d’une livraison.

Dématérialiser ses factures clients ou fournisseurs et s’affranchir des factures papier, voici une belle perspective pour gagner en coût de traitement ! Plusieurs processus existent pour répondre aux contraintes légales. Il n’y a plus qu’à choisir celui qui correspond le mieux aux volumes et contexte de votre entreprise.

La dématérialisation fiscale des facture revêt de nombreux avantages (aussi appelée facture électronique et e-invoice). Depuis plus de 30 ans Tenor vous accompagne dans la mise en oeuvre de la dématérialisation fiscale. Contactez-nous pour lancer rapidement votre projet grâce à la solution logiciel eDemat. Découvrez aussi cet article sur la piste d’audit fiable pour approfondir le sujet sur le Blog de Tenor.


Dématérialisation de factures en Italie avec la plateforme SDI

Avec la legge di bilancio 2018, la dématérialisation de factures en Italie devient obligatoire à partir du 1er janvier 2019 en Italie. Le décret législatif 127 du 5 Aout 2015 impose la facturation électronique à l’ensemble de l’économie. En effet tant les entreprises qui facturent au gouvernement Italien que celles qui émettent des factures en B2B doivent désormais dématérialiser leur Invoices. Comment utiliser le Sistema di Interscambio avec l’Italie et adapter son mode de facturation pour une entreprise européenne ? Quels sont les points clefs à connaitre?

Les moments clefs de la norme de dématérialisation de factures en Italie ?

  • Au 1er juillet 2018 : Obligation de dématérialisation des factures fiscales en Italie pour les fournisseurs des administrations.
  • Au 1er janvier 2019 : Obligation de dématérialisation des factures Italie, pour toutes les entreprises en BtoB ou BtoC.

Quelles sont les spécifications techniques ?

  • Utilisation du format XML pour la démat des factures en Italie « Fattura-PA »
  • Utilisation de la plateforme Sistema di Interscambio plus communément appelé SDI.
  • Dans le cadre du BtoG il est impératif de signer électroniquement les factures fiscales dématérialisées.

Comment réaliser la dématérialisation de factures en Italie ?

A l’image de Chorus Pro en France, les entreprises et les administrations ont deux solutions pour émettre leurs factures en Italie.

  • Une saisie manuelle des factures sur le portail SDI. L’émetteur doit se connecter au portail et saisir directement les informations fiscales de son entreprise ainsi que les données liée à sa facture.
  • Dématérialisation des factures Italie automatisée via un prestataire EDI. Le partenaire EDI peut alors s’interfacer directement avec l’ERP ou le logiciel de gestion de l’émetteur. Dans ce cas la dématérialisation des factures Italie est automatique.

Implémentez la dématérialisation de factures en Italie

Dans un premier il faut identifier les informations attendues par la plateforme italienne (SDI). Ensuite il faut transmettre ces informations. Le prestataire EDI s’occupe de récupérer les données de vos factures dans un fichier structuré (fichier pivot ou à plat). Il s’occupe ensuite de les traduire puis de les transmettre à la plateforme italienne. Bien entendu dans le format attendu et via le bon moyen de communication.

Tenor est un éditeur EDI qui accompagne régulièrement ses clients dans la dématérialisation de factures en Italie. Nos solutions d’EDI et de Demat participent chaque jour au développement de nos clients en Italie. En effet nos outils sont compatibles avec les règles Italiennes et s’adaptent à vos ERP. Lancez votre projet de dématérialisation dans les plus brefs délais, contactez nos experts pour plus d’information et obtenir un chiffrage.

Avec la legge di bilancio 2018, la dématérialisation de factures en Italie devient obligatoire à partir du 1er janvier 2019 en Italie. Le décret législatif 127 du 5 Aout 2015 impose la facturation électronique à l’ensemble de l’économie. En effet tant les entreprises qui facturent au gouvernement Italien que celles qui émettent des factures en B2B doivent désormais dématérialiser leur Invoices. Comment utiliser le Sistema di Interscambio avec l’Italie et adapter son mode de facturation pour une entreprise européenne ? Quels sont les points clefs à connaitre?

Les moments clefs de la norme de dématérialisation de factures en Italie ?

  • Au 1er juillet 2018 : Obligation de dématérialisation des factures fiscales en Italie pour les fournisseurs des administrations.
  • Au 1er janvier 2019 : Obligation de dématérialisation des factures Italie, pour toutes les entreprises en BtoB ou BtoC.

Quelles sont les spécifications techniques ?

  • Utilisation du format XML pour la démat des factures en Italie « Fattura-PA »
  • Utilisation de la plateforme Sistema di Interscambio plus communément appelé SDI.
  • Dans le cadre du BtoG il est impératif de signer électroniquement les factures fiscales dématérialisées.

Comment réaliser la dématérialisation de factures en Italie ?

A l’image de Chorus Pro en France, les entreprises et les administrations ont deux solutions pour émettre leurs factures en Italie.

  • Une saisie manuelle des factures sur le portail SDI. L’émetteur doit se connecter au portail et saisir directement les informations fiscales de son entreprise ainsi que les données liée à sa facture.
  • Dématérialisation des factures Italie automatisée via un prestataire EDI. Le partenaire EDI peut alors s’interfacer directement avec l’ERP ou le logiciel de gestion de l’émetteur. Dans ce cas la dématérialisation des factures Italie est automatique.

Implémentez la dématérialisation de factures en Italie

Dans un premier il faut identifier les informations attendues par la plateforme italienne (SDI). Ensuite il faut transmettre ces informations. Le prestataire EDI s’occupe de récupérer les données de vos factures dans un fichier structuré (fichier pivot ou à plat). Il s’occupe ensuite de les traduire puis de les transmettre à la plateforme italienne. Bien entendu dans le format attendu et via le bon moyen de communication.

Tenor est un éditeur EDI qui accompagne régulièrement ses clients dans la dématérialisation de factures en Italie. Nos solutions d’EDI et de Demat participent chaque jour au développement de nos clients en Italie. En effet nos outils sont compatibles avec les règles Italiennes et s’adaptent à vos ERP. Lancez votre projet de dématérialisation dans les plus brefs délais, contactez nos experts pour plus d’information et obtenir un chiffrage.

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ou PAF ?

La piste d’audit fiable est un outil à mettre en œuvre par les entreprises afin de justifier de l’intégrité du contenu, de l’authenticité de l’origine de la pièce et de la lisibilité de la facture (et autres pièces justificatives).

Quel est l’objectif de la piste d’audit fiable ?

La piste d’audit fiable est créé pour encourager et développer l’usage de la facture électronique dans l’entreprise. En effet la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 instaure et impose son usage. De fait, tous les assujettis doivent dorénavant employer tout moyen technique afin d’envoyer de manière dématérialisée les factures (dématérialisation fiscale).

Afin de prévenir tout risque de fraude pesant sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVAT) et de sécuriser davantage le dispositif de facturation, le moyen utilisé doit être accompagné de la mise en œuvre de contrôles des flux. En effet, cela établit une piste d’audit fiable entre les factures émises et reçues. De fait, il est désormais possible de retracer les événements associés à une transaction commerciale (livraison de biens ou prestation de services).

Contexte et enjeux de la Piste d’Audit Fiable

Obligations en matière de facturation : issues de la Directive européenne du 13 juillet 2010, reprise par la LFR 2012-1510 et les décrets du 24 et 25 avril 2013.

  • Principe d’égalité Facture papier – Facture électronique,
  • Exigence d’acceptation du client maintenue pour les factures électroniques.
Piste d’audit fiable

Mise en place de contrôles pour l’entreprise

Permanents à chaque étape du traitement de la facture, en vue de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Mais également de permettre la déduction de la TVA y figurant.

Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu dans l’ensemble des flux et de la documentation.

Les moyens de sécurisation des factures

Il y a actuellement 3 modes reconnus par d’administration fiscale pour sécuriser et dématérialiser les factures (clients ou fournisseurs).

  • EDI (Echanges de données informatisé). Ce sont des échanges de fichiers structurés – cf. Art 289 VII 3° du CGI
  • Toute facture avec une piste d’audit fiable. Factures PDF par mail – Cf. Art 289 VII 1° du CGI.
  • Facture électronique signée. ,cf.  Art 289 VII 2° du CGI.

ChorusPro et dématérialisation des factures fiscale

Dans le cadre de la digitalisation de l’Etat, ChorusPro constitue un point de passage obligatoire. En effet, la majorité des entreprises qui travaillent avec le secteur public ont franchi le pas. Cela représente déjà plus de 20 millions de factures dématérialisées fiscalement.

Quelques particularités communes à tous les formats de facture à respecter :

  • Authenticité de l’origine de la pièce,
  • Lisibilité de la pièce
  • Intégrité du contenu

Tenor EDI Services vous accompagne dans la dématérialisation de vos processus commerciaux et factures avec la mise en place de votre piste d’audit fiable de factures

Tenor accompagne ses clients dans la mise en œuvre de solutions EDI en mode SaaS et en mode Web EDI, sur des projets de factures électronique avec la solution eDemat, mais aussi sur la digitalisation de vos processus et le développement de solutions et portails logistiques. Contactez nos services +33 4 37 65 36 00