Est-ce obligatoire de dématérialiser ses factures ?

Dématérialiser ses factures | Tenor

Dématérialiser ses factures c’est une chose, mais quel est le véritable enjeu juridique ? Y a t-il aujourd’hui des obligations de dématérialiser ses factures ? Et si oui, existe t’il des différences entre sphères privées et publiques ?

Dématérialiser ses factures est dans les moeurs depuis plus de 20 ans, notamment grâce aux nombreux avantages. La facturation n’échappe pas à la digitalisation grandissante et ses bienfaits. Par exemple, dématérialiser ses factures permet de gagner en coût de production, en productivité mais aussi en traçabilité et sécurité. Dématérialiser ses factures rentre aujourd’hui pour beaucoup d’entreprises dans une démarche RSE, de qualité ou d’amélioration de la relation client. La demande du tout numérique étant de plus en plus présente, il a fallu codifier ce type de facturation. Le but premier étant d’avoir à la fois des factures papiers et électroniques.

Dans une démarche écologique et de simplification des processus, l’État français a depuis 2013 fait passer plusieurs lois sur la question. Que ce soit pour de la facture publique ou entre entreprises, les conditions de facturations changent progressivement. Toutefois, même si la facture électronique se répand, des inégalités juridiques subsistent toujours. L’échange de facturation privé/public ou entre entreprises ne sont pas toujours soumises aux mêmes règles. 

Voyons ensemble si le fait de dématérialiser ses factures est obligatoire pour tous ? 

Dématérialiser ses factures avec le secteur public 

Pour faire une première réponse simple, tous les fournisseurs de l’État ont l’obligation d’avoir recours à la facture électronique. De ce fait, dématérialiser ses factures est obligatoire. 

Pour rappel l’ordonnance du 26 Juin 2014 relative au développement de la facturation nous dit que : 

Article 1-I : “ Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique”

Article 1-II “ L’État, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique”.

Pour cela, l’État a mis en place un portail de facturation du nom de Chorus Pro. Ce portail permet le dépôt, la réception et la transmission de facture électronique conformément à l’article 2 de l’ordonnance. 

Pour aider les entreprises et notamment les plus petites, un calendrier a été mis en place suivant l’article 3. L’obligation prévoit que les entreprises suivent le calendrier suivant

  • + de 5000 salariés et du public à être en conformité depuis le 1er Janvier 2017
  • 250 à 5000 salariés à être en conformité depuis le 1er Janvier 2018
  • 10 à 250 salariés à partir du 1er Janvier 2019
  • Et enfin pour les TPE (moins de 10 salariés à partir de 2020)

De plus, l’article 222 de la loi Macron renforce cette première ordonnance car elle vise à moderniser l’économie française. L’objectif étant que l’État fasse des économies en réduisant les coûts. 

Bien évidemment, toutes les règles concernant la facturation doivent être respectées tant sur la forme ou la conservation. Toutefois, une facture électronique comporte certaines obligations supplémentaires comme : 

Les factures électroniques en BtoB

Maintenant, il nous reste plus qu’à savoir si dématérialiser ses factures est obligatoire entre entreprises. La réponse est pour le moment non. Toutefois, le projet de loi finance 2020 via son article 56 modifierait cette réponse.

Ce projet de loi fait écho à la loi Macron de 2015 qui pour la partie entreprise a été abandonné faut de temps et de moyens. Le projet de loi finance prévoit qu’à partir de 2023, les entreprises soient obligées d’émettre leurs factures électroniquement. Tout comme pour les échanges entre privé et public, un calendrier progressif existera. Ce calendrier obligera les entreprises suivant leurs tailles à dématérialiser ses factures entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025.

Comme évoqué précédemment, dématérialiser ses factures entraîne des obligations sur la forme et la conservation. Tout comme les échanges entre sphère publique et privé l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité et des outils seront obligatoires.

Même si aujourd’hui, la loi est en projet, il y a une réelle volonté de moderniser la facturation en arrivant progressivement à du “zéro-papier”. C’est pour cela qu’investir dès aujourd’hui dans une solution de dématérialisation performante vous permettra d’anticiper ses futures obligations. Mais la dématérialisation ne se s’arrête pas uniquement à répondre à un enjeu juridique. Elle vous permettra d’améliorer vos processus internes, faire des économies tout en améliorant votre expérience client. Faire le choix d’une solution de dématérialisation dès aujourd’hui est par conséquent la réponse aux différents enjeux de la dématérialisation des factures.

Tenor accompagne les entreprises dans leurs démarches de digitalisation et de dématérialisation en proposant des solution de EDI et de dématérialisation fiscale. Contactez nos expert pour étudier votre projet.


ETL integration ou Intégrer un processus ETL « Extract Transform Load » dans un système d’information

Un processus ETL integration est simple : extraire des données brutes, qualifier et consolider ces données sources selon des règles métiers. Ensuite il suffit de les charger dans un warehouse, entrepôt de données, qui deviendra la base de données des outils de Business Intelligence de l’entreprise. Dans cet article nous répondrons aux questions suivantes :

  • Comment intégrer un ETL dans l’entreprise ?
  • Dans quels cas mettre en place votre ETL integration ?
  • Quels sont les avantages attendus par la mise en œuvre d’un ETL ?

Depuis plus de trente ans, Tenor accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. En effet nous proposons des solutions de gestion de données. Nos solutions EDI / EAI et de dématérialisation fiscale s’intègrent à vos ERP, TMS, WMS et autres logiciels métiers.

Comment intégrer un processus ETL dans l’entreprise ?

L’ETL Integration ou l’intégration d’un processus ETL nécessite une succession de tâches de type Extract / Transform / Load :

Déterminer toutes les données nesessaires à l’entreprise pour votre ETL integration

Dans un premier temps, il faut déterminer l’ensemble des données que l’entreprise a besoin de collecter dans son entrepôt de données. Cela vous permettra d’obtenir une vue complète des informations nécessaire au décisionnel. 

Identifier les sources de données à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise.

La deuxième phase consiste à inventorier les différentes sources de données internes et externes, données structurées, données non-structurées : sur les serveurs de l’entreprise, dans le cloud : bases de données, fichiers, messages EDI, mails, etc. Il sera nécessaire de prévoir autant de connecteurs que de sources.

Sélectionner les meilleures sources de donnée pour chacune de vos datas

Pour chaque donnée, sélectionner la source la plus pertinente. Exemple choisir la source pour l’adresse d’un client : CRM (Customer Resource Management), Gestion Commerciale, Facturation. 

Mettre en place des règles de transformation de la donnée

Définir les règles de transformation des données :

Exemples qui nécessitent des transformations cas par cas selon des codifications différentes :

  • Changement de type : numérique vs alphanumérique,
  • Décodage : [0,1] vs [‘Non’,’Oui’],
  • Conversion : mile vs kilomètre,
  • Formats de dates : ‘25/12/2020’ vs ‘12/25/2020’.

Préparer les modèles d’extractions de données pour votre ETL Integration :

  • Extraction complète pour le chargement initial et des rafraichissements complets des données,
  • Extraction incrémentale, uniquement les nouvelles données ou les données modifiées, pour une synchronisation en temps réel ou planifiée,
  • Et la mise en place des journaux de transactions, de logs et d’erreurs.

Des outils GUI (Graphical User Interface) ou propriétaires comme DEX permettent de modéliser les processus ETL de façon graphique et intuitive sans nécessité de codage. Et les SOA (Service Oriented Architecture) proposent un moyen souple et simple de construire le processus ETL integration.

Suivre la montée en charge de votre ETL Integration

Les quantités de données extraites et traitées augmentent, le processus ETL sollicite des ressources système de plus en plus importantes. Les administrateurs ETL devront auditer régulièrement la montée en charge et envisager à optimiser avec la mise en place de traitements parallèles.

Dans quels cas mettre en place votre ETL integration ?

L’alimentation de la base de données d’un outil de Business Intelligence peut s’effectuer à l’aide de scripts indépendants. Cette approche demande des développements spécifiques pour chaque source de données avec des risques importants de régression à chaque modification de données.

Dès lors que l’existant est composé :

  • De multiples sources de données,
  • Des structures de données hétérogènes,
  • Des quantités importantes de données à extraire et à transformer,

et qu’il nécessite :

  • La création d’un référentiel unique des données,
  • La nécessité d’un contrôle efficient de la qualité des données : traitement des données erronées, des redondances.

L’intégration d’un processus ETL est la solution à envisager.

Migration de données. Les outils ETL sont aussi utilisés pour des opérations de migration de données d’anciennes applications vers de nouvelles qui nécessitent un changement lors de la modernisation du système d’information, ou lors d’opérations de fusion-acquisition. L’ETL integration permet ainsi de mettre à niveau la gestion de la data des filiales vers la maison mère et vis vers ça.

schema ETL integration

Quels sont les avantages attendus ?

Le principal avantage d’un ETL integration est sa contribution à la réussite du déploiement d’outils de Business Intelligence. Il permet de garantir la qualité des données analysées et d’en assurer leur synchronisation en temps réel avec l’opérationnel de l’entreprise. Tout cela dépendra aussi de votre ETL architecture.

Un ETL est évolutif, il s’adapte facilement aux nouveaux besoins de l’entreprises. De nouvelles données et sources peuvent être facilement prises en compte par le simple ajout de nouvelles règles et connecteurs.

En réalisant une cartographie des données détenues par l’entreprise, un ETL est aussi en mesure de contribuer à veiller à la conformité RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Depuis plus de trente ans, Tenor accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. En effet nous proposons des solutions de gestion de données comme les ETL informatique. Nos solutions EDI, EAI, de dématérialisation fiscale ou de développement s’intègrent à vos ERP, TMS, WMS et autres logiciels métiers. Fichiers pivots, API et webservices sont autant de fonctionnalités disponibles pour gérer vos données. Contactez nos services pour plus d’informations.