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Dématérialisation des factures : quelles sont vos obligations légales ?

Une étude de GS1 France publiée en 2016 montre que le principal frein au passage à la dématérialisation des factures dans une entreprise est la crainte de ne pas comprendre les exigences réglementaires, les obligations fiscales. Pourtant, dématérialiser vos factures est un enjeu important et parfois obligatoire pour votre entreprise. On vous éclaire sur l’ensemble des obligations légales pour émettre des factures, afin de vous aider à sauter le pas, sans faux pas.

Dématérialisation des factures | Tenor EDI services

Les différents modes de facturation

Une entreprise peut envoyer ses factures sous format papier et/ou électronique.

Contrairement à une facture numérisée qui est une facture papier ayant été scannée, une facture électronique est une facture créée, émise et reçue sous forme digitale, par voie électronique.

Une facture électronique coute 10€ de moins que sa version papier pour les factures entrantes, et 6.5€ de moins pour les factures sortantes (source GS1France).

On distingue deux formes de facture dématérialisée : La facture électronique non structurée, envoyée dans un format non modifiable (format PDF ou JPEG) et la facture électronique structurée dont la forme respecte une norme d’échange (EDI ou format XML).

Lors de l’envoi d’une facture dématérialisée simple, la facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique. Avec la dématérialisation des factures (dématérialisation fiscale) par contre, plus de support papier : la facture électronique est le document original. Elle a valeur de preuve lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale. Ceci peut donc être un bel avantage pour votre gestion des factures.

Grâce aux bénéfices en temps de traitement et en coût, l’utilisation de la facture électronique augmente de 5% tous les ans en France (source Businesscoot).

Dématérialisation des factures : vos obligations légales

Le cadre réglementaire impose aux entreprises utilisant la facture électronique de garantir certains principes à compter de l’émission de la facture et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ces 3 principes sont :

  • L’authenticité de l’origine : assurer l’identité de l’émetteur de la facture.
  • L’intégrité du contenu de la facture : aucune altération possible des données de facturation lors de l’échange.
  • La lisibilité de la facture : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté la facture (sauf factures électroniques non structurées).

Les  directives européennes 2001/115/CE, 2006/112/CE et  2010/45/CE réglementent les pratiques en matière de dématérialisation des factures. Au niveau français, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).

Les trois pratiques admises par l’administration fiscale sont l’EDI, la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable.  

Conseil : dans le cas de la Piste d’Audit, vous devez mettre en place des contrôles documentés et permanents afin de permettre un lien fiable entre la facture électronique émise ou reçue et la livraison de biens qui en est à l’origine.

Sur le plan du contenu, les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.

Concernant les règles d’archivage des factures dématérialisées, l’administration fiscale impose un délai de conservation des factures de 6 ans. Toutefois, au niveau du droit comptable, les factures électroniques sont à conserver pendant 10 ans.

Des variations peuvent intervenir selon les pays concernés : sur les mentions légales, les formats, les certificats, l’organisation de l’archivage.

Conseil : dans le cas de factures émises entre pays, vous devrez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine.

Le cas des factures inter-entreprises dans la dématérialisation des factures

La loi Macron du 6 août 2015 oblige les entreprises privées à accepter la réception des factures qui leurs sont transmises sous format électronique.

Le calendrier d’application de la loi Macron s’échelonne jusqu’en 2020 en fonction de la taille de l’entreprise.

Nota bene : pour le moment, il n’y a pas d’obligation prévue en matière d’émission de factures sous format électronique.

Obligations propres aux marchés publics

En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire d’ici 2020.

Depuis le 1er janvier 2019, cette obligation s’applique aux petites et moyennes entreprises, en plus des entreprises de plus de 250 salariés. A partir du 1er janvier 2020, les micro entreprises seront aussi concernées.

Ainsi, d’ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. Pour cela, l’Etat prévoit la mise en place d’une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.

Pour passer à la facturation électronique, vous devrez respecter certaines contraintes légales, au niveau du mode de facturation comme du contenu des factures ou de leur archivage. Une fois en place, la dématérialisation des factures sera un levier important dans la réduction des coûts de votre entreprise… La dématérialisation des documents est un levier bientôt incontournable car de plus en plus imposé par la loi.

Tenor vous accompagne depuis plus dans 30 ans dans la dématérialisation des factures. Prenez le temps de lire cet excellent article sur la dématérialisation fiscale pour plus d’informations. De même, contactez directement nos experts pour identifier vos besoins et lancer directement votre projet.