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Dématérialisation et archivage électronique : quels enjeux ?

Dématérialisation et archivage électronique

La digitalisation des processus pousse de nombreuses entreprises à repenser leurs stratégies en profondeur notamment documentaires. Quand aujourd’hui nous évoquons dématérialisation et archivage électronique l’objectif est de répondre à une digitalisation de plus en plus accrue. Cette même digitalisation qui dans certaines strates deviendra obligatoire à l’instar de la facture électronique.

Penser dématérialisation et archivage électronique comme un tournant stratégique engage de nombreuses transformations et accompagnement. De plus, comment faire face à la multiplication des outils de traitement documentaire qui ont tous des spécificités. Comment faire face à la réalité du terrain ou encore de nombreux documents papiers sont en circulation ?

Quels sont les engagements que la dématérialisation apporte au traitement documentaire ? Ce sont tout autant de questions que soulève le duo dématérialisation et archivage électronique.  Alors voyons ensemble en quoi ces deux axes sont d’un enjeu majeur dans votre processus de digitalisation et quelles solutions l’EDI apporte. 

Dématérialisation et archivage électronique : un enjeu stratégique ?

La question principale est savoir ce que cela rapporte réellement en termes financiers, de gestion et de productivité. Car oui, la promesse de la digitalisation est de simplifier vos processus tout en obtenant plus de productivité et ce à moindre coût.

D’un point de vue financier, la dématérialisation permet tout d’abord de gagner de l’espace de stockage. Beaucoup d’entreprises stockent chez elles des documents tout au long de la durée légale de conservation. On peut également évoquer le coût brut d’un document qui se voit souvent diviser par 3. 

D’un point de vue lié à la gestion interne, la dématérialisation permet de réduire certaines tâches chronophages et de concentrer ses collaborateurs sur des tâches plus complexes et stratégiques. De plus, cela permet de réduire les temps de réponse à des clients et de renforcer son image et sa relation client. 

Enfin, d’un point de vue productivité, la dématérialisation permet de gagner du temps sur le traitement des données. Il est, en effet plus simple de chercher une information sur un outil informatique que dans des cartons. Les professionnels du document s’accordent pour dire qu’en moyenne une personne passe près de 7h30 par semaine à la recherche de document. En diminuant ce temps de recherche les gains bénéficient à la gestion interne de votre entreprise.

Dématérialisation et archivage électronique : La dématérialisation fiscale

Dématérialisation et archivage électronique d’une facture ne s’improvise pas. En effet, il faut maîtriser toute la réglementation imposée par l’état et les transformer en solution technique. Pour réussir cette stratégie il est important de maîtriser les 3 processus qui sont préconisés par l’article 289 du Code Générale de l’impôt.

La piste d’audit fiable

La piste d’audit doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu’au document facture.

La signature électronique

La signature électronique, conforme au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 2 ou 3 étoiles, est un moyen de sécurisation des factures électroniques. Elle garantit l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu.

l’Echange de Données informatisé

EDI ou Echange de Données informatisé permet de sécuriser de façon autonome la transmission des factures électroniques. Par conséquent , cela signifie qu’il garantit à lui seul l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité.

En conclusion, peu importe la solution choisie, elle oblige l’archivage de la facture électronique. Par ailleurs, il est recommandé de suivre la réglementation commerciale qui oblige un archivage de minimum 10 ans.

Dématérialisation et archivage électronique : faire le choix de l’EDI 

Pourquoi faire le choix de l’EDI pour la dématérialisation et l’archivage électronique ? L’EDI répond aux habitudes grandissantes de la dématérialisation. Le nombre croissant de documents électroniques ou numérisés est en hausse constante. Alors pourquoi ne pas investir dans un outil capable de répondre facilement à la dématérialisation et de l’archivage électronique ?

Le choix de l’EDI, le respect des obligations légales pour la dématérialisation fiscale

Surtout que si on suit la législation (article 289 du CGI), les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine. La liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des fonctionnalités indispensables de l’EDI. En effet elles assurent l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues.

Des outils SaaS qui répondent aux besoins d’automatisations

Un logiciel de dématérialisation fiscale comme par exemple e-demat permet de répondre à l’ensemble de ses attentes et d’automatiser des processus. Par exemple, il est possible de s’interconnecter avec le portail Chorus Pro pour l’envoi de factures électroniques aux établissements publiques, d’envoyer les factures soit en EDI, Facture-X, PDF par mail. Cet outil est même capable de transformer votre facture électronique en version papier et de l’envoyer votre facture sous-pli. Le tout en respectant la complexité des réglementations en vigueur.

Depuis plus de 30 ans Tenor vous accompagne dans la dématérialisation et l’archivage électronique de vos factures. Nous accompagnons tous nos clients dans la digitalisation de leurs processus et l’échange de données informatisé. Lancez votre projet de dématérialisation dès aujourd’hui, contactez-nous !