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Tout savoir sur la dématérialisation fiscale des factures


La dématérialisation fiscale ou facturation électronique est un levier important de réduction des coûts en entreprise. Mais la facture reste un document à la fois commercial, comptable, fiscal et légal … d’où l’importance de bien comprendre de quoi on parle et comment s’y prendre pour dématérialiser ces documents essentiels.

Quelques définitions de la dématérialisation fiscale

La réglementation fiscale permet à une entreprise d’échanger ses factures au choix sous format papier et/ou électronique. 

Une facture électronique est une facture crée, émise et reçue sous forme digitale. On distingue :

  • La facture électronique non structurée : elle est envoyée sous un format électronique non modifiable, de type PDF ou JPEG.
  • La facture électronique structurée : sa forme respecte différentes normes d’échange, normes EDI ou format XML.

On appelle facture numérisée une facture papier ayant fait l’objet d’une numérisation (scan).

Avec la facturation électronique simple, l’échange est réalisé électroniquement entre l’émetteur et le destinataire. La facture papier émise en parallèle reste le document original et la preuve juridique.

Avec la dématérialisation fiscale par contre,  l’échange des factures ne se fait plus que par la voie électronique. Il n’y a plus de support papier. Le document électronique est le document original : il a valeur de preuve notamment lors des contrôles réalisés par l’administration fiscale.

CONSEIL : Depuis le 1er janvier 2013,  le Code Général des Impôts a remplacé les termes « dématérialisation fiscale des factures » par « facture électronique ». Pour éviter toute confusion, vérifiez systématiquement avec votre partenaire commercial quel sera le document original archivé une fois la dématérialisation des factures mise en place.

Dématérialisation fiscale, quelles obligations légales ?

Il existe un cadre réglementaire pour encadrer les pratiques autour des factures dématérialisées :

  • Au niveau européen avec les directives 2001/115/CE, 2006/112/CE et  2010/45/CE
  • Au niveau français, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées depuis 2013 dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).

En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire d’ici 2020.

CONSEIL : Dans le cas de factures émises entre pays, vous devez respecter la réglementation en application dans le pays d’origine. Selon les pays concernés, des variations peuvent intervenir sur les mentions légales, les formats, les certificats, l’organisation de l’archivage.

Les entreprises doivent garantir trois principes :

  • Authenticité de l’origine : assurer l’identité de l’émetteur de la facture.
  • Intégrité du contenu de la facture : aucune altération possible des données de facturation lors de l’échange.
  • Lisibilité de la facture : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté la facture (sauf factures électroniques non structurées).

La facture numérisée doit être conforme à l’original,  accompagnée d’une empreinte numérique, horodatée (signature électronique), lisible, intègre et conservée au format PDF.

En effet, ces trois principes doivent être assurés à compter de l’émission de la facture. Mais également jusqu’à la fin de sa période de conservation, d’où la notion d’archivage.

CONSEIL : Par ailleurs, n’oubliez pas les mentions obligatoires qu’il convient de préciser dans toute facture, qu’elle soit dématérialisée ou non.

Dématérialisation fiscale : comment ça marche ?

Il faut d’abord créer l’original comportant au minimum les mentions légales, puis le déposer dans un dispositif d’archivage électronique à valeur probante.

En effet, le coffre-fort électronique assure la conservation du document et des preuves pendant la durée de vie de la facture (10 ans dans le droit commercial en France).

D’ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. Pour cela, l’Etat prévoit la mise en place d’une plateforme d’échange de factures électroniques : le portail Chorus Pro.

Trois pratiques sont admises par l’administration fiscale : l’EDI, la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable.

L’EDI complet

Les factures sont échangées par EDI via un message INVOIC dont la structure est normée (EDIFACT, XML, …). Pour être complet, le message est associé à un fichier des partenaires et à une liste récapitulative.

La signature électronique

Les factures sont échangées sous format structuré ou non. Elles sont sécurisées par une signature digitale propre à l’émetteur garantissant  authenticité et intégrité.

Le certificat électronique (transmis au destinataire)  permet de vérifier l’intégrité du document. Il doit  être fourni par une Autorité de certification habilitée.

La piste d’Audit fiable

Les factures sont échangées sous format structuré ou non.

Des contrôles de gestion documentés et permanents sont mis en place au sein de  l’entreprise pour constituer une piste d’Audit fiable; celle-ci a pour but de prouver que chaque facture est issue d’une vente ou d’une livraison.

Dématérialiser ses factures clients ou fournisseurs et s’affranchir des factures papier, voici une belle perspective pour gagner en coût de traitement ! Plusieurs processus existent pour répondre aux contraintes légales. Il n’y a plus qu’à choisir celui qui correspond le mieux aux volumes et contexte de votre entreprise.

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