simplifiez votre edi en l'externalisant
+33 4 81 91 79 99

Qu’est-ce que l’EDI Facture

Qu’est-ce que l’EDI Facture
23/07/2021

L’EDI Facture est la solution la plus aboutie pour mettre en œuvre un projet de facture dématérialisée. De fait, à 18 mois du passage à l’obligation de la facture électronique pour toutes les transactions BtoB, elle reste la première des voies de la dématérialisation fiscale utilisée par les entreprises.

Dans cet article, découvrez l’EDI Facture, sa mise en œuvre, son fonctionnement, ses bénéfices mais également les alternatives éventuelle à l’EDI facture. Pour finir, vous découvrirez 5 raisons pour faire le choix de l’EDI Facture avant 2024.

L’EDI facture

L’EDI permet de transmettre par voie sécurisée directement de système de gestion à système de gestion les données de facturation, dans un format structuré et normé.

La mise en œuvre de l'EDI facture

Le principe de l’EDI facture repose sur trois points :

  • La facture est transmise par message EDI,
  • Le message EDI prend valeur légal de facture,
  • Il n’y a pas d’envoi de facture papier.

De fait, la mise en œuvre d’un EDI facture est encadrée par la loi et des règles de normalisation.

Le cadre réglementaire

L’émission de facture électronique ou e-facture est régie par l’Article 289 du Code Général des Impôts.

Pour que le message EDI devienne facture : le fournisseur et le client s’engagent mutuellement à échanger les factures et avoirs via EDI. Le message EDI contient toutes les mentions de facturation obligatoires et satisfait aux garanties :

  • D’authenticité, l’émetteur de la facture est identifiable,
  • D’intégrité, le message est archivé de façon légale pendant 10 ans,
  • De lisibilité, les informations contenues dans le message sont restituables de façon lisible.

Ces garanties confèrent au message EDI sa valeur de facture opposable aux tiers et à l’administration fiscale lors de contrôles.

Les standards et les réseaux

Pour pouvoir transmettre et intégrer les données de facturation dans les différents Systèmes d’Information, l’Invoice ou message EDI Facture doit respecter des standards. Différents standards sont donc définis et mis à jour régulièrement par les organismes comme GS1 ou GALIA. Les formats les plus courants sont EDIFACT, XML, UBL 2.0.

Les factures transitent dès lors de l’émetteur vers le récepteur via des réseaux sécurisés VAN (Value Added Network) ou RVA (Réseau à Valeur Ajoutée) que proposent les offreurs de solutions EDI.

Le fonctionnement

L’EDI Facture permet une intégration totale du processus de facturation par les Systèmes d’Information des fournisseurs et des clients sans aucune ressaisie.

En émission

La facture est émise par la Gestion Commerciale ou l’ERP du fournisseur. La solution EDI choisie par le fournisseur convertie la facture en message EDI. Le prestataire EDI du fournisseur prend en charge le message et le dirige soit en direction du client soit en direction du prestataire EDI du client. Le fournisseur reçoit une notification lorsque le message est livré.

En réception

La solution EDI du client réceptionne la facture. Les données de facturation sont extraites du message puis intégrées dans le Système de Gestion sans aucune ressaisie. Le client peut dès lors mettre en place un processus P2P, Purchase to Pay, pour rapprocher les données de la facture à la livraison et à la commande puis déclencher le paiement.

En parallèle, fournisseur et client conservent le message Invoice, dans un SAE, Système d’Archivage Electronique, pour garantir son intégrité, pendant la durée légale de 10 ans. Et permettre sa restitution en cas de contrôle.

Les avantages

Emettre et recevoir des factures électroniques par un processus EDI entièrement automatisé et sécurisé de part et d’autre, apporte beaucoup d’avantages :

  • La suppression du papier,
  • La suppression des erreurs dues aux ressaisies,
  • La traçabilité des échanges,
  • La mise en place de processus de type workflow,
  • L’archivage électronique.

Si votre partenaire commercial, fournisseur ou client, n’est pas en mesure de vous envoyer ou recevoir des factures EDI. Vous pouvez passer par d’autres voies pour dématérialiser les factures.

Les autres moyens de faire des factures électroniques

Pour émettre une facture électronique plusieurs solutions sont possibles sans passer par un EDI complet.

Le WEBEDI

Le WEBEDI est une solution alternative à l’EDI complet ou intégré. En effet l’entreprise accède à un service EDI via un navigateur internet.

Le dépôt et la réception de factures s’effectue via le portail WEBEDI ;  puisque il n’y a pas d’intégration automatique avec les Systèmes d’Information. Le WEBEDI est la solution pour envoyer et recevoir des factures EDI, sans avoir à investir dans un système EDI complet.

La signature électronique

En ce qui concerne la signature électronique, elle consiste à signer un document numérique avec un certificat électronique conforme RGS (Référentiel Général de Sécurité) et eIDAS (Electronic Identification And trust Services). La signature électronique permet ainsi d’authentifier le document et garantir son intégrité. La facture dans un format PDF signé électroniquement et accompagné du certificat est admise par la loi.

La Piste d’Audit Fiable

La Piste d’Audit Fiable ou PAF, permet à tout fichier numérique PDF simple ou autre d’être considérée comme facture électronique. La condition est donc de pouvoir établir l’authenticité de la facture au moyen d’un piste d’audit qui permet de remonter de façon fiable et sincère jusqu’au faits générateurs de la facture : vente, livraison, commande. La PAF est aussi le moyen de justifier l’authenticité des factures papier.

Le format Factur-X

Et enfin la Factur-X que promeut en France le FNFE-MPE. La Factur-X est un format mixte ou hybride. C’est à dire la facture est un PDF/A3 signé électroniquement dans lequel est incorporé un XML qui contient les données de facturation sous format structuré. De même La Factur-X est lisible par l’humain et par la machine. Elle permet donc d’émettre des factures électroniques avec des données structurées, sans se préoccuper du niveau d’équipement du destinataire.

5 raisons de choisir l’EDI Facture pour 2024

A compter du 1er janvier 2024, la facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les transactions BtoB.

En effet l’application de cette obligation s’accompagne de la transmission à l’administration fiscale de données de facturation pour établir les prévisions de recette de TVA et des déclarations préremplies. En conséquence à terme, seuls les formats de facture électronique intégrant des données structurées seront autorisés. Les formats type PDF simple ou signé seront donc abandonnés.

Choisir de passer à l’EDI Facture dès à présent, permet de :

  1. Bénéficier de l’expertise des prestataires EDI en matière d’échanges électroniques.,
  2. Digitaliser les processus d’achats et de ventes,
  3. Réduire les coûts d’émission et de réception des factures,
  4. Tracer et sécuriser toutes les transactions commerciales,
  5. Être conforme à l’obligation de 2024.

Si ce sujet vous intéresse, n'hésitez pas à faire un tour sur le Blog de Tenor .Vous y trouverez des articles sur Comment choisir son prestataire EDI ? ou les avantages du WebEDI et même Comment mettre en œuvre l’EDI dans mon entreprise ?

De même contactez nos experts pour identifier vos besoins en EDI et vous proposer la meilleure solution EDI ou notre logiciel de facture électronique pour votre projet de dématérialisation de facture.