Tenor | EDI - EAI - e-invoicing | experts en échanges de données
La facturation électronique BtoB devient obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises. Emettre des factures dans un format numérique s’appliquera progressivement à toutes les entreprises à compter du 1er juillet 2024. A cette date, toutes les entreprises seront aussi dans l’obligation d’accepter les factures électroniques.
Loin d'être une contrainte, ce nouvel impératif est une opportunité, tout particulièrement dans le contexte actuel.
Nous vous proposons un point sur l’obligation de la facture électronique BtoB, les travaux du FNFE-MPE pour accompagner les entreprises au changement, mais également de découvrir les enjeux et les avantages de cette nouvelle obligation pour les entreprises.
A ses débuts la facture électronique s’appelait « dématérialisation fiscale » et son support était l’EDIDMF, pour EDI dématérialisé. Une mise en œuvre complexe et coûteuse, une réglementation contraignante, ont fait que son usage se limitait :
Les objectifs étaient pour les premiers plus d’intégration entre partenaires industriels, pour les seconds une réduction des tâches administratives et une réduction des coûts de gestion des factures.
En 2006 puis 2010, la transposition dans le droit français des Directives Européennes 2006/112/CE et 2010/45/UE assouplit la règlementation.
L’objectif des Pouvoirs Publics est de favoriser l’adoption de la facture électronique par le plus grand nombre d’entreprises. C’est dans ce contexte que le FNFE, Forum National de la Facture Electronique, a été créé en janvier 2012.
La mission principale du FNFE est de contribuer à l’adoption de la facture électronique par les entreprises. Et tout particulièrement par les petites et moyennes entreprises. Le FNFE est une association, ouverte à toutes les entreprises. Participent aux travaux du FNFE, les organisations professionnelles de normalisations tels GS1, GALIA, des offreurs de solutions de facture électronique, des éditeurs de logiciels de comptabilité et de gestion.
Le FNFE travaille sur différents axes, pour favoriser et simplifier le passage des entreprises à la facture électronique :
L’interopérabilité est l’élément essentiel pour permettre à toutes les entreprises d’échanger de façon fluide entre-elles des factures électroniques :
Le FNFE est le promoteur en France du format mixte ou hybride Factur-X dont la particularité est de concilier en un seul fichier les avantages d’un format structuré et d’un PDF-A/3. C’est-à-dire qu’il peut être lu et utilisé à la fois par des machines et des humains. L’objectif de ce format est de faciliter l’adoption de la facture électronique par les petites et moyennes entreprises.
Toujours dans l’objectif de faciliter l’adoption des échanges électroniques par toutes les entreprises. Le FNFE propose depuis janvier 2021, la commande électronique dans un format mixte, l’ORDER-X.
Dans le cadre de l’obligation pour toutes les entreprises depuis janvier 2020, de la facture électronique BtoG, Business to Governement. Le FNFE en collaboration avec l’AIFE, Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, promeut l’usage de la plateforme Chorus Pro auprès des entreprises travaillant avec la sphère publique.
Les experts du FNFE-MPE assurent un suivi des évolutions réglementaires, tant au niveau national qu’européen. Organisent des webinaires d’information et publient régulièrement des documentations, des guides, des fiches pratiques à destination des entreprises mettant en place la facture électronique.
Les publications du FNFE-MPE. Les derniers en date concernent l’article 153 de la loi de finances de 2021 qui institue l’obligation de la facture électronique BtoB à compter de juillet 2024.
L’obligation de la facture électronique BtoB à compter de 2024
A partir du 1er juillet 2024, la facturation électronique entre entreprises change de dimension :
Cette nouvelle obligation d'e-invoicing est accompagnée d'une d'obligations d'e-reporting. Les entreprises devront transmettre des données liées à leurs factures à l'administration fiscale.
Ces mesures vont concerner deux milliards de factures BtoB émises chaque année en France, dont seulement environ un quart sont dématérialisées aujourd’hui.
La DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, a publié en octobre 2020 son rapport sur les modalités d’application de cette réforme sous le titre significatif de « La TVA à l’ère du digital en France ».
* Pour plus de détails sur les nouvelles obligations, lisez notre article relatif à la reforme de la facturation électronique et les PDP *
Outre la conformité à la loi, et l’obligation de passer par une plateforme de facturation pour envoyer et recevoir ses factures. Les enjeux pour les entreprises sont de maitriser les coûts de la mise en œuvre du passage à la facturation électronique, la transformation numérique de ses processus achat et vente et quels avantages qualitatifs en obtenir.
Les coûts de mise en œuvre pour les entreprises varient selon le volume de factures traitées et la maturité de l’entreprise dans la dématérialisation fiscale.
Pour les entreprises encore à la facture papier tant en émission qu’à la réception, la priorité pour le 1er juillet sera d’avoir la capacité de pouvoir traiter des factures fournisseurs électroniques. La réception de facture au standard Factur-X permettra une évolution progressive vers un schéma 100% numérique.
En ce qui concerne l’émission de factures électroniques, le passage va s’avérer une opération à gains quasi nuls. En effet, les économies obtenues par l’abandon de l’envoi papier, impression, enveloppe, affranchissement et les coûts d’émission de facture électronique vont s’équilibrer. Pour créer et émettre des factures électroniques l’équipement minimal est estimé à :
Pour les entreprises pratiquant déjà la dématérialisation des factures clients, l’enjeu sera une montée en puissance de leur capacité à émettre vers tous leurs clients des factures électroniques. Elles y trouveront des économies d’échelle.
Le bénéfice de recevoir des factures fournisseurs dans un format électronique permet la mise en œuvre d’un processus automatisé de validation des factures jusqu’au déclenchement du paiement. Les avantages seront de supprimer les ressaisies, de rapprocher automatiquement les factures aux bons de livraison et aux commandes. Et aussi de paramétrer un workflow de validation jusqu’au déclenchement du paiement.
A terme, c’est l’opportunité pour le service achat de bénéficier d’un cycle P2P, Procure to Pay, entièrement automatisé.
Les factures clients sont adressées directement à leur destinataire via une plateforme de facturation certifiée ou via Chorus Pro. Le dépôt des factures peut être fait directement par la Gestion Commerciale ou manuellement.
Les avantages sont un suivi de l’envoi de la facture avec souvent une notification de sa réception. Et in fine des délais de paiement respectés.
Les avantages pour les entreprises sont essentiellement liés à la transformation numérique des métiers. C’est-à-dire, une nouvelle façon de s’organiser et de travailler avec de nouveaux outils et méthodes, à différents niveaux :
Avec les échéances d’obligation de la facture électronique BtoB dès juillet 2024, les entreprises sont amenées à repenser dès aujourd’hui le traitement de leurs factures. Les tâches de manipulation, de vérification, de traitement des pièces papiers disparaissent. Elles sont remplacées par des processus informatiques.
Les changements organisationnels seront nombreux, le temps consacré à la saisie et à la validation diminue. Par contre, le contrôle et l’audit sont amenés à être renforcés pour détecter les anomalies et les tentatives de fraudes en temps réel.
Les systèmes informatiques devront donc être opérationnels dès juillet 2024 !! Tenor propose une solution de facture électronique en conformité avec les attentes du législateur et en phase avec les besoins des utilisateurs. En effet, Tenor sera certifié Plateforme de Dématérialisation Partenaire, ce qui lui confère le droit de transmettre et de recevoir des factures du Portail Public de Facturation. Et ce, peu importe le format de vos factures !
Contactez nos experts et remplissez notre formulaire de contact.
