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Facture électronique BtoB obligatoire en 2024

Facture électronique BtoB obligatoire en 2024
02/09/2021

La facture électronique BtoB devient obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises. Emettre des factures dans un format numérique s’appliquera progressivement à toutes les entreprises à compter du 1er juillet 2024. A cette date, toutes les entreprises seront aussi dans l’obligation d’accepter les factures électroniques.

Loin d'être une contrainte, ce nouvel impératif est une opportunité, tout particulièrement dans le contexte actuel. 

Nous vous proposons un point sur l’obligation de la facture électronique BtoB, les travaux du FNFE-MPE pour accompagner les entreprises au changement, mais également de découvrir les enjeux de cette nouvelle obligation pour les entreprises.

L’essor de la facture électronique en France

A ses débuts la facture électronique s’appelait « dématérialisation fiscale » et son support était l’EDIDMF, pour EDI dématérialisé. Une mise en œuvre complexe et couteuse, une réglementation contraignante, ont fait que son usage se limitait :

  • Aux secteurs industriels ayant des flux d’affaires réguliers et importants entre donneurs d’ordres et sous-traitance comme la construction automobile,
  • A la grande distribution caractérisée par un nombre réduit d’acheteurs, une multitude de fournisseurs et un très grand nombre de factures reçues quotidiennement.

Les objectifs étaient pour les premiers plus d’intégration entre partenaires industriels, pour les seconds une réduction des tâches administratives et une réduction des coûts de gestion des factures.

En 2006 puis 2010, la transposition dans le droit français des Directives Européennes 2006/112/CE et 2010/45/UE assouplit la règlementation.

L’objectif des Pouvoirs Publics est de favoriser l’adoption de la facture électronique par le plus grand nombre d’entreprises. C’est dans ce contexte que le FNFE, Forum National de la Facture Electronique, a été créé en janvier 2012.

Les travaux du FNFE-MPE

La mission principale du FNFE est de contribuer à l’adoption de la facture électronique par les entreprises. Et tout particulièrement par les petites et moyennes entreprises. Le FNFE est une association, ouverte à toutes les entreprises. Participent aux travaux du FNFE, les organisations professionnelles de normalisations tels GS1, GALIA, des offreurs de solutions de facture électronique, des éditeurs de logiciels de comptabilité et de gestion.

Le FNFE travaille sur différents axes, pour favoriser et simplifier le passage des entreprises à la facture électronique :

L’interopérabilité des solutions de factures électroniques

L’interopérabilité est l’élément essentiel pour permettre à toutes les entreprises d’échanger de façon fluide entre-elles des factures électroniques :

  • Au niveau européen, des règles sémantiques de facturation communes entre toutes,
  • Des formats de facture électronique appliquant ces règles,
  • Que les factures électroniques soient transmissibles quels que soient les environnements informatiques des entreprises,
  • Que chaque entreprise puisse choisir son prestataire et en changer sans remise en cause de son système de facturation.

La formalisation d’un format mixte

Le FNFE est le promoteur en France du format mixte ou hybride Factur-X dont la particularité est de concilier en un seul fichier les avantages d’un format structuré et d’un PDF-A/3. C’est-à-dire qu’il peut être lu et utilisé à la fois par des machines et des humains. L’objectif de ce format est de faciliter l’adoption de la facture électronique par les petites et moyennes entreprises.

Toujours dans l’objectif de faciliter l’adoption des échanges électroniques par toutes les entreprises.  Le FNFE propose depuis janvier 2021, la commande électronique dans un format mixte, l’ORDER-X.

La promotion de Chorus Pro

Dans le cadre de l’obligation pour toutes les entreprises depuis janvier 2020, de la facture électronique BtoG, Business to Governement. Le FNFE en collaboration avec l’AIFE, Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, promeut l’usage de la plateforme Chorus Pro auprès des entreprises travaillant avec la sphère publique.

Le suivi des évolutions réglementaires

Les experts du FNFE-MPE assurent un suivi des évolutions réglementaires, tant au niveau national qu’européen. Organisent des webinaires d’information et publient régulièrement des documentations, des guides, des fiches pratiques à destination des entreprises mettant en place la facture électronique.

Les publications du FNFE-MPE. Les derniers en date concernent l’article 153 de la loi de finances de 2021 qui institue l’obligation de la facture électronique BtoB à compter de juillet 2024.

L’obligation de la facture électronique BtoB à compter de 2024

A partir du 1er juillet 2024, la facturation électronique entre entreprises change de dimension :

  • L’émission de facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises entre juillet 2024 et janvier 2026,
  • Au 1er juillet 2024 toutes les entreprises sont dans l’obligation d’accepter les factures électroniques,

Cette mesure va concerner deux milliards de factures BtoB émises chaque année en France, dont seulement environ un quart sont dématérialisées aujourd’hui.

La DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, a publié en octobre 2020 son rapport sur les modalités d’application de cette réforme sous le titre significatif de « La TVA à l’ère du digital en France ».

Les premiers pas vers un modèle de type Clearance

Effectivement l’obligation de la facture électronique, s’accompagne d’un changement des modalités de déclaration de la TVA :

  • Parallèlement à l’émission des factures électroniques, la transmission à l’administration des données de facturation pour un pré-déclaratif de la TVA,
  • Un e-reporting des ventes non soumises à l’obligation de la facture électronique : BtoC, export, …

Il s’agit d’un modèle de type Clearance qui permet un Contrôle Transactionnel Continu des transactions entre assujettis à la TVA. Le MEDEF déclare que « La généralisation de la facture électronique doit apporter des bénéfices opérationnels, financiers, commerciaux et organisationnels tangibles pour les entreprises »

Les enjeux de l’obligation de la facture BtoB pour les entreprises

Outre la conformité à la loi, et l’obligation de passer par une plateforme de facturation pour envoyer et recevoir ses factures. Les enjeux pour les entreprises sont de maitriser les coûts de la mise en œuvre du passage à la facturation électronique, la transformation numérique de ses processus achat et vente et quels avantages qualitatifs en obtenir.

Des priorités et des coûts de mise en œuvre variables selon les entreprises

Les coûts de mise en œuvre pour les entreprises varient selon le volume de factures traitées et la maturité de l’entreprise dans la dématérialisation fiscale.

Pour les entreprises encore à la facture papier tant en émission qu’à la réception, la priorité pour le 1er juillet sera d’avoir la capacité de pouvoir traiter des factures fournisseurs électroniques. La réception de facture au standard Factur-X permettra une évolution progressive vers un schéma 100% numérique.

En ce qui concerne l’émission de factures électroniques, le passage va s’avérer une opération à gains quasi nuls. En effet, les économies obtenues par l’abandon de l’envoi papier, impression, enveloppe, affranchissement et les coûts d’émission de facture électronique vont s’équilibrer. Pour créer et émettre des factures électroniques l’équipement minimal est estimé à :

  • Un système de facturation en mode SaaS pour 25 € / 60 € d’abonnement par mois,
  • La transmission électronique des factures pour 0,20 € / 1,50 € par facture avec archivage compris pendant une durée de 10 ans.

Pour les entreprises pratiquant déjà la dématérialisation des factures clients, l’enjeu sera une montée en puissance de leur capacité à émettre vers tous leurs clients des factures électroniques. Elles y trouveront des économies d’échelle.

Une gestion 100% numérique des processus achat-vente

En réception

Le bénéfice de recevoir des factures fournisseurs dans un format électronique permet la mise en œuvre d’un processus automatisé de validation des factures jusqu’au déclenchement du paiement. Les avantages seront de supprimer les ressaisies, de rapprocher automatiquement les factures aux bons de livraison et aux commandes. Et aussi de paramétrer un workflow de validation jusqu’au déclenchement du paiement.

A terme, c’est l’opportunité pour le service achat de bénéficier d’un cycle P2P, Procure to Pay, entièrement automatisé.

En émission

Les factures clients sont adressées directement à leur destinataire via une plateforme de facturation certifiée ou via Chorus Pro. Le dépôt des factures peut être fait directement par la Gestion Commerciale ou manuellement.

Les avantages sont un suivi de l’envoi de la facture avec souvent une notification de sa réception. Et in fine des délais de paiement respectés.

Des avantages qualitatifs pour les entreprises

Les avantages pour les entreprises sont essentiellement liés à la transformation numérique des métiers. C’est-à-dire, une nouvelle façon de s’organiser et de travailler avec de nouveaux outils et méthodes, à différents niveaux :

  • Organisationnels
    • Confort de travail pour les services avec la suppression du papier,
    • Mise en place d’une Gestion Electronique de Documents,
    • Facilité pour la mise en place du télétravail et de solutions mobiles,
  • Opérationnels
    • Traçabilité et suivi des envois en temps réel,
    • Rationalisation des circuits de validation des factures fournisseurs avec un Workflow,
  • Financiers
    • Réduction des délais de paiement,
    • Reporting en temps réel des prévisions de trésorerie.

Les entreprises amenées à repenser le traitement de leurs factures

Avec les échéances d’obligation de la facture électronique BtoB dès juillet 2024, les entreprises sont amenées à repenser dès aujourd’hui le traitement de leurs factures. Les tâches de manipulation, de vérification, de traitement des pièces papiers disparaissent. Elles sont remplacées par des processus informatiques.

Les changements organisationnels seront nombreux, le temps consacré à la saisie et à la validation diminue. Par contre le contrôle et l’audit sont amenés à être renforcés pour détecter les anomalies et les tentatives de fraudes en temps réel.

Pour que ces évolutions s’effectuent de façon fluide. Les outils informatiques devront être opérationnels dès juillet 2024, c’est-à-dire dans deux ans !! Tenor propose une solution de dématérialisation en ligne avec les attentes du législateur et en phase avec les besoins des utilisateurs. Découvrez nos services de dématérialisation de facture électronique BtoB.