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Déploiement EDI quelle stratégie adopter pour les sous-traitants?

Le déploiement EDI est un outil majeur de l’évolution de toute entreprise. en effet, vos clients désirent souvent mettre en place des flux EDI ou la dématérialisation des factures. Cela, afin d’échanger des données de manière informatisée. L’objectif est double : répondre à leurs demandes et viser un système EDI performant pour votre entreprise. On vous donne quelques conseils sur comment développer votre stratégie de déploiement EDI, et quels sont les pièges à éviter.

Déploiement EDI

La logique des donneurs d’ordre et fournisseurs dans le déploiement EDI

D’une manière générale, le donneur d’ordre est la personne ou l’entité qui prend l’initiative d’une opération de déploiement EDI.

En EDI (Echange de Données Informatisé), le donneur d’ordre est celui qui commande des produits, du transport, ou de la logistique, à un fournisseur ou à un prestataire. Bref, il s’agit souvent du client.

Bien souvent, le client est en position d’imposer son propre plan de déploiement EDI à ses fournisseurs. De fait, il choisit les messages à échanger et le planning de mise en place.

Pour chaque message, le donneur d’ordre choisit le standard (EDIFACT, VDA, format XML…) et le profil d’utilisation.

En effet, de nombreuses variantes sont possibles pour un même format standard. Il convient donc de préciser les données obligatoires pour les logiciels applicatifs des partenaires, en plus de celles définies par la norme.

Un cahier des charges propre à chaque donneur d’ordre décrit la syntaxe souhaitée. Ce sont les guidelines ou contrats d’interchange.

Conseil : pour toute demande de partenaire commercial, procurez-vous la liste des documents commerciaux concernés, les guidelines correspondantes (avec quelques exemples) ainsi que les protocoles de communication possibles.

Evitez les erreurs classiques lors de votre déploiement EDI

Pour entretenir une bonne relation commerciale, il faut répondre aux demandes des clients. Mais n’oublions pas toute la plus-value que peut gagner votre entreprise avec un système EDI bien construit et efficace, qui permet de lui simplifier la vie. Et si ce déploiement était l’occasion de satisfaire les clients externes et internes à la fois ?

Non au plat de spaghetti

S’il est vrai que pour un même type de message, chaque client demande son propre format EDI (contrat d’interchange), il faut optimiser vos flux d’information entre votre système informatique et la plateforme EDI.

Avant de se lancer dans la mise en place et les tests avec vos partenaires, il est important d’avoir élaboré en interne des fichiers pivots.

Les fichiers pivots sont les fichiers applicatifs intermédiaires intégrés ou exportés par votre logiciel de gestion et dont les données sont converties au format EDI. Ils contiennent l’ensemble des données informatiques nécessaires à votre système de gestion pour un type de transaction.

Dans le cas de l’ERP SAP, les fichiers d’interface existent déjà, ce sont les IDOCS.

On vise un format de fichier pivot par message. Il doit être générique (éviter les particularités clients), complet, et documenté dans des spécifications.

Conseil : utilisez l’ordre du processus Order-to-Cash pour implémenter vos interfaces. Vos bons de livraison et factures électroniques seront plus fiables si les commandes ont été intégrées automatiquement.

Une fois les fichiers d’interface implémentés, un tronc commun existe entre vos systèmes d’information et le traducteur EDI.

Les guidelines de vos clients ne sont plus que des variantes gérées dans le mapping EDI.

Conseil : construisez des formats de fichiers évolutifs, c’est-à-dire offrant la possibilité de rajouter des données sans devoir changer la structure. Ceci évitera les impacts futurs sur les programmes de traduction EDI.

Fixez votre ligne de déploiement

Il est possible que les demandes de vos partenaires commerciaux arrivent simultanément et que vous ne puissiez pas toutes les satisfaire en même temps.

Même en gardant un rythme soutenu, il va falloir prioriser.

Si tous vos pivots ne sont pas encore prêts, optez pour un déploiement par type de messages.  

Par exemple, consacrez-vous à l’implémentation des bons de commande ou des avis d’expédition avec tous les clients intéressés. De cette manière, même partiellement, chaque client avance sur son projet EDI avec vous.

Conseil : en toute logique, un donneur d’ordre cherche à déployer en premier les messages lui apportant le meilleur retour sur investissement. Calculez vos propres gains par message pour comprendre où placer les efforts en premier.

Le choix du déploiement EDI est souvent une contrainte sectorielle

Votre secteur d’activité déterminera si ce type de déploiement est possible ou non.

Dans l’industrie automobile, l’ensemble des messages doivent être opérationnels sur les plateformes d’autotest pour obtenir l’accord de mise en production par le client.

Si tous les pivots de votre système d’information sont opérationnels, un déploiement client par client est possible.

Priorité alors aux échanges commerciaux avec les clients grands comptes. Quitte à utiliser les solutions Web EDI proposées par les autres clients pour commencer à remplacer les documents papier pendant la période de transition.

Une fois tous vos échanges électroniques déployés, ce sera la façon d’interfacer de nouveaux clients.

Conseil : associez votre service commercial, qui pourra se servir de l’argument EDI lors de négociations, ou vous avertir d’une situation tendue à débloquer par le biais de l’EDI.

N’oubliez pas vos fournisseurs

Chaque entreprise est le donneur d’ordre d’un ensemble de fournisseurs. A votre tour, élargissez les bénéfices de votre système EDI en embarquant vos propres fournisseurs.

Conseil : soyez actif dans les groupes de normalisation et gardez le contact avec les équipes B2B de vos partenaires.

Devoir s’interfacer en EDI avec vos clients est une belle opportunité de construire votre propre système d’Echange de Données Informatisé. En parallèle du déploiement, listez vos besoins, de la gestion des commandes à la dématérialisation fiscale. Et gagnez la partie en construisant la plateforme qui apportera toute la plus-value de l’EDI à votre entreprise.

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