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Le Master Data Management (MDM) ou une Gestion des Données de Référence (GDR) est un ensemble d’outils et de méthodes pour la gestion des données de référence de l’entreprise. La fonction d’un MDM est de garantir l’intégrité du référentiel des données structurantes de l’entreprise et que tous les services accèdent à tout moment à des données exactes, pertinentes et à jour.
Aujourd’hui toutes les entreprises ont accès à d’importants volumes de données et d’informations disparates et dispersées. Celles-ci sont soit générées en interne par leurs solutions logicielles, soit en provenance de sources externes tel le BigData.
Les entreprises prennent conscience qu’il leur faut contrôler, trier, qualifier toutes ces informations pour pouvoir les exploiter en toute confiance.
Selon les experts la mise en œuvre d’un MDM apporte à l’entreprise un avantage économique et stratégique :
Dans cet article nous allons voir comment le Master Data Management simplifie la gestion des données des entreprises :
En informatique une donnée est une information élémentaire codée : un identifiant client, un code postal, un numéro de commande, une date de commande, une quantité,…
La donnée de référence varie selon l'utilisateur ou le besoin que l'on en fait. En effet, pour un exploitant, c'est une information métier structurante, exemples : un compte client pour un responsable des ventes, un compte comptable pour un chef comptable.
Pour un chef de projet métier, c'est une donnée partagée par plusieurs processus métiers, exemple : le compte client est utilisé par les services commercial, marketing, comptabilité.
Dans le cas d'un chef de projet informatique, c'est une donnée utilisée dans les différentes solutions logicielles, exemples : le CRM, la Gestion Commerciale, la Comptabilité.
Au sein de l’entreprise toutes ces données doivent respecter des critères de qualité : l’unicité, l’exactitude, la complétude, la conformité, la cohérence et l’intégrité. Mais également répondre à des enjeux d’exploitation c'est-à-dire : être à jour, facile d’accès, pertinente, compréhensible. Ces datas doivent également satisfaire aux règles de sécurité. De fait, elles doivent être accessibles seulement par les services et personnes autorisées. L'entreprise doit également mettre en œuvre une journalisation des accès et des modifications.
Prenons l’exemple de la donnée « client », cette donnée est partagée et utilisée par le CRM, la Gestion commerciale et la Comptabilité.
Ces trois applications conservent et utilisent des informations communes : le nom, l’adresse, qui complètent l’entité client. Et aussi détiennent et mettent à jour des informations métiers propres à leurs fonctions :
La problématique est d’avoir à tout moment une vue exacte de la situation du client :
Le Master Data Management est un ensemble d’outils, de méthodes et aussi de règles et de bonnes pratiques qui va permette de gérer les données de l’entreprise.
Un MDM dispose de tous les moyens pour constituer le référentiel des données structurantes de l’entreprise. Le périmètre d’intervention d’un MDM est donc large, le MDM va centraliser toutes les fonctions :
Selon le type de données ces fonctions seront soient directement exécutées par un outil du MDM, soient réalisées par une application propriétaire de la donnée :
Le Master Data Management devra aussi veiller à la conformité de la gestion et des durées de conservation des données selon les règlements en vigueur, tel le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) pour les données à caractère personnel ainsi que pour les données comptables et financières les normes IFRS (International Financial Reporting Standards).
Une gestion centralisée des données de référence est bénéfique pour l’entreprise.
En effet, à défaut d’une gestion centralisée des données de référence l’entreprise conserve des silos de données propres à chaque application. Les données sont de formats différents, pas toujours synchronisées ; les risques de données fausses, inexactes, incohérentes sont importants et coûtent du temps et de l’argent à l’entreprise.
La mise en œuvre d’un Master Data Management va aussi permettre à l’entreprise d’exploiter à son profit le BigData.
Aujourd’hui avec le BigData les volumes de données accessibles sont de plus importants, ces données structurées, non-structurées proviennent du Web, de l’OpenData, des objets connectés, etc…
Elles ne sont pas exploitables en état par l’entreprise, trop nombreuses, redondantes, de formats multiples, d’origines mal connues.
L’idée est d’utiliser un ETL pour consolider les informations contenues dans un Data Lake autour de données de référence ; tel un hasthtag (#MDM) si l’on souhaite traiter et analyser des tweets.
Ces informations ainsi traitées, qualifiées en supprimant les doublons, en traitant les incohérences, rendues compréhensibles et interprétables, pourront alors être rattachées à des données de référence de l’entreprise. Et être utilisées par les services marketing et commercial, suivre les comportements des clients, mesure de la notoriété d’une marque, réaliser des prédictions, …
Le déploiement d’un EAI (Enterprise Application Integration) va permettre d’organiser la diffusion des données de référence.
Un des objectifs principaux d’un EAI est que toutes les applications connectées partagent la même source de données. Pour chaque donnée il est défini une application source de la donnée. Cette application diffuse la donnée via le bus de l’EAI auprès des applications qui en en font la demande.
L’EAI va permettre ainsi de définir pour chaque donnée de référence un et seul point de saisie.
L’EAI met aussi en œuvre un « référentiel virtuel » de données de référence qui est partagé avec toutes les applications de l’entreprise connectées.
A ce bus EAI, pour que les utilisateurs puissent partager toutes leurs informations il est aussi possible de connecter :
La mise en œuvre d’un EAI dans une entreprise est donc une étape importante dans la mise en œuvre d’un projet MDM. Il permettra à la fois d'identifier les données, de paramétrer les étapes d'échanges, de transformation et de chargement. Mais quels sont les bénéfices de l'EAI pour l'entreprise ?
Mettre en place un EAI dans un système d'information est à la fois tactique et stratégique pour l'entreprise. C'est ainsi que l'on pourra qualifier les deux types de bénéfices.
En somme le Master Data Management (MDM) propose de nombreux avantages. Bien au delà de permettre la centralisation et la mise à jour des données grâce au référentiel de données, le MDM garantit l'unicité des datas et élimine les risques de données dupliquées dans votre SI.
Depuis plus de trente ans Tenor accompagne ses clients dans la gestion de leur flux de données à travers des solutions et des logiciels EDI, EAI, dématérialisation. Si cet article vous à plu n'hésitez pas à consulter celui sur la définition de l'EAI disponible sur le Blog de Tenor.
