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Quels avantages tirer de l’automatisation du cycle Order-To-Cash ?

Quels avantages tirer de l’automatisation du cycle Order-To-Cash ?
05/08/2022

« Vendre », « Livrer », « Etre payé » est le quotidien de toute entreprise. Ces actions menées à bien, fournissent à l’entreprise les ressources de cash nécessaires pour payer ses fournisseurs, rémunérer son personnel, verser des dividendes à ses propriétaires, investir dans son développement. L’enchaînement de ces actions est désigné sous le nom de cycle Order-To-Cash, de la commande à l’encaissement.

Voyons comment la transformation numérique du cycle Order-To-Cash permet à l’entreprise de mieux servir ses clients en gagnant plus.

Qu’est-ce que le cycle Order-To-Cash ou O2C ?

Le cycle ou processus Order-To-Cash inclus le traitement des commandes et les opérations en amont et en aval. L’Order-To-Cash ou O2C couvre l’intégralité des opérations qui vont de la proposition commerciale ou devis à la réception du paiement par le client.

Selon le type de clientèle : BtoC ou BtoB, la nature du bien ou du service commandé, un simple objet à livrer, une commande à préparer, un bien qui nécessite une mise en production, une prestation à planifier, etc… Les opérations entre la rédaction du bon de commande et l’encaissement du règlement seront plus ou moins nombreuses et différentes selon les métiers, mais les étapes du cycle O2C restent identiques pour tous.

Ce que recouvrent les différentes étapes du cycle Order-To-Cash

Le cycle Order-To-Cash se divise en cinq étapes. A chaque étape succession d’actions, de contrôles valident le passage à l’étape suivante. Le fil conducteur est la transformation du portefeuille de commandes clients en cash.

La commande

Le cycle O2C débute en amont de la signature de la commande. L’objectif est de valider la rédaction du bon de commande en interne avant l’envoi au client. Afin de garantir que l’engagement des parties, fournisseur et client, à livrer et à payer, puisse être respecté.

Pour cela le bon de commande doit faire référence soit à un tarif, un devis, une proposition commerciale.

Les conditions générales de ventes doivent être portées à la connaissance du client et s’il y des conditions particulières que ces dernières soient préalablement validées par le service juridique. S’il a y une date prévisionnelle de livraison que celle-ci soit bien validée par les services concernés, achat, production, livraison.

La commande

Le cycle O2C débute en amont de la signature de la commande. L’objectif est de valider la rédaction du bon de commande en interne avant l’envoi au client. Afin de garantir que l’engagement des parties, fournisseur et client, à livrer et à payer, puisse être respecté.

Pour cela le bon de commande doit faire référence soit à un tarif, un devis, une proposition commerciale.

Les conditions générales de ventes doivent être portées à la connaissance du client et s’il y des conditions particulières que ces dernières soient préalablement validées par le service juridique. S’il a y une date prévisionnelle de livraison que celle-ci soit bien validée par les services concernés, achat, production, livraison.

Le traitement de la commande

A la réception de la commande, les contrôles portent sur :

  • La commande reçue est bien identique à la commande envoyée, sans ratures ou mentions ajoutées par le client,
  • L’identité et le crédit du client qui sont systématiquement vérifiés,
  • Si un acompte est demandé que celui soit bien joint à la commande.

Dès lors les opérations de préparation de la commande peuvent débuter. Cela peut être une simple expédition de marchandise, une mise en production industrielle, un planning de prise de rendez-vous d’intervenants. Avec des achats auprès de fournisseurs et de commandes de sous-traitance.

La livraison

Si la livraison nécessite un transporteur, la réservation du transport doit être anticipé pour la date de livraison prévue. La livraison est constatée par une preuve de livraison : bon de livraison signé ou émargé, signature d’un PV de réception.

La livraison marque aussi le début d’une période de garantie, les services après-vente et maintenance doivent être informés.

La facturation

A compter de juillet 2024 la facturation électronique ou e-invoicing devient progressivement obligatoire pour l’ensemble du BtoB domestique. L’émission de la facture à réception des pièces justifiant la livraison s’effectuera via la connexion à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, PDP. L’entreprise pourra dès lors suivre en temps réel et le traitement de la facture par le client. Le client mettant à jour selon l’obligation de  e-reporting le statut de la facture : reçue, approuvée, mise en paiement, litige.

Le règlement

A cette dernière étape du cycle il est nécessaire de réconcilier les montants réglés par le client aux montants des factures dues. En rattachant un règlement à une ou plusieurs factures cela permet d’imputer le montant à une commande.

Les factures en retard de règlement doivent être identifiées pour la gestion des relances puis une mise en recouvrement si la facture reste impayée.

Quels sont les enjeux du Order-To-Cash ?

Le processus Order-To-Cash répond à quatre enjeux de la gestion des commandes :

  1. La qualité : la facturation et la livraison doivent être conformes à la commande,
  2. Les délais : la commande doit être livrée dans les délais prévus,
  3. Les coûts : les coûts de traitement des commandes, et la gestion d’erreurs ne doivent pas diminuer la marge par commande,
  4. La conformité réglementaire : tous les documents commerciaux échangés avec le client ayant une valeur juridique. Il est nécessaire de veiller à leur conformité réglementaire.

L’automatisation du cycle Order-To-Cash

L’automatisation du cycle Order-To-Cash est un projet transerve qui nécessite la mise en œuvre de différents moyens et solutions informatiques. Moyens qui permettent de centraliser l’information, de la contrôler, de la partager entre les différentes solutions logicielles de l’entreprise.

La dématérialisation des documents

Tout d’abord la dématérialisation de l’ensemble des documents commerciaux et comptables.

Bons de commande, Bons de livraison, Courriers, Factures, Preuves de livraison, etc…

L’ensemble des documents doivent conserver dans une GED pour un accès facile par tous. Et liés avec les applications de l’entreprises : CRM, ERP, Comptabilité.

Les workflows entre services

Les workflows font permettre de créer des circuits de validations entre services. Ils permettent de fluidifier la circulation de l’information entre les différents services de l’entreprise. Tels : la réception de la commande donne la mise en préparation, la livraison déclenche la facturation.

La gestion de données de référence

Une gestion des données de références de l’entreprise doit être mise en place. Cela permet de garantir que toutes les solutions logicielles de l’entreprise partagent les mêmes données. La qualité des données lors de la mise en place d’automatisme est primordiale, à défaut les erreurs dues à des données erronées ne permettent pas d’optimiser les automatismes.

Les solutions d’intégration de données entre applications métiers

Pour une automatisation des échanges inter-applicatifs des solutions d’intégration de données comme des EAI, Enterprise Application Integration, permettent de connecter les applications métiers (CRM, ERP, Gestion de Production, Comptabilité) de l’entreprises entre-elles. De partager les mêmes données de références.

Le portail client, la signature électronique

Lorsqu’un portail est mis en place, il permet d’échanger avec le client. De faciliter les prises de rendez-vous pour des livraisons ou des interventions. De pousser des documents. De même les solutions de signatures électroniques sécurisent la signature des contrats et des commandes.

5 raisons d’automatiser le cycle Order-To-Cash

La qualité des commandes clients

En débutant le cycle Order-To-Cash à la rédaction du bon de commande initial, les risques d’erreurs et non-conformité de la commande. Les délais de prise en compte de la commande signée sont plus rapides, le détail de la commande ayant été préalablement validé en interne.

La rationalisation des opérations des processus opérationnels et réduction de coûts

La suppression des tâches manuelles de ressaisie, de validation permettent de gagner du temps par commande, d’augmenter la capacité de traitement de commandes dans des délais plus court. Cela contribue à une réduction des délais entre la prise de commande, la livraison et la facturation. Cette accélération se traduit par une réduction du besoin en fonds de roulement, BFR.

La traçabilité des opérations,

La mise en place de workflows de validation et de la dématérialisation des documents et leur archivage dans une GED garantissent la traçabilité des opérations. Pour une commande, pour un client l’ensemble de l’historique sera immédiatement accessible.

 

La conformité à la réglementation

Avec la traçabilité des opérations pour chacune des commandes reçues, livrées et facturées, l’archivage des documents bon de commande, bon de livraison dans une GED. La piste d’audit fiable ou PAF pour toute facture émise est d’ores et déjà établie.

 

L’amélioration de la relation avec les partenaires commerciaux

L’automatisme du cycle Order-To-Cash permet aux entreprises de dégager plus de temps à la relation client. Mais aussi la qualité des documents envoyés, la réduction des délais entre toutes les étapes de commandes, livraison, facturation contribue à rendre l’expérience client meilleure. Et aussi améliore l’image de l’entreprise auprès de ceux-ci.