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Factur-X, profils des données

Factur-X, profils des données
29/10/2021

Les profils de données sont des éléments importants dans le monde de la facture électronique. En effet, les solutions de e-invoicing sont nombreuses. De l’EDI normalisé au simple PDF avec ou sans signature électronique, il y a le choix. Toutes possèdent leurs avantages et inconvénients. Factur-X présenté en juillet 2017 est un format de facture « mixte » ou « hybride » qui concilie les avantages de l’EDI et la simplicité du PDF. Factur-X est présenté comme l'un des formats de facture électronique qui simplifie et accélère le passage à l’obligation de la facture électronique en 2024.

Dans cet article, nous allons voir comment les profils de données répondent aux exigences de facturation de toutes les entreprises.

Factur-X, une facture électronique lisible par l’homme et la machine

Une facture dématérialisée au standard Factur-X se compose de deux éléments. Une facture au format PDF lisible et imprimable. Un fichier de données structurées au format XML lisible par les machines permettant une intégration dans le Système d’Information des entreprises et un traitement automatique jusqu’au règlement. Le format PDF utilisé est le PDF/A3 qui permet l’intégration de pièces jointes telles des données XML de facturation.

Les données incluses dans le XML reprennent ou pas toutes les informations mentionnées sur la facture PDF. Le nombre d’informations contenues dans le XML dépend du choix des profils de données choisi pour la Factur-X.

Factur-X, des profils de données pour répondre à tous les besoins comptables et métiers

Toutes les entreprises petites et grandes n’ont pas les mêmes besoins structurels et métiers pour gérer leurs factures fournisseurs. Les volumes vont de quelques à factures par mois à plusieurs centaines par jour, le niveau d’automatisme des traitements de rapprochement et de règlement ne sont pas les mêmes pour une TPE que pour une Centrale d’Achat de la Grande Distribution.

Avec ses cinq profils de données XML, le standard Factur-X permet de couvrir tous les besoins métiers des entreprises de la TPE à la Grande Entreprise.

 Le profil MINIMUM

Le profil MINIMUM contient toutes les données obligatoires de facturation : numéro et date de facture, type de document (facture, avoir, acompte, etc…), références du vendeur et de l’acheteur SIRET/SIREN, N° de TVA, devise, montants HT, TVA, TC, Net à payer. Ce profil permet de déposer sur la plateforme Chorus Pro les factures destinées à la sphère publique.

Le profil BASIC WL

Le profil BASIC WL, WL pour Without Line soit “sans ligne” ne contient que l’entête et le pied de la facture. Il s’agit du profil MINIMUM auquel il est ajouté des données de facturation facultatives qui permettent notamment d’automatiser le traitement par le Système d’Information du client : références de livraison, nom et adresse du fournisseur, mode de paiement, référence bancaire (IBAN).

Le profil BASIC

Le profil BASIC correspond au profil BASIC avec le détail des lignes de facture : n° de ligne, référence article (code, désignation), quantité, unité, prix unitaire HT, total HT de la ligne.

Le profil EN 16931 ou COMFORT

Le profil EN 16931 ou COMFORT est conforme à la norme européenne de facture électronique. Cette norme contient 165 champs de données.

Il s’agit d’une Européenne qui doit s’imposer aux trois principaux standards de la facture dématérialisée : UBL (XML), UN/CEFACT SCRDM CII XML, UN/CEFACT SCRDM EDIFACT.

La norme EN 16931 contient 165 champs de données possibles qui font appel à des listes de codes standardisés. L’objectif est d’intégrer toutes les règles métiers de la facturation interentreprises et la réglementation fiscale européenne.

Le profil COMFORT correspond au profil BASIC avec les mentions supplémentaires apportées par la norme EN 16931.

Le profil EXTENDED

Le profil EXTENDED correspond au profil COMFORT avec une possibilité de données supplémentaires pour répondre à des besoins spécifiques. Ce profil reste en cours de rédaction.

Les profils de la Factur-X sont un gage de souplesse d’utilisation

Cette hiérarchie de profils, du plus simple au plus complet, permet de répondre à tous les besoins des entreprises qui migrent vers la facture dématérialisée. Toutes entreprises émets des Factur-X s’en avoir la contrainte de savoir comment le destinataire de la facture la traitera :

  • La saisie de la facture peut être manuelle avec le PDF
  • Le PDF peut être lu avec des solutions de LAD/RAD,
  • Le fichier XML peut être intégré dans le SI du destinataire, celui-ci ne prendra en charge que les informations qu’il peut traiter ; un profil COMFORT ou EXTENDED pourra être lu par le SI d’une entreprise qui extrait que les données obligatoires soit l’équivalent d’un profil MINIMUM ou BASIC WL.

Factur-X simplifie le passage à l’obligation de facturer électroniquement

Dans l’objectif de permettre à toutes les entreprises de se conformer à l’obligation de facturer électroniquement à compter du 1er juillet 2024. Avec le format mixte de la Factur-X les entreprises peuvent rapidement choisir de facturer électroniquement tous leurs clients sans contraintes. La Factur-X se présente comme le futur de la facture électronique.

L’ensemble de la documentation technique des différents profils Factur-X est téléchargeable sur le site du FNFE, Forum National de la Facture Electronique.

Si le sujet de la facture électronique vous intéresse, n'hésitez pas à télécharger l'eBook de la facture électronique et à jeter un oeil sur nos solutions de facture electronique et de consulter le logiciel eDemat.