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Qu’est-ce que « EDI » ?

L’ EDI ou l’Échange de données informatisé est l’outil pratique, rapide et sûr permettant à votre système informatique d’interagir avec le système d’information de vos partenaires commerciaux de bout en bout, et sans intervention humaine.

Bref, c’est un bon moyen d’optimiser vos échanges et de simplifier la vie de vos utilisateurs.

L’ EDI, comment ça marche ?

Le principe consiste à automatiser la génération et l’envoi des flux sortants, la réception et l’intégration des flux entrants de sorte que les bons de commande, les avis d’expédition, les factures, les états de stock ou tout autre type de document, soient traités sans manipulation humaine.

Quasiment tous les types de transactions que votre entreprise réalise avec ses partenaires commerciaux par mail, téléphone, courrier, fax, peuvent être gérés par EDI !

Pour cela, il est nécessaire de faire communiquer votre système informatique avec un logiciel EDI.

  • La solution EDI reconnait le type de transaction et le destinataire, et se charge de le convertir dans le format EDI attendu.
  • Le résultat est transmis via le système de communication convenu avec le destinataire.
  • La plateforme EDI du destinataire reçoit ensuite le document EDI. Il identifie à son tour l’émetteur et le type de transaction, et le convertit dans la structure attendue par sa solution de gestion pour l’intégrer.
  • Il est possible de mettre en place des accusés de traitement en retour pour confirmer à l’émetteur que l’ensemble de la transaction s’est bien déroulée.

Les échanges EDI requièrent des systèmes de communication sécurisés et adaptés : AS2, WebServices, sftp, oftp ou encore Réseaux à Valeur Ajoutée. Ce sont les RVA, ou VAN en anglais, des réseaux privés avec des niveaux de sécurité élevés assurant l’intégrité et la traçabilité des échanges.

 

Pour aller plus loin dans la compréhension de ce qu’est l’EDI et de ses avantages, consultez le guide de GS1 France https://www.gs1.fr/Publications/Publications/Mes-Premiers-Pas-en-EDI

EDI-schema

L’ EDI, un monde normalisé

Pour permettre à tous les partenaires de communiquer ensemble, l’Echange de Données Informatisé apporte un langage standard partagé par tous.

Ainsi quelque soit le système de gestion de chacun, le langage est commun et le déploiement de l’EDI à de nouveaux partenaires commerciaux est simple.

Ce langage commun, ce sont les normes EDI.

Les normes EDI structurent les messages en forme et contenu. Il existe divers standards tels que l’EDIFACT, l’XML, l’ANSI X12, l’EANCOM, le TRADACOM, le VDA, Odette….

Les multiples bénéfices de l’Echange de Données Informatisé

Quelque soit votre activité – Industrie, Retail, Logistique, Transport, Finance, Grande distribution, Santé, service public, …. – l’EDI s’applique aux différents processus de votre entreprise.

En plus de répondre aux demandes de vos partenaires commerciaux, l’Echange de Données Informatisé permet d’automatiser la génération, l’envoi, la réception, l’enregistrement de vos échanges et donc de gagner en efficacité.

Selon une étude publiée en 2016 par DART CONSULTING le marché de l’EDI devrait croitre de 14 % par an jusqu’en 2020

Une meilleure fiabilité grâce aux échanges EDI

Une commande adressée par téléphone, email ou encore courrier, doit être saisie manuellement à la fois dans l’outil de gestion du client et celui du fournisseur.

Une commande EDI, s’intégre automatiquement dans l’ERP du partenaire. Le système informatique de gestion retrouve de lui-même les informations nécessaires à la préparation, l’expédition et la facturation.

En supprimant les ressaisies et interventions manuelles, on réduit les erreurs et litiges et on améliore le traitement des informations.

Des temps de traitements plus courts

Plus besoin d’imprimer, de saisir, de classer, de vérifier par téléphone, de mettre sous pli …les documents EDI s’échangent en quelques secondes.

Vos processus métiers n’attendent plus les traitements administratifs !

Plus de visibilité

La dématérialisation des documents en facilite le suivi de la commande jusqu’au règlement.

La traçabilité des produits et unités logistiques est aussi permise et simplifiée tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Sans compter qu’avec une vision en temps réel sur les transactions, votre entreprise peut réagir et décider de choix stratégiques plus rapidement.

Améliorer le service

L’Echange de Données Informatisée vous offre un langage commercial en commun avec vos partenaires, un bon moyen de pérenniser et d’optimiser cette relation quelque soit les pays.

Vos utilisateurs gagnent du temps. En effet, ils ne s’occupent plus de la gestion des documents papier. Par conséquent, ils peuvent enfin se consacrer à leur métier et à des actions à plus grande valeur ajoutée.

Des coûts largement réduits

Par la suppression du papier, la simplification de l’archivage, l’Echange de Données Informatisé engendre la diminution des erreurs et litiges. De fait, il permet de réduire considérablement les coûts de traitement et les coûts administratifs.

Dans le cas de la mise en place des factures électroniques, l’économie peut atteindre 90% par document !

Les gains liés à l’EDI pour les partenaires commerciaux sont estimés à 18,5 par commande, 0,5 par palette pour l’avis dexpédition et à 16,3 par facture (fiscalement légale), selon GS1 France.

Un partenaire commercial vous demande de mettre en place des flux EDI ? Vous savez maintenant que loin d’être une contrainte, il s’agit là d’une vraie opportunité pour votre entreprise. En étendant l’EDI à d’autres partenaires commerciaux et à un maximum de flux d’information, il se pourrait même que votre système EDI devienne un véritable atout.

Tenor vous accompagne dans toutes les étapes de la mise en place de vos flux EDI. Que vous optiez pour une solution classique ou de WebEDI Tenor vous accompagne de l’homologation de vos flux fournisseurs au déploiement de vos sous-traitant. Contactez nous par téléphone pour de plus amples informations ou bien au 04 81 91 79 99.