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Qu’est-ce qu’un partenaire EDI ?

Qu’est-ce qu’un partenaire EDI ?
16/11/2022

Pour savoir ce qu'est un partenaire EDI, rappelons tout d'abord ce qu'est un EDI.

Un EDI, Échange de données informatisé se définit ainsi :

  • Un échange ordinateur à ordinateur de documents commerciaux. Ces documents sont par exemple des factures, des bons de commande, des contrats ou tout autre type de document commercial.
  • L'échange se fait dans un format électronique standard ;
  • Entre des partenaires commerciaux (par exemple, une entreprise et ses fournisseurs).

Ce format d'envoi présente de nombreux avantages. Il est d'ailleurs de plus en plus utilisé par les services de l’administration fiscale et un nombre croissant d’entreprises l’utilisent pour leur facturation. Grâce à cet échange informatisé, tout le cycle de la facturation, dès son édition jusqu'à son traitement, est totalement dématérialisé. Le format papier disparaît et aucune intervention manuelle n’est nécessaire. Les documents sont directement échangés d’un ordinateur à l’autre.  

Le partenaire EDI : définition

Un partenaire EDI (Echange de Données Informatisé) est une entreprise qui fournit ses services aux organisations souhaitant dématérialiser leurs échanges de données. Un cabinet d'experts-comptables, par exemple, pourrait faire appel à un prestataire offrant une solution EDI. Les experts-comptables l'utilisent d'ailleurs fréquemment pour l'envoi des déclarations de TVA, de CFE, de CVAE, d'IS et de liasses fiscales. Le partenaire EDI possède une expertise métier garantissant une utilisation efficace de l'EDI. Il sera notamment garant du respect des normes EDI et des réglementations commerciales et fiscales régissant l'échange de données informatisé.

Dans cet article, découvrons les rôles des partenaires EDI, les solutions EDI proposées ainsi que les 5 raisons d’être accompagné par un partenaire EDI pour échanger en toute sécurité et fiabilité avec ses partenaires commerciaux et les administrations.

Le partenaire EDI : un acteur clé pour faire de l’EDI

Le partenaire EDI possède les compétences techniques, informatiques et métiers qu’exige l’EDI. C’est-à-dire qu’il est expert pour échanger des informations via messages EDI. Cela signifie également qu’il a la capacité de comprendre et d’analyser les besoins métiers des entreprises pour intégrer l’EDI à leur système d’information. Il sera en mesure de permettre aux applications métiers, ERP, Comptabilité, Gestion de Production, TMS, WMS, etc. d’automatiser leurs échanges de données avec des applications tierces.

Les rôles du partenaire EDI

Le partenaire EDI est mandaté par l’entreprise pour effectuer les transmissions de messages EDI. Il gère tout le processus d'envoi et de réception de ces données électroniques. Il va convertir et adapter les données pour une gestion facilitée des transactions EDI de l’entreprise. Il sera notamment en charge :

·        De mettre en œuvre les cahiers des charges EDI,

·        De la dématérialisation des informations,

·        De la conformité syntaxique des messages EDI,

·        De la transmission des messages EDI,

·        De la réception des messages EDI,

·        De la traduction des messages EDI réceptionnés,

·        De la mise en œuvre des procédures de suivi des messages envoyés,

·        D’informer l‘émetteur des rejets.

Les obligations d’un partenaire EDI

La mise en œuvre des échanges au format EDI est strictement encadrée par la loi. Le partenaire EDI est soumis à plusieurs obligations portant sur la protection des données.

Confidentialité des données

Les données que le partenaire EDI transmet sont des données sensibles. Il s'agit principalement de données commerciales et financières, mais également fiscales et sociales lors d’envoi de déclarations aux administrations. Le partenaire EDI s'engage à respecter la confidentialité des informations qu’il traite.

Conservation des données

Le partenaire EDI est amené à conserver des données de ses mandants, le temps nécessaire à leur transmission et à leur réception définitive. Il ne doit pas conserver les données au-delà de la durée nécessaire pour la bonne transmission du message EDI.

Sous-traitance

Lorsque le partenaire EDI recourt à un contrat de sous-traitance, il est tenu d’en informer ses mandants.

Qui peut être partenaire EDI ?

·        Il peut s'agir d'un prestataire EDI qui propose directement à l’entreprise les services de sa plateforme EDI via différentes solutions EDI qui vont lui permettre d'échanger avec ses partenaires commerciaux.

·        Cela peut être un intermédiaire, tel un Expert-Comptable ou un organisme de gestion agréé, qui fera alors appel à la sous-traitance d’un prestataire EDI.

·        Enfin, il peut s'agir de l’entreprise elle-même lorsqu’elle prend directement en charge via son Service Informatique la mise en œuvre du cahier des charges EDI de ses partenaires commerciaux et des administrations. Elle peut alors décider de sous-traiter à un fournisseur EDI la transmission des messages EDI. 

Quelles solutions EDI proposées par les partenaires EDI ?

Les partenaires EDI proposent différentes solutions EDI permettant de couvrir toutes les typologies de l'échange de données. Cela va d'un simple usage occasionnel pour envoyer des déclarations fiscales et sociales auprès des administrations comme la DGFiP, jusqu'à une intégration de l’EDI dans un ERP.

La diversité des solutions EDI proposées, permet à toutes les entreprises de trouver un accès EDI adapté à leurs besoins et à leur budget.

Le partenaire EDI préconisera la solution EDI la plus adaptée à chaque situation. Il prendra en compte différents paramètres :

·       Le nombre de partenaires commerciaux à connecter,

·       La volumétrie (nombre de messages envoyés et réceptionnés),

·       Le niveau d’intégration souhaité avec le Système d’Information de l’entreprise,

·       Les compétences informatiques internes.

Voici un aperçu des différentes solutions EDI possibles : 

EDI On Premise

Avec un EDI On Premise, l’entreprise dispose de sa propre plateforme EDI, installée sur son site. C'est donc une solution internalisée dans le Service Informatique du client. Le partenaire EDI intervient uniquement lors de l’installation et de la mise en production de l’EDI. L’entreprise peut également choisir de sous-traiter l’exploitation de sa plateforme EDI à un partenaire EDI. Cette solution est particulièrement adaptée pour les gros volumes d'échanges ou lorsque l’EDI est stratégique pour l’entreprise. Dans les deux cas, ne négligez pas l'importance des tests de plateforme EDI.

EDI SaaS

Avec l’EDI en mode SaaS, l’EDI est un service auquel l’entreprise souscrit. En s’appuyant sur des outils mutualisés et semi-standardisés, il devient alors possible de mettre en œuvre un projet EDI à moindre coût. Les coûts sont directement liés aux volumes des transactions. Les avantages de l’EDI SaaS sont l’absence d’investissement informatique, puisque seuls des frais de mise en œuvre et de formation sont nécessaires. L’EDI SaaS permet aussi une adaptation des ressources nécessaires aux besoins de l’entreprise. C’est la solution idéale pour débuter en EDI et monter progressivement en puissance. 

WEBEDI

Le WEBEDI est un service EDI proposé via un portail Internet. Un WEBEDI permet de créer des messages EDI en ligne et aussi de recevoir des messages dans une « boite de réception ». Cette solution permet à toutes les entreprises de disposer d’un accès EDI avec une simple connexion internet. 

Comment bien choisir une solution EDI ? 

5 raisons de faire appel à un partenaire pour son EDI

Utilisé dans le cadre des échanges commerciaux et des opérations de sous-traitance, l’EDI permet de connecter des systèmes d’information entre eux et de les coordonner pour qu’ils puissent travailler ensemble de manière électronique.  En automatisant les transactions, les entreprises gagnent du temps et réduisent considérablement les erreurs liées à un traitement manuel. Les transactions EDI doivent être fluides, fiables et sécurisées. Faire appel à un partenaire EDI permet de garantir le respect de ces prérequis. En effet, le partenaire EDI apporte :

La Conformité

L’EDI est une solution d’échange de données normées. Pour mettre en œuvre l’EDI de manière fiable, il est impératif de se conformer aux normes EDI comme EDIFACT.

Le partenaire EDI, répondant à cette exigence de conformité, va permettre aux différentes standards EDI et réseaux EDI d’être interopérables entre eux. Le partenaire est référencé auprès d’organismes tels que GS1 ou Galia. Les partenaires EDI proposant des services pour les déclarations fiscales et sociales sont agréés auprès des administrations concernées. 

L’Expertise Métier

Un partenaire EDI se doit de connaitre les règles métiers et les réglementations commerciales et financières. Il est maître d’œuvre pour déployer un projet EDI en entreprise.

Certains prestataires de services EDI sont aussi spécialisés dans des domaines d’activités spécifiques, tels que l’Automobile, le Transport, la Logistique. Ils apportent aux entreprises leur expertise et expérience métier. 

L’Agilité

Dans les pratiques commerciales, il y a régulièrement de nouvelles données qui doivent être échangées entre partenaires commerciaux. De ce fait, les messages EDI doivent être adaptés. La réglementation peut également évoluer et de nouvelles obligations réglementaires doivent alors être appliquées. Cela a par exemple été le cas avec le passage à la facture électronique pour tous.

Le partenaire EDI prend en charge toutes les évolutions requises lors des mises à jour évolutives. Les entreprises peuvent ainsi continuer à s’échanger des messages EDI conformes aux normes, réglementations et pratiques commerciales en vigueur sans rupture de service. 

L’adaptabilité

Le prestataire EDI permet à l’entreprise de s’adapter rapidement à la demande de ses partenaires commerciaux : nouveau partenaire commercial, nouveau message ou modification de message. Il assure la mise en place de tout nouvel Interchange EDI et procède aux tests de fonctionnement.

Le prestataire EDI propose différentes solutions techniques et offre la possibilité de migrer de l’une à l’autre selon l'évolution des besoins de l’entreprise. Une entreprise qui voit son volume de messages augmenter pourra par exemple passer d’un WEBEDI à un EDI SaaS ou On Premise en intégrant l’EDI à l‘ERP de l’entreprise. 

Le Service

Last but not least, dernier mais pas des moindres avantages de passer par un partenaire EDI : la qualité de service auquel le partenaire s’engage contractuellement. Tout contrat passé avec un partenaire EDI doit en effet mentionner un niveau de SLA (Service Level Agreement). 

Avec un partenaire EDI, l’entreprise aura ainsi la possibilité d'opter pour un niveau de support correspondant à son activité et de le contractualiser. Les différents niveaux de service sont par exemple :

  • Les horaires d’accès au support : ceux-ci peuvent aller jusqu’à 7 jours / 7 et 24 heures / 24 pour les activités de nuit ou à l’international. Cela est fréquent dans les métiers du transport et de la logistique.
  • Le taux de disponibilité de la plateforme EDI, c'est à dire, le pourcentage de temps pendant lequel l’infrastructure est opérationnelle.
  • Le temps maximal de résolution des incidents.