Définition de l’EDI

Définition EDI : L’abréviation EDI signifie Electronic Data Interchange ou, en français, Echange de Données Informatisé. L’EDI peut être défini comme l’échange, d’ordinateur à ordinateur, de données concernant des transactions en utilisant des réseaux et des formats normalisés.

Les informations issues du système informatique de l’émetteur transitent par l’intermédiaire de réseaux vers le système informatique du partenaire pour y être intégrées automatiquement.

Ce processus d’échange a lieu par l’intermédiaire d’une solution logicielle appropriée entre les deux partenaires. A titre d’exemple on peut évoquer les ERP, les logiciels de gestion de commandes ou de stock. Suite à leurs transmission, les document sont immédiatement traités. Grâce à l’EDI, le traitement des document de type bons de commande, avis d’expédition et même facture en ressort plus performant. Afin de traiter les documents de manière automatisée, les partenaires commerciaux doivent respecter des standards à l’instar d’EDIFACT dans le secteur automobile par exemple.

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Quels types d’échanges dans la définition de l’EDI? :

  • Echanger quoi ? Besoin de s’entendre sur ce que l’on échange et comment le modéliser
  • Echanger comment ? Besoin de transporter les informations via quel média, quels protocoles de communication ?

Aujourd’hui, lorsque vous faites vos courses au supermarché, plus de 90% des produits que vous achetez ont été commandés par EDI, voire facturés après que l’avis d’expédition a été transféré de la même façon.

Quels sont les avantages de l’EDI et ce qu’il entraîne pour l’entreprise

La réduction des couts est l’un des plus gros avantages de la mise en œuvre de l’EDI. En effet, l’EDI permet des échanges clairement moins chers que les processus papiers habituels. D’autre aspects comme la fiabilité et la rapidité des échanges via une solution EDI sont primordiales. Dans un processus EDI le gain de temps est considérables à tous les niveaux et étapes du cycle de vente et d’achat de l’entreprise. En outre, la fiabilité et la qualité des données sont maintenues grâce au traitement automatisé de l’information par l’ordinateur. De fait, votre chaine logistique se retrouve grandement améliorée

De même, l’EDI permet grâce à la réduction des tâches administratives de se concentrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée. En plus, votre personnel consacre plus de temps à son cœur de métier. Vous améliorez ainsi le cycle de production de votre entreprise. En outre, vos délais de facturation s’améliorent. L’EDI est également un moyen qui garantit la traçabilité des échanges afin de réduire les contentieux et les litiges.

Comment fonctionnent les échanges EDI ?

Afin d’échanger vos documents avec vos différents partenaire, il convient de respecter un certain nombre d’étapes.

Etape n°1 : préparation des documents

La préparation des documents à envoyer est une étape importante pour mettre en place une solution EDI. De fait il faudra recueillir et organiser les données que vous voudrez transmettre.

Ensuite, le système mettra en place un fichier électronique qui contiendra les informations nécessaires à la création d’un document. Afin de générer ce document, on pourra utiliser différentes sources de données et autres méthodes. Cela peut être une saisie via ordinateur, un export de données issues de vos bases ou même de vos différents logiciels.

Etape n°2 : traduction au format EDI standard

La deuxième étape a pour objectif de traduire le document au format EDI ou standard souhaité. Pour y arriver, les données électroniques sont intégrées dans un logiciel de traductions qui se chargera de la conversion du fichier au format des documents. Vous pourrez ainsi envoyer vos documents EDI à vos partenaires commerciaux. A ce stade, vous pourrez utiliser différentes méthodes de transmission. L’une d’entre elles consiste à passer par un fournisseur de réseau EDI comme Ténor.

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