Dématérialisation de facture : entre stratégie et anticipation.

Pourquoi la dématérialisation de facture est indispensable pour les entreprises ? Les réponses sont multiples et englobent les aspects économiques, stratégiques mais aussi ceux de la relation client/fournisseur.

La dématérialisation de facture c’est avant tout automatiser et simplifier des processus bien souvent trop complexe. Dès lors, mettre en place une véritable stratégie autour de cette question semble indispensable. Elle doit répondre à de nombreuses questions tout en ayant une vision ROIste. 

En effet, quelle que soit le niveau digitalisation, la dématérialisation a un coût. De fait elle doit rapidement inverser la tendance du tout papier et devenir rentable. Pour cela, de nombreux critères doivent être respectés. Opter pour la dématérialisation de facture aujourd’hui permet surtout d’anticiper l’avenir et les prochaines contraintes légales. Découvrez le dans la suite de l’article.

La dématérialisation de facture : une vision stratégique ?

Y’a t’il une réelle vision stratégique à mettre en place la dématérialisation de facture au sein de votre structure ? Tout d’abord ladématérialisation répond à une digitalisation de vos processus et a une vision ROIste de votre fonctionnement.

Du point de vue de la digitalisation, cela permet de mettre à niveau la gestion interne de l’entreprise et d’éviter tous les aléas d’une gestion manuelle. Cela permet une organisation managériale différente capable de mieux profiter de ses ressources internes. Mais également de mettre en place des processus plus collaboratifs mais surtout d’avoir une vision social driven en répondant aux besoins d’instantanéité du marché. 

D’un point de vue économique, la dématérialisation de facture permet avant tout d’automatiser des processus. Qui dit automatisation, dit gain sur le traitement même d’une facture. Le prix de chaque facture peut être divisé par 5. Imaginez l’économie que vous réaliseriez sur une année. Associée à cette économie directe, il faut aussi prendre en compte le temps de travail des personnes en charge de cette question. Vos employés pourront se recentrer sur l’essentiel et oublier les litiges liés aux erreurs humaines.

D’un point de vue humain, même si nous avons donné des pistes précédemment, la dématérialisation de facture permet une amélioration des conditions de travail. Les tâches redondantes et répétitives diminuent drastiquement tout comme les erreurs qui malheureusement sont courantes malgré la qualité des équipes. 

Mettre en place une telle stratégie doit impérativement regrouper ces trois point de vue en gardant à l’esprit le ROI basé sur l’amélioration des expériences collaborateurs, clientes et fournisseurs.

La démat de facture : une anticipation de l’avenir ? 

Pourquoi la dématérialisation de facture permet d’anticiper sur l’avenir ? Comme beaucoup d’entre vous le savent l’État à travers la sphère publique à progressivement demander à ses fournisseurs de dématérialiser ses factures. Pour rappel il a été mis en place : 

Cette volonté de modernisation souhaitée par l’État, ne s’arrête pas uniquement à ses fournisseurs. L’ordonnance initiale envisageait également pour la même chose pour l’échange de facturation entre entreprises. Celui-ci n’a pas abouti mais le projet de loi finances 2020 reconsidère l’importance de la dématérialisation de facture pour tous. 

L’article 56 de cette loi prévoit que d’ici 2023 les entreprises devront obligatoirement émettre leurs factures aux formats électroniques. Cette application s’effectuera progressivement suivant un calendrier et la taille de votre entreprise entre 2023 et début 2025.

Bien évidemment, les factures électroniques devront respecter les mêmes obligations qu’une facture papier. Toutefois les formats dématérialisés doivent répondre à 3 principes : 

  • L’intégrité du contenu 
  • Sa lisibilité 
  • Son authenticité

Pour cela la loi prévoit déjà que toutes les entreprises quelle que soit sa taille devra recourir à 

Par conséquent, anticiper la mise en place de la dématérialisation de facture vous permettra d’accroître dès aujourd’hui vos bénéfices internes, clients et fournisseurs. Depuis plus de 30 ans nous accompagnons les entreprises dans leurs processus de dématérialisation avec une solution de dématérialisation conforme aux réglementations. N’hésitez pas à nous contacter pour lancer votre projet de facture électonique.

Est-ce obligatoire de dématérialiser ses factures ?

Dématérialiser ses factures c’est une chose, mais quel est le véritable enjeu juridique ? Y a t-il aujourd’hui des obligations de dématérialiser ses factures ? Et si oui, existe t’il des différences entre sphères privées et publiques ?

Dématérialiser ses factures est dans les moeurs depuis plus de 20 ans, notamment grâce aux nombreux avantages (nous en parlions dans le point d’actualité). La facturation n’échappe pas à la digitalisation grandissante et ses bienfaits. Par exemple, dématérialiser ses factures permet de gagner en coût de production, en productivité mais aussi en traçabilité et sécurité. Dématérialiser ses factures rentre aujourd’hui pour beaucoup d’entreprises dans une démarche RSE, de qualité ou d’amélioration de la relation client. La demande du tout numérique étant de plus en plus présente, il a fallu codifier ce type de facturation. Le but premier étant d’avoir à la fois des factures papiers et électroniques.

Dans une démarche écologique et de simplification des processus, l’État français a depuis 2013 fait passer plusieurs lois sur la question. Que ce soit pour de la facture publique ou entre entreprises, les conditions de facturations changent progressivement. Toutefois, même si la facture électronique se répand, des inégalités juridiques subsistent toujours. L’échange de facturation privé/public ou entre entreprises ne sont pas toujours soumises aux mêmes règles. 

Voyons ensemble si le fait de dématérialiser ses factures est obligatoire pour tous ? 

Dématérialiser ses factures avec le secteur public 

Pour faire une première réponse simple, tous les fournisseurs de l’État ont l’obligation d’avoir recours à la facture électronique. De ce fait, dématérialiser ses factures est obligatoire. 

Pour rappel l’ordonnance du 26 Juin 2014 relative au développement de la facturation nous dit que : 

Article 1-I : “ Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique”

Article 1-II “ L’État, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique”.

Pour cela, l’État a mis en place un portail de facturation du nom de Chorus Pro. Ce portail permet le dépôt, la réception et la transmission de facture électronique conformément à l’article 2 de l’ordonnance. 

Pour aider les entreprises et notamment les plus petites, un calendrier a été mis en place suivant l’article 3. L’obligation prévoit que les entreprises suivent le calendrier suivant

  • + de 5000 salariés et du public à être en conformité depuis le 1er Janvier 2017
  • 250 à 5000 salariés à être en conformité depuis le 1er Janvier 2018
  • 10 à 250 salariés à partir du 1er Janvier 2019
  • Et enfin pour les TPE (moins de 10 salariés à partir de 2020)

De plus, l’article 222 de la loi Macron renforce cette première ordonnance car elle vise à moderniser l’économie française. L’objectif étant que l’État fasse des économies en réduisant les coûts. 

Bien évidemment, toutes les règles concernant la facturation doivent être respectées tant sur la forme ou la conservation. Toutefois, une facture électronique comporte certaines obligations supplémentaires comme : 

Les factures électroniques en BtoB

Maintenant, il nous reste plus qu’à savoir si dématérialiser ses factures est obligatoire entre entreprises. La réponse est pour le moment non. Toutefois, le projet de loi finance 2020 via son article 56 modifierait cette réponse.

Ce projet de loi fait écho à la loi Macron de 2015 qui pour la partie entreprise a été abandonné faut de temps et de moyens. Le projet de loi finance prévoit qu’à partir de 2023, les entreprises soient obligées d’émettre leurs factures électroniquement. Tout comme pour les échanges entre privé et public, un calendrier progressif existera. Ce calendrier obligera les entreprises suivant leurs tailles à dématérialiser ses factures entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025.

Comme évoqué précédemment, dématérialiser ses factures entraîne des obligations sur la forme et la conservation. Tout comme les échanges entre sphère publique et privé l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité et des outils seront obligatoires. Il faudra donc avoir une sorte de piste d’audit fiable.

Même si aujourd’hui, la loi est en projet, il y a une réelle volonté de moderniser la facturation en arrivant progressivement à du “zéro-papier”. C’est pour cela qu’investir dès aujourd’hui dans une solution de dématérialisation performante vous permettra d’anticiper ses futures obligations. Mais la dématérialisation ne se s’arrête pas uniquement à répondre à un enjeu juridique. Elle vous permettra d’améliorer vos processus internes, faire des économies tout en améliorant votre expérience client. Faire le choix d’une solution de dématérialisation dès aujourd’hui est par conséquent la réponse aux différents enjeux de la dématérialisation des factures.

Tenor accompagne les entreprises dans leurs démarches de digitalisation et de dématérialisation en proposant des solutions EDI, de dématérialisation fiscale et d’EAI. Contactez nos expert pour étudier votre projet.


Dématérialisation et archivage électronique : quels enjeux ?

Quels sont les engagements que la dématérialisation apporte au traitement documentaire ? Ce sont tout autant de questions que soulève le duo dématérialisation et archivage électronique.  Alors voyons ensemble en quoi ces deux axes sont d’un enjeu majeur dans votre processus de digitalisation et quelles solutions l’EDI apporte. 

Dématérialisation et archivage électronique : un enjeu stratégique ?

La question principale est savoir ce que cela rapporte réellement en termes financiers, de gestion et de productivité. Car oui, la promesse de la digitalisation est de simplifier vos processus tout en obtenant plus de productivité et ce à moindre coût.

D’un point de vue financier, la dématérialisation permet tout d’abord de gagner de l’espace de stockage. Beaucoup d’entreprises stockent chez elles des documents tout au long de la durée légale de conservation. On peut également évoquer le coût brut d’un document qui se voit souvent diviser par 3. 

D’un point de vue lié à la gestion interne, la dématérialisation permet de réduire certaines tâches chronophages et de concentrer ses collaborateurs sur des tâches plus complexes et stratégiques. De plus, cela permet de réduire les temps de réponse à des clients et de renforcer son image et sa relation client. 

Enfin, d’un point de vue productivité, la dématérialisation permet de gagner du temps sur le traitement des données. Il est, en effet plus simple de chercher une information sur un outil informatique que dans des cartons. Les professionnels du document s’accordent pour dire qu’en moyenne une personne passe près de 7h30 par semaine à la recherche de document. En diminuant ce temps de recherche les gains bénéficient à la gestion interne de votre entreprise.

Dématérialisation et archivage électronique : La dématérialisation fiscale

Dématérialisation et archivage électronique d’une facture ne s’improvise pas. En effet, il faut maîtriser toute la réglementation imposée par l’état et les transformer en solution technique. Pour réussir cette stratégie il est important de maîtriser les 3 processus qui sont préconisés par l’article 289 du Code Générale de l’impôt.

La piste d’audit fiable

La piste d’audit doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu’au document facture.

La signature électronique

La signature électronique, conforme au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 2 ou 3 étoiles, est un moyen de sécurisation des factures électroniques. Elle garantit l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu.

l’Echange de Données informatisé

EDI ou Echange de Données informatisé permet de sécuriser de façon autonome la transmission des factures électroniques. Par conséquent , cela signifie qu’il garantit à lui seul l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité.

En conclusion, peu importe la solution choisie, elle oblige l’archivage de la facture électronique. Par ailleurs, il est recommandé de suivre la réglementation commerciale qui oblige un archivage de minimum 10 ans.

Dématérialisation et archivage électronique : faire le choix de l’EDI 

Pourquoi faire le choix de l’EDI pour la dématérialisation et l’archivage électronique ? L’EDI répond aux habitudes grandissantes de la dématérialisation. Le nombre croissant de documents électroniques ou numérisés est en hausse constante. Alors pourquoi ne pas investir dans un outil capable de répondre facilement à la dématérialisation et de l’archivage électronique ?

Le choix de l’EDI, le respect des obligations légales pour la dématérialisation fiscale

Surtout que si on suit la législation (article 289 du CGI), les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine. La liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des fonctionnalités indispensables de l’EDI. En effet elles assurent l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues.

Des outils SaaS qui répondent aux besoins d’automatisations

Un logiciel de dématérialisation fiscale comme par exemple e-demat permet de répondre à l’ensemble de ses attentes et d’automatiser des processus. Par exemple, il est possible de s’interconnecter avec le portail Chorus Pro pour l’envoi de factures électroniques aux établissements publiques, d’envoyer les factures soit en EDI, Factur-X, PDF par mail. Cet outil est même capable de transformer votre facture électronique en version papier et de l’envoyer votre facture sous-pli. Le tout en respectant la complexité des réglementations en vigueur.

Depuis plus de 30 ans Tenor vous accompagne dans la dématérialisation et l’archivage électronique de vos factures. Nous accompagnons tous nos clients dans la digitalisation de leurs processus et l’échange de données informatisé. Lancez votre projet de dématérialisation dès aujourd’hui, contactez-nous !