Supplier EDI Onboarding ou comment embarquer l’ensemble de vos fournisseurs en EDI ?

Entamer une démarche de Supplier EDI Onboarding (déploiement EDI fournisseurs) est un atout stratégique pour vos échanges commerciaux. En effet, le fait d’échanger des données de manière informatisée via des documents dématérialisés, comme des factures numériques par exemple, comporte un avantage considérable pour votre entreprise. Votre gestion commerciale est facilitée grâce à des solutions logicielles innovantes. C’est le cas, par exemple pour la dématérialisation des factures.

Entrer dans une démarche Supplier EDI Onboarding ne se résume pas à un choix technique de solution EDI. Voici quelques pistes pour transformer cette démarche en une vraie success story.

Les enjeux d’un déploiement réussi

Mettez en place de flux EDI fournisseurs

Mettre en place les flux EDI fournisseur, c’est bien. Mais déployer les échanges électroniques avec l’ensemble de vos fournisseurs, petits et grands, et automatiser 100% des échanges de documents du processus purchase-to-pay, voilà un moyen significatif de gagner du temps et de réduire les coûts dans votre entreprise.

Pour bénéficier des gains de l’EDI achat, il faut viser le déploiement de tous les fournisseurs : c’est le processus « Déploiement EDI fournisseurs » ou Supplier EDI Onboarding .

Augmentez les bénéfices de l’EDI en systématisant le déploiement EDI fournisseurs

L’Echange de Données Informatisé maximise ses bénéfices lorsque le nombre de transactions et de messages entre interlocuteurs augmente. Plus le nombre de messages échangés et de partenaires est important, plus les avantages sont significatifs pour votre entreprise.                             

Les avantages sont d’autant plus importants que les transactions sont nombreuses et que les messages déployés sont pertinents pour votre entreprise. 

Conseil : pensez à l’ensemble des documents papier échangés avec vos fournisseurs, de l’envoi des bons de commande à la réception des bons de livraison et des factures électroniques, voire même à la dématérialisation fiscale.

Rationalisez les phases de déploiement

La phase de déploiement doit être simple, efficace et rapide pour économiser les efforts auprès de vos équipes et trouver rapidement la rentabilité attendue.

La vitesse d’intégration des fournisseurs est le facteur important de la réussite de votre projet.

Une fois votre plateforme EDI prête, les étapes suivantes doivent être systématiques avec chaque fournisseur : plan de communication, enregistrement et connexions, tests de conformité, certification pour chaque scénario, phase de double flux (papier et voie électronique) et enfin phase de production.

Il est important de choisir des outils qui permettent un suivi efficace et le paramétrage simple de chaque fournisseur au cours du déploiement.

Conseil : l’accompagnement de votre service Achat est indispensable pour la réussite de ce projet d’entreprise.

Les clés du succès du Supplier EDI Onboarding

Voici quelques idées pour transformer votre déploiement EDI fournisseur en véritable onboarding.

Les guidelines EDI

Construisez votre cahier des charges EDI. Diffusé à vos fournisseurs en amont du déploiement, il évitera les incompréhensions et simplifiera les phases de test.

Il peut être constitué d’un contrat d’interchange, document contenant les types de message utilisés, la fréquence, les protocoles de communication possibles, les identifiants, les procédures de back-up.

Vos guidelines EDI doivent décrire par message le format standard choisi, le format EDI attendu ainsi que les données obligatoires pour votre système d’information.

Conseil : faites apparaître les différents scénarios fonctionnels et la syntaxe EDI correspondante dans vos spécifications.

Les plans de communication de votre Supplier EDI Onboarding

La communication est une étape majeure pour réussir votre onboarding. Elle mérite une préparation soignée pour expliquer à vos fournisseurs les bénéfices qu’ils pourront eux-mêmes retirer de la mise en place de l’échange électronique des données, et ce que vous attendez d’eux. Dans le cadre de votre projet de déploiement EDI fournisseurs (Supplier EDI Onboarding).

Le plan de communication doit être adapté aux différentes vagues de déploiement.  Après avoir évalué le potentiel fournisseur global, regroupez les fournisseurs par chiffre d’affaire et volume de transaction et privilégiez d’abord les fournisseurs stratégiques.

Conseil : communiquez plusieurs fois, au fur et à mesure de l’avancement du déploiement.

Les plateformes d’autotest

En fonction du nombre de fournisseurs impliqués, il peut être pertinent de prévoir la mise en place de plateformes d’autotest comme celles d’Amazon ou de Wolkwagen. Ces plateformes de certification permettent aux fournisseurs de tester eux-mêmes la réception et la syntaxe du message EDI.  

Un rapport d’erreur est automatiquement généré si la syntaxe est incorrecte, permettant ainsi à l’émetteur du message d’apporter les corrections nécessaires sans solliciter l’équipe de déploiement côté client. Grace à ce système de vérification, l’intégration est assurée avant le feu vert pour passage en production.

Conseil : préparez quelques messages de test (un par scénario fonctionnel) qui permettront à vos fournisseurs d’optimiser leur phase de certification.

Proposer une alternative en Web EDI

Votre objectif est d’automatiser le traitement de toutes les transactions de vos fournisseurs en EDI. Cependant, certains ne sont pas équipés en EDI, notamment les petites entreprises. En leur offrant la possibilité de consulter ou de saisir leurs documents commerciaux via une solution logicielle, sur un portail web, vous bénéficiez de l’automatisation des échanges avec votre système informatique via internet, et cela quel que soit le fournisseur.

Conseil : grâce à un web EDI, intégrez immédiatement l’ensemble des documents dans votre ERP. L’apport est immédiat pour vos utilisateurs et le déploiement EDI peut continuer indépendamment.

Une équipe onboarding dédiée

Pour assurer le succès du déploiement, une équipe dédiée doit assurer le suivi des fournisseurs et garantir que les exigences soient respectées. Ce rôle peut être assuré au sein de votre entreprise ou délégué auprès de votre prestataire EDI.

Conseil : économisez du temps et des efforts en confiant vote Supplier EDI Onboarding (Déploiement EDI fournisseurs) à un partenaire qui facilitera le processus et garantira le respect des délais.

Les entreprises parient sur les flux B2B pour gagner en efficacité, compétitivité et réduire les coûts dans la chaîne d’approvisionnement. Pour réussir et avoir tous les gains de l’EDI, la méthode de déploiement est importante : agilité, efficacité et rapidité en sont les piliers.

Tenor accompagne ses clients depuis plus de 30 ans dans le déploiement de leurs EDI fournisseur à l’instar de son service EQP qui assure la validation, et l’homologation des fournisseurs. Contactez nos experts pour lancer votre projet de Supplier EDI Onboarding.


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Déploiement EDI quelle stratégie adopter pour les sous-traitants?

Le déploiement EDI est un outil majeur de l’évolution de toute entreprise. en effet, vos clients désirent souvent mettre en place des flux EDI ou la dématérialisation des factures. Cela, afin d’échanger des données de manière informatisée. L’objectif est double : répondre à leurs demandes et viser un système EDI performant pour votre entreprise. On vous donne quelques conseils sur comment développer votre stratégie de déploiement EDI, et quels sont les pièges à éviter.

La logique des donneurs d’ordre et fournisseurs dans le déploiement EDI

D’une manière générale, le donneur d’ordre est la personne ou l’entité qui prend l’initiative d’une opération de déploiement EDI.

En EDI (Echange de Données Informatisé), le donneur d’ordre est celui qui commande des produits, du transport, ou de la logistique, à un fournisseur ou à un prestataire. Bref, il s’agit souvent du client.

Bien souvent, le client est en position d’imposer son propre plan de déploiement EDI à ses fournisseurs. De fait, il choisit les messages à échanger et le planning de mise en place.

Pour chaque message, le donneur d’ordre choisit le standard (EDIFACT, VDA, format XML…) et le profil d’utilisation.

En effet, de nombreuses variantes sont possibles pour un même format standard. Il convient donc de préciser les données obligatoires pour les logiciels applicatifs des partenaires, en plus de celles définies par la norme.

Un cahier des charges propre à chaque donneur d’ordre décrit la syntaxe souhaitée. Ce sont les guidelines ou contrats d’interchange.

Conseil : pour toute demande de partenaire commercial, procurez-vous la liste des documents commerciaux concernés, les guidelines correspondantes (avec quelques exemples) ainsi que les protocoles de communication possibles.

Evitez les erreurs classiques lors de votre déploiement EDI

Pour entretenir une bonne relation commerciale, il faut répondre aux demandes des clients. Mais n’oublions pas toute la plus-value que peut gagner votre entreprise avec un système EDI bien construit et efficace, qui permet de lui simplifier la vie. Et si ce déploiement était l’occasion de satisfaire les clients externes et internes à la fois ?

Non au plat de spaghetti

S’il est vrai que pour un même type de message, chaque client demande son propre format EDI (contrat d’interchange), il faut optimiser vos flux d’information entre votre système informatique et la plateforme EDI.

Avant de se lancer dans la mise en place et les tests avec vos partenaires, il est important d’avoir élaboré en interne des fichiers pivots.

Les fichiers pivots sont les fichiers applicatifs intermédiaires intégrés ou exportés par votre logiciel de gestion et dont les données sont converties au format EDI. Ils contiennent l’ensemble des données informatiques nécessaires à votre système de gestion pour un type de transaction.

Dans le cas de l’ERP SAP, les fichiers d’interface existent déjà, ce sont les IDOCS.

On vise un format de fichier pivot par message. Il doit être générique (éviter les particularités clients), complet, et documenté dans des spécifications.

Conseil : utilisez l’ordre du processus Order-to-Cash pour implémenter vos interfaces. Vos bons de livraison et factures électroniques seront plus fiables si les commandes ont été intégrées automatiquement.

Une fois les fichiers d’interface implémentés, un tronc commun existe entre vos systèmes d’information et le traducteur EDI.

Les guidelines de vos clients ne sont plus que des variantes gérées dans le mapping EDI.

Conseil : construisez des formats de fichiers évolutifs, c’est-à-dire offrant la possibilité de rajouter des données sans devoir changer la structure. Ceci évitera les impacts futurs sur les programmes de traduction EDI.

Fixez votre ligne de déploiement

Il est possible que les demandes de vos partenaires commerciaux arrivent simultanément et que vous ne puissiez pas toutes les satisfaire en même temps.

Même en gardant un rythme soutenu, il va falloir prioriser.

Si tous vos pivots ne sont pas encore prêts, optez pour un déploiement par type de messages.  

Par exemple, consacrez-vous à l’implémentation des bons de commande ou des avis d’expédition avec tous les clients intéressés. De cette manière, même partiellement, chaque client avance sur son projet EDI avec vous.

Conseil : en toute logique, un donneur d’ordre cherche à déployer en premier les messages lui apportant le meilleur retour sur investissement. Calculez vos propres gains par message pour comprendre où placer les efforts en premier.

Le choix du déploiement EDI est souvent une contrainte sectorielle

Votre secteur d’activité déterminera si ce type de déploiement est possible ou non.

Dans l’industrie automobile, l’ensemble des messages doivent être opérationnels sur les plateformes d’autotest pour obtenir l’accord de mise en production par le client.

Si tous les pivots de votre système d’information sont opérationnels, un déploiement client par client est possible.

Priorité alors aux échanges commerciaux avec les clients grands comptes. Quitte à utiliser les solutions Web EDI proposées par les autres clients pour commencer à remplacer les documents papier pendant la période de transition.

Une fois tous vos échanges électroniques déployés, ce sera la façon d’interfacer de nouveaux clients.

Conseil : associez votre service commercial, qui pourra se servir de l’argument EDI lors de négociations, ou vous avertir d’une situation tendue à débloquer par le biais de l’EDI.

N’oubliez pas vos fournisseurs

Chaque entreprise est le donneur d’ordre d’un ensemble de fournisseurs. A votre tour, élargissez les bénéfices de votre système EDI en embarquant vos propres fournisseurs.

Conseil : soyez actif dans les groupes de normalisation et gardez le contact avec les équipes B2B de vos partenaires.

Devoir s’interfacer en EDI avec vos clients est une belle opportunité de construire votre propre système d’Echange de Données Informatisé. En parallèle du déploiement, listez vos besoins, de la gestion des commandes à la dématérialisation fiscale. Et gagnez la partie en construisant la plateforme qui apportera toute la plus-value de l’EDI à votre entreprise.

Tenor vous accompagne dans la mise en place de votre EDI fournisseur depuis plus de 30 ans. Découvrez cet excellent article sur l’Onboarding et nos services EDI pour approfondir le sujet. De même, vous pouvez contacter l’un de nos experts pour identifier vos besoins en EDI.


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L’EDI logistique au service de la performance de votre supply chain

L’EDI logistique permet d’optimiser sa supply chain, autrement dit sa chaîne d’approvisionnement globale. L’objectif est souvent de chercher le meilleur ratio entre taux de service et réduction des coûts. La mise en place des flux EDI standardisés est une solution logistique qui permet d’améliorer ces deux points, et de cette manière, vous apporter une meilleure rentabilité, et une meilleure productivité. Vous l’avez compris, votre performance logistique en est nettement améliorée.

Découvrez comment utiliser l’Échange de Données Informatisé comme levier de performance dans votre supply chain management avec l’EDI logistique.

Bien codifier son EDI logistique pour tracer, tout au long de votre supply chain

Les standards d’identification sont indispensables pour automatiser votre gestion des flux (flux informatiques et flux de transport). Ils vous permettent de suivre les produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Les unités logistiques et les unités consommateurs sont identifiées à la source, à l’aide d’un code-barres et sont associées si besoin au numéro de lot ou de série.

En établissant les liens entre ces codes, vous assurez une traçabilité fiable du début à la fin de la chaîne.

Le GTIN ou Global Trade Item Number

Le Global Trade Item Number (souvent appelé code EAN) est le code d’identification des unités consommateurs.

Il est composé de 13 chiffres, et on le représente sous forme de code-barres sur les étiquettes.

Un code EAN peut aussi marquer les colis et cartons. Dans ce cas, il doit être différent du code EAN des produits finis.


Conseil : pour éviter les rejets, toute création et modification de GTIN doit être connue par votre client avant la livraison des biens.


Le SSCC ou Serial Shipping Container Code

Le Serial Shipping Container Code est la carte d’identité des unités logistiques.

Ce code est composé de 18 chiffres et répond à une norme internationale. Il identifie de manière unique les caisses, palettes et colis.

Le code SSCC peut être transposé dans un code-barres GS1-128 ou une étiquette EPC/RFID pour reconnaître et suivre avec agilité les unités d’expédition de façon informatisée.


Conseil : dans le cas de sous-traitance ou prestation logistique, c’est le créateur de l’unité d’expédition qui attribue le code SSCC.


Le GLN ou Global Location Number

Le Global Location Number permet de déterminer les lieux.

Ce code de 13 chiffres vous permet d’identifier, sans confusion possible, les différents acteurs de votre supply chain (usine, entrepôt, siège social, plateforme logistique, prestataires). De fait, il apparait en clair dans votre EDI logistique.

L’étiquette logistique

L’étiquette d’expédition rassemble l’ensemble de ces codes. Elle est divisée en 3 parties : les informations sur le produit, sur le client et sur l’expédition / les modes de transport.

Scannée aux différentes étapes de la chaîne logistique, elle permet de reconnaître les produits sans aucune ambiguïté et de tracer leurs mouvements. Ceci permet également d’estimer les délais de livraison exacts.

L’utilisation du standard GS1 pour éditer les étiquettes permet leur lecture et leur réutilisation par l’ensemble des acteurs de la chaîne logistique globale.


Conseil : optez pour un système d’impression et de lecture automatique des étiquettes logistiques. Des règles précises existent pour une lisibilité optimale de vos étiquettes et codes-barres afin d’éviter les erreurs, les retards ou les litiges.


Optimiser la livraison avec l’EDI logistique

L’automatisation des échanges d’informations depuis votre système d’information (ERP ou WMS) est une véritable valeur ajoutée. En effet, elle vous apporte des gains en temps et en fiabilité. D’autant plus que cela est indispensable pour améliorer votre relation client, et pour livrer vos biens de manière optimale.

Intérêt du message DESADV

Le DESADV est l’Avis d’Expédition Electronique. Il décrit le contenu de la livraison. C’est l’élément essentiel pour simplifier et fluidifier les livraisons lors de l’export.

On a usage de dire qu’il est envoyé « au cul du camion », c’est-à-dire à la fermeture des portes de l’expédition.

Ce message EDI reprend en détail les informations des expéditions, et liste les codes SSCC réellement expédiés. Il informe donc le destinataire de ce qu’il va recevoir et vous permet de préparer la facture. Il n’y a plus qu’à scanner les unités logistiques à réception de la marchandise pour faire le rapprochement.

Fluidité et fiabilité à réception grâce à l’EDI logistique

Avec l’EDI et l’étiquette standard, les unités d’expédition sont scannées et identifiées de façon unique. Le gain de temps à réception est considérable : plus de saisie manuelle, plus de ré-étiquetage et les contrôles sont automatisés.

Les camions sont déchargés plus rapidement : le temps moyen d’une réception passe de 1h en traitement manuel à 30 minutes avec l’EDI ! (Selon GS1)

La remontée d’information au donneur d’ordre est plus précise et plus fiable. L’étiquette logistique assure le lien et la cohérence entre les flux de marchandises et les flux d’information.

Le marquage des unités d’expédition et des cartons facilite l’éclatement à la réception des marchandises de flux tendus, notamment pour les palettes hétérogènes et alloties.

 

Transport et chaine de d’approvisionnement logistique

Pour répondre aux exigences du marché, les secteurs de la logistique et du transport routier sont continuellement soumis aux nouvelles technologies.

Ceci associé à un système EDI logistique optimal, les chaînes logistiques gagnent en performance. La vision sur le niveau des stocks des entrepôts est meilleure. Le service est plus transparent et rapide pour le client final, qui s’y retrouve au niveau de ses coûts.

Les messages EDI ORDERS, HANMOV, INSDES, DESADV, RECADV, IFCSUM, IFTSTA et INVRPT permettent la visibilité totale sur la chaîne logistique globale.


Conseil : pour une meilleure gestion des stocks et le contrôle des flux logistiques, pensez à la mise en place de flux EDI entre donneur d’ordre, prestataire logistique et l’entreprise de transport (transporteur).


L’EDI et les standards de codification sont essentiels pour l’optimisation de votre supply chain, notamment dans le cadre d’une démarche de Juste-A-Temps (JAT). L’échange d’informations fiables en temps réel, souvent en 24/7, apporte visibilité, flexibilité et réactivité afin de vous garantir une meilleure satisfaction client et réduire les coûts de votre chaîne d’approvisionnement. C’est donc un élément indispensable de votre gestion logistique !

Tenor vous accompagne dans la mise en place de vos EDI logistiques et de l’ensemble de vos flux depuis plus de 30 ans. Découvrez aussi cet article sur le déploiement edi fournisseurs pour approfondir le sujet. Contactez-nous pour échanger avec nos experts et identifier vos besoins EDI.