Qu’est-ce que le RGS, Référentiel Général de Sécurité

Le Référentiel Général de Sécurité, RGS, encadre la sécurité dans l’administration électronique, ou e-administration. L’application de ses règles permet aux particuliers ainsi qu’aux entreprises d’échanger électroniquement en toute confiance et en sécurité avec les services en ligne des administrations (grâce à des process mis en place en interne ou grâce à un partenaire EDI)

Dans cet article découvrons ses objectifs, ses différents niveaux de sécurité et ses implications dans la mise en œuvre des échanges électroniques sécurisés entre usagers et administrations.

Quelle définition pour le Référentiel Général de Sécurité

Il s’agit d’un guide de règles et de bonnes pratiques pour la sécurité des systèmes d’information.

Selon l’ANSII, Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, organisme rédacteur du RGS : « Le référentiel général de sécurité (RGS) est le cadre règlementaire permettant d’instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens. »

Ce référentiel est maintenu à jour par l’ANSII. Sa première version, publiée en 2010, fut considérée utile mais complexe à comprendre et à mettre en œuvre. Elle a été remplacée par la version V2 publiée en juillet 2014, plus accessible. Cette deuxième version est, entre autres, venue compléter un chapitre sur la qualification des prestataires d’audit de la sécurité des systèmes d’information.

Les objectifs du RGS 

Son principal objectif est d’établir la confiance envers la e-administration pour permettre son déploiement.

La mission principale du RGS est alors d’écrire les règles de sécurité et les bonnes pratiques auxquelles les systèmes d’information des administrations publiques doivent se conformer pour :

  1. Garantir la sécurité des informations échangées.
  2. Veiller au respect de la confidentialité et à l’intégrité des données des utilisateurs.
  3. Authentifier l’identité des utilisateurs.
  4. Tracer les connexions et les échanges électroniques des usagers.
  5. Assurer la disponibilité et l’intégrité des systèmes d’information.

Qui est concerné par le Référentiel Général de Sécurité ?

Le RGS s’adresse :

  • aux administrations et à leurs prestataires informatiques.
  • aux systèmes d’informations utilisés par les administrations dans leurs échanges électroniques entre elles et dans leurs relations avec les usagers, les particuliers et les entreprises.
  • aux activités liées au déploiement de la e-administration comme l’ANTS, Agence Nationale des Titres Sécurisés.
  • à tous les prestataires de services auxquels les administrations font appel pour mettre en œuvre leurs systèmes d’information et services destinés aux usagers.

Plus généralement, le RGS s’adresse à tout organisme public ou privé cherchant à organiser la gestion de la sécurité de ses systèmes d’information et de ses échanges électroniques. Le RGS est alors un guide de bonnes pratiques.

Comment s’applique le RGS ?

Les homologations RGS

L’obligation de l’homologation RGS s’impose à toutes les administrations qui échangent électroniquement avec leur public ou avec des services de l’Etat, décret n°2010-112 du 2 février 2010.

L’objectif est de disposer d’une vision globale permettant d’identifier des menaces, analyser les risques et définir un plan d’action.

Les certificats pour s’authentifier et signer

Le RGS propose trois niveaux de certificats électroniques : élémentaire RGS*, standard RGS** et renforcé RGS***. Ces derniers s’appuient sur quatre piliers de la sécurité informatique : l’authentification, la signature électronique, la confidentialité et l’horodatage.

Niveau élémentaire : RGS*

Ce premier niveau d’authentification est décerné sur dossier. Après validation du dossier, le certificat RGS* permet à l’utilisateur de s’authentifier sur les plateformes publiques, d’horodater et de signer des documents.

Ce certificat permet d’envoyer des documents dans une enveloppe électronique inviolable qui certifie l’authenticité de l’expéditeur. Il est une application téléchargée sur les terminaux de l’utilisateur mais peut également être livré sur une clé usb cryptographique.

Niveau standard : RGS**

Le certificat RGS** est exclusivement décerné sur clé usb cryptographique remise en mains propres. Il permet d’horodater, de signer et permet l’accès à des portails spécifiques qui sont :

  • Le portail des marchés publics pour les entreprises privées.
  • Le portail des cartes grises et des permis de conduire pour les polices municipales.

Ce certificat est lié à une personne physique.

Niveau renforcé : RGS***

Tous les documents permettant d’établir le dossier de demande du certificat RGS*** doivent être signés à la main puis envoyés par voie postale. Ils font l’objet d’une vérification rigoureuse avant l’attribution du certificat.

La clé USB qui contient la signature électronique est strictement personnelle. Elle doit uniquement être utilisée sur l’ordinateur de son propriétaire.

Il est admis que les niveaux RGS** et RGS*** correspondent respectivement aux signatures avancée et qualifiée définies par le Règlement eIDAS.

Règlement eIDAS et RGS

L’équivalent du RGS au niveau européen est la réglementation eIDAS, Electronic Identification Authentification and trust Services, qui s’applique depuis juillet 2014.

Les administrations françaises acceptent des moyens d’authentification et de signature non conformes au RGS s’ils répondent aux spécifications du règlement eIDAS.

De fait, une double certification RGS et eIDAS est fortement recommandée. Cependant des travaux sont en cours pour une version V3 du RGS permettant de simplifier la compatibilité des règles RGS avec les règles eIDAS.

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Amazon Vendor Central : EDI ou API ?

Lorsque vous voulez vendre ou que vous êtes déjà fournisseur d’Amazon, la question de l’intégration doit être prise en compte. Avec Amazon Vendor Central, mieux vaut-il utiliser de l’EDI ou une API ? L’intégration est une étape importante pour le développement de vos ventes sur Amazon. Dans cette optique, Amazon met en place des incitations et des récompenses aux vendeurs qui adhérent à ses normes d’intégration.

Auparavant, seul l’EDI permettait de s’intégrer à Amazon Vendor Central. Depuis 2020 Amazon déploie sa nouvelle API, SP-API ou Selling Partner API. Les fournisseurs d’Amazon peuvent donc choisir soit une intégration par EDI soit une intégration avec l’API d’Amazon.

Dans cet article, vous découvrirez la nouvelle API Amazon, ses avantages et ses limites en comparaison avec une intégration  par EDI.

A quoi sert l’API Amazon Vendor Central ?

SP-API est une API REST développée par Amazon. Cette API remplace l’API-MWS, Marketplace WebService, qui était uniquement destinée aux vendeurs d’Amazon pour accéder à Amazon Seller Central.

Amazon Vendor Central est l’interface Web utilisée par les fournisseurs d’Amazon pour vendre des produits « vendus et expédiés par Amazon ».

Amazon Seller Central est l’interface Web utilisée par les vendeurs qui vendent directement leurs produits sur la Marketplace Amazon.

La nouvelle API Amazon est une suite de fonctionnalités et de méthodes permettant de d’échanger des données entre votre Système d’Information ou votre CMS – Content Management System – et Amazon. Elle s’adresse à tous les vendeurs sur Amazon, Amazon Seller et Amazon Vendor Central.

Comment fonctionne l’API Amazon Vendor Central ?

L’API est un protocole Web qui permet à différents systèmes de se connecter et d’échanger des données via Internet.

SP-API est une évolution de l’API-MWS. Elle apporte :

  • Une technologie moderne de conception REST, développée sur JSON,
  • Une meilleure gestion de l’authentification et des autorisations,
  • Une version sandbox ou « bac de sable » pour effectuer des tests.

SP-API reprend l’ensemble des fonctions métier de l’API-MWS et inclut de nouvelles API qui proposent des fonctionnalités jusqu’alors prises en charge par l’intégration EDI Amazon.

L’objectif du déploiement de l’API 2.0, SP-API et la migration de l’API-MWS vers la nouvelle API est d’augmenter l’automatisation des échanges de données, de remplacer les process manuels, et enfin d’accéder à une connaissance des parcours clients, des intentions d’achats, et de mieux suivre les dépenses publicitaires.

Les limites de l’API Amazon Vendor Central

Si Amazon propose aujourd’hui SP-API pour permettre à ses fournisseurs d’automatiser plus facilement leur intégration, l’API Amazon présente encore des limites de de deux types :

  • Des limites fonctionnelles :
    • L’API ne remplace pas l’EDI. Plusieurs fonctionnalités sont encore absentes telles que : la mise à jour des articles indisponibles, la facturation…
  • Des limites liées à la nature des API :
    • Le niveau de sécurité : les API restent plus ouvertes à des attaques qu’un EDI VAN,
    • L’absence de normes, ce qui peut entraîner des difficultés et des coûts supplémentaires pour la mise en œuvre et le maintien.

L’alternative à l’API Amazon Vendor Central

De fait, l’EDI est encore la meilleure alternative à l’API Amazon Central Vendor.

Avantage de l’EDI pour vendre sur Amazon par rapport à l’API

Le premier avantage de l’EDI est qu’il peut fonctionner en parallèle avec l’API.

Pour le vendeur sur Amazon Vendor Central les bénéfices sont importants :

  • Il peut utiliser l’EDI pour toutes les opérations qui relèvent des commandes, des livraisons et des paiements. Ces opérations devant être effectuées en toute sécurité et fiabilité, l’EDI est encore à ce jour le moyen le plus fiable et sécurisé pour ces opérations :
    • Messages normés (EDIFACT),
    • Réseaux sécurisés : EDI VAN, AS2,
    • Traitements par lots,
    • Scalabilité maitrisée.
  • Il peut utiliser l’API pour toutes les actions qui exigent une vérification de statut (statuts de commande, de livraison, de paiement…).

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Intégration EDI pour Amazon Vendor

Compte tenu des exigences qu’impose Amazon à ses vendeurs et fournisseurs il est primordial de bien anticiper son intégration EDI avec Amazon.

Pourquoi mettre en place de l’EDI pour vendre sur Amazon

L’intégration EDI va permettre de transmettre les messages suivants :

  • Bon de commande,
  • Accusé de réception du bon de commande,
  • Demande d’avis d’acheminement (ARN),
  • Préavis d’expédition (ASN),
  • Facture d’achat,
  • Mise à jour de l’inventaire des coûts.

Néanmoins certains éléments ne peuvent pas actuellement être transmises au vendeur Amazon :

Création de produit :

  • Liste des produits, images et descriptions,
  • Négociations de changement de prix.

Comment mettre en place de l’EDI ?

Bien qu’Amazon mette à disposition de ses fournisseur une documentation technique complète et son support EDI, faire appel à un partenaire EDI expert tel que Tenor Data Solutions permet de gagner du temps, de disposer d’une infrastructure EDI existante, d’éviter des erreurs et de mener l’ensemble des tests nécessaires.

Pour aller plus loin :  EDI avec AMAZON, comment faire ?

Connexion EDI et CMS (Prestashop, Magento, WooCommerce…)

Très souvent un vendeur ou un fournisseur Amazon dispose déjà de sa propre boutique en ligne. Prestashop, Magento ou WooCommerce proposent des modules qui permettent de s’intégrer à Amazon. Ces modules permettent de pousser ses articles sur Amazon et d’importer les commandes sur son site e-commerce.

De fait l’intégration EDI sera réalisée entre votre ERP et le CMS, Content Management System, de votre boutique en ligne.

API vs EDI sur Amazon Vendor Central : comment choisir ?

Le choix se portera sur la solution qui fonctionnera le mieux avec votre système et vous permettra d’atteindre vos objectifs en termes d’intégration avec votre ERP.

L’EDI est la méthode d’intégration la plus transparente à mettre en œuvre. Les messages EDI reposent sur des standards connus de tous. Si vous ne possédez pas encore d’une solution EDI ou d’un ERP communiquant, il suffira de générer les fichiers pivot d’export et d’import nécessaires pour échanger avec la plateforme EDI qui communique avec Amazon ou avec votre CMS.

Néanmoins il semblerait qu’Amazon souhaite faire évoluer sa nouvelle API, Seller Partner API, au même niveau fonctionnel que l’intégration EDI. Ce qui fait que les vendeurs et fournisseurs s’intégrant directement à Amazon par API ou EDI seraient alors contraints à migrer vers SP-API.

Des solutions hybrides peuvent protéger les vendeurs des évolutions de la politique d’Amazon qui tend à uniformiser les méthodes d’intégration de Vendor Central et de Seller Central. Cela peut être :

  • un CMS tiers, PrestaShop par exemple, connecté par EDI à l’ERP
  • un module d’intégration du CMS à Amazon

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Qu’est-ce qu’un partenaire EDI ?

Pour savoir ce qu’est un partenaire EDI, rappelons tout d’abord ce qu’est un EDI.

Un EDI, Échange de données informatisé se définit ainsi :

  • Un échange ordinateur à ordinateur de documents commerciaux. Ces documents sont par exemple des factures, des bons de commande, des contrats ou tout autre type de document commercial.
  • L’échange se fait dans un format électronique standard ;
  • Entre des partenaires commerciaux (par exemple, une entreprise et ses fournisseurs).

Ce format d’envoi présente de nombreux avantages. Il est d’ailleurs de plus en plus utilisé par les services de l’administration fiscale et un nombre croissant d’entreprises l’utilisent pour leur facturation. Grâce à cet échange informatisé, tout le cycle de la facturation, dès son édition jusqu’à son traitement, est totalement dématérialisé. Le format papier disparaît et aucune intervention manuelle n’est nécessaire. Les documents sont directement échangés d’un ordinateur à l’autre.  

Le partenaire EDI : définition

Un partenaire EDI (Echange de Données Informatisé) est une entreprise qui fournit ses services aux organisations souhaitant dématérialiser leurs échanges de données. Un cabinet d’experts-comptables, par exemple, pourrait faire appel à un prestataire offrant une solution EDI. Les experts-comptables l’utilisent d’ailleurs fréquemment pour l’envoi des déclarations de TVA, de CFE, de CVAE, d’IS et de liasses fiscales. Le partenaire EDI possède une expertise métier garantissant une utilisation efficace de l’EDI. Il sera notamment garant du respect des normes EDI et des réglementations commerciales et fiscales régissant l’échange de données informatisé.

Dans cet article, découvrons les rôles des partenaires EDI, les solutions EDI proposées ainsi que les 5 raisons d’être accompagné par un partenaire EDI pour échanger en toute sécurité et fiabilité avec ses partenaires commerciaux et les administrations.

Le partenaire EDI : un acteur clé pour faire de l’EDI

Le partenaire EDI possède les compétences techniques, informatiques et métiers qu’exige l’EDI. C’est-à-dire qu’il est expert pour échanger des informations via messages EDI. Cela signifie également qu’il a la capacité de comprendre et d’analyser les besoins métiers des entreprises pour intégrer l’EDI à leur système d’information. Il sera en mesure de permettre aux applications métiers, ERP, Comptabilité, Gestion de Production, TMS, WMS, etc. d’automatiser leurs échanges de données avec des applications tierces.

Les rôles du partenaire EDI

Le partenaire EDI est mandaté par l’entreprise pour effectuer les transmissions de messages EDI. Il gère tout le processus d’envoi et de réception de ces données électroniques. Il va convertir et adapter les données pour une gestion facilitée des transactions EDI de l’entreprise. Il sera notamment en charge :

·        De mettre en œuvre les cahiers des charges EDI,

·        De la dématérialisation des informations,

·        De la conformité syntaxique des messages EDI,

·        De la transmission des messages EDI,

·        De la réception des messages EDI,

·        De la traduction des messages EDI réceptionnés,

·        De la mise en œuvre des procédures de suivi des messages envoyés,

·        D’informer l‘émetteur des rejets.

Les obligations d’un partenaire EDI

La mise en œuvre des échanges au format EDI est strictement encadrée par la loi. Le partenaire EDI est soumis à plusieurs obligations portant sur la protection des données.

Confidentialité des données

Les données que le partenaire EDI transmet sont des données sensibles. Il s’agit principalement de données commerciales et financières, mais également fiscales et sociales lors d’envoi de déclarations aux administrations. Le partenaire EDI s’engage à respecter la confidentialité des informations qu’il traite.

Conservation des données

Le partenaire EDI est amené à conserver des données de ses mandants, le temps nécessaire à leur transmission et à leur réception définitive. Il ne doit pas conserver les données au-delà de la durée nécessaire pour la bonne transmission du message EDI.

Sous-traitance

Lorsque le partenaire EDI recourt à un contrat de sous-traitance, il est tenu d’en informer ses mandants.

Qui peut être partenaire EDI ?

·        Il peut s’agir d’un prestataire EDI qui propose directement à l’entreprise les services de sa plateforme EDI via différentes solutions EDI qui vont lui permettre d’échanger avec ses partenaires commerciaux.

·        Cela peut être un intermédiaire, tel un Expert-Comptable ou un organisme de gestion agréé, qui fera alors appel à la sous-traitance d’un prestataire EDI.

·        Enfin, il peut s’agir de l’entreprise elle-même lorsqu’elle prend directement en charge via son Service Informatique la mise en œuvre du cahier des charges EDI de ses partenaires commerciaux et des administrations. Elle peut alors décider de sous-traiter à un fournisseur EDI la transmission des messages EDI. 

Quelles solutions EDI proposées par les partenaires EDI ?

Les partenaires EDI proposent différentes solutions EDI permettant de couvrir toutes les typologies de l’échange de données. Cela va d’un simple usage occasionnel pour envoyer des déclarations fiscales et sociales auprès des administrations comme la DGFiP, jusqu’à une intégration de l’EDI dans un ERP.

La diversité des solutions EDI proposées, permet à toutes les entreprises de trouver un accès EDI adapté à leurs besoins et à leur budget.

Le partenaire EDI préconisera la solution EDI la plus adaptée à chaque situation. Il prendra en compte différents paramètres :

·       Le nombre de partenaires commerciaux à connecter,

·       La volumétrie (nombre de messages envoyés et réceptionnés),

·       Le niveau d’intégration souhaité avec le Système d’Information de l’entreprise,

·       Les compétences informatiques internes.

Voici un aperçu des différentes solutions EDI possibles : 

EDI On Premise

Avec un EDI On Premise, l’entreprise dispose de sa propre plateforme EDI, installée sur son site. C’est donc une solution internalisée dans le Service Informatique du client. Le partenaire EDI intervient uniquement lors de l’installation et de la mise en production de l’EDI. L’entreprise peut également choisir de sous-traiter l’exploitation de sa plateforme EDI à un partenaire EDI. Cette solution est particulièrement adaptée pour les gros volumes d’échanges ou lorsque l’EDI est stratégique pour l’entreprise. Dans les deux cas, ne négligez pas l’importance des tests de plateforme EDI.

EDI SaaS

Avec l’EDI en mode SaaS, l’EDI est un service auquel l’entreprise souscrit. En s’appuyant sur des outils mutualisés et semi-standardisés, il devient alors possible de mettre en œuvre un projet EDI à moindre coût. Les coûts sont directement liés aux volumes des transactions. Les avantages de l’EDI SaaS sont l’absence d’investissement informatique, puisque seuls des frais de mise en œuvre et de formation sont nécessaires. L’EDI SaaS permet aussi une adaptation des ressources nécessaires aux besoins de l’entreprise. C’est la solution idéale pour débuter en EDI et monter progressivement en puissance. 

WEBEDI

Le WEBEDI est un service EDI proposé via un portail Internet. Un WEBEDI permet de créer des messages EDI en ligne et aussi de recevoir des messages dans une « boite de réception ». Cette solution permet à toutes les entreprises de disposer d’un accès EDI avec une simple connexion internet. 

Comment bien choisir une solution EDI ? 

5 raisons de faire appel à un partenaire pour son EDI

Utilisé dans le cadre des échanges commerciaux et des opérations de sous-traitance, l’EDI permet de connecter des systèmes d’information entre eux et de les coordonner pour qu’ils puissent travailler ensemble de manière électronique.  En automatisant les transactions, les entreprises gagnent du temps et réduisent considérablement les erreurs liées à un traitement manuel. Les transactions EDI doivent être fluides, fiables et sécurisées. Faire appel à un partenaire EDI permet de garantir le respect de ces prérequis. En effet, le partenaire EDI apporte :

La Conformité

L’EDI est une solution d’échange de données normées. Pour mettre en œuvre l’EDI de manière fiable, il est impératif de se conformer aux normes EDI comme EDIFACT.

Le partenaire EDI, répondant à cette exigence de conformité, va permettre aux différentes standards EDI et réseaux EDI d’être interopérables entre eux. Le partenaire est référencé auprès d’organismes tels que GS1 ou Galia. Les partenaires EDI proposant des services pour les déclarations fiscales et sociales sont agréés auprès des administrations concernées. 

L’Expertise Métier

Un partenaire EDI se doit de connaitre les règles métiers et les réglementations commerciales et financières. Il est maître d’œuvre pour déployer un projet EDI en entreprise.

Certains prestataires de services EDI sont aussi spécialisés dans des domaines d’activités spécifiques, tels que l’Automobile, le Transport, la Logistique. Ils apportent aux entreprises leur expertise et expérience métier. 

L’Agilité

Dans les pratiques commerciales, il y a régulièrement de nouvelles données qui doivent être échangées entre partenaires commerciaux. De ce fait, les messages EDI doivent être adaptés. La réglementation peut également évoluer et de nouvelles obligations réglementaires doivent alors être appliquées. Cela a par exemple été le cas avec le passage à la facture électronique pour tous.

Le partenaire EDI prend en charge toutes les évolutions requises lors des mises à jour évolutives. Les entreprises peuvent ainsi continuer à s’échanger des messages EDI conformes aux normes, réglementations et pratiques commerciales en vigueur sans rupture de service. 

L’adaptabilité

Le prestataire EDI permet à l’entreprise de s’adapter rapidement à la demande de ses partenaires commerciaux : nouveau partenaire commercial, nouveau message ou modification de message. Il assure la mise en place de tout nouvel Interchange EDI et procède aux tests de fonctionnement.

Le prestataire EDI propose différentes solutions techniques et offre la possibilité de migrer de l’une à l’autre selon l’évolution des besoins de l’entreprise. Une entreprise qui voit son volume de messages augmenter pourra par exemple passer d’un WEBEDI à un EDI SaaS ou On Premise en intégrant l’EDI à l‘ERP de l’entreprise. 

Le Service

Last but not least, dernier mais pas des moindres avantages de passer par un partenaire EDI : la qualité de service auquel le partenaire s’engage contractuellement. Tout contrat passé avec un partenaire EDI doit en effet mentionner un niveau de SLA (Service Level Agreement). 

Avec un partenaire EDI, l’entreprise aura ainsi la possibilité d’opter pour un niveau de support correspondant à son activité et de le contractualiser. Les différents niveaux de service sont par exemple :

  • Les horaires d’accès au support : ceux-ci peuvent aller jusqu’à 7 jours / 7 et 24 heures / 24 pour les activités de nuit ou à l’international. Cela est fréquent dans les métiers du transport et de la logistique.
  • Le taux de disponibilité de la plateforme EDI, c’est à dire, le pourcentage de temps pendant lequel l’infrastructure est opérationnelle.
  • Le temps maximal de résolution des incidents.

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Quels types de tests pour valider une plateforme EDI ?

Dans un système EDI, Echange de Données Informatisé, l’élément central est la plateforme EDI. La plateforme EDI doit toujours être opérationnelle et performante. Des bugs, des dysfonctionnements ont des impacts considérables et peuvent entrainer des pertes de chiffres d’affaires et des pénalités.

Seuls des tests permettent de valider le bon fonctionnement d’une plateforme EDI en toutes circonstances.

Dans cet article découvrons les différents types de tests utilisés pour valider une plateforme EDI.

Qu’est-ce qu’une plateforme EDI ?

Une plateforme EDI est une infrastructure composée de matériels, de logiciels proposant des services qui prennent en charge les échanges EDI d’une organisation.

Les fonctions d’une plateforme EDI

Une plateforme EDI doit permettre d’envoyer et de recevoir des messages EDI entre des applications métiers implantées sur des Systèmes Informatiques distincts.

La plateforme EDI doit :

  • Etre connectée avec le SI de l’entreprise et ses applications,
  • Traduire les documents commerciaux en messages EDI normés,
  • Valider la conformité des messages EDI,
  • Envoyer les messages EDI aux plateformes EDI de leurs destinataires,
  • Réceptionner des messages EDI, les traduire et les router vers les applications destinatrices.

Les modalités de mise en œuvre

La mise en œuvre d’une plateforme EDI en entreprise se fait de façon agile par différentes étapes :

  • Préparation des données internes : codifications communes en partenaires EDI, identifiants EDI des partenaires,
  • Réalisation des mapping : table de correspondance entre la structure des messages EDI et les documents émis ou reçus,
  • Paramétrage des communications entre les applications et le serveur EDI,
  • Tests avec les partenaires EDI de l’entreprise.

Tester une plateforme EDI

Une plateforme EDI est un système informatique qui comme tout système informatique doit être r tester avec sa mise en production et lors de changements techniques.

Quand tester une plateforme EDI

Une plateforme EDI est testée en différentes circonstances.

Avant sa mise en production

Pour valider :

  • Le fonctionnel, que la plateforme rend bien les services attendus,
  • Que la plateforme assure la montée en charge pour répondre aux pointes d’activités journalières ou saisonnières,
  • Qu’elle est performante, les messages sont délivrés dans les délais attendus,
  • Que la plateforme est bien sécurisée.

Lors de différents évènements

  • Modifications portant sur la plateforme :
    • Changement de l’environnement matériel (serveur, routeur, …)
  • Modifications d’applications métiers :
    • Migration d’une application métier,
    • Ajout d’une nouvelle application : ERP, TMS, WMS,
    • Changement de règles métiers dans une application,
  • Changement dans les règles de communication :
    • Nouveau certificat,
    • Nouvelle adresse de serveur,
    • Mise à jour d’un firewall,
  • Changements dans un mapping,
  • Ajout de nouveaux partenaires EDI.

Lors d’audits réguliers

Pour vérifier que la plateforme EDI fonctionne toujours correctement, tout particulièrement dans des situations critiques, et qu’aucune dégradation de service n’est constatée il faudra réaliser des tests de :

  • performance,
  • montée en charge,
  • sécurité.

Les différents tests

Différents types de tests sont effectués selon le nature des modifications impactant la plateforme EDI.

Des tests unitaires

Un test unitaire permet de vérifier qu’une fonctionnalité spécifique fonctionne comme prévu. Il s’agit de tester en particulier un changement de mapping, un nouveau message, une nouvelle règle métier.

Des tests de plateformes

Un test de plateforme permet de vérifier que la plateforme fonctionne correctement avec des flux de données en entrée et en sortie du réseau. Les tests de plateforme sont utilisés pour contrôler la montée en charge, la performance et la sécurité.

Des tests de bout en bout

Un test de bout en bout ou E2E (End to End) permet de vérifier que la plateforme fonctionne correctement entre l’application émettrice et l’application destinataire. Que la facture émise est bien arrivée dans le système comptable du destinataire.

Lors d’ajout d’un nouveau partenaire EDI, des tests de bout en bout, selon des scénarios préalablement établis sont obligatoires. Les messages « test » au format EDIFACT sont identifiés par le code test 1 dans le segment UNB.

Plateforme EDI - Tenor

Tous les tests sont pratiqués dans des environnements dédiés. Lors d’une phase de test il faut vérifier :

La validation

La validation permet de vérifier que les modifications effectuées apportent bien les changements attendus. Le testeur devra utiliser des scénarios de tests qui prennent en compte les différentes valeurs, des valeurs erronées, des cas limites.

La non-régression

La non-régression permet de vérifier l’absence d’effets de bord à la suite de modifications de la plateforme EDI ou à des changements dans son environnement.

  • Lors de la modification d’un message EDI, d’un mapping, il est nécessaire de contrôler que les différents flux qui les utilisent fonctionnent toujours correctement.
  • Lors d’un changement sur la plateforme EDI (changement de serveur, migration du traducteur, nouveau routeur, …) que les performances, la montée en charge et la sécurité ne sont pas impactées.

Des niveaux de tests différents selon le type de plateforme

Les entreprises utilisent différents types de plateformes EDI. Les niveaux de tests que mettent en œuvre les entreprises et leurs prestaires EDI sont différents selon le type d’EDI.

 Test métiersTest d’intégrationTest de la plateforme
EDI sur siteRecette des messages envoyés et reçusCommunication avec les applications du SIPerformance, Sécurité, Montée en charge
EDI hébergé ou SaaSRecette des messages envoyés et reçusCommunication avec les applications du SISous la responsabilité du prestataire EDI
WebEDIRecette des messages envoyés et reçusUn WebEDI n’est pas intégré au SI de l’entrepriseSous la responsabilité du prestataire EDI

Les gains de tester régulièrement sa plateforme EDI

Lorsque l’entreprise choisit l’EDI c’est : acquérir de nouveaux clients, gagner en productivité et en efficacité, sécuriser ses échanges commerciaux et financiers. Cela n’est possible et durable qu’avec une plateforme EDI toujours opérationnelle, performante et sécurisée.

Tester sa plateforme EDI est donc primordiale. En conséquence c’est systématiquement lors d’upgrade matériel, lors d’évolutions fonctionnelles et lors de migrations d’applications métiers. Mais également lors d’ajouts de partenaires EDI, par exemple. Régulièrement pour contrôler l’absence de dégradations de la performance, de la montée en charge, de la sécurité.

De fait, une stratégie de tests doit être définie conjointement entre l’entreprise et son prestataire EDI. Pour prévenir toutes sortes de dysfonctionnements et garantir un taux de service élevé des échanges EDI avec l’ensemble de ses partenaires EDI.

Tenor accompagne ses clients et leurs partenaires lors de la mise en œuvre de l’EDI. En effet que ce soit la validation EDI des sous-traitants ou Onboarding fournisseurs, comme la mise en œuvre d’un WebEDI les tests de validation EDI sont compris dans nos offres EDI. Contactez nos experts pour calculer le coût de l’EDI et lancer votre projet dès aujourd’hui.

AS4, quel intérêt pour les échanges EDI?

AS4 est un protocole d’échange de message. Il vient dans la continuité de AS2. La nature et l’intensité des échanges électroniques entre entreprises augmentent très rapidement. Pour toujours garantir la nécessité de sécurité et d’interopérabilité entre Système d’Information les normes de communication évoluent.

AS4 est le dernier de la série des protocoles AS, Applicability Statement. Sa promesse est d’être une norme ouverte pour des échanges sécurisés interentreprises. Et de prendre en compte les architectures orientées service.

Dans cet article découvrons ce qu’est le protocole AS4, son fonctionnement. Et les bénéfices qu’il apporte au déploiement de projets EDI.

Le protocole AS4

Les protocoles AS, Applicability Statement, ont été développés pour le transport de données sur internet. Ils répondent aux exigences de fiabilité et de sécurité des entreprises.

Les protocoles AS

Les différents protocoles AS1, AS2, AS3, répondent chacun à des besoins et des usages des entreprises pour les transferts de données et de documents. Ils privilégient la sécurité et la fiabilité de la transmission des messages. Ils s’appuient sur les différentes normes de transfert de données utilisées sur les réseaux TCP/IP et internet.

AS1 – SMTP

AS1 développé au début des années 90 est un protocole de messagerie SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) qui permet l’envoi de fichiers en pièce jointe. Les fichiers peuvent être signés et cryptés. Un NDM, Notification de Disposition de Message, peut être retourné à l’expéditeur.

AS2 – HTTP – EDIINIT

AS2 créé en 2002 par l’IETF (Internet Engineering Task Force). Il est basé sur HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Ce protocole permet de transporter des données structurées point à point sur le réseau internet entre un serveur et un client. AS2 a permis de passer de l’EDI à l’EDIINT, c’est à dire au transport de messages EDI sur le réseau internet. Et de s’émanciper des réseaux VAN ou RVA trop souvent coûteux pour les petites et moyennes entreprises.

AS3 – FTP

AS3 est une évolution d’AS2 basée sur FTP (File Transfer Protocol). Pour les entreprises, AS3 permet de sécuriser les transferts de fichiers via FTP. AS3 est utilisé par les solutions MFT. AS3 est aussi push-pull c’est-à-dire qu’il ne nécessite pas une connexion permanente contrairement à AS2.

AS4 = AS2 + Web Services + XML

Défini comme norme ouverte en 2013, AS4 a été développé par OASIS (organisation pour l’avancement des normes d’information structurée). L’objectif principal de cette nouvelle norme est d’améliorer l’interopérabilité des Systèmes d’Information des entreprises. Quelle que soit leur architecture SaaS, Hybride, On Premise. Et quelles que soient leurs logiciels utilisés.

Les caractéristiques de AS4 :

  • C’est un sur-ensemble de AS2, c’est à dire qui permet de s’adresser à des partenaires AS2 et AS4,
  • Basé sur les technologies SOAP (Simple Object Access Protocol) et WSDL (Web Services Description Language) pour une intégration interne,
  • De s’appuyer sur le protocole HTTP pour les transferts de données,
  • Echanger tout type de documents commerciaux : EDI, ebXML, gzip, …
  • Utiliser WS-Security pour une sécurité renforcée et le chiffrage des documents envoyés,
  • Sécuriser les transferts de données entre des solutions logiciels SAAS, implantées dans le cloud,
  • De rendre accessibles les échanges EDI à toutes les entreprises petites et moyennes via des Web Services.

Mode de fonctionnement

AS4 fonctionnement

L’émetteur et le récepteur utilise un MSH (Messaging Services Handler) ou gestionnaire de services de messagerie conforme aux spécifications AS4. Les MSH communiquent avec les applications métiers internes.

AS4, la structure du message

AS4 Structure de messages

Des avantages pour l’automatisation des échanges B2B

Pour les échanges de documents et d’informations commerciales entre entreprises, le protocole AS4 devient la norme.

Les principales raisons d’utiliser AS :

  • Simplification de l’intégration avec les logiciels métiers en utilisant des Web Services et des API,
  • Un haut niveau de sécurité,
  • Prise en charge de la norme ebXML,
  • Meilleure traçabilité des communications, permet d’être sûr que le destinataire a lu le message,
  • Pas de remise en cause des investissements effectués sur AS2.

AS4 est tout aussi parfaitement adapté pour les échanges de données et de documents entre les différentes plateformes d’applications SaaS. Il permet d’obtenir une interopérabilité entre les différents « Cloud ».

Le réseau PEPPOL qui rend AS4 obligatoire pour ses points d’accès, démontre les qualités de AS4 pour les échanges commerciaux et financiers. Pour de mêmes raisons de sécurité et aussi de souplesses d’utilisation et d’interaction entre applications métiers distinctes AS4 est adopté par de nombreux groupements professionnels dans les secteurs du transport et de l’énergie tels IATA (International Air Transport Association et ENSOG (réseau Européen des Gestionnaires de Réseau de Transport de Gaz)

Pourquoi choisir AS4 pour un projet EDI ?

Comme pour AS2, AS4 permet d’établir une connexion point à point pour le transfert de données. AS4 garantit la non-répudiation, l’authentification et l’identification de chaque partie.

Pour un projet EDI choisir AS4 de préférence à AS2 présente trois avantages pour les entreprises.

AS4 est un sur-ensemble de AS2

C’est-à-dire que la plateforme AS4 permet d’adresser des destinataires AS2. Vous n’imposez à vos partenaires EDIINT AS2 aucune migration vers AS4.

Un protocole plus moderne que AS2

Soit de bénéficier de nouvelles fonctionnalités non disponibles avec AS2 :

  • De la norme WS-Security pour la sécurité des échanges,
  • D’accusés de réception avec une signature numérique,
  • Du push et du pull, qui évitent que les destinataires soient toujours connectés pour être à l’écoute de messages à recevoir.

Un réseau de partenaires EDI plus dense

Ce protocole est plus simple et moins couteux à implémenter que AS2 dans les entreprises. En effet la mise en œuvre d’AS4 est plus simple et moins couteuse que la mise en œuvre de AS2. Pour assurer la sécurité les accès AS2 doivent être isolés des systèmes internes avec des firewall ou des DMZ. Et les connexions AS2 doivent être maintenues ouvertes pour réceptionner les messages en l’absence de push-pull.

De fait les petites et moyennes entreprises pourront plus facilement rejoindre votre réseau de partenaires EDI, y compris pour des flux EDI occasionnels.

Ainsi vous pourrez généraliser vos échanges EDI avec l’ensemble de votre écosystème.

AS4 modernise l’EDI

Avec ses capacités de prendre en charge les Web Services et les API, le protocole AS4 adaptent les échanges EDI aux nouvelles technologies orientées service. L’intégration EDI pour les automatismes BtoB, devient plus optimale et permet d’ouvrir de nouveaux canaux. L’implémentation plus simple et moins couteuse permet de convertir à l’EDI de nouveaux partenaires commerciaux.

Depuis plus de 30 ans, Tenor accompagne les partenaires commerciaux dans l’Echange de Données Informatisé . En effet, l’entreprise propose notamment des solutions EDI SaaS, EDI OnPremise et WebEDI. Contactez nos experts pour lancer votre projet EDI dès aujourd’hui.

Conférence Odette 2022

La Conférence Odette se tiendra à Prague les 23 et 24 mai 2022. Cette conférence Européenne a pour objectif de favoriser les échanges dans le secteur automobile et plus particulièrement de mettre en œuvre des standards d’échange de données informatisé. A l’occasion de la conférence Odette 2022 à laquelle Tenor collabore en tant que sponsor, les participants auront l’opportunité d’assister à des conférences exclusives sur plusieurs thématiques liées au secteur automobile en Europe. Découvrez dans cet article le programme et les principales interventions, mais également les objectifs d’Odette et le standard mis en œuvre.

Qui est Odette, l’organisateur de la conférence Odette 2022 ?

ODETTE ou Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe, représente les acteurs du secteur de l’automobile en Europe. En effet, Odette compte parmi ses adhérent les principaux constructeurs automobiles européens ainsi que leurs sous-traitants.

La mission d’Odette est d’améliorer l’efficacité et renforcer la compétitivité de l’industrie automobile européenne au sein de l’économie mondiale.

Afin de réaliser cette mission, Odette développe des normes et des protocoles (OFTP2). Il fournit aussi des outils et des services. Leur objectif est de soutenir la numérisation de la gestion de la logistique, de la Supply Chain et des communications de la chaine d’approvisionnement à travers le monde.

A l’heure actuelle des milliers d’entreprises du secteur automobile emploi quotidiennement les normes Odette. De fait, la fiabilité, l’intégrité et la sécurité des services revêtent une importance majeur. Se tenir informé sur l’évolution des normes lors de la conférence Odette 2022 est capitale pour toutes ses entreprises.

OFTP 2 un protocole d’échange développé par Odette

Odette File Transfer Protocol version 2.0 est la dernière version de l’OFTP. OFTP2 est un standard adapté aux besoins de communications spécifiques des acteurs de l’industrie automobile. Ces entreprises qui opèrent souvent à l’échelle mondiale ont besoin d’une solution de transfert de fichiers leur permettant d’échanger des données en toute sécurité avec des partenaires et des filiales à travers le monde.

OFTP2 est un protocole qui permet d’échanger des données critiques. En effet, Il assure une transmission sans faille et sécurisée entre les organisations. De même, il garantit que les informations confidentielles et sensibles sont transmises rapidement et en toute sécurité. OFTP2 permet une transmission fiable des fichiers EDI par exemple.

La conférence Odette 2022

La Conférence Odette 2022 permet aux acteurs du secteur automobile en Europe d’échanger lors de conférences sur les thématiques qui anime l’industrie actuellement. Cette année, de nombreuses conférences à l’ordre du jour sont en lien avec la gestion de la Supply Chain dans des circonstances exceptionnelles :

  • Pandémie mondiale,
  • Contraintes géopolitiques fortes,
  • Evolution rapide des technologies,
  • Incitations aux constructeurs à réduire drastiquement leurs émissions de CO2

Vous découvrirez lors de la Conférence Odette 2022 de nombreuses thématiques autour de l’environnement et de la Supply Chain. De l’importance de la gestion des emballages dans le secteur automobile. Mais également de sujets plus concret autour du déploiement de l’EDI chez vos fournisseurs. Découvrez tout le programme de la conférence Odette 2022.

Tenor, sponsor officiel de la conférence Odette 2022

Cette année encore Tenor est sponsor officiel de la conférence. A cette occasion vous aurez la possibilité de rencontrer nos équipes sur la partie exhibition de l’évènement STAND 19. De même nous animerons une conférence sur « comment réussir son onboarding fournisseur en EDI? ».

Pour participer à cet évènement, réservez votre place directement sur le site de la Conférence Odette 2022.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises du secteur de l’automobile dans la mise en œuvre de solutions EDI, de réseaux à Valeur ajoutés et d’Onboarding fournisseurs EDI. Laissez-nous vos coordonnées, notre équipe vous contactera dans les 4 prochaines heures. Contactez-nous.

Conférence Odette 2022

Comment mettre en œuvre l’EDI – Echange de Données Informatisé dans mon entreprise ?

Mettre en œuvre l’EDI c’est réaliser un projet transversal de type «Supply Chain» ; intégrer un EDI (Solution pour l’Echange de Données Informatisé) dans l’entreprise impacte les relations de l’entreprise avec son réseau de partenaires commerciaux. De même il impact les échanges internes entre ses différents services. En dématérialisant les échanges, l’EDI contribue à la transformation digitale des métiers de l’entreprise.

La mise en œuvre de l’EDI (Echange de Données Informatisé) dans une entreprise c’est automatiser les relations commerciales entre entreprises (partenaires), supprimer les saisies inutiles et redondantes. L’objectif de ce changement est d’accélérer et de sécuriser le cycle des échanges commerciaux et d’obtenir des gains de productivité et des réductions de coûts administratifs.

Cette évolution impacte les relations commerciales avec les partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Il contribue également à la transformation digitale de l’entreprise en supprimant le papier et en automatisant les processus métiers.

Echange de Données non Informatisé

Découvrez dans cet article comment mettre en œuvre l’EDI, quel plan d’actions mettre en place. De même nous détaillerons les différentes étapes pour réussir la mise en œuvre de l’EDI dans l’entreprise.

Quel plan d’actions à mettre en place pour réussir votre projet d’Echange de Données Informatisé ?

Que vous soyez à l’initiative du projet EDI et que vous souhaitiez l’adhésion la plus grande de votre réseau de partenaires commerciaux à votre projet. Que vous meniez un projet EDI pour satisfaire aux demandes de vos partenaires commerciaux et rejoindre leurs réseaux EDI. Vous abordez votre projet EDI suivants les deux axes : « Technique » et « Organisationnel ».

Mettre en œuvre l’Echange de Données Informatisé est un projet beaucoup plus vaste que la plupart des projets informatiques.

La mise en place d’un système EDI ne va pas consister seulement à permettre à des systèmes informatiques distincts d’échanger des messages électroniques entre eux, il va aussi :

  • Changer les relations de l’entreprise avec son réseau de partenaires,
  • Influencer l’organisation interne de l’entreprise et les tâches des utilisateurs,
  • La réussite de sa mise en place va se mesurer au niveau d’adhésion des utilisateurs, services de l’entreprise et partenaires de l’entreprise, clients et fournisseurs.

Dès lors nous regarderons comment mettre en œuvre de l’EDI suivant deux axes distincts :

  • Un axe Technique, un projet EDI est un projet informatique qui doit être mené comme tel, dans les règles de la conduite de projet,
  • Un axe Organisationnel, un projet EDI est aussi un projet de digitalisation de l’entreprise, qui va réorganiser l’entreprise. De fait cela nécessite une étude d’impact et un accompagnement au changement,

Un Comité de Pilotage devra piloter le projet EDI sur ses deux axes.

Pour cela il devra avoir une composition élargie à chaque service de l’entreprise et à sa Direction. Son rôle sera non seulement de conduire le projet EDI dans sa partie technique mais aussi d’anticiper les changements dans l’organisation interne du travail des services. De même il devra communiquer avec les futurs partenaires EDI.

L’axe Technique pour mettre en œuvre l’EDI

Tout d’abord analyser les besoins, identifier les flux EDI à mettre en place et leurs volumétries. Ensuite il faut choisir la solution EDI la plus adaptée et son réseau EDI VAN. Puis intégrer les logiciels au système EDI, préparer les données et débuter les tests.

Analyser les besoins et identifier les flux

Cette étape va permettre de lister de façon exhaustive :

  • Quels échanges seront pris en compte dans le projet : Commandes, Livraisons, Factures, etc…
  • Avec quels clients, fournisseurs, l’entreprise échangera de façon électronique,
  • Et aussi quels seront les logiciels métiers de l’entreprise qui devront communiquer avec la passerelle EDI.

Cet inventaire va permettre d’estimer la volumétrie des échanges lorsque l’EDI sera mis en production.

Le choix de la solution EDI et du réseau

Une fois que les besoins sont évalués, le Comité de Pilotage a l’ensemble des informations nécessaires pour :

Le choix du fournisseur EDI se fera sur des critères de tarification compte tenu des prévisions volumétries et de la qualité de services proposés et garantis par le prestataire EDI.

Intégrer les applications métiers de l’entreprise à l’EDI

Les logiciels utilisés par l’entreprise qui devront s’interfacer à la passerelle EDI, Comptabilité, ERP, Gestion commerciale, TMS, WMS, etc… devront être rendus communicants si ce n’est le cas. Dès lors Il faudra prévoir soit des mises à jour avec des modules EDI, soit des développements spécifiques.

La préparation des données, le mapping des données

La solution EDI choisie, les logiciels qui seront intégrés en phase d’être connectés à l’EDI. Il reste à procéder à un travail de préparation des données qui seront échangées.

Ce travail de préparation des données est primordial pour mettre en œuvre l’EDI. Cette opération consiste à :

  • Synchroniser les dictionnaires de données entre partenaires afin que les codes produits utilisés par le client et le fournisseur soient identiques,
  • Renseigner toutes les informations nécessaires, dont les codifications normalisées GTIN (Global Trade Item Number) anciennement EAN/UPC et GLN Global Location Number),
  • Mettre les données dans les formats spécifiés par les normes EDI qui seront utilisées, le plus souvent à la norme EDIFACT.

Les organisations de standardisation de l’EDI, GS1, Galia, GTF, aident les entreprises dans leur démarche de mise aux normes de leurs données. De même ils fournissent de nombreuses documentations.

Il s’agit d’une opération critique dans le déroulement projet. Si les données présentes dans les logiciels de l’entreprise sont erronées, non renseignées, mal formatées, les messages envoyés ou reçus seront rejetés.

Les tests à réaliser pour mettre en œuvre l’Echange de Donnée Informatisé

Des tests de transmission et de réception de messages doivent être faits impérativement avec chacun des partenaires EDI. Les tests s’effectuent avec l’implication des trois parties, émetteur, récepteur et fournisseur EDI.

Des jeux de tests construits à partir de documents réels représentant les différents cas de figures possibles sont créés.  Il s’agit alors de transmettre ces documents par messages EDI aux partenaires qui par retour confirmeront qu’ils les ont bien reçus et qu’ils peuvent les traiter. Lorsque tous les tests seront réussis, il sera possible de passer en production.

L’axe Organisationnel d’un projet EDI

Informer et former, un projet EDI est une étape dans la transformation digitale de l’entreprise qui va impacter la chaîne de création de valeurs de l’entreprise. Une bonne communication externe et interne permet de gagner l’adhésion de tous au projet.

Des changements dans l’entreprise

Dans l’entreprise la mise en place d’un Echange de Données Informatisé va apporter des changements dans la façon de travailler de part :

  • La suppression des tâches de saisies,
  • L’automatisme de nombreux contrôles,
  • Les échanges en temps réel,
  • La suppression de documents papier,
  • Etc…

Comme pour tous les projets ayant des conséquences sur le travail des services il est nécessaire d’organiser des réunions présentant un projet EDI qui :

  • S’intègre dans la chaine de valeur de l’entreprise pour améliorer la qualité de service,
  • Apporte plus de cohérence au système d’information de l’entreprise en partageant et échangeant les données métiers.

Il faudra bien entendu prévoir les formations utilisateurs pour que ceux-ci s’approprient l’EDI et puissent être autonomes dans la gestion du déploiement EDI vers de nouveaux partenaires commerciaux et le traitement des anomalies.

Indicateurs de mesure de la performance :

Il est aussi opportun de mettre en place des Indicateurs pour mesurer la performance du système EDI vs la situation antérieure avant l’EDI : nombre de litiges, taux de service, réduction des délais de livraison, nombre d’impressions papier, etc..

Des évolutions avec les partenaires commerciaux

L’objectif est de convaincre le plus grand nombreux des clients et fournisseurs concernés par les flux EDI échangés d’adhérer au réseau EDI de l’entreprise.

Prouver que mon système EDI est fiable

Mettre en place une nouvelle connexion EDI demande au futur partenaire EDI (clients ou fournisseurs), soit un investissement EDI en menant de son côté un projet EDI, ou au mieux du temps pour procéder à des paramétrages et à des tests.

Pour qu’il adhère, je dois lui garantir que mon système EDI est fiable et opérationnel :

  • Mes logiciels métiers sont à jour,
  • Mes données commerciales sont compatibles avec les siennes,
  • Mon fournisseur EDI et mon réseau VAN sont performants.

Préparer les contrats d’interchange

La signature de contrat d’échange EDI ou interchange, avec chaque partenaire avec lequel l’entreprise va échanger électroniquement est indispensable dans la relation d’affaires. Cet accord formalise les moyens et les modalités d’échanges entre partenaires. Voici une liste non exhaustive : types de messages, protocoles utilisés, réseaux utilisés, fréquence des échanges, plan de secours en cas de dysfonctionnement, noms des responsables EDI de chaque signataire…

Les points de vigilance

Anticiper des délais parfois longs et les risques de données de mauvaise qualité.

Les délais après les tests

Une fois les tests passés et réussis il est important de passer très rapidement en production. En effet les tests ont permis de garantir la qualité des informations échangés, le bon fonctionnement des intégrations dans les systèmes d’information. Un délai trop long entre la fin des tests et le début de mise en production est un risque important de dégradation de la qualité des données dû à des modifications (création, modification, suppression) faites en autonome sans prise en compte de l’EDI.

La qualité des données

Des données trop fréquemment de mauvaise qualité entraîneront des rejets fréquents et mettront en mal les échanges EDI au risque d’insatisfaction du client ou du fournisseur : pénalités, perte de marché.

Des solutions logicielles tels un ETL (Extract Load Transform) ou un EAI (Entreprise Application Integration) permettent dans une organisation de manipuler et de transférer des données en garantissant leurs qualités et leur formatage.

Le projet EDI est entré en phase de production

Les objectifs de volumétries d’échanges de messages sont atteints, le système EDI fonctionne. Le moment est venu d’envisager de nouvelles étapes.

Dès lors la plupart des transactions commerciales seront électroniques, l’entreprise pourra aller plus en avant dans les processus de digitalisation de ses métiers et d’échanges électroniques de données et d’informations.

Mettre en œuvre l’EDI avec une solution WEBEDI

Un service WEBEDI connecté au système EDI de l’entreprise ouvert à tous :

  • Les clients et fournisseurs qui jusqu’à présent n’utilisent pas l’EDI car leur volumétrie est faible ou que leur logiciel de Gestion n’est pas communicant,
  • Les nouveaux clients et nouveaux fournisseurs pour leurs premières commandes.

Etudier des évolutions possibles :

  • Le catalogue électronique GDSN (Global Data Synchronisation Network) pour échanger des fiches produits, entre partenaires commerciaux et être toujours à jour,
  • Pour ouvrir de nouveaux canaux commerciaux sur des places de marché en échangeant avec mon système EDI.

Ainsi mettre en œuvre l’EDI va ouvrir de nouveaux horizons pour l’entreprise afin de digitaliser et augmenter son activité commerciale.

Si cet article vous a plu n’hésitez pas à consulter cet excellent article sur la norme EDIFACT ou l’EDI dans la grande distribution. Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises pour mettre en œuvre l’Echange de Données Informatisé. Découvrez nos solutions logicielles et nos services EDI.

Qu’est-ce que l’EDI Facture

L’EDI Facture est la solution la plus aboutie pour mettre en œuvre un projet de facture électronique. De fait, à quelques mois du passage à l’obligation de la facture électronique pour toutes les transactions BtoB, elle reste la première des voies de la dématérialisation fiscale utilisée par les entreprises.

Dans cet article, découvrez l’EDI Facture, sa mise en œuvre, son fonctionnement, ses bénéfices mais également les alternatives éventuelle à l’EDI facture. Pour finir, vous découvrirez 5 raisons pour faire le choix de l’EDI Facture avant 2024.

L’EDI facture

L’EDI permet de transmettre par voie sécurisée directement de système de gestion à système de gestion les données de facturation, dans un format structuré et normé.

La mise en œuvre de l’EDI facture

Le principe de l’EDI facture repose sur trois points :

  • La facture est transmise par message EDI,
  • Le message EDI prend valeur légal de facture,
  • Il n’y a pas d’envoi de facture papier.

De fait, la mise en œuvre d’un EDI facture est encadrée par la loi et des règles de normalisation.

Le cadre réglementaire

L’émission de facture électronique ou e-facture est régie par l’Article 289 du Code Général des Impôts.

Pour que le message EDI devienne facture : le fournisseur et le client s’engagent mutuellement à échanger les factures et avoirs via EDI. Le message EDI contient toutes les mentions de facturation obligatoires et satisfait aux garanties :

  • D’authenticité, l’émetteur de la facture est identifiable,
  • D’intégrité, le message est archivé de façon légale pendant 10 ans,
  • De lisibilité, les informations contenues dans le message sont restituables de façon lisible.

Ces garanties confèrent au message EDI sa valeur de facture opposable aux tiers et à l’administration fiscale lors de contrôles.

Les standards et les réseaux

Pour pouvoir transmettre et intégrer les données de facturation dans les différents Systèmes d’Information, l’Invoice ou message EDI Facture doit respecter des standards. Différents standards sont donc définis et mis à jour régulièrement par les organismes comme GS1 ou GALIA. Les formats les plus courants sont EDIFACT, XML, UBL 2.0.

Les factures transitent dès lors de l’émetteur vers le récepteur via des réseaux sécurisés VAN (Value Added Network) ou RVA (Réseau à Valeur Ajoutée) que proposent les offreurs de solutions EDI.

Le fonctionnement

L’EDI Facture permet une intégration totale du processus de facturation par les Systèmes d’Information des fournisseurs et des clients sans aucune ressaisie.

En émission

La facture est émise par la Gestion Commerciale ou l’ERP du fournisseur. La solution EDI choisie par le fournisseur convertie la facture en message EDI. Le prestataire EDI du fournisseur prend en charge le message et le dirige soit en direction du client soit en direction du prestataire EDI du client. Le fournisseur reçoit une notification lorsque le message est livré.

En réception

La solution EDI du client réceptionne la facture. Les données de facturation sont extraites du message puis intégrées dans le Système de Gestion sans aucune ressaisie. Le client peut dès lors mettre en place un processus P2P, Purchase to Pay, pour rapprocher les données de la facture à la livraison et à la commande puis déclencher le paiement.

En parallèle, fournisseur et client conservent le message Invoice, dans un SAE, Système d’Archivage Electronique, pour garantir son intégrité, pendant la durée légale de 10 ans. Et permettre sa restitution en cas de contrôle.

Les avantages

Emettre et recevoir des factures électroniques par un processus EDI entièrement automatisé et sécurisé de part et d’autre, apporte beaucoup d’avantages :

  • La suppression du papier,
  • La suppression des erreurs dues aux ressaisies,
  • La traçabilité des échanges,
  • La mise en place de processus de type workflow,
  • L’archivage électronique.

Si votre partenaire commercial, fournisseur ou client, n’est pas en mesure de vous envoyer ou recevoir des factures EDI. Vous pouvez passer par d’autres voies pour dématérialiser les factures.

Les autres moyens de faire des factures électroniques

Pour émettre une facture électronique plusieurs solutions sont possibles sans passer par un EDI complet.

Le WEBEDI

Le WEBEDI est une solution alternative à l’EDI complet ou intégré. En effet, l’entreprise accède à un service EDI via un navigateur internet.

Le dépôt et la réception de factures s’effectue via le portail WEBEDI ;  puisque il n’y a pas d’intégration automatique avec les Systèmes d’Information. Le WEBEDI est la solution pour envoyer et recevoir des factures EDI, sans avoir à investir dans un système EDI complet.

La signature électronique

En ce qui concerne la signature électronique, elle consiste à signer un document numérique avec un certificat électronique conforme RGS (Référentiel Général de Sécurité) et eIDAS (Electronic Identification And trust Services). La signature électronique permet ainsi d’authentifier le document et garantir son intégrité. La facture dans un format PDF signé électroniquement et accompagné du certificat est admise par la loi.

La Piste d’Audit Fiable

La Piste d’Audit Fiable ou PAF, permet à tout fichier numérique PDF simple ou autre d’être considérée comme facture électronique. La condition est donc de pouvoir établir l’authenticité de la facture au moyen d’un piste d’audit qui permet de remonter de façon fiable et sincère jusqu’aux faits générateurs de la facture : vente, livraison, commande. La PAF est aussi le moyen de justifier l’authenticité des factures papier.

Le format Factur-X

Et enfin la Factur-X que promeut en France le FNFE-MPE. La Factur-X est un format mixte ou hybride. C’est à dire la facture est un PDF/A3 signé électroniquement dans lequel est incorporé un XML qui contient les données de facturation sous format structuré. De même La Factur-X est lisible par l’humain et par la machine. Elle permet donc d’émettre des factures électroniques avec des données structurées, sans se préoccuper du niveau d’équipement du destinataire.

5 raisons de choisir l’EDI Facture pour 2024

A compter du 1er juillet 2024, la facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les transactions BtoB.

En effet l’application de cette obligation s’accompagne de la transmission à l’administration fiscale de données de facturation pour établir les prévisions de recette de TVA et des déclarations préremplies. En conséquence à terme, seuls les formats de facture électronique intégrant des données structurées seront autorisés. Les formats type PDF simple ou signé seront donc abandonnés.

Choisir de passer à l’EDI Facture dès à présent, permet de :

  1. Bénéficier de l’expertise des prestataires EDI en matière d’échanges électroniques.,
  2. Digitaliser les processus d’achats et de ventes,
  3. Réduire les coûts d’émission et de réception des factures,
  4. Tracer et sécuriser toutes les transactions commerciales,
  5. Être conforme à l’obligation de 2024.

Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à faire un tour sur le Blog de Tenor .Vous y trouverez des articles sur Comment choisir son prestataire EDI ? ou les avantages du WebEDI et même Comment mettre en œuvre l’EDI dans mon entreprise ?

De même contactez nos experts pour identifier vos besoins en EDI et vous proposer la meilleure solution EDI ou notre logiciel de facture électronique pour votre projet de dématérialisation de facture.

Evolution des nouveaux standards EDI dans l’automobile

La grande force des standards EDI normés est leur capacité à évoluer facilement. Nouveaux besoins métiers, nouvelles contraintes logistiques, nouvelles réglementations. Les organisations de standardisation de l’EDI mettent à jour leurs standards, publient de nouvelles préconisations et anticipent les réglementations à venir.

Dans cet article, nous faisons un point sur les dernières évolutions des standards EDI dans le monde de l’automobile. Un nouveau message DESADV pour gérer les flux d’emballages, de nouvelles informations à transmettre à la suite du BREXIT, la préparation à la facture électronique obligatoire. Un ensemble de question à prendre en compte pour la mise en place de l’EDI.

La gestion des flux d’emballages

L’emballage est un élément essentiel de la chaîne logistique. En effet, dans le secteur automobile les emballages circulent entre les chaînes d’assemblage des constructeurs et les différents équipementiers. L’emballage doit être disponible à temps chez l’équipementier pour éviter les retards d’expédition des pièces aux chaînes.

L’absence d’une gestion partagée entre opérateurs

Le constat, la gestion des emballages n’est pas une priorité de la chaîne logistique :

  • La gestion des emballages est souvent manuelle,
  • Les messages EDI et les différents protocoles EDI ne prennent en compte les emballages que partiellement,
  • Les emballages sont traités dans les ERP, les Gestions Commerciales de façon variable et souvent en marge des fonctions principales.

Les conséquences sont : des erreurs récurrentes, des litiges nombreux, des pertes d’emballages, des commandes exceptionnelles pour corriger, des stocks non optimisés, des coûts d’emballages non maîtrisés.

Une gestion automatisée des emballages apporte une meilleure rentabilité, des économies de frais de gestion, une sécurité des approvisionnements. Et enfin une moindre empreinte carbone de part des stocks au plus juste et une réutilisation optimale des emballages durables et consignés. En 2019, ODETTE fait des propositions de nouveaux messages EDI pour gérer les flux d’emballages vides dans les standards EDI automobile.

ODETTE et GALIA publient un nouveau DESADV

A partir des propositions d’ODETTE, GALIA publie en février 2020, une mise à jour du message d’avis d’expédition DESADV D96A (AVIEXP 5.3).

Ce nouveau profil GALIA du DESADV intègre tous les éléments d’emballages des pièces expédiées. L’objectif est de supprimer les saisies manuelles des informations des emballages.

La structure et le contenu du nouveau DESADV restent identiques à la version précédente 5.2. Il y a désormais en fin de message un nouveau bloc qui contient la description des éléments d’emballages transmis. Cette façon de procéder permet de garantir la compatibilité descendante de la nouvelle version avec la précédente.

Publié en février 2020, le nouveau standard DESADV peut dès à présent être utilisé. Il n’est pas nécessaire d’attendre que tous les partenaires EDI soient prêts, en effet :

  • L’ajout d’un bloc en fin ne perturbe pas les systèmes qui ne sont pas encore en mesure de l’interpréter,
  • Les informations des emballages gérés peuvent soit être attachées à l’expédition soit être différenciées par Unité de Manutention expédiée.

L’avantage de pouvoir dès à présent migrer les messages DESADV au nouveau profil D96A le permet d’anticiper dès aujourd’hui leur mise en production. Et d’acquérir un avantage concurrentiel dès que Renault, Stellantis, demanderont à leur sous-traitance de passer à cette nouvelle version du DESADV.

Pour aller plus loin DESADV D96A : GALIA met à jour le profil AVIEXP en version 5.3

L’impact du BREXIT sur la chaine logistique

Pour fluidifier les échanges entre le Royaume-Uni et l’UE, les Douanes ont mis en place une « Frontière Intelligente ». Depuis janvier 2021, cette nouvelle organisation amène des changements.

De nouvelles codifications

Toutes les entreprises devront être identifiées avec un EORI (Economic Operators Registration and Identification ou numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques).

Toutes les marchandises exportées ou importées devront être identifiées avec un code SH (Système Harmonisé).

Les EORI et les codes SH sont disponibles auprès des Douanes.

Une mise à jour des messages EDI, ASN, DESADV

Les messages ASN ou DESADV, les listes de colisage prendront en charge de nouvelles informations. Ces informations devront être obligatoirement ajoutées ou mises à jour dans les messages transmis.

Les constructeurs automobiles, les OEM (Original Equipment Manufacturer) et leurs prestataires EDI mettent à jour et communiquent les nouvelles spécifications EDI.

Pour aller plus loin, redécouvrez l’article : BREXIT Quelles incidences sur l’EDI et les factures ?

La facture électronique obligatoire

La réglementation de la facture électronique change profondément à compter du 1er juillet 2024.

Les échéances à compter de juillet 2024

La loi prévoit l’obligation de la facture électronique entre assujettis à la TVA à compter du 1er juillet 2024 et au plus tard au 1er janvier 2026.

Un amendement à l’article 153 a été déposé le 6 novembre 2020 par le gouvernement pour la loi de Finances 2021, précise le calendrier de mise en application :

  • 1er juillet 2024, obligation d’accepter des factures au format électronique, pour toutes les entreprises.
  • Obligation d’émettre des factures électroniques au :
    • Au 1er juillet 2024, seules les grandes entreprises sont concernées,
    • Dès le 1er janvier 2025, les ETI,
    • A partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises, TPE et PME.

Les impacts sur la facture EDI

Le rapport de la DGFIP préconise de conserver les plateformes EDI existantes pour l’émission et la réception des factures. Cependant les plateformes seront dans l’obligation de transmettre à la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques, les informations de facturation permettant l’établissement d’une pré-déclaration de TVA.

Les formats de factures existants resteront acceptés dans un premier temps. Cependant à terme les formats mixtes comme Factur-X seront privilégiés par l’administration fiscale. Pour aller plus loin Facture électronique de nombreuses évolutions pour 2024

Agilité, Adaptabilité, Anticipation des standards EDI

Les trois cas, Gestion des emballages, BREXIT, Facture électronique obligatoire, illustrent tout l’intérêt de l’EDI pour les échanges électroniques des données logistiques et commerciales. L’EDI démontre sa capacité à être au service des entreprises.

Agilité

L’EDI permet aux entreprises d’être agiles. La migration vers le nouveau DESADV D96A peut s’effectuer dès aujourd’hui, sans impact sur les solutions EDI et des ERP. L’avantage sera d’être immédiatement opérationnel dès que le passage à la gestion électronique des flux d’emballages sera acquise par les donneurs d’ordres.

Adaptabilité

Les messages EDI sont facilement adaptables pour prendre en compte de nouvelles informations. Avec le BREXIT, de nouvelles informations doivent être transmises, les entreprises et leurs prestataires EDI adaptent les messages ASN, DESADV, dans des délais plus brefs.

Anticipation

Les entreprises qui envoient et reçoivent des factures électroniques via EDI sont d’ores et déjà conformes à la nouvelles réglementation 2024. Seules les plateformes devront transmettre des informations à la DGFIP.

En conclusion, les standards EDI automobile évoluent depuis leur création pour s’adapter aux besoin de la filière. De fait, la filière automobile ne se trompent pas en faisant évoluer constamment ses messages aux nouveaux besoins et nouvelles normes.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les industriels du secteur dans la mise en œuvre de leurs EDI en proposant des solutions EDI sur mesure (WebEDI / EDI On Premise / EDI SaaS). Découvrez nos offres et lancez votre projet rapidement. Contactez nos expert EDI !

A quoi servent les réseaux VAN en EDI ?

La mise en production d’un projet EDI exige une communication fiable et sécurisée entres partenaires d’affaires. Parmi toutes les offres « EDI Network », les réseaux VAN ont depuis les débuts de l’EDI, une place privilégiée. Ce succès est dû à leur fiabilité, à leur sécurité, à leur facilité de déploiement et surtout à leur interopérabilité avec l’ensemble des réseaux EDI. Dans cet article découvrez ce que sont les réseaux VAN en EDI. Comment ils fonctionnent et comment les mettre en œuvre.

Qu’est-ce qu’un réseau EDI VAN ?

« Un réseau EDI VAN est comme une messagerie, les messages EDI sont les emails »

Les réseaux VAN, Value Added Network ou RVA, Réseau à Valeur Ajoutée, sont des réseaux privés et sécurisés. Leur rôle est de permettre à tout type d’entreprise d’envoyer et de recevoir des messages EDI avec l’ensemble de leurs partenaires commerciaux, où qu’ils soient et quel que soit le type de leur connexion EDI.

Le fonctionnement

Il suffit d’une seule connexion sécurisée de l’entreprise avec son fournisseur de réseau VAN. L’entreprise envoie ses messages EDI au réseau, quels que soient les destinataires finaux. Ensuite, le réseau VAN les prend en charge et les route vers chaque destinataire dans le format de communication lisible par le destinataire.  Le destinataire du message, peut être connecté au même réseau VAN que l’émetteur ou à tout autre réseau EDI.

En réception, le VAN dépose les messages dans une BAL ou boite aux lettres, accessible 24H/24 et 7jour/7. L’entreprise se connecte à sa boite aux lettres pour récupérer les messages EDI qui lui sont destinés. Et les intégrer dans son Système d‘Information.

Le réseau VAN est beaucoup plus qu’un simple intermédiaire entre émetteur et récepteur. En effet les VAN proposent tout une gamme de services :

  • Authentification et identification des partenaires EDI,
  • Accès à des journaux d’audit,
  • Envoi de notifications,
  • Fonctionnalités de cryptage des messages.

Les avantages des réseaux EDI

Avec les EDI VAN, les entreprises disposent d’un accès EDI sécurisé, indépendant de leur Système d’Information. Les réseaux VAN s’adaptent parfaitement à la montée en charge, et sont interopérables avec toutes les plateformes EDI.

L’indépendance technique

Pour accéder à un réseau VAN, émettre et recevoir des messages, il suffit d’une connexion sécurisée avec le fournisseur d’accès au réseau VAN. L’entreprise n’a donc pas à se préoccuper d’établir des connexions sécurisées avec chacun de ses partenaires EDI.

C’est le fournisseur VAN qui prend en charge la sécurité et les standards de communication avec les destinataires.

La scalabilité

Les réseaux EDI VAN fonctionnent quel que soit le nombre de partenaires d’affaires : 1, 2 ou plusieurs dizaines. Pour l’entreprise la connexion au réseau reste toujours la même, seul évolue le nombre de destinataires et les volumes échangés. De fait, le réseau accompagne la montée en charge du projet EDI de l’entreprise en nombre de destinataires, ainsi qu’en types et volumes de messages envoyés ou reçus.

L’interopérabilité

L’EDI VAN permet des communications EDI interentreprises sans avoir à se préoccuper à quel réseau les entreprises partenaires sont abonnées. L’EDI VAN prend en charge la distribution des messages EDI vers les destinataires ou vers les réseaux auxquels les destinataires sont connectés. Chaque destinataire étant reconnu par son adresse EDI, à travers le GLN, Global Location Number, qui identifie électroniquement une entreprise, un établissement, un site, un lieu.

Comment mettre en œuvre un réseau EDI VAN ?

Pour mettre en œuvre un EDI VAN, il faut d’abord choisir un fournisseur EDI qui soit en mesure de répondre aux besoins fonctionnels de l’entreprise. Mais au préalable vérifier que le Système d’Information de l’entreprise soit communicant et estimer les types de messages et les volumes qui seront échangés.

Les prérequis

Les logiciels de l’entreprise doivent être communicants pour être capables d’envoyer, de recevoir et de traiter des messages EDI.

La plupart des éditeurs de logiciels proposent des modules EDI pour leurs applications. Si vous n’êtes pas en mesure de rendre votre Système d’Information communicant, une solution WEBEDI peut vous permettre d’envoyer et de recevoir des messages EDI avec autant de partenaires commerciaux souhaités.

Le budget

Le budget se divise en deux postes :

  • La mise en œuvre qui inclut les paramétrages des applications, la formation, les coûts d’une connexion sécurisée avec le fournisseur VAN, ainsi que les adaptations de programmation des logiciels, si nécessaires.
  • La consommation, c’est à dire l’abonnement au réseau EDI VAN et les consommations facturées soit au nombre de messages émis et reçus, soit au volume d’octets transmis. Souvent les fournisseurs proposent des forfaits incluant l’abonnement et une consommation forfaitaire.

Il est généralement retenu qu’un abonnement annuel EDI VAN hors consommations débute vers 1000 € – 1200 € soit 100 € mensuel. Ce sont les modalités de tarification des consommations qui permettent de différencier les prestataires. Ce dernier poste est donc à prendre en considération dans le choix du fournisseur.

Choisir le fournisseur

Mis à part la grille de tarification, d’autres critères existent pour choisir son fournisseur d’accès EDI :

L’expertise sectorielle

C’est à dire la capacité du prestataire à prendre en compte les spécificités fonctionnelles de votre secteur d’activité.

En effet les messages EDI contiennent des informations propres à chaque secteur d’activité : les besoins de la Grande Distribution, de l’Automobile, du Transport, de la Santé, ne sont pas les mêmes.

La présence du prestataire EDI au sein des groupes de travail des différentes organisations professionnelles tel que GS1, GALIA, GTF, montre son implication dans les métiers de ses clients (NB: Tenor est membre actif de ses organisations et participe régulièrement aux groupe de travaux thématiques). Et à être proactif pour intégrer les évolutions et changements des normes EDI.

L’assistance et le support

Enfin il est aussi important de prendre en compte l’offre d’assistance et de support du prestataire pour :

  • Effectuer l’intégration de nouveaux partenaires d’affaires dans votre réseau EDI, et vous aider à réaliser tous les tests nécessaires,
  • Avoir accès à un support technique adapté à vos contraintes métiers : jours fériés, horaires décalés.

L’avenir des EDI VAN

Bien qu’aujourd’hui avec Internet et le protocole AS2, il soit possible de s’affranchir des EDI VAN, les fournisseurs de réseaux EDI VAN ont acquis depuis le début de l’EDI une expertise en communication électronique et en sécurité. De fait opter pour un EDI VAN, est pour l’entreprise la solution la plus pertinente et sécurisée. L’entreprise aura dès lors accès à une expertise EDI, des services de traçabilité et d’audit. L’entreprise bénéficiera aussi d’un réseau interopérable, supportant la montée en charge, qui l’accompagnera tout au long de son projet EDI. Pour aller plus loin Comment mettre en œuvre l’EDI dans mon entreprise ?

Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à faire un tour sur le Blog de Tenor .Vous y trouverez des articles sur Comment choisir son prestataire EDI ? ou les avantages du WebEDI. De même contactez nos experts pour identifier vos besoins en EDI et vous proposer la meilleure solution EDI pour votre projet.