Marketplace et EDI, comment faire du e-commerce sur les places de marché

Marketplace et EDI, un sujet majeur pour ceux qui veulent vendre sur les Places de Marché de manière automatisée. En effet, sans automatismes le traitement des commandes s’avère chronophage avec des traitements manuels longs, sources de retards de livraison et d’erreurs. La notation du marchand en sera affectée.

Aussi les entreprises désireuses de vendre sur les marketplaces doivent en priorité se focaliser à réussir leur intégration à celles-ci. L’échange de données informatisé (EDI) est la solution pour réussir cette intégration. Découvrez dans cet article toutes les raisons d’échanger en EDI sur les marketplaces.

Les spécificités de la vente sur les marketplaces

Depuis leurs premières apparitions, au début des années 2000, avec Amazon, eBay, etc…, les marketplaces CtoC et BtoC ont largement contribué au développement du e-commerce.

Aujourd’hui les marketplaces ne se limitent plus au CtoC et au BtoC, elles proposent leurs services à toutes les entreprises BtoB. Certaines sont des « pure players » sur des secteurs professionnels spécialisés : les fournitures pour le bâtiment et les travaux publics, les pièces détachées automobiles pour les professionnels, les intrants agricoles, etc…

Déjà selon une étude Gartner : d’ici 2023, au moins 70% des marketplaces lancées seront ouvertes au BtoB. Déjà sur ces MarketPlaces, les entreprises marchandes sont en concurrence entre-elles. Les gagnantes sont souvent les mieux notées.

Développer ses ventes et fidéliser sa clientèle sur ces nouveaux canaux de vente nécessite de bien appréhender les exigences de la vente sur les marketplacees.

Les exigences de la vente sur les places de marché

Une marketplace est plus qu’un site e-commerce.

Une marketplace est une plateforme d’intermédiation entre vendeurs et acheteurs ayant une fonction de Tiers de Confiance. La Place de Marché apporte des fonctionnalités aux vendeurs et des protections aux acheteurs :

  • Elle donne accès à une grande audience, apporte une visibilité accrue aux produits et services proposés, permet d’augmenter le taux de transformation,
  • Elle sécurise les transactions, garantit les paiements, intervient lors de litiges,
  • Elle exige des marchands un même niveau d’exigence que la marketplace s’applique à elle-même.

Les marchands s’engagent à :

  • Une gestion de stocks juste pour éviter les ruptures de stocks,
  • Une gestion de prise de commande en temps réel.
  • Service 24h/24 et 7j/7,
  • Des produits livrés conformes à la commande,
  • Une tarification juste,
  • Des délais de livraison annoncés respectés.

Un système de notation et les avis laissées par les clients finaux permettent de juger du respect de ses engagements.

De fait la synchronisation entre le Front Office qu’est la Place de Marché et le Back Office qu’est le Système d’Information du marchand doit être rapide, fiable et sécurisée. C’est tout l’intérêt du sujet marketplace et EDI

Des échanges de flux fiables et fréquents pour intégrer la marketplace au Système d’Information

Pour vendre sur une marketplace il faut maitriser trois couches :

  • Le Front Office, sur lequel les clients finaux naviguent, et achètent,
  • Le Middle Office, qui est le connecteur entre le Front Office et le Back Office, le Middle Office permet aux marchands d’interagir entre leur Système d’Information et la marketplace :
    • Mettre leurs produits en vente,
    • Echanger les documents commerciaux : bons de commande, avis de livraison, factures, paiements, etc…
    • Suivre les évolutions des ventes, obtenir des statistiques,
  • Le Back Office, qui permet aux marchands de gérer les commandes. Ainsi il est le Système d’Information du marchand, la Gestion Commerciale, le CRM, le WMS

A chaque produit mis en vente, à chaque commande prise, à chaque paiement, des flux d’informations sont échangés entre le Front Office et le Back Office.

Le défi est de construire un Middle Office performant, fiable et sécurisé.

L’entreprise dispose de différentes méthodes pour interfacer son Back Office avec une marketplace :

  • Gestion manuelle, via des pages et formulaires web, ou via des flux de fichiers .xlsx, .csv,
  • Gestion automatique en mettant en œuvre des API (Application Programming Interface) ou un système EDI.

L’EDI est LE bon choix pour vendre sur les marketplaces

L’EDI est la solution technique la plus fiable, la plus répandue dans le monde du commerce et de la distribution pour répondre à ses objectifs. L’EDI permet l’échange de documents commerciaux, bons de commande, avis d’expédition, factures, entre partenaires commerciaux dans un format standard. Les documents EDI sont lisibles par machine, ce qui signifie que les processus métier peuvent être facilement automatisés.

De ce fait la plupart des Places de Marché, tel Amazon, communiquent aux développeurs et aux fournisseurs d’accès EDI, leurs Cahiers des Charges EDI.

Pourquoi préférer l’EDI aux API ?

Depuis peu de temps des API proposées par les marketplaces et des intégrateurs de flux concurrencent l’EDI pour mettre en œuvre la synchronisation entre les Systèmes d’Information et les marketplaces. Cependant l’EDI conserve ses avantages :

L’adaptabilité aux besoins métiers

  • Les API sont du code, elles sont écrites pour répondre aux spécificités fonctionnelles d’une marketplace, et optimisées pour une exécution rapide. Des modifications d’API en réponse à des spécificités métiers sont délicates et coûteuses à réaliser.
  • L’EDI est essentiellement du paramétrage; des consultants ou développeurs peuvent facilement apportées des modifications quand cela est nécessaire.

L’intégration à un réseau de partenaires

  • Chaque API est personnalisée selon le partenaire commercial, utiliser des API pour des échanges commerciaux avec de nombreux partenaires devient difficile à maintenir.
  • Un système EDI est normé et est construit pour gérer des flux électroniques avec de multiples partenaires commerciaux. Les réseaux EDI VAN sont en capacité de traiter en toute sécurité et fiabilité des volumes très importants.

La compatibilité

  • L’API étant une solution récente, sa compatibilité avec toutes les technologies BtoB n’est pas assurée.
  • L’EDI est proposé depuis déjà plusieurs décennies en différentes solutions EDI On Premise, EDI SaaS, WEB EDI, de ce fait l’entreprise est certaine d’avoir une solution EDI compatible avec son système d’information.

La sécurité

  • Les API restent souvent vulnérables aux intrusions dans les systèmes d’information, multiplier les API pour chaque place de Marché multiplie les risques de violations de données,
  • A contrario, un système EDI est facilement sécurisable en utilisant un réseau EDI VAN.

Quels flux EDI échangés ?

A chaque flux en direction de la marketplace ou en provenance de la marketplace un messages EDI au standard EDIFACT sera utilisé.

  • La commande (ORDER), la commande sera intégrée à la Gestion commerciale du marchand,
  • L’accusé de réception de la commande (ORDER REPONSE), le marchand confirme qu’il a bien reçu la commande et la traite,
  • L’avis d’expédition (DESADV), le marchand avise la MarketPlace et le client final que la commande est expédiée,
  • La facture d’achat (INVOICE), la facture sera intégrée dans la Comptabilité et pointée lors de la réception du paiement,
  • La mise à jour des stocks (INVRPT), pour avoir connaissance par référence produit des stocks disponibles à la vente, des stocks réservés.

Les avantages obtenus avec l’EDI ?

Avantages d’une solution éprouvée et populaire dans le monde de la Distribution et du Commerce :

  • L’EDI est essentiellement du paramétrage, des consultants ou développeurs peuvent facilement apporter des modifications quand cela est nécessaire.
  • Un système EDI est normé et est construit pour gérer des flux électroniques avec de multiples partenaires commerciaux. Et les réseaux EDI VAN sont en capacité de traiter en toute sécurité et fiabilité des volumes très importants.
  • L’EDI est proposé depuis déjà plusieurs décennies en différentes solutions EDI On Premise, EDI SaaS, WEB EDI, de ce fait l’entreprise est certaine d’avoir une solution EDI compatible avec son système d’information,
  • La mise en œuvre d’un EDI est un projet maitrisé tant techniquement que financièrement par les DSI et les offreurs de solutions EDI.

Avantages stratégiques entre marketplace et EDI

L’EDI apporte à l’entreprise des avantages stratégiques pour vendre sur les marketplaces :

  • Améliorer la marge brute avec des économies d’échelle de réduction des coûts administratifs,
  • Participer à augmenter le service client en garantissant les délais de livraison et en réduisant les risques d’erreurs de commandes, et in fine obtenir aux clients finaux de bonnes notes et des avis positifs,
  • Etre en capacité de répondre aux évolutions des demandes des clients,
  • Démontrer que l’entreprise est active et cherche à se développer sur le e-commerce avec une politique de partenariat à long terme.

Avantages opérationnels de l’EDI marketplace

L’Entreprise va aussi bénéficier dans son quotidien de tous les avantages propres à l’EDI :

  • La suppression des documents papiers remplacés par des fichiers électroniques
  • Le gain de temps de traitement des commandes,
  • La réduction des coûts induits par l’automatisation des tâches,
  • L’optimisation des stocks en ajustant facilement les stocks à la demande,
  • Limiter le risque d’erreurs ou d’inexactitudes dans les données et informations transmises à la marketplace, qui donnent souvent lieu à des pénalités financières.

Marketplace et EDI, une solution pérenne et évolutive pour les commerçants

L’intégration EDI avec les marketplaces est la solution pérenne et évolutive. En effet avec l’EDI le marchand dispose :

  • D’une bibliothèque complète de messages pour les transactions commerciales et la logistique,
  • D’un système populaire adopté par de nombreuses entreprises et organisations,
  • D’accès à des réseaux EDI VAN sécurisés,
  • De compétences EDI nombreuses pour piloter des projets EDI,
  • D’offres de prestataires EDI adaptées à tous les métiers,
  • Des possibilités d’adaptation aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Avec l’EDI les fournisseurs et vendeurs de produits et de services pilotent leurs ventes sur les marketplaces à partir de leur propre système d’information. Cela leur permet d’être beaucoup plus réactif pour vendre et répondre à la demande, suivre le taux de service et développer leurs ventes.

Pour en savoir plus faites un tour sur le Blog de Tenor ou vous trouverez des articles complets sur la mise en œuvre de l’EDI, la norme EDIFACT ou encore l’EDI en grande distribution qui reflètent bien les enjeux des marketplaces et EDI.

BREXIT, quelles incidences sur l’EDI et les factures ?

Les négociations sur le BREXIT sont terminées, un accord provisoire entre l’UE et le Royaume-Uni est entré en application au 1er Janvier 2021.

Pour conserver une grande fluidité dans les échanges entre le Royaume-Uni et l’UE, les Douanes ont institué une Frontière Intelligente. Cela se concrétise par le déploiement du Système d’Information « SI BREXIT » pour le traitement des déclarations douanières, des enveloppes logistiques.

Pour que leurs marchandises passent la Frontière Intelligente les entreprises doivent s’organiser en amont.

Quelles mesures doivent-elles prendre pour se conformer à cette nouvelle organisation ?

  • Utiliser les numéros EORI, les codes SH,
  • Accompagner les marchandises avec des factures commerciales,
  • Mettre à jour les systèmes EDI.

Des nouvelles codifications à utiliser dans le cadre du Brexit

Le Royaume-Uni étant à présent hors UE, les entreprises n’ayant pas encore commercé hors l’UE sont amenées à mettre à jour les données de Gestion Commerciales avec de nouvelles codifications, les numéros EORI et les codes SH.

Une Identification des entreprises, numéro EORI

Pour les entreprises exportant ou important en dehors de l’UE, un EORI (Economic Operators Registration and Identification ou numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques) est obligatoire.

Le EORI est attribué au niveau de l’établissement son format est FR+SIRET

La demande du numéro EORI est gratuite et se fait auprès des Douanes.

Une codification des marchandises, codes SH

Toute marchandise exportée ou importée doit être identifiée avec un code SH (Système Harmonisé). Les codes SH ou codes de classification des marchandises, permettent aux services douaniers d’identifier le type de produit pour déterminer les droits de douanes, la fiscalité (TVA et taxes diverses), les formalités et réglementations à appliquer (normes de sécurité, normes phytosanitaires). Ces codes sont aussi utilisés à des fins statistiques sur le commerce extérieur. Les codes SH sont disponibles sur le site des Douanes.

Les codes SH sont également appelés codes marchandises. Ces codes permettent aux services douaniers d’identifier le type de produit et de savoir quel taux de TVA ou de droit de douane appliquer aux marchandises. Aucune marchandise ne peut être exportée ni importée sans ces codes.

La facture commerciale et le BREXIT

Une facture commerciale ou une facture pro-forma est obligatoire lors d’expédition de marchandises hors UE. Ce document, en trois exemplaires, doit accompagner physiquement la marchandise. Il est avant tout destiné aux Douanes pour identifier les marchandises et calculer les droits de douanes.

  • La facture commerciale est utilisée lorsque les marchandises sont liées à une transaction de vente et fera l’objet d’un paiement.
  • La facture pro-forma est destinée à accompagner des marchandises sans valeur commerciale, exemples : échantillons, matériel de démonstration.

Les mentions obligatoires d’une facture commerciale :

  • Numéro de facture et date,
  • Nom, adresse, n° EORI et TVA de l’émetteur et du destinataire,
  • Adresse mail et téléphone du destinataire,
  • Nombre d’articles, nombre de pièces, poids brut et net, type de conditionnement (cartons, palettes, etc.),
  • Description des marchandises, codes SH,
  • Prix par unitaire, prix global de la facture, devise,
  • Incoterm (avec le lieu de destination convenu),
  • Origine ou lieu de fabrication des marchandises,
  • Mention de l’exonération de TVA-art.262 I du CGI.

BREXIT et la mise à jour des systèmes EDI

Pour toutes les expéditions entre le Royaume-Uni et l’UE via un système EDI, des mises à niveau des données échangées devront être effectuées. Les messages ASN ou DESADV, les listes de colisage prendront en charge de nouvelles informations.

Les informations transmises par les messages devront refléter les factures commerciales. Ainsi devront être obligatoirement ajoutés ou mis à jour, les segments :

  • Identification de l’expéditeur par son EORI,
  • Identification du destinataire par son EORI ou code TVA,
  • Calcul de la valeur de la facture [Quantité du produit] * [Valeur unitaire du produit] + [Frais d’expédition],
  • Poids déclaré [Poids unitaire du produit] * [Quantité du produit] = [Poids total],
  • Description détaillée des produits et leurs codes SH.

De nombreux logisticiens, grandes entreprises, constructeurs automobiles, OEM (Original Equipment Manufacturer) mettent à jour et communiquent à leurs partenaires leurs nouvelles spécifications EDI.

Le BREXIT favorise la dématérialisation des échanges

Les systèmes et solutions EDI, les WEBEDI, la dématérialisation des factures sont autant d’atouts pour les entreprises exportatrices vers le Royaume-Uni.

La dématérialisation va permettre d’anticiper les expéditions en communicant aux Douanes, aux transporteurs, aux importateurs, les documents déclaratifs dans les délais les plus courts. Cela permettra de passer la Frontière Intelligente sans s’arrêter et de respecter les délais de livraison.

Depuis plus de trente ans Tenor accompagne ses clients dans la gestion de leurs EDI et dans la dématérialisation de leurs factures avec notamment des logiciels de facture électronique. Nos outils sont d’ores et déjà opérationnels pour le BREXIT. Contactez nos services pour plus d’informations.

Quels sont les avantages du WEBEDI ?

Les avantages du WEBEDI sont nombreux. Simple à utiliser, le WEBEDI permet à toutes les entreprises de créer, recevoir, tracer des documents électroniques au travers un portail WEB. Cette façon de « faire de l’EDI » est-elle aussi performante et sécurisée qu’une solution EDI intégrée ?

Pour répondre à cette question nous allons voir dans cet article :

  • Ce qu’est réellement le WEBEDI ?
  • Les vrais avantages du WEBEDI
  • Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?

Qu’appelle-t-on WEBEDI ?

Avant de parler des nombreux avantages du WEBEDI, il nous faut définir ce que c’est.

Définition du WEB EDI

Un WEB EDI est un portail WEB sur lequel les pages WEB affichent des formulaires intelligents. En effet, le portail permet la création, la modification, l’affichage, l’impression en clair des messages EDI que l’entreprise émet, réceptionne, traite.

L’architecture d’un WEBEDI est de type « hub and spoke » c’est-à-dire :

  • Le partenaire principal (donneur d’ordre) dispose :
    • D’un service EDI intégré soit en mode SaaS, soit en mode OnPremise,
    • D’une plateforme internet qui héberge les formulaires intelligents et échange les informations avec le traducteur EDI du service EDI du donneur d’ordre,
  • Les entreprises clientes (fournisseurs, sous-traitants) du service WEB EDI qui se connectent à la plateforme d’hébergement des formulaires.

Ce que l’EDI en version Web permet :

  • Recevoir des messages EDI en clair telles des commandes (ORDERS) qui pourront être exportées vers la Gestion Commerciale,
  • Emettre des avis d’expédition (DESADV) directement à partir des commandes clients reçues sur le portail WEBEDI ou importées de la Gestion Commerciale,
  • Facturer électroniquement (INVOICE) les commandes livrées.

Les vrais avantages du WEBEDI

Les avantages du WEBEDI pour les donneurs d’ordre

Proposer un service de WEBEDI permet aux donneurs d’ordre de généraliser l’adoption des échanges EDI avec tous leurs partenaires commerciaux. En effet, qu’ils soient réguliers ou occasionnels et quelle que soit leur taille, les gains sont immédiats en centralisant tous les échanges de documents commerciaux et électroniques sur un seul canal : l’EDI.

Le WEBEDI est aussi un élément de la transformation digitale des relations clients / fournisseurs en apportant une solution « zéro papier » immédiatement accessible grâce à une connexion internet.

Autre avantage du WEBEDI, il facilite le passage à la facture dématérialisée. En effet, il suffit alors de mettre en place une piste d‘audit fiable ou une signature électronique certifiée lors de l’envoi de la facture électronique.

Les avantages du WEBEDI pour les entreprises

Les avantages mis en avant d’une solution WEBEDI pour les entreprises sont :

  • Pas d’investissement initial, une connexion internet et un navigateur suffissent,
  • Une prise en main rapide,
  • Une tarification simple et transparente, généralement moins de 30 € par mois,
  • Des fonctionnalités de traçabilité des échanges et d’archivage légal de documents.

L’un des avantages du WEBEDI, c’est que c’est un service dans le cloud, en conséquence :

  • Est disponible de partout, 24h/24 et 7j/7,
  • Est toujours à jour, c’est-à-dire une transparence totale lors de modifications ou d’évolutions des standards EDI utilisés. C’est le donneur d’ordre qui en est le maître d’œuvre,
  • Est toujours conforme aux réglementations en vigueur, comme pour les mises à jour technologiques, c’est le donneur d’ordre qui est en charge de la conformité légale,
  • Est indépendant et autonome vis-à-vis des logiciels de Gestion et de Comptabilité utilisés dans l’entreprise : l’entreprise change de version de logiciel ou de logiciel, il n’y a pas d’impacts sur le service EDI.

Dans quels cas opter pour une solution WEBEDI ?

Du fait qu’un WEBEDI n’est pas une solution EDI intégrée, en conséquence ne communique pas en direct avec les logiciels utilisés par l’entreprise. Un WEBEDI ne permet pas de bénéficier de tous les avantages que permet un EDI : automatismes des traitements, suppression de toutes les ressaisies, traitement de gros volumes.

Très souvent le WEBEDI est considéré comme la solution EDI des TPE et PME ayant peu de volumes EDI à traiter. Et pour lesquelles investir dans la mise en œuvre d’un EDI intégré n’est pas économiquement justifié.

Quelles sont les limites du WEBEDI ?

Malgré les nombreux avantages du WEBEDI, la solution comporte tout de même quelques limites. En effet les personnels des entreprises utilisent un WEBEDI ponctuellement dans la journée pour relever les messages reçus et envoyer des messages. Ces opérations sont effectuées par saisie directe, le plus souvent par export et import de fichiers texte ou CSV.

De fait, les limites d’un WEBEDI sont :

  • Le niveau d’intégration recherché avec le donneur d’ordre, s’il est nécessaire de communiquer en temps réel et à flux continu avec le donneur en temps réel, un WEBEDI n’est pas la solution ; c’est souvent le cas pour la sous-traitance industrielle, le transport et la logistique.
  • Des volumes de messages très importants pour lesquels des traitements en mode batch avec des imports et exports de fichiers n’est pas fiable.

Le WEBEDI un « service Cloud » pour tous ?

Un WEBEDI est une solution EDI dans le cloud. De ce fait opter pour un WEBEDI c’est bénéficier immédiatement des avantages du Cloud :

  • La maîtrise des budgets,
  • Un hébergement sécurisé,
  • Une adaptation en temps réel aux besoins de l’entreprise,
  • Une facilité pour un travail collaboratif, tout particulièrement quand le télétravail en entreprise se généralise.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs flux. En effet, la révolution de la mise en place du 1er WEBEDI (Labellisé par GALIA) par ses soins a été une avancée majeure pour tous les donneurs d’ordre et leurs partenaires commerciaux. Si le sujet vous intéresse n’hésitez pas à consulter l’article sur la mise en œuvre de l’EDI ou celui sur la norme EDIFACT.

Quelles différences entre EDI partagé et WEBEDI ?

EDI partagé ou Web EDI ? Voilà une question que les DSI se posent quand leurs partenaires leur demandent d’échanger en EDI. Parmi les solutions EDI proposées par les prestataires EDI, deux solutions sont assez proches : le WEBEDI et l’EDI SaaS. Leurs points communs, la facilité de mise en œuvre et l’hébergement mutualisé. Dans cet article nous allons voir quelles sont les différences dans leurs modèles mais également leurs avantages et inconvénients respectifs.

WEBEDI et EDI partagé deux modèles différents

EDI partagé ou EDI en SaaS ?

Un EDI partagé est un EDI SaaS, c’est-à-dire un EDI hébergé et mutualisé. De fait les fonctionnalités EDI, la traduction, le routage des messages, sont hébergés par le prestataire EDI et mutualisés entre plusieurs utilisateurs.

Un EDI partagé est un EDI intégré c’est-à-dire qu’il communique avec les logiciels métiers de l’entreprise (Gestion Commerciale, Comptabilité, TMS Transport Management System, WMS Warehouse Management System, ERP…).

Une mise en œuvre qui nécessite plusieurs éléments

Il faut tout d’abord de l’ingénierie informatique pour rendre communicants les logiciels avec la passerelle EDI. Dans un deuxième temps, il faudra penser aux paramétrages utilisateurs, et tout particulièrement la mise à jour des données. Ces données doivent être au format attendu et permettre les automatismes et les échanges : codification produit, code lieu fonction (GMN, Global Location Number), etc… ,

Ensuite, il faudra des contrats InterChange avec chaque partenaire EDI. En effet, le contrat InterChange précise les modalités de fonctionnement des échanges électroniques et les différents messages échangés entre les partenaires commerciaux.

Pour finir, il convient de réaliser des tests unitaires d’échanges électroniques de documents avec chaque partenaire EDI avant de passer en production.

Intégration de l’EDI

Les envois et réceptions des messages se pilotent au travers des différents logiciels communicants avec la passerelle EDI. Selon le niveau d’intégration de l’EDI le suivi des messages transmis (en attente, réceptionné, en erreur) est une fonctionnalité dans le logiciel métier ou bien l’extranet du prestataire EDI.

Le modèle de facturation est un abonnement. De même une tarification au volume en nombre de messages ou en poids est habituellement la norme.

Qu’est-ce que le WEB EDI ?

Un WEBEDI est un portail WEB, internet ou extranet.

Le WEBEDI est en fait le portail WEB d’une solution EDI hébergée ou sur site. Sur les pages WEB du portail les messages EDI sont affichés en clair. Des formulaires intelligents permettent la saisie et la modification des messages EDI (commandes ORDERS, avis de livraison DESADV, factures INVOICES)

Quelles sont les fonctions d’un WEB EDI ?

Les fonctions principales d’un WEBEDI sont :

  • La réception de messages EDI qui pourront manuellement être exportés en fichiers texte ou csv pour être intégrés dans des logiciels de gestion,
  • L’envoi de messages EDI soit saisis manuellement soit importés à partir de fichiers.

Selon les prestataires EDI les WEBEDI disposent de fonctionnalités de traçabilité des documents, d’archivage et aussi de factures dématérialisées.

WEBEDI et EDI partagé les avantages et les inconvénients de chaque solution EDI

« Choisir un EDI partagé, c’est mener un projet d’entreprise » Il faut ainsi peser le pour et le contre vis à vis de votre besoin et des évolutions futures de votre entreprise.

Les avantages d’un EDI partagé vs un WEBEDI

L’intégration au Système d’information de l’entreprise. Les logiciels communicants avec la passerelle EDI permettent :

  • D’automatiser les processus métiers en supprimant toutes les ressaisies et les manipulations de fichiers d’export et d’import,
  • D’échanger en temps réel et en flux continu avec les partenaires EDI,
  • De traiter des volumes importants de messages.

Les inconvénients de l’EDI partagé :

  • Un temps de mise en œuvre important,
  • Pour chaque nouveau partenaire EDI l’obligation d’effectuer les tests unitaires d’échanges électroniques,
  • Des mises à niveau lors de modifications de standards EDI, exemple l’ajout de segments dans un message,
  • Suivi des obligations réglementaires et légales, exemples : les mises à jour des mentions obligatoires sur les documents commerciaux et les factures,
  • Lors d’évolutions ou de changements de logiciels métiers dans l’entreprise, il est nécessaire de reprendre les connexions avec la passerelle EDI et de refaire des tests,
  • Un investissement initial qui va dépendre essentiellement du niveau d’intégration avec les logiciels métiers en production,
  • Un budget de fonctionnement plus élevé du fait de l’abonnement à un réseau VAN (Value Added Network) et du support auprès du prestataire EDI et des éditeurs de logiciels métiers.

« Choisir un WEBEDI, c’est souscrire un abonnement à un service »

Les avantages d’un WEBEDI vs un EDI partagé :

Un WEBEDI permet de disposer immédiatement d’une solution EDI opérationnelle. Le premier message EDI saisi sur le portail est en état d’être envoyé à son destinataire : le formulaire intelligent de saisie évite les erreurs, et la plateforme qui héberge les formulaires envoie directement les informations au service EDI pour la traduction et le routage vers le destinataire.

Les avantages du Web EDI :

  • La facilité de mise en œuvre qui ne nécessite pas d’ingénierie,
  • La simplicité d’utilisation, il s’agit de pages WEB,
  • La possibilité de répondre immédiatement à la demande d’un partenaire pour échanger électroniquement avec lui, un avantage concurrentiel important pour travailler avec la Grande Distribution,
  • Une solution accessible de partout, toujours à niveau tant pour les standards EDI utilisés que les réglementations,
  • Un accès à des fonctionnalités avancées (selon les prestataires) pour la gestion des messages et des documents électroniques : impression, dématérialisation fiscale, archivage légal, import, export, etc…
  • La possibilité d’évoluer facilement vers une solution EDI partagée quand les volumes échangés augmentent.

Les inconvénients du WEB EDI :

Les inconvénients sont l’absence de communication entre la passerelle EDI et les logiciels de Gestion type ERP de votre entreprise. Cela restreint votre accès à tous les avantages de l’EDI :

  • Suppression de toutes les ressaisies,
  • Automatisme des processus métiers,
  • Et lors de montée en charge des volumes de messages reçus et expédiés il sera alors nécessaire de migrer d’un WEBEDI vers un EDI partagé.

En conséquence le WEBEDI est une solution qui a de nombreux avantages. Notamment dans la souplesse et la rapidité de mise en œuvre et même le prix. Néanmoins, lorsque les volumes de messages augmentent il faudra anticiper une migration vers un EDI en SaaS, notamment pour faire face aux demandes des partenaires EDI.

Depuis plus de 30 ans, Tenor accompagne les entreprises dans la mise en œuvre de leurs EDI. Découvrez nos solutions EDI (WEBEDI / SAAS / ONPREMISE) ou contactez nos experts afin de calibrer votre projet EDI.

Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à découvrir cet article sur la norme EDIFACT ou encore sur les API dédiées à l’EDI.

Qu’est-ce que la norme EDIFACT ?

EDIFACT, la boite à outils de l’EDI.

La norme EDIFACT est faite pour sécuriser et accélérer leurs échanges commerciaux. En effet, les entreprises communiquent, échangent leurs documents commerciaux au format EDI avec les fournisseurs et sous-traitants de leur Supply-Chain. Il peut aussi s’agir de logisticiens, de distributeurs et de leur réseau BtoB. Les informations sont transférées directement du système informatique de l’entreprise (ERP, PGI) aux systèmes informatiques de leurs partenaires industriels et commerciaux (Gestion commerciale, Gestion de production, MES, TMS, WMS).

Pour que cette communication puisse fonctionner 24h/24, 7J/7, être efficiente il est nécessaire que les systèmes d’information de chaque entreprise communiquent entre eux selon des règles strictes et communes. C’est tout l’objet de la norme EDIFACT.

EDIFACT est un acronyme anglais signifiant : Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Traduit en Français par Échange de données informatisé pour l’administration, le commerce et le transport. Cette norme mise en place par les Nations Unies définie les règles d’interopérabilité des messages EDI en spécifiant les contenus et leur syntaxe.

https://fr.wikipedia.org/wiki/%C3%89change_de_donn%C3%A9es_informatis%C3%A9es_pour_l%27administration,_le_commerce_et_le_transport

Que représente la norme EDIFACT ?

Selon les filières d’activité, selon les zones régionales, différents standards EDI à partir de la norme EDIFACT ont été élaborés, publiés et adoptés en prenant en compte les particularités sectorielles de chacun : EDI Automobile en France et en Europe avec GALIA et ODETTE, EDI EANCOM pour l’EDI Grande Distribution avec GS1.

La norme EDIFACT une norme EDI

Une norme EDI définie des règles pour cadrer l‘information échangée : spécifier quelles informations, dans quel formatage et à quel endroit elles doivent être placées dans un message EDI. Ainsi, la transmission EDI entre entreprises devient entièrement automatisée.

Fin des années 1980, début des années 1990, le CEFACT-ONU, dont la mission principale est la facilitation du commerce international, a élaboré et publié la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).

La norme EDIFACT est un ensemble de règles de syntaxe qui définissent : une structure hiérarchique et répétitive du message EDI, une enveloppe identifiant l’expéditeur et le destinataire dans laquelle sont placés les messages. Et de plus la norme EDIFACT propose une bibliothèque de plus de 200 messages standards pour l’échange de documents commerciaux électroniques entre entreprises. Les plus connus étant les ORDERS, DESADV, INVOIC, HANMOV, PROCAT, etc…

Cette publication a été rapidement un succès : élaborée au niveau international, publiée et mise à jour régulièrement, adoptée par un très grand nombre des acteurs économiques dans l’industrie et le commerce, entreprises et organismes de normalisation.

La boite à outils des organismes sectoriels

De fait la norme EDIFACT est devenue la boite à outils de l’EDI des organismes sectoriels de normalisation tels GALIA, ODETTE, GS1, de toutes les organisations privées et publiques qui souhaitent mettre en place des échanges électroniques de leurs documents.  Ils se conforment aux règles de syntaxe de la norme EDIFACT et s’approprient les messages standards EDIFACT en les enrichissant selon leurs besoins spécifiques. GALIA et ODETTE ont migré l’EDI Automobile à la norme EDIFACT.

Le résultat a été de passer de normes propriétaires par zones régionales, par secteurs d’activité, à une norme commune à tous les secteurs d’activité, plébiscitée par les organismes sectoriels de normalisation et adoptée par une très grande majorité d’entreprises.

Les prestataires EDI, indépendants des services informatiques des grandes entreprises, ont ainsi contribué au déploiement rapide de l’EDI dans les petites et moyennes entreprises, leur ont permis de travailler avec les grands donneurs d’ordre. Les ERP, PGI des grandes entreprises ont pu facilement et directement lier des documents avec les Gestions Commerciales, TMS, WMS de leurs Supply-Chain et réseaux autres commerciaux. De même, les grandes entreprises ont ainsi accéléré l’intégration de nouveaux partenaires à leurs réseaux.

Une norme de base pour tous les secteurs d’activité

La force de la norme EDIFACT est son adaptabilité aux besoins spécifiques de toutes les branches d’activité. Elle est le standard le plus largement utilisé en France et en Europe :

  • L’EDI Automobile où les travaux de GALIA et ODETTE ont fortement contribué au succès de l’EDIFACT. Ainsi, elles couvrent l’ensemble des échanges entre constructeurs, équipementiers et logisticiens.
  • La norme EDIFACT est aussi la base des standards EANCOM qui définissent l’EDI Grande Distribution. Il s’agit d’échanges dans le monde de la grande distribution : commerces, industriels, transporteurs.
  • La plupart des normes EDI sectorielles ont migré à la norme EDIFACT : secteur Agricole, secteur Public, … en l’enrichissant de leurs particularités.

L’EDI EDIFACT a contribué à la dématérialisation des documents commerciaux et à l’interopérabilité des systèmes d’information.

Quel futur pour la norme d’échange de données ?

Aujourd’hui, le langage XML devient la nouvelle référence pour structurer et échanger de l’information. En effet, il est mieux adapté pour interagir avec les nouvelles technologies émergentes de la Supply-Chain : Internet des Objets et Intelligence Artificielle.

Il est aussi plus utilisé que la norme EDIFACT dans certaines régions du monde (Pacifique, Asie) et se pose en concurrence d’EDIFACT dans l’échange de documents commerciaux.

Une migration de la norme EDIFACT vers XML ?

Pour le moment la norme EDIFACT est toujours d’actualité :

  • La norme EDIFACT est régulièrement mise à jour pour prendre de nouveaux besoins fonctionnels et intègre ainsi régulièrement de nouvelles informations et de nouvelles spécificités sectorielles.
  • Et aussi le secteur Automobile et la grande Distribution ont réalisé d’importants investissements dans l’EDI à la norme EDIFACT à la grande satisfaction de tous les acteurs de leur filière respective. Investissements productifs donnant toute satisfaction d’utilisation et qu’ils souhaitent pérenniser dans le temps.

Les normes EDI EDIFACT et XML cohabitent : EDIFACT reste la norme de la dématérialisation des documents commerciaux dans les échanges interentreprises. Néanmoins, pour de nouveaux projets intégrant de nouvelles technologies avec de nouveaux partenaires on choisit souvent le format XML.

Depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne pour la mise en place de la Norme EDIFACT dans vos échanges de donnée informatisés. Découvrez cet article sur l’EDI pour approfondir le sujet ou bien celui sur les types de fichiers EDI. De même, prenez contact avec nos expert EDI pour identifier votre besoin.


L’EDI grande distribution un outil indispensable pour le secteur

L’EDI grande distribution a été l’une des avancées majeures du secteur de la grande distribution. En effet, les entreprise du secteur sont des pionniers en terme d’EDI (échanges de données informatisés). En effet, depuis plus de 30 ans, on y remplace les documents papier par les échanges électroniques pour maîtriser les coûts et rationaliser la chaîne d’approvisionnement.

Découvrez comment le secteur de l’industrie utilise l’échange de données informatisé et quels sont ses challenges de demain.

Les particularités du secteur de la grande distribution

Les contraintes du secteur de la grande distribution

Les grandes surfaces et les grandes surfaces spécialisées ont une structure de supply chain unique. De fait, la gestion des stocks et la rapidité des ventes sont autant de points importants. De même, la gestion d’une multitude de références, le volume des transactions, l’importance de la disponibilité en magasin, la gestion de la demande incertaine et l’obligation de traçabilité des produits alimentaires et des marchandises périssables. Tous ces éléments sont autant de contraintes nécessitant efficacité et flexibilité dans le processus métiers et l’EDI grande distribution.

Dans la grande distribution, le moindre retard ou accroc dans la chaîne d’approvisionnement affecte directement le niveau de service auprès du client final.

Un secteur pionnier dans l’EDI

Ce secteur a été l’un des premiers à automatiser les échanges de documents, commandes et factures clients, parfois par le biais de centrales d’achats. Celles-ci ont favorisé l’émergence de l’EDI grande distribution.

Par la suite, l’automatisation de la réception des avis d’expédition électroniques a été la solution pour désengorger les quais de réception des entrepôts suite à l’augmentation de la fréquence des livraisons.

La généralisation des flux EDI grande distribution a permis de gagner du temps et de mieux connaître l’état des stocks. En conséquence, la réactivité de l’entreprise face aux imprévus s’est grandement améliorée.

Pour que l’ensemble des échanges commerciaux fonctionne parfaitement, l’un des enjeux importants de ce secteur d’activité est la synchronisation globale des données, appelée GDS (global data synchronisation).

Chaque fournisseur doit fournir un fichier référence de ses marchandises avec toutes les informations sur les produits, les codifications, les autorisations, les prix et les promotions.

Les scénarios EDI grande distribution utilisés dans le secteur

Un scénario EDI classique

Le scénario EDI classique entre la grande distribution et ses fournisseurs est l’envoi des bons de commande (ORDERS EDIFACT) et la réception des bons de livraison (DESADV EDIFACT) et factures (INVOIC EDIFACT) correspondants.

En Europe, la norme EDIFACT est la plus généralement utilisée dans les industries. GS1 a pour mission de gérer la mise en œuvre globale des codes-barres dans les messages standardisés.

Dans le cas du cross-docking, le fournisseur doit livrer à un seul entrepôt des produits regroupés en lots distincts et destinés à des lieux finaux différents. On utilise alors des commandes et avis d’expéditions allotis.

NOTA BENE : les commandes alloties sont aussi adressées par voie électronique dans le format EDI ORDERS (et DESADV pour les avis d’expédition correspondants).

Le message DESADV est le message clé pour la traçabilité alimentaire. Il permet de rapprocher chaque palette des numéros de lots et des dates limites de consommation.

NOTA BENE : concernant la facturation électronique, la dématérialisation fiscale, possible grâce à un système informatique adapté, est largement répandue dans ce secteur. En effet, elle répond aux besoins de traitement et d’archivage de gros volumes de documents, à moindre coût.

Focus sur la gestion partagée des approvisionnements en EDI grande distribution

La GPA (gestion partagée des approvisionnements) est une forme d’organisation dans laquelle les prestataires logistiques s’occupent conjointement de la gestion des approvisionnements.

La GPA permet une approche collaborative de la gestion de la chaîne logistique avec une diminution des niveaux de stocks, des délais d’approvisionnement et du coût total de la supply chain. 

On trouve deux variantes à la GPA :

  • le VMI (Vendor Managed Inventory) : le fabricant assure seul la responsabilité du réapprovisionnement en fonction des données de ventes qui lui sont transmises. C’est le mode d’approvisionnement principal dans le secteur particulier du retail ;
  • le CMI (Co-Managed Inventory) : le fournisseur propose au distributeur un réapprovisionnement suivant des règles préalablement établies, mais l’approbation du distributeur est obligatoire avant toute livraison.

NOTA BENE : les messages EDI utilisés en GPA sont les inventaires de stock (INVRPT) et données de vente (SLSRPT). Le fournisseur propose ensuite un approvisionnement via une ORDER proposition et reçoit en retour une ORDER confirmation.

Quel avenir pour l’EDI grande distribution ?

Evolution des habitudes des consomateurs

Recul des hypermarchés, développement du e-commerce, explosion des drives et des magasins de proximité, livraison à domicile, crises sanitaires, gaspillage alimentaire, demande de transparence… Les enseignes sont constamment contraintes de se réinventer, notamment côté web.

Pour faire face à ces nouveaux défis, il est important de disposer, au moment où l’on en a besoin, d’informations complètes, fiables et à jour concernant les produits.

Côté solution EDI grande distribution, cela signifie enrichir les informations des produits de grande consommation et les rendre plus qualitatives.

Mise en place d’une supply chain fiable, performante et réactive

Dans toutes les mutations qui les attendent, les entreprises de la grande distribution devront aussi pouvoir s’appuyer sur une supply chain fiable et flexible. Ceci va naturellement vers la mise en place de protocoles de communication et des partenariats plus étroits entre fournisseurs et distributeurs.

Récupérer automatiquement les états de stocks des fournisseurs et communiquer avec eux via internet et des solutions Web sont des pistes d’évolutions futures.

L’EDI est majoritairement utilisé par les acteurs du secteur et s’approche de son degré maximal de maturité. Face à la complexité accrue des chaînes logistiques et au besoin d’une transmission de données en temps réel, l’heure est peut-être venue de franchir un nouveau cap et de se tourner vers un domaine plein de promesses : la blockchain.

L’objectif des acteurs de la grande distribution et de leurs fournisseurs est de fournir aux clients finaux le bon produit, au bon endroit, au bon moment et au bon prix. Cela ne serait pas possible sans des échanges B2B informatisés et efficaces, qui sont aussi la clé pour répondre aux défis du futur.

Expert de l’EDI dans le marché de l’automobile, Tenor est aussi un acteur majeur de l’EDI grande distribution. Si le sujet vous intéresse consultez cet excellent article sur l’EDI logistique et la Supply Chain. De même contactez nos équipes pour calibrer votre projet.


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Supplier EDI Onboarding ou comment embarquer l’ensemble de vos fournisseurs en EDI ?

Entamer une démarche de Supplier EDI Onboarding (déploiement EDI fournisseurs) est un atout stratégique pour vos échanges commerciaux. En effet, le fait d’échanger des données de manière informatisée via des documents dématérialisés, comme des factures numériques par exemple, comporte un avantage considérable pour votre entreprise. Votre gestion commerciale est facilitée grâce à des solutions logicielles innovantes. C’est le cas, par exemple pour la dématérialisation des factures.

Entrer dans une démarche Supplier EDI Onboarding ne se résume pas à un choix technique de solution EDI. Voici quelques pistes pour transformer cette démarche en une vraie success story.

Les enjeux d’un déploiement réussi

Mettez en place de flux EDI fournisseurs

Mettre en place les flux EDI fournisseur, c’est bien. Mais déployer les échanges électroniques avec l’ensemble de vos fournisseurs, petits et grands, et automatiser 100% des échanges de documents du processus purchase-to-pay, voilà un moyen significatif de gagner du temps et de réduire les coûts dans votre entreprise.

Pour bénéficier des gains de l’EDI achat, il faut viser le déploiement de tous les fournisseurs : c’est le processus « Déploiement EDI fournisseurs » ou Supplier EDI Onboarding .

Augmentez les bénéfices de l’EDI en systématisant le déploiement EDI fournisseurs

L’Echange de Données Informatisé maximise ses bénéfices lorsque le nombre de transactions et de messages entre interlocuteurs augmente. Plus le nombre de messages échangés et de partenaires est important, plus les avantages sont significatifs pour votre entreprise.                             

Les avantages sont d’autant plus importants que les transactions sont nombreuses et que les messages déployés sont pertinents pour votre entreprise. 

Conseil : pensez à l’ensemble des documents papier échangés avec vos fournisseurs, de l’envoi des bons de commande à la réception des bons de livraison et des factures électroniques, voire même à la dématérialisation fiscale.

Rationalisez les phases de déploiement

La phase de déploiement doit être simple, efficace et rapide pour économiser les efforts auprès de vos équipes et trouver rapidement la rentabilité attendue.

La vitesse d’intégration des fournisseurs est le facteur important de la réussite de votre projet.

Une fois votre plateforme EDI prête, les étapes suivantes doivent être systématiques avec chaque fournisseur : plan de communication, enregistrement et connexions, tests de conformité, certification pour chaque scénario, phase de double flux (papier et voie électronique) et enfin phase de production.

Il est important de choisir des outils qui permettent un suivi efficace et le paramétrage simple de chaque fournisseur au cours du déploiement.

Conseil : l’accompagnement de votre service Achat est indispensable pour la réussite de ce projet d’entreprise.

Les clés du succès du Supplier EDI Onboarding

Voici quelques idées pour transformer votre déploiement EDI fournisseur en véritable onboarding.

Les guidelines EDI

Construisez votre cahier des charges EDI. Diffusé à vos fournisseurs en amont du déploiement, il évitera les incompréhensions et simplifiera les phases de test.

Il peut être constitué d’un contrat d’interchange, document contenant les types de message utilisés, la fréquence, les protocoles de communication possibles, les identifiants, les procédures de back-up.

Vos guidelines EDI doivent décrire par message le format standard choisi, le format EDI attendu ainsi que les données obligatoires pour votre système d’information.

Conseil : faites apparaître les différents scénarios fonctionnels et la syntaxe EDI correspondante dans vos spécifications.

Les plans de communication de votre Supplier EDI Onboarding

La communication est une étape majeure pour réussir votre onboarding. Elle mérite une préparation soignée pour expliquer à vos fournisseurs les bénéfices qu’ils pourront eux-mêmes retirer de la mise en place de l’échange électronique des données, et ce que vous attendez d’eux. Dans le cadre de votre projet de déploiement EDI fournisseurs (Supplier EDI Onboarding).

Le plan de communication doit être adapté aux différentes vagues de déploiement.  Après avoir évalué le potentiel fournisseur global, regroupez les fournisseurs par chiffre d’affaire et volume de transaction et privilégiez d’abord les fournisseurs stratégiques.

Conseil : communiquez plusieurs fois, au fur et à mesure de l’avancement du déploiement.

Les plateformes d’autotest

En fonction du nombre de fournisseurs impliqués, il peut être pertinent de prévoir la mise en place de plateformes d’autotest comme celles d’Amazon ou de Wolkwagen. Ces plateformes de certification permettent aux fournisseurs de tester eux-mêmes la réception et la syntaxe du message EDI.  

Un rapport d’erreur est automatiquement généré si la syntaxe est incorrecte, permettant ainsi à l’émetteur du message d’apporter les corrections nécessaires sans solliciter l’équipe de déploiement côté client. Grace à ce système de vérification, l’intégration est assurée avant le feu vert pour passage en production.

Conseil : préparez quelques messages de test (un par scénario fonctionnel) qui permettront à vos fournisseurs d’optimiser leur phase de certification.

Proposer une alternative en Web EDI

Votre objectif est d’automatiser le traitement de toutes les transactions de vos fournisseurs en EDI. Cependant, certains ne sont pas équipés en EDI, notamment les petites entreprises. En leur offrant la possibilité de consulter ou de saisir leurs documents commerciaux via une solution logicielle, sur un portail web, vous bénéficiez de l’automatisation des échanges avec votre système informatique via internet, et cela quel que soit le fournisseur.

Conseil : grâce à un web EDI, intégrez immédiatement l’ensemble des documents dans votre ERP. L’apport est immédiat pour vos utilisateurs et le déploiement EDI peut continuer indépendamment.

Une équipe onboarding dédiée

Pour assurer le succès du déploiement, une équipe dédiée doit assurer le suivi des fournisseurs et garantir que les exigences soient respectées. Ce rôle peut être assuré au sein de votre entreprise ou délégué auprès de votre prestataire EDI.

Conseil : économisez du temps et des efforts en confiant vote Supplier EDI Onboarding (Déploiement EDI fournisseurs) à un partenaire qui facilitera le processus et garantira le respect des délais.

Les entreprises parient sur les flux B2B pour gagner en efficacité, compétitivité et réduire les coûts dans la chaîne d’approvisionnement. Pour réussir et avoir tous les gains de l’EDI, la méthode de déploiement est importante : agilité, efficacité et rapidité en sont les piliers.

Tenor accompagne ses clients depuis plus de 30 ans dans le déploiement de leurs EDI fournisseur à l’instar de son service EQP qui assure la validation, et l’homologation des fournisseurs. Contactez nos experts pour lancer votre projet de Supplier EDI Onboarding.


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Les différents types de fichiers EDI

Les fichiers EDI sont la base de vos échanges commerciaux. En amont ou en aval de la plateforme EDI, l’envoi de fichiers est le principe de base de l’Échange de Données Informatisé. La dématérialisation de vos données est un moyen très efficace pour simplifier vos tâches administratives.

Des fichiers plats tout simples aux fichiers structurés normés, il existe une multitude de formats électroniques pour échanger vos documents commerciaux. Faisons le tour des principaux d’entre eux.

Fichiers EDI, les formats simples : les fichiers plats

Qu’est-ce qu’un fichier plat?

Les fichiers plats (de l’anglais flat file) représentent le format le plus universel des fichiers EDI pour échanger des données.

Ce type de fichier EDI contient plusieurs enregistrements. Les lignes d’entête sont dédiées aux informations du document entier. Les lignes de détail au détail du document commercial, comme les lignes des factures ou des commandes.

La définition du caractère de fin de ligne est différente selon les systèmes d’exploitation Unix ou Windows.

Conseil : pour la bonne reconnaissance des fichiers entre des systèmes d’exploitation différents, pensez à effectuer une conversion lors du transfert du fichier.

Les fichiers plats variables

On parle de fichier plat à taille variable (ffv) lorsque les données sont séparées les unes des autres par un caractère particulier comme le point-virgule, la ligne verticale (|) ou la tabulation. Le format CSV en est l’exemple le plus connu.

Le document de spécification d’un fichier plat à taille variable décrit chaque type de ligne, avec la séquence des champs de données, leur type numérique (ou alphanumérique) ainsi qu’avec le contenu.

Conseil : attention à ne pas confondre fichier de type CSV et tableur Excel (.xls). Ce dernier est un format propriétaire qui n’est pas un fichier plat. Il est difficilement interprétable par une plateforme EDI.

Le fichier plat fixe

Lorsque chaque champ a un nombre de caractères prédéterminé, il n’est pas nécessaire de séparer les données par un caractère séparateur. On parle alors de fichier plat fixe (ou pf). C’est le cas d’un des deux formats possibles des iDocs du progiciel SAP.

Un fichier plat fixe doit être accompagné d’une description complète contenant la position, la longueur, le type (numérique ou alphanumérique) ainsi que le contenu de chaque champ de données.

Conseil : veillez à ne pas utiliser le caractère séparateur dans les données d’un fichier plat à taille variable. Par exemple une virgule placée dans un champ adresse serait interprétée comme un séparateur et décalerait toute la lecture du fichier.

L’intérêt des fichiers plats est leur facilité d’importation ou d’exportation, mais ils sont aussi souvent de petite taille, et allègent les volumes des transactions informatisées. On les utilise surtout à l’entrée ou à la sortie du système d’information.

Les fichiers d’interfaces des logiciels ERP comme SAP, CEGID ou SAGE sont des fichiers plats.

Les fichiers EDI structurés normés

Un des formats qui vient à l’esprit lorsque l’on parle de flux EDI est l’XML : les données sont présentées à l’aide de balises et de règles que l’on peut personnaliser.

Les balises XML structurent de manière hiérarchisée les données d’un fichier.

.Le XML est relativement simple et mais aussi extensible et configurable afin que n’importe quel type de données puisse être décrit. Certaines organisations ont proposées des standards :

Factur-X est un nouveau standard de facture électronique basé sur un fichier PDF lisible attaché à un fichier sous format XML.

Conseil : prenez garde à la taille des fichiers XML, qui peut rapidement être beaucoup plus importante qu’un fichier EDI comparable. 

Mais comment ne pas évoquer les normes EDI lorsque l’on parle d’échanges électroniques ?

Les différentes normes et standards EDI

En effet, ces normes EDI permettent d’échanger des documents dans un langage commun standardisé et assurent ainsi l’interopérabilité.

Un document EDI contient des éléments de données et des codes descriptifs écrits sous formes de segments. Le tout est groupé dans des enveloppes. L’ensemble est mis en forme selon des règles de syntaxe et de vocabulaire de la norme EDI choisie.

Les normes EDI ont été conçues pour bien prendre en compte les besoins de chaque branche d’activité.

La norme UN/EDIFACT

La norme UN/EDIFACT est largement utilisée en Europe et couvre une large gamme de messages standardisés pour l’échange de documents commerciaux dans de nombreux secteurs comme le retail ou l’industrie.

L’EANCOM est un sous ensemble de l’EDIFACT et GS1 est l’organisme de standardisation.

Les messages EDIFACT les plus utilisés sont l’ORDERS (commande), DESADV (avis d’expédition) et l’INVOIC (la facture).

Quant est-il de l’ANSI?

Le standard ANSI ASC X12, lui, est essentiellement utilisé aux Etats-Unis et Canada.

En ANSI X12, on retrouve le message 850 pour les bons de commande, le message 856 pour les bons de livraison et le message 810 pour les factures électroniques.

A propos du standard ODETTE

Par ailleurs, le standard ODETTE (messages DELINS, CALDEL, AVIEXP ou INVOIC) avait été développés pour améliorer les échanges entre partenaires du secteur automobile. En Europe il a été progressivement remplacé par la norme UN/EDIFACT (messages DELFOR, DELJIT, DESADV ou INVOIC).

Dans l’industrie automobile européenne, l’organisation ODETTE et les associations nationales (GALIA, VDA, ODETTE SWEDEN, …) proposent des recommandations EDI s’appuyant sur les standards ou la norme UN/EDIFACT.

  • Le message de livraison en flux tendus DELJIT, équivalent au message ODETTE CALDEL et 830 en ANSI X12.
  • Le message de prévision de livraison DELFOR, équivalent au message ODETTE DELINS et 862 en ANSI X12.

GALIA, l’organisme de normalisation du secteur automobile.

Parmi les normes EDI, il y a aussi le SWIFT (secteur bancaire), le TRADACOMS (spécifique Royaume-Uni) et le VDA (format standard particulier à l’industrie automobile allemande).

Fichiers plats, XML, EDI… vous savez, à présent, tout sur les différents types de fichiers possibles pour échanger des informations électroniquement. C’est pratique, aussi bien pour l’automatisation de vos factures (dématérialisation de factures), la traçabilité des documents envoyés par voie électronique, et pour la gestion de votre flux de données.

Reste à déterminer le format adéquat en entrée et en sortie de la solution EDI, en fonction de la technologie que vous utilisez mais aussi des usages de votre secteur d’activité.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne ses clients et partenaires dans la mise en place de fichiers EDI. Dans la même thématique, découvrez aussi cet excellent article sur la piste d’audit fiable en dématérialisation de factures. Vous pouvez aussi consulter cette page sur les services EDI proposés par Tenor. De même, et pour répondre à toutes vos questions n’hésitez pas à contacter nos experts.


API : une forme d’EDI en service web

L’EDI en service web est idéal pour faire communiquer des applications entre elles. Bien souvent, en tant que développeur web, on se pose la question d’utiliser des flux EDI standards ou bien des services web dédiés. Les deux approches se complètent bien. Ce petit tour d’horizon va vous aider à y voir plus clair afin d’effectuer le meilleur choix. Vous aurez également l’occasion de visualiser comment les implémenter concrètement pour votre site web, et générer, de cette manière, une meilleure expérience pour vos clients.

Qu’est-ce qu’une API et un service web ?

Qu’est-ce qu’une API?

Une API (Application Programming Interface) est une interface par laquelle un logiciel offre des services à d’autres logiciels. Elle permet l’appel de fonctions internes à une application pour qu’un programme puisse interagir et échanger avec un autre.

Lorsque cette action implique l’envoi de données par un réseau, les services web entrent en jeu.

Tous les services web sont des API mais toutes les API ne sont pas des services web.

Qu’est-ce qu’un service Web?

Un web service, ou service web en français, est un programme informatique qui permet la communication et l’échange de données entre des applications distantes, à travers Internet.

Ainsi les applications peuvent dialoguer et appeler des fonctions à distance, indépendamment des plateformes et des langages sur lesquels elles reposent.

Ce type de communication se base sur le principe standard des demandes et des réponses. Il s’effectue avec des messages au format XML principalement. HTTP est le protocole de communication le plus souvent utilisé.

Les services web peuvent être de trois types : SOAP (Simple Object Access Protocol), REST (Representational State Transfer) ou XML-RPC.

Astuce : l’utilisation du protocole http permet de s’affranchir des réseaux spécialisés payants.

Quand utiliser votre EDI en service web ?

L’EDI demeure le moyen le plus robuste et fiable pour échanger des données en masse entre des systèmes d’information différents. Avec les standards, on bénéficie d’un large choix de documents commerciaux déjà définis, en particulier dans les processus Order-to-cash, Purchase-to-pay et tout au long du cycle de la Supply Chain.

Pour les entreprises travaillant avec plusieurs prestataires logistiques, le déploiement des standards EDI évite le développement d’autant de services web que de portails distants.

En fonction de votre système d’information et des volumes d’échanges

Toutefois, en fonction des volumes de données et de la disparité des systèmes impliqués, votre architecture idéale fera sans doute appel à l’Échange de Données Informatisé complété par des services web.

Certains donneurs d’ordre ne laissent pas le choix en mettant en place des portails accessibles uniquement via leurs API.

A noter : des ERP comme CEGID ou MS Dynamics disposent nativement d’API pour échanger des données avec des logiciels externes.

Les services web donnent la possibilité d’effectuer des interactions globales. Ils apportent les fonctionnalités d’un portail et l’accès à de nouveaux types de transactions, souvent plus orientées utilisateurs.

Optimisez votre entrepôt (WMS) et votre transport (TMS) en ouvrant votre ERP vers l’extérieur et visualisez ce qui se passe. Vous pouvez consulter toutes les informations en temps réel. 

Les connexions via API se font en temps réel, sans plateforme intermédiaire : la visibilité sur les données est instantanée.

EDI en service web pour gérer les exceptions

Avec l’utilisation d’une API web, vous voudrez peut-être pouvoir gérer des exceptions avec vos clients, ce qu’il est difficile de configurer en EDI. Vous pouvez aussi afficher les informations de suivi d’expédition, rendues accessibles par votre prestataire logistique via son application web. Vous avez même la possibilité de récupérer les données du portail d’un fournisseur pour créer et alimenter des statistiques de niveau de service.

Conseil : l’utilisation des API d’un portail peut nécessiter de faire évoluer ses développements avec le cycle de vie du portail. Renseignez-vous auprès de votre partenaire sur les évolutions prévues à court ou moyen terme.

Exemple d’utilisation avec la plateforme Chorus

Chorus PRO est le portail public de l’Etat sur lequel transiteront progressivement l’ensemble des factures électroniques à destination du service public. Il s’agit là d’un portail mutualisé, pour tous les fournisseurs et toutes les administrations publiques.

L’objectif de l’Etat est de dématérialiser 100% des factures qui lui sont adressées selon un échéancier qui a démarré le premier janvier 2017 et qui s’est achevé le premier janvier 2020.

En EDI classique

En mode EDI classique, les fournisseurs de la sphère publique adressent les factures dématérialisées sous forme de fichiers normalisés, et reçoivent en retour un accusé émis par Chorus.

En web service

Par service web, vous obtenez en sus des informations concernant le suivi de la facture : il est possible de retrouver des factures selon une recherche multicritères, de récupérer la visualisation PDF générée par Chorus Pro et l’historique de traitement.

L’API de Chorus Pro permet une remontée d’informations plus complète vers votre outil de facturation, pour un meilleur suivi par vos utilisateurs. Les entreprises cherchent à apporter davantage de services à leurs clients. Dans ce contexte qui tend vers des écosystèmes informatiques de plus en plus ouverts et interopérables, les services web sont certainement le meilleur moyen de connecter deux applications.

Depuis plus de 30 ans Tenor vous accompagne dans la dématérialisation de vos factures et dans la mise en place de vos EDI en SaaS, en WebEDI ou même OnPremise. Parcourez sur cette page toutes nos solutions EDI. Re-découvrez aussi cet excellent article sur l’automatisation des factures pour Chorus Pro ou encore celui-ci sur le piste d’audit fiable. De même, n’hésitez pas à nous contacter afin de valider la faisabilité de votre projet.


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