Étiquette : Facture électronique

A compter de juillet 2024, la France bascule dans un modèle de facturation type Clearance avec un Contrôle Transactionnel Continu. Pour la mise en œuvre des nouvelles obligations d’e-invoicing et d’e-reporting, l’administration a opté pour un schéma en Y dans lequel le Portail Public de Facturation reprend les fonctions du portail Chorus Pro. Ainsi, il joue un rôle pivot entre l’administration fiscale et les entreprises.

Dans cet article, découvrez le Portail Public de Facturation (PPF), acteur public de la mise en œuvre de la réforme de la facturation interentreprises, son rôle de tiers de confiance public et ses interactions avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Le Portail Public de Facturation, tiers de confiance entre les entreprises et l’administration

Le Portail Public de Facturation est l’acteur principal du dispositif en Y mis en place par l’administration fiscale. Le PPF reprend l’ensemble des fonctionnalités de Chorus Pro pour la facturation à la sphère publique (BtoG, Business to Government) et permet en plus :

• A toutes les entreprises de disposer d’un service d’émission et de réception de factures électroniques en BtoG et en BtoB ;
• L’acheminement de toutes les factures émises, à leur destinataire ;
• Le transfert de toutes les données issues des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting auxquelles sont soumises les entreprises, aux services de l’administration fiscale.

Plateforme par défaut pour la transmission et la réception des factures électroniques BtoB et BtoG

Le Portail Public de Facturation propose à tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures électroniques un service gratuit disponible en mode portail, service (API) et EDI. Ci-dessous les différents rôles du PPF.

Pour les émetteurs de factures

• Envoyer des factures :
  • En mode portail, l’émetteur crée directement sa facture dans son espace où il télécharge un PDF contenant les données de la facture,
  • En mode service ou EDI, le Système d’Information de l’émetteur communique et échange directement avec le portail pour le dépôt de factures dans les formats acceptés (Factur-X, UBL, CII)
• Suivre le cycle de vie des factures émises.

Pour les récepteurs de factures

• Être informé de la réception des factures,
• Consulter et télécharger les factures reçues :
  • En mode portail, le récepteur consulte et télécharge les factures à partir de son espace,
  • En mode service ou EDI, les factures reçues sont intégrées dans le Système d’Information du récepteur,
• Mettre à jour les statuts de traitement des factures reçues.

Pour tous, émetteurs et récepteurs

• Transmettre à l’administration fiscale toutes les données au titre des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting.

Gestion de l’annuaire central d’identification des entreprises au sein du Portail Public de Facturation

Le PPF tient à jour un annuaire des assujettis à l’obligation de facturer électroniquement.

L’annuaire PPF a deux fonctions :

• A destination des entreprises, afin qu’elles puissent adresser les factures et leur statut de cycle de vie au bon destinataire,
• A destination des Plateformes de Dématérialisation Partenaires, afin qu’elles puissent router les factures électroniques en direction de la Plateforme de Dématérialisation du destinataire.

Toutes les entreprises sont inscrites par défaut dans l’annuaire, sur une seule ligne, mentionnant leur SIREN et le Portail Public de Facturation. Cela leur permet de recevoir leurs factures sur le PPF.

Ces entreprises peuvent demander une mise à jour de l’annuaire en indiquant leur PDP pour disposer de plusieurs adresses de réception selon un certain niveau de maillage :

• SIREN, SIRET pour leurs différents établissements ;
• Code routage (GLN par exemple) pour leurs différents services.

L’annuaire est une base de données fiables permettant de garantir le bon acheminement des factures électroniques à leur destinataire. Les émetteurs de factures doivent consulter l’annuaire à chaque nouvelle facture émise. Quant à eux, les récepteurs de factures doivent veiller à être à jour dans l’annuaire.

Concentrateur des flux de données en direction de la DGFIP

Enfin, la dernière fonction attribuée au Portail Public de Facturation est la concentration des données d’e-invoicing et d’e-reporting issues des factures et des déclarations des entreprises.

Le Portail Public reçoit les données directement des entreprises ou par l’intermédiaire de leur Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Toutes les données reçues par le PPF sont contrôlées puis transmises aux services informatiques de la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques.

Les interactions entre le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les Plateformes Privées interagissent de façon régulière avec le Portail Public pour envoyer des données, interroger l’annuaire et le mettre à jour.

Ces échanges d’informations entre PDP et PPF s’effectuent soit par mode service ou API, soit par mode EDI avec un protocole SFTP (Secure File Transfert Protocol), AS2 ou AS4.

Les flux « e-invoicing »

Il s’agit de flux de transmission de données obligatoires de la facture de la PDP vers le PPF. Après contrôle, ces flux sont transmis à l’administration fiscale.

Les flux « e-reporting »

Il s’agit de flux de déclaration de données : transmission des données de factures BtoB à l’international, transmission des données des transactions BtoC et transmission des données de paiement en BtoB et BtoC.

Les flux « cycle de vie »

Dans le cadre de l’e-invoicing, le flux de cycle de vie permet d’informer l’émetteur de la facture de l’évolution de son traitement.

Dans le cadre de l’e-reporting, il permet d’informer des données relatives aux paiements des factures BtoB (domestiques et internationales) et BtoC. Seuls les flux cycle de vie relatifs aux statuts obligatoires sont transmis à l’administration fiscale par le Portail Public.

Les flux « annuaire »

Il peut s’agir de :

• Flux de demande de consultation par un vendeur ou un émetteur de factures ;
• Flux de demande de mise à jour par un acheteur ou destinataire de factures.

Obligation dématérialisation : le passage à la facture dématérialisée (e-facture) pour tous c’est maintenant !

Le calendrier d’application de la réforme précise que :

• L’obligation de facturer par voie électronique s’applique progressivement :
  • Au 1^er juillet 2024 aux grandes entreprises,
  • Au 1^er janvier 2025 aux ETI,
  • Au 1^er janvier 2026 à toutes les entreprises,
• L’obligation de recevoir des factures par voie électronique concerne toutes les entreprises au 1^er juillet 2024.

Pour envisager sereinement le passage à la facture électronique pour tous, toutes les entreprises doivent se préparer, dès aujourd’hui, à recevoir leurs factures par voie électronique.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Données obligatoires concernant l’e-invoicing

Dans le cadre de l’e-invoicing, 32 données de facture doivent être transmises à l’administration du 24 au 1^er juillet 2024, auxquelles 8 s’ajoutent au 1^er janvier 2026.

Données obligatoires concernant l’e-reporting

Les données obligatoires attendues dans le cadre de l’e-reporting diffèrent selon l’origine : transactions BtoB internationales, transactions BtoC ou paiements des transactions BtoB et BtoC.

• Les transactions BtoB internationales

Les données à transmettre sont identiques à celles de l’e-invoicing à l’exclusion du SIREN, remplacé par le n° de TVA intracommunautaire ou tout autre numéro d’immatriculation étranger.

• Les transactions BtoC

Il s’agit des opérations effectuées avec un particulier ou une personne morale non assujettie à la TVA : ventes au détail, livraisons de biens et services imposables en France, ventes à distance de biens en France et au sein de l’UE ou fournitures de biens et services à des particuliers hors UE.

• Les données de paiements

Les données de paiement sont transmises par l’émetteur de la facture. Il s’agit de transmettre pour chaque paiement reçu : la période de référence, le montant encaissé réparti par taux de TVA, la date d’encaissement et les numéros de factures.

Statuts de cycle de vie

* Oblig. : obligatoire
^** Reco. : recommandé

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Avec la legge di bilancio 2018, la dématérialisation de factures en Italie devient obligatoire à partir du 1^er janvier 2019 en Italie. Le décret législatif 127 du 5 Aout 2015 impose la facturation électronique à l’ensemble de l’économie. En effet tant les entreprises qui facturent au gouvernement Italien que celles qui émettent des factures en B2B doivent désormais dématérialiser leur Invoices. Comment utiliser le Sistema di Interscambio avec l’Italie et adapter son mode de facturation pour une entreprise européenne ? Quels sont les points clefs à connaitre?

Les moments clefs de la norme de dématérialisation de factures en Italie ?

• Au 1^er juillet 2018 : Obligation de dématérialisation des factures fiscales en Italie pour les fournisseurs des administrations.
• Au 1^er janvier 2019 : Obligation de dématérialisation des factures Italie, pour toutes les entreprises en BtoB ou BtoC.

Quelles sont les spécifications techniques ?

• Utilisation du format XML pour la démat des factures en Italie « Fattura-PA »
• Utilisation de la plateforme Sistema di Interscambio plus communément appelé SDI.
• Dans le cadre du BtoG il est impératif de signer électroniquement les factures fiscales dématérialisées.

Comment réaliser la dématérialisation de factures en Italie ?

A l’image de Chorus Pro en France, les entreprises et les administrations ont deux solutions pour émettre leurs factures en Italie.

• Une saisie manuelle des factures sur le portail SDI. L’émetteur doit se connecter au portail et saisir directement les informations fiscales de son entreprise ainsi que les données liée à sa facture.
• Dématérialisation des factures Italie automatisée via un prestataire EDI. Le partenaire EDI peut alors s’interfacer directement avec l’ERP ou le logiciel de gestion de l’émetteur. Dans ce cas la dématérialisation des factures Italie est automatique.

Implémentez la dématérialisation de factures en Italie

Dans un premier il faut identifier les informations attendues par la plateforme italienne (SDI). Ensuite il faut transmettre ces informations. Le prestataire EDI s’occupe de récupérer les données de vos factures dans un fichier structuré (fichier pivot ou à plat). Il s’occupe ensuite de les traduire puis de les transmettre à la plateforme italienne. Bien entendu dans le format attendu et via le bon moyen de communication.

Tenor est un éditeur EDI qui accompagne régulièrement ses clients dans la dématérialisation de factures en Italie. Nos solutions d’EDI et de Demat participent chaque jour au développement de nos clients en Italie. En effet nos outils sont compatibles avec les règles Italiennes et s’adaptent à vos ERP. Lancez votre projet de dématérialisation dans les plus brefs délais, contactez nos experts pour plus d’information et obtenir un chiffrage.

Avec la legge di bilancio 2018, la dématérialisation de factures en Italie devient obligatoire à partir du 1^er janvier 2019 en Italie. Le décret législatif 127 du 5 Aout 2015 impose la facturation électronique à l’ensemble de l’économie. En effet tant les entreprises qui facturent au gouvernement Italien que celles qui émettent des factures en B2B doivent désormais dématérialiser leur Invoices. Comment utiliser le Sistema di Interscambio avec l’Italie et adapter son mode de facturation pour une entreprise européenne ? Quels sont les points clefs à connaitre?

Les moments clefs de la norme de dématérialisation de factures en Italie ?

• Au 1^er juillet 2018 : Obligation de dématérialisation des factures fiscales en Italie pour les fournisseurs des administrations.
• Au 1^er janvier 2019 : Obligation de dématérialisation des factures Italie, pour toutes les entreprises en BtoB ou BtoC.

Quelles sont les spécifications techniques ?

• Utilisation du format XML pour la démat des factures en Italie « Fattura-PA »
• Utilisation de la plateforme Sistema di Interscambio plus communément appelé SDI.
• Dans le cadre du BtoG il est impératif de signer électroniquement les factures fiscales dématérialisées.

Comment réaliser la dématérialisation de factures en Italie ?

A l’image de Chorus Pro en France, les entreprises et les administrations ont deux solutions pour émettre leurs factures en Italie.

• Une saisie manuelle des factures sur le portail SDI. L’émetteur doit se connecter au portail et saisir directement les informations fiscales de son entreprise ainsi que les données liée à sa facture.
• Dématérialisation des factures Italie automatisée via un prestataire EDI. Le partenaire EDI peut alors s’interfacer directement avec l’ERP ou le logiciel de gestion de l’émetteur. Dans ce cas la dématérialisation des factures Italie est automatique.

Implémentez la dématérialisation de factures en Italie

Dans un premier il faut identifier les informations attendues par la plateforme italienne (SDI). Ensuite il faut transmettre ces informations. Le prestataire EDI s’occupe de récupérer les données de vos factures dans un fichier structuré (fichier pivot ou à plat). Il s’occupe ensuite de les traduire puis de les transmettre à la plateforme italienne. Bien entendu dans le format attendu et via le bon moyen de communication.

Tenor est un éditeur EDI qui accompagne régulièrement ses clients dans la dématérialisation de factures en Italie. Nos solutions d’EDI et de Demat participent chaque jour au développement de nos clients en Italie. En effet nos outils sont compatibles avec les règles Italiennes et s’adaptent à vos ERP. Lancez votre projet de dématérialisation dans les plus brefs délais, contactez nos experts pour plus d’information et obtenir un chiffrage.

Quelle est la définition de la Piste d’Audit Fiable ?

La piste d’audit fiable (PAF) est un ensemble de mécanismes, de procédures et d’outils destinés à assurer la traçabilité et l’intégrité des opérations effectuées sur les systèmes d’information (SI) et les documents comptables d’une entreprise.

Elle permet de collecter et de conserver les informations sur les événements importants relatifs à ces systèmes et à ces documents, afin de pouvoir les vérifier ultérieurement. La PAF est donc une composante essentielle du système de contrôle interne d’une entreprise et elle est obligatoire pour certaines opérations comme la facturation électronique ou les déclarations fiscales. Elle permet de garantir la fiabilité et la conformité des informations comptables et financières de l’entreprise (intégrité du contenu, authenticité de l’origine de la pièce et lisibilité de la facture et autres pièces justificatives).

La piste d’audit fiable est créé pour encourager et développer l’usage de la facture électronique dans l’entreprise. En effet, la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 instaure et impose son usage. De fait, tous les assujettis doivent dorénavant employer tout moyen technique afin d’envoyer de manière dématérialisée les factures (dématérialisation fiscale).

Afin de prévenir tout risque de fraude pesant sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVAT) et de sécuriser davantage le dispositif de facturation, le moyen utilisé doit être accompagné de la mise en œuvre de contrôles des flux. En effet, cela établit une piste d’audit fiable entre les factures émises et reçues. De fait, il est désormais possible de retracer les événements associés à une transaction commerciale (livraison de biens ou prestation de services).

Contexte et enjeux de la Piste d’Audit Fiable

Sur le plan fiscal, la Piste d’Audit Fiable (PAF) est définie comme l’ensemble des moyens mis en place pour assurer la traçabilité et la conservation des données et documents comptables, notamment dans le cadre de la facturation électronique. Elle est donc une exigence légale pour les entreprises soumises à l’obligation de facturer électroniquement, ainsi que pour celles soumises à d’autres obligations fiscales spécifiques. La PAF doit permettre de retracer l’ensemble des opérations ayant un impact sur la situation fiscale de l’entreprise, notamment en cas de contrôle fiscal.

Une exigence légale 

Obligations en matière de facturation : issues de la Directive européenne du 13 juillet 2010, reprise par la LFR 2012-1510 et les décrets du 24 et 25 avril 2013.

• Principe d’égalité Facture papier – Facture électronique,
• Exigence d’acceptation du client maintenue pour les factures électroniques.

Mise en place de contrôles pour l’entreprise

Permanents à chaque étape du traitement de la facture, en vue de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Mais également de permettre la déduction de la TVA y figurant.

Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu dans l’ensemble des flux et de la documentation.

Les moyens de sécurisation des factures

Il y a actuellement 3 modes reconnus par d’administration fiscale pour sécuriser et dématérialiser les factures (clients ou fournisseurs).

• EDI (Echanges de données informatisé). Ce sont des échanges de fichiers structurés – cf. Art 289 VII 3° du CGI ;
• Toute facture avec une piste d’audit fiable. Factures PDF par mail – Cf. Art 289 VII 1° du CGI ;
• Facture électronique signée. ,cf. Art 289 VII 2° du CGI.

ChorusPro et dématérialisation des factures fiscales

Dans le cadre de la digitalisation de l’Etat, ChorusPro constitue un point de passage obligatoire. En effet, la majorité des entreprises qui travaillent avec le secteur public ont franchi le pas. Cela représente déjà plus de 20 millions de factures dématérialisées fiscalement.

Comment passer à la facture électronique ?

Les entreprises doivent être en mesure de fournir des factures électroniques conformes aux normes européennes, en utilisant des formats standardisés tels que le format Factur-X ou le format Peppol. C’est une obligation qui s’applique à toutes les entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité, et qui vise à simplifier les échanges entre les entreprises et les entités publiques, à réduire les délais de paiement et à améliorer la qualité des informations contenues dans les factures.

Les entreprises doivent être en mesure de conserver les factures électroniques pendant une période de 10 ans, conformément aux règles en vigueur en matière de conservation des documents comptables. Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation s’exposent à des sanctions financières et à des pénalités fiscales.

Qui est concerné par la PAF ?

La Piste d’Audit Fiable (PAF) concerne toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, qui doivent respecter les obligations légales de traçabilité et de conservation des données et des documents comptables. Plus précisément, elle concerne :

• Les entreprises soumises à l’obligation de facturer électroniquement : Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises qui fournissent des biens ou des services aux entités publiques doivent facturer électroniquement leurs clients publics, conformément à la directive européenne 2014/55/UE ;
• Les entreprises soumises à d’autres obligations fiscales spécifiques : Certaines entreprises sont soumises à des obligations fiscales spécifiques qui nécessitent la mise en place d’une PAF, comme la conservation des tickets de caisse dans les commerces de détail, la conservation des justificatifs des dépenses professionnelles pour les travailleurs indépendants, ou encore la traçabilité des opérations réalisées sur les comptes bancaires étrangers des entreprises.

Quel est l’objectif de la Piste d’Audit Fiable ?

L’objectif principal de la Piste d’Audit Fiable (PAF) est de garantir la fiabilité des opérations comptables et fiscales d’une entreprise en assurant leur traçabilité et leur sécurité. La PAF permet de documenter toutes les opérations comptables effectuées sur le système comptable de l’entreprise, ce qui permet de :

• Vérifier leur conformité ;
• Détecter les éventuelles erreurs ou fraudes ;
• Corriger rapidement les anomalies.

La PAF a également pour objectif de faciliter les contrôles fiscaux en fournissant aux autorités fiscales les éléments nécessaires pour vérifier la conformité des opérations comptables de l’entreprise. Elle permet donc de réduire les risques de sanctions fiscales et d’assurer la conformité de l’entreprise vis-à-vis des réglementations fiscales en vigueur.

La PAF contribue à renforcer la transparence et la gouvernance de l’entreprise en documentant toutes les opérations comptables et en assurant leur traçabilité. Cela permet de renforcer la confiance des partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, investisseurs, etc.) et de favoriser la prise de décisions éclairées par la direction de l’entreprise en se basant sur des données fiables et vérifiables.

Enfin, la PAF peut être un levier d’amélioration de la performance de l’entreprise. En analysant les données de la PAF, l’entreprise peut détecter des tendances, des erreurs récurrentes ou des points de blocage, et mettre en place des mesures correctives pour optimiser sa gestion comptable et améliorer son efficacité opérationnelle.

Comment rédiger et mettre en place une Piste d’Audit Fiable ?

La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) nécessite une planification et une méthodologie rigoureuses. Les étapes à suivre pour mettre en place une PAF sont les suivantes :

• Identifier les événements à tracer : La première étape consiste à identifier les événements à tracer sur les systèmes d’information de l’entreprise ou sur les documents comptables. Ces événements peuvent inclure les connexions et déconnexions aux systèmes informatiques, les modifications apportées aux données comptables, les actions effectuées par les utilisateurs sur les systèmes informatiques, etc ;
• Choisir les outils de collecte : En fonction des événements à tracer, il est important de choisir les outils de collecte adaptés. Il peut s’agir de journaux d’audit des systèmes informatiques, de registres de connexion et de déconnexion, de fichiers de journalisation des événements de sécurité, etc ;
• Établir des procédures de collecte et de stockage des informations : Il est important d’établir des procédures claires pour la collecte et le stockage des informations. Les procédures doivent décrire comment les informations sont collectées, stockées, protégées contre la perte, la falsification ou la divulgation non autorisée, et comment elles peuvent être récupérées en cas de besoin ;
• Former les employés : Les employés doivent être formés sur l’utilisation de la PAF et des outils de collecte associés. Ils doivent également être sensibilisés à l’importance de la traçabilité des opérations effectuées sur les systèmes d’information de l’entreprise ou sur les documents comptables ;
• Vérifier la fiabilité de la PAF : Il est important de tester régulièrement la fiabilité de la PAF pour s’assurer qu’elle est efficace. Cela peut inclure des tests de restauration de données, des audits réguliers des journaux d’audit et des fichiers de journalisation des événements de sécurité, etc ;
• Mettre à jour régulièrement la PAF : Il est important de mettre à jour régulièrement la PAF en fonction des évolutions des systèmes d’information et des documents comptables de l’entreprise.

En résumé, il est important d’identifier les événements à tracer, de choisir les outils de collecte adaptés, d’établir des procédures claires, de former les employés, de vérifier la fiabilité de la PAF ainsi que de la mettre à jour régulièrement.

Quelles sont les obligations concernant la Piste d’Audit Fiable ?

La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) est souvent exigée par les réglementations en vigueur dans différents secteurs d’activités. Voici quelques exemples d’obligations liées à la PAF :

• Obligation légale : Dans le cadre de la comptabilité et de la fiscalité, les entreprises sont tenues de conserver une PAF pour prouver la fiabilité de leurs déclarations fiscales et comptables. L’article L. 123-22 du Code de commerce impose la conservation des livres, registres et documents comptables pendant 10 ans ;
• Normes comptables : Les normes comptables internationales (IFRS) exigent la mise en place d’une PAF. Selon l’IFRS 15, les entreprises doivent être en mesure de prouver que les informations financières fournies sont fiables ;
• Réglementations financières : Dans le secteur financier, les réglementations telles que la directive européenne MiFID II exigent la conservation d’une PAF. Cette directive oblige les entreprises d’investissement à enregistrer toutes les communications effectuées lors de la fourniture de services d’investissement ;
• Règlementation informatique : La norme ISO 27001, qui définit les exigences pour la sécurité des systèmes d’information, exige également la mise en place d’une PAF pour garantir la traçabilité des actions effectuées sur les systèmes informatiques.

En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises peuvent être soumises à des sanctions financières ou des peines pénales, en fonction de la réglementation en vigueur dans leur secteur d’activité.

Piste d’Audit Fiable et non-respect des obligations, quelles sont les sanctions ?

Le non-respect des obligations liées à la Piste d’Audit Fiable (PAF) peut entraîner des sanctions financières et pénales pour les entreprises et les professionnels concernés. Voici quelques exemples de sanctions possibles :

• Sanctions financières : Les autorités de réglementation peuvent infliger des amendes à l’encontre des entreprises qui ne respectent pas les obligations liées à la PAF. Les montants des amendes peuvent varier en fonction de la gravité des manquements et de la réglementation en vigueur dans le secteur concerné ;
• Sanctions pénales : Le non-respect des obligations liées à la PAF peut être considéré comme une infraction pénale. Les peines encourues peuvent aller de la simple contravention à la peine d’emprisonnement en fonction de la gravité des manquements et de la réglementation en vigueur dans le secteur concerné ;
• Responsabilité civile : Le non-respect des obligations liées à la PAF peut également engager la responsabilité civile de l’entreprise ou du professionnel concerné. Cela peut se traduire par une obligation de réparation des préjudices subis par les tiers en raison du manquement à l’obligation de mettre en place une PAF fiable.

Il est donc important pour les entreprises et les professionnels concernés de respecter les obligations liées à la PAF, afin d’éviter ces sanctions et de garantir la fiabilité de leur système d’information et de leur comptabilité.

Précisions sur les éléments que doit contenir une PAF pour être considérée comme fiable :

Pour qu’une Piste d’Audit Fiable (PAF) soit considérée comme fiable, elle doit contenir les éléments suivants :

• Identification des utilisateurs : Tous les utilisateurs autorisés à utiliser le système de facturation électronique doivent être clairement identifiés par un identifiant unique et un mot de passe sécurisé ;
• Journal des événements : Un journal des événements doit être tenu pour enregistrer toutes les opérations effectuées sur le système de facturation électronique, comme la création, la modification ou l’envoi de factures électroniques. Le journal des événements doit contenir la date et l’heure de l’opération, l’identité de l’utilisateur ayant effectué l’opération, la nature de l’opération et les éventuelles erreurs rencontrées ;
• Conservation des données : Les données comptables doivent être conservées pendant une durée déterminée de 10 ans, conformément aux obligations légales. Les données doivent être conservées de manière sécurisée, à l’abri de toute modification ou destruction non autorisée ;
• Intégrité des données : Des mesures de sécurité doivent être mises en place pour garantir l’intégrité des données stockées dans le système comptable. Les données doivent être sauvegardées régulièrement et des contrôles de cohérence doivent être effectués pour détecter toute altération ou perte de données ;
• Procédure de contrôle interne : Une procédure de contrôle interne doit être mise en place pour s’assurer du bon fonctionnement de la PAF et de la conformité des opérations comptables. Cette procédure consiste notamment en des contrôles réguliers des journaux d’événements et des données conservées, ainsi qu’en la mise en place de mesures correctives en cas d’anomalie ou d’erreur détectée.

Les mesures de la PAF peuvent varier en fonction des spécificités de chaque entreprise et de chaque obligation légale. Il est important de se conformer aux exigences légales et de mettre en place une PAF adaptée pour assurer la traçabilité et la conformité des opérations comptables.

Quelques particularités communes à tous les formats de facture à respecter :

• Authenticité de l’origine de la pièce ;
• Lisibilité de la pièce ;
• Intégrité du contenu.

En résumé, une PAF doit contenir des éléments clés pour garantir la traçabilité, la sécurité et la conformité des opérations comptables. Il est important de se conformer aux exigences légales et de mettre en place une PAF adaptée pour assurer la fiabilité de la gestion comptable de l’entreprise.

Tenor vous accompagne dans la dématérialisation de vos processus commerciaux et factures avec la mise en place de votre piste d’audit fiable.

Tenor accompagne ses clients dans la mise en œuvre de solutions EDI en mode SaaS et en mode Web EDI, sur des projets de factures électroniques avec la solution eDemat, mais aussi sur la digitalisation de vos processus et le développement de solutions et portails logistiques.

Monnaie de Paris qui est un EPIC (Etablissement Public à caractère industriel et commercial). Créée en 864 c’est l’une des plus vielles entreprises du monde encore en activité.

Que fait la Monnaie de Paris ?

La monnaie de Paris est l’institution monétaire nationale de France. Pour le compte de l’état, en situation de monopole elle frappe la monnaie métallique courante. Autrement dit les pièces de monnaie. Dans un deuxième temps, leur mission commerciale consiste à la production et la vente de monnaie (pièces de collection, médaille ou décoration).

Pourquoi dématérialiser les factures ?

Préoccupée par la saisie manuelle de ses factures dans le portail Chorus Pro, MdP recherche une solution pour automatiser cette tache répétitive et chronophage.  De même, adopter une solution logicielle de dématérialisation fiscale permet de diminuer les erreurs humaines lors de la saisie.

La solution recherchée devait être en mesure de s’intégrer parfaitement à l’environnement informatique (ERP) de la Monnaie de Paris. Mais également aux habitudes des utilisateurs au quotidien, notamment au sein du pôle finance (service administration des ventes). De surcroît, le prestataire choisi se devait de respecter le RGPD et répondre aux attentes importantes en termes de sécurité.

L’objectif est d’échanger directement avec Chorus Pro (émission des factures vers les services publics). En effet, MdP est tenue de respecter les normes des Epics mais également des PME (de 10 à 250 salariés). A ce titre, MdP se devait de mettre en place un outil à partir de Janvier 2019. De fait, MdP sera en ligne avec l’article 289-VII du Code général des Impôts sur la dématérialisation fiscale bien avant la date butoir du 1^er Janvier 2019.

Pourquoi choisir eDemat ?

MdP a retenu la solution eDemat. En effet, ce service de dématérialisation et d’automatisation des factures est notamment interconnecté avec Chorus Pro. MdP a choisi cet outil entre autre pour sa rapidité de mise en œuvre, ainsi que la transparence d’utilisation dans leurs processus courants. Afin d’anticiper de prochaines évolutions MdP a choisi un outil capable de prendre en charge aussi bien du courrier que du PDF.

Tout comme la Monnaie de Paris, faites le choix d’une solution française adaptable à vos besoins. Contactez nos experts pour mettre en œuvre rapidement votre outil de dématérialisation.

La digitalisation des entreprises avance à grands pas et de véritables changements sont en train d’être opérés dans le domaine de la dématérialisation. D’un œil expert, Tenor a décidé de vous faire un point sur les sujets d’actualité incontournables autour de la démat’ !

Ce que dit la loi du 1er Octobre 2018 :

Au 1^er octobre 2018, la dématérialisation s’appliquera aussi dans le domaine de la commande publique avec pour objectifs de simplifier et garantir la transparence des pratiques des acheteurs publics ainsi que des opérateurs économiques.

Pour ce faire, tous les documents de même que toutes les communications et tous les échanges d’informations devront être effectués par voie électronique. Cela concerne notamment les offres et les candidatures qui devront obligatoirement être dématérialisées.

Rappel des dates clés de la dématérialisation des factures :

L’obligation réglementaire de dématérialisation (Chorus Pro) est progressive et dépend de la taille de l’entreprise :

• Depuis le 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;
• Au 1er janvier 2020 : pour les micro-entreprises.

La valeur ajoutée de l’homologation par GS1 :

GS1 est l’organisme mondial connu et actif dans les échanges commerciaux, dont les missions consistent à diffuser et à faire évoluer les standards utilisés dans la grande distribution.

Pour obtenir la qualification de notre solution eDemat, nos développeurs vont passer l’homologation GS1. Il s’agit d’une procédure permettant de vérifier et valider la conformité de notre outil de facturation électronique eDemat par le biais d’une série de tests et de contrôles.

Cette qualification a pour but d’assurer une qualité optimale de notre solution et un respect des standards dans la grande distribution.

Détenir la l’homologation GS1 permet de vous garantir que notre outil répond à toutes obligations fonctionnelles et techniques de la grande distribution.

Qu’est-ce que la Factur-X dans la dématérialisation?

La Factur-X est un standard de facture électronique « mixte » promut par la FNFE  combinant :

• La technologie PDF pour les utilisateurs : la facture est envoyée par mail assurant la lisibilité et le contrôle des données complètes.
• La technologie de données XML pour une automatisation des données : un fichier de données de factures s’appuyant sur la Norme Sémantique Européenne de la facture électronique EN 16931, publié par l’AFNOR depuis le 28 juin 2017.

Factur-X permet donc d’envoyer un modèle standardisé reconnu par tous les systèmes, en intégrant à la fois les données XML et un fichier PDF.

De ce fait, cette facture est lisible sous format PDF et contient toutes les informations nécessaires à son traitement informatique, permettant à vos systèmes d’information de procéder à une intégration et une automatisation dans votre ERP.

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