Le Portail Public de Facturation (PPF), c’est quoi ?

A compter de juillet 2024, la France bascule dans un modèle de facturation type Clearance avec un Contrôle Transactionnel Continu. Pour la mise en œuvre des nouvelles obligations de e-invoicing et de e-reporting, l’administration a opté pour un schéma en Y dans lequel le Portail Public de Facturation reprend les fonctions du portail Chorus Pro. Ainsi, il joue un rôle pivot entre l’administration fiscale et les entreprises.

Dans cet article, découvrez le Portail Public de Facturation (PPF), acteur public de la mise en œuvre de la réforme de la facture interentreprises, son rôle de tiers de confiance public et ses interactions avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Le Portail Public de Facturation, tiers de confiance entre les entreprises et l’administration

Le Portail Public de Facturation est l’acteur principal du dispositif en Y mis en place par l’administration fiscale. Le PPF reprend l’ensemble des fonctionnalités de Chorus Pro, pour la facturation à la sphère publique (BtoG, Business to Government) et permet en plus : 

  • Que toutes les entreprises puissent disposer d’un service d’émission et de réception de factures électroniques en BtoG et en BtoB,
  • Que toutes les factures émises puissent être acheminées à leur destinataire,
  • Que toutes les données issues des obligations de e-invoicing et e-reporting auxquelles sont soumises les entreprises, puissent remonter aux services de l’administration fiscale.

Plateforme par défaut pour la transmission et la réception des factures électroniques BtoB et BtoG

Le Portail Public de Facturation propose à tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures électroniques, un service gratuit disponible en modes portail, service (API) et EDI. Ci-dessous les différents rôles du PPF.

Pour les émetteurs de factures

  • Envoyer des factures :
    • En mode portail, l’émetteur crée directement sa facture dans son espace où il télécharge un PDF contenant les données de la facture,
    • En mode service ou EDI, le Système d’Information de l’émetteur communique et échange directement avec le portail pour le dépôt de factures dans les formats acceptés (Factur-X, UBL, CII)
  • Suivre le cycle de vie des factures émises.

Pour les récepteurs de factures

  • Être informé de la réception de factures,
  • Consulter et télécharger les factures reçues :
    • En mode portail, le récepteur consulte et télécharge les factures à partir de son espace,
    • En mode service ou EDI, les factures reçues sont intégrées dans le Système d’Information du récepteur,
  • Mettre à jour les statuts de traitement des factures reçues.

Pour tous, émetteurs et récepteurs

  • Transmettre à l’administration fiscale toutes les données au titre des obligations de e-invoicing et de e-reporting.

Gestion de l’annuaire central d’identification des entreprises au sein du Portail Public de Facturation

Le PPF tient à jour un annuaire des assujettis à l’obligation de facturer électroniquement.

L’annuaire PPF a deux fonctions :

  • A destination des entreprises, afin qu’elles puissent adresser les factures et le statut de cycle de vie des factures au bon destinataire,
  • A destination des Plateformes de Dématérialisation Partenaires afin qu’elles puissent router les factures électroniques en direction de la Plateforme de Dématérialisation du destinataire.

Toutes les entreprises sont inscrites par défaut dans l’annuaire, sur une seule ligne, mentionnant leur SIREN et le Portail Public de Facturation. Cela leur permet de recevoir leurs factures sur le PPF.

Ces entreprises peuvent demander une mise à jour de l’annuaire en indiquant leur PDP pour disposer de plusieurs adresses de réception selon un certain niveau de maillage :

  • SIREN, SIRET pour leurs différents établissements,
  • Code routage (GLN par exemple) pour leurs différents services.

L’annuaire est une base de données fiables permettant de garantir le bon acheminement des factures électroniques à leur destinataire. Les émetteurs de factures doivent consulter l’annuaire à chaque nouvelle facture émise. Quant à eux, les récepteurs de factures doivent veiller à être à jour dans l’annuaire.

Concentrateur des flux de données en direction de la DGFIP

Enfin, la dernière fonction attribuée au Portail Public de Facturation est la concentration des données de e-invoicing et de e-reporting issues des factures et des déclarations des entreprises.

Le Portail Public reçoit les données directement des entreprises ou par l’intermédiaire de leur plateforme de facturation partenaire. Toutes les données reçues par le PPF sont contrôlées puis transmises aux services informatiques de la DGFIP, Direction Générale des Finances Publiques.

Les interactions entre le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les Plateformes Privées interagissent de façon régulière avec le Portail Public pour envoyer des données, interroger l’annuaire et le mettre à jour ainsi que les statuts de cycles de vie des factures.

Ces échanges d’informations entre PDP et PPF s’effectuent soit par mode service ou API, soit par mode EDI avec un protocole SFTP (Secure File Transfert Protocol), AS2 ou AS4.

Les flux « e-invoicing »

Il s’agit de flux de transmission de données obligatoires de la facture de la PDP vers le PPF. Après contrôle, ces flux sont transmis à l’administration fiscale.

Fonctionnement de la transmission de factures vers le Portail Public de Facturation

Les flux « e-reporting »

Il s’agit de flux de déclaration de données : transmission des données de factures BtoB à l’international, transmission des données des transactions BtoC et transmission des données de paiement en BtoB et BtoC.

Transmission des données de factures vers le Portail Public de Facturation

Les flux « cycle de vie »

Dans le cadre du e-invoicing, le flux de cycle de vie permet d’informer l’émetteur de la facture de l’évolution de son traitement.

Dans le cadre du e-reporting, il permet d’informer des données relatives aux paiements des factures BtoB (domestiques et internationales) et BtoC. Seuls les flux cycle de vie relatifs aux statuts obligatoires sont transmis à l’administration fiscale par le Portail Public.

Transmission des données de factures vers le Portail Public de Facturation

Les flux « annuaire »

Il peut s’agir de :

  • Flux de demande de consultation par un vendeur ou un émetteur de factures.
  • Flux de demande de mise à jour par un acheteur ou destinataire de factures.
Flux de demande de consultation et de mise à jour de facture auprès de l'annuaire du Portail Public de Facturation

Le passage à la facture dématérialisée pour tous c’est maintenant !

Le calendrier d’application de la réforme précise que :

  • L’obligation de facturer par voie électronique s’applique progressivement :
    • Au 1er juillet 2024 aux grandes entreprises,
    • Au 1er janvier 2025 aux ETI,
    • Au 1er janvier 2026 à toutes les entreprises,
  • L’obligation de recevoir des factures par voie électronique concerne toutes les entreprises au 1er juillet 2024.

Pour envisager sereinement le passage à la facture électronique pour tous, toutes les entreprises doivent se préparer, dès aujourd’hui, à recevoir leurs factures par voie électronique. Il reste moins de 24 mois pour se mettre en conformité.

Données obligatoires e-invoicing

Dans le cadre de l’e-invoicing, 32 données de facture doivent être transmises à l’administration du 24 au 1er juillet 2024, auxquelles 8 s’ajoutent au 1er janvier 2026.

Mentions obligatoires du CGI ou du Code du Commerce à faire figurer sur les factures électroniques
– Art 289 bis du CGI
|2024|2026|
Numéro unique d’identification délivré conformément à l’article D 123-235 du code de commerce (SIREN)
– assujetti
X 
Numéro individuel d’identification prévu à l’article 286 ter du Code général des impôts (n° TVA intracommunautaire)
– assujetti
X 
Numéro individuel d’identification prévu à l’article 286 ter du Code général des impôts (n° TVA intracommunautaire)
– représentant fiscal de l’assujetti
X 
Pays
– assujetti
X 
Numéro unique d’identification délivré conformément à l’article D 123-235 du code de commerce (SIREN)
– client
X 
Numéro individuel d’identification prévu à l’article 286 ter du Code général des impôts (n° TVA intracommunautaire)
– client
X 
Pays
– client
X 
Mention catégorie de l’opération : livraison de biens (LB) / prestation de services (PS) / mixte (LBPS)X 
Date d’émission de la factureX 
Numéro unique de la factureX 
Numéro de la facture rectifiée en cas d’émission d’une facture rectificativeX 
Option pour le paiement de la taxe d’après les débitsX 
Total hors taxe par taux d’imposition de la taxeX 
Montant de la taxe correspondante par taux d’impositionX 
Taux de TVA applicable (à différencier si multiples)X 
Somme totale à payer HTX 
Montant de la taxe à payerX 
En cas d’exonération, la référence à la disposition légaleX 
Code/désignation devise de la factureX 
Mention « auto-facturation »X 
Référence à un régime particulier visé à l’article 242 nonies A I 15° et suivantsX 
Mention « Autoliquidation »X 
Date de la livraison du bien ou de la fin d’exécution de la prestationX 
Date de l’acompte versé si elle est différente de la date d’émission de la factureX 
Minoration de prix (rabais, remises, ristournes) X
Dénomination précise du bien livré ou du service rendu X
Quantité de biens livrés ou de services rendus X
Prix hors taxe de chaque bien livré ou service rendu X
Adresse de livraison /de réalisation du service (a minima pays), si différente de l’adresse du client X
Date d’émission de la facture rectifiée en cas d’émission de facture rectificative X
Mention d’escompte X
Eco-participation (art. L.541-10 du code de l’environnement) X
Source DGFIP , AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) :
 Dossier de spécifications externes de la facture électronique V2.1 28 juillet 2022

Informations obligatoires e-reporting

Les données obligatoires attendues dans le cadre du e-reporting diffèrent selon l’origine : transactions BtoB internationales, transactions BtoC ou paiements des transactions BtoB et BtoC.

  • Les transactions BtoB international

Les données à transmettre sont identiques à celles du e-invoicing à l’exclusion du SIREN, remplacé par le n° de TVA intracommunautaire ou tout autre numéro d’immatriculation étranger.

  • Les transactions BtoC

Il s’agit des opérations effectuées avec un particulier ou une personne morale non assujettie à la TVA :  ventes au détail, livraisons de biens et services imposables en France, ventes à distance de biens en France et au sein de l’UE ou fournitures de biens et services à des particuliers hors UE.

  • Les données de paiements

Les données de paiement sont transmises par l’émetteur de la facture. Il s’agit de transmettre pour chaque paiement reçu : la période de référence, le montant encaissé réparti par taux de TVA, la date d’encaissement et les numéros de factures.

Statuts de cycle de vie

Code StatutModification du statutEvènement déclencheurTransmission Producteur
200
Déposée
Auto
Le fournisseur émet sa facture sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire 
Oblig.*
Fournisseur
201Emise par la plateformeAutoLa facture a été prise en charge par la plateforme de factures électroniques du fournisseur et est émise à destination de l’acheteur
LibrePlateforme fournisseur
202Reçue par la plateformeAutoLa facture est reçue par le portail public de facturation ou la plateforme de dématérialisation partenaire de l’acheteur mais n’est pas encore mise à disposition de son client 
LibrePlateforme acheteur
203Mise à dispositionAutoLa facture est mise à disposition de l’acheteur sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaireReco.**Plateforme acheteur
204Prise en chargeManuelleLa facture est acceptée par l’acheteurReco.Acheteur
205ApprouvéeManuelleLa facture est traitée totalement par l’acheteurReco.Acheteur
206Approuvée partiellementManuelleLa facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoirReco.Acheteur
207En litigeManuelleUn différend est constaté́ sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteurLibreAcheteur
208SuspendueManuelleLe traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangéesLibreAcheteur
209ComplétéeManuelleLa facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut SuspendueLibreFournisseur
210RefuséeManuelleLa facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers que ces contrôles soient manuels ou automatiquesOblig.Acheteur
211Paiement transmisManuelleLe flux de virement a été envoyé́ au fournisseurReco.Acheteur
212EncaisséeManuelleLe fournisseur a reçu le paiement de la factureOblig.Fournisseur
213RejetéeAutoLa facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,)Oblig.Acheteur
Source DGFIP , AIFE :  Dossier de spécifications externes de la facture électronique V2.1 28 juillet 2022

* Oblig. : obligatoire
** Reco. : recommandé

Expert des échanges de flux de données depuis plus de 30 ans, Tenor vous accompagne dans vos projets d’EDI, d’EAI et de facturation électronique. Contactez nos experts et lancez votre projet.

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Tenor aux côtés de la plus vieille entreprise de France, Monnaie de Paris

« Tenor est un acteur majeur du marché, un réel business partner pour nous accompagner sur la digitalisation de nos différents flux de facturation » – Didier Douchet, DSI Monnaie de Paris

Découvrez dans cette vidéo comment Monnaie de Paris s’est appuyée sur la solution eDemat de Tenor pour son e-invoicing. Une interface automatisée par EDI a été mise en place entre son ERP Sage X3 et Chorus Pro. Cette intégration lui permet d’émettre et recevoir des factures dématérialisées.

Grâce à Tenor, Monnaie de Paris est désormais prête pour la facturation électronique.

La collaboration entre Tenor et Monnaie de Paris ne s’arrête pas là. A travers ses autres solutions en échange de données informatisé, Tenor continue d’accompagner la plus vieille entreprise de France pour répondre à ses enjeux d’amélioration de l’expérience client, via notamment la personnalisation de ses offres, et la traçabilité logistique de ses activités.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet de l’e-invoicing, inscrivez-vous à l’un de nos webinaires sur la facture électronique.

Report des délais pour la facturation électronique obligatoire 

La loi de Finance de 2020 a établi l’obligation à la facture électronique pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA et celle de la transmission de données par voie électronique. Initialement prévue en 2023, l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 fait l’objet d’un report de délais pour la facturation électronique obligatoire. Nouvelle date de mise en application : 1er juillet 2024.

C’est l’occasion de rappeler les objectifs de la loi, quelles sont les nouvelles obligations pour les entreprises et pourquoi anticiper cette réforme dès aujourd’hui.

Rappel des objectifs de la loi

La facture électronique et la transmission de données à l’administration fiscale par voie électronique s’inscrivent dans une évolution mondiale de lutte contre la fraude à la TVA. On parle de modèle de type Clearance.

En France les objectifs de la loi de finance sont clairement expliqués par l’administration :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises par une réduction de la charge administrative en facilitant les déclarations de TVA,
  • Lutter contre la fraude fiscale et la fraude à la TVA en automatisant les recoupements et en analysant les données transmises,
  • Avoir un suivi de l’activité des entreprises en temps réel afin de piloter au plus près la politique économique.

Deux nouvelles obligations : le e-invoicing et le e-reporting

L’article 153 de la loi de finance pour 2020 a créé une généralisation de la dématérialisation fiscale avec le passage à la facture électronique. Elle a également prévu une obligation de transmission des données relatives aux transactions commerciales à l’administration fiscale.

Généralisation de la facture électronique ou e-invoicing

Le e-evoicing est l’obligation de facturation électronique. Le périmètre de cette obligation porte sur l’ensemble des transactions domestiques entre assujettis à la TVA, c’est à dire le BtoB. Les entreprises qui facturent la sphère publique (BtoG) sont déjà obligées de facturer électroniquement via le portail Chorus Pro.

Transmission des données ou e-reporting

Dans l’objectif d’avoir une connaissance complète des transactions commerciales effectuées par les entreprises par l’administration fiscale, l’e-invoicing est complété d’une obligation de e-reporting. Cela consiste en une transmission régulière de données complémentaires :

  • Données de paiement des factures réceptionnées,
  • Données relatives aux transactions à l’international,
  • Données relatives aux ventes en BtoC.

Le calendrier mis à jour avec les délais reportés

L’entrée en vigueur de ses nouvelles obligations s’effectue progressivement pour toutes les entreprises. Voici le calendrier mis à jour avec les nouveaux délais de la facturation électronique obligatoire :

Au 1er juillet 2024

  • Obligation de réceptionner des factures électroniques par toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
  • Obligation de facturer électroniquement pour toutes les grandes entreprises.

Au 1er janvier 2025

  • Obligation étendue à toutes les entreprises de taille intermédiaire ou ETI.

Au 1er janvier 2026

  • Obligation étendue à toutes les PME et TPE.

L’obligation de e-reporting suit le même calendrier.

Les pénalités

En cas de non-respect des obligations, les textes prévoient des pénalités :

  • Non-respect de l’obligation de facturer électroniquement = une amende de 15 € par facture, dans la limite de 15000 € par an,
  • Non-respect de l’obligation de e-reporting = une amende de 250 € par facture, dans la limite de 15000 € par an.

A noter, comme le mentionnent de nombreux experts-comptables : toutes les irrégularités et manquements en matière de facturation, mentions obligatoires, délais de paiement, deviennent plus visibles et détectables avec la transmission et le traitement des factures par voie électronique.

La mise en œuvre

Pour mettre en œuvre la réforme et se conformer à la loi les entreprises devront travailler avec de nouveaux partenaires.

Le Portail Public de Facturation qui va centraliser les flux de factures et de données de transactions pour les transmettre à l’administration fiscale.

Les Plateformes de dématérialisation partenaires certifiées par l’administration fiscale qui convertiront les factures dans un format électronique. Elles procéderont aux contrôles de conformité puis transmettront à l’administration les données de facturation. Ces plateformes tiendront à jour un annuaire des entreprises destinataires des factures.

Les Opérateurs de dématérialisation qui pourront convertir des factures en format électronique et les transmettre aux Plateformes certifiées ou à la plateforme Chorus Pro.

Enfin les formats de factures électronique devront suivre la norme sémantique EN16931 qui regroupe 164 données de facturation.

En plus de la facture électronique au standard EDI, trois formats de facture électroniques seront acceptés par les Plateformes :

Anticipez le changement dès maintenant malgré le report du délais de l’e-invoicing obligatoire

Deux raisons pour lesquelles il est important d’anticiper les échéances de 2024.

Avoir la maîtrise de son planning

L’entreprise devra faire appel à un ou plusieurs prestataires externes pour l’accompagner dans le changement. Afin de pouvoir mener le projet sans contraintes de délais, il faut dès aujourd’hui anticiper et choisir son partenaire afin d’être en mesure de traiter les factures électroniques réceptionnées dès le 1er juillet 2024 et commencer à émettre des factures dans un format électronique.

Capitaliser sur le changement en automatisant ses processus de facturation

La facture électronique est aussi l’opportunité de procéder à une mise à jour des processus de traitement et d’archivage des factures à plusieurs niveaux :

  • Automatisation des traitements dans les logiciels de gestion et de comptabilité,
  • Automatisation des opérations de rapprochements et de réconciliations de la facturation fournisseurs
  • Archivage électronique des factures.

Le passage à la facture électronique doit être pour les entreprises l’opportunité d’accélérer leur transformation numérique.

Dématérialisation de factures en Italie avec la plateforme SDI

Avec la legge di bilancio 2018, la dématérialisation de factures en Italie devient obligatoire à partir du 1er janvier 2019 en Italie. Le décret législatif 127 du 5 Aout 2015 impose la facturation électronique à l’ensemble de l’économie. En effet tant les entreprises qui facturent au gouvernement Italien que celles qui émettent des factures en B2B doivent désormais dématérialiser leur Invoices. Comment utiliser le Sistema di Interscambio avec l’Italie et adapter son mode de facturation pour une entreprise européenne ? Quels sont les points clefs à connaitre?

Les moments clefs de la norme de dématérialisation de factures en Italie ?

  • Au 1er juillet 2018 : Obligation de dématérialisation des factures fiscales en Italie pour les fournisseurs des administrations.
  • Au 1er janvier 2019 : Obligation de dématérialisation des factures Italie, pour toutes les entreprises en BtoB ou BtoC.

Quelles sont les spécifications techniques ?

  • Utilisation du format XML pour la démat des factures en Italie « Fattura-PA »
  • Utilisation de la plateforme Sistema di Interscambio plus communément appelé SDI.
  • Dans le cadre du BtoG il est impératif de signer électroniquement les factures fiscales dématérialisées.

Comment réaliser la dématérialisation de factures en Italie ?

A l’image de Chorus Pro en France, les entreprises et les administrations ont deux solutions pour émettre leurs factures en Italie.

  • Une saisie manuelle des factures sur le portail SDI. L’émetteur doit se connecter au portail et saisir directement les informations fiscales de son entreprise ainsi que les données liée à sa facture.
  • Dématérialisation des factures Italie automatisée via un prestataire EDI. Le partenaire EDI peut alors s’interfacer directement avec l’ERP ou le logiciel de gestion de l’émetteur. Dans ce cas la dématérialisation des factures Italie est automatique.

Implémentez la dématérialisation de factures en Italie

Dans un premier il faut identifier les informations attendues par la plateforme italienne (SDI). Ensuite il faut transmettre ces informations. Le prestataire EDI s’occupe de récupérer les données de vos factures dans un fichier structuré (fichier pivot ou à plat). Il s’occupe ensuite de les traduire puis de les transmettre à la plateforme italienne. Bien entendu dans le format attendu et via le bon moyen de communication.

Tenor est un éditeur EDI qui accompagne régulièrement ses clients dans la dématérialisation de factures en Italie. Nos solutions d’EDI et de Demat participent chaque jour au développement de nos clients en Italie. En effet nos outils sont compatibles avec les règles Italiennes et s’adaptent à vos ERP. Lancez votre projet de dématérialisation dans les plus brefs délais, contactez nos experts pour plus d’information et obtenir un chiffrage.

Avec la legge di bilancio 2018, la dématérialisation de factures en Italie devient obligatoire à partir du 1er janvier 2019 en Italie. Le décret législatif 127 du 5 Aout 2015 impose la facturation électronique à l’ensemble de l’économie. En effet tant les entreprises qui facturent au gouvernement Italien que celles qui émettent des factures en B2B doivent désormais dématérialiser leur Invoices. Comment utiliser le Sistema di Interscambio avec l’Italie et adapter son mode de facturation pour une entreprise européenne ? Quels sont les points clefs à connaitre?

Les moments clefs de la norme de dématérialisation de factures en Italie ?

  • Au 1er juillet 2018 : Obligation de dématérialisation des factures fiscales en Italie pour les fournisseurs des administrations.
  • Au 1er janvier 2019 : Obligation de dématérialisation des factures Italie, pour toutes les entreprises en BtoB ou BtoC.

Quelles sont les spécifications techniques ?

  • Utilisation du format XML pour la démat des factures en Italie « Fattura-PA »
  • Utilisation de la plateforme Sistema di Interscambio plus communément appelé SDI.
  • Dans le cadre du BtoG il est impératif de signer électroniquement les factures fiscales dématérialisées.

Comment réaliser la dématérialisation de factures en Italie ?

A l’image de Chorus Pro en France, les entreprises et les administrations ont deux solutions pour émettre leurs factures en Italie.

  • Une saisie manuelle des factures sur le portail SDI. L’émetteur doit se connecter au portail et saisir directement les informations fiscales de son entreprise ainsi que les données liée à sa facture.
  • Dématérialisation des factures Italie automatisée via un prestataire EDI. Le partenaire EDI peut alors s’interfacer directement avec l’ERP ou le logiciel de gestion de l’émetteur. Dans ce cas la dématérialisation des factures Italie est automatique.

Implémentez la dématérialisation de factures en Italie

Dans un premier il faut identifier les informations attendues par la plateforme italienne (SDI). Ensuite il faut transmettre ces informations. Le prestataire EDI s’occupe de récupérer les données de vos factures dans un fichier structuré (fichier pivot ou à plat). Il s’occupe ensuite de les traduire puis de les transmettre à la plateforme italienne. Bien entendu dans le format attendu et via le bon moyen de communication.

Tenor est un éditeur EDI qui accompagne régulièrement ses clients dans la dématérialisation de factures en Italie. Nos solutions d’EDI et de Demat participent chaque jour au développement de nos clients en Italie. En effet nos outils sont compatibles avec les règles Italiennes et s’adaptent à vos ERP. Lancez votre projet de dématérialisation dans les plus brefs délais, contactez nos experts pour plus d’information et obtenir un chiffrage.

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ou PAF ?

La piste d’audit fiable est un outil à mettre en œuvre par les entreprises afin de justifier de l’intégrité du contenu, de l’authenticité de l’origine de la pièce et de la lisibilité de la facture (et autres pièces justificatives).

Quel est l’objectif de la piste d’audit fiable ?

La piste d’audit fiable est créé pour encourager et développer l’usage de la facture électronique dans l’entreprise. En effet la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 instaure et impose son usage. De fait, tous les assujettis doivent dorénavant employer tout moyen technique afin d’envoyer de manière dématérialisée les factures (dématérialisation fiscale).

Afin de prévenir tout risque de fraude pesant sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVAT) et de sécuriser davantage le dispositif de facturation, le moyen utilisé doit être accompagné de la mise en œuvre de contrôles des flux. En effet, cela établit une piste d’audit fiable entre les factures émises et reçues. De fait, il est désormais possible de retracer les événements associés à une transaction commerciale (livraison de biens ou prestation de services).

Contexte et enjeux de la Piste d’Audit Fiable

Obligations en matière de facturation : issues de la Directive européenne du 13 juillet 2010, reprise par la LFR 2012-1510 et les décrets du 24 et 25 avril 2013.

  • Principe d’égalité Facture papier – Facture électronique,
  • Exigence d’acceptation du client maintenue pour les factures électroniques.
Piste d’audit fiable

Mise en place de contrôles pour l’entreprise

Permanents à chaque étape du traitement de la facture, en vue de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Mais également de permettre la déduction de la TVA y figurant.

Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu dans l’ensemble des flux et de la documentation.

Les moyens de sécurisation des factures

Il y a actuellement 3 modes reconnus par d’administration fiscale pour sécuriser et dématérialiser les factures (clients ou fournisseurs).

  • EDI (Echanges de données informatisé). Ce sont des échanges de fichiers structurés – cf. Art 289 VII 3° du CGI
  • Toute facture avec une piste d’audit fiable. Factures PDF par mail – Cf. Art 289 VII 1° du CGI.
  • Facture électronique signée. ,cf.  Art 289 VII 2° du CGI.

ChorusPro et dématérialisation des factures fiscale

Dans le cadre de la digitalisation de l’Etat, ChorusPro constitue un point de passage obligatoire. En effet, la majorité des entreprises qui travaillent avec le secteur public ont franchi le pas. Cela représente déjà plus de 20 millions de factures dématérialisées fiscalement.

Quelques particularités communes à tous les formats de facture à respecter :

  • Authenticité de l’origine de la pièce,
  • Lisibilité de la pièce
  • Intégrité du contenu

Tenor EDI Services vous accompagne dans la dématérialisation de vos processus commerciaux et factures avec la mise en place de votre piste d’audit fiable de factures

Tenor accompagne ses clients dans la mise en œuvre de solutions EDI en mode SaaS et en mode Web EDI, sur des projets de factures électroniques avec la solution eDemat, mais aussi sur la digitalisation de vos processus et le développement de solutions et portails logistiques. Contactez nos services +33 4 81 91 79 99

La Monnaie de Paris adopte la solution eDemat de Tenor pour la dématérialisation de ses factures.

 

Monnaie de Paris qui est un EPIC (Etablissement Public à caractère industriel et commercial). Créée en 864 c’est l’une des plus vielles entreprises du monde encore en activité.

Que fait la Monnaie de Paris ?

Monnaie de Paris

La monnaie de Paris est l’institution monétaire nationale de France. Pour le compte de l’état, en situation de monopole elle frappe la monnaie métallique courante. Autrement dit les pièces de monnaie. Dans un deuxième temps, leur mission commerciale consiste à la production et la vente de monnaie (pièces de collection, médaille ou décoration).

 

Pourquoi dématérialiser les factures ?

Préoccupée par la saisie manuelle de ses factures dans le portail Chorus Pro, MdP recherche une solution pour automatiser cette tache répétitive et chronophage.  De même, adopter une solution logicielle de dématérialisation fiscale permet de diminuer les erreurs humaines lors de la saisie.

La solution recherchée devait être en mesure de s’intégrer parfaitement à l’environnement informatique (ERP) de la Monnaie de Paris. Mais également aux habitudes des utilisateurs au quotidien, notamment au sein du pôle finance (service administration des ventes). De surcroît, le prestataire choisi se devait de respecter le RGPD et répondre aux attentes importantes en termes de sécurité.

L’objectif est d’échanger directement avec Chorus Pro (émission des factures vers les services publics). En effet, MdP est tenue de respecter les normes des Epics mais également des PME (de 10 à 250 salariés). A ce titre, MdP se devait de mettre en place un outil à partir de Janvier 2019. De fait, MdP sera en ligne avec l’article 289-VII du Code général des Impôts sur la dématérialisation fiscale bien avant la date butoir du 1er Janvier 2019.

 

Pourquoi choisir eDemat ?

MdP a retenu la solution eDemat. En effet, ce service de dématérialisation et d’automatisation des factures est notamment interconnecté avec Chorus Pro. MdP a choisi cet outil entre autre pour sa rapidité de mise en œuvre, ainsi que la transparence d’utilisation dans leurs processus courants. Afin d’anticiper de prochaines évolutions MdP a choisi un outil capable de prendre en charge aussi bien du courrier que du PDF.

 

Tout comme la Monnaie de Paris, faites le choix d’une solution française adaptable à vos besoins. Contactez nos experts pour mettre en œuvre rapidement votre outil de dématérialisation.

Un point sur l’actualité de la dématérialisation

La digitalisation des entreprises avance à grands pas et de véritables changements sont en train d’être opérés dans le domaine de la dématérialisation. D’un œil expert, Tenor a décidé de vous faire un point sur les sujets d’actualité incontournables autour de la démat’ !

Ce que dit la loi du 1er Octobre 2018 :

Au 1er octobre 2018, la dématérialisation s’appliquera aussi dans le domaine de la commande publique avec pour objectifs de simplifier et garantir la transparence des pratiques des acheteurs publics ainsi que des opérateurs économiques.

Pour ce faire, tous les documents de même que toutes les communications et tous les échanges d’informations devront être effectués par voie électronique. Cela concerne notamment les offres et les candidatures qui devront obligatoirement être dématérialisées.

Rappel des dates clés de la dématérialisation des factures :

L’obligation réglementaire de dématérialisation (Chorus Pro) est progressive et dépend de la taille de l’entreprise :

  • Depuis le 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;
  • Au 1er janvier 2020 : pour les micro-entreprises.

La valeur ajoutée de l’homologation par GS1 :

GS1 est l’organisme mondial connu et actif dans les échanges commerciaux, dont les missions consistent à diffuser et à faire évoluer les standards utilisés dans la grande distribution.

Pour obtenir la qualification de notre solution eDemat, nos développeurs vont passer l’homologation GS1. Il s’agit d’une procédure permettant de vérifier et valider la conformité de notre outil de facturation électronique eDemat par le biais d’une série de tests et de contrôles.

Cette qualification a pour but d’assurer une qualité optimale de notre solution et un respect des standards dans la grande distribution.

Détenir la l’homologation GS1 permet de vous garantir que notre outil répond à toutes obligations fonctionnelles et techniques de la grande distribution.

Qu’est-ce que la Factur-X dans la dématérialisation?

La Factur-X est un standard de facture électronique « mixte » promut par la FNFE  combinant :

  • La technologie PDF pour les utilisateurs : la facture est envoyée par mail assurant la lisibilité et le contrôle des données complètes.
  • La technologie de données XML pour une automatisation des données : un fichier de données de factures s’appuyant sur la Norme Sémantique Européenne de la facture électronique EN 16931, publié par l’AFNOR depuis le 28 juin 2017.

Factur-X permet donc d’envoyer un modèle standardisé reconnu par tous les systèmes, en intégrant à la fois les données XML et un fichier PDF.

De ce fait, cette facture est lisible sous format PDF et contient toutes les informations nécessaires à son traitement informatique, permettant à vos systèmes d’information de procéder à une intégration et une automatisation dans votre ERP.

Tenor vous accompagne dans la mise en place de la dématérialisation fiscale. Contactez nos experts pour lancer rapidement votre projet. De même faites un tour sur ces excellents articles sur le Blog de Tenor sur la piste d’audit fiable et le modèle clearance. Élément primordiale pour la dématérialisation fiscale.