Pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux ?

Faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux est simple à mettre en place. C’est également simple à utiliser. Le WEBEDI est la solution la plus souple et la plus économique pour passer à l’EDI. Un WEBEDI permet de disposer immédiatement d’une solution EDI opérationnelle.

Découvrez dans cet article, le fonctionnement du WEBEDI, les avantages du WEBEDI et pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux.

Qu’est-ce le WEBEDI ?

Le WEBEDI est un portail WEB qui va permettre de créer, envoyer, recevoir, tracer des documents commerciaux avec ses clients, ses fournisseurs.

La simplicité de fonctionnement de faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux

L’utilisation d’un WEBEDI ne nécessite pas de longues formations, de longues phases de paramétrages et de tests. Le premier message saisi sur un portail WEBEDI est en état d’être envoyé.

L’utilisateur se connecte avec ses identifiants au portail WEBEDI :

  • Choisi le type de document qu’il veut envoyer : Commande, Avis d’expédition, Bon de livraison, …
  • Complète un formulaire intelligent de saisie généralement déjà pré-rempli,
  • Le formulaire complété est contrôlé et validé, toutes les informations nécessaires à l’envoi doivent être renseignées, puis le formulaire est envoyé au service EDI,
  • Le service EDI plateforme EDI prend en charge la création du message EDI à la norme attendue (par exemple à la norme EDIFACT) et le routage vers son destinataire,
  • L’utilisateur reçoit la notification de la bonne réception du message.

L’échange des documents commerciaux avec un WEBEDI

Faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux c’est échanger tous les documents commerciaux habituels avec ses fournisseurs et clients, dans un standard EDI :

  • Recevoir des messages EDI en clair telles des commandes (ORDERS) qui pourront être exportées vers la Gestion Commerciale,
  • Émettre des avis d’expédition (DESADV) directement à partir des commandes clients reçues sur le portail WEBEDI ou importées de la Gestion Commerciale,
  • Facturer électroniquement (INVOICE) les commandes livrées.

Tous les échanges entre le portail WEBEDI et les applications métiers (Gestion Commerciale, ERP, Comptabilité, …) se font par transferts de fichiers texte ou CSV. Les imports et exports par fichiers permettent d’éviter les erreurs de ressaisies et de gagner en productivité.

Les principaux avantages du WEBEDI

Le WEBEDI combine les avantages de faire de l’EDI avec vos partenaires commerciaux dans un environnement WEB.

Le WEBEDI apporte tous les avantages de la navigation Internet

En effet, faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux, c’est disposer d’un poste de travail connecté à internet :

  • Un service ouvert 24h/24 et 7j/7,
  • Un service toujours accessible et en tout lieu,
  • L’ergonomie du WEB : une utilisation intuitive, un affichage responsive,
  • Pas d’investissements en matériel et logiciel hors une connexion internet sécurisée.

Passer au WEBEDI, c’est bénéficier des avantages de l’EDI.

Des échanges sécurisés et fiables :

Ils vont apporter à l’entreprise des gains de productivité et aussi des réductions de coûts de gestion :

  • Une réduction des erreurs de codification dans les documents échangés,
  • Des documents électroniques transmis immédiatement,
  • L’abandon du fax, du téléphone pour recevoir ou transmettre les commandes,
  • Le suivi des envois avec les confirmations de réception des documents émis,

L’accès à de nouvelles fonctionnalités qui augmentent la productivité :

  • La dématérialisation des échanges commerciaux,
  • La traçabilité des documents commerciaux échangés, du bon de commande à la facture,
  • Des facilités pour archiver de façon électronique tous les documents commerciaux : Bons de commande, Bons de livraison, Factures.

Quand l’entreprise échange électroniquement avec ses clients et fournisseurs, elle bénéficie d’avantages concurrentiels :

  • Des clients qui passent des commandes plus facilement et fréquemment,
  • Des conditions commerciales privilégiées avec les fournisseurs.

Pourquoi faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux ?

Les donneurs d’ordre de l’industrie, de l’Automobile, de la Grande Distribution échangent électroniquement avec leurs principaux fournisseurs. Dans un souci de rationalisation, ils souhaitent étendre les échanges EDI à tous leurs fournisseurs, petits, occasionnels, saisonniers.

A défaut de passer à l’EDI, le fournisseur risque de perdre son référencement et son marché.

Le WEBEDI permet de répondre immédiatement à la demande des donneurs d’ordre.

Le choix de faire du WEBEDI avec vos partenaires commerciaux est avantageux pour les entreprises ayant de faibles volumes de messages à échanger. Bien souvent dans ces entreprises un investissement en EDI intégré ne pourra jamais être rentabilisé.

Choisir un WEBEDI :

  • C’est accéder aux services d’un EDI sans investissement initial important,
  • Une mise en production rapide, en seulement quelques jours,
  • La tranquillité d’être toujours conforme aux demandes du donneur d’ordre et aux réglementations commerciales et fiscales en vigueur.

Ainsi le WEBEDI va permettre immédiatement de travailler avec ses fournisseurs en recevant leurs commandes et en leur retournant les avis d’expédition, les bons de livraison, les factures électroniques.

Les WEBEDI maison des donneurs d’ordre

Pour inciter et aider tous leurs fournisseurs à passer à l’EDI, les donneurs d’ordre proposent souvent des intranets WEBEDI intégrés à leur propre système EDI.

Ces solutions intranets « propriétaires » sont parfaites lorsqu’on fait de l’EDI avec un seul partenaire. Mais dès que l’entreprise est amenée à travailler en EDI avec plusieurs de ses partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Il faudra choisir un portail internet WEBEDI pour centraliser l’ensemble des flux EDI reçues et émis en un seul point.

D’autres donneurs d’ordre comme Stellantis et Renault préconisent souvent le WEBEDI de Tenor.

Faire du WEBEDI avec le portail internet eCAR ?

Le WEBEDI eCAR est un portail internet, qui permet de centraliser en un seul point d’accès tous les EDI avec vos partenaires clients et fournisseurs. eCar WEBEDI dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous faciliter l’accès à l’EDI.

Alors que chaque donneur d’ordre propose son propre accès intranet WEBEDI sur lequel il dépose ses propres commandes. Si plusieurs clients envoient des commandes EDI, il faut se connecter à autant d’intranets que de clients.

Avec le WEBEDI eCAR, en une seule connexion vous avez une vue complète sur votre carnet de commandes.

A partir du portail WEBEDI eCAR, vous exporter toutes vos commandes vers votre Gestion Commerciale. Vous envoyez tous vos avis d’expédition, tous vos bons de livraison et vous supervisez tous vos échanges EDI.

Une fois le portail WEBEDI eCAR en production, il vous sera dès lors facile de proposer à tous vos partenaires commerciaux, clients et fournisseurs, de passer par ce canal EDI pour échanger des documents commerciaux.

Le WEBEDI eCAR est un outil multi-langues et est homologué par GALIA.

Pour aller plus loin avec eCar et découvrir tous les avantages du WEBEDI, prenez contact avec nos experts afin d’identifier vos besoins en EDI.

Déploiement EDI quelle stratégie adopter pour les sous-traitants?

Le déploiement EDI est un outil majeur de l’évolution de toute entreprise. en effet, vos clients désirent souvent mettre en place des flux EDI ou la dématérialisation des factures. Cela, afin d’échanger des données de manière informatisée. L’objectif est double : répondre à leurs demandes et viser un système EDI performant pour votre entreprise. On vous donne quelques conseils sur comment développer votre stratégie de déploiement EDI, et quels sont les pièges à éviter.

La logique des donneurs d’ordre et fournisseurs dans le déploiement EDI

D’une manière générale, le donneur d’ordre est la personne ou l’entité qui prend l’initiative d’une opération de déploiement EDI.

En EDI (Echange de Données Informatisé), le donneur d’ordre est celui qui commande des produits, du transport, ou de la logistique, à un fournisseur ou à un prestataire. Bref, il s’agit souvent du client.

Bien souvent, le client est en position d’imposer son propre plan de déploiement EDI à ses fournisseurs. De fait, il choisit les messages à échanger et le planning de mise en place.

Pour chaque message, le donneur d’ordre choisit le standard (EDIFACT, VDA, format XML…) et le profil d’utilisation.

En effet, de nombreuses variantes sont possibles pour un même format standard. Il convient donc de préciser les données obligatoires pour les logiciels applicatifs des partenaires, en plus de celles définies par la norme.

Un cahier des charges propre à chaque donneur d’ordre décrit la syntaxe souhaitée. Ce sont les guidelines ou contrats d’interchange.

Conseil : pour toute demande de partenaire commercial, procurez-vous la liste des documents commerciaux concernés, les guidelines correspondantes (avec quelques exemples) ainsi que les protocoles de communication possibles.

Evitez les erreurs classiques lors de votre déploiement EDI

Pour entretenir une bonne relation commerciale, il faut répondre aux demandes des clients. Mais n’oublions pas toute la plus-value que peut gagner votre entreprise avec un système EDI bien construit et efficace, qui permet de lui simplifier la vie. Et si ce déploiement était l’occasion de satisfaire les clients externes et internes à la fois ?

Non au plat de spaghetti

S’il est vrai que pour un même type de message, chaque client demande son propre format EDI (contrat d’interchange), il faut optimiser vos flux d’information entre votre système informatique et la plateforme EDI.

Avant de se lancer dans la mise en place et les tests avec vos partenaires, il est important d’avoir élaboré en interne des fichiers pivots.

Les fichiers pivots sont les fichiers applicatifs intermédiaires intégrés ou exportés par votre logiciel de gestion et dont les données sont converties au format EDI. Ils contiennent l’ensemble des données informatiques nécessaires à votre système de gestion pour un type de transaction.

Dans le cas de l’ERP SAP, les fichiers d’interface existent déjà, ce sont les IDOCS.

On vise un format de fichier pivot par message. Il doit être générique (éviter les particularités clients), complet, et documenté dans des spécifications.

Conseil : utilisez l’ordre du processus Order-to-Cash pour implémenter vos interfaces. Vos bons de livraison et factures électroniques seront plus fiables si les commandes ont été intégrées automatiquement.

Une fois les fichiers d’interface implémentés, un tronc commun existe entre vos systèmes d’information et le traducteur EDI.

Les guidelines de vos clients ne sont plus que des variantes gérées dans le mapping EDI.

Conseil : construisez des formats de fichiers évolutifs, c’est-à-dire offrant la possibilité de rajouter des données sans devoir changer la structure. Ceci évitera les impacts futurs sur les programmes de traduction EDI.

Fixez votre ligne de déploiement

Il est possible que les demandes de vos partenaires commerciaux arrivent simultanément et que vous ne puissiez pas toutes les satisfaire en même temps.

Même en gardant un rythme soutenu, il va falloir prioriser.

Si tous vos pivots ne sont pas encore prêts, optez pour un déploiement par type de messages.  

Par exemple, consacrez-vous à l’implémentation des bons de commande ou des avis d’expédition avec tous les clients intéressés. De cette manière, même partiellement, chaque client avance sur son projet EDI avec vous.

Conseil : en toute logique, un donneur d’ordre cherche à déployer en premier les messages lui apportant le meilleur retour sur investissement. Calculez vos propres gains par message pour comprendre où placer les efforts en premier.

Le choix du déploiement EDI est souvent une contrainte sectorielle

Votre secteur d’activité déterminera si ce type de déploiement est possible ou non.

Dans l’industrie automobile, l’ensemble des messages doivent être opérationnels sur les plateformes d’autotest pour obtenir l’accord de mise en production par le client.

Si tous les pivots de votre système d’information sont opérationnels, un déploiement client par client est possible.

Priorité alors aux échanges commerciaux avec les clients grands comptes. Quitte à utiliser les solutions Web EDI proposées par les autres clients pour commencer à remplacer les documents papier pendant la période de transition.

Une fois tous vos échanges électroniques déployés, ce sera la façon d’interfacer de nouveaux clients.

Conseil : associez votre service commercial, qui pourra se servir de l’argument EDI lors de négociations, ou vous avertir d’une situation tendue à débloquer par le biais de l’EDI.

N’oubliez pas vos fournisseurs

Chaque entreprise est le donneur d’ordre d’un ensemble de fournisseurs. A votre tour, élargissez les bénéfices de votre système EDI en embarquant vos propres fournisseurs.

Conseil : soyez actif dans les groupes de normalisation et gardez le contact avec les équipes B2B de vos partenaires.

Devoir s’interfacer en EDI avec vos clients est une belle opportunité de construire votre propre système d’Echange de Données Informatisé. En parallèle du déploiement, listez vos besoins, de la gestion des commandes à la dématérialisation fiscale. Et gagnez la partie en construisant la plateforme qui apportera toute la plus-value de l’EDI à votre entreprise.

Tenor vous accompagne dans la mise en place de votre EDI fournisseur depuis plus de 30 ans. Découvrez cet excellent article sur l’Onboarding et nos services EDI pour approfondir le sujet. De même, vous pouvez contacter l’un de nos experts pour identifier vos besoins en EDI.


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Quelles sont les différentes solutions EDI

Les différentes solutions EDI s’adaptent à vos contraintes et à vos besoins. Découvrez les différentes possibilités pour vos échanges de données informatisés. (Qu’est-ce que l’EDI ?)

Il y a trois différentes solutions EDI :

– EDI classique ou in situ :
– Le Web EDI :
– EDI  hébergé

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