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Les différents types de fichiers EDI

Les fichiers EDI sont la base de vos échanges commerciaux. En amont ou en aval de la plateforme EDI, l’envoi de fichiers est le principe de base de l’Échange de Données Informatisé. La dématérialisation de vos données est un moyen très efficace pour simplifier vos tâches administratives.

Des fichiers plats tout simples aux fichiers structurés normés, il existe une multitude de formats électroniques pour échanger vos documents commerciaux. Faisons le tour des principaux d’entre eux.

Les différents types de fichiers EDI

Fichiers EDI, les formats simples : les fichiers plats

Qu’est-ce qu’un fichier plat?

Les fichiers plats (de l’anglais flat file) représentent le format le plus universel des fichiers EDI pour échanger des données.

Ce type de fichier EDI contient plusieurs enregistrements. Les lignes d’entête sont dédiées aux informations du document entier. Les lignes de détail au détail du document commercial, comme les lignes des factures ou des commandes.

La définition du caractère de fin de ligne est différente selon les systèmes d’exploitation Unix ou Windows.

Conseil : pour la bonne reconnaissance des fichiers entre des systèmes d’exploitation différents, pensez à effectuer une conversion lors du transfert du fichier.

Les fichiers plats variables

On parle de fichier plat à taille variable (ffv) lorsque les données sont séparées les unes des autres par un caractère particulier comme le point-virgule, la ligne verticale (|) ou la tabulation. Le format CSV en est l’exemple le plus connu.

Le document de spécification d’un fichier plat à taille variable décrit chaque type de ligne, avec la séquence des champs de données, leur type numérique (ou alphanumérique) ainsi qu’avec le contenu.

Conseil : attention à ne pas confondre fichier de type CSV et tableur Excel (.xls). Ce dernier est un format propriétaire qui n’est pas un fichier plat. Il est difficilement interprétable par une plateforme EDI.

Le fichier plat fixe

Lorsque chaque champ a un nombre de caractères prédéterminé, il n’est pas nécessaire de séparer les données par un caractère séparateur. On parle alors de fichier plat fixe (ou pf). C’est le cas d’un des deux formats possibles des iDocs du progiciel SAP.

Un fichier plat fixe doit être accompagné d’une description complète contenant la position, la longueur, le type (numérique ou alphanumérique) ainsi que le contenu de chaque champ de données.

Conseil : veillez à ne pas utiliser le caractère séparateur dans les données d’un fichier plat à taille variable. Par exemple une virgule placée dans un champ adresse serait interprétée comme un séparateur et décalerait toute la lecture du fichier.

L’intérêt des fichiers plats est leur facilité d’importation ou d’exportation, mais ils sont aussi souvent de petite taille, et allègent les volumes des transactions informatisées. On les utilise surtout à l’entrée ou à la sortie du système d’information.

Les fichiers d’interfaces des logiciels ERP comme SAP, CEGID ou SAGE sont des fichiers plats.

Les fichiers EDI structurés normés

Un des formats qui vient à l’esprit lorsque l’on parle de flux EDI est l’XML : les données sont présentées à l’aide de balises et de règles que l’on peut personnaliser.

Les balises XML structurent de manière hiérarchisée les données d’un fichier.

.Le XML est relativement simple et mais aussi extensible et configurable afin que n’importe quel type de données puisse être décrit. Certaines organisations ont proposées des standards :

Factur-X est un nouveau standard de facture électronique basé sur un fichier PDF lisible attaché à un fichier sous format XML.

Conseil : prenez garde à la taille des fichiers XML, qui peut rapidement être beaucoup plus importante qu’un fichier EDI comparable. 

Mais comment ne pas évoquer les normes EDI lorsque l’on parle d’échanges électroniques ?

Les différentes normes et standards EDI

En effet, ces normes EDI permettent d’échanger des documents dans un langage commun standardisé et assurent ainsi l’interopérabilité.

Un document EDI contient des éléments de données et des codes descriptifs écrits sous formes de segments. Le tout est groupé dans des enveloppes. L’ensemble est mis en forme selon des règles de syntaxe et de vocabulaire de la norme EDI choisie.

Les normes EDI ont été conçues pour bien prendre en compte les besoins de chaque branche d’activité.

La norme UN/EDIFACT

La norme UN/EDIFACT est largement utilisée en Europe et couvre une large gamme de messages standardisés pour l’échange de documents commerciaux dans de nombreux secteurs comme le retail ou l’industrie.

L’EANCOM est un sous ensemble de l’EDIFACT et GS1 est l’organisme de standardisation.

Les messages EDIFACT les plus utilisés sont l’ORDERS (commande), DESADV (avis d’expédition) et l’INVOIC (la facture).

Quant est-il de l’ANSI?

Le standard ANSI ASC X12, lui, est essentiellement utilisé aux Etats-Unis et Canada.

En ANSI X12, on retrouve le message 850 pour les bons de commande, le message 856 pour les bons de livraison et le message 810 pour les factures électroniques.

A propos du standard ODETTE

Par ailleurs, le standard ODETTE (messages DELINS, CALDEL, AVIEXP ou INVOIC) avait été développés pour améliorer les échanges entre partenaires du secteur automobile. En Europe il a été progressivement remplacé par la norme UN/EDIFACT (messages DELFOR, DELJIT, DESADV ou INVOIC).

Dans l’industrie automobile européenne, l’organisation ODETTE et les associations nationales (GALIA, VDA, ODETTE SWEDEN, …) proposent des recommandations EDI s’appuyant sur les standards ou la norme UN/EDIFACT.

  • Le message de livraison en flux tendus DELJIT, équivalent au message ODETTE CALDEL et 830 en ANSI X12.
  • Le message de prévision de livraison DELFOR, équivalent au message ODETTE DELINS et 862 en ANSI X12.

GALIA, l’organisme de normalisation du secteur automobile.

Parmi les normes EDI, il y a aussi le SWIFT (secteur bancaire), le TRADACOMS (spécifique Royaume-Uni) et le VDA (format standard particulier à l’industrie automobile allemande).

Fichiers plats, XML, EDI… vous savez, à présent, tout sur les différents types de fichiers possibles pour échanger des informations électroniquement. C’est pratique, aussi bien pour l’automatisation de vos factures (dématérialisation de factures), la traçabilité des documents envoyés par voie électronique, et pour la gestion de votre flux de données.

Reste à déterminer le format adéquat en entrée et en sortie de la solution EDI, en fonction de la technologie que vous utilisez mais aussi des usages de votre secteur d’activité.

Depuis plus de 30 ans Tenor accompagne ses clients et partenaires dans la mise en place de fichiers EDI. Dans la même thématique, découvrez aussi cet excellent article sur la piste d’audit fiable en dématérialisation de factures. Vous pouvez aussi consulter cette page sur les services EDI proposés par Tenor. De même, et pour répondre à toutes vos questions n’hésitez pas à contacter nos experts.